Digitale Personalakte

Zur fortschreitenden Digitalisierung des Büros gehört auch die digitale Personalakte. Die Verwaltung der Personaldaten in digitaler Form erspart den Kampf durch einen Schrank voller Ordner und bringt alle Informationen gebündelt an einen Ort.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, was es mit der digitalen Personalakte auf sich hat, welche Dokumente dazu gehören und was verboten ist. Zudem möchten wir auch das wichtige Thema Datenschutz kurz beleuchten.

Digitale Personalakte: Bedeutung und allgemeine Informationen

Die digitale Personalakte umfasst die gleichen Inhalte wie eine Akte in Papierform. Jedoch handelt es sich bei der digitalen Form um eine Software, welche elektronische Dokumente verwalten kann. Somit kann auf die Aufbewahrung in Papierform verzichtet werden.

Grundsätzlich ist die Führung einer Personalakte keine Pflicht für den Arbeitgeber. Sie kann jedoch von Vorteil sein, denn somit stehen alle notwendigen Informationen und Unterlagen zu einem Mitarbeiter in gesammelter Form bereit. In die Personalakte gehören alle Informationen, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen. Es bietet sich an, die Akte von Beschäftigungsbeginn an zu führen, da somit der komplette Werdegang des Mitarbeiters von Anfang an dokumentiert werden kann. Zu beachten ist, dass nur Dokumente in die digitale Personalakte aufgenommen werden dürfen, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis stehen.

Der Mitarbeiter darf seine Akte jederzeit einsehen. Sind falsche Daten enthalten, so müssen diese korrigiert werden. Auch Dokumente, welche nicht mehr für die Beurteilung des Mitarbeiters relevant sind, müssen aus de Akte entfernt werden. Kommen neue Informationen hinzu, so können die physischen Dokumente gescannt und in die Software übernommen werden.

Ziele und Vorteile einer digitalen Personalakte

Die Speicherung der mitarbeiterrelevanten Daten in digitaler Form hat deutliche Vorteile gegenüber der Aufbewahrung in Papierform. Die gezielte Suche nach Daten kann anhand von Stichworten einfach und schnell erfolgen. Zudem ist auch eine Ergänzung durch weitere Funktionen, wie beispielsweise die Urlaubsverwaltung möglich, sodass die Software auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, gewisse Dokumente für das Finanzamt und die Sozialversicherung über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Durch die saubere Verwaltung in einer digitalen Personalakte kann dies automatisch mit erledigt werden.

Insgesamt kann durch die Verwendung einer digitalen Personalakte eine Optimierung der administrativen Prozesse erfolgen. Die intelligente Anwendung und einfache Handhabung ermöglicht eine Beschleunigung der Abläufe für die Mitarbeiter im Human Resources Bereich. So kann effektiv Zeit gespart werden und die Effizienz wird gesteigert. Somit werden nicht nur Personalkosten gesenkt, sondern Sie können auch Druck- und Lagerungskosten einsparen. Das Papierarchiv kann somit größtenteils abgeschafft werden. Insgesamt kann die gewonnene Zeit in das Unternehmen reinvestiert werden, sodass anderen Personalthemen mehr Beachtung geschenkt werden kann. Zudem sind Schnittstellen, zum Beispiel mit der Buchhaltung, möglich, welche die Integration der digitalen Personalakte in das IT-System Ihres Unternehmens deutlich erleichtern.

Digitale-Personalakte-Datenschutz-1

Inhalte und No-Go’s

Wie bereits erwähnt dürfen in die digitale Personalakte ausschließlich Dokumente aufgenommen werden, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hier haben wir einige Beispiele für Sie aufgelistet:

  • Vertragsdaten (Arbeitsvertrag, Vollmachten, Verschwiegenheitspflichten…)
  • Entwicklungsdaten (Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Abmahnungen…)
  • Allgemeindaten (Personalmeldungen, Jubiläen, Schriftverkehr mit Mitarbeitern…)
  • Vorvertragsdaten (Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Eignungstest…)
  • Abrechnungsdaten (Gehaltsvereinbarungen, Lohnzettel, Sonderzahlungen…)

Je nach Ihrem Unternehmen und Ihrem Bedarf können die Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte variieren. Eine Aktualisierung kann auch das Entfernen von einigen Dokumenten mit sich bringen, wenn diese nicht mehr relevant für die Beurteilung des Mitarbeiters sind.

Es gibt natürlich auch Dokumente und Informationen, die nicht für die Aufbewahrung in der digitalen Personalakte gestattet sind. Dazu gehören grundsätzlich alle Dokumente, welche das Persönlichkeitsrecht gefährden. Das betrifft alle Informationen zum Gesundheitszustand des Mitarbeiters, wie Unterlagen vom Betriebsarzt und psychologische Gutachten, aber auch die politische Ausrichtung, private Vorlieben und Beiträge aus sozialen Medien. Dies sind nur einige Beispiele, daher sollte Vorsicht geboten werden, welche Dokumente in die Akte aufgenommen werden.

Das sagt der Datenschutz

Natürlich gilt es beim Umgang mit Personalakten, egal ob in digitaler oder Papierform, den Datenschutz zu beachten. Digitale Personalakten erhalten dabei mindestens den gleichen Schutz wie papiergebundene. So müssen die digitalen Personalakten verschlüsselt sein und einer Mehr-Faktor-Authentifizierung unterliegen. Auch Datenschutz-Prinzipien wie die Datenminimierung und Speicherbegrenzung sind auf die Personaldatenverarbeitung anzuwenden. Zugriff auf die digitale Personalakte hat nur der Mitarbeiter selbst, der Personalverantwortliche und der Vorgesetzte mit dem berechtigten Zweck der Personalverwaltung.

Die digitale Personalakte muss mit Passwörtern oder Berechtigungen geschützt sein. Wichtig ist es auch, die Einwilligung der digitalen Führung einzuholen und sich an die Betriebsvereinbarung zu halten. Für eine ausführliche Beratung zum Thema Datenschutz und digitale Personalakte können Sie sich an unseren Partner dasax wenden.

Lesen Sie jetzt auch unseren Beitrag zum Thema digitale Dokumentenarchivierung!

Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung rückt auch durch die Gesetzgebung immer stärker in den Fokus. Aufgrund der Menge an Dokumenten wird eine reine Papieraufbewahrung zunehmend schwerer. Glücklicherweise nimmt der digitale Dokumententransfer zu, sodass eine digitale Archivierung einfacher wird.

Mit unserem Partner AMAGNO möchten wir Ihnen einen tieferen Einblick zum Thema digitales Dokumentenmanagement, insbesondere die digitale Dokumentenarchivierung geben.

Was bedeutet digitale Dokumentenarchivierung?

Eine Software zum Dokumentenmanagement und der -archivierung hilft Ihnen deutlich bei der Verwaltung aller Ihrer Dokumente. So können entsprechende Dateien sehr schnell gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Statt auf hunderte Ordner verteilt, finden Sie alle Dokumente an einem Ort, der im Fall einer Cloud Lösung sogar von überall aus abrufbar ist. Dies hat natürlich auch erheblichen Einfluss auf Ihre Geschäftsprozesse. Komplexität, verursacht durch physische Papierarchivierung, kann drastisch reduziert werden, Medienbrüche können umgangen werden und Redundanzen vermieden werden. Somit steigt ganz automatisch die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Ein weiter positiver Nebeneffekt ist die Umweltfreundlichkeit und Zeitersparnis für das Suchen nach Dokumenten.

Welche Vorteile hat eine digitale Dokumentenarchivierung?

Neben den bereits genannten Vorteilen der Zeitersparnis durch vereinfachte Abläufe und kürzere Reaktionszeiten, können Sie ebenfalls Druck- und Personalkosten einsparen. Auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ist in diesem Zusammenhang einfach umzusetzen. Die unkomplizierte Verbindung von Abteilungen und Organisationsbereichen fördert den Informationsaustausch und Wissenstransfer, was wiederum zu einer erhöhten Effizienz in Ihrem Unternehmen führt.

Besonders wenn mehrere Personen auf die Dokumente zugreifen müssen, kann eine digitale Dokumentenarchivierung die Zugriffe und Bearbeitungsschritte lückenlos dokumentieren und, wenn nötig, auch rekonstruieren. Wenn Veränderungen am Dokument vorgenommen werden, bekommen alle Zugriffsberechtigten automatisch die aktuelle Version, sodass Fehlerquellen eliminiert werden können.

Möchten Sie besonders sensible Daten archivieren, so können Sie die Dokumente mit Zugriffsrechten sichern.  Durch ein digitales Dokumentenmanagement ist die revisionssichere Archivierung und Aktenführung möglich, ebenso das Verarbeiten von personenbezogenen Daten laut DSGVO.

Einsatzmöglichkeiten der digitalen Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung durch eine Software wie AMAGNO findet in den verschiedensten Unternehmensbereichen Anwendung: bei Buchhaltung und Finanzen, im Einkauf und der Beschaffung, sowie im Marketing und Vertrieb. Wir möchten Sie besonders auf drei Bereiche hinweisen.

Rechnungsverarbeitung
AMAGNO ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungsprozesse samt Ein- und Ausgang digital und automatisiert abzubilden. So bietet sich bei der Archivierung die Möglichkeit, eine Rechnung digital mit einem Stempel oder einer Notiz zu versehen. Ihre Rechnungsdaten werden vom Programm automatisch ausgelesen und werden demnach entsprechend Ihrer gewünschten Klassifizierung abgelegt. So können die zuständigen Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen und mit den Dokumenten arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Durch die Möglichkeit, Fristen und Vertragsregelungen zu hinterlegen, gehören unbearbeitete Rechnungen der Vergangenheit an.

Vertragsmanagement
Dokumentenarchivierung in Papierform, besonders wenn es um Verträge geht, hat einen großen Nachteil: die Mitarbeiter können nicht mehr überblicken, wie lange ein Vertrag noch läuft und wann die Kündigungsfrist ansteht. So kann es durchaus passieren, dass sich durch eine längere Laufzeit die Vertragskonditionen verschlechtern. Nicht so bei der digitalen Archivierung über ein Dokumentenmanagementsoftware (DMS) wie AMAGNO. Das DMS bietet stets einen Überblick und die komplette Kontrolle über alle Verträge, ebenso wie die rechtskonforme Aufbewahrung. Automatische Erinnerungen weisen auf den Ablauf von Fristen hin, sodass ein rechtzeitiges Handeln möglich wird.

E-Mail Archivierung und digitaler Posteingang
Auch für E-Mails gelte rechtliche Aufbewahrungsfristen, welche durch die Verwendung eines DMS einfach umgesetzt werden können. Dies hat zudem den Vorteil, dass bei Abwesenheit auch andere Mitarbeiter auf die Informationen in den Mails Zugriff haben. Relevante Informationen können zudem direkt mit dem dazugehörigen Dokument in der DMS verknüpft werden.

Ein digitaler Posteingang sorgt für Einheitlichkeit im Unternehmen, da alle eingehenden Dokumente zentral erfasst werden. Durch eine vordefinierte Klassifizierung können die Dokumente an den richtigen Ansprechpartner geleitet werden. Danach erfolgt die rechtskonforme Dokumentenarchivierung. Somit sind wieder alle Mitarbeiter über die eingegangenen Dokumente im Bilde, die Servicequalität erhöht sich und die Ablage wird nachvollziehbar.

Was muss bei der Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware beachtet werden?

Zunächst besteht die Wahl zwischen der Installation On Premise und der Nutzung per Cloud. Grundsätzlich hängt es von Ihrem Unternehmen ab, welche Variante Sie bevorzugen. Bei der Nutzung in der Cloud benötigen Sie keine extra Ausstattung, sind flexibel und können von Kostenvorteilen profitieren. Ein weiterer Vorteil der Cloud Lösung ist, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von Arbeitsplatz und Arbeitszeit auf die jeweiligen Dokumente zugreifen können. Die Nutzung On Premise setzt die Installation in der unternehmenseigenen IT-Umgebung voraus. Hierbei behält das Unternehmen die vollständige Kontrolle über Hard- und Software. Die interne IT muss sich um den reibungslosen Ablauf kümmern, ebenso wie um Wartung, Monitoring und Backups. Hierbei sollten die technischen Voraussetzungen und die nötige Manpower geprüft werden.

Bevor Sie mit der Umsetzung einer DMS beginnen, sollten Sie sich Ihrer Unternehmensprozesse klar sein. In diesem Zuge sollte auch bedacht werden, an welcher Stelle die DMS helfen kann, Ihre Prozesse zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Die Aufgaben, welche die digitale Dokumentenarchivierung erledigen soll, sollten ebenfalls im vornherein festgelegt werden. Auch die längerfristige Ausrichtung des Unternehmens sollte in Betracht gezogen werden, sodass, falls nötig, Erweiterungen vorgenommen werden und neue Prozesse direkt optimiert werden können. Bevor eine Software zur Dokumentenarchivierung installiert wird, sollte auf jeden Fall ein Plan zur Einführung um Umsetzung ausgearbeitet werden.

Sie sind neugierig geworden? Dann testen Sie jetzt die kostenfreie Version von AMAGNO und erhalten Sie einen Einblick in die Vorteile des digitalen Dokumentenmangements!

Weitere Informationen über Software zur Erleichterung Ihrer Unternehmensprozesse finden Sie hier auf unserer Website.

Peter Weißflog
Ihre Ansprechpartner

Lexware Upgrade-Aktion

Jetzt zum Preis der Basis-Version: Lexware lohn+gehalt plus und Lexware financial office plus!

Die aktuelle Situation in Deutschland sieht für viele Unternehmen nicht besonders rosig aus: durch die Pandemie müssen viele kleine und mittelständische Unternehmen Kurzarbeit einführen, um weiterhin bestehen zu können.

Wir haben zwar keine Geheimwaffe gegen diese Probleme, aber wir können Ihnen dabei helfen, die Kurzarbeit komfortabel und einfach in Lexware lohn+gehalt abzurechnen. Ab der Plus-Version steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung.

Da wir alle im selben Boot sitzen und uns gegenseitig unterstützen wollen, bieten wir allen Kunden von Lexware lohn+gehalt und Lexware financial office die Plus-Version zum Preis der Basis-Version an. Bis zum 31.01.2021 können Sie diesen Sonderpreis nutzen und ab dem 01.02.2021 gilt der reguläre Preis der Plus-Version.

Warten Sie nicht länger, rufen Sie uns unter 0371 83 65 22 30 an!

Lexware Kongress 2020

Den Freitag lässt man am liebsten gesprächig und entspannt ausklingen – so haben wir das auch letzte Woche beim Lexware Kongress getan. Im Dialog zwischen Lexware und den Partnern aus ganz Deutschland konnte ein reger Austausch stattfinden – dieses Jahr zum ersten Mal in digitaler Form. Beim Online Event haben wir gemeinsam auf die Entwicklung der Partnerschaften zurückgeblickt und auch einen Ausblick in die Zukunft erhalten.

Die Bereiche Buchhaltung, Warenwirtschaft und Lohn wurden am meisten von den Kunden genutzt. Und diese waren damit mehr als zufrieden: mit einer Servicezufriendenheit von 88 % konnte Lexware punkten. Dies soll natürlich auch in Zukunft so sein, daher liegt es dem Lexware Team sehr am Herzen, Trends zu erkennen und dementsprechend zu handeln. Besonders die wachsende Automatisierung und Digitalisierung spielen hierbei eine große Rolle. Den Anforderungen an Service und Support möchte die Software gerecht werden, sodass sie in einem sich stetig wandelnden Umfeld weiterhin die beste Lösung für die Kunden bieten kann.

Auch die immer komplexeren Gesetze werden künftig Einfluss auf die Gestaltung von Lexware haben. Hierbei ist eine ständige Verbesserung und Anpassung nötig, um aktuell bleiben zu können. Des Weiteren sollen Intensivschulungen für die Partner angeboten werden, damit wir Sie als Kunden noch besser betreuen können.

Wir sind sehr gespannt auf die Zukunft mit Lexware und freuen uns, Ihnen weiterhin als Gold-Partner die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu bieten!

P.S.: Der Kongress vom letzten Jahr ist uns in guter Erinnerung geblieben, daher möchten wir einige Eindrücke davon mit Ihnen teilen!

Den Freitag lässt man am liebsten gesprächig und entspannt ausklingen – so haben wir das auch letzte Woche beim Lexware Kongress getan. Im Dialog zwischen Lexware und den Partnern aus ganz Deutschland konnte ein reger Austausch stattfinden – dieses Jahr zum ersten Mal in digitaler Form. Beim Online Event haben wir gemeinsam auf die Entwicklung der Partnerschaften zurückgeblickt und auch einen Ausblick in die Zukunft erhalten.

Die Bereiche Buchhaltung, Warenwirtschaft und Lohn wurden am meisten von den Kunden genutzt. Und diese waren damit mehr als zufrieden: mit einer Servicezufriendenheit von 88 % konnte Lexware punkten. Dies soll natürlich auch in Zukunft so sein, daher liegt es dem Lexware Team sehr am Herzen, Trends zu erkennen und dementsprechend zu handeln. Besonders die wachsende Automatisierung und Digitalisierung spielen hierbei eine große Rolle. Den Anforderungen an Service und Support möchte die Software gerecht werden, sodass sie in einem sich stetig wandelnden Umfeld weiterhin die beste Lösung für die Kunden bieten kann.

Auch die immer komplexeren Gesetze werden künftig Einfluss auf die Gestaltung von Lexware haben. Hierbei ist eine ständige Verbesserung und Anpassung nötig, um aktuell bleiben zu können. Des Weiteren sollen Intensivschulungen für die Partner angeboten werden, damit wir Sie als Kunden noch besser betreuen können.

Wir sind sehr gespannt auf die Zukunft mit Lexware und freuen uns, Ihnen weiterhin als Gold-Partner die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu bieten!

P.S.: Der Kongress vom letzten Jahr ist uns in guter Erinnerung geblieben, daher möchten wir einige Eindrücke davon mit Ihnen teilen!

Lexware Kongress 2019
Lexware Kongress 2019

AMAGNO Connect 2020

Wann waren Sie das letzte Mal auf einer größeren Veranstaltung? Das ist sicher schon eine Weile her, denn dieses Jahr hat uns die Pandemie einen Strich durch die Rechnung gemacht. Aber wie man so schön sagt, macht Not erfinderisch – und gibt womöglich den ein oder anderen Denkanstoß, um neue Wege zu finden. So kommen Menschen mehr und mehr online zusammen, um sich auszutauschen und zu diskutieren.

So auch diese Woche bei der AMAGNO Connect 2020: Das neue Eventformat für digitales Dokumentenmanagement brachte Kunden und Partner zusammen. Die Erfahrung und das Wissen der Teilnehmer wurden geteilt, sodass mehr AMAGNO-Nutzer davon profitieren können.  Dafür gab es drei virtuelle Bühnen, auf denen Keynotes und Fachvorträge, Kundenerfahrungen und Schnittstellen, sowie Intensiv-Workshops gehalten wurden. Je nach Interesse konnten einzelne Vorträge aus vielfältigen Themenwelten besucht werden. Auch wir waren dabei und haben gespannt den Berichten gelauscht.

Davon waren die Kunden begeistert

Besonders aus den Kundenerfahrungen hat sich herauskristallisiert, dass AMAGNO ein geschätztes Tool für den Arbeitsalltag geworden ist. Dicke Aktenordner und stundenlanges Suchen gehören bei den AMAGNO-Nutzern der Vergangenheit an. Die Platz-, Kosten- und Zeitersparnis haben sich als die größten Vorteile herausgestellt. Durch das digitale Dokumentenmanagement konnten viele Prozesse in den verschiedenen Unternehmen optimiert werden. Die Mitarbeiter konnten einen besseren Überblick über Abläufe und aktuelle Zahlen gewinnen und eine deutlich höhere Flexibilität verzeichnen. So konnten beispielsweise neue Mitarbeiter standortungebunden rekrutiert werden und die Umstellung auf die Arbeit im Home-Office konnte reibungslos ablaufen, da jeder Mitarbeiter uneingeschränkt Zugriff auf die digitalen Dokumente hatte. Die gute Kompatibilität und das teilautomatische Auslesen von Merkmalen konnte bis zu 50 % Effizienzsteigerung erreichen, wodurch AMAGNO zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Unternehmensalltags wurde.

Einblicke der Geschäftsführung

Auch der Geschäftsführer von AMAGNO, Jens Büscher, hat einen informativen Beitrag über den Werdegang des Unternehmens geteilt. Mit Bodenständigkeit und Weitsicht konnte AMAGNO seit seiner Gründung 2010 beständig wachsen. Mit einer Weiterempfehlungsquote von 83 % zeigt sich ganz klar, wie gut die Lösung bei den Kunden ankommt. Auch die Veränderungen der letzten Jahre, wie beispielsweise der Einsatz von Cloud Lösungen und die zunehmende Mobilisierung der Arbeit, hat das Unternehmen aktiv eingebunden und zu seinem Vorteil genutzt. Mit neuem Corporate Design und einer gut durchdachten Strategie ist AMAGNO auf dem Weg in eine innovative Zukunft.

Wir von premium technologies freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit AMAGNO. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie Fragen zu den Lösungen und Einsatzmöglichkeiten haben!