Kategorie: Know-how

Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.

Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?

Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt”, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.

Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.

Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋

Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.

Was ist Microsoft Loop?

Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.

Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine “Loop-Komponente” verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.

Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.

Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.

Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop

Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.

Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level

Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.

Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten

Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.

Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.

Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.

Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick

Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.

„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.

Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt

Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.

Unser Fazit

Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.

Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.

Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.  

Wir alle kennen diese Situation: mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Dokument, es müssen Änderungen eingefügt werden oder jemand soll Probelesen. Gesagt, getan – alle machen sich hochmotiviert an die Arbeit und dann kommt die Meldung, die uns einen Schauer über den Rücken laufen lässt: Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt. Dahin ist die Motivation und das leidige Versenden von „Kannst du bitte mal die Word Datei schließen?“ beginnt.

Nun kommt die gute Nachricht: Diese Zeiten sind vorbei! Microsoft 365 bietet die perfekte Lösung für dieses Problem, den SharePoint. Microsofts SharePoint ist ein mobiles, cloudbasiertes Intranet, das von überall aus zu jeder Zeit erreichbar ist. Als zentraler Speicherort für Dateien bietet es die perfekte Basis für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Dateien im SharePoint, wie etwa Word Dokumente oder PowerPoint-Präsentation, sind mit der Funktion „Automatisches Speichern“ ausgestattet. So läuft man nie Gefahr, Änderungen und Fortschritte zu verlieren.

Doch nun zu dem Feature, das bei der Zusammenarbeit besonders hilfreich ist: Mehrere Nutzer können in Echtzeit an einer Datei arbeiten. Es gibt keine Fehlermeldungen mehr, weil die Datei bereits von einem Kollegen geöffnet ist. Dies erleichtert die gemeinsame Bearbeitung immens und spart nicht nur Zeit und ständige Abstimmungen, sondern auch Nerven. Im Menüband gibt es eine Anzeige, welche Kollegen gerade ebenfalls in der Datei arbeiten, und über einen Versionsverlauf können alle Änderungen eingesehen werden. So kommt nie wieder die Frage auf, welche Version eines Dokuments gerade die Aktuelle ist, wer etwas geändert hat oder bei wem eine Datei gespeichert ist. Auch das ständige Hin und Her per Mail entfällt, da alle Mitarbeiter zentral auf die Dateien zugreifen können.

Es kann jedoch sein, dass es in Ihrem Unternehmen auch Dateien gibt, die nicht von jedem Mitarbeiter geöffnet, beziehungsweise geändert werden dürfen. Auch das ist im SharePoint kein Problem. Über die Zugriffsverwaltung kann eingestellt werden, welche Nutzer für welche Ordner oder Dateien Berechtigungen besitzen. So können Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.

Wir bei premium technologies nutzen den SharePoint täglich und sind begeistert von der einfachen und bequemen Handhabe. Sie sind noch nicht überzeugt oder möchten mehr über das Thema Microsoft M365 erfahren? Buchen Sie eine Beratung bei einem unserer Spezialisten – wir finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen!

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Flexibilität im Arbeitsalltag mit Microsoft 365

Ein erfolgreiches Unternehmen ist dazu in der Lage, sich den ständig wandelnden Gegebenheiten und Anforderungen der Zeit zu stellen. Wichtig dafür ist nicht nur das Mindset, sondern auch die verwendeten Tools. In diesem Beitrag möchten wir als Partner von Microsoft die Produkte rund um Microsoft 365 genauer beleuchten und Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von M365 profitieren kann.

Remote Work und die Rolle von Microsoft 365

In den letzten Jahren hat sich der Arbeitsalltag für viele verändert und sowohl Unternehmen als auch Angestellte mussten sich an die Fernarbeit gewöhnen. Remote Work hat sich somit weiterverbreitet und heute wünschen sich viele Arbeitnehmer mehr Flexibilität in Bezug auf ihren Arbeitsort.

Flexibilität und Widerstandsfähigkeit in unsicheren Zeiten

Auch die wirtschaftliche Ungewissheit muss im Unternehmen bedacht werden. Externe und schwer vorhersehbare Faktoren können über das Stehen und Fallen eines Unternehmens entscheiden. Aus diesem Grund ist ein gewisses Maß an Flexibilität unerlässlich. Dies sollte sich ebenfalls in den genutzten Anwendungen widerspiegeln.

Microsoft 365: Die dynamische, cloudbasierte Lösung

In Anbetracht dieser wesentlichen Faktoren bedarf es einer dynamischen, cloudbasierten Lösung. Microsoft ist bestens gerüstet, um Sie für diesen Weg zu wappnen. Das umfassende, integrierte Portfolio an Cloud-Lösungen beruht auf einem Fundament von Sicherheit und Datenschutz. Es hilft Unternehmen aus allen Branchen, die Widerstandsfähigkeit zu erhöhen und das Geschäftsergebnis zu verbessern. Viele Unternehmen arbeiten seit Jahrzehnten täglich mit Microsoft Produkten. Diese Vertrautheit und die Benutzerfreundlichkeit der Produkte sind nur ein Grund mehr, um sich für M365 zu entscheiden.

Moderne Arbeitsformen mit Microsoft 365

Microsoft 365 führt Sie auf den Weg zu modernen Arbeitsformen. Branchenführende Apps in Kombination mit intelligenten Clouddiensten und erstklassiger Sicherheit bieten eine solide Basis an Business Tools für Ihr Unternehmen.

Datenschutz und Microsoft 365

Da das Thema Datenschutz grundlegend von großer Bedeutung ist, möchten wir Ihnen einige Informationen dazu zur Verfügung stellen:

• Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten: Microsoft nutzt Ihre Daten nur für die vereinbarten Dienste. Sobald das Kundenverhältnis beendet ist, werden auch die Daten entfernt. Zudem hält sich Microsoft selbstverständlich an die Datenschutzgesetze wie die DSGVO.
• Sie entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden: Microsoft kann Daten an mehr Orten auf der Welt aufbewahren als jeder andere Cloud-Anbieter.
• Microsoft sichert Ihre Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung: die Protokolle umfassen mindestens zwei Verschlüsselungsschichten.
• Microsoft verteidigt Ihre Daten: staatlichen Stellen wird kein ungehinderter Zugang zu Ihren Daten gewährt. Datenanfragen staatlicher Stellen werden von Microsoft vor Gericht angefochten.

Ihre Daten werden ausschließlich für die Erbringung von Diensten, für die Problembehandlung, sowie Wartung und Verbesserung genutzt. Unzulässige Verwendungsweisen wie das Erstellen von Benutzerprofilen, Werbung und Marktforschung werden nicht toleriert.

Wie Microsoft Ihrem Unternehmen weiterhelfen kann

• Größere Produktivität von überall aus
  • Schaffung optimaler Arbeitsbedingungen mit Cloudtechnologie zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team.
    • Relevante Dateien, Notizen und laufende Chats in einem freigegebenen Bereich speichern
    • Zusammen bessere Inhalte erstellen
    • Dank Versionsverlauf und vertrauenswürdiger Cloudstandorte vertrauensvoll und sicher zusammenarbeiten
    • Mit der Leistungsfähigkeit von KI die eigene Arbeit weiter verbessern
  • Integrierte Tools zur Arbeitserleichterung, damit Sie auf jedem Gerät Ihr Bestes geben können.
    • Mit einer Plattform für alle Geschäftspartner Verbindungen aufbauen und zusammenarbeiten
    • Mit integrierten Office 365-Apps Dateien in Echtzeit freigeben und bearbeiten
    • Als App für Windows, macOS, iOS und Android herunterladen – oder in einem Browser arbeiten
    • Ein reibungsloses, vertrautes Benutzererlebnis für PC, Handy, Internet und Besprechungsräume
  • Bessere Verbindungen für ein Gefühl von größerer Nähe zu den Kollegen im Unternehmen.
    • Gefühl der Verbundenheit, selbst wenn man getrennt ist
    • Größere Kontrolle darüber, wie Inhalte und Besprechungsteilnehmer angezeigt werden
    • Durch Mitteilungen und Mitwirkung der Geschäftsführung im gesamten Unternehmen auf dem Laufenden bleiben
• Sicherung des eigenen Geschäfts mit vertrauenswürdiger Technologie
  • Sorgen Sie dafür, dass nur die richtigen Benutzer über Zugriff verfügen, ohne dass dies zulasten der Produktivität geht
  • Schützen Sie Ihre Daten durch bewährte Sicherheitsverfahren und unkomplizierte Richtlinien, die versehentliche Datenlecks verhindern
  • Kommen Sie Bedrohungen zuvor durch Erkenntnisse und empfohlene Präventivmaßnahmen
• Eine kostengünstigere Lösung für die sichere Zusammenarbeit
  • Vereinfachen und optimieren Sie Ihren IT-Bestand mit Tools, die die Benutzer bereits kennen und schätzen.
  • Verringern Sie Ihre Angriffsfläche mit branchenführenden Sicherheitslösungen, die von vornherein integriert und auf bessere Zusammenarbeit ausgelegt sind. Senken Sie die Kosten durch Konsolidierung auf eine vollständige und sichere Kooperationslösung, anstatt für heterogene Einzellösungen zu bezahlen.

Werden Microsoft 365 und Surface Produkte zusammen genutzt, kann durch die flexiblen Spitzengeräte die Produktivität gesteigert und die aktive Zusammenarbeit gefördert werden. Eine einheitliche Verwaltung und die automatische Bereitstellung führt zur Senkung von Kosten und Komplexität. Wie schon erwähnt, schreibt Microsoft Sicherheit groß. Das Zero-Trust Sicherheitsmodell beginnt mit den von Haus aus sicheren Surface Produkten und erstreckt sich bis in die Cloud.

Damit auch Sie für die Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt gewappnet sind, möchten wir Ihnen ein Beratungsgespräch anbieten, um die passenden Microsoft 365 Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wir planen mit Ihnen einen modernen Arbeitsplatz, ermitteln Ihre Prioritäten und leisten den nötigen Support für die Implementation und dauerhafte Betreuung Ihrer IT-Landschaft.