Microsoft Groupware

Groupware, Projekt- und Teamarbeit mit MICROSOFT Teams, Planner und Sharepoint

Moderne Groupware fördert effizientes, kostensparendes und sicheres Arbeiten. Online vernetzte Projekt- und Teamarbeit führt Projektbeteiligte gezielt zusammen, spart Reisekosten und sichert Arbeitsprozesse unter dem Einfluss von Krisen. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie essentiell gut funktionierende online-basierte Kommunikations- und Kooperationsinfrastruktur ist. premium technologies empfiehlt seinen Kunden die Lösungen von MICROSOFT Teams, Planner und Sharepoint.

MICROSOFT Teams: Plattform zur Kommunikation im Unternehmen und mit Partnern, Kunden und Lieferanten

MICROSOFT Teams ist eine professionelle Chat-Funktion. Sie haben die Möglichkeit, diverse Teams zu erstellen, die miteinander kommunizieren: z.B. nach Abteilung und Thema oder nach einem Projekt mit spezifischen Nutzern. Auch Nutzer außerhalb des eigenen Unternehmens können eingebunden werden. Online-Besprechungen gelingen so ohne großen Aufwand, egal ob geplant oder spontan.

Attraktiv wird dieses Chat-Tool durch die Integration von Whiteboards oder das Teilen von Bildschirminhalten. So kommunizieren alle Teilnehmer auf gleichem Wissensstand. Dabei kennt das Chat-Tool keine technischen Grenzen: Verfügbar ist MICROSOFT Teams auf PC, Android, iOS, Mac oder als Web-Anwendung.

MICROSOFT Planner: Planung und Umsetzung von Aufgaben mit Kanban-Ansicht

MICROSOFT Planner ist das Organisationstool für gezieltes und erfolgreiches Arbeiten. Es können mehrere „Pläne“, also Aufgabenlisten, je nach Abteilung, Projekt oder anderen Kriterien angelegt werden. Jede Aufgabe kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden. Das schafft Transparenz für alle Beteiligten.

MICROSOFT Sharepoint: Zentrale Ablage für alle Dokumente im Unternehmen

Überblick, Durchblick, Einblick – mit MICROSOFT Sharepoint hat die ewige Suche nach Dokumenten ein Ende. Die klare Systematik des Tools schafft Ordnung, die für jedermann leicht zu verstehen ist. Ordner mit ihren Daten können durch persönliche Berechtigungen abgesichert werden. Externe Partner, Kunden oder Lieferanten können nach Freigabe direkt auf einzelne Bereiche zugreifen. Alle Dokumente stehen für alle berechtigten Beteiligten von überall aus einfach zur Verfügung. Suchen war gestern. Finden ist heute.

Experten-Tipp von premium technologies

Best Practice: Unschlagbar effizient, wenn alle drei Tools zusammenspielen

Der große Vorteil ist, dass die Produkte MICROSOFT Teams, Planner und Sharepoint ohne technische Schwierigkeiten miteinander kombiniert werden können. Aus unserer Erfahrung spielen diese dann ihre volle Stärke aus.

Ein Beispiel:
Innerhalb von MICROSOFT Teams kann sowohl ein Sharepoint-Bereich als auch ein Planner-Bereich mit Aufgaben direkt einem Team zugeordnet werden. So kann aus der Besprechung in MICROSOFT Teams direkt auf Dokumente oder Aufgaben in MICROSOFT Planner und Sharepoint zugegriffen werden.

Die Effizienzeffekte sind enorm:

1. Alle Nutzer haben immer den gleichen Stand der Information. Unnötige und zeitraubende Abstimmungsrunden entfallen.

2. Durch das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und Aufgaben müssen keine E-Mails mehr hin und her gesendet werden. Es gibt keine verschiedenen Versionen von Dokumenten mehr im Unternehmen. Das reduziert Irrtümer, Datenverlust und Fehlarbeit.

3. Mit der Möglichkeit, externe Partner oder Kunden einzuladen, können Projekte und Aufträge schneller und effizienter bearbeitet werden. Informationen laufen nicht über verschiedene Wege, sondern an alle zugleich auf demselben Weg.

4. Mit der Besprechungsfunktion von MICROSOFT Teams können auch große Online-Meetings durchgeführt werden. Alle Teilnehmer können aktiv mitmachen. Alternativ dazu gibt es „Live-Ereignisse“, welche eher einer Online-Präsentation entsprechen. Hierbei sehen sich die Teilnehmer untereinander nicht, sondern nur den oder die Referenten.


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