Kategorie: Know-how

So meistern Sie den Wandel mit Lexware

Die Digitalisierung bietet viele Vorteile, aber auch Herausforderungen. Besonders bei der Rechnungsstellung und der Archivierung stellt sich oft die Frage, wie man gesetzliche Anforderungen erfüllen kann. Denn ab 2025 müssen Rechnungen zwischen Unternehmen in einem bestimmten elektronischen Format vorliegen, um als “echte” eRechnung zu gelten.

Doch keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Wandel zur eRechnung problemlos meistern – wir zeigen Ihnen wie.

Was ist eine eRechnung?

Eine elektronische Rechnung oder eRechnung ist KEINE bloßes PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung, sondern MUSS in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen ermöglicht dieses Format die automatische und elektronische Verarbeitung. Ab 2025 sind zugelassene Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes EN16931-konformes Format Pflicht für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Nur so lassen sich die Rechnungsdaten digital verarbeiten und Prozesse automatisieren.

Vorteile der eRechnung

• Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler.
• Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Portokosten.
• Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
• Umweltschutz: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt.

Wie funktioniert die eRechnung in Lexware?

1. Erstellung: Sie erstellen Ihre Rechnungen wie gewohnt in Lexware und wählen die Option „eRechnung“.
2. Versand: Über den Auftragsassistenten können Sie die Rechnung im gewünschten elektronischen Format versenden.
3. Archivierung: Die Rechnung wird automatisch archiviert und ist jederzeit zugänglich.

Die neuen Fristen im Überblick:

• Bis 31.12.2024 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss zustimmen
• Ab 01.01.2025 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss die Rechnung annehmen
• Ab 01.01.2027 sind Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz zur eRechnung verpflichtet
• Ab 01.01.2028 gilt die eRechnungspflicht für alle Unternehmen

Die Lexware-Lösungen zur eRechnung im Überblick

Revisionssichere Archivierung mit Lexware

Zusätzlich zur eRechnung selbst gelten neue Aufbewahrungspflichten für Rechnungsbelege. So müssen elektronische Rechnungen über zehn Jahre im Originalformat unveränderbar vorgehalten werden. Eine simple Ablage in Desktop-Ordnern ist rechtlich nicht mehr zulässig.

Die Lösung von Lexware bietet eine revisionssichere, digitale Archivierung gemäß den GoBD-Vorschriften. Dank Aktivitätsprotokoll und Versionierung bleiben die Daten jederzeit verfügbar, nachvollziehbar und unveränderbar. Die Archivierung lässt sich nahtlos in den Rechnungsworkflow integrieren. Eine mobile App ermöglicht überdies den Zugriff auf Belege von unterwegs.

Die Vorteile der revisionssicheren Archivierung mit Lexware

• Automatische Belegarchivierung: Ihre Rechnungen werden automatisch archiviert und synchronisiert.
• Aktivitätenprotokoll: Alle Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar.
• Hohe Datensicherheit: Ihre Daten werden in deutschen Hochsicherheitszentren gespeichert.
• Volltextsuche und OCR: Schnelle und effiziente Suche nach archivierten Dokumenten.
• Mobiler Datenzugriff: Zugriff auf Ihre Daten von überall aus per App.

Intelligentes Dokumentenmanagement mit d.velop

Besonders komfortabel lässt sich die Belegablage und -archivierung mit der Software d.velop durchführen. Dank Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen und automatischer Dokumentenerkennung werden eingehende Rechnungen direkt zugeordnet und revisionssicher in der digitalen Aktenstruktur abgelegt. Ein besonderes Highlight sind die Workflows und Kollaborationstools zur papierlosen Belegbearbeitung im Team.

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Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.

Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.

GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Einen genauen Überblick über die Inhalte der GoBD erhalten Sie in unserem Beitrag “Gesetzliche Anforderungen an die IT“.

Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.

“Wie kann das sein?”, werden wir oft gefragt. “PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.”

Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.

Unsere Empfehlung

Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.

Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.

Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.

Sie haben Fragen zu den GoBD oder benötigen Unterstützung bei der systemseitigen Aufsetzen Ihrer Prozesse? Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung!

Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.

Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.

Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.

Doch warum das Ganze?

Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.

Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.

Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.

Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.

Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.

Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.