P3N MARKETING GMBH – Cloud-Infrastruktur mit lokalem Server-Backup

Die P3N MARKETING GMBH hat sich in Marketing und Kommunikation in mittelständischen Fertigungsunternehmen und überregionalen Forschungseinrichtungen seit über 12 Jahren fest etabliert.

Als externe Marketing- und PR-Abteilung im B2B übernimmt das Team aus Natur-, Betriebs-, Ingenieur- und Geisteswissenschaftlern verantwortlich die Presse- und Medienarbeit sowie die Social Media Kommunikation und arbeitet u. a. in den Bereichen Online-Marketing, Fachartikel, Innovationsmarketing- und Messemanagement.

Projektsteckbrief

Die Herausforderung

2019 war es so weit – die IT-Infrastruktur inkl. Server hatte bei P3N nach 5 Jahren ihr Lifecycle-Ende erreicht. Wartungen wurden immer häufiger, dauerten länger und wurden teurer. Zunehmende Ausfälle nervten und was noch niemand ahnte – Corona forderte eine absolut zuverlässige IT-Infrastruktur, die auch ortsunabhängig funktionierte. Kollaboration und digitale Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Kunden mussten auf neue, verlässliche Füße gestellt werden.

Aber es kam, wie man es leider öfter bei IT-Projekten zu hören bekommt: Nach mehr oder weniger aufwendigen und teuren Erneuerungsprojekten mit zwei IT-Systemhäusern und zwei verstrichenen Jahren war man 2021 noch nicht wesentlich weiter. Insbesondere durch die pandemiebedingten Homeoffice-Verordnungen und die Vielzahl der digitalen Formate, auch für Kundenveranstaltungen, musste endlich die Traumlösung mit einem Traumpartner her.

Die Anforderung

Diese wurde von Dr. Ina Meinelt, Geschäftsführerin bei P3N MARKETING, ganz einfach beschrieben: “Wir wollten in die Cloud, mit “Hängematte” im eigenen Unternehmen, sodass selbst bei Cloud-Ausfall weiterhin das Arbeiten möglich. Dafür suchten wir einen Partner, der nicht nur Fach-IT redet, sondern das Cloud-Business wirklich beherrscht.”

Unsere Lösung

Der alte Mailserver wurde durch einen Exchange Online-Mailserver ersetzt. Die MS365 Cloud-Services wie Microsoft Teams, OneDrive, Office Online und OneNote unterstützen operativ das standort- und geräteunabhängige, kollaborative Arbeiten an Projekten. Insbesondere Microsoft Teams ermöglicht die flexible und schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und mit den Kunden, egal ob via Text/Chat, Audio oder Video. Auch die Aufgaben- und To Do-Planung der Mitarbeiter wird über Teams gesteuert und koordiniert. Es gibt jetzt sogar Kunden, die integriert werden wollen.
Die Durchführung von Kundenterminen, Webinaren oder Online-Konferenzen gestaltet sich unkompliziert. Mit Office Online wird das gemeinsame Arbeiten an Dateien und Dokumenten in Echtzeit “barrierefrei” möglich, d. h. Mitarbeiter sehen, wenn andere ebenfalls gerade an der Datei arbeiten und können deren Informationen mit aufgreifen. “Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt” gehört damit der Vergangenheit an.

OneDrive sorgt zudem für die Synchronisierung aller Daten, sodass den Mitarbeitern jederzeit und überall alle wichtigen Dokumente und Informationen zur Verfügung stehen. Mit OneNote fällt das Organisieren, Strukturieren und Planen aller Projekte sowie Notizen leicht. Sie können in Echtzeit ausgetauscht werden und Verantwortlichkeiten für ToDos sind schnell und eindeutig zugewiesen.

Ein physischer Server im Unternehmen steuert, synchronisiert und sichert dabei weiterhin alle Cloudinhalte.

Das Statement

Der technische Umzug unserer IT-Infrastruktur in die Cloud hat uns einen kräftigen Schub Flexibilität gebracht. Egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – von überall und mit jedem Endgerät können wir flexibel arbeiten. Auch die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten, sorgt bei unseren Kunden immer wieder für Staunen, wenn sich Inhalte noch während der Präsentation live ändern. Unsere Ansprechpartner von premium technologies waren und sind dabei stets nur einen (wenn auch seltenen) Anruf entfernt und konnten jederzeit auf Anhieb eine Lösung für unsere Anforderungen finden.

Benjamin Naujoks, Prokurist, P3N MARKETING GMBH

Service und Dokumentation sind bei premium technologies gegen unsere vorherigen Erfahrungen ein Traum und das Sicherheitskonzept für die Lösung hat uns absolut überzeugt. Es macht Spaß zu erleben, wie einfach alles funktioniert. Egal wo wir sind – Server, Laptops, Handys funktionieren in der Zusammenarbeit reibungslos.

Dr. Ina Meinelt, Geschäftsführerin, P3N MARKETING GMBH