Unterschriften wirtschaftlich und rechtskonform gestalten: Unsere Schnittstelle zwischen YOUSIGN und AMAGNO machts möglich

Obwohl das Unterschreiben von Dokumenten nur eine kleine Formalität ist,  wird gerade dieser letzte Schritt zu einem aufwändigen Kraftakt. Auch heute noch werden mancherorts digitale Dokumente ausgedruckt, von Hand unterschrieben und anschließend wieder eingescannt und per E-Mail verschickt. Dabei sind die eingescannten Dokumente dann oftmals nur noch schwer lesbar.

Der Status Quo: Sperrig und unsicher

Dieser sperrige Prozess ist unwirtschaftlich und innerhalb kürzester Zeit sieht man den Arbeitsplatz vor lauter Blättern nicht mehr.

Vielleicht klopfen Sie sich jetzt auch stolz auf die Schulter, weil Sie eben keinen Papierdschungel in ihrem Büro haben, sondern am Ende Ihrer PDF-Dateien einfach das Bild Ihrer Unterschrift einfügen. Hiermit sparen Sie sich zwar das Drucken und Scannen. Die E-Mails müssen trotzdem verschickt und Dokumente weitergeleitet werden, damit am Ende die richtige Unterschrift auch auf dem Dokument landet.

Doch können Sie sich wirklich sicher sein, dass die eingefügte Unterschrift wirklich von der unterschriftsberechtigten Person stammt und nicht von jemand anderem eingefügt wurde? Die Antwort ist so einfach wie ernüchternd: Nein! Damit sind solche Unterschriften, obwohl diese Methode vielerorts praktiziert wird, nicht rechtsverbindlich.

Schlank, nachhaltig und effizient – Unsere neue YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle

Die effizientere und nachhaltigere Lösung ist YOUSIGN, genauer genommen: Unsere YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle.

Mit der eSignature-Lösung von YOUSIGN können Sie Dokumente einfach digital unterzeichnen lassen. Hierfür geben sie kurz die Daten der Person ein, die das Dokument signieren soll. Diese erhält eine Mail mit einem Link zum Dokument. Sollen die Unterlagen nach eingehender Sichtung unterschrieben werden, wird ein spezieller Code ans Smartphone geschickt. Dieser muss nur noch in das entsprechende Feld eingegeben werden und das Dokument ist signiert. Anschließend kann es heruntergeladen werden.

eSignature Smartphone Ansicht
Quelle: YouSign

Dank unserer YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle lässt sich der gesamte Vorgang direkt innerhalb des Dokumentenmanagementsystems AMAGNO starten. Dort können Sie jederzeit den Bearbeitungsstand der Unterlagen einsehen. Sobald der Status von “In Bearbeitung” auf “Unterschrieben” wechselt, werden die signierten Dokumente automatisch in AMAGNO eingepflegt.

Die manuellen Arbeitsschritte werden so auf ein Minimum reduziert. Sie können sich ihre eigenen Workflows zusammenbauen und im Fall der Fälle sind die Signaturen rechtsverbindlich, revisionssicher und nachvollziehbar. Durch die Schnittstelle beseitigen Sie nicht nur den Dokumentendschungel auf ihrem Schreibtisch, sondern auch das Dateien-Wirrwarr, welches durch manuelle Dateiverwaltung schnell entstehen kann.

Neben dem intuitiven und effizienten Prozess sowie der Rechtsverbindlichkeit die YOUSIGN-Signaturen ermöglichen, müssen Sie sich auch beim Datenschutz keine Sorgen machen: YOUSIGN kommt aus Europa und ist DSGVO-konform.

Gerne zeigen wir ihnen die Funktionalität von YOUSIGN und unserer Schnittstelle in einem unverbindlichen Demo-Termin – damit die Signatur das bleibt was sie ist: eine kleine Formalität am Ende – fernab des undurchdringbaren Dschungels.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Workflow Integration: Signaturen können dank Schnittstelle direkt über AMAGNO angefordert werden und signierte Dokumente werden direkt in AMAGNO eingepflegt
  • Schnelle, simple und sichere (rechtsverbindlich) Signaturen
  • Unmittelbare Rückmeldung bei z. B. Angeboten, da das Dokument nicht gedruckt, händisch unterschrieben eingescannt und zugeordnet werden muss.
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
  • eIDAS-konform und zeitgestempelte Belegdatei
  • DSGVO-konformer Schutz für Ihre Daten und die Ihrer Kunden
  • Sicheres Hosting innerhalb der EU
  • Geeignet für alle Branchen, Abteilungen, Teams und verschiedene Unternehmensgrößen
  • Nachhaltig für Unternehmen und Umwelt
  • Status der Unterschrift jederzeit abrufbar (“In Bearbeitung”, “Bestätigt” und “Abgelehnt”)
So funktioniert der Ablauf in Amagno DMS.

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eSignature – Das 1×1 der digitalen Unterschriften

eSignature Smartphone Ansicht
Quelle: Yousign

In diesem Artikel erfahren Sie:

Was ist eine eSignature?

Unter einer elektronischen Signatur (engl.: eSignature) versteht man technische und rechtliche Mechanismen, die beim Unterzeichnen digitaler Dokumente eine sichere Authentifizierung sowie einen Zustimmungsnachweis ermöglichen. Die digitale Unterschrift erfüllt damit den gleichen Zweck wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument.

Sie wird primär im E-Government (öffentliche Verwaltung) und der E-Justice (Justiz) verwendet. Durch nutzerfreundliche Tools findet sie aber zunehmend auch im Unternehmensalltag Anwendung.

Schon gewusst? Obwohl elektronische Signatur und digitale Signatur oft in einem Atemzug und als Synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied.

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist in erster Linie ein rechtlicher Begriff. Unterschieden wird hier zwischen:

  • einfacher elektronischer Signatur (SES),
  • fortgeschrittener elektronischer Signatur (AdES) sowie
  • qualifizierter elektronischer Signatur (QES).

Die einfache elektronische Signatur ist die unsicherste Variante: hierbei handelt es sich beispielsweise um die Signatur unter einer E-Mail. Sowohl bei der fortgeschrittenen als auch bei der qualifizierten Signatur wird anhand eines Authentifizierungs- bzw. Identifizierungsverfahrens die Identität der unterzeichnenden Person überprüft. Die qualifizierte elektronische Signatur verfügt dabei über die höchsten Standards und den größtmöglichen Geltungsbereich.

Generell gilt aber: Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit stehen in einem Spannungsverhältnis. Je höher die Sicherheit, desto mehr leidet die Nutzerfreundlichkeit, da für den Unterzeichner mehrere Identifizierungsstufen nötig werden.

 Digitale Signatur

Bei der digitalen Signatur handelt es sich um ein spezielles Verfahren, bei dem der Unterzeichner und das Dokument durch eine besondere Verschlüsselung unwiderruflich miteinander verbunden werden. Diese Einheit kann jederzeit nachträglich und von egal wem mittels des öffentlichen Schlüssels nachvollzogen und überprüft werden.

Nachträgliches Bearbeiten der unterzeichneten Dokumente ist mit der digitalen Signatur jedoch nicht möglich und würde den Vertrag als ungültig anzeigen.

Sind e-Signaturen sicher?

e-Signaturen sind ebenso rechtsverbindlich wie normale Unterschriften. In der EU ist die Anerkennung über die eIDAS-Verordnung  über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste geregelt, an der auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik mitgewirkt hat. Die Verordnung wurde in Deutschland als Grundlage für das Vertrauensdienstegesetz genutzt. Dieses besagt, dass in Deutschland eine qualifizierte elektronische Signatur einer handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist.

Damit digitale Signaturen rechtsverbindlich sind, müssen e-Signatur-Anbieter strenge Auflagen erfüllen und bestimmte Zertifizierungen erlangen. Zertifizierte Anbieter können im Namen ihrer Partner rechtsverbindliche und gesetzlich anerkannte Unterschriften erstellen. Diese vertrauenswürdigen Dritten werden regelmäßig auditiert, um sicherzustellen, dass ihre Lösungen den europäischen Vorschriften entsprechen.

Es ist kein Geheimnis, dass händische Unterschriften durchaus gefälscht werden können. Vor diesem Hintergrund kann man zurecht behaupten, dass digitale Signaturen aufgrund der oft mehrstufigen Authentifizierungsverfahren um ein vielfaches sicherer sind.

Vorteile einer eSignature

  • Aufwand reduzieren: Dokumente lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, unterschreiben und versenden
  • Rechtsverbindlichkeit herstellen: Vertraulichkeit und Rückverfolgbarkeit der Daten durch eIDAS zertifizierte und rechtssichere Software
  • Prozesse optimieren: Automatische Erinnerungen bei ausstehenden Unterschriften
  • Integration in CRM und DMS-Lösungen durch Schnittstellenanbindung

Mögliche Anwendungsfälle für digitale Unterschriften

  • Personalwesen: Neue Mitarbeiter willkommen heißen
  • Vertrieb: Geschäfte abschließen
  • Beschaffung: Alle Verträge genehmigen
  • IT-Abteilung: Anwendungen aller Teams sichern
  • Rechtsabteilung: Verträge schützen
  • Verwaltung- und Finanzabteilung: Genehmigungsprozesse optimieren
Logo Yousign

Premium technologies bietet Kunden die eSignature-Lösung von Yousign an (Infoflyer öffnen), einem der führenden europäischen Anbieter für elektronische Signaturen. Sie haben Fragen zum Thema? Dann sprechen Sie uns an.

Gern zeigen wir Ihnen die Funktionsweise im Rahmen eines unverbindlichen Demo-Termins.

Wir bietet eine schlanke und effiziente Schnittstelle, um digitale Unterschriften mit dem Dokumentenmanagementsystem AMAGNO zu verzahnen. Die manuellen Arbeitsschritte werden damit auf ein Minimum reduziert. Mehr Infos dazu erhalten Sie in diesem Beitrag.

5 Schritte zur Digitalisierung – Die Einführung eines CRM-Systems

In Ihrem Unternehmen gibt es Überlegungen Geschäftsprozesse zu digitalisieren und ein Kundenmanagementsystem (CRM) einzuführen? Aber Ihnen fehlt noch die Vorstellung, wie solch ein Einführungsprozess aussehen könnte?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen kurz, welche Schritte auf Sie zukommen und wie wir gemeinsam mit unseren Kunden die optimale Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln.

Infografik Einführung CRM premium technologies

1. Wo stehen Sie? Wohin wollen Sie?

Im Rahmen eines ersten Gesprächs erklären Sie uns die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen. Wo sehen Sie Herausforderungen und welche Vorstellungen haben Sie für die Zukunft? Welche Prozesse gibt es bereits bei Ihnen und welche Datenquellen stehen zur Verfügung?

Wir strukturieren diese Informationen und besprechen mit Ihnen, welche Produkte, Systemkomponenten und Dienstleistungen für Sie in Frage kommen.

2. Der Blick nach vorne

Auf Basis der im Schritt 1 besprochenen Inhalte bereiten wir eine Präsentation vor, bei der wir Ihnen Lösungen vorstellen, die Ihre Anforderungen erfüllen können.

Wir zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was möglich wäre, und wie die vorhandenen Prozesse am besten abgebildet werden sowie welche Funktionen Sie dazu nutzen können.

3. Die Investition

Nachdem Sie gesehen haben, was durchführbar ist, möchten Sie natürlich auch wissen, was Sie investieren müssen.

Wir erstellen Ihnen nun ein Angebot, welches die benötigten Lizenzen und eine erste Schätzung der Dienstleistungen beinhaltet.

4. Die Details

Damit sich eine Investition lohnt, muss sie nachhaltig Nutzen bringen. Entscheiden Sie sich, das Projekt anzugehen, führen wir mit Ihnen einen Kickoff-Workshop durch, um die Wünsche aus Schritt 1 zu betrachten und Anforderungen für die Systemkonfiguration zu formulieren. Dabei ist für uns interessant, welche Prozesse digitalisiert werden sollen, welche Abteilungen mit dem CRM-System arbeiten werden und welche Funktionen zum Beispiel für Reporting und Marketing nötig sind.

Diese Punkte werden dann mit Ihnen gemeinsam priorisiert, damit sie Stück für Stück durch unser Team umgesetzt werden können.

Der Workshop dauert je nach Projektumfang ca. 1–7 Tage. Als Ergebnis erhalten Sie einen konkreten Fahrplan für Ihr Projekt. Wir konkretisieren zudem das Angebot nochmals.

5. Die Umsetzung

Wurden alle wichtigen Punkte im Workshop fixiert, starten wir mit der Implementierung. Anhand der zuvor festgelegten Prioritäten führen wir gemeinsam das gewünschte System in Ihrem Unternehmen ein. Dabei überführen wir Ihre alten Datenstrukturen, Importieren vorhandene Adressdaten und richten alle benötigten Systemkomponenten für Sie ein. Alle Schritte werden dabei mit Ihnen abgesprochen.

Zum Ende des Projekts erhalten Sie ein fertiges, maßgeschneidertes Kundenmanagementsystem, mit dem Sie nahtlos weiterarbeiten können. Ihre Mitarbeiter werden durch unser kompetentes Team begleitend geschult, sodass alle sofort vom neuen CRM profitieren können.

Und auch nach Projektabschluss stehen wir Ihnen bei Fragen und Problemen jederzeit zur Seite.

Auch die VW Bildungsinstitut GmbH hat mit einem CRM ihr Kunden- und Auftragsmanagement optimiert. Lesen Sie hier mehr zum Projekt.

Sie haben Fragen zur Einführung eines CRMs oder möchten sich gern selbst ein Bild machen? Dann sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen gern, dass Digitalisierung kein Hexenwerk ist.

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Informationspflichten für Unternehmen

Sei es bei der Erstellung eines Angebotes, beim Abschluss eines Vertrages oder einem simplen Besuch einer Internetseite. In unserer digitalen Welt werden immer schneller und immer mehr Daten erhoben, wobei sich Betroffene dessen oft gar nicht bewusst sind.

Um hier eine größere Transparenz zu schaffen, beziehungsweise die Datenschutzrechte von Betroffenen zu stärken, trat 2018 die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft, in der unter anderem auch die Informationsrechte von Betroffenen geregelt sind und bestimmt wird, wer für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist.

Unternehmen und deren verantwortliche Stellen sollten sich hierbei den Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ganz besonders gut ansehen, weil Informationsrechte für Betroffene gleichbedeutend mit Informationspflichten für Unternehmen sind.

Aber genau diese Informationspflichten für Unternehmen werfen viele Fragen auf:

Wer muss informiert werden?

Jedes Unternehmen ist laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet, potentiell betroffenen Personen Auskunft zu erteilen:

Jeder Betroffene sollte zu jeder Zeit wissen,
ob und wenn ja, welche Daten von ihm erhoben
und gespeichert werden. Auch der Zweck der
Verarbeitung sollte dem Betroffenen bekannt sein.

Alle Unternehmen sollten somit für verschiedene Personenkreise jeweils ein spezielles Dokument erstellen, das den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung gerecht wird und welches bei einem Erstkontakt oder auf Nachfrage sofort an potentiell betroffene Personen ausgehändigt werden kann.

Mögliche Empfänger könnten unter anderem sein:

  • Kunden und Interessenten
  • Lieferanten
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Bewerberinnen und Bewerber
  • Besucherinnen und Besucher deren personenbezogene
  • Daten, z. B. zur Kontaktverfolgung während
  • einer Pandemie, festgehalten werden

Für die Erstellung dieser Dokumente sollte man sich Zeit nehmen. Zum einen, weil eine transparente Herangehensweise Vertrauen in der Zusammenarbeit schafft, zum anderen aber auch, weil bei Nichteinhaltung der Vorgaben schnell empfindliche Bußgelder drohen.

Welche Informationen müssen übermittelt werden?

Ein Dokument zur Erfüllung der Informationspflichten laut DSGVO sollte folgende Themenschwerpunkte berücksichtigen und ausformuliert für jeden Betroffenen transparent und verständlich darstellen:

  • Definition des potentiell betroffenen Personenkreises
  • Benennung des verantwortlichen Unternehmens
  • Benennung der zu Grunde liegenden Rechtsnormen
  • Optional der aktuelle Versionsstand (Empfehlung)
  • Eine einfache und verständliche Einleitung
  • Benennung des Verantwortlichen
    • Kontaktdaten (Firmendaten)
    • Vertreter der verantwortlichen Stelle
    • (Geschäftsführer/in, Vorstand, …)
    • Benennung des Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden
  • Art, Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
  • Allgemeine Grundlagen zur Verarbeitung
  • Beschreibung der personenbezogenen Daten oder Daten-Kategorien
  • Beschreibung möglicher Datenquellen (z. B. wenn die Daten nicht direkt erhoben werden)
  • Wer Empfänger der pers. Daten sein kann?
  • Werden personenbezogene Daten ins nicht
  • europäische Ausland übermittelt?
  • Wie lange werden die Daten gespeichert, bzw. auf welcher Rechtsgrundlage müssen die Daten vorgehalten werden?
  • Benennung der Datenschutzrechte für Betroffene
  • Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (inkl. Kontaktdaten der Behörde)
  • Müssen pers. Daten bereitgestellt werden?
  • Werden Tools zur automatischen Entscheidungsfindung eingesetzt?

Wann sollten die Daten weitergegeben werden?

Die Frist, in der potentiell Betroffene über die Erhebung und Verarbeitung von pers. Daten informiert werden müssen, beträgt maximal einen Monat.

Falls ein direkter Kontakt zum Betroffenen besteht, z. B. beim Abschluss eines Vertrages, sollte die Übermittlung der Datenschutzinformationen am besten direkt erfolgen, z. B. durch eine Erweiterung des Vertrages, bzw. der Auftragsbestätigung. Falls dies nicht möglich ist, wäre eine fristgerechte Übermittlung per E-Mail zu empfehlen. So wäre auch die Nachweispflicht der Übermittlung zu 100% gegeben.

Übermittlung der Informationen

Um den Informationspflichten nachzukommen, empfehlen wir u. a. folgende Strategien anzuwenden:

  • Erweiterung der Angebots-, Bestell-, Bestätigungs- und Vertragsunterlagen
  • Erweiterung der E-Mail Signatur
  • Herausgabe von Unterlagen für Bewerber/innen
  • Erweiterung der Arbeitsverträge
  • Direkter Aushang der Datenschutzinformationen im Verkaufsraum, in der Praxis, im Sportstudio, im Hotel, in der Gaststätte, …
  • Als Handreichung am Empfang (z. B. als Info-Flyer)
  • Auf der Internetseite, u. v. m.

Wir helfen sehr gerne!

Falls auch Sie Dokumente zur Erfüllung der DSGVO erstellen möchten, unterstützen wir Sie sehr gerne. Profitieren Sie von unserem Know-how und von vielen Checklisten und Mustervorlagen, die wir gemeinsam mit Ihnen schnell und einfach an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können!


Ihre Ansprechpartnerin (Dasax GmbH)

So haben wir mit einem Dokumentenmanagementsystem dem Papierdschungel ein Ende gesetzt

Kennen Sie das? Für nur eine Rechnung gibt es in der FiBu-Abteilung fünf Stempel, acht Ordner, vier Freigabeberechtigte und am Ende auch unzählige Fragezeichen sowie mehrere laufende Regalmeter.

Zugegeben, diese Darstellung mag etwas überspitzt sein.

Nichtsdestotrotz sieht der Alltag bei vielen Geschäftsführern, Finanzbuchhaltern und Steuerberatern so ähnlich aus.

Hinzu kommen lange Lauf- oder Versandwege zwischen den einzelnen Abteilungen oder Niederlassungen und die damit verbundene Wartezeit… vom Faktor Home Office mal ganz zu schweigen.

Doch es gibt zum Glück Abhilfe. Dank der Digitalisierung existieren mittlerweile clevere Tools zur Dokumentenverwaltung, die sämtliche dokumentenbezogene Prozesse im Unternehmensalltag effizienter und intuitiver gestalten.

Als leidenschaftliche Nerds und überzeugte Early Adopters digitaler Lösungen möchten wir mit Ihnen unsere eigenen Erfahrungen teilen und aufzeigen, bei welchen Prozessen wir mittlerweile papierlos unterwegs sind.

Ein kleiner Spoiler vorweg: Bei uns gibt es eigentlich kein Papier mehr…. naja vielleicht noch die Geburtstagskarten für das Team und die ein oder andere Postkarten aus dem Urlaub. Aber sehen Sie selbst.

Die Lösung? Ein Dokumentenmanagementsystem!

Dokumentenmanagementsystem von amagno – Anewender

Ganz einfach gesprochen, unterstützt uns ein Dokumentenmanagement System (DMS) bei der Verwaltung unserer Dokumente.

Man kann es sich als einen riesigen digitalen Aktenschrank mit unzähligen Fächern, Klebezetteln, Registern und Notizen vorstellen. Eingescannte und digitale Dokumente lassen sich damit im Handumdrehen finden, bearbeiten, speichern und zurückverfolgen.

Mit einem DMS können wir auch komplexe Geschäftsprozesse automatisieren und digital abbilden. Dabei werden Medienbrüche vermieden (analog, Scan, digital), Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht. Ganz nebenbei schonen wir auch die Umwelt und unsere Mitarbeiter werden durch das System entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.

“Suchen war gestern”: Zeit sparen und Kosten reduzieren

Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kann richtig Geld kosten. In Abhängigkeit der einzelnen Schritte und der Anzahl der involvierten Mitarbeiter kostet eine einzige Rechnung schnell mal einen hohen zweistelligen Betrag.

Muss dann noch nach die letzte Version eines bestimmten Dokuments gesucht oder die Rechnung mit dem Angebot abgeglichen werden, wird es schnell unübersichtlich.

Mit unserem DMS lassen sich Informationen durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufen und der Arbeitsschritt kann zügig und ohne lästiges Blättern abgeschlossen werden.

Dadurch, dass jeder Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit alle relevanten Dokumente und deren aktuellen Arbeitsstand aufrufen kann, entfallen Rückfragen und lange Durchlaufzeiten.

Transparente Prozesse

Da jeder Mitarbeiter ständig Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente hat, konnten wir fehleranfällige Doppelablagen weitestgehend abschaffen. Die Zugriffe und einzelnen Bearbeitungsschritte können vom Entwickler, über die Buchhaltung bis hin zur Geschäftsführung lückenlos nachvollzogen werden. Wenn nötig, sind diese auch jederzeit rekonstruierbar.

Zusätzlich hilft uns die automatische Versionierung dabei, jederzeit nachzuvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Das eliminiert weitere Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten.

Auch zeitintensive Geschäftsprozesse lassen sich mit dem DMS intuitiv abbilden. Wir versenden Dokumente direkt aus dem System und müssen beim Verfassen der Mail nicht mehr umständlich nach der richtigen Dateianlage suchen. Ein- und Ausgangsrechnungen kann das Team nahtlos zur Prüfung und Freigabe übergeben ohne dass Ordner mit ausgedruckten PDF-Dokumenten durch die Firma wandern müssen. Die einzelnen Mitarbeiter können sogar ihre eigenen digitalen Stempel und Unterschriften zur Bearbeitung verwenden.

Dokumentenmanagementsystem von amagno – Screenshot

Durch die Vergabe von Nutzerrollen – verbunden mit unterschiedlichen Zugriffsrechten – werden sensible Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Aufbewahrungspflicht steuerkonform abbilden

Für unterschiedliche Geschäftsunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die wir, wie jedes andere Unternehmen auch, einhalten müssen. Abgesehen von der reinen Papierflut, die es dafür zu bewältigen gilt, muss die Ablage zudem revisionssicher sein, um die Manipulation und Löschung von Dateien zu verhindern. Gemeinsam mit unserem Partner AMAGNO geben wir Ihnen in einem Spezialbeitrag einen tieferen Einblick in die Dokumentenarchivierung.

Sie haben Fragen zum Thema Dokumentenmanagement oder möchten einen genaueren Blick auf die Lösung werfen? Dann nehmen Sie doch an einem unserer nächsten Demo-Termine teil.

Sie haben keine Zeit? Dann fordern Sie gern eine kostenfreie Testversion an und testen sie einfach in Ihrem eigenen Tempo.

premium technologies bietet eine schlanke und effiziente Schnittstelle, um digitale Unterschriften mit AMAGNO abzubilden. Die manuellen Arbeitsschritte werden damit auf ein Minimum reduziert. Mehr Infos dazu erhalten Sie in diesem Beitrag.

Von Excel-Tabellen und vergessenen Geburtstagen – Wie ein CRM-System geschäftliche Erfolge maximiert

Hat Herr Mayer schon das Angebot bekommen?

Wann war doch gleich der Geburtstag von Frau Schneider?

 Und wer soll in diesem Jahr eigentlich eine Weihnachtskarte bekommen?

Ja, sicherlich, Weihnachten ist noch lange hin. Aber wir sind uns sicher, dass eben diese Fragen nur allzu häufig im Alltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen gestellt werden.

Die Kundendaten – das Kapital einer jeden Firma – werden häufig dezentral, in riesigen Exceltabellen und Outlook-Adressbüchern  erfasst und verwaltet: ein fehleranfälliges System, das ganz nebenbei die meisten Unternehmen viel Zeit und Nerven kostet. Nachhaltiger, geschäftlicher Erfolg, der das Wachstum der nächsten Jahre vorgibt, kann damit nur schwer erreicht werden.

Die Antworten auf die oben gestellten Fragen, ließen sich einfach in einem System für Kundenbeziehungsmanagement (eng.: Customer Relationship Management) finden. Doch nach wie vor sind viele KMU der Meinung, dass nur große Unternehmen eine einheitliche digitale Lösung zur Verwaltung der Kunden-, Lieferanten- und Interessentendaten benötigen.

Wir möchten daher etwas Licht ins Dunkel bringen und aufzeigen, dass auch kleine Organisationen von der Software-Lösung profitieren können.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM ist eine Software-Lösung, mit der man auf dem eigenen Server, in der Cloud oder als Miet- und Leasing-Version Kundendaten professionell, transparent und in Echtzeit managen kann. Im System können alle wichtigen Infos in einer digitalen Kundenakte, inkl. Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Angeboten, Rechnungen und Schriftverkehr erfasst werden. Zusätzlich ermöglichen Segmentierungskriterien die Einteilung der Kontakte anhand verschiedenster Parameter, um Vertriebschancen zu identifizieren oder weitere Maßnahmen effizient zu planen.

Ein CRM trägt durch die Optimierung der Kommunikation und der angeschlossenen Kundenprozesse nachhaltig zu einer besseren Kundenbindung bei. Darüber hinaus kann durch die Automatisierung Zeit eingespart und die Effizienz von Vertrieb und Marketing gesteigert werden. Durch das abteilungsübergreifende und kollaborative Arbeiten, erhalten alle Nutzer im Unternehmen eine bessere Kenntnis über die Kunden und Geschäftskontakte.

Kundenmanagement Software (CRM) - Einsatzbereiche von cobra

Wie profitieren die unterschiedlichen Mitarbeiter im Unternehmen von einem CRM?

Geschäftsführung

Die Geschäftsleitung hat viel um die Ohren: Kundentermine, Freigaben, Vertrieb, Personalarbeit, strategische Entscheidungen und Managementaufgaben. Die Liste der täglichen To-Dos ist lang und könnte sicher um weitere Punkte ergänzt werden.

Ein systematischer Überblick zu Umsatzzahlen, Kosten, Aufträgen und Meilensteinen an einem Ort ist daher ein guter Ausgangspunkt für die Situationsanalyse sowie Zielplanung, Strategieplanung, Maßnahmenplanung und das anschließende Controlling.

Ein Kundenmanagement-System, das unternehmensweit im Einsatz ist und auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben, vereint eine lückenlose Kommunikationshistorie und die nächsten Schritte unter einem Dach. Sowohl der Vertrieb als auch das Projektmanagement können Eintragungen aus ihrer Perspektive vornehmen. So ergibt sich für die Leitungsebene ein vollständiges Bild ohne zeitraubende Gespräche mit den einzelnen Abteilungen führen zu müssen.

Vertrieb

Der letzte Kontakt liegt schon einige Wochen zurück. Ein CRM bietet eine präzise Übersicht über die besprochenen Themen, eventuelle Fragen und den nächsten Termin für die Wiedervorlage. Und werden die Stammkunden gut betreut?

Sowohl Innen- als auch Außendienst profitieren von den Funktionen eines einheitlichen Systems. Und ist ein Kollege mal außer Haus, kann der Kunde trotzdem über den aktuellen Stand des laufenden Projekts informiert werden. Der Mitarbeiter im Außentermin kann wiederum mit seinem Smartphone von überall auf das CRM zugreifen und hat somit alle Kontaktdaten und Gesprächsnotizen im Blick.

Auch das Nachfassen von Anfragen und Angeboten wird dank automatischer Wiedervorlagen und Workflows optimal gestaltet.

Neben Aussagen zu Vertriebszielen lassen sich mit einer CRM-Lösung auch Verkaufschancen identifizieren.

Marketing

Zurück also zu unserer Anfangsfrage: “Wer bekommt denn nun die Weihnachtskarte?

Die Mitarbeiter im Marketing können mit einer CRM-Lösung auf die wichtigsten Kontakte und Zielgruppen zugreifen und auf Basis von Umsatzzahlen, Kundenhistorie und weiteren Kriterien mit nur wenigen Klicks auswählen, wer in diesem Jahr Post bekommt. Auch Briefkopf und Anrede sind einfach erstellt… Jetzt fehlt nur noch ein pfiffiger Spruch. 🙂

Ebenso wie die Planung von Mailingaktionen kann im CRM auch der Versand eines Newsletters organisiert, geplant und umgesetzt werden… einschließlich der nötigen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Und wenn gerade mal nicht das Jahresendgeschäft ins Haus steht, kann das Team aus Marketing und Vertrieb auch die geeigneten Teilnehmer für ein (virtuelles) Get-Together identifizieren und einladen.

Service & Support

Auch die Service- und Support-Mitarbeiter profitieren von einem unternehmensweiten Kundenmanagementsystem.

Klingelt das Telefon, sorgt eine Schnittstelle dafür, dass bereits vor Abheben der jeweilige Kunde auf dem Display angezeigt wird. So lassen sich leicht die Kommunikationshistorie, laufende Verträge und Projekte überblicken. Auch die Anbindung eines Ticketsystems ist durchaus möglich. 

Implementierung

Die Einführung eines CRMs zum Beispiel von COBRA ist so individuell wie die Abläufe im Unternehmen. Mit einer Vielzahl an Modulen kann das System auf die unterschiedlichen Prozesse angepasst werden.

Wird ein Newsletter-System benötigt? Soll das Eventmanagement über das CRM abgebildet werden? Bedarf es eines Ticketsystems?

Gemeinsam mit Ihnen klären wir diese Fragen und passen die Software-Lösung ganz auf Ihre Abläufe im Unternehmen an.

ERP Systeme

ERP Systme, also Enterprise-Resource-Planning Systeme, übernehmen im Unternehmen die Aufgaben der Planung, Steuerung und Verwaltung von verschiedenen Ressourcen. Wir von premium technologies sehen gerade für kleine und mittelständische Unternehmen großes Potenzial in der Verwendung von ERP Systemen und der damit einhergehenden Digitalisierung der Unternehmen.

Wie genau ERP Systeme in Ihrem Unternehmen helfen können, welche Vorteile sie mit sich bringen und wie wir als Systemhaus Ihnen bei der Einführung dieser Systeme behilflich sein können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

ERP Systeme allgemein: Nutzung und Funktionen

Ein ERP System ist die komplexe Verkettung von verschiedener Software zur Ressourcenplanung im gesamten Unternehmen. Je nach dem Bedarf des Unternehmens kann die Anwendung der entsprechenden Software variieren. Die Wahl des richtigen Systems hängt von der Branche, der Unternehmensgröße, dem geforderten Funktionsumfang und den verwendeten Technologien ab.

Je nach den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens können weitestgehend alle Unternehmensbereiche durch ein ERP System abgebildet werden. So kann eine bessere Kommunikation erfolgen und die unternehmensinterne Kollaboration verbessert werden. Grundsätzlich kann ein ERP System von der Materialwirtschaft, über Produktionsplanung, Rechnungswesen, Personalwirtschaft bis hin zum Dokumentenmanagement alles umfassen. Auch viele andere Bereiche können durch die Verwendung einer ERP Software abgebildet werden.

premium technologies konzentriert sich auf die Bereiche der Buchhaltung, der Personalabrechnung, des Dokumenten- und Kundenmanagements, sowie der Ressourcen- und Warenwirtschaft, der Office-Anwendungen und der digitalen Steuererklärung.

Vorteile von ERP Systemen

Die einheitliche Datenbasis von ERP Systemen hilft dabei, Redundanzen zu vermeiden und allen Mitarbeitern stets die aktuellen Daten zur Verfügung zu stellen. So können viele Unternehmensprozesse zentralisiert und optimiert werden. Dies bringt ebenfalls eine geringere Fehlerdichte mit sich und spart Zeit, da nur mit einem System gearbeitet werden muss.

Ein weiterer Vorteil besteht in dem Gesamtüberblick, den ein ERP System bietet. So können Sie stets alle relevanten Unternehmensdaten aktuell und übersichtlich abrufen, wodurch Entscheidungen schneller getroffen werden können und die Berichterstattung beschleunigt wird. Ebenso trägt dies zur besseren Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern bei.

Zudem kann durch ERP Systeme die Digitalisierung im Unternehmen vorangebracht werden: die digitale Speicherung von Daten erspart das Papierarchiv und die Suche nach bestimmten Daten kann durch eine Suchfunktion in der Software deutlich erleichtert werden. So können Unternehmen nach der Einführung eines ERP Systems eine gesteigerte Motivation der Mitarbeiter verzeichnen, da Standardprozesse automatisiert werden können und sich somit die gesamte Effizienz im Unternehmen steigert.

Insgesamt nützen die Vorteile eines ERP Systems allerdings nur etwas, wenn die Mitarbeiter auch verantwortungsvoll und umsichtig damit umgehen. Daher ist es auch unumgänglich, alle Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software zu schulen, damit diese auch effizient angewandt werden kann. Dafür steht Ihnen unser Partner wetux zur Seite. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Einführung eines ERP Systems oftmals nicht einfach, da sie nicht die Manpower und das Know-how besitzen, welche für den Start nötig sind. Daher ist es sinnvoll einen IT-Dienstleister zu konsultieren.

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Wie premium technologies Sie bei der Einführung eines ERP Systems unterstützt

Als IT-Systemhaus unterstützen wir Sie bei der IST-Analyse der Prozesse und bei der Konzeption des Soll-Ziels. Dann beraten wir Sie zur Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Wir agieren gemeinsam mit renommierten Software-Partnern wie LEXWARE, COBRA, AMANGO und MICROSOFT, deren Produkte wir genau kennen und ausgiebig in der täglichen Praxis getestet haben.

Wir begleiten als ganzheitlich denkender IT-Dienstleister die komplette Einführung der Software in die Prozesse. Bei der Schulung der Anwender in den Fachabteilungen stehen wir Ihnen zur Seite. Wir gewährleisten einen technischen und fachlichen Anwendungssupport auf Dauer. Sie profitieren von unseren reichen Erfahrungen als IT-Systemhaus aus langjährigen Kundenbeziehungen mit vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Chemnitz und Umgebung.

Wir konzentrieren uns auf Ihre Bedürfnisse: unsere hochqualifizierten Software-Entwickler sind in der Lage, Anpassungen der ERP Software für Sie vorzunehmen. So können Sie spezifische Module nach Ihren individuellen Anforderungen in Ihr ERP System integrieren. Gern helfen unsere Experten Ihnen dabei, den meisten Nutzen aus der Software zu ziehen.

Wonach Suchen Sie?

Digitale Buchhaltung – Lexware Buchhaltung Premium und lexoffice

Digitale Personalabrechnung – Lexware Office Pro

Digitale Steuererklärung – Lexware TAXMAN

Ressourcenplanung und Warenwirtschaft – Lexware, Haufe X360 und Lexware Premium

Dokumentenmanagement – Amagno

Kundenmanagement – cobra crm

Office Anwendungen – Microsoft Office 365

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Ihre Ansprechpartner

IT Dienstleister Chemnitz

Systemadministratoren, Softwareentwickler, Vertrieb und Verwaltung – alle arbeiten unter dem Oberbegriff IT Dienstleister Chemnitz bei premium technologies. Unser Team kennt sich in allen Belangen rund um Technik und IT aus. Das Ziel unserer IT Dienstleistungen ist es, die Geschäftsprozesse unserer Kunden durch den Einsatz von modernen Informationstechnologien zu unterstützen und zu optimieren.  

Die Leidenschaft für Technik und das stetige Streben nach Verbesserung treibt uns alle gemeinsam an. Mit richtungsweisenden Produkten und Lösungen stellen wir uns gern den technischen Herausforderungen, die Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung zu bewältigen haben. Dabei handelt es sich meist um längere Prozesse, welche wir mit Ausdauer, Ehrgeiz und jeder Menge Teamgeist anpacken.

Und wo unser Team ist, da ist auch jede Menge Spaß! Sei es eine gesprächige Kaffeepause, ein Plausch in der Mittagsrunde oder ein gemeinsamer Spieleabend: die Witze bleiben nie aus. Genau das ist es auch, was wir an unserem Unternehmen so schätzen. Das lockere Miteinander und die familiäre Atmosphäre schaffen Raum für neue Ideen und jede Menge Kreativität. So finden wir ständig neue Lösungsansätze für unsere Kunden und wagen somit den Blick über den Tellerrand.

Daher ist es uns auch wichtig, keine Standardlösungen anzuwenden, sondern ganz individuell die Bedürfnisse unserer Kunden zu hinterfragen und eine maßgeschneiderte Lösung für das jeweilige Unternehmen zu finden. Mit Enthusiasmus und einer Mengen Fachwissen stehen wir nicht nur dem Auftraggeber direkt bei, sondern holen jeden einzelnen Mitarbeiter ins Boot, sodass alle von den verbesserten Geschäftsprozessen profitieren können. Denn uns ist es wichtig, die vorhandene Technologie auch zu nutzen.

IT Infrastruktur

Die IT Infrastruktur ist einer unserer Leistungsbereiche. Wir stellen individuelle und flexible Systeme für unsere Kunden zusammen, welche Hardware, Sicherheit und Vernetzung beinhalten. Durch eine ideal angepasste IT Infrastruktur kann das Unternehmen leistungsfähiger, zuverlässiger und sicherer agieren. Die digitale Transformation ist kein Fremdwort mehr, sondern hält immer mehr Einzug in den Berufsalltag. Wir als IT Dientleister nutzen selbst täglich modernste Tools für unsere Arbeitsprozesse, und diese empfehlen wir auch unseren Kunden. Funktionalität, Ergonomie und Ästhetik spielen dabei eine sehr wichtige Rolle. Denn so kann die Wirtschaftlichkeit und Arbeitsatmosphäre des Unternehmens verbessert werden.

Wir setzen auf die leistungsfähige Technik unserer Partner TERRA, MICROSOFT Surface und LANCOM. Ihre individuellen Anforderungen werden durch eine umfassende Beratung unserer IT-Experten aufgenommen, sodass wir eine maßgeschneiderte Hardware-Lösung für Sie bereitstellen können. Installation und Anwendungssupport für die gesamte Lebensdauer der Geräte werden ebenfalls von uns angeboten. So können Sie die Vorzüge des Rundum-Services nutzen und sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

ERP Software

Die richtige Business Software und ein gut funktionierendes ERP System kann Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter machen. Digitale Workflows erhöhen nicht nur die Agilität Ihres Unternehmens, sondern erleichtern auch die tägliche Arbeit. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden auch die geeignete ERP Software an, damit zu jedem Zeitpunkt ein genauer Überblick über alle Zahlen, Daten und Fakten gewährleistet werden kann – denn nur so kann ein Unternehmen erfolgreich gesteuert werden.

Wir als IT Dienstleister sehen den Bedarf an digitaler Buchhaltung, Personalabrechnung und Dokumentenmanagement. Doch auch das Kundenmanagement, Office Anwendungen, Warenwirtschaft und Ressourcenplanung bieten in digitaler Form einen erheblichen Vorteil für Ihr Unternehmen. Durch unser Know-how im Bereich Software finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen: mit unseren renomierten Software-Partnern LEXWARE, COBRA, AMAGNO und MICROSOFT können wir auf ein breites Portfolio von Angeboten zurückgreifen.

Wir begleiten als ganzheitlich denkender IT Dienstleister die komplette Einführung der Software in die Prozesse. Bei der Schulung der Anwender in den Fachabteilungen stehen wir Ihnen zur Seite. Wir gewährleisten einen technischen und fachlichen Anwendungssupport auf Dauer. Sie profitieren von unseren reichen Erfahrungen als IT Systemhaus aus langjährigen Kundenbeziehungen mit vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Chemnitz und Umgebung.

Kommunikation

In Zeiten von Online Konferenzen, Teamarbeit und dem Teilen von Arbeitsergebnissen ist eine effektive und digitale Kommunikations- und Kooperationslösung unerlässlich. Daher setzen wir auf die Lösungen von MICROSOFT Teams, Planner und Sharepoint, welche die unternehmensinterne Zusammenarbeit stark vereinfachen.

Die intelligenten Lösungen von MICROSOFT Exchange und 3CX für Telefonanlagen ermöglichen eine geordnete und übersichtliche Verwaltung der gesamten Kommunikation. Auch wir als IT Dienstleister nutzen diese Technologien jeden Tag und möchten sie nicht mehr missen.

Je nach Ihrem Kommunikationsbedarf können wir Sie für die verschiedenen Angebote beraten. Wichtig für uns ist dabei, dass Sie die Lösung auch sinnvoll im Unternehmen nutzen können. Zudem helfen wir Ihnen bei der Einführung neuer Kommunikationstools durch Schulungen und Trainings.

Ihr IT Dienstleister Chemnitz für ein Rundum-Sorglos-Paket

Premium technologies steht Ihnen in Chemnitz und Umgebung für die allumfassende Ausstattung mit der richtigen IT Infrastruktur, ERP Software und Kommunikationslösung zur Seite. Von Beratung über Installation bis zum Support sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Zu dem wichtigen Thema Datenschutz arbeiten wir eng mit unserem Partner dasax zusammen, um Ihnen Datensicherheit zu gewährleisten.

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Digitale Personalakte

Zur fortschreitenden Digitalisierung des Büros gehört auch die digitale Personalakte. Die Verwaltung der Personaldaten in digitaler Form erspart den Kampf durch einen Schrank voller Ordner und bringt alle Informationen gebündelt an einen Ort.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, was es mit der digitalen Personalakte auf sich hat, welche Dokumente dazu gehören und was verboten ist. Zudem möchten wir auch das wichtige Thema Datenschutz kurz beleuchten.

Digitale Personalakte: Bedeutung und allgemeine Informationen

Die digitale Personalakte umfasst die gleichen Inhalte wie eine Akte in Papierform. Jedoch handelt es sich bei der digitalen Form um eine Software, welche elektronische Dokumente verwalten kann. Somit kann auf die Aufbewahrung in Papierform verzichtet werden.

Grundsätzlich ist die Führung einer Personalakte keine Pflicht für den Arbeitgeber. Sie kann jedoch von Vorteil sein, denn somit stehen alle notwendigen Informationen und Unterlagen zu einem Mitarbeiter in gesammelter Form bereit. In die Personalakte gehören alle Informationen, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen. Es bietet sich an, die Akte von Beschäftigungsbeginn an zu führen, da somit der komplette Werdegang des Mitarbeiters von Anfang an dokumentiert werden kann. Zu beachten ist, dass nur Dokumente in die digitale Personalakte aufgenommen werden dürfen, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis stehen.

Der Mitarbeiter darf seine Akte jederzeit einsehen. Sind falsche Daten enthalten, so müssen diese korrigiert werden. Auch Dokumente, welche nicht mehr für die Beurteilung des Mitarbeiters relevant sind, müssen aus de Akte entfernt werden. Kommen neue Informationen hinzu, so können die physischen Dokumente gescannt und in die Software übernommen werden.

Ziele und Vorteile einer digitalen Personalakte

Die Speicherung der mitarbeiterrelevanten Daten in digitaler Form hat deutliche Vorteile gegenüber der Aufbewahrung in Papierform. Die gezielte Suche nach Daten kann anhand von Stichworten einfach und schnell erfolgen. Zudem ist auch eine Ergänzung durch weitere Funktionen, wie beispielsweise die Urlaubsverwaltung möglich, sodass die Software auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, gewisse Dokumente für das Finanzamt und die Sozialversicherung über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Durch die saubere Verwaltung in einer digitalen Personalakte kann dies automatisch mit erledigt werden.

Insgesamt kann durch die Verwendung einer digitalen Personalakte eine Optimierung der administrativen Prozesse erfolgen. Die intelligente Anwendung und einfache Handhabung ermöglicht eine Beschleunigung der Abläufe für die Mitarbeiter im Human Resources Bereich. So kann effektiv Zeit gespart werden und die Effizienz wird gesteigert. Somit werden nicht nur Personalkosten gesenkt, sondern Sie können auch Druck- und Lagerungskosten einsparen. Das Papierarchiv kann somit größtenteils abgeschafft werden. Insgesamt kann die gewonnene Zeit in das Unternehmen reinvestiert werden, sodass anderen Personalthemen mehr Beachtung geschenkt werden kann. Zudem sind Schnittstellen, zum Beispiel mit der Buchhaltung, möglich, welche die Integration der digitalen Personalakte in das IT-System Ihres Unternehmens deutlich erleichtern.

Digitale-Personalakte-Datenschutz-1

Inhalte und No-Go’s

Wie bereits erwähnt dürfen in die digitale Personalakte ausschließlich Dokumente aufgenommen werden, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hier haben wir einige Beispiele für Sie aufgelistet:

  • Vertragsdaten (Arbeitsvertrag, Vollmachten, Verschwiegenheitspflichten…)
  • Entwicklungsdaten (Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Abmahnungen…)
  • Allgemeindaten (Personalmeldungen, Jubiläen, Schriftverkehr mit Mitarbeitern…)
  • Vorvertragsdaten (Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Eignungstest…)
  • Abrechnungsdaten (Gehaltsvereinbarungen, Lohnzettel, Sonderzahlungen…)

Je nach Ihrem Unternehmen und Ihrem Bedarf können die Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte variieren. Eine Aktualisierung kann auch das Entfernen von einigen Dokumenten mit sich bringen, wenn diese nicht mehr relevant für die Beurteilung des Mitarbeiters sind.

Es gibt natürlich auch Dokumente und Informationen, die nicht für die Aufbewahrung in der digitalen Personalakte gestattet sind. Dazu gehören grundsätzlich alle Dokumente, welche das Persönlichkeitsrecht gefährden. Das betrifft alle Informationen zum Gesundheitszustand des Mitarbeiters, wie Unterlagen vom Betriebsarzt und psychologische Gutachten, aber auch die politische Ausrichtung, private Vorlieben und Beiträge aus sozialen Medien. Dies sind nur einige Beispiele, daher sollte Vorsicht geboten werden, welche Dokumente in die Akte aufgenommen werden.

Das sagt der Datenschutz

Natürlich gilt es beim Umgang mit Personalakten, egal ob in digitaler oder Papierform, den Datenschutz zu beachten. Digitale Personalakten erhalten dabei mindestens den gleichen Schutz wie papiergebundene. So müssen die digitalen Personalakten verschlüsselt sein und einer Mehr-Faktor-Authentifizierung unterliegen. Auch Datenschutz-Prinzipien wie die Datenminimierung und Speicherbegrenzung sind auf die Personaldatenverarbeitung anzuwenden. Zugriff auf die digitale Personalakte hat nur der Mitarbeiter selbst, der Personalverantwortliche und der Vorgesetzte mit dem berechtigten Zweck der Personalverwaltung.

Die digitale Personalakte muss mit Passwörtern oder Berechtigungen geschützt sein. Wichtig ist es auch, die Einwilligung der digitalen Führung einzuholen und sich an die Betriebsvereinbarung zu halten. Für eine ausführliche Beratung zum Thema Datenschutz und digitale Personalakte können Sie sich an unseren Partner dasax wenden.

Lesen Sie jetzt auch unseren Beitrag zum Thema digitale Dokumentenarchivierung!

Systemhaus Chemnitz

premium technologies versteht sich als Ihr IT Systemhaus Chemnitz. Doch was bedeutet eigentlich der Begriff Systemhaus? Wir möchte Ihnen einen Einblick in die Erklärung dahiner geben und Ihnen die Vorteile eines Systemhauses erläutern.

Was ist ein Systemhaus?

Kurz gefasst bietet ein Systemhaus betriebsfertige IT-Komplettlösungen für seine Kunden an. Hard- und Software können sowohl einzeln als auch direkt zusammen erworben werden. Somit schließen sie als IT Dienstleister die Lücke zwischen Herstellern und Anwendern im Sinne des Kunden.

Ein Systemhaus kann die komplette IT Infrastruktur bereitstellen: von Monitoren über Rechner bis hin zu Zubehör wie Tastaturen und Mäuse. Zudem wird auch ein breites Spektrum an Software angeboten. Das besondere hierbei ist, dass über ein Systemhaus nicht nur der reine Verkauf dieser erfolgt, sondern auch die Entwicklung, Installation und der Betrieb von Software abgedeckt wird. Hat der Kunde Bedarf an individuell zugeschnittenen Anwendungen, wie zum Beispiel Kundenmanagement Software oder einem Warenwirtschaftsprogramm, so kann das Systemhaus diese Software genau auf die Bedürfnisse des Kunden anpassen.

Neben Hard- und Software sind auch kompletten Unternehmensprozesse und deren Optimierung ein wichtiges Thema für die IT Dienstleister. Durch den Einsatz verschiedenster Tools kann nach einer Beratung in unserem Systemhaus in Chemnitz die Effizienz Ihres Unternehmens gesteigert werden: durch digitale Workflows und gut integrierte Lösungen können Zeit und Kosten eingespart werden.

Welche Vorteile bietet ein Systemhaus?

Die Antwort liegt auf der Hand: Sie als Kunde bekommen alle Leistungen aus einer Hand. Hard- und Software sind perfekt aufeinander abgestimmt, sodass sie Ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ihre internen Vorgaben und Anforderungen bestimmen die Konfiguration der entsprechenden Programme und Sie bekommen genau die Funktionsweise, die Sie für die erfolgreiche Nutzung benötigen. Schnittstellenprobleme können durch perfekt aufeinander abgestimmte Produkte vermieden werden, sodass eine reibungslose Funktionsfähigkeit gewährleistet ist.

Zudem stehen Ihnen beratungsstarke IT Experten bei der Anwendung und dem Support zur Seite. Sie haben einen Ansprechpartner für alle Ihre Fragen und können auf kompetente Hilfe bauen. Zudem steht Ihnen ein Systemhaus auch bei veränderlichen Unternehmensbedingungen zur Seite. Benötigen Sie mehr oder andere Hardware, so beraten Sie die Experten zur sinnvollsten Lösung. Gleiches gilt für die Software.

Welche Bedeutung haben Systemhäuser in der heutigen Zeit?

In Zeiten der Digitalisierung spielen Systemhäuser eine äußerst wichtige Rolle. Vielen Unternehmen wird die Notwendigkeit einer Digitalisierungsstrategie zunehmend bewusst. Nicht zuletzt durch die Folgen der Pandemie wurde klar, dass sich Arbeitsplätze verändern und Begriffe wie Remote Work und Home Office immer mehr durchsetzen. Häufig fehlt, besonders kleinen und mittelständischen, Unternehmen die Zeit und das technische Know-how um das Unternehmen auf diesen Wandel vorzubereiten.

An dieser Stelle kommen Systemhäuser ins Spiel, um die Unternehmen auf den neusten Stand zu bringen. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Änderungen in kurzer Zeit vorgenommen werden können, sondern auch dass Technologien durch die spezifisch benötigten Fachkenntnisse eingesetzt werden können. Jahrelange Erfahrung und Expertise seitens der Systemhäuser wird für die Umsetzung von Digitalisierungsstrategien vorausgesetzt.

Doch neben den IT Kenntnissen spielt auch die Beratungsfähigkeit und Branchenkenntnis der Systemhäuser eine wichtige Rolle. In unserer schnelllebigen Zeit kommt es auf Aktualität und Anpassungsfähigkeit an. Ein gutes Systemhaus hat sich intensiv mit den Neuerungen der IT beschäftigt und kann problemlos Trends identifizieren und deren Nutzen für Ihr Unternehmen herausstellen.

Warum sollte premium technologies Ihr Systemhaus Chemnitz werden?

premium technologies besteht aus einem Team aus hochqualifizierten Mitarbeitern, welche nicht nur ihren Beruf, sondern ihre Berufung gefunden haben. Mit Leidenschaft und Begeisterung begegnen wir neuen Technologien: wir probieren, testen und spielen so lange mit verschiedenen Lösungen, bis wir eine Variante finden, die unseren Kunden Nutzen bringt.

Dabei legen wir großen Wert auf verlässliche Partner. Jede Hard- und Software haben wir selbst auf höchste Qualitätsstandards geprüft, sodass wir nicht nur moderne und innovative, sondern auch zuverlässige Systeme anbieten können. Mit Blick auf die Zukunft informieren und qualifizieren wir uns stets weiter, sodass wir die Trends von morgen schon heute voraussehen können.

Neben richtungsweisenden Produkten bieten wir Ihnen ebenfalls einen einwandfreien Support und gute Erreichbarkeit. Dabei sind uns die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit besonders wichtig. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit und mit intelligentem Service stehen wir Ihnen von Beratung, über Installation bis hin zur andauernden Wartung zur Seite.

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