Grundlagen

Zur Einführung eines Dokumentenmanagements gibt es drei große Themen, welche die Grundlage bilden. Diese sind einmal die technischen Voraussetzungen, die organisatorischen Anpassungen und nicht zu vergessen die rechtlichen Rahmenbedingungen.

Die technischen Voraussetzungen:
In der Regel erfüllen die aktuellen PC - und Server-Systeme alle notwendigen Voraussetzungen für die Installation und Integration eines DMS. Besonderes Augenmerk bei der digitalen Speicherung von Dokumenten liegt natürlich auf dem Weg in das System und wo die Daten am Ende liegen.
Der Weg in das Archiv geht zu einem großen Teil über das Scannen von Papier. Hier sollten also entsprechend gute und schnelle Scanner vorhanden sein.
Im Archiv angekommen müssen die Daten gespeichert und gesichert werden. Also ist einmal der Speicher auf dem Server selbst und natürlich auch ein entsprechendes Backupsystem notwendig, um einen Verlust vorzubeugen.
Natürlich prüfen wir zu Anfang alle vorhandenen Systeme und sprechen eventuelle Schwachstellen an.

Die Organisation im Unternehmen:
Der wichtigste Grundsatz bei der Einführung eines Archivsystems ist natürlich die Organisation und die Prozesse in einem Unternehmen zu beschleunigen und zu vereinfachen. Dies bedeutet aber auch, dass man diese Abläufe zunächst genau kennen muss und auch für die Arbeit mit digitalen Dokumenten anpassen.
Häufig ist dies am Anfang die schwerste Aufgabe. Nach einigen Wochen der aktiven Arbeit am DMS stellen sich jedoch die Vorteile klar heraus.

Die rechtlichen Rahmenbediungungen:
Wie bei allen Themen rund um Unternehmen gibt es auch hier Richtlinien und Gesetze an die es sich zu halten gilt. Gerade bei der Archivierung von Belegen, welche auch für Steuerprüfungen relevant sind ist eine rechtskonforme Ablage unerlässlich. Hier gibt es die sogenannte GoBD ("Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer  Form sowie zum Datenzugriff"), ein BMF Schreiben mit entsprechenden Vorgaben.
Gerade hier ist es unerlässlich die Prozesse rund um die Archivierung zu dokumentieren und im Falle einer Prüfung entsprechend nachzuweisen.

Für die verschiedenen Punkte haben wir bereits viele Vorlagen, die genutzt werden können, um den Aufwand zu minimieren.

Informieren Sie sich über unser Angebot und kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung!

 

Auszeichnungen

Lexware Partner of the Year 2014 
   
Cobra CRM Award 2015



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