Digitale Personalakte: Pflicht oder Panikmache?

Kennen Sie das? Sie öffnen morgens das Postfach, und gleich drei Newsletter rufen im Chor: „Ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht!“ Der Puls steigt. Der Blick wandert zum Aktenschrank. Der Aktenschrank blickt zurück.

Tief durchatmen. Stimmt das? Jein.

Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Die komplette Personalakte? Gehört nicht dazu. Wirklich!

Klingt nach Haarspalterei, ist es aber nicht. Wer den Unterschied kennt, digitalisiert gezielt. Wer ihn nicht kennt, scannt am Ende noch die Urlaubspostkarte der Kollegin aus dem Jahr 2009 ein…

Wir haben uns die Verordnung, die Vorgaben der Rentenversicherung und die Aussagen der Softwarehersteller genau angesehen. Hier ist, was davon übrig bleibt. (Kleiner Spoiler: weniger, als die Newsletter vermuten lassen.)

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand September 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Pflicht ja. Aber nicht für die ganze Akte.

Ist das Thema neu? Neee.

Seit dem 1. Januar 2022 schreibt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen sind. Wer das nicht wollte, konnte sich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Genau diese Befreiung endet am 31. Dezember 2026.

Die Pflicht ist also ein alter Bekannter. Neu ist nur, dass ihr ab 2027 niemand mehr ausweichen kann.

Und dann gibt es da noch die euBP. Klingt nach Pflanzenschutzmittel, heißt aber „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“. Dabei schickt Ihre Lohnsoftware die prüfrelevanten Daten vorab an die Rentenversicherung. Auch hier war bisher eine Befreiung möglich. Auch hier gilt sie nur für Zeiträume bis Ende 2026. Für alle Abrechnungen ab Januar 2027 ist die Übermittlung laut Deutscher Rentenversicherung verpflichtend.

Wen betrifft das? Den Konzern? Den Handwerksbetrieb mit fünf Leuten? Beide. Praktisch jedes Unternehmen mit Beschäftigten, unabhängig von Größe und Branche.

Was wirklich digital sein muss

§ 8 Abs. 2 BVV nennt einzelne Dokumente, keine Akte. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des EWR
• der Antrag von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen im Jahr
• eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz
• der Nachweis der Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
• Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz
• Erklärungen zur Pflegezeit und Bescheide zur Statusfeststellung

Und was steht nicht drin? Bewerbungen. Zeugnisse. Abmahnungen. Urlaubsanträge. Krankmeldungen. Die dürfen Sie weiter auf Papier sammeln, falls Sie Ihren Aktenschrank so sehr ins Herz geschlossen haben.

Ein Wackelkandidat bleibt: der Arbeitsvertrag. Die Verordnung nennt die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz. Die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherung sagen dagegen ausdrücklich, dass für den Arbeitsvertrag keine Pflicht zur elektronischen Führung besteht. Da sind sich also nicht mal die Regelwerke einig. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie sich festlegen.

Ein Teil der Unterlagen entsteht ohnehin in Ihrer Lohnsoftware, etwa die Daten der Sozialversicherungsmeldungen. Der Rest kommt von außen: von den Beschäftigten, von der Krankenkasse, von der Ausländerbehörde. Genau diese „begleitenden“ Unterlagen sind die eigentliche Baustelle.

Einscannen und ab in den Ordner? Leider nein.

Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV sind da ziemlich pingelig:

• erlaubt sind PDF-Dateien und Bilddateien (jpeg, bmp, png, tiff)
• ein Dokument pro Datei, nie mehrere Unterlagen in einer
• die Datei darf nachträglich nicht mehr veränderbar sein
• ein „sprechender“ Dateiname mit höchstens 64 Zeichen, der Art, Person und Zeitraum erkennen lässt
• der Inhalt muss unabhängig von Ort und System darstellbar sein

Heißt übersetzt: „Scan_final_NEU2.pdf“ hat ausgedient.

Bei Erklärungen, die eine Unterschrift brauchen, wird es noch kniffliger. Liegt das Dokument nicht mit qualifizierter elektronischer Signatur vor, nehmen Sie das Papieroriginal entgegen. Beim Einscannen versehen Sie es mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers. Ohne diese Signatur müssen Sie das Original zusätzlich aufbewahren. Papier und PDF. Doppelt hält besser, ob Sie wollen oder nicht.

Und der alte Papierordner?

Jetzt kommt die Frage, die niemand gern hört: Haben Sie jemals einen Befreiungsantrag gestellt?

Ja? Dann dürfen Sie aufatmen. Wer eine bewilligte Befreiung hat, muss Unterlagen aus der Zeit vor 2027 laut den Gemeinsamen Grundsätzen nicht nachträglich digitalisieren. Die elektronische Pflicht gilt dann für alle neuen Vorgänge ab dem 1. Januar 2027.

Nein? Dann wird es unbequem. Streng genommen hätten die betroffenen Unterlagen dann schon seit 2022 elektronisch geführt werden müssen.

Nicht sicher? Ein Blick in den Schriftverkehr mit dem Prüfdienst klärt das schneller als jede Diskussion.

Was passiert, wenn etwas fehlt?

Kann der Prüfer Versicherungspflicht oder Beitragshöhe wegen fehlender Unterlagen nicht feststellen, darf die Rentenversicherung nach § 28f SGB IV die Beiträge auf Basis der gezahlten Entgeltsumme festsetzen. Notfalls wird geschätzt. Klingt harmlos. Ist es selten.

Am Ende zählt der Nachweis, nicht die Form der Ablage. Nur ist ein Nachweis per Suchfeld eben schneller gefunden als einer im dritten Ordner von links, unterste Reihe.

Welche Software was abdeckt

Jetzt wird es ehrlich. So ehrlich, dass es uns als Systemhaus fast ein bisschen wehtut: Eine einzige Lösung, die alles auf einmal erledigt, gibt es in den seltensten Fällen.

Das Thema besteht nämlich aus drei Bausteinen:

1. Die euBP-Übermittlung. Die übernimmt eine systemgeprüfte Lohnsoftware oder Ihre Steuerberatung.
2. Die begleitenden Entgeltunterlagen. Die brauchen eine geordnete, unveränderbare Ablage.
3. Der Rest der Personalakte. Der ist freiwillig. Punkt.

So ordnen sich die Lösungen ein, mit denen wir arbeiten:

	Wofür sie steht	Was Sie wissen sollten
Lexware Office Lohn	Lohnabrechnung in der Cloud, euBP-Export inklusive	Lexware hat eine digitale Personalakte für Lohn & Gehalt angekündigt, voraussichtlich ab Oktober 2026 und ohne Aufpreis. Sie ist ausdrücklich auf die BVV-Anforderungen ausgerichtet, inklusive Hilfe bei der Dateibenennung
Lexware lohn+gehalt	Lohnabrechnung als Desktop-Software mit Meldewesen	Wie Sie die begleitenden Unterlagen dazu ablegen, klären wir im Einzelfall
weclapp	Personalakte pro Mitarbeiter mit Dokumenten und digitaler Zeiterfassung	Kein Lohnprogramm, also keine euBP. Stark bei Stammdaten, Verträgen und Arbeitszeiten
ecoDMS	Dokumentenmanagement mit revisionssicherem Archiv, Rechtevergabe, Protokoll und Aufbewahrungsfristen	Kein HR-System. Erfüllt die Vorgaben, wenn Ablage, Benennung und Rechte sauber eingerichtet sind

Und wenn Ihre Steuerberatung die Löhne abrechnet? Dann ist die euBP meist dort erledigt. Die begleitenden Unterlagen bleiben trotzdem bei Ihnen als Arbeitgeber. Fragen Sie also lieber jetzt nach, wer sich um was kümmert. Das erspart Ihnen im Prüfungsfall einen sehr, sehr langen Nachmittag…

weclapp: Personalakte direkt im ERP

Seit August 2026 bringt weclapp ein eigenes Modul Zeit & Abwesenheit mit. Und das Schöne daran: Für jeden Benutzer legt weclapp automatisch eine Personalakte an. Abtippen? Entfällt.

In der Akte pflegen Sie geschäftliche, vertragliche und lohnbezogene Daten und hinterlegen Dokumente wie Arbeitsverträge. Arbeitszeitprofile, Arbeitszeitregeln und Abwesenheiten hängen ebenfalls dort.

Ersetzt das eine Lohnsoftware? Nein. Aber es holt die Personaldaten dorthin, wo Aufträge und Projekte schon liegen. Was das neue Modul im Detail kann, lesen Sie hier.

Was für jede Personalakte gilt

Ob Papier oder PDF: In die Personalakte gehören nur Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben. Private Vorlieben, politische Ansichten, das Urlaubsfoto von Instagram? Haben dort nichts verloren.

Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen und dabei ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Zugriff bekommt ansonsten nur, wer die Unterlagen für seine Arbeit wirklich braucht. Das regelt die DSGVO, und eine gute Software bildet es über Berechtigungen ab. Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn bei der Einführung früh ein. Das spart später Diskussionen.

Und die Originale? Lexware empfiehlt, unterschriebene Verträge, Befristungen oder Kündigungen trotz Scan im Original aufzubewahren. Im Streitfall hat das Papier oft mehr Beweiskraft. Der Aktenschrank darf also bleiben. Er wird nur deutlich leerer.

Lassen Sie uns reden

Unser Rat: Erst sortieren, dann kaufen.

Welche Unterlagen aus der BVV-Liste fallen bei Ihnen überhaupt an? Wo entstehen sie heute? Wer rechnet die Löhne ab? Danach wissen Sie, ob ein Upload in der Lohnsoftware reicht oder ob ein Archiv wie ecoDMS dazugehört.

Wir schauen uns das mit Ihnen gemeinsam an und sagen Ihnen ehrlich, was Sie brauchen. Auch wenn die Antwort am Ende lautet: weniger als gedacht. Termin vereinbaren.

PS.: Sie haben noch Papierordner mit Entgeltunterlagen und nie eine Befreiung beantragt? Bis zum 31. Dezember 2026 ist ein formloser Antrag unter Angabe Ihrer Betriebsnummer beim zuständigen Prüfdienst der Rentenversicherung noch möglich. Stimmen Sie das vorher kurz mit Ihrer Steuerberatung ab.

Quellen (Stand: September 2026) ecoDMS: Revisionssicherheit, § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV), § 28f SGB IV, Deutsche Rentenversicherung: Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV (PDF), Lexware: Elektronische Entgeltunterlagen, Lexware: Digitale Personalakte, Lexware Office Help Center: Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), Lexware Office Help Center: Digitale Personalakte in Lexware Office (12.08.2026), weclapp Changelog 26.15.1: Zeit & Abwesenheit, weclapp Dokumentation: Zeit & Abwesenheit