Cloud-Server oder On-Premise-Server? Was gilt es bei der Entscheidung zu beachten?

Cloud-Server oder On-Premise-Server? Was gilt es bei der Entscheidung zu beachten?

In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die richtige Serverlösung für ihre Bedürfnisse zu wählen. Dabei müssen sie zwischen Cloud-Servern und On-Premise-Servern abwägen. Aber was bedeuten diese Begriffe überhaupt und welche Vor- und Nachteile haben sie? In diesem Beitrag werden wir uns mit dieser Frage beschäftigen und beleuchten, was es bei der Entscheidung zu beachten gilt.

Was sind Cloud-Server und On-Premise-Server?

Bevor wir uns mit den Unterschieden befassen, lassen Sie uns klären, was genau Cloud-Server und On-Premise-Server sind.

  • Cloud-Server: Cloud-Server sind Server, die von einem externen Anbieter betrieben und über das Internet bereitgestellt werden. Unternehmen nutzen Cloud-Server, um ihre Daten und Anwendungen in einer virtuellen Umgebung zu speichern und auszuführen. Diese Server werden in Rechenzentren gehostet, die eine große Anzahl von Servern beherbergen können.
  • On-Premise-Server: Im Gegensatz dazu werden On-Premise-Server direkt im Unternehmen betrieben und verwaltet. Die Hardware und Software befinden sich physisch im Firmengebäude. Unternehmen haben die volle Kontrolle über ihre On-Premise-Server und können diese nach ihren eigenen Anforderungen konfigurieren und warten.

Vorteile von Cloud-Servern

  1. Flexibilität und Skalierbarkeit: Cloud-Server bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ressourcen schnell und einfach je nach Bedarf anzupassen. Sie können zusätzliche Serverkapazitäten hinzufügen oder reduzieren, ohne neue Hardware kaufen oder installieren zu müssen. Diese Flexibilität ist besonders für Unternehmen wichtig, die saisonale Schwankungen im Geschäft haben oder schnell wachsen möchten.
  2. Kosteneffizienz: Cloud-Server können kosteneffizient sein, da Unternehmen nur für die Ressourcen zahlen, die sie tatsächlich nutzen. Es entfallen Investitionen in teure Hardware und Wartungskosten. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Nutzung von Cloud-Servern von den Skaleneffekten des Anbieters profitieren, da dieser die Kosten auf eine große Anzahl von Kunden verteilen kann.
  3. Zugriff von überall: Cloud-Server ermöglichen den Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall und jederzeit, solange eine Internetverbindung besteht. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams und erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter. Unternehmen können ihren Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensressourcen von verschiedenen Geräten aus ermöglichen, was die Produktivität steigern kann.

Vorteile von On-Premise-Servern

  1. Kontrolle und Sicherheit: On-Premise-Server bieten Unternehmen eine höhere Kontrolle über ihre Daten und Sicherheitsmaßnahmen. Die Daten verlassen das Firmengelände nicht, was das Risiko von Datenlecks verringert. Unternehmen können ihre eigenen Sicherheitsrichtlinien implementieren und überwachen, um die Integrität und Vertraulichkeit ihrer Daten zu gewährleisten.
  2. Compliance: Für Unternehmen, die speziellen branchenspezifischen Vorschriften unterliegen, können On-Premise-Server die Einhaltung dieser Vorschriften erleichtern. Da die Daten lokal gespeichert und verarbeitet werden, haben Unternehmen die volle Kontrolle über die Einhaltung von Vorschriften und Standards. Dies kann dazu beitragen, rechtliche Risiken und Haftungsfragen zu minimieren.
  3. Leistung und Latenz: On-Premise-Server können eine bessere Leistung und geringere Latenzzeiten bieten, da die Daten lokal gespeichert und verarbeitet werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die rechenintensive Anwendungen oder Echtzeitkommunikation verwenden. Durch die Reduzierung der Latenzzeiten können Unternehmen die Benutzererfahrung verbessern und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse steigern.
AspektCloud-ServerOn-Premise-Server
Flexibilität und SkalierbarkeitSchnelle Anpassung an Ressourcenbedarf möglich, keine Investitionen in Hardware nötig.Begrenzte Skalierbarkeit, erfordert Investitionen in Hardware für Skalierung.
KosteneffizienzKosten basieren auf tatsächlicher Nutzung, keine Wartungskosten.Höhere Anfangsinvestitionen in Hardware, Wartungs- und Betriebskosten können höher sein.
Zugriff von überallStandortunabhängiger Zugriff über Internet möglich, erleichtert Zusammenarbeit.Daten und Anwendungen lokal gespeichert, Zugriff von außerhalb des Unternehmensnetzwerks möglicherweise eingeschränkt.
Kontrolle und SicherheitGeringere Kontrolle über physische Sicherheit, abhängig vom Anbieter.Höhere Kontrolle über physische Sicherheit, volle Kontrolle über Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsebenen.
ComplianceEinhaltung von Compliance-Standards möglicherweise schwieriger, abhängig vom Anbieter.Einfachere Einhaltung von Compliance-Standards durch volle Kontrolle über Daten.
Leistung und LatenzAbhängig von Internetverbindung und Serverauslastung, potenziell höhere Latenzzeiten.Lokale Speicherung und Verarbeitung führen zu besserer Leistung und geringeren Latenzzeiten.

Entscheidungskriterien

Bei der Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premise-Servern sollten Unternehmen verschiedene Faktoren berücksichtigen:

  • Unternehmensgröße und -wachstum: Kleine und mittelständische Unternehmen können von der Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-Servern profitieren, während größere Unternehmen möglicherweise die Kontrolle und Sicherheit von On-Premise-Servern bevorzugen.
  • Budget und Kosten: Cloud-Server können anfangs kostengünstiger sein, da keine Investitionen in Hardware getätigt werden müssen. Langfristig können sich jedoch On-Premise-Server als kosteneffizienter erweisen, insbesondere wenn die Nutzung langfristig hoch ist.
  • Datensicherheit und Compliance-Anforderungen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass die gewählte Serverlösung ihren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entspricht, insbesondere wenn sensible Daten verarbeitet werden.

Fazit

Die Wahl zwischen Cloud- und On-Premise-Servern ist keine einfache Entscheidung und hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens ab. Während Cloud-Server Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, punkten On-Premise-Server mit Kontrolle und Sicherheit. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu wählen. Letztendlich sollte die gewählte Serverlösung dazu beitragen, die Geschäftsziele zu erreichen und die Effizienz der Unternehmensprozesse zu steigern.

Wie lange kann man einen onPremise-Server nutzen?

In der heutigen schnelllebigen Welt der Informationstechnologie kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über die neuesten Technologietrends zu behalten. Eine Frage, die sich viele Unternehmen stellen, ist: Wie lange kann man einen onPremise-Server nutzen, bevor er ausgedient hat? Diese Frage ist entscheidend, da die Nutzungsdauer eines Servers direkte Auswirkungen auf die Effizienz, Sicherheit und Kosten eines Unternehmens hat.

Was ist ein onPremise-Server?

Bevor wir in die Details eintauchen, lassen Sie uns zunächst klären, was ein onPremise-Server überhaupt ist. Ein onPremise-Server ist ein physischer Server, der sich innerhalb der Unternehmensräumlichkeiten befindet und von den Mitarbeitern vor Ort gewartet und verwaltet wird. Im Gegensatz zu Cloud-Servern, die von Drittanbietern gehostet werden, bietet ein onPremise-Server Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten und Anwendungen.

Die Lebensdauer eines onPremise-Servers

Die Lebensdauer eines onPremise-Servers hängt von mehreren Faktoren ab, darunter:

  1. Technologische Weiterentwicklung: Die Geschwindigkeit, mit der sich die Technologie entwickelt, beeinflusst direkt die Lebensdauer eines Servers. Neue Hardware und Softwareversionen können die Leistungsfähigkeit eines Servers veralten lassen.
  2. Lebenszyklus des Server-Betriebssystem: Die Supportdauer des Server-Betriebssystems hat direkten Einfluss auf dessen Lebensdauer. Wird der Support eingestellt, ist es Zeit für einen Austausch.
  3. Wartung und Upgrades: Regelmäßige Wartung und Upgrades sind entscheidend, um die Lebensdauer eines onPremise-Servers zu verlängern. Durch regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.
  4. Sicherheitsanforderungen: Mit der zunehmenden Bedrohung durch Cyberangriffe ist es wichtig, dass ein onPremise-Server den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht. Veraltete Server können anfällig für Sicherheitslücken sein, die das Unternehmen einem erhöhten Risiko aussetzen.
  5. Geschäftsanforderungen: Die Lebensdauer eines Servers sollte auch den sich ändernden Geschäftsanforderungen entsprechen. Wenn sich die Anforderungen eines Unternehmens ändern oder wachsen, muss möglicherweise ein Upgrade oder Austausch des Servers erfolgen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Wann ist es Zeit für ein Upgrade?

Es gibt einige Anzeichen, die darauf hinweisen können, dass es Zeit ist, Ihren onPremise-Server zu aktualisieren oder zu ersetzen:

  • Geringe Leistung: Wenn Ihr Server langsamer wird und nicht mehr mit den Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten kann, ist es möglicherweise Zeit für ein Upgrade.
  • Häufige Ausfälle: Wenn Ihr Server häufig ausfällt oder unerwartete Probleme auftreten, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass er am Ende seiner Lebensdauer angekommen ist.
  • Kapazität erschöpft: Beim Aufsetzen eines onPremise-Servers werden bereits Annahmen über die benötigte Speicherkapazität getroffen. Ändern sich die Anforderungen, kann diese schnell ausgereizt sein und ein Upgrade wird erforderlich.
  • Sicherheitsbedenken: Veraltete Server sind anfälliger für Sicherheitsbedrohungen. Wenn Sicherheitsbedenken aufkommen, ist ein Upgrade möglicherweise unerlässlich.
  • EOL des Betriebssystems: Die Server-Betriebssysteme von Windows haben generell eine Lebensdauer von 10 Jahren. Dabei liefert Microsoft für 5 Jahre Funktionsupdates. Für weitere 5 Jahre wird der Server mit Sicherheitsupdates versorgt.
  • Hardware veraltet: Nach ca. 5 Jahren Betrieb hat eine Festplatte ausgedient.
  • Garantieende der Hardware: Hersteller wie Wortmann geben standardmäßig 60 Monate Garantie. Diese kann mit Aufpreis um weitere 3 Jahre verlängert werden. Nach Ende der Garantie wird es jedoch Zeit für neue Komponenten.

Ist ein Cloud-Server eine gute Alternative?

In Anbetracht der begrenzten Nutzungsdauer und der starren Konfiguration stellt sich die Frage, ob nicht ein Cloud-Server eine bessere Alternative darstellt. Doch diese Frage lässt sich nicht so einfach beantworten und wird durch einige Faktoren beeinflusst.

Zunächst einmal kommt es darauf an, welche Software im Unternehmen im Einsatz ist. Nicht alle Systeme sind Cloud-Server-fähig. Daher sollte man genau abwägen und vor allem auch zukünftige Entwicklungen im Unternehmen mit in Betracht ziehen.

Hinzu kommt, dass Cloud-Server zwar keine hohen Anschaffungskosten haben, dafür aber mit monatlichen Leasingkosten zu Buche schlagen. Noch immer sind onPremise-Server die günstigere Variante, wenn man die Kosten über die Laufzeit von 5 Jahren betrachtet.

Wer jedoch vor allem auf Flexibilität und Skalierbarkeit Wert legt, kommt am Thema Cloud-Server nicht vorbei. Einen detaillierten Ratgeber zum Thema “onPremise oder Cloud-Server” finden Sie ebenfalls auf unserem Blog.

Unser Angebot für Sie

Wenn Sie feststellen, dass Ihr onPremise-Server nicht mehr den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht oder Sie sich Gedanken über Sicherheitslücken machen, sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Unser Team von IT-Experten kann Ihnen bei der Bewertung Ihrer aktuellen Serverinfrastruktur helfen und maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die Ihren Anforderungen entsprechen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren!

#Microsoft QuickTipps | Streng geheime Tipps für produktiveres Arbeiten mit Microsoft 365 🤫

Outlook, Word, Excel und Teams gehört mittlerweile zur Standard-Software im Office-Alltag. Und obwohl viele Nutzer täglich damit arbeiten, wird das Potenzial der vielfältigen Anwendungen häufig nicht vollständig ausgeschöpft.

Farbige Ordner in OneDrive?

Eine integrierte Schrittaufzeichnung zum Verfassen einfacher Anleitungen?

Plakative Beiträge in Teams, die garantiert gesehen werden?

Mehr Durchblick in Outlook dank bedingter Formatierung?

Excelzellen verbinden – Aber richtig!

Zu den LinkedIn-Posts

Rechnungsstellung in Word oder Excel? Besser nicht!

Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.

Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.

GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Einen genauen Überblick über die Inhalte der GoBD erhalten Sie in unserem Beitrag “Gesetzliche Anforderungen an die IT“.

Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.

“Wie kann das sein?”, werden wir oft gefragt. “PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.”

Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.

Unsere Empfehlung

Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.

Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.

Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.

Sie haben Fragen zu den GoBD oder benötigen Unterstützung bei der systemseitigen Aufsetzen Ihrer Prozesse? Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung!

E-Rechnung könnte für B2B-Geschäfte ab 2025 verpflichtend werden

Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.

Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.

Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.

Doch warum das Ganze?

Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.

Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.

Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.

Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.

Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.

Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.

Screen Microsoft Loop

Microsoft Loop – Unsere Erfahrungen mit der neuen Kollaborationssoftware

Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.

Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?

Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt”, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.

Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.

Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋

Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.

Screen Microsoft Loop

Was ist Microsoft Loop?

Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.

Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine “Loop-Komponente” verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.

Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.

Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.

Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop

Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.

Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level

Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.

Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten

Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.

Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.

Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.

Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick

Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.

„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.

Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt

Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.

Unser Fazit

Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.

Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.

Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.  

Excel ist ein Tabellenkalkulations­­­­programm – KEINE DATENBANK!­

Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.

EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.

Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine “dunkle Seite” der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.

Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.

Excel Problem #1: 🔎

Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.

Excel Problem #2: 🔗

Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.

Excel Problem #3: 🏝️

Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.

Excel Problem #4: ⌨️

Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die “0” ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.

Excel Problem #5: 🧐

Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?

Excel Problem #6: 🗓️

Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.

Excel Problem #7: 😵‍💫

Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?

Excel Problem #8: 🔒

Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.

Unser Fazit

Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.

Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.

Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.

Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.

SharePoint: Gemeinsamer Zugriff auf Daten

Wir alle kennen diese Situation: mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Dokument, es müssen Änderungen eingefügt werden oder jemand soll Probelesen. Gesagt, getan – alle machen sich hochmotiviert an die Arbeit und dann kommt die Meldung, die uns einen Schauer über den Rücken laufen lässt: Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt. Dahin ist die Motivation und das leidige Versenden von „Kannst du bitte mal die Word Datei schließen?“ beginnt.

Nun kommt die gute Nachricht: Diese Zeiten sind vorbei! Microsoft 365 bietet die perfekte Lösung für dieses Problem, den SharePoint. Microsofts SharePoint ist ein mobiles, cloudbasiertes Intranet, das von überall aus zu jeder Zeit erreichbar ist. Als zentraler Speicherort für Dateien bietet es die perfekte Basis für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Dateien im SharePoint, wie etwa Word Dokumente oder PowerPoint-Präsentation, sind mit der Funktion „Automatisches Speichern“ ausgestattet. So läuft man nie Gefahr, Änderungen und Fortschritte zu verlieren.

Doch nun zu dem Feature, das bei der Zusammenarbeit besonders hilfreich ist: Mehrere Nutzer können in Echtzeit an einer Datei arbeiten. Es gibt keine Fehlermeldungen mehr, weil die Datei bereits von einem Kollegen geöffnet ist. Dies erleichtert die gemeinsame Bearbeitung immens und spart nicht nur Zeit und ständige Abstimmungen, sondern auch Nerven. Im Menüband gibt es eine Anzeige, welche Kollegen gerade ebenfalls in der Datei arbeiten, und über einen Versionsverlauf können alle Änderungen eingesehen werden. So kommt nie wieder die Frage auf, welche Version eines Dokuments gerade die Aktuelle ist, wer etwas geändert hat oder bei wem eine Datei gespeichert ist. Auch das ständige Hin und Her per Mail entfällt, da alle Mitarbeiter zentral auf die Dateien zugreifen können.

Es kann jedoch sein, dass es in Ihrem Unternehmen auch Dateien gibt, die nicht von jedem Mitarbeiter geöffnet, beziehungsweise geändert werden dürfen. Auch das ist im SharePoint kein Problem. Über die Zugriffsverwaltung kann eingestellt werden, welche Nutzer für welche Ordner oder Dateien Berechtigungen besitzen. So können Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.

Wir bei premium technologies nutzen den SharePoint täglich und sind begeistert von der einfachen und bequemen Handhabe. Sie sind noch nicht überzeugt oder möchten mehr über das Thema Microsoft M365 erfahren? Buchen Sie eine Beratung bei einem unserer Spezialisten – wir finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen!


Ihre Ansprechpartner

Mit weniger Aufwand mehr erreichen – Microsoft 365

Flexibilität im Arbeitsalltag mit Microsoft 365

Ein erfolgreiches Unternehmen ist dazu in der Lage, sich den ständig wandelnden Gegebenheiten und Anforderungen der Zeit zu stellen. Wichtig dafür ist nicht nur das Mindset, sondern auch die verwendeten Tools. In diesem Beitrag möchten wir als Partner von Microsoft die Produkte rund um Microsoft 365 genauer beleuchten und Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von M365 profitieren kann.

Remote Work und die Rolle von Microsoft 365

In den letzten Jahren hat sich der Arbeitsalltag für viele verändert und sowohl Unternehmen als auch Angestellte mussten sich an die Fernarbeit gewöhnen. Remote Work hat sich somit weiterverbreitet und heute wünschen sich viele Arbeitnehmer mehr Flexibilität in Bezug auf ihren Arbeitsort.

Flexibilität und Widerstandsfähigkeit in unsicheren Zeiten

Auch die wirtschaftliche Ungewissheit muss im Unternehmen bedacht werden. Externe und schwer vorhersehbare Faktoren können über das Stehen und Fallen eines Unternehmens entscheiden. Aus diesem Grund ist ein gewisses Maß an Flexibilität unerlässlich. Dies sollte sich ebenfalls in den genutzten Anwendungen widerspiegeln.

Microsoft 365: Die dynamische, cloudbasierte Lösung

In Anbetracht dieser wesentlichen Faktoren bedarf es einer dynamischen, cloudbasierten Lösung. Microsoft ist bestens gerüstet, um Sie für diesen Weg zu wappnen. Das umfassende, integrierte Portfolio an Cloud-Lösungen beruht auf einem Fundament von Sicherheit und Datenschutz. Es hilft Unternehmen aus allen Branchen, die Widerstandsfähigkeit zu erhöhen und das Geschäftsergebnis zu verbessern. Viele Unternehmen arbeiten seit Jahrzehnten täglich mit Microsoft Produkten. Diese Vertrautheit und die Benutzerfreundlichkeit der Produkte sind nur ein Grund mehr, um sich für M365 zu entscheiden.

Moderne Arbeitsformen mit Microsoft 365

Microsoft 365 führt Sie auf den Weg zu modernen Arbeitsformen. Branchenführende Apps in Kombination mit intelligenten Clouddiensten und erstklassiger Sicherheit bieten eine solide Basis an Business Tools für Ihr Unternehmen.

Datenschutz und Microsoft 365

Da das Thema Datenschutz grundlegend von großer Bedeutung ist, möchten wir Ihnen einige Informationen dazu zur Verfügung stellen:

  • Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten: Microsoft nutzt Ihre Daten nur für die vereinbarten Dienste. Sobald das Kundenverhältnis beendet ist, werden auch die Daten entfernt. Zudem hält sich Microsoft selbstverständlich an die Datenschutzgesetze wie die DSGVO.
  • Sie entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden: Microsoft kann Daten an mehr Orten auf der Welt aufbewahren als jeder andere Cloud-Anbieter.
  • Microsoft sichert Ihre Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung: die Protokolle umfassen mindestens zwei Verschlüsselungsschichten.
  • Microsoft verteidigt Ihre Daten: staatlichen Stellen wird kein ungehinderter Zugang zu Ihren Daten gewährt. Datenanfragen staatlicher Stellen werden von Microsoft vor Gericht angefochten.

Ihre Daten werden ausschließlich für die Erbringung von Diensten, für die Problembehandlung, sowie Wartung und Verbesserung genutzt. Unzulässige Verwendungsweisen wie das Erstellen von Benutzerprofilen, Werbung und Marktforschung werden nicht toleriert.

Wie Microsoft Ihrem Unternehmen weiterhelfen kann

  • Größere Produktivität von überall aus
    • Schaffung optimaler Arbeitsbedingungen mit Cloudtechnologie zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team.
      • Relevante Dateien, Notizen und laufende Chats in einem freigegebenen Bereich speichern
      • Zusammen bessere Inhalte erstellen
      • Dank Versionsverlauf und vertrauenswürdiger Cloudstandorte vertrauensvoll und sicher zusammenarbeiten
      • Mit der Leistungsfähigkeit von KI die eigene Arbeit weiter verbessern
    • Integrierte Tools zur Arbeitserleichterung, damit Sie auf jedem Gerät Ihr Bestes geben können.
      • Mit einer Plattform für alle Geschäftspartner Verbindungen aufbauen und zusammenarbeiten
      • Mit integrierten Office 365-Apps Dateien in Echtzeit freigeben und bearbeiten
      • Als App für Windows, macOS, iOS und Android herunterladen – oder in einem Browser arbeiten
      • Ein reibungsloses, vertrautes Benutzererlebnis für PC, Handy, Internet und Besprechungsräume
    • Bessere Verbindungen für ein Gefühl von größerer Nähe zu den Kollegen im Unternehmen.
      • Gefühl der Verbundenheit, selbst wenn man getrennt ist
      • Größere Kontrolle darüber, wie Inhalte und Besprechungsteilnehmer angezeigt werden
      • Durch Mitteilungen und Mitwirkung der Geschäftsführung im gesamten Unternehmen auf dem Laufenden bleiben
  • Sicherung des eigenen Geschäfts mit vertrauenswürdiger Technologie
    • Sorgen Sie dafür, dass nur die richtigen Benutzer über Zugriff verfügen, ohne dass dies zulasten der Produktivität geht
    • Schützen Sie Ihre Daten durch bewährte Sicherheitsverfahren und unkomplizierte Richtlinien, die versehentliche Datenlecks verhindern
    • Kommen Sie Bedrohungen zuvor durch Erkenntnisse und empfohlene Präventivmaßnahmen
  • Eine kostengünstigere Lösung für die sichere Zusammenarbeit
    • Vereinfachen und optimieren Sie Ihren IT-Bestand mit Tools, die die Benutzer bereits kennen und schätzen.
    • Verringern Sie Ihre Angriffsfläche mit branchenführenden Sicherheitslösungen, die von vornherein integriert und auf bessere Zusammenarbeit ausgelegt sind. Senken Sie die Kosten durch Konsolidierung auf eine vollständige und sichere Kooperationslösung, anstatt für heterogene Einzellösungen zu bezahlen.

Werden Microsoft 365 und Surface Produkte zusammen genutzt, kann durch die flexiblen Spitzengeräte die Produktivität gesteigert und die aktive Zusammenarbeit gefördert werden. Eine einheitliche Verwaltung und die automatische Bereitstellung führt zur Senkung von Kosten und Komplexität. Wie schon erwähnt, schreibt Microsoft Sicherheit groß. Das Zero-Trust Sicherheitsmodell beginnt mit den von Haus aus sicheren Surface Produkten und erstreckt sich bis in die Cloud.

Damit auch Sie für die Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt gewappnet sind, möchten wir Ihnen ein Beratungsgespräch anbieten, um die passenden Microsoft 365 Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wir planen mit Ihnen einen modernen Arbeitsplatz, ermitteln Ihre Prioritäten und leisten den nötigen Support für die Implementation und dauerhafte Betreuung Ihrer IT-Landschaft.