FAQ: eRechnungen und revisionssichere Archivierung

Willkommen in unserem FAQ-Bereich zur eRechnung und revisionssicheren Archivierung.

Wir erhalten oft Fragen zur eRechnungspflicht und möchten Ihnen hier klare Antworten bieten, damit Sie sich besser orientieren können.

Keine Sorge, auch wenn die Umstellung komplex wirkt: Mit Tools wie Lexware, Lexware office (lexoffice) und d.velop sind Sie bestens auf die Anforderungen vorbereitet.

Wir erhalten oft Fragen zur eRechnungspflicht und möchten Ihnen hier klare Antworten bieten, damit Sie sich besser orientieren können.

Keine Sorge, auch wenn die Umstellung komplex wirkt: Mit Tools wie Lexware, Lexware Office (lexoffice) und ecoDMS sind Sie bestens auf die Anforderungen vorbereitet.

Sollten Sie hier nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!

Was ist der Unterschied zwischen Lexware und Lexware office (lexoffice)? Können beide Programme eRechnungen verarbeiten?

Lexware und Lexware office (lexoffice) sind beides Programm-Varianten aus dem Haufe-Konzern. Während Lexware auf dem Computer installiert wird, steht Lexware office (lexoffice) ausschließlich in der Cloud – also über den Browser – zur Verfügung.

Ob Ihr Lexware oder Lexware office (lexoffice) die eRechnungen unterstützt, entnehmen Sie bitte dieser Tabelle.

Um eRechnungen für mehrere Unternehmen in Lexware verarbeiten zu können, richten Sie einfach mehrere Mandanten ein. Bei Lexware Office (lexoffice) benötigen Sie für jedes Unternehmen einen eigenen Login mit einer gesonderten E-Mail-Adresse.

Anders als Lexware, ist Lexware Office (lexoffice) speziell auf die Bedürfnisse von Einsteigern ausgelegt. Sie können daher viel im Programm selbst erledigen. Wenn Sie sich unsicher fühlen, empfehlen wir jedoch immer einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Lexware Office (lexoffice) bietet dazu auch einen Service zur Vermittlung von Steuerberatern an.

Aktuell sind noch keine Bußgelder bekannt. Das Finanzamt wird voraussichtlich im Zusammenhang mit der GoBD Strafen verhängen oder die Buchführung verwerfen, da die Vorgaben nicht erfüllt werden.

Die eRechnung gilt ausschließlich in Deutschland. Ausländische Dienstleister und Lieferanten unterliegen den Regularien im Heimatland und sind damit nicht verpflichtet, eRechnungen zu empfangen oder zu versenden.

Nein! eRechnungen gelten ausschließlich für Geschäftskunden. Privatkunden sind davon nicht betroffen.

Für Beträge unter 250 Euro sind eRechnungen nicht verpflichtend, es sei denn, beide Parteien haben dies explizit vereinbart.

Ja, ein Dokumentenmanagementsystem ist eine sehr gute Variante, eRechnungen revisionssicher zu archivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Blogbeitrag Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren.

Hier muss zwischen öffentlichen und privaten Institutionen unterschieden werden.

Öffentliche Institutionen müssen sich mit den Landesbehörden abstimmen. Im Lexware-Kontext gibt es aber kaum Sonderfälle. Ggf. kommen auch Vereinslösungen infrage. Das betrachten wir gern mit Ihnen in einem individuellen Gespräch. Sie können sich dafür gern einen Termin mit uns buchen.

Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung. Zusätzlich wird empfohlen, auch Lieferscheine und Bestellungen aufzubewahren – GoBD oder Abgabenordnung geben da schon seit Jahren die Vorgaben.

ZUGFeRD ist ein spezieller Versandweg für eRechnungen. Diese Möglichkeit ist in Lexware bereits vorhanden und muss lediglich im Kunden aktiviert werden.

Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.

Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamtes Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von ecoDMS. Hier gibt es kein festes Datenlimit, da die Archivierung auf Ihrer eigenen Infrastruktur läuft.

Ja. Auch Online-Shops müssen für die eRechnung fit gemacht werden, da es hier keine Sonderregelungen gibt.

Sie sind nicht verpflichtet, aber es wird empfohlen, um den Abrechnungsprozess nicht unnötig zu verzögern.

Für komplexe Rechnungsprozesse, bei denen mehrere Nutzer involviert sind, empfehlen wir ecoDMS mit dem optionalen WORKZ Add-on. Damit lassen sich Freigabeprozesse automatisieren und Dokumente gezielt an andere Unternehmensbereiche weiterleiten.

Für komplexe Rechnungsprozesse, bei denen mehrere Nutzer involviert sind, empfehlen wir das Dokumentenmanagementsystem von d.velop. Darin lassen sich beispielsweise automatisierte Rechnungsfreigaben oder auch die Weitergabe in andere Unternehmensbereiche abbilden.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sind, um rechtlichen Anforderungen wie den GoBD, HGB und DSGVO zu entsprechen. Dies stellt sicher, dass alle Dokumente bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten lückenlos nachweisbar sind. Moderne Archivierungslösungen bieten Schutz vor unbefugtem Zugriff, gewährleisten die langfristige Verfügbarkeit und integrieren sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen, was die Effizienz im Unternehmen deutlich erhöht.

Sollten Sie ihr nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!

Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten?

Ja, ein Dokumentenmanagementsystem ist eine sehr gute Variante eRechungen revisionssicher zu archivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Blogbeitrag Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren.

Auch Barbelege müssen digitalisiert und revisionssicher archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Viele Programme bieten eine Scan- und Importfunktion dafür.

Hier gibt es noch keinen offiziellen Bußgeldkatalog. Aufgrund der engen Verflechtung der unterschiedlichen Gesetze kann davon ausgegangen werden, dass immer eine Begründung gefunden wird, um die Buchhaltung zu verwerfen. Hinzu kommt der Faktor Vorsatz und Fahrlässigkeit, der unter Umständen mit hineinspielt.

In 99 % der Fälle ist das Verwerfen der Buchhaltung durch das Finanzamt immer teurer als eine ordentliche Buchhaltungslösung.

Nein, es ist keine Pflicht. Wir würden es aber allen Kunden empfehlen, zumindest die Geschäftsjahre, die noch nicht vom Finanzamt bestätigt sind, zu importieren.

Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung. Zusätzlich wird empfohlen auch Lieferscheine und Bestellungen aufzubewahren – GoBD oder Abgabenordnung geben da schon seit Jahren die Vorgaben.

Ja. Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten haben, müssen Sie diese ebenfalls revisionssicher archivieren.

Nein. Sie sind verpflichtet, sowohl die E-Mail mit der Rechnung im Anhang, als auch die Rechnung selbst zu archivieren. Die Archivierung der E-Mail reicht dabei nicht aus.

Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.

Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamten Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von d.velop. Hier steht Ihnen aufgrund der umfangreichen Funktionen wesentlich mehr Speicherkapazität zur Verfügung.

Hier besteht das Trennungsgebot. Eine Software sollte daher entweder mandantenfähig sein oder zumindest eine klare, geprüfte Trennung der Dokumentenbestände ermöglichen. Das hängt stark von Anzahl und Struktur Ihrer Firmen ab – sprechen Sie uns gern an, wir schauen uns das gemeinsam mit Ihnen an.

Ja. Die Archivierungspflicht muss auch bei Systemwechsel sichergestellt werden. Protokollierungen werden dann sehr relevant. Hierzu beraten wir Sie gern individuell. Dazu können Sie ganz bequem einen Termin buchen.

Jain. Während in Lexware Office erstellte Belege gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden, gilt das nicht für importierte Rechnungen. Wird zum Beispiel ein E-Mail-Postfach angebunden, um Rechnungen direkt ins Programm zu laden, erstellt Lexware Office lediglich eine Kopie. Das ist nicht GoBD-konform. Demzufolge benötigen Sie dafür eine zusätzliche Archivierungslösung.

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