Smart Rail Connectivity Campus – Cloud, Microsoft Dynamics 365 und Microsoft 365

Der Smart Rail Connectivity Campus (SRCC) thematisiert intelligente (“smarte”) Lösungen für den Bahnverkehr und zielt dabei auf den Strukturwandel für eine stark mittelständisch geprägte Region ab.

Wie der Name bereits vermuten lässt, soll in Annaberg-Buchholz ein Zentrum für Forschung, Entwicklung, Erprobung und Befähigung zur Zulassung im Innovationsfeld Intelligenter Schienenverkehr (Smart Rail) entstehen.

Konkret arbeiten die circa 150 Partner im Netzwerk zum Beispiel an Lösungen für automatisiertes Fahren und intelligent vernetzte Systeme im Bahnverkehr, in der Bahntechnik und der Hybridisierung von Antrieben zusammen. Testfahrten werden dabei auf der anspruchsvollen Bahnstrecke zwischen Annaberg-Buchholz und Schwarzenberg durchgeführt.

Projektsteckbrief

Die Anforderungen

Um der digitalen Vision des Projekts auch im Projektmanagement Rechnung zu tragen, sollten mehrere IT-Lösungen implementiert werden. Zum einen sollte eine zentrale Datenbank für die Verwaltung und Kommunikation der Mitglieder geschaffen werden, die auch per Cloud für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich ist. Zum Zweiten sollte der Internetauftritt überarbeitet werden.

Da der Smart Rail Connectivity Campus Mitarbeiter an mehreren Standorten, u. a. in Chemnitz und Annaberg-Buchholz beschäftigt, wurde direkt auf eine Cloud-Software orientiert, um für das gesamte Team die gleichen, flüssigen Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Unsere Lösung

Die Mitglieder-/Partnerverwaltung realisierten wir durch Microsoft Dynamics 365, welches dezentrale Insellösungen, Adressbücher und Exceltabellen ablöste. Mit dem Sales Kernmodul der Software sind die Mitarbeiter in der Lage, einheitlich Daten zu pflegen und im Sinne eines Kundenmanagementsystems (CRM) auch Gruppierungen, Auswertungen und Newsletter zu erstellen.

Zusätzlich wurde im Projektverlauf der komplette SRCC auch in Bezug auf Datenverwaltung, E-Mail und Office-Anwendungen auf Microsoft 365 umgestellt. Dank Sharepoint und Exchange Online werden nun alle Dokumente, Daten und die Mail-Kommunikation über die Microsoft Cloud erledigt. Dadurch profitieren auch die über 150 Akteure, da Dokumente somit einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

„Uns war stets wichtig, dass wir unser wachsendes und interdisziplinäres Netzwerk zuverlässig abbilden und alle Informationen zu den Partnern in einem Tool verwalten konnten. Mit Microsoft 365 wollten wir zudem in der Lage sein, ortsunabhängig, partnerübergreifend und vor allem effizient zu arbeiten,“ begründet Stephanie Hoyer, Projektmanagerin Innovationsmanagement beim Smart Rail Connectivity Campus e.V. (SRCC e.V.) die Entscheidung für die neue Cloud-Software.

Um dabei auch die Telefonie für Homeoffice und mobiles Arbeiten abzudecken, wurde die Telefonsoftware von 3CX installiert. Mittels der Smartphone-App können die Mitarbeiter nun auch bequem von unterwegs Telefonate mit der Festnetznummer führen.

Hinsichtlich der Webseite wurde im ersten Schritt das relativ komplexe Content Management System Drupal durch WordPress ersetzt, um den Mitarbeitern mehr Freiheiten in der Online-Kommunikation zu ermöglichen.

Herausforderung

Eine besondere Herausforderung für das Team bestand darin, alle Ideen und Wünsche auf einen Nenner zu bringen und die heterogene Struktur des SRCC-Netzwerks dabei immer im Hinterkopf zu behalten. So bestand für uns ein wesentlicher Schritt darin, alles zu homogenisieren, bevor wir es in Dynamics einbringen konnten.

Das Statement

Über ein Zeitfenster von insgesamt sieben Monaten wurden unsere Vorstellungen professionell durch premium technologies umgesetzt. Wir haben nun eine zentrale Plattform, um sämtliche Daten unserer Netzwerkpartner und Mitglieder abzubilden und Prozesse nachverfolgen zu können. Der Zugriff über die Cloud ist für das gesamte Team sehr komfortabel und läuft flüssig. Wir planen im nächsten Schritt weitere Funktionen für uns zu erschließen, um auch die netzwerkübergreifende Kommunikation zu optimieren.

Stephanie Hoyer, Projektmanagerin Innovationsmanagement beim Smart Rail Connectivity Campus e.V. (SRCC e.V.)