prem-tec – Mehr Transparenz und schnellere Prozesse mit weclapp

Die ptc premium technologies GmbH begleitet Unternehmen bei ihrer Digitalisierung und optimiert IT-Prozesse. Als der bisherige Vertriebspartner wechselte und die technischen Grenzen des bestehenden ERP-Systems immer deutlicher wurden, stand eine Entscheidung an: Welches System bietet die nötige Performance, einfachere Prozesse und bessere Automatisierung für die Zukunft?

Vorteile im Überblick

• Spürbar höhere Performance in allen Geschäftsbereichen – vom Laden der Daten bis zur Auswertung
• Transparenter Überblick über Daten, Prozesse und Auslastung auf einen Blick
• Schnellere und genauere Auswertungen als verlässliche Basis für Entscheidungen
• Vereinfachte Kernprozesse bei Verträgen, Tickets, Projekten und Angeboten
• Nahtlose Integration durch APIs, Schnittstellen und M365-Anbindung – ohne Medienbrüche
• Zukunftsfähige Plattform für Erweiterungen wie Plugins oder Shop-Anbindungen

Ausgangslage / Herausforderung

Das bisherige ERP-System Haufe X360 zeigte zunehmend deutliche Schwächen: Die Performance ließ nach, selbst einfache Abfragen dauerten zu lange. Datenstrukturen wurden über die Jahre unübersichtlich und schwer nachvollziehbar. Wichtige Features wie die Buchhaltung funktionierten nicht stabil – ein unhaltbarer Zustand für ein wachsendes Unternehmen.

Dazu kamen fehlende oder nur eingeschränkt funktionierende Schnittstellen zu anderen Systemen. Das erschwerte die Zusammenarbeit zwischen den Tools und führte zu manuellen Workarounds, die Zeit kosteten und Fehlerquellen schufen. Betroffen waren zentrale Bereiche wie Buchhaltung, Verträge und Projekte – also das Rückgrat der täglichen Arbeit.

Als der Vertriebspartner wechselte und damit auch die Kostenstruktur unter Druck geriet, wurde klar: Ein Wechsel ist unvermeidbar. Die Anforderung war eindeutig – ein System, das effiziente Workflows ermöglicht, ohne steigende Kosten und ohne technische Kompromisse eingehen zu müssen.

Lösung / Umsetzung

Die Entscheidungsfindung – gemeinsam und fundiert

Die Wahl des richtigen Systems sollte keine Bauchentscheidung sein. Deshalb testete das Team mehrere ERP-Lösungen ausführlich im praktischen Einsatz. Verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen – von der Buchhaltung über den Vertrieb bis zum Support – arbeiteten parallel mit den Systemen, prüften Funktionen und dokumentierten ihre Erfahrungen.

Diese intensive Testphase zahlte sich aus: Die Anforderungen waren klar definiert, die Unterschiede zwischen den Systemen wurden greifbar. Am Ende fiel die Entscheidung im Team auf weclapp. Ausschlaggebend waren drei Faktoren, die in der Praxis überzeugt hatten: Performance, Funktionsumfang und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Eingeführt wurden die Module ERP Handel, Helpdesk und Verträge – genau die Bereiche, die im Alltag den größten Einfluss auf die Produktivität haben.

Der Migrationsprozess – strukturiert und datengetrieben

Die Migration der bestehenden Daten erfolgte über eine API-basierte Schnittstelle. Das bedeutet: Statt Daten manuell zu exportieren, aufzubereiten und neu einzupflegen, kommunizierten die beiden Systeme direkt miteinander über eine standardisierte Programmierschnittstelle. Das alte System stellte die Daten strukturiert bereit, das neue System übernahm sie automatisiert.

Dieser technische Ansatz brachte entscheidende Vorteile: Die Datenqualität blieb durchgängig hoch, weil die Informationen nicht durch mehrere Exportformate oder manuelle Bearbeitungsschritte liefen. Die Übernahme verlief schnell und in sich konsistent. Artikel, Kunden, Lieferanten, Verträge, Tickets und Aktivitäten – all diese Datensätze wurden sauber und vollständig übernommen. Zeitaufwändige manuelle Nacharbeiten, wie sie bei klassischen CSV-Importen üblich sind, entfielen weitgehend.

Klare Funktionen ohne unnötige Anpassungen

Aktuell läuft das System ohne zusätzliches Customizing. Die Standardfunktionen von weclapp decken die Anforderungen vollständig ab – ein weiterer Vorteil, der Kosten spart und die Wartung vereinfacht. Wichtige Schnittstellen wie die Anbindung an Onlineshops sind bereits im Standard enthalten und müssen nicht erst aufwändig entwickelt werden.

Für die Zukunft sieht ptc vor allem in zwei Bereichen weiteres Potenzial: Künstliche Intelligenz und Automatisierung. Die Plattform ist technisch so aufgebaut, dass sich KI-gestützte Funktionen – etwa für intelligente Datenauswertungen oder automatisierte Prozessvorschläge – nahtlos integrieren lassen. Das System wächst mit den Anforderungen und bleibt dabei flexibel für neue Technologien.

Das Ergebnis

Heute hat ptc einen transparenten Überblick über alle Geschäftsbereiche. Die Datenbasis für strategische und operative Entscheidungen ist deutlich besser. Prozesse laufen schneller und fehlerärmer, weil das System die Informationen sofort verfügbar macht und Zusammenhänge klar darstellt. Die Performance hat in allen Bereichen spürbar zugelegt – von der Vertragsanlage über Leads und Angebote bis zu Aufträgen, Projekten, Tickets und Einkauf.

Besonders wertvoll sind drei Aspekte: Die nahtlose M365-Anbindung sorgt dafür, dass E-Mails, Dokumente und Kalendereinträge direkt im ERP verfügbar sind. Die automatische Eingangsbelegerkennung erfasst Rechnungen und Lieferscheine ohne manuelle Erfassung. Und die Vielzahl verfügbarer Schnittstellen macht es einfach, weitere Tools anzubinden, ohne aufwändige Sonderentwicklungen.

Was früher manuell und zeitaufwändig war, läuft jetzt automatisiert im Hintergrund. Das schafft Freiraum für das, was wirklich zählt: die Arbeit mit den Kunden und die Weiterentwicklung der eigenen Dienstleistungen.