Smart Rail Connectivity Campus – Veranstaltungsmanagement digitalisiert mit Bitrix24

Der Smart Rail Connectivity Campus (SRCC) in Annaberg-Buchholz ist eine Forschungs- und Entwicklungseinrichtung für den digitalen Schienenverkehr sowie nachhaltige Mobilität. In Zusammenarbeit leisten die TU Chemnitz, die Stadt Annaberg-Buchholz und viele weitere Netzwerkpartner Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsarbeiten zur digitalisierten, vernetzten, automatisierten und nachhaltigen, d. h. ökonomisch, ökologisch und sozial effektiven und effizienten, Mobilität. Das Gesamtvorhaben ist nicht nur ein  Bündnis im Rahmen  des Förderprogramms „WIR! – Wandel durch Innovation in der Region“, sondern auch ein Standort des Deutschen Zentrums Mobilität der Zukunft (DZM)

Um einen dauerhaften Innovationsknotenpunkt im Erzgebirge zu etablieren, veranstaltet der SRCC gemeinsam mit Partnern aus Wirtschaft, Forschung und Politik aller zwei Jahre die Digital Rail Convention (DRC). Für die Organisation der Digital Rail Convention 2025 suchte das SRCC-Team eine Lösung, um Ticketverkauf, Teilnehmermanagement und Check-in effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Die Wahl fiel auf Bitrix24 – und das mit gutem Grund.

Vorteile im Überblick

• Automatisierter Ticketverkauf mit QR-Code und CRM-Anbindung
• Teilnehmerlisten direkt aus dem System exportierbar
• Reibungsloser Check-in-Prozess mit Echtzeit-Übersicht
• Entlastung des SRCC-Teams durch digitale Workflows und Trigger
• Outlook-Anbindung für zentrale Kommunikation
• DSGVO-konforme Umsetzung

Ausgangslage / Herausforderung

Der SRCC organisierte bisher seine Veranstaltungen über eine Kombination aus einer WIX-Webseite und Microsoft Dynamics Sales Pro. Dort mussten die Eventfunktionen jedoch kostenpflichtig hinzugebucht werden, was das Budget stark belastete. Gleichzeitig war die manuelle Verwaltung der Teilnehmerdaten über Formulare und Excel-Listen zeitaufwendig . Besonders bei Veranstaltungen mit bis zu 300 Teilnehmenden, wie der Digital Rail Convention, stieß das SRCC-Team an seine Grenzen.

Die Herausforderung bestand darin, ein System zu finden, das alle Prozesse integriert, einfach zu bedienen ist und sich flexibel an die komplexen Anforderungen des SRCC anpassen lässt.

Lösung / Umsetzung

Die Entscheidung fiel auf Bitrix24 Professional. Das System wurde gemeinsam mit dem SRCC-Team konfiguriert und in mehreren Schulungsphasen eingeführt. Dabei wurden folgende Module und Funktionen genutzt:

CRM & Ticketshop

Der Ticketverkauf erfolgt über eine eigene Domain, die direkt in Bitrix hinterlegt wurde. Der Onlineshop ist vollständig mit dem CRM verbunden: Alle Buchungen erzeugen automatisch einen Deal im CRM, aus den Checkout-Daten werden Kontakte und Unternehmen angelegt. Nach dem Online-Check-In erhalten die Teilnehmer einen QR-Code, welcher beim On-Boarding am Event-Tag eingescannt wird. Zusätzlich erhalten sie ihr Ticket mit Tagesablauf. Die Buchung und die Teilnehmerregistrierung sind getrennt möglich: ein wichtiger Punkt, da oft Assistenzen oder Einkaufspersonal für andere Personen buchen.

Automatisierung der Prozesse

Im CRM wurden zwei zentrale Pipelines eingerichtet:

• Ticketbuchung: Diese Pipeline bildet den gesamten Bestellprozess ab – von der Buchung bis zur Rechnung. Die Phasen reichen von „Bestelleingang“ über „Angebot versendet“ bis „Rechnung offen“ oder „Storno“. In den Phasen steuern Automatisierungsregeln und Trigger den weiteren Verlauf, z. B. den Versand von Angeboten oder die Übergabe an die Buchhaltung.
• Check-in: Sobald ein Auftrag abgeschlossen und bezahlt ist, wird der Kunde automatisch per E-Mail aufgefordert, das Check-in-Formular auszufüllen. Dieses Formular ist ebenfalls mit dem CRM verknüpft. Die eingereichten Daten landen direkt in der Check-in-Pipeline, wo sie weiterverarbeitet werden – etwa für die Erstellung von Teilnehmerlisten oder Namensschildern.

Mailanbindung mit Outlook

Für die Kommunikation mit Teilnehmenden, Partnern und internen Ansprechpartnern wurde zusätzlich die Outlook-Anbindung in Bitrix24 implementiert. So können E-Mails direkt aus dem CRM versendet und empfangen werden; inklusive automatisierter Versandregeln für Angebote, Rechnungen und den Online-Check-in.

Customizing & Workarounds

Da einige Anforderungen nicht direkt im System abbildbar waren, wurden Workarounds entwickelt, etwa für die Verwaltung von Gratistickets, Kontingenten und Sonderkonditionen. Auch die Angebots- und Rechnungslogik wurde angepasst, um den oft SAP-basierten Einkaufsprozessen der Kundenunternehmen gerecht zu werden.

Schulungen & Eigenleistung

Aufgrund eines festen Budgets übernahm das SRCC-Team viele Konfigurationsschritte selbst. Die Mitarbeiter wurden in mehreren Etappen geschult: zunächst mit Testdaten, später mit Echtdaten. So konnte der gewünschte Workflow praxisnah vermittelt und direkt getestet werden.

Ergebnis / Mehrwert

Die Einführung von Bitrix24 hat den gesamten Veranstaltungsprozess deutlich vereinfacht. Die Teilnehmerverwaltung läuft nun digital und strukturiert in einem System. Die automatisierte Generierung von Teilnehmerlisten und QR-Codes sorgt für reibungslose Abläufe am Veranstaltungstag. Ebenso erfolgt die Erstellung von Namensschildern direkt aus dem System.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, die Teilnehmerdaten nach Phasen zu filtern und direkt in Excel zu exportieren. So können die SRCC-Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Stand einsehen und gezielt weiterarbeiten ohne Medienbrüche oder manuelle Listenpflege.