Lexware Office oder weclapp: Welche Lösung passt?

Äpfel und Birnen vergleicht man normalerweise nicht. Ja, beide sind zwar Obst, aber eben zwei ganz unterschiedliche Sorten. Bei Lexware Office und weclapp lohnt sich der Vergleich trotzdem, denn genau darum geht es hier: zwei Cloud-Lösungen, die auf den ersten Blick ähnlich wirken, aber für unterschiedliche Anwender gemacht sind.

Cloud-Software hat sich in der Buchhaltung und Unternehmensverwaltung längst durchgesetzt: keine Installation, automatische Updates, Zugriff von überall. Genau deshalb landen viele KMU bei der Suche nach der passenden Lösung auf denselben paar Namen – darunter Lexware Office und weclapp. Beide sind Cloud-Software, beide richten sich an kleine und mittlere Unternehmen, beide rechnen monatlich pro Nutzer ab. Auf den ersten Blick lassen sich die beiden Programme deshalb kaum unterscheiden.

Der Unterschied zeigt sich erst, wenn man genauer hinschaut, was die beiden Programme eigentlich tun. Lexware Office ist eine Buchhaltungssoftware mit Rechnungsstellung. weclapp ist ein Cloud-ERP, das Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und Projekte in einem System bündelt.

Dieser Vergleich zeigt, was beide Lösungen konkret können, was sie kosten und für welche Situation welches Tool die richtige Wahl ist. Es gibt hier keinen Gewinner, sondern zwei unterschiedlich große Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben. Aber ein Apfelkuchen gelingt mit Äpfeln nun mal besser als mit Birnen. Genauso hier: Lexware Office eignet sich besser für reine Buchhaltung, weclapp besser, sobald Warenwirtschaft oder CRM dazukommen.

Kurz erklärt: Was ist was?

Lexware Office deckt die klassische Buchhaltung ab: Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Umsatzsteuer melden, Lohn abrechnen. Das Tool gibt es in vier Paketgrößen (S, M, L, XL), die aufeinander aufbauen.

weclapp ist breiter angelegt. Neben Buchhaltung deckt es auch Warenwirtschaft (Lager, Einkauf, Artikel), CRM (Kunden, Angebote, Vertrieb) und Projektmanagement ab – alles in einer Datenbasis. Auch hier bauen die Pakete aufeinander auf: ERP Starter, ERP Dienstleistung, ERP Handel und ERP Enterprise.

Der Vergleich

Produkttyp	Cloud-Buchhaltungssoftware mit Rechnungsstellung	Cloud-ERP: Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und Projekte in einem System
Zielgruppe	Selbstständige und kleine Unternehmen mit Fokus auf Buchhaltung	KMU, die mehrere Unternehmensbereiche in einem System abbilden wollen
Pakete & Preisspanne	4 Pakete, 3,45–14,95 €/Monat	4 Pakete, 39–179 €/Monat pro Nutzer (Enterprise individuell)
Rechnungsstellung	Ab Paket M: Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen	Ab ERP Starter: Angebote & Rechnungen
Umsatzsteuervoranmeldung	Ab Paket L, direkt per ELSTER-Schnittstelle	Fibu & Banking ab ERP Starter, Anbindung an die Steuerkanzlei über DATEV-Schnittstelle — keine explizite ELSTER-Angabe auf der Produktseite
eRechnung (XRechnung/ZUGFeRD)	Ab Paket M	Bereits ab ERP Starter als Kernfunktion
Warenwirtschaft & Lager	Nicht enthalten	Ab ERP Handel: Disposition, Einkauf, Lagerverwaltung, Serien-/Chargennummern
CRM & Vertrieb	Erweiterter Kundenmanager ab Paket XL, kein vollständiges CRM	Vollständiges CRM ab ERP Dienstleistung: Kontakt-, Chancen- und Angebotsmanagement
Projektmanagement & Zeiterfassung	Nicht enthalten	Ab ERP Dienstleistung, inkl. Leistungsnachweis
Onlineshop-/Marktplatz-Anbindung	Nicht enthalten	Ab ERP Handel: Shopware, WooCommerce, Shopify, Amazon, eBay, kaufland.de
API-Zugriff	Über App Store und Schnittstellen zu Drittsystemen	Offene REST-API ab ERP Dienstleistung

Kurz zusammengefasst:
Bei der reinen Buchhaltung liegen beide nah beieinander — der Unterschied entsteht bei Warenwirtschaft, CRM und Projektmanagement. Diese Bereiche deckt nur weclapp ab, dafür startet Lexware Office deutlich günstiger.

Lexware Office im Detail

Wer tiefer in die einzelnen Pakete einsteigen will:

Paket	Preis	Kernfunktionen	Geeignet für
S	3,45 €/Monat (regulär 6,90 €)	GoBD-Belegarchiv Belegscanner per App offene Posten Banking-Schnittstelle automatische USt-Prognose Steuerberater-Zugang	Vorbereitende Buchhaltung, reine Belegablage
M	5,95 €/Monat (regulär 11,90 €)	Alles aus S, plus: Rechnungen Angebote Lieferscheine Auftragsbestätigungen erstellen & versenden automatisches Mahnwesen	alle, die selbst Rechnungen stellen
L	9,95 €/Monat (regulär 19,90 €)	Alles aus M, plus: USt-Voranmeldung per ELSTER, EÜR GuV Planzahlen & Controlling	alle, die die komplette laufende Buchhaltung im System wollen
XL	14,95 €/Monat (regulär 29,90 €)	Alles aus L, plus: Abo-Rechnungen Sonderrechnungstypen (Abschlag, englisch, EU) xRechnung Umsatzstatistiken erweiterter Kundenmanager	alle, die Sonderrechnungstypen abdecken müssen und ein erweitertes Kundenmanagement wollen

weclapp im Detail

Und die weclapp-Pakete im Einzelnen:

Paket	Preis (pro Nutzer/Monat)	Kernfunktionen	Geeignet für
ERP Starter	39 € (nur monatlich buchbar, nicht mit anderen Paketen kombinierbar)	Kontaktmanagement, Angebote & Rechnungen, Aufgaben & Kalender, Fibu & Banking, Berichtswesen, E-Rechnung	kleine Teams, die von reiner Rechnungsstellung zu mehr Struktur wechseln
ERP Dienstleistung	86 € bei Jahreszahlung (95 € monatlich)	Alles aus ERP Starter, plus: CRM mit Kunden- & Kontaktmanagement, Chancen/Angebot/Auftragsabwicklung, Projektmanagement inkl. Leistungsnachweis, Zeiterfassung, API-Zugriff	Consulting, Agenturen, IT-Dienstleister
ERP Handel	163 € bei Jahreszahlung (179 € monatlich)	Alles aus ERP Dienstleistung, plus: Warenwirtschaft, Disposition & Einkauf, Lagerverwaltung inkl. mobiler App, Serien-/Chargennummern, Produktion, Shop-/Marktplatz-Anbindung	Handel, Produktion, E-Commerce
ERP Enterprise	individuell (ab 10 Lizenzen)	Alles aus ERP Handel, plus: Customizing und Sonderkonditionen für Mehrinstanzen	größere Teams mit besonderen Anforderungen

Wann reicht Lexware Office, wann lohnt sich weclapp?

Lexware Office reicht aus, wenn:

• Sie hauptsächlich Rechnungen stellen und Ihre Buchhaltung führen
• Sie keine Warenwirtschaft im selben System brauchen
• Vertrieb und Kundenverwaltung woanders stattfinden oder noch nicht formalisiert sind
• Ein bis wenige Personen im System arbeiten

weclapp wird relevant, wenn:

• Sie Waren einkaufen, lagern und verkaufen und das mit der Buchhaltung verknüpfen wollen
• Vertrieb, Angebote und Kundenhistorie zentral abgebildet werden sollen
• Mehrere Teams — Buchhaltung, Vertrieb, Projekte, Support — auf derselben Datenbasis arbeiten
• Ein Onlineshop oder Marktplatz angebunden werden soll

Fazit

Lexware Office und weclapp konkurrieren nicht um dieselben Kunden. Wer reine Buchhaltung und Rechnungsstellung braucht, ist mit Lexware Office günstiger und schneller startklar. Sobald Warenwirtschaft, CRM oder mehrere Teams ins Spiel kommen, wird weclapp zur passenderen Wahl; und wächst mit, ohne dass ein Systemwechsel nötig wird.