ERP für den Handel: Diese Funktionen brauchen Sie wirklich

Stellen Sie sich einen Bäckereibetrieb vor, der plötzlich zwei Läden gleichzeitig führt: den in der Fußgängerzone und einen zweiten, unsichtbaren, im eigenen Onlineshop. Kunden bestellen Brot und Brötchen online und holen sie in der Filiale ab. In der Weihnachtssaison kommt der Versand dazu – Stollen, deutschlandweit, per DHL. Bezahlt wird per PayPal. Und jede Bestellung muss am Ende in derselben Warenwirtschaft landen wie der Verkauf an der Ladentheke.

Klingt nach Spezialfall? Ist es nicht. Es ist der ganz normale Alltag für Handelsunternehmen, die online und stationär gleichzeitig verkaufen. Und genau hier zeigt sich, ob ein ERP für Handel wirklich funktioniert oder nur auf dem Papier gut aussieht.

Warum Handel ein anderes ERP braucht als Dienstleistung oder Fertigung

Bei Dienstleistern zählt vor allem Zeit. [Hier geht’s zu unserem ERP-Beitrag für Dienstleister] Bei Handelsunternehmen zählt die Ware – und zwar über mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig hinweg synchron. Ein Artikel, der im Laden verkauft wird, muss im Onlineshop sofort als nicht mehr verfügbar gelten. Ein Artikel, der über einen Marktplatz verkauft wird, genauso. Ohne zentrale Warenwirtschaft verkaufen Sie früher oder später etwas doppelt, das es nur einmal gibt.

Dazu kommen Themen, die reine Dienstleister nie beschäftigen: Disposition und Einkauf, Lagerbestände in Echtzeit, Seriennummern oder Chargen, wenn es um Rückverfolgbarkeit geht, und die Anbindung an Shop-Systeme, Marktplätze, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter. Ein ERP, das primär für Projektarbeit gebaut wurde, hilft hier wenig.

Die häufigsten Probleme in der Praxis

Problem #1: Der Lagerbestand stimmt nie ganz. Ladenverkauf, Onlineshop und Marktplatz laufen in getrennten Systemen. Zwischen den Abgleichen liegen Stunden, manchmal Tage – genug Zeit, um etwas zu verkaufen, das gar nicht mehr da ist.

Problem #2: Bestellungen aus verschiedenen Kanälen landen nicht an einem Ort. Eine Bestellung aus dem Onlineshop, eine vom Marktplatz, eine aus der Filiale: Drei Quellen, die von Hand zusammengeführt werden müssen, bevor überhaupt Ware rausgehen kann.

Problem #3: Versand- und Zahlungsschnittstellen sind Insellösungen. DHL-Label hier, PayPal-Abgleich da, keine Verbindung zur Warenwirtschaft. Jede Bestellung bedeutet doppelte Arbeit – einmal im Shop, einmal im ERP.

Problem #4: Click & Collect wird zum manuellen Sonderfall. Online bestellen, in der Filiale abholen, klingt einfach – ist es aber nur, wenn das System weiß, dass eine online reservierte Ware nicht gleichzeitig im Laden verkauft werden darf.

Problem #5: Die Buchhaltung bekommt die Bestellübersicht von Hand. Ohne Anbindung an die Finanzbuchhaltung muss die Bestellliste aus dem Shopsystem manuell ans Steuerbüro gehen, damit dort die Kontobewegungen abgeglichen werden können. Ein Job, der sich jeden Monat wiederholt – und der eigentlich niemand mehr von Hand machen sollte.

Was ein ERP für Handel können muss

Ein System für Handelsunternehmen muss vor allem sechs Dinge zuverlässig können: eine zentrale Warenwirtschaft, die alle Verkaufskanäle in Echtzeit synchron hält, Disposition und Einkauf, damit Nachbestellungen nicht dem Zufall überlassen bleiben, Lagerverwaltung inklusive Serien- und Chargennummern, direkte Anbindung an Shop-Systeme und Marktplätze statt manueller Doppelpflege, Schnittstellen zu Versand- und Zahlungsanbietern – und eine Anbindung an die Buchhaltung, die den Abgleich mit dem Steuerbüro nicht mehr zur Handarbeit macht.

weclapp bietet dafür das Paket ERP Handel, ausgerichtet auf Produktion, E-Commerce und mehr. Enthalten ist alles aus dem Paket ERP Dienstleistung, dazu ein vollständiges Warenwirtschaftssystem, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung inklusive mobiler Lager-App, Serien- und Chargennummern, Produktion sowie die direkte Anbindung an Shopsysteme wie Shopware, WooCommerce und Shopify und an Marktplätze wie Amazon, eBay und kaufland.de. Über den DATEV-Rechnungsdaten- und Buchungsdatenservice aus dem Bereich Finanzen & Buchhaltung wandert außerdem jede Bestellung automatisch zur Steuerkanzlei – ganz ohne manuell exportierte Bestellübersicht. Das Paket kostet 179 Euro pro Monat und Nutzer bei monatlicher Zahlweise, 163 Euro bei jährlicher Abrechnung.

Damit lässt sich genau das abbilden, was Handelsunternehmen im echten Leben brauchen: Der Onlineshop synchronisiert sich automatisch mit der Warenwirtschaft, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter sind angebunden statt als separates Tool danebenzustehen, Click & Collect – online bestellen, in der Filiale abholen – lässt sich sauber abbilden, weil das System jederzeit weiß, welche Ware wo reserviert ist, und die Kontobewegungen landen automatisch beim Steuerbüro statt in einer Extra-Excel-Liste.

Häufig kommen Handelsunternehmen dabei aus einer ganz typischen Konstellation: eine Warenwirtschaft für den Lagerbestand, ein separates CRM für die Kundenverwaltung, dazwischen keine echte Verbindung. Klassische Insellösungen also – jedes System für sich gut, aber niemand redet miteinander. weclapp ERP Handel bringt Warenwirtschaft und CRM (aus dem Baustein ERP Dienstleistung) in ein einziges System zusammen, sodass Lagerbestand, Kundendaten und Bestellungen an einem Ort liegen.

Fazit

Ein ERP für Handel muss vor allem eines: die Ware im Griff behalten, egal über wie viele Kanäle sie verkauft wird. Wer noch von Hand zwischen Laden, Onlineshop und Marktplatz abgleicht, verliert nicht nur Zeit, sondern früher oder später auch Umsatz – durch Bestellungen, die gar nicht mehr bedient werden können.

PS.: Sie planen gerade selbst den Sprung vom Ladengeschäft in den Online-Verkauf? Wir haben genau dafür schon einige Projekte begleitet. Fragen Sie uns einfach.

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