Dokumentenarchivierung / DMS

Das digitale archivieren von Dokumenten und Belegen ist nicht nur durch die Gesetzgebung (Stichwort: GoBD) immer wichtiger. Aufgrund der Menge an Dokumenten ist eine reine Papieraufbewahrung quasi unmöglich. Ein Großteil wird bereits ausschließlich digital transferiert und kann so einfach archiviert werden.

Wir haben in diesem Bereich verschiedene Lösungen und Möglichkeiten das Archivieren in Unternehmen einzuführen. Vom „kleinen“ Anfang einer reinen eMail Archivierung bis hin zum Volleinstieg inklusive Scannen von Dokumenten und deren automatisierte Bearbeitung.

Lösungs-/ Anwendungsbeispiele Dokumentenmanagement

Archivierung Mahnungen/ Sepa-Mandate

Auch innerhalb der Finanzbuchhaltung entstehen Dokumentenarten, durch deren digitale Archivierung die Aufbewahrung gewährleistet wird und ein schneller Zugriff auf diese Dokumente entsteht. Nennenswert sind hier die ausgehenden Mahnungen oder Kontenblätter, welche dann per Klick einsehbar sind.

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User oder inoxision ARCHIVE Enterprise SMB.

Korrespondenz – Briefe, Verträge…

Während die dokumentenechte Ablage von ein- und ausgehenden Briefen im Grunde bereits mit jeder inoxision ARCHIVE Basislizenz möglich ist, bietet das inoxision DMS Modul zusätzlich die Möglichkeit, auch „lebende“ Dokumente zu verwalten. Hierbei ist es möglich ein archiviertes Dokument (bspw. einen Brief oder auch einen Vertrag) jederzeit wieder aufzurufen, zu bearbeiten und als aktuelle Version an inoxision ARCHIVE zurückzugeben – zum einen können Sie so auch in die Vorgängerversionen eines bspw. Vertrags Einsicht nehmen, zum anderen ist ersichtlich, wer gerade welches Dokument bearbeitet bzw. wer wann daran tätig ist.

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User und das DMS-Modul oder inoxision ARCHIVE Enterprise SMB.

Bereichsakten (Projektakte, Artikelakte, Chargenakte, Geräteakte, Personal- und Vertreterakte)

Ob Angebote, Vorgänge oder Besuchsberichte zu einer Adresse, ob technische Beschreibungen, Zeichnungen oder Bedienungsanleitungen zu einem Artikel, ob Prüfprotokolle oder Gutachten zu einem Gerät, einem Fahrzeug, einer Seriennummer, ob Anstellungsverträge oder Lohnabrechnungen zu einer Personalnummer, oder ob Provisions- und Spesenabrechnungen zu einem Vertreter – diese und andere Dokumente können mit den Bereichsakten sowohl per Scanner als auch per Datei archiviert u. effizient wiedergefunden werden. Wer zusätzlich auch weitere Dokumente wie bspw.
Ausgangsrechnungen, Rückläuferbelege oder Eingangsrechnungen archiviert, findet diese automatisch in den betreffenden Bereichsakten, bspw. der Adressakte, wieder.

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User oder inoxision ARCHIVE Enterprise SMB.

Eingangsrechnungen

Variante 1 – manuelle Einzeldokumentenablage

Selbst das „simple“ Einscannen von Einzelseiten und Verschlagworten von Eingangsrechnungsbelegen bringt die Vorteile der effizienten Recherche mit sich. Bei dieser Variante verschlagworten Sie jede gescannte Eingangsrechnung manuell, geben also bspw. Belegnummer, Datum und Lieferant per Tastatur ein. Das eigentliche Einscannen kann hier je nach Gerätetyp einzeln oder gesammelt erfolgen.

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User oder inoxision ARCHIVE Enterprise SMB.

Variante 2 – Autom. Dokumentenablage durch Formularerkennung

Bei dieser Variante besteht für Sie zusätzlich die Möglichkeit, inoxision ARCHIVE auf die Rechnungsformulare Ihrer Lieferanten anzulernen, so dass inoxision ARCHIVE während bzw. nach dem Einscannen automatisch erkennt, um welchen Lieferanten es sich handelt und wo auf dessen Dokument die Schlagwörter wie bspw.

Belegnummer und Datum zu finden sind. Bei einem „bekannten“ Formular in passender Druckqualität wird in Folge das jeweilige Dokument vollautomatisch verschlagwortet – nicht erkennbare Eingangsrechnungen werden dem Mitarbeiter zur manuellen Verschlagwortung vorgelegt.

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User, ARCHIVE Stapelverarbeitung und ARCHIVE Advanced OCR (ein User)

Variante 3 – QR-Code gesteuerte nachträgliche Dokumentenablage

Bei dieser Variante bringen Sie beim Erfassen der Eingangsrechnung in Ihrem Finanzbuchhaltungs – oder ERP-System einen Aufkleber auf dem Dokument auf, der einen QR-Code enthält. Danach können alle Eingangsrechnungen im Stapel eingescannt werden – und inoxision ARCHIVE legt diese automatisch mit den im QR-Code enthaltenen Schlagwort-Informationen ab, bspw. also einer Buchungsnummer.

Je nach den Möglichkeiten Ihres Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systems, werden die Aufkleber von diesem direkt beim Erfassen des Vorgangs erstellt – oder wenn dies nicht möglich ist, wahlweise bereits gesammelt im Voraus mit einer Laufnummer gedruckt, die dann im Vorgang als bspw. interne Belegnummer dem ERP-System mitgeteilt wird.

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User, ARCHIVE Stapelverarbeitung und ARCHIVE Advanced OCR (ein User).

Variante 4 – Autom. Kontrollmechanismus im Eingangsrechnungsworkflow

Mit dieser Option (zusätzlich zur Option 1) überwacht inoxision ARCHIVE nach den durch Sie vorgegebenen Regeln automatisch die Eingangsrechnungen und informiert Sie bspw. wenn: „Eine Fachabteilung eine Eingangsrechnung länger als X Tage nicht bearbeitet hat.“ oder auch „Die Skontofrist einer ungeprüften Rechnung auslaufen würde.“

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User und den ARCHIV workflowerver.

Ausgangsrechnungen – inkl. serverbasierender Ablage

Sicherlich haben Sie bereits in Ihrem Warenwirtschaftssystem die Möglichkeit, erstellte Ausgangsrechnungen aus Datenbanksicht wieder einzusehen – um Dokumente jedoch dokumentenecht (im Sinne des Steuerrechts/Handelsbriefes) aufzubewahren, sowie zum Erstellen von späteren Kopien, werden diese i.d.R. in Papierform vorgehalten.

Durch die digitale Archivierung der Ausgangsrechnungen entfällt für Sie der Ablageaufwand dieser Rechnungskopien in Papierform. Aber auch beim Recherchieren der Belege ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten: So kann jeder Mitarbeiter mit Zugriffserlaubnis auf inoxision ARCHIVE die Belege einsehen – serienmäßig sogar von seinem Smartphone oder über den Webclient. Ein Beleg kann auch mittels eines auf diesem Beleg vorkommenden beliebigen Wortes gefunden werden (sog. Volltextsuche).

Die Übergabe der Ausgangsrechnungen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem an inoxision ARCHIVE geschieht über den enthaltenen Windows-Druckertreiber, die Dokumentenschlagworte können hier bequem direkt im Ausdruck, übergeben werden (alternativ/optional kann die Übergabe auch per Formularerkennung erfolgen – alternativ/optional sind auch Spooldateien verarbeitbar).

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User und ARCHIVE worklowserver.

Rückläuferbelege (z.B. unterschriebene Lieferscheine, Aufträge oder Reklamationsbelege)

In vielen Unternehmen gibt es sog. Rückläuferbelege, also bspw. Ausgangslieferscheine auf welchen der Kunde für den Erhalt der Ware gezeichnet hat oder der Fahrer Rücknahmemengen vermerkt hat;
erstellte Angebote oder Auftragsbestätigungen auf welchen der Kunde unterschrieben hat; oder auch Reklamations- oder Rücksendescheine, die Sie dem Kunden bereits beim Versand der Ware mit in die Sendung gelegt haben.

Mit inoxision ARCHIVE ist es möglich, diese Belege gesammelt einzuscannen und automatisch abzulegen. Diese Belege sind dann bspw. über Adressnummer bzw. -name oder über die Belegnummer bzw. –datum, recherchierbar. Damit die automatische Zuordnung beim Einscannen der Belege möglich wird, sollten die Belegangaben – bspw. eine Belegnummer – groß eingedruckt sein, idealerweise in Form eines Barcodes oder QR-Codes.

Sie benötigen die inoxision ARCHIVE Enterprise Suite + 3 User, ARCHIVE Stapelverarbeitung und ARCHIVE Advanced OCR (ein User).