Mehrere Firmen mit Lexware verwalten: Wie das geht und was es kostet

Ob Sie mehrere Firmen in Lexware verwalten können, hängt von einer Frage ab: Nutzen Sie Lexware Office (früher lexoffice) in der Cloud oder eine Desktop-Software wie Lexware buchhaltung? Die beiden Produktwelten gehen mit mehreren Firmen grundverschieden um. Das betrifft die Einrichtung, die Lizenz und die Kosten. Dazu kommt eine zweite Frage, die oft übersehen wird: Geht es um Ihre eigenen Firmen oder um die Firmen Ihrer Mandanten?

Cloud oder Desktop: der entscheidende Unterschied

	Lexware Office (Cloud)	Lexware on-premise (z. B. buchhaltung)
Firmen pro Lizenz	eine	bis zu fünf eigene Firmen (Empfehlung von Lexware)
Kosten je weitere Firma	eigenes Abo	keine zusätzlichen Kosten
Arbeit für Dritte	kostenloser Steuerberaterzugang zum Account des Mandanten	nur mit büroservice komplett oder neue steuerkanzlei

Lexware Office: ein Account pro Firma

Lexware Office ist nicht mandantenfähig. Ein Account gilt für genau eine Firma oder ein Gewerbe. Steuernummern und Firmendaten mehrerer Unternehmen lassen sich darin nicht hinterlegen.

Für jede weitere Firma legen Sie einen eigenen Account an. Das bedeutet: eigenes Abo, eigene E-Mail-Adresse, eigene Daten. Die Accounts sind vollständig voneinander getrennt. Auch nachträglich führt Lexware Office die Daten nicht automatisch zusammen. Wer für mehrere Gewerbe eine gemeinsame Steuererklärung braucht, fasst die Zahlen außerhalb von Lexware Office zusammen. Von Hand.

Der Vorteil dieser Trennung: Sie wählen die Version für jede Firma einzeln. Die Preise reichen von 7,90 € (Version S) bis 32,90 € (Version XL) pro Monat zzgl. MwSt., monatlich kündbar (Stand: September 2026). Eine Firma, die nur Rechnungen schreibt und die Buchhaltung beim Steuerberater lässt, braucht nicht dieselbe Version wie Ihr Hauptunternehmen.

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Lexware Desktop: bis zu fünf eigene Firmen ohne Aufpreis

Bei den Desktop-Produkten ist die Verwaltung mehrerer Firmen schon in der kleinsten Variante enthalten. Das gilt für Lexware buchhaltung basis genauso wie für plus, pro und premium. Ein Upgrade brauchen Sie dafür nicht.

Lexware empfiehlt, pro Programm höchstens fünf eigene Firmen zu führen. Testfirmen zählen mit. Technisch gesperrt ist mehr nicht. Wer die Empfehlung überschreitet, muss aber mit einer langsameren Software und mit Datenbankproblemen rechnen.

Ein Wechsel auf eine größere Variante lohnt sich aus anderen Gründen. Basis und plus laufen auf einem PC und sind für 10.000 Buchungen im Jahr ausgelegt. Pro und premium laufen im Netzwerk mit drei bzw. fünf Arbeitsplätzen und verarbeiten bis zu 100.000 Buchungen.

Eine neue Firma legen Sie über den Firmenassistenten im Menü „Datei“ an. Er fragt Adresse, Finanzamt und die Einstellungen zum Rechnungswesen ab. Drei Angaben lassen sich nach dem Speichern nicht mehr ändern: die Gewinnermittlungsart, das erste Buchungsjahr und der Kontenrahmen. Klären Sie diese Punkte vorher mit Ihrem Steuerberater. Sonst bleibt nur die komplette Neuanlage.

Eigene Firmen oder Mandanten: hier ist die Grenze

Alles bisher Gesagte gilt für Ihre eigenen Unternehmen. Die AGB der Desktop-Produkte erlauben die Nutzung nur für eigene Zwecke. Buchhaltung im Auftrag Dritter ist damit ausgeschlossen, egal ob gegen Bezahlung oder als Gefallen für einen Bekannten.

Buchhaltungs- und Lohnbüros brauchen deshalb Lexware büroservice komplett. Das Programm verwaltet beliebig viele Mandanten und bringt eine zentrale Mandantenverwaltung, Leistungserfassung und Rechnungsstellung mit. Steuerkanzleien arbeiten mit Lexware neue steuerkanzlei, das zusätzlich Programme für die Steuererklärungen enthält. Für beide Produkte empfiehlt Lexware, nicht mehr als etwa 500 Mandanten aktiv zu führen.

Für Steuerberater: der Weg über Lexware Office

Arbeiten Ihre Mandanten mit Lexware Office, brauchen Sie dafür keine eigene Lizenz. Jeder Mandant kann Ihnen einen kostenlosen Steuerberaterzugang einrichten. In einer zentralen Übersicht sehen Sie die Buchungsdaten aller verbundenen Mandanten und springen bei Bedarf direkt in deren System. Belege und Buchungen übernehmen Sie per Schnittstelle in Ihre Kanzleisoftware.

Cloud oder Desktop: Wir sagen Ihnen, was passt

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