2022

So langsam wird es an unserem alten Standort zu eng, daher ziehen wir in neue, größere Büros um.

Außerdem: Wir erhalten den Haufe-Award von unserem langjährigen Partner für “Herausragendes Commitment”.

Newsletter 09/2022

Das Thema ERP ist uns in letzter Zeit besonders häufig bei Kunden begegnet, immer mehr mittelständische Unternehmen wollen durch die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse wertvolle Personalressourcen und damit Zeit sparen. So werden wir die nächste Folge des neuen Online-Veranstaltungsformates voll und ganz der digitalen Ressourcenplanung im Unternehmen widmen.

Sie sind sich unsicher, ob ein ERP-System für Ihr Unternehmen das Richtige ist? Nach unserem digiTALK am 3. November 2022 wissen Sie mehr – also gleich anmelden!

Außerdem: Mit unseren Online-Kursen zu den wichtigsten IT-Themen wie z. B. Microsoft-Tools, Datenschutz, IT-Sensibilisierung oder digitale Buchhaltung sind Sie bestens informiert und können noch effizienter arbeiten. Alle geplanten Veranstaltungen finden Sie in unserem Eventkalender und jetzt auch monatlich im Newsletter. Ihr Wunschthema ist nicht dabei? Ihre Themenvorschläge können Sie gern jederzeit via Kontaktformular an uns senden.

Auch im Newsletter: Verschärfte Anforderungen an Bewirtungsrechnungen – was Sie nun beachten müssen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.
Ihr Team von premium technologies

P3N wollte in die Cloud!

Eine IT-Odyssee im Mittelstand – wer ist der Richtige für die Cloud?

Die P3N MARKETING GMBH hat sich in Marketing und Kommunikation in mittelständischen Fertigungsunternehmen und überregionalen Forschungseinrichtungen seit über 12 Jahren fest etabliert. Als externe Marketing- und PR-Abteilung im B2B übernimmt das Team aus Natur-, Betriebs-, Ingenieur- und Geisteswissenschaftlern verantwortlich die Presse- und Medienarbeit sowie die Social Media Kommunikation und arbeitet u. a. in den Bereichen Online-Marketing, Fachartikel, Innovationsmarketing- und Messemanagement. Bei P3N wartet man nicht auf Texte vom Kunden, sondern schreibt diese selbst. Mit Marktwissen, dem Verständnis für Zielgruppen und der Auswahl der richtigen Instrumente werden Maßnahmen für mehr Bekanntheit, Neukundengewinnung, Kundenbindung und Image umgesetzt.

2019 war es so weit – die IT-Infrastruktur inkl. Server hatte bei der P3N MARKETING GMBH (P3N MARKETING) nach 5 Jahren ihr Lifecycle-Ende erreicht. Wartungen wurden immer häufiger, dauerten länger und wurden teurer. Zunehmende Ausfälle nervten und was noch niemand ahnte – Corona forderte eine absolut zuverlässige IT-Infrastruktur, die auch ortsunabhängig funktionierte. Kollaboration und digitale Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Kunden mussten auf neue, verlässliche Füße gestellt werden.

Aber es kam, wie man es leider öfter bei IT-Projekten zu hören bekommt: Nach mehr oder weniger aufwendigen und teuren Erneuerungsprojekten mit zwei IT-Systemhäusern und zwei verstrichenen Jahren war man 2021 noch nicht wesentlich weiter. Insbesondere durch die pandemiebedingten Homeoffice-Verordnungen und die Vielzahl der digitalen Formate, auch für Kundenveranstaltungen, musste endlich die Traumlösung mit einem Traumpartner her. Diese wurde von Dr. Ina Meinelt, Geschäftsführerin bei P3N MARKETING, ganz einfach beschrieben: “Wir wollten in die Cloud mit ‚Hängematte‘ im eigenen Unternehmen, sodass selbst bei Cloudausfall weiterhin das Arbeiten möglich ist und suchten dafür einen Partner, der nicht nur Fach-IT redet, sondern das Cloud-Business wirklich beherrscht.”

Foto: P3N MARKETING GMBH

Gesucht und durch einen Zufall gefunden hat P3N MARKETING in Chemnitz die ptc premium technologies GmbH (premium technologies). Das Projekt zog an und die Chemie stimmte auf Anhieb. Der alte Mailserver wurde durch einen Exchange Online-Mailserver ersetzt. Die MS365 Cloud-Services wie Microsoft Teams, OneDrive, Office Online und OneNote unterstützen operativ das standort- und geräteunabhängige, kollaborative Arbeiten an Projekten. Insbesondere Microsoft Teams ermöglicht die flexible und schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und mit den Kunden, egal ob via Text/Chat, Audio oder Video. Auch die Aufgaben- und ToDo-Planung der Mitarbeiter wird über Teams gesteuert und koordiniert. Es gibt jetzt sogar Kunden, die integriert werden wollen.
Die Durchführung von Kundenterminen, Webinaren oder Online-Konferenzen gestaltet sich unkompliziert. Mit Office Online wird das gemeinsame Arbeiten an Dateien und Dokumenten in Echtzeit “barrierefrei” möglich, d. h. Mitarbeiter sehen, wenn andere ebenfalls gerade an der Datei arbeiten und können deren Informationen mit aufgreifen. “Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt” gehört damit der Vergangenheit an.

OneDrive sorgt zudem für die Synchronisierung aller Daten, sodass den Mitarbeitern jederzeit und überall alle wichtigen Dokumente und Informationen zur Verfügung stehen. Mit OneNote fällt das Organisieren, Strukturieren und Planen aller Projekte sowie Notizen leicht. Sie können in Echtzeit ausgetauscht werden und Verantwortlichkeiten für ToDos sind schnell und eindeutig zugewiesen.

Ein physischer Server im Unternehmen steuert, synchronisiert und sichert dabei weiterhin alle Cloudinhalte.

Benjamin Naujoks, Prokurist bei P3N MARKETING, schätzt heute ein: “Der technische Umzug unserer IT-Infrastruktur in die Cloud hat uns einen kräftigen Schub Flexibilität gebracht. Egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – von überall und mit jedem Endgerät können wir flexibel arbeiten. Auch die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten, sorgt bei unseren Kunden immer wieder für Staunen, wenn sich Inhalte noch während der Präsentation live ändern. Unsere Ansprechpartner von premium technologies waren und sind dabei stets nur einen (wenn auch seltenen) Anruf entfernt und konnten jederzeit auf Anhieb eine Lösung für unsere Anforderungen finden.”

“Service und Dokumentation sind bei premium technologies gegen unsere vorherigen Erfahrungen ein Traum und das Sicherheitskonzept für die Lösung hat uns absolut überzeugt. Es macht Spaß zu erleben, wie einfach alles funktioniert. Egal wo wir sind – Server, Laptops, Handys funktionieren in der Zusammenarbeit reibungslos”, ergänzt die Geschäftsführerin.

Haufe X360 Geräte

ERP-Faktencheckreihe

Unsere neue Reihe setzt sich mit den Bedenken und teilweise Vorurteilen zu einer ERP-Einführung auseinander. Sehr gern nehmen wir auch Ihre Themen auf – schreiben Sie uns! Unser Team freut sich auf Ihre Fragen.

Haufe X360 Geräte

Enterprise Ressource Planning oder kurz ERP ist der innovativ-klingende Anglizismus für ein Softwaresystem, welches ALLE relevanten Daten und Prozesse zur Steuerung eines Unternehmens zusammenführt. Dabei kann man sich das Ganze wie einen Kuchen vorstellen, bei dem z. B. Einkauf, Vertrieb, Kundenmanagement im CRM, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Logistik etc. die Komponenten für das Gesamtergebnis – eine leckere Torte – sind.

Im Laufe des Wachstums sammeln sich verschiedene „Software-Zutaten“ in einem Unternehmen an. Schnittstellen, Zugriffe auf verschiedene Systeme und Rechteverwaltungen werden dann meist sehr aufwendig. Mit einem ERP-System müssen die Informationen und Daten nicht aus verschiedenen Programmen oder vielleicht sogar Excellisten zusammengesucht und kombiniert werden, sondern alle sind übersichtlich in einer fertigen Torte zu finden.

Wenn das ERP-System dann auch noch cloudbasiert ist, hat man von überall Zugriff auf die Daten. Bei Haufe X360 wird die Datensicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch ein deutsches Hochsicherheitsrechenzentrum mit umfassenden Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten und Cyber-Angriffe in Frankfurt am Main gewährleistet. Dieses ist nach ISO-27001 und TÜV-zertifiziert und nutzt dieselbe Verschlüsselungsform, die auch für Banken verwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard). So haben Entscheider sämtliche Daten, wie beispielweise die Warenbewegungen, die sich ständig verändern, live im Blick und können schnell agieren. Niemand muss sich bei wichtigen Aufgaben auf das Bauchgefühl verlassen, sondern kann datenbasiert die richtige Entscheidung treffen.

Informationen und Prozesse werden verständlich und user-zugeschnitten dargestellt. Die Produktion kann so effizient wie möglich gestaltet werden, weil die Laufzeiten von Maschinen, die benötigten Komponenten, die Arbeitszeiten von Angestellten und die jeweiligen Kosten alle im System zusammenfließen. Durch die Lagerfluktuation können zusätzlich Prognosen erstellt oder automatisch Bestellungen ausgelöst werden und im gleichen Maß werden Belege an die Kundschaft versandt und deren Verträge selbstständig vom System abgerechnet.

Die Transparenz kann auf externe Kunden und Partner erweitert werden – z. B. Supporttickets, Verträge, Warenbestände, Lieferketten. Das funktioniert für alle Beteiligten mit einer schnelleren Bearbeitungsdauer und höheren Zufriedenheit – spart also neben Zeit und Geld auch Nerven.

Ein ERP-System ist aber nicht nur auf die Erfassung und Vermittlung von Daten beschränkt. Mittels moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz und der Vernetzung über die gesamte Supply Chain erleichtert es Arbeitsschritte, die effizient oder eigenständig von dem System übernommen werden können.

Fazit: Ein ERP-System hilft gerade auch mittelständischen Unternehmen dabei, die eigenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Wobei je nach Branche und Größe ein Unternehmen natürlich spezifische Anforderungen hat und das ERP-System an diese angepasst werden kann.

Wie bei einem Kuchen gibt es ein Grundrezept, aber je nach Präferenz können einige Zutaten oder die Dekoration ersetzt, ergänzt oder weggelassen werden. Braucht man z. B. keine Glasur oder Füllung – dann werden diese auch nicht gekauft.

Diese flexible Anpassung an die eigenen Bedürfnisse spiegelt sich auch in den Kosten wider, denn entgegen der geläufigen Meinung muss ein ERP-System nicht teuer sein.

Wer mehr über ERP-Systeme wissen möchte oder vielleicht noch gar nicht genau weiß, was für sein Unternehmen sinnvoll ist, ist herzlich zu einer kostenfreien Beratung willkommen.

Nächster Halt: „Cloud“

ptc premium technologies GmbH ebnet Smart Rail Connectivity Campus den Weg in die Wolke

Der Smart Rail Connectivity Campus (SRCC) thematisiert intelligente (“smarte”) Lösungen für den Bahnverkehr und zielt dabei auf den Strukturwandel für eine stark mittelständisch geprägte Region ab. Wie der Name bereits vermuten lässt, soll in Annaberg-Buchholz ein Zentrum für Forschung, Entwicklung, Erprobung und Befähigung zur Zulassung im Innovationsfeld Intelligenter Schienenverkehr (Smart Rail) entstehen.

Konkret arbeiten die circa 150 Partner im Netzwerk zum Beispiel an Lösungen für automatisiertes Fahren und intelligent vernetzte Systeme im Bahnverkehr, in der Bahntechnik und der Hybridisierung von Antrieben zusammen. Testfahrten werden dabei auf der anspruchsvollen Bahnstrecke zwischen Annaberg-Buchholz und Schwarzenberg durchgeführt.

Foto: Jacob Müller (TU Chemnitz)

Um der digitalen Vision des Projekts auch im Projektmanagement Rechnung zu tragen, sollten mehrere IT-Lösungen implementiert werden. Zum einen sollte eine zentrale Datenbank für die Verwaltung und Kommunikation der Mitglieder geschaffen werden, die auch per Cloud für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich ist. Zum Zweiten sollte der Internetauftritt überarbeitet werden. Umgesetzt wurden die Lösungen durch die Chemnitzer Digitalisierungsspezialisten von premium technologies.

Da der Smart Rail Connectivity Campus Mitarbeiter an mehreren Standorten, u. a. in Chemnitz und Annaberg-Buchholz beschäftigt, wurde direkt auf eine Cloud-Software orientiert, um für das gesamte Team die gleichen, flüssigen Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Die Mitglieder-/Partnerverwaltung realisierte das Team von premium technologies durch Microsoft Dynamics 365, welches dezentrale Insellösungen, Adressbücher und Exceltabellen ablöste. Mit dem Sales Kernmodul der Software sind die Mitarbeiter in der Lage, einheitlich Daten zu pflegen und im Sinne eines Kundenmanagementsystems (CRM) auch Gruppierungen, Auswertungen und Newsletter zu erstellen.

Zusätzlich wurde im Projektverlauf der komplette SRCC auch in Bezug auf Datenverwaltung, E-Mail und Office-Anwendungen auf Microsoft 365 umgestellt. Dank Sharepoint und Exchange Online werden nun alle Dokumente, Daten und die Mail-Kommunikation über die Microsoft Cloud erledigt. Dadurch profitieren auch die über 150 Akteure, da Dokumente somit einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

„Uns war stets wichtig, dass wir unser wachsendes und interdisziplinäres Netzwerk zuverlässig abbilden und alle Informationen zu den Partnern in einem Tool verwalten konnten. Mit Microsoft 365 wollten wir zudem in der Lage sein, ortsunabhängig, partnerübergreifend und vor allem effizient zu arbeiten,“ begründet Stephanie Hoyer, Projektmanagerin Innovationsmanagement beim Smart Rail Connectivity Campus e.V. (SRCC e.V.) die Entscheidung für die neue Cloud-Software.

Um dabei auch die Telefonie für Homeoffice und mobiles Arbeiten abzudecken, wurde die Telefonsoftware von 3CX installiert. Mittels der Smartphone-App können die Mitarbeiter nun auch bequem von unterwegs Telefonate mit der Festnetznummer führen.

Hinsichtlich der Webseite wurde im ersten Schritt das relativ komplexe Content Management System Drupal durch WordPress ersetzt, um den Mitarbeitern mehr Freiheiten in der Online-Kommunikation zu ermöglichen.

Peter Weißflog, Geschäftsführer bei premium technologies, reflektiert das Projekt: „Für uns war es die erste Microsoft Dynamics Implementierung. Nach zahlreichen internen Tests waren wir sehr motiviert, Dynamics 365 auch für unsere Kunden auszurollen. Und die Anforderungen des SRCC passten perfekt zu den Funktionsfeatures der Cloud-Software. In Kombination mit Microsoft 365, 3CX und der Umstellung auf WordPress ist das SRCC-Team jetzt bestens für die mobile und netzwerkübergreifende Arbeit gerüstet.“

Eine besondere Herausforderung für das Team bestand darin, alle Ideen und Wünsche auf einen Nenner zu bringen und die heterogene Struktur des SRCC-Netzwerks dabei immer im Hinterkopf zu behalten. „So bestand für uns ein wesentlicher Schritt darin, alles zu homogenisieren, bevor wir es in Dynamics einbringen konnten,“ fasst Peter Weißflog die Kernüberlegungen im Projekt zusammen.

„Über ein Zeitfenster von insgesamt sieben Monaten wurden unsere Vorstellungen professionell durch premium technologies umgesetzt. Wir haben nun eine zentrale Plattform, um sämtliche Daten unserer Netzwerkpartner und Mitglieder abzubilden und Prozesse nachverfolgen zu können. Der Zugriff über die Cloud ist für das gesamte Team sehr komfortabel und läuft flüssig. Wir planen im nächsten Schritt weitere Funktionen für uns zu erschließen, um auch die netzwerkübergreifende Kommunikation zu optimieren,“ blickt Stephanie Hoyer in die Zukunft.