Mehr Flexibilität in der IT-Infrastruktur und optimierte IT-Performance für Mitarbeiter bei der DEUTUNA Finanzplanung GmbH

premium technologies realisiert Server-Umstellung und Cloud-Integration

Mit sieben Standorten und über 60 Mitarbeitern hat sich die DEUTUNA Finanzplanung GmbH (DEUTUNA Finanzplanung) seit ihrer Gründung 2008 zu einem der führenden deutschen Finanzdienstleister entwickelt.

Im Privatkundenbereich bietet die DEUTUNA Finanzplanung eine ganzheitliche Beratung zu sämtlichen Aspekten der Finanzplanung: von A wie Altersvorsorge bis Z wie Zusatzversicherung. Darüber hinaus werden auch Firmenkunden hinsichtlich Unternehmensfinanzierung oder betrieblicher Vorsorgesysteme allumfassend betreut.

Bereits seit einigen Jahren setzen die Finanzspezialisten auf eine Cloud Infrastruktur der Wortmann AG. Nachdem die Firma des bisherigen Systemhauses jedoch aufgelöst wurde, musste sich Jenö Rau, Prokurist bei der DEUTUNA Finanzplanung, nach einem neuen Partner umsehen. „Wir als Nutzer können nicht direkt einen Vertrag mit Wortmann abschließen. Das muss immer über einen Dienstleister geschehen. Und wenn wir schon einmal unsere IT-Infrastruktur anpacken, wollten wir gleich noch einige andere Themen glattziehen.“ Nach Telefonaten mit mehreren Systemhäusern im Umkreis stand fest, dass die IT-Spezialisten von premium technologies aus Chemnitz die Serverumstellung vornehmen würden.

Konkrete Anforderungen professionell umgesetzt

Jenö Rau hatte für die Cloud-Server-Umstellung konkrete Anforderungen: Neben dem Umzug der Cloud, sollte auch die Flexibilität der IT-Infrastruktur und IT-Performance für die Mitarbeiter optimiert werden. Auch der Zeitpunkt der Umstellung stand bereits von Beginn an fest.

Nach diversen Vorabsprachen mit dem Team von premium technologies – welche aufgrund der Pandemielage alle virtuell stattfanden – entschied Jenö Rau, von dem bei der Wortmann AG gemieteten Server auf eigene Hardware umzusteigen und diese im Wortmann Rechenzentrum zu installieren. Dadurch erhöhte sich die Flexibilität für die DEUTUNA Finanzplanung, die jetzt ihre Server-Struktur ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden kann.

Auf diesem neuen Server wurden durch die IT-Spezialisten zwei virtuelle Terminalserver, ein Datenbankserver und ein Domaincontroller von Grund auf neu eingerichtet, um der gewachsenen Unternehmensstruktur Rechnung zu tragen. Durch die neue Infrastruktur arbeiten die angestellten Mitarbeiter der DEUTUNA Finanzplanung nun auf einem anderen Terminalserver als die selbstständigen Partner des Finanzdienstleisters. Für alle Akteure erhöhte sich so die IT-Performance deutlich.

Hinzu kam, dass die Microsoft 365-Dienste der DEUTUNA Finanzplanung, die bisher auf den Servern der Telekom betrieben wurden, aus Datenschutzgründen und bezüglich der generellen internationalen Kollaboration nicht mehr in dieser Form verfügbar waren. Seit 2020 betreibt Microsoft stattdessen eigene Rechenzentren in Berlin und Frankfurt auf die jetzt die IT-Landschaft migriert werden sollte. Das Team von premium technologies meisterte daher auch die Aufgabe, sämtliche Konten der über 60 Mitarbeiter sowie deren E-Mails in die neue Cloud zu integrieren, sodass alle Mitarbeiter nach der Umstellung nahtlos an ihre bisherige Arbeit anknüpfen konnten. „Zum Projektbeginn erarbeiteten wir daher ein Szenario für den Umzug in die Microsoft-Cloud in Berlin, über die jetzt nach hohen europäischen Datenschutzstandards alle Daten verfügbar sind“, erklärt Marcel Wendekamm, Systemadministrator bei premium technologies.

„Das Projekt war aufgrund er besonderen Konstellation von Server-Umstellung und der Cloud-Integration schon anspruchsvoll. Hinter dem Umzug der Postfächer steckte allerhand Arbeit, damit die Mitarbeiter unseres Kunden nahtlos wie gewohnt weiterarbeiten konnten und alle Mailverläufe zur Verfügung standen. Aber mit einer ordentlichen Portion Kreativität und etwas um die Ecke denken, haben wir eine gute Lösung gefunden,“ berichtet Marcel Wendekamm. „Hinzu kam auch noch, dass die komplette Umstellung über die Pfingsten erfolgte, um am Dienstag nach den Feiertagen gewohnt weiterzuarbeiten.“

Durch die Verbindung der lokalen Domain mit der 365-Cloud über Azure Connect kommen die Mitarbeiter der DEUTUNA Finanzplanung jetzt auch in den Genuss des sogenannten Single-Sign-On: die nahtlose einmalige Anmeldung für alle Anwendungen.

„Wir sind mit dem Projektverlauf und der professionellen Arbeitsweise von premium technologies sehr zufrieden. Unsere Vorstellungen wurden hundertprozentig umgesetzt und die Umstellung lief reibungslos, sodass direkt nach Pfingsten alle Systeme startklar waren. Auch die Performance unserer IT hat sich deutlich verbessert. Besonders schätzen wir die gute Erreichbarkeit und die Menschlichkeit an den premium technologies Spezialisten. Das Team arbeitet auf Augenhöhe und wir wurden in sämtliche Projektschritte mit einbezogen.“

fasst Jenö Rau nach Abschluss des Projekts zusammen.

Nach Projektabschluss steht nun die Einführung der Microsoft Groupware ins Haus. Jenö Rau ist zuversichtlich, dass Teams, Planner und Co die Teamarbeit nochmals auf ein neues Level heben wird. Auch hier werden die Digitalisierungsspezialisten von premium technologies mit ihrem Know-how beratend zur Seite stehen.

Transparenz im Kunden- und Auftragsmanagement sowie optimierte Prozesse bei der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH

Die Mannschaft der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH (Volkswagen Bildungsinstitut) in Zwickau, ist von der Kooperation mit dem Chemnitzer IT­-Systemhaus premium technologies begeistert: „Das Team ist fachlich absolut überzeugend und versteht unsere Sprache und Probleme, arbeitet äußerst zuverlässig und reagiert sehr schnell” fasst Dr. Holger Naduschewski, Geschäftsführer des Volkswagen Bildungsinstituts, die mehrjährige Zusammenarbeit zusammen.

Aber der Reihe nach: Seit 1990 ist das Volkswagen Bildungsinstitut das sächsische Kompetenzzentrum für Aus- und Weiterbildung sowie Personalentwicklung und Organisationsberatung speziell für die Automobil- und Zulieferindustrie.

Die über 130 Mitarbeiter:innen bieten hochwertige Produkte und Dienstleistungen auf höchstem Niveau. Dabei verknüpfen sie kreatives, systemorientiertes Vorgehen mit klugem Pragmatismus und Know-how Impulsen in TOP-Qualität.

Komplexe Herausforderungen

Die individuellen Anforderungen und komplexen Aufgabenstellungen der Kunden bedeute(te)n für alle Mitarbeiter:innen des Instituts täglich neue Herausforderungen – sowohl auf fachlichem Gebiet, als auch beim Service.

Kundenadressen, Angebote und Bestellungen wurden bis 2016 bereichsspezifisch erfasst und bearbeitet. Das gesamte Management der Kursteilnehmer:innen und Auszubildenden war dezentral organisiert, das Teilnehmermanagement und-controlling entsprechend aufwendig.

Steigende Marktanforderungen sowie das damit verbundene Unternehmenswachstum erforderten eine Optimierung der Prozesslandschaft. Den rund 1.000 Auszubildenden und ca. 7.000 Teilnehmer:innen jährlich war das bisherige Datenmanagement nicht mehr gewachsen, das Handling zu kostenintensiv, zudem redundant und häufig intransparent.

Mit Hilfe einer Bildungssoftware sollten die bestehenden Prozesse verschlankt und optimiert werden. Im Rahmen einer unternehmensseitigen Recherche und dem anschließenden Auswahlprozess eines geeigneten Systems wurde schnell klar, dass eine Bildungssoftware für das Management von Aus- und Weiterbildungsaufgaben nicht ausreichte, um die umfangreichen Kundendaten mit ihren Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Zertifikaten effizient zu managen. Das Projektteam des Volkswagen Bildungsinstituts entschied sich nach einem fundierten Auswahlprozess, der auch eine Risikoanalyse einschloss, schließlich für das CRM-System „cobra CRM PRO“ (Customer Relationship Management= Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege).

Zukunftsorientierte Lösung

Die innovativen CRM-Lösungen made in Germany überzeugten das Projektteam durch die abteilungsübergreifende Bereitstellung aller relevanten Daten und Informationen für die Kundenbetreuung bis zum Kampagnen- und Leadmanagement durch Marketing und Vertrieb.

Ein übersichtliches Rechtesystem ermöglicht den Zugriff der jeweiligen Bearbeiter:innen auf die einzelnen Kundenakten und die damit verbundene Optimierung der Geschäftsprozesse. Ein eigenes Hosting-Angebot bietet maximale Flexibilität. Umfangreiche Analysefunktionen, visuell dargestellt in Form von Dashboards mit zeitlicher Komponente und Drill-Downs, zeigt Potenziale und Schwachstellen auf. Das Konstanzer Softwarehauses cobra computer’s brainware GmbH (cobra) gilt seit über 30 Jahren als einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Auch die Referenzen sprachen mit über 18.000 Kunden, zu denen auch einige große Zulieferer des VW-Konzerns gehören, für diese Softwarelösung.

Innovatives IT-Systemhaus

Mit der Umsetzung des Projekts beauftragte das Volkswagen Bildungsinstitut den mehrfach ausgezeichneten cobra-Partner premium technologies. Der Digitalisierungsspezialist aus Chemnitz löst seit über 20 Jahren IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen. Die große Technikbegeisterung und Innovationsfreude des Teams um Peter Weißflog, Geschäftsführer der premium technologies, garantierte dem Bildungsdienstleister ein zukunftsorientiertes, über den Tellerrand schauen bei der Konzeption des neuen Systems. “Wir haben uns in die Aufgabe und die Prozesse beim Volkswagen Bildungsinstitut intensiv eingearbeitet und gemeinsam mit dem Kunden eine nachhaltige Lösung geschaffen, die kontinuierlich und flexibel an neue Themen angepasst wird“, beschreibt Peter Weißflog das Projekt.

Projektvorgehen

Nach der gemeinsamen Analyse, Definition und Modellierung der abteilungsübergreifenden und in Zukunft zu zentralisierenden Prozesse wie Adressverwaltung, Angebotserstellung. Controlling, Veranstaltungsplanung, Verwaltung und Druckaufträge folgten die Vorbereitungsarbeiten. Alle Daten und Listen mussten zusammengeführt und bereinigt werden. Die sehr große Menge mit allein über 12.000 Adressdaten, aber auch die Anforderungen an Datensicherheit, Rechtemanagement und Informationsfluss über mehrere Bearbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen, forderten eine sehr strukturierte Vorgehensweise und lückenlose Dokumentation. Dazu gab es exakte Vorstellungen und konkrete Vorgaben aus jeder Abteilung, die die Applizierung und Implementierung von cobra CRM PRO durch premium technologies begleiteten.

Kundenmanagement Software - Einsatzbereiche von cobra

Diese unterschiedlichen Abteilungsanforderungen an Funktion und Aussehen der Informationen erforderten die Kreativität und das Entwickler-Know-how von premium technologies, um die Software technisch in den Funktionalitäten und Modulen zu erweitern.

Das Angebotswesen und die Drucksteuerung, das Management von Honorardozenten, ein Bestellsystem im 4-Augen-Prinzip und eine Kommissionslager-Verwaltung zählten zu den Erweiterungen ab 2017. Das Volkswagen Bildungsinstitut schätzt die schnelle Erreichbarkeit mit Top-Service-Leveln und die Zuverlässigkeit des Teams von premium technologies hoch ein. „Wir haben in unseren Management-Prozessen einen Riesensprung gemacht und können jetzt dank zentralisierter Daten, die immer verfügbar sind, sehr schnell agieren. Es wird kein Papier mehr durchs Haus getragen und wir erfüllen proaktiv alle gesetzlichen Vorgaben und die Richtlinien des VW­-Mutterkonzerns“, beschreibt Christian Beer, Leiter Personal und Organisation, den Nutzen für alle Kollegen:innen des Instituts.