Microsoft Teams: Das Wichtigste auf einen Blick

Verloren gegangene Mails, Terminchaos und Verwirrung, mit wem man etwas vereinbart hatte – kennen Sie das? Dies sind nur einige der Stolpersteine, die uns im Berufsalltag das Leben erschweren. Dabei will man nichts mehr, als einfach produktiv zusammenzuarbeiten und alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu haben. Genau dafür möchten wir Ihnen einen praktischen und für uns unverzichtbaren Helfer vorstellen: Microsoft Teams.

Die App für Teamarbeit macht Ihnen das Vernetzen und Organisieren kinderleicht. Und das beste daran ist, dass Sie nicht von Programm zu Programm springen müssen, um alle relevanten Informationen zusammenzutragen.

Funktionen von Microsoft Teams:

Microsoft Teams Chat

Die wohl bekannteste Funktion von Teams ist der Chat. Egal ob in einer 1:1 Unterhaltung oder in der Gruppe, Sie können sich mit Ihren Kollegen jederzeit austauschen. Dem reinen Schreiben können Sie durch Emojis, Sticker und GIFs mehr Charakter verleihen. Auch Anhänge können schnell und einfach innerhalb von Teams versendet werden. Durch die chronologische Darstellung der Unterhaltung können Sie einfach zurückverfolgen, wer wann etwas geschrieben hat – egal wo Sie gerade sind.

Für uns ebenfalls ein Must-have: die Bearbeitung von Dokumenten in Teams. Wenn ein Dokument via Teams versendet wird, kann der Empfänger dieses direkt in der App bearbeiten und kommentieren. So wird automatisch die aktuelle Version gespeichert und es kommt nicht zu Verwechslungen, weil mehrere Versionen im Umlauf sind. Zudem wird angezeigt, wer die Co-Autoren des Dokumentes sind. Dies in besonders in Bezug auf eine weitere Funktion sehr nützlich: in Teams kann übergreifend nach Personen in Nachrichten, unter den Mitgliedern und in den Dateien gesucht werden. So findet man in Sekundenschnelle, wer an welchem Projekt beteiligt ist.

Microsoft Teams Besprechung

Besonders praktisch finden wir auch die Funktion, dass Dokumente angeheftet werden können. So kann beispielsweise auf häufig genutzte Dateien zugegriffen werden – schnell und ohne zu suchen. Die Einbindung von weiteren Apps steigert die Produktivität noch weiter. Insbesondere der Microsoft Planner und OneNote bilden eine sinnvolle Ergänzung innerhalb von Teams. Doch auch Apps von anderen Anbietern können eingebunden werden, sodass Sie Teams Ihren individuellen Anforderungen anpassen können.

Eine weitere Funktion, für die Teams spätestens seit dem Beginn der Pandemie bekannt ist, ist das Durchführen von Besprechungen, Liveereignissen und Anrufen. Durch die Integration des Kalenders, welcher mit Outlook synchronisiert wird, können online Meetings effizient geplant werden. Der Terminplanungsassistent informiert über die Verfügbarkeiten der Teilnehmer und erleichtert somit die Terminfindung ungemein.

Gründe für Teams:

Zusammenfassend möchten wir Ihnen unsere Top Gründe für die Verwendung von Teams präsentieren. Da wir dieses Tool jeden Tag für die Organisation im Unternehmen nutzen, haben wir es auf Herz und Nieren geprüft und können Ihnen versichern, dass es den Arbeitsalltag deutlich erleichtert!

  • Zeitersparnis
  • Schnelle, unkomplizierte Kommunikation
  • Vereinfachte Abstimmung
  • Enge und vielfältige Zusammenarbeit
  • Übersichtlichkeit, da alles in einer App gesammelt ist
  • Einfaches Teilen von Informationen und Dateien
  • Sicherheit für die Daten durch hohe Datenschutzstandards von Microsoft
  • Produktivitätssteigerung

Hat Ihnen dieser kleine Einblick gefallen? Dann halten Sie die Augen nach weiteren Beiträgen zu diesem Thema offen! Wir werden Sie zu den einzelnen Funktionen tiefergehend informieren und Ihnen aufzeigen, welchen Nutzen Sie aus einem modernen Arbeitsplatz ziehen können!

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Raumlösungen für Videokonferenzen und Besprechungen

Gerade in den letzten Monaten ist aus dem typischen Besprechungsraum im Unternehmen, in dem sich alle Beteiligten getroffen haben, mehr und mehr eine virtuelle Umgebung geworden. Doch nicht nur die Arbeit im Home Office hat diese Entwicklung vorangetrieben. Besprechungen mit Kunden, Partner oder Lieferanten müssen schon lange nicht mehr an einem Ort stattfinden.

Diese Entwicklung stellen wir seit Jahren fest. Wo früher kompliziert nach einem gemeinsamen Präsenztermin gesucht wurde, wird heute einfach eine Online Besprechung geplant. Keine Fahrzeiten, keine Raumbuchungen, keine Komplikationen – Einfach nur die Besprechung, egal wo die Teilnehmer sich gerade aufhalten.

Logitech Swytch for Microsoft Teams

Dennoch spielen die Besprechungsräume natürlich nach wie vor eine wichtige Rolle. Auch bei uns ist z.B. für Schulungen, Konferenzen oder eben Meetings mit mehreren Teilnehmern aus einem Unternehmen der Meetingraum unverzichtbar. Um diesen aber mit den neuen Möglichkeiten auszustatten und den Raum sprichwörtlich ins Virtuelle zu erweitern, gibt es die entsprechende Technik.

Mit unseren Raumlösungen lassen sich verschiedene Größen von Räumen mit Kamera, Lautsprecher und Mikrofon ausstatten. So kann aus einem simplen Fernseher schnell und einfach ein Terminal für Online Besprechungen werden.

Kamera, Mikrofone und Lautsprecher können je nach Größe im Raum so verteilt werden, dass alle Anwesenden gut verstanden werden und alles gut hören können.

Ein zentrales Display dient zur Fernsteuerung des Fernsehers. Mit diesem können Meetings geplant werden oder an Konferenzen und Besprechungen teilgenommen. Dabei können auch weitere Geräte, wie z.B. Notebooks, mit integriert werden. So können Präsentationen oder andere Bildschirminhalte in der Besprechung gezeigt werden.

Beispiel für eine Raumlösung für mittel Große Räume.

Die Lösungen gibt es für verschiedene Raumgrößen und verschiedene Software Varianten (z.B. MS Teams, Zoom). Gerne können wir Ihnen die Möglichkeiten zeigen und ein individuelles Angebot für Ihre Besprechungsräume erstellen.

Vorgestellt: Lenovo ThinkSmart View für MS Teams Telefonie

Microsoft Teams wird mehr und mehr zur zentralen Kommunikationsplattform.

Durch die Anbindung der “echten” Festnetztelefonie, welche wir seit kurzen mit unserem Partner HFO Telecom auch direkt anbieten können, stellt sich als nächsten die Frage nach Endgeräten. Die Nutzung von MS Teams per Headset und Kamera über den PC ist natürlich die erste Wahl. Aber was, wenn das technisch oder organisatorisch nicht möglich oder gewollt ist? Darüber hinaus gibt es auch viele, die gerne einfach ein Tischtelefon haben möchten.

Das ist nun möglich. Die ersten Geräte für genau diesen Zweck sind nun erhältlich. Natürlich haben wir uns direkt ein Gerät zum Testen besorgt. Aktuell ist das ThinkSmart View von Lenovo verfügbar und befindet sich nun auf dem Schreibtisch im Büro.

Optisch ist das Gerät sehr ansprechend. Es verfügt über ein ausreichend großes Display und einen Lautsprecher. Zusätzlich sind Mikrofone und eine Kamera an Bord, welche über physische Schalter verfügen. Wer also auf Nummer sicher gehen möchte, kann beide Funktionen ausschalten. Bei der Kamera schiebt sich dabei sichtbar eine Abdeckung über die Linse. Insgesamt wirkt das ThinkSmart View sehr wertig und es fügt sich gut am Arbeitsplatz ein.

Die Einrichtung geht zügig und einfach. Das Gerät ist spezifisch für Microsoft Teams hergestellt und kann auch ausschließlich dafür verwendet werden. Nach dem Hochfahren kann man sich mit seinem Account anmelden und dieser wird umgehend eingerichtet. Danach wird man von einem angepassten Teams Bildschirm begrüßt, welcher aus drei Themen besteht: Anrufe, Kalender und Voicemail.

Unter Anrufe findet man sein Adressbuch, Favoriten und einen Zahlenblock zum Wählen. Der Kalender zeigt alle Termine des eigenen Kalenders an (vorausgesetzt man nutzt MS Exchange) und gibt die Möglichkeit direkt in die Besprechungen einzusteigen, wenn diese als Teams-Besprechung geplant sind. Die Voicemail ist klassisch der Anrufbeantworter. Hier finden sich also die Aufzeichnungen von Anrufern in Abwesenheit.

Selbst ohne den Einsatz von Teams als Telefonsystem mit echten Festnetznummern lässt sich das Display für alle Besprechungen nutzen, die über Teams geplant und veranstaltet werden. Dabei übernimmt das ThinkSmart die gesamte Funktionalität und der Benutzer kann so per Mikro und Kamera an den Besprechungen oder Telefonaten teilnehmen, ohne zusätzliche Geräte für seinen PC anzuschließen. Am SmartView selbst lassen sich neben den vorhandenen Lautsprechern oder Mikro auch Headsets per Bluetooth anschließen.

Alles in allem sind die neuen “Teams-Telefone” damit durchaus eine Bereicherung am Arbeitsplatz. Vor allem dort, wo nur wenige Monitore am Rechner angeschlossen oder eben aktuell keine Kamera oder Mikrofon vorhanden sind, können schnell und unkompliziert die Möglichkeiten von Teams genutzt werden. Alles wirkt aufgeräumt und lässt sich mit dem Touchscreen schnell bedienen.

Sicherlich ist beim Funktionsumfang insgesamt noch Potential nach oben. Künftig wird es sicher mehr dieser Geräte geben und auch die Möglichkeiten werden umfangreicher.

Wer nun Interesse hat, sich ein solches Gerät näher anzuschauen, kann gerne einen Termin mit uns vereinbaren. Wir haben noch ein zweites DEMO Gerät zur Verfügung.