ERP-Wechsel ohne Chaos
Ihr Weg zum modernen Cloud-ERP
Ihr altes ERP bremst Sie aus? Wir begleiten Sie beim reibungslosen Wechsel zu weclapp – dem Cloud-ERP, das mitwächst.
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Jahrelange
ERP-Erfahrung
- Zertifizierter weclapp-Partner
8 Warnsignale, dass Ihr ERP-Wechsel überfällig ist
Ein ERP-System soll Prozesse vereinfachen, nicht verkomplizieren. Wenn Sie folgende Probleme kennen, ist es Zeit für einen Wechsel:
Medienbrüche & Excel-Chaos
Daten werden mehrfach erfasst, per Excel hin- und hergeschickt oder manuell übertragen. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern.
Hohe Wartungskosten
Alte On-Premise-Systeme verursachen laufende Kosten für Server, Updates und Support ohne erkennbaren Mehrwert.
Support
läuft aus
Der Hersteller stellt den Support ein oder verlangt horrende Preise für Wartungsverträge. Sicherheitsupdates bleiben aus.
System zu
langsam
Fehlende Cloud-Features
Unzufriedene Mitarbeiter
Keine Integration neuer Technologien
KI-gestützte Auswertungen, Automatisierungen oder IoT-Anbindungen sind mit dem alten System nicht möglich.
Fehlende Reporting-Möglichkeiten
Kennzahlen müssen manuell zusammengestellt werden. Echtzeitauswertungen oder wichtige Dashboards fehlen.
Warum weclapp die richtige Wahl für Ihren Wechsel ist
Altes System
weclapp
Keine Serverhardware, keine IT-Abteilung für Wartung. Kosten sind transparent und monatlich planbar.
weclapp aktualisiert sich im Hintergrund. Sie arbeiten immer mit der neuesten Version, ohne Unterbrechungen.
Moderne Oberfläche, kurze Einarbeitungszeiten. Ihre Mitarbeiter finden sich schnell zurecht.
Alle Daten in einem System. Keine doppelte Pflege, keine Excel-Listen mehr nötig.
Individuelle Workflows, Custom Fields und Automatisierungen passen sich Ihren Prozessen an.
Zugriff von überall: Büro, Homeoffice oder unterwegs. Echtzeitdaten auf allen Geräten.
In 6 Schritten zum neuen ERP-System
IST-Analyse
Wir erfassen gemeinsam:
- Ihre aktuellen Anforderungen
- Bestehende Prozesse und Schwachstellen
- Datenstrukturen im Altsystem
- Schnittstellen zu anderen Programmen
Konzeption
Auf Basis der Analyse erstellen wir:
- System-Setup in weclapp
- Customizing der Oberfläche und Workflows
- Schnittstellenkonzept zu Shops, Marktplätzen, DATEV etc.
- Migrations- und Schulungsplan
Datenmigration
- Bereinigung und Aufbereitung der Altdaten
- Test-Migration mit Stichproben
- Validierung durch Ihr Team
- Final-Migration zum Go-Live
Schulung
- Key-User-Training für Admins
- End-User-Schulungen für alle Mitarbeiter
- Dokumentation und Prozessleitfäden
- Übungsszenarien mit echten Daten
Go-Live
- Parallelbetrieb von Alt- und Neu-System (optional)
- Cutover-Plan für den Umstellungstag
- Live-Support während der ersten Tage
- Monitoring und Fehlerbehandlung
Optimierung
- Fine-tuning der Workflows
- Anpassungen basierend auf Praxisfeedback
- Best Practices für Ihr Team
- Kontinuierliche Betreuung
Durchschnittliche Projektdauer: 3–6 Monate
Je nach Unternehmensgröße, Datenvolumen und Komplexität der Prozesse.
Die 5 größten Fehler beim ERP-Wechsel – und wie Sie sie vermeiden
Sein wir mal ehrlich: Ein ERP-Wechsel ist ein Projekt mit Risiken. Aus unserer jahrelangen Erfahrung kennen wir die häufigsten Stolpersteine und wissen, wie man sie umgeht.
Fehler 1:
Unklare Anforderungen
Der Wechsel startet, ohne dass klar ist, welche Prozesse wie abgebildet werden sollen. Es wird einfach "das Gleiche wie vorher" erwartet ...
... nur besser.
So machen wir es richtig:
Fehler 2:
Datenchaos bei der Migration
Altdaten werden 1:1 übernommen – inklusive Dubletten, falscher Zuordnungen und veralteter Informationen. Das neue System startet mit den gleichen Problemen wie das alte.
So machen wir es richtig:
Fehler 3:
Keine oder zu kurze Schulungszeiten
Die Mitarbeiter bekommen eine 2-Stunden-Einführung und sollen dann produktiv arbeiten. Frust und Fehler sind vorprogrammiert.
So machen wir es richtig:
Fehler 4:
Fehlende Change-Management-Strategie
Das neue System wird von oben verordnet. Die Mitarbeiter fühlen sich übergangen und arbeiten bewusst oder unbewusst gegen die Einführung.
So machen wir es richtig:
Fehler 5:
Unrealistische Kostenplanung
Es wird nur die Software-Lizenz kalkuliert. Kosten für Migration, Schulung, Customizing und interne Aufwände werden unterschätzt oder vergessen.
So machen wir es richtig:
Fehler 6:
Kein strukturierter
Go-Live-Plan
Der Umstellungstag wird nicht durchgeplant. Es gibt keinen Fallback-Plan, keine klaren Verantwortlichkeiten und keinen Support für den ersten Tag im Echtbetrieb.
So machen wir es richtig:
Kosten eines ERP-Wechsels
Einmalige Kosten
-
Projektmanagement & Beratung
Anforderungsanalyse, Konzeption, Projektleitung, Koordination aller Beteiligten -
Datenmigration
Datenbereinigung, Export aus Altsystem, Import in weclapp, Validierung -
Systemkonfiguration
Setup, Customizing, Workflow-Anpassungen, Schnittstellen-Integration -
Schulungen
Key-User-Trainings, End-User-Schulungen, Dokumentation -
Go-Live-Support
Begleitung während der ersten Tage im Echtbetrieb
Laufende Kosten
ERP
Starter
pro Monat/Nutzer
- Kontaktmanagement
- Angebote & Rechnungen
- Aufgaben & Kalender
- Fibu & Banking
- Berichtswesen
- NEU: E-Rechnung
ERP
Dienstleistung
- Alles aus ERP Starter
- CRM mit Kunden und Kontaktmanagement
- Aufgaben, Kalender & Kampagnen
- Chancen, Angebot & Auftragsabwicklung
- Projektmanagement inkl. Leistungsnachweis
- (Personal-) Zeiterfassung
- API-Zugriff
- Fibu & Banking
ERP
Handel
- Alles aus ERP Dienstleistung
- Warenwirtschaftssystem
- Disposition & Einkauf
- Lagerverwaltung inkl. mobile Lager-App
- Serien & Chargennummern
- Produktion
- Anbindung Shop (Shopware, WooCommerce, Shopify, etc.)
- Anbindung Marktplatz (Amazon, eBay & kaufland.de etc.)
ERP
Enterprise
gern erstellen wir ein Angebot
- Alles aus ERP Handel
- Attraktive Preisvorteile
- Optional Customizing der Workflows
- Lagerverwaltung inkl. mobile Lager-App
- Sonderkonditionen für Mehrinstanzen
ERP
Starter
- Kontaktmanagement
- Angebote & Rechnungen
- Aufgaben & Kalender
- Fibu & Banking
- Berichtswesen
- NEU: E-Rechnung
ERP
Dienstleistung
- Alles aus ERP Starter
- CRM mit Kunden und Kontaktmanagement
- Aufgaben, Kalender & Kampagnen
- Chancen, Angebot & Auftragsabwicklung
- Projektmanagement inkl. Leistungsnachweis
- (Personal-) Zeiterfassung
- API-Zugriff
- Fibu & Banking
ERP
Handel
- Alles aus ERP Dienstleistung
- Warenwirtschaftssystem
- Disposition & Einkauf
- Lagerverwaltung inkl. mobile Lager-App
- Serien & Chargennummern
- Produktion
- Anbindung Shop (Shopware, WooCommerce, Shopify, etc.)
- Anbindung Marktplatz (Amazon, eBay & kaufland.de etc.)
ERP
Enterprise
gern erstellen wir ein Angebot
- Alles aus ERP Handel
- Attraktive Preisvorteile
- Optional Customizing der Workflows
- Lagerverwaltung inkl. mobile Lager-App
- Sonderkonditionen für Mehrinstanzen
Wichtig: Langfristige Einsparungen beachten
Moderne Cloud-ERPs senken die Betriebskosten im Vergleich zu On-Premise-Systemen um durchschnittlich 30%:
- Keine Server-Hardware mehr nötig
- Keine IT-Ressourcen für Wartung und Updates
- Keine Lizenzkosten für Betriebssysteme oder Datenbanken
- Keine Ausfallzeiten bei Updates
- Skalierbare Kosten (Sie zahlen nur für aktive User)
Beispielrechnung:
Ein Unternehmen mit 10 Usern, das bisher ein On-Premise-System betreibt, spart durch den Wechsel zu weclapp im Schnitt 15.000–20.000 € pro Jahr an Betriebskosten — durch wegfallende Serverwartung, IT-Ressourcen und Lizenzkosten. Die einmaligen Projektkosten amortisieren sich damit typischerweise innerhalb des ersten Jahres.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein typischer ERP-Wechsel?
Die Projektdauer hängt von der Unternehmensgröße, dem Datenvolumen und der Komplexität ab. Im Durchschnitt rechnen wir mit 3-6 Monaten vom Kick-off bis zum Go-Live. Kleinere Unternehmen mit überschaubaren Prozessen können auch in 2-3 Monaten wechseln.
Können wir parallel weitarbeiten, während die Migration läuft?
Ja. In den meisten Fällen arbeiten Sie während des Projekts ganz normal mit Ihrem alten System weiter. Die Migration erfolgt in Testumgebungen. Erst zum Go-Live wird auf das neue System umgestellt. Optional ist auch ein Parallelbetrieb möglich, bei dem beide Systeme für eine Übergangszeit laufen.
Was passiert mit unseren Altdaten?
Alle relevanten Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel, Kontakte) und Bewegungsdaten (Aufträge, Rechnungen, Belege) werden strukturiert in weclapp übernommen. Archivdaten können optional im Altsystem für spätere Abfragen verbleiben oder als Archiv exportiert werden.
Wie aufwändig ist die Mitarbeiterschulung?
Wir schulen in zwei Stufen: Key-User aus jeder Abteilung bekommen ein intensives 1-2-tägiges Training. Diese schulen dann als Multiplikatoren ihre Kollegen – oder wir übernehmen das in kompakten 2-4-stündigen End-User-Sessions. Die meisten Teams sind nach wenigen Tagen produktiv.
Welche Schnittstellen unterstützt weclapp?
weclapp bietet Standard-Integrationen zu über 100 Systemen: Shopware, WooCommerce, Shopify, Amazon, eBay, PayPal, Stripe, DATEV, Shipcloud, Mailchimp und viele mehr. Über die offene REST-API lassen sich auch individuelle Lösungen anbinden.
Gibt es Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung?
Ja. Je nach Bundesland und Unternehmensgröße gibt es verschiedene Förderprogramme (z.B. „Digital Jetzt“ vom BAFA). Wir beraten Sie gerne zu möglichen Zuschüssen und unterstützen bei der Antragsstellung.
Was unterscheidet weclapp von Konkurrenten wie Odoo oder Xentral?
weclapp ist in Deutschland entwickelt, wird in deutschen Rechenzentren gehostet und ist vollständig DSGVO-konform. Im Vergleich zu Odoo ist die Bedienung einfacher, im Vergleich zu Xentral ist der E-Commerce-Fokus breiter. Der größte Unterschied: Bei weclapp sind alle Funktionen (CRM, WaWi, FiBu, Projekte) nativ integriert – ohne Add-ons.
Können wir weclapp erst testen?
Ja. weclapp bietet eine 30-tägige Testphase, in der Sie alle Funktionen unverbindlich ausprobieren können. Wir richten Ihnen gerne eine Demo-Umgebung mit Ihren Prozessen ein, damit Sie ein realistisches Bild bekommen.
Wie sieht der Support nach dem Go-Live aus?
Nach dem Go-Live bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Sie bekommen eine Support-Hotline, Remote-Zugriff per Fernwartung und optional einen Service-Level-Agreement mit garantierten Reaktionszeiten. Viele Kunden buchen auch laufende Betreuungspakete für Optimierungen und Erweiterungen.
Was kostet ein ERP-Wechsel konkret?
Ihr weclapp-Implementierungspartner aus Sachsen
prem-tec ist ein IT-Systemhaus aus Chemnitz und zertifizierter weclapp-Implementierungspartner für kleine und mittlere Unternehmen in Sachsen und darüber hinaus.
Wir begleiten ERP-Projekte von der ersten Anforderungsanalyse bis zum laufenden Betrieb: mit einem festen Ansprechpartner, kurzen Reaktionszeiten und dem Wissen aus echten Projekten. Denn wir setzen weclapp selbst ein und wissen, worauf es in der Praxis ankommt.
IT-Infrastruktur, Microsoft 365 und ERP aus einer Hand: Nach Ihrem Go-Live bleiben wir Ihr Partner für Optimierungen, Erweiterungen und alles, was danach kommt.
ERP-Wechsel? Können wir! Weil wir unser ERP selbst gewechselt haben
Wir predigen nicht nur, was wir anderen empfehlen. prem-tec hat den ERP-Wechsel selbst kürzlich umgesetzt: von Haufe X360 auf weclapp — inklusive aller Herausforderungen, die ein solches Projekt mit sich bringt.
Ausgangslage
Umsetzung
Ergebnis
Der Wechsel auf weclapp war die richtige Entscheidung. Wir haben schnell spürbare Verbesserungen gesehen – nicht nur bei der Performance, sondern vor allem bei der Transparenz über alle Bereiche hinweg.
Peter Weißflog, Geschäftsführer, ptc premium technologies GmbH
Bereit für Ihren ERP-Wechsel?
