DMS für den Mittelstand: ecoDMS als Ergänzung zu Lexware

Sie hängen die Eingangsrechnung in Lexware buchhaltung an die Buchung. Ist sie damit archiviert? Leider nein.

Lexware schützt die Buchung vor Änderungen. Das angehängte Dokument schützt es nicht. Für eine GoBD-konforme Archivierung braucht es deshalb ein eigenes Archivsystem. GoBD, das sind die Regeln des Finanzamts für die digitale Buchführung. Für dieses Archiv gibt es im Wesentlichen zwei Wege: Lexware archivierung oder ein Dokumentenmanagementsystem wie ecoDMS.

Welcher passt, hängt davon ab, wie viel Sie archivieren und was.

Lexware archivierung: ein guter erster Schritt

Lexware hat mit der „Lexware archivierung“ eine eigene Lösung im Angebot. Diese archiviert Belege, E-Rechnungen und steuerlich relevante E-Mails revisionssicher. Revisionssicher heißt: Kein Dokument lässt sich nachträglich unbemerkt ändern. Die Software läuft in der Cloud und gleicht sich automatisch mit Programmen wie Lexware buchhaltung oder Lexware warenwirtschaft ab.

Für viele kleinere Betriebe reicht das völlig. Wie Sie Lexware archivierung einrichten, erklären wir in unseren kostenfreien Infoveranstaltungen zur GoBD-konformen Archivierung in Lexware.

Wann der Bedarf wächst

Lexware archivierung ist für einen klaren Zweck gebaut: Dokumente rund um die Buchhaltung sicher aufbewahren. Mit dem Unternehmen wachsen aber meist auch die Anforderungen.

Da ist zum einen der Speicherplatz. Im Grundpaket stecken 5 GB und zwei Benutzer. Klingt nach wenig? Ist es nicht, solange Sie vor allem PDF-Rechnungen ablegen. Grob gerechnet passen da mehrere zehntausend Stück hinein. Bei gescannten Papierdokumenten sieht die Rechnung anders aus. Ein mehrseitiger Scan braucht schnell das Zehnfache an Platz. Dann sind es nur noch wenige tausend Dokumente. Mehr Speicher und weitere Benutzer lassen sich dazubuchen, jeweils gegen eine monatliche Gebühr.

Zum anderen geht es um die Art der Dokumente. Arbeitsverträge, Lieferantenverträge, Zertifikate, Prüfprotokolle: Mit der Buchhaltung haben diese Unterlagen oft wenig zu tun. Aufbewahren müssen Sie viele davon trotzdem. Und wer täglich mit ihnen arbeitet, möchte sie nicht nur ablegen, sondern auch verwalten.

Was ecoDMS zusätzlich kann

Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist ein zentrales Archiv für alle Dokumente im Unternehmen. ecoDMS ist ein solches System aus Aachen, das sich gezielt an kleine und mittlere Betriebe richtet. Auch ecoDMS archiviert revisionssicher. Die Anforderungen des Finanzamts erfüllen also beide Lösungen.

Der größte Unterschied liegt im Modell. ecoDMS läuft auf Ihrem eigenen Server oder bei einem Hosting-Anbieter. Sie bezahlen pro Person, die gleichzeitig angemeldet ist. Nicht pro Gigabyte. Wie viele Dokumente Sie archivieren, spielt für die Lizenz keine Rolle.

Im Alltag hilft vor allem die Automatik. ecoDMS erkennt über Vorlagen, ob gerade eine Rechnung, ein Lieferschein oder ein Vertrag hereinkommt. Das System legt das Dokument im passenden Ordner ab und trägt Angaben wie Datum oder Lieferant selbst ein. Über Benutzer- und Gruppenrechte legen Sie fest, wer was sehen darf. Das bedeutet: Die Personalakte sieht die Geschäftsführung. Die Lieferantenverträge sieht der Einkauf.

So arbeiten Lexware und ecoDMS zusammen

Wer auf ecoDMS umsteigt, archiviert dort in der Regel auch die Lexware-Belege. Lexware archivierung braucht es dann nicht mehr. Zwei Archive nebeneinander zu pflegen, macht selten Sinn.

Für die Anbindung an Lexware gibt es zwei Wege. Der einfachste führt über den ecoDMS PDF/A-Drucker. PDF/A ist ein PDF-Format, das für die Langzeitarchivierung gedacht ist. Sie drucken eine Ausgangsrechnung aus Lexware wie gewohnt aus, wählen aber ecoDMS als Drucker. Anschließend wählen Sie aus einer Liste den Ordner im Archiv, in dem das Dokument liegen soll. Ein Klick mehr als beim normalen Drucken. Dafür ist die Rechnung sofort archiviert.

Der zweite Weg ist das Zusatzmodul Lex/eco. Es nimmt Ihnen auch diesen Handgriff ab. Eingangsrechnungen wandern aus ecoDMS in die Lexware-Buchhaltung, Ausgangsbelege aus Lexware ins Archiv. Niemand muss etwas doppelt abtippen.

Welcher Weg sich für Sie lohnt, hängt von Ihrer Lexware-Version und der Zahl Ihrer Belege ab. Das klären wir vorher gemeinsam mit Ihnen.

Am Ende liegen Buchhaltungsbelege und alle übrigen Dokumente in einem Archiv. Mit einer Suche statt vielen.

Welche Lösung passt zu Ihnen?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Sie sind ein kleines Team und archivieren vor allem digitale Belege? Dann ist Lexware archivierung eine saubere und unkomplizierte Wahl. Da gibt es nichts schönzureden.

ecoDMS lohnt sich, wenn Mitarbeitende auch mit den Dokumenten arbeiten. Oder wenn Sie viel Papier scannen und Personalakten digital führen wollen. Ein eigener Server braucht allerdings Pflege und eine regelmäßige Datensicherung. Das gehört ehrlicherweise mit in die Rechnung.

Lassen Sie uns reden

Wir kennen Lexware und ecoDMS aus vielen Projekten. Wir schauen uns an, welche Dokumente bei Ihnen anfallen, und sagen Ihnen klar, welche Lösung passt. Auch wenn die Antwort lautet: Bleiben Sie bei Lexware archivierung. Hier können Sie ganz einfach einen unverbindlichen Beratungstermin buchen.

PS.: Sie nutzen Lexware archivierung schon? Dann werfen Sie einmal einen Blick auf Ihren aktuellen Speicherstand. Daran sehen Sie ziemlich genau, wie viel Luft Sie noch haben.