CRM für Vereine: Mitgliederverwaltung ohne Excel-Chaos

In vielen Vereinen gibt es nicht eine Mitgliederliste, sondern drei. Eine führt der Kassenwart, eine die Schriftführung. Die Abteilungsleitung pflegt ihre eigene Version auf dem privaten Laptop.

Welche Liste aktuell ist, weiß meist niemand so genau. Excel war für den Anfang die naheliegende Wahl: schon installiert, allen bekannt, ohne Zusatzkosten. Mit jedem neuen Mitglied und jedem Vorstandswechsel wird die Tabelle aber unübersichtlicher.

Ein CRM für Vereine schafft hier Ordnung. CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch etwa Kontaktverwaltung. Im Verein sind die Kontakte eben Mitglieder, Sponsoren und Partner.

Mitgliederverwaltung in Excel: Hier hakt es

Das häufigste Problem sind doppelte Daten. Zieht ein Mitglied um, landet die neue Adresse in einer der Listen. In den anderen nicht, und die Einladung zur Mitgliederversammlung geht an die alte Anschrift.

Bei den Beiträgen wird es schnell unübersichtlich. Wer bezahlt hat, steht oft in einer gelb markierten Spalte. Ob Gelb „offen“ oder „erledigt“ heißt, weiß allerdings nur, wer die Farbe vergeben hat.

Termine und Aufgaben stehen gar nicht erst in der Tabelle. Sie stecken in E-Mails, Messenger-Gruppen und auf Notizzetteln. Wer bucht die Halle fürs Sommerfest, wer gratuliert zur 25-jährigen Mitgliedschaft? Solche Fragen landen regelmäßig wieder auf der Tagesordnung.

Am deutlichsten zeigt sich das beim Vorstandswechsel. Das Amt wechselt, das Wissen bleibt beim Vorgänger. Im ungünstigsten Fall auf dessen privatem Rechner.

Dazu kommt der Datenschutz. Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten. Eine Excel-Datei, die zwischen privaten Postfächern hin und her geht, ist dafür kein guter Ort.

Ein System statt vieler Listen

Bitrix24 bündelt CRM, Aufgaben, Kalender und Chat auf einer Online-Plattform. Alle Beteiligten arbeiten im Browser oder in der App mit denselben Daten.

Jedes Mitglied genau einmal

Jedes Mitglied bekommt einen einzigen Kontakteintrag. Ändert sich eine Adresse, ist sie für alle geändert.
Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum oder Gruppe legen Sie als eigene Felder an. Die Gruppe kann eine Abteilung sein, ein Team oder eine Altersklasse. Ein Filter zeigt dann alle Mitglieder einer Gruppe auf einen Blick.

Im Verlauf eines Kontakts sehen Sie, wer wann mit dem Mitglied in Verbindung stand. Sponsoren und Partnerfirmen verwalten Sie als Unternehmen mit den passenden Ansprechpartnern. Und der Beitragsstatus wird ein Feld statt einer Farbe.

Aufnahmeanträge im Blick

Neue Mitglieder durchlaufen eine sogenannte Pipeline. Das ist eine Übersicht mit einer Spalte pro Arbeitsschritt, etwa „Antrag eingegangen“, „geprüft“ und „aufgenommen“. Der Vorstand sieht so auf einen Blick, wo jeder Antrag steht. Über ein Online-Formular auf der Vereinswebsite können neue Anträge direkt im CRM landen.

Aufgaben und Termine an einem Ort

Termine, Veranstaltungen und Sitzungen stehen im gemeinsamen Kalender. Wer kommt, fragen Sie per Umfrage ab. Die Vorstandssitzung geht bei Bedarf auch online: Videocalls mit bis zu 300 Teilnehmenden sind ohne Zeitlimit enthalten.

Dokumente und Veranstaltungen

Dokumente, Fotos und das Vereinsarchiv liegen im gemeinsamen Speicher statt auf privaten Festplatten. Für eine größere Veranstaltung wie das Sommerfest oder ein Jubiläum legen Sie ein eigenes Projekt an. Aufgaben darin bekommen eine verantwortliche Person, eine Frist und eine automatische Erinnerung. Ticketverkauf und Anmeldungen können über einen Online-Shop oder ein Formular direkt im CRM landen.

Übergabe ohne USB-Stick

Beim Vorstandswechsel übergeben Sie einen Zugang statt einer Dateisammlung. Kontakte, Verlauf, Aufgaben und Dokumente bleiben im Verein. Wer das Amt übernimmt, sieht sofort, was offen ist.
Nutzt Ihr Verein Bitrix24 über die deutsche Website, liegen die Daten in Rechenzentren in der EU. Der Großteil steht in Frankfurt am Main. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO sollten Sie trotzdem vor dem Start prüfen. Er regelt, wie Bitrix24 die Mitgliederdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet.

Kostenlos starten mit Bitrix24 Free

Für den Einstieg reicht oft die kostenlose Version. Bitrix24 Free hat keine Obergrenze bei der Zahl der Nutzer. Vorstand, Abteilungsleitungen und Geschäftsstelle können also alle mitarbeiten. Die Mitglieder selbst sind Kontakte im CRM und brauchen keinen eigenen Zugang.

Enthalten sind CRM, Aufgaben, Chat und Videocalls. Dazu kommen 5 GB Speicher für Satzung, Protokolle und Formulare, für ein großes Foto- oder Dokumentenarchiv aber schnell zu wenig. Wer eine kostenlose Software für die Mitgliederverwaltung sucht, kann damit ohne Budgetbeschluss loslegen. Mehrere Pipelines, erweiterte Automatisierungen oder Projekte gibt es allerdings nur in den Bezahltarifen.

Wichtig für Vereine mit Sommerpause: Meldet sich 50 Tage lang niemand an, löscht Bitrix24 ein Free-Konto automatisch. Wiederherstellen lässt es sich danach nicht. Eine kurze Anmeldung zwischendurch genügt.

Wann Bitrix24 nicht passt

Bitrix24 ist keine Vereinsbuchhaltung. Lastschrifteinzug, Kassenbuch und Spendenbescheinigungen gehören weiter in ein Buchhaltungsprogramm oder eine spezialisierte Vereinssoftware. Liegt Ihr größtes Problem genau dort, ist eine reine Vereinsverwaltung oft die bessere Wahl.

Bitrix24 spielt seine Stärke aus, wenn viele Menschen an einem Ort zusammenarbeiten. Also dort, wo Kontakte und Termine bisher über Listen, Postfächer und Chatgruppen verteilt sind.

So fangen Sie an

Starten Sie mit den Mitgliederdaten. Eine bestehende Excel-Liste lässt sich als CSV-Datei in das CRM importieren. CSV ist ein einfaches Tabellenformat, das Excel beim Speichern anbietet. Vorher lohnt sich ein Abgleich, welche der drei Listen die richtige ist.

Wie Sie das kostenlose Konto anlegen, zeigt unser Beitrag zum kostenlosen CRM Bitrix24 Free. Dort steht auch, was die Free-Version im Detail kann.

Sie möchten die Einrichtung nicht nebenbei im Ehrenamt stemmen? Wir richten Bitrix24 für Ihren Verein ein, übernehmen den Datenimport und schulen den Vorstand. Buchen Sie einen Termin und wir sagen Ihnen ehrlich, ob Bitrix24 zu Ihrem Verein passt.