ERP-Wechsel zu weclapp – Ablauf, Dauer, typische Kosten

Viele Unternehmen schieben den ERP-Wechsel vor sich her, obwohl das alte System längst an seine Grenzen stößt. Die Sorge ist meistens dieselbe: Gehen beim Umstieg Daten verloren? Steht der Betrieb tagelang still, während Kunden weiter bestellen wollen? Und was kostet das Ganze am Ende wirklich?

Die gute Nachricht: Ein ERP-Wechsel ist ein planbarer Prozess, kein Sprung ins Ungewisse. Entscheidend ist, dass er in klaren Phasen abläuft, mit ausreichend Zeit für Tests, bevor irgendetwas live geht.

So läuft ein ERP-Wechsel zu weclapp ab

Phase 1: Analyse (ca. 1–2 Wochen)

Am Anfang steht keine Migration, sondern ein genauer Blick auf das, was bereits da ist. Welche Daten müssen mitziehen: etwa Artikel, Kunden, offene Aufträge oder Belege? Welche Prozesse laufen aktuell noch in Excel-Tabellen oder Einzellösungen und sollen künftig direkt in weclapp abgebildet werden? Diese Phase entscheidet, wie glatt der Rest läuft. Deshalb nehmen wir uns dafür bewusst Zeit.

Phase 2: Datenmigration (ca. 2–4 Wochen, abhängig vom Datenvolumen)

Jetzt wandern Artikelstämme, Kundendaten, Lagerbestände und Preislisten strukturiert aus dem alten System in weclapp. Die Dauer hängt fast ausschließlich von der Datenmenge und ihrer Qualität ab: Je sauberer die Ausgangsdaten, desto schneller geht die Migration. Dieser Schritt bereitet den meisten Unternehmen die größten Sorgen, und genau deshalb lohnt sich hier ein erfahrener Partner, der weiß, worauf es ankommt..

Phase 3: Testbetrieb (ca. 1–3 Wochen)

Bevor irgendetwas live geht, läuft weclapp parallel zum bisherigen System. Ihr Team arbeitet mit echten Daten in einer Testumgebung und spielt die gewohnten Abläufe durch. Fehler fallen so auf, bevor sie im Tagesgeschäft Schaden anrichten.

Phase 4: Go-Live (1 Tag bis wenige Tage)

Der eigentliche Umstieg ist meist der unspektakulärste Teil, wenn die vorherigen Phasen sauber gelaufen sind. Das alte System wird abgelöst, und weclapp übernimmt den laufenden Betrieb. Kleinere Anpassungen sind in den ersten Tagen normal. Wir begleiten sie direkt, statt sie erst im Nachhinein zu entdecken.

Auch die Sorge vor tagelangen Ausfallzeiten lässt sich entkräften: Die eigentliche Umschaltung dauert in der Regel nur Stunden, nicht Tage, weil der Testbetrieb in Phase 3 Prozesse, Berechtigungen und Schnittstellen bereits einmal durchgespielt hat. Muss am Go-Live-Tag noch etwas nachjustiert werden, betrifft das meist Details: der gesamte Betrieb bleibt davon unberührt.

Insgesamt dauert ein realistischer ERP-Wechsel damit rund 4 bis 12 Wochen, abhängig von Datenmenge, Prozesskomplexität und der Anzahl beteiligter Abteilungen. Kleinere Betriebe mit überschaubarem Datenbestand sind oft schneller durch, größere mit mehreren Standorten oder komplexer Lagerlogistik brauchen entsprechend mehr Zeit.

Warum wir wissen, wovon wir sprechen

Wir haben unseren eigenen Betrieb selbst auf weclapp migriert. Wir kennen die Umstellung also nicht nur aus Kundenprojekten, sondern aus eigener Erfahrung.

Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Für PBO haben wir rund 20.000 Artikel in weclapp migriert, eine Datenmenge, bei der sich Fehler in der Vorbereitung vervielfacht hätten. Das zeigt, dass eine strukturierte Migration auch bei großen Artikelbeständen zuverlässig funktioniert, wenn Analyse und Testphase ernst genommen werden.

Genau das ist der Unterschied zwischen einer Migration, die nebenbei mitläuft, und einer, die als eigenes Projekt behandelt wird. Bei 20.000 Artikeln reicht es nicht, Daten einfach zu exportieren und wieder einzuspielen. Attribute, Kategorien, Lagerorte und Preislogiken müssen sauber zugeordnet werden, sonst übernimmt das neue System lediglich die Unordnung des alten mit einer neuen Oberfläche.

Was kostet ein ERP-Wechsel zu weclapp?

Hier lohnt sich eine ehrliche Trennung zwischen zwei Kostenblöcken, die oft in einen Topf geworfen werden.

Die weclapp-Lizenz ist öffentlich einsehbar und lässt sich klar beziffern. Das Einstiegspaket ERP Starter kostet 39 € pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt. Wer CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung braucht, zahlt für ERP Dienstleistung 86 € bei jährlicher Zahlweise beziehungsweise 95 € bei monatlicher Zahlweise pro Nutzer und Monat. Für volle Warenwirtschaft inklusive Lagerverwaltung und Produktion liegt ERP Handel bei 163 € jährlich beziehungsweise 179 € monatlich pro Nutzer und Monat. Ab zehn Lizenzen erstellt weclapp ein individuelles Angebot mit Preisvorteilen.

Die Migration selbst lässt sich dagegen nicht pauschalisieren. Gemeint sind damit Analyse, Datenübernahme, Testbetrieb und die Schulung Ihres Teams. Die Kosten hängen zu stark davon ab, wie viele Daten migriert werden, wie komplex Ihre bisherigen Prozesse sind und wie viele Mitarbeitende eingearbeitet werden müssen. Ein Betrieb mit sauberen Excel-Listen und 500 Artikeln braucht einen anderen Aufwand als einer mit gewachsenen Datenbanken und mehreren tausend Positionen.

Genau deshalb erstellen wir für die Migration ein individuelles Angebot, abgestimmt auf Ihre tatsächliche Ausgangslage. Pauschalpreise, die im Zweifel doch nicht passen, gibt es bei uns bewusst nicht.

Kein Grund für Bauchschmerzen

Ein ERP-Wechsel bleibt ein Projekt, kein Selbstläufer. Aber mit einer sauberen Analysephase, einer strukturierten Datenmigration und einem echten Testbetrieb vor dem Go-Live lässt sich das Risiko auf ein überschaubares Maß reduzieren. Datenverlust und tagelange Ausfallzeiten sind kein Naturgesetz eines ERP-Wechsels, sondern das Ergebnis, wenn genau diese Phasen übersprungen werden.

Sie überlegen, von Ihrem aktuellen System auf weclapp zu wechseln? Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie Ihr Wechsel konkret aussehen würde, mit realistischem Zeitplan und einem individuellen Angebot statt Pauschalversprechen.