Zeiterfassung in weclapp: Kommen, gehen, fertig.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Neuigkeit mehr. Seit dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 und dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 steht fest, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Kleine Frage an dieser Stelle: Wie machen Sie das eigentlich? Excel-Tabelle? Stundenzettel? Oder die Stechuhr im Flur, die nur noch der Hausmeister bedienen kann?

Keine Sorge, wir urteilen nicht. Aber wir haben gute Nachrichten. Mit Release 26.15.1 vom 27. August 2026 hat weclapp ein eigenes Modul an Bord geholt: Zeit & Abwesenheit. Arbeitszeiten, Pausen und Personalakten landen damit dort, wo Aufträge, Projekte und Kunden längst liegen. In Ihrem ERP.

Die Personalakte ist schon da. Wirklich!

Das Beste zuerst: Sie fangen nicht bei null an. Für jeden bestehenden weclapp-Benutzer legt das System automatisch eine Personalakte an. Die Stammdaten übernimmt weclapp aus dem Benutzerkonto. Abtippen? Entfällt.

Neue Kolleginnen und Kollegen legen Sie direkt beim Erstellen des Benutzers mit an, per Häkchen bei „Mitarbeiter anlegen“. Das geht auch nachträglich auf der Benutzer-Detailseite oder unter Personal > Personalakten.

In der Akte sammeln sich geschäftliche, persönliche, vertragliche und lohnrelevante Daten. Arbeitsverträge hängen Sie direkt an. Hier legen Sie auch fest, wer wann wie lange arbeitet: Arbeitszeitprofil, Arbeitszeitregeln, betriebsfreie Tage und Abwesenheiten. Eine Akte, ein Ort. Der Hängeregisterschrank darf sich schon mal nach einem neuen Job umsehen…

Warum sich eine digitale Personalakte generell lohnt, haben wir hier zusammengefasst.

Stempeln per Klick

Kommen. Pause. Gehen. Viel mehr braucht es nicht. Im weclapp-Rahmen sitzt jetzt ein Zeiterfassungs-Widget. Ein Klick auf „Arbeitszeit starten“, und ein Live-Timer läuft mit. Pausen starten und beenden Sie zwischendurch, am Ende des Tages folgt „Arbeitszeit beenden“.

Vergessen zu stempeln? Passiert. Meistens montags. Zeiten lassen sich deshalb auch manuell in der Personalakte erfassen, korrigieren oder löschen. Jede Änderung bleibt im Verlauf sichtbar: wann, was und durch wen. Nachträgliche Kosmetik an den Stunden fällt damit aus.

Arbeitszeitregeln: weclapp rechnet mit

Wie viele Stunden am Tag sind erlaubt? Ab wann ist welche Pause fällig? Diese Vorgaben hinterlegen Sie einmal als Arbeitszeitregel und ordnen sie über die Personalakte zu. Ab dann prüft weclapp jede Buchung. Überschreitet jemand die Höchstarbeitszeit oder fällt die Pause zu kurz aus, erscheint ein Hinweis direkt bei den erfassten Zeiten.

Das ist kein Kontrollwahn. Das ist Arbeitsschutz. Sie sehen einen Verstoß, wenn er passiert. Nicht erst bei der nächsten Prüfung.

Ergänzend gibt es Arbeitszeitprofile. Sie legen fest, an welchen Wochentagen und in welchem Umfang jemand arbeitet. Vollzeit, Teilzeit, Viertagewoche: alles hinterlegbar.

Meine Zeiten: Einsicht ohne Umweg

Bisher konnten nur Administratoren erfasste Zeiten über die Benutzer-Detailseite einsehen. Jetzt schauen Mitarbeiter selbst nach, unter Profil > Meine Zeiten. Wahlweise in der Wochen- oder Monatsansicht, pro Tag mit Beginn, Ende, Pausen und Gesamtarbeitszeit. Ein Klick auf den Tag zeigt die einzelnen Buchungen.

Die Frage „Wann bin ich am Dienstag eigentlich gegangen?“ muss also nicht mehr durchs halbe Büro wandern.

Kostenlos für alle, die nur stempeln

Jetzt der Teil, bei dem Geschäftsführer aufhorchen. Nicht jeder im Betrieb braucht Angebote, Lager oder Buchhaltung. Die Kollegin in der Montage will einfach ihre Zeiten erfassen. Dafür gibt es die neue Lizenz „Zeit & Abwesenheit“. Sie ist kostenlos und gibt Zugriff auf die eigenen Zeiten und Abwesenheiten. Sonst nichts.

Die Rechte steuern zwei neue Rollen. Nutzer erfassen und sehen ihre eigenen Zeiten. Administratoren verwalten zusätzlich Arbeitszeiten und Abwesenheiten und übernehmen die Einrichtung.

Warum das ins ERP gehört

Klar, Zeiterfassungs-Apps gibt es wie Sand am Meer. Der Unterschied liegt im Zusammenspiel. weclapp nutzt die hinterlegten Arbeitszeiten und betriebsfreien Tage jetzt auch für die Ressourcenauslastung. Wechselt jemand mitten im Projekt von Vollzeit auf Teilzeit, plant weclapp ab diesem Zeitpunkt automatisch mit den neuen Stunden. Keine zweite Software. Keine Schnittstelle. Keine doppelte Pflege.

Wie sich weclapp gegen On-Premise-ERP-Systeme schlägt, lesen Sie in unserem ERP-Vergleich.

Ehrlich gesagt: Das ist erst der Anfang

weclapp spricht selbst von ersten Kernfunktionen. Das Modul wächst in den kommenden Releases weiter. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit tragen Sie aktuell in der Personalakte über „Fehltag“ ein, mit Zeitraum, Beschreibung und Abwesenheitsart. Einen Antragsprozess für Urlaub nennt weclapp in diesem Release noch nicht.

Und die Gesetzeslage? Die Pflicht zur Erfassung gilt bereits heute. Ob sie künftig ausdrücklich elektronisch erfolgen muss, ist offen. Im Juni 2026 wurde ein neuer Referentenentwurf des BMAS bekannt, der unter anderem die elektronische Arbeitszeiterfassung aufgreift. Einen Kabinettsbeschluss gibt es bislang nicht. Wer jetzt digital erfasst, muss später nichts umbauen. Egal, wie es ausgeht.

Lassen Sie uns reden

Profile anlegen, Regeln festlegen, Rollen und Lizenzen sauber verteilen: Das ist schnell erledigt, wenn man weiß, wo es hakt. Wir richten das Modul mit Ihnen ein und klären vorher, welche Regeln Ihr Betrieb tatsächlich braucht. Vereinbaren Sie am besten direkt einen Termin.

PS.: Sie nutzen weclapp schon? Dann schauen Sie mal unter Personal > Personalakten. Ihre Mitarbeiter sind nämlich schon da. Sie wissen es vielleicht nur noch nicht…

Quellen: weclapp Changelog 26.15.1 und weclapp Dokumentation Zeit & Abwesenheit, Stand August 2026.