KI für KMU #2: Bestellung rein, Auftrag raus

Eine Bestellung kommt per E-Mail. Im Anhang: ein PDF. Mal sauber aus der Software des Kunden exportiert, mal eingescannt, mal mit Kugelschreiber ausgefüllt.

Und dann?

Tippt jemand ab. Kunden suchen, Artikel für Artikel ins ERP übertragen, Mengen prüfen, Preise vergleichen. Bei drei Bestellungen am Tag ist das lästig. Wenn sich die Bestellungen stapeln, wird es zum Engpass. Und jede abgetippte Zeile ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.

Angekündigt hatten wir dieses Thema schon im Auftakt unserer Serie. Dann kam uns das Onboarding dazwischen. Jetzt liefern wir nach: Wie KI Bestellungen aus PDFs ausliest und als fertigen Auftrag ins ERP schreibt.

Warum sich das Abtippen so hartnäckig hält

Jeder Kunde bestellt anders. Der eine schickt einen Export aus seiner Warenwirtschaft, der nächste ein eingescanntes Formular, die dritte eine handschriftliche Liste. Das Layout ist jedes Mal ein anderes.

Klassische Texterkennung kommt damit schlecht zurecht. Sie erwartet feste Felder an festen Stellen. Für große Handelspartner gibt es zwar EDI, also den automatischen Austausch von Bestelldaten in einem vereinbarten Format. Aber für Kunden, die zweimal im Jahr bestellen, richtet niemand EDI ein.

Genau hier hilft KI. Ein Sprachmodell liest eine Bestellung ähnlich wie ein Mensch. Es erkennt, was eine Artikelbezeichnung ist und was eine Menge, auch wenn jedes Formular anders aussieht.

Vom PDF zum Auftrag in vier Schritten

Unser Entwickler hat dafür eine eigene Anwendung gebaut. Sie verbindet Microsoft 365 Copilot mit dem ERP-System, in unserem Fall weclapp. Der Ablauf:

1. Hochladen
   Sie ziehen eine oder mehrere PDF-Bestellungen per Drag & Drop in die Anwendung. Die Dateien landen im OneDrive Ihres Unternehmens, denn dort liest Copilot sie aus. Die Daten bleiben also in Ihrer Microsoft-365-Umgebung.
2. Auslesen
   Copilot wertet jede Bestellung aus und gibt sie in einem festen Format zurück. Darin stehen Bestellnummer, Kundennummer und alle Positionen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Preisen. Passt der Gesamtpreis nicht zu Menge mal Einzelpreis, berücksichtigt die KI den Rabatt. Was sie nicht findet, meldet sie als Warnung.
3. Abgleichen
   Die Anwendung sucht den Kunden im ERP. Zuerst über die Kundennummer, dann über den Namen. Bei den Artikeln gilt dasselbe Prinzip: erst die Artikelnummer, dann die Kundenartikelnummer, dann die genaue Bezeichnung. Die Kundenartikelnummer ist die Nummer, unter der Ihr Kunde den Artikel bei sich führt.
4. Anlegen
   Am Ende steht ein fertiger Auftrag in weclapp. Oder ein Angebot, je nach Voreinstellung. Den Link zum Beleg liefert die Anwendung gleich mit. Mehrere Dateien arbeitet sie nacheinander ab.

Das feste Format aus Schritt 2 heißt JSON. Das ist ein einfaches Textformat, mit dem Programme Daten austauschen. So sieht eine ausgelesene Bestellung aus:

{
  "OrderNbr": "BE00001234",
  "OrderDate": "14.10.2026",
  "PartyName": "Muster GmbH",
  "PartyNbr": null,
  "Total": 42.00,
  "Lines": [
    {
      "Pos": "1",
      "ItemNbr": "10025",
      "Descr": "Montagewinkel 40 mm",
      "Qty": 10.0,
      "Price": 4.20,
      "TotalPrice": 42.00
    }
  ],
  "Warnings": [
    "PartyNbr: Im Dokument ist keine Kunden-, Debitoren- oder Partnernummer für den bestellenden Kunden angegeben."
  ]
}

Die Warnung am Ende ist kein Fehler. In dieser Bestellung stand schlicht keine Kundennummer. Die KI sagt das, statt eine zu erfinden.

Was uns selbst überrascht hat

Der härteste Test war ein Bestellformular aus einem Kundenprojekt. Die Besteller kreuzen dort an, was sie möchten, und tragen die Menge von Hand ein. Artikelnummern stehen nicht drauf. Nur Produktnamen, teils dasselbe Produkt in zwei Gewichtsgrößen.

Zugegeben: Darauf hätten wir nicht gewettet. Copilot hat die Kreuze erkannt, die handschriftlichen Mengen gelesen und die Kundennummer gefunden. Die fehlenden Artikel hat die Anwendung im System angelegt. Bei der nächsten Bestellung findet sie sie über die Bezeichnung wieder. Auch mit eingescannten PDFs kam Copilot in unseren Tests klar.

Trotzdem bleibt unser Rat: Artikelnummern gehören aufs Formular. Die Suche über die Bezeichnung klappt nur, wenn sie genau übereinstimmt. Und automatisch angelegte Artikel sind ein Notbehelf, kein Dauerzustand.

Wer hat das letzte Wort?

Die KI tippt ab. Was ins System darf, legen Sie fest. In den Voreinstellungen bestimmen Sie, ob die Anwendung unbekannte Kunden und Artikel selbst anlegen darf. Darf sie das nicht, bricht sie ab, statt zu raten.

Dazu kommen die Warnungen. Fehlt eine Kundennummer oder ist ein Wert unklar, steht das schwarz auf weiß im Ergebnis. Über den Link zum Beleg prüfen Sie jeden Auftrag mit einem Klick. Aus Abtippen wird Kontrollieren.

Ehrlich gesagt: Das ist eine Nummer größer

Der Onboarding-Agent aus Teil 1 kam ohne Entwicklung aus. Dokumente auf den SharePoint, Agent einrichten, fertig. Hier ist das anders.

Im Auftakt dieser Serie haben wir geschrieben: KI mit den eigenen Systemen zu verbinden ist machbar, aber es ist ein Projekt. Das hier ist so ein Projekt. Wir richten die Anwendung in Ihrer Microsoft-365-Umgebung ein und binden sie an die Schnittstelle Ihres ERP an. Eine Schnittstelle (API) ist der Weg, über den Programme miteinander reden, ohne dass jemand klickt.

Die meiste Feinarbeit steckt im Prompt. So heißt die Arbeitsanweisung an die KI. Unser Entwickler hat schnell gemerkt: Von der Formulierung hängt ab, ob das Ergebnis stimmt. Der Prompt legt deshalb auch fest, was die KI tun soll, wenn sie einen Wert nicht findet. Kleines Detail am Rande: Beim Feinschliff hat er sich von Copilot selbst helfen lassen.

Was Sie brauchen: Microsoft 365 mit Copilot, ein ERP oder eine Warenwirtschaft mit Schnittstelle und einmalig die Einrichtung samt Voreinstellungen. Danach läuft jede Bestellung durch dieselbe Strecke. Der Aufwand fällt einmal an. Die gesparte Zeit kommt mit jeder Bestellung.

Läuft das nur mit weclapp?

Nein. Das ausgelesene Format ist an kein bestimmtes System gebunden. Copilot liest die Bestellung immer gleich aus. Für ein anderes ERP passen wir nur die Strecke danach an: Wo sucht die Anwendung Kunden und Artikel? Und wie legt sie dort einen Auftrag an?

Damit lässt sich der Ansatz auf viele Software-Lösungen übertragen, sofern sie eine Schnittstelle zum Anlegen von Aufträgen haben. Auch das Auslesen selbst lässt sich erweitern, zum Beispiel um Lieferadressen.

Sie tippen noch ab?

Dann schauen wir uns das gemeinsam an. Bringen Sie eine typische Bestellung mit, gern geschwärzt. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich die Automatisierung bei Ihnen lohnt und was sie braucht.

Schreiben Sie uns an info@prem-tec.de, rufen Sie an unter 0371/64616-700 oder buchen Sie direkt einen Beratungstermin.

PS: Wenn Sie Ihr Bestellformular ohnehin überarbeiten, nehmen Sie die Artikelnummern mit auf. Das hilft Ihren Kunden beim Ausfüllen, Ihrem Team beim Prüfen und der KI beim Zuordnen.