Automatische Vertragsabrechnung inkl. Lastschrift mit Cobra CRM

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Automatische Vertragsabrechnung inkl. Lastschrift mit Cobra CRM

Anforderung/Beschreibung:

In diesem Projekt wurde eine Lösung zur weitestgehend automatisierten Abrechnung von wiederkehrenden Verträgen gesucht. Die Verträge bestehen dabei aus unterschiedlichen Positionen und Mengen. Ebenso gibt es verschiedene Intervalle,  Konditionen, Zahlungsbedingungen, Zustellwege und Abrechnungszeiträume.

Ziel war es, innerhalb der Cobra CRM eine einfache und übersichtliche Verwaltung aller Verträge zu gewährleisten. Da es sowohl Verträge mit automatischer als auch manueller Verlängerung gibt, müssen beide Formen abgedeckt werden. Bei Manueller Verlängerung soll ein Mitarbeiter über das auslaufen informiert werden, um mit dem Kunden über die Verlängerung zu sprechen. Ebenso sollen Verträge, welche gekündigt sind, ab dem Kündigungsdatum nicht mehr weiter berücksichtigt werden, jedoch weiter im System als Historie zu sehen sein.

Genutzte Software:

Cobra CRM Pro
Lexware Warenwirtschaft premium
Starmoney Business

Umsetzung:

Innerhalb der Cobra CRM wurden verschiedenen Tabellen und Ansichten erstellt, um alle gewünschten Informationen eingeben zu können.

  • Artikel für die Vertragspositionen
  • Vertragstabelle mit Kundenverknüpfung, Zahlungsbedingungen, Konditionen, Beginn und Ende von Verträgen
  • Vertragspositionen mit Mengen und Preisen
  • Zustellweg (Post oder eMail) bei den Anschriften

   

Nachdem alle notwendigen Änderungen vorgenommen worden waren, wurde eine Schnittstelle erstellt, welche die geforderten Operationen erledigt.

Alle Funktionen werden über einen Button ausgelöst.

  • Sammlung aller aktuell abzurechnenden Verträge
  • Abgleich alle betreffenden Kundendaten mit der Lexware Datenbank
  • Erstellung einer Rechnung pro Vertrag und Kunde in Lexware
  • Vermerk des Zustellwegs (Post/eMail) im Freifeld der Rechnung
  • Erstellung einer SEPA XML Datei zum Import in Starmoney für den Lastschrifteinzug
  • Pflegen der Transaktionshistorie in Cobra zur Nachverfolgung der Abrechnungsdaten

Als einzige manuelle Schritte müssen am Ende nur die Rechnungen ausgedruckt oder per eMail versendet werden. Dies geschieht in der Lexware über die Stapelverarbeitung und kann somit in einem Zug erfolgen.
Als zweites muss die XML Datei in Starmoney eingelesen werden.

Auf diese Weise dauert die Abrechnung einer Vielzahl von Verträgen nur wenige Minuten.

 

 

Tags: Cobra, CRM, ERP, warenwirtschaft, Datenbank

Auszeichnungen

Lexware Partner of the Year 2014 
   
Cobra CRM Award 2015