Bitrix24 für Verbundprojekte: Partner, Aufgaben und Teilnehmermanagement

In einem Verbundprojekt arbeiten Organisationen zusammen, die sonst wenig miteinander zu tun haben. Ein Startup mit fünf Leuten, ein Lehrstuhl mit befristeten Stellen, ein Mittelständler mit eigener IT, dazu der Projektträger. Jeder bringt seine eigenen Werkzeuge mit. Die Koordination sitzt in der Mitte und hält alles zusammen, meist per E-Mail-Verteiler und Excel.

Dieser Beitrag zeigt, wie Konsortien, Forschungscluster und geförderte Verbundvorhaben ihre Zusammenarbeit in Bitrix24 bündeln können. Und wie das bei Veranstaltungen in der Praxis aussieht.

Wo Verbundprojekte im Alltag haken

Viele Partner, viele Systeme

Die Hochschule nutzt ihren eigenen Mailserver und eine Uni-Cloud. Das Unternehmen arbeitet mit Microsoft 365, das Startup mit dem, was beim Gründen kostenlos war. Ein gemeinsames Werkzeug fehlt fast immer. Also landet alles im E-Mail-Verteiler, mit Anhängen in fünf Versionen.

Teilprojekte organisieren sich selbst

In großen Verbünden laufen mitunter zwanzig und mehr Teilvorhaben parallel, jedes mit eigenen Partnern und eigenem Takt. Das ist gewollt, denn die Fachleute sollen arbeiten können. Für die Koordination heißt das aber: Welche Frist ansteht und welcher Zwischenbericht noch fehlt, erfährt sie oft erst auf Nachfrage.

Kontakte veralten schnell

Ansprechpartner wechseln, Stellen an Hochschulen sind befristet, neue Partner kommen dazu. Die aktuelle Kontaktliste liegt in einer Excel-Datei, von der drei Leute drei verschiedene Stände haben.

Veranstaltungen binden Kapazität

Projekttreffen, Workshops, Transfertage, Abschlusskonferenz. Irgendwer muss Anmeldungen sammeln, Rechnungen schreiben, Teilnehmerlisten führen und am Einlass stehen. Meist passiert das mit Formularen, Tabellen und viel Handarbeit.

Ein System für das ganze Konsortium

Bitrix24 verbindet CRM, Aufgaben, Projekte, Chat, Videocalls und Dateiablage auf einer Plattform. Für Verbundprojekte zählen davon vor allem drei Dinge.

1. Partner und Kontakte an einem Ort

Im CRM legen Sie jede Partnerorganisation als Unternehmen an und ordnen ihr die Ansprechpersonen zu. Rolle im Konsortium und zuständiges Teilvorhaben stehen direkt am Kontakt. Wechselt jemand, ändern Sie den Eintrag einmal, und alle arbeiten mit dem neuen Stand. E-Mails verschicken Sie direkt aus dem CRM, der Verlauf bleibt am Kontakt gespeichert.

2. Aufgaben über alle Teilvorhaben hinweg

Jedes Teilvorhaben bekommt in Bitrix24 ein eigenes Projekt mit Aufgaben, Fristen und Verantwortlichen. Die Teams arbeiten dort selbstständig weiter, so wie bisher. Die Koordination ist in allen Projekten Mitglied und sieht in der Aufgabenübersicht gesammelt, was offen ist und was hängt. Die große Rundmail vor jedem Zwischenbericht wird kürzer. Manchmal fällt sie ganz weg.

3. Externe Partner direkt einbinden

Für Konsortien ist das der entscheidende Punkt, denn die Partner sitzen nicht im selben Unternehmen. Bitrix24 löst das über Gastzugänge.

Externe Personen ohne eigenes Bitrix24-Konto werden per Link, E-Mail oder Telefonnummer in ein Projekt eingeladen. Dort chatten sie mit, bearbeiten Aufgaben und nehmen an Besprechungen teil. Auf andere Daten (wie etwas Kontaktdaten oder das Dokumentenmanagement) haben sie keinen Zugriff.

Jedes Projekt hat einen eigenen Chat als zentralen Ort für Absprachen. Aufgaben, Besprechungen und Dateien liegen im selben Projekt statt verstreut in Mailanhängen und Kalendern. So geht keine Zusage zwischen zwei Videocalls verloren.

Praxisbeispiel: Teilnehmermanagement beim Smart Rail Connectivity Campus

Wie das bei Veranstaltungen aussieht, zeigt der Smart Rail Connectivity Campus (SRCC) in Annaberg-Buchholz. Dort arbeiten die TU Chemnitz, die Stadt Annaberg-Buchholz und viele weitere Netzwerkpartner gemeinsam an Forschung und Entwicklung für den digitalen Schienenverkehr. Alle zwei Jahre richtet der SRCC mit Partnern aus Wirtschaft, Forschung und Politik die Digital Rail Convention aus, mit bis zu 300 Teilnehmenden.

Bisher lief die Organisation über eine Webseite, ein CRM mit kostenpflichtigen Event-Zusatzfunktionen sowie Formulare und Excel-Listen. Das kostete Geld und viel Handarbeit. Für die Digital Rail Convention 2025 suchte das Team ein System, das Ticketverkauf, Teilnehmermanagement und Check-in zusammenführt.

Heute läuft das komplette Veranstaltungsmanagement in Bitrix24. Der Ticketshop liegt auf einer eigenen Domain und ist direkt mit dem CRM verbunden. Jede Buchung legt automatisch einen Vorgang an, Kontakte und Unternehmen entstehen aus den Bestelldaten. Buchung und Anmeldung sind getrennt möglich, weil oft Assistenzen oder der Einkauf für andere Personen buchen.

Zwei automatisierte Abläufe tragen den Prozess. Der erste führt jede Bestellung vom Eingang bis zur Rechnung. Der zweite startet, sobald bezahlt ist: Die Teilnehmenden bekommen per E-Mail den Link zum Online-Check-in und danach einen QR-Code, der am Veranstaltungstag am Einlass gescannt wird. Teilnehmerlisten und Namensschilder kommen direkt aus dem System.

„Besonders die QR-Code-Funktion und die Automatisierung der Angebots- und Rechnungserstellung haben unser Team stark entlastet.“

Julia Döring, Wissenschaftliche Mitarbeiterin, SRCC e. V.

Für ein Verbundprojekt ist das ein guter Einstieg. Wer Teilnehmende und Partner einmal im CRM hat, arbeitet mit denselben Daten weiter: für die Einladung zum nächsten Projekttreffen oder als Grundlage für die gemeinsame Projektarbeit.

Mit einem Bereich anfangen

Niemand muss ein ganzes Konsortium an einem Tag umstellen. Sinnvoll ist der Start dort, wo gerade der meiste Druck herrscht: bei der nächsten Veranstaltung oder bei der Kontaktliste, die niemand mehr pflegen will. Läuft das, kommen Teilvorhaben und Partner Schritt für Schritt dazu.

Ein Hinweis zum Tarif: Projekte mit externen Partnern gibt es nur in den kostenpflichtigen Tarifen. Wer vorab das CRM ausprobieren möchte, startet mit der kostenlosen Version von Bitrix24.

Wir richten Bitrix24 für Ihr Verbundprojekt ein, schulen Koordination und Partner und bleiben danach Ihr fester Ansprechpartner. Buchen Sie einen Termin. Wir schauen uns Ihre Projektstruktur an und sagen Ihnen ehrlich, ob Bitrix24 dazu passt.