Gesetzliche Anforderungen an die IT – GoBD

Die IT in Unternehmen unterliegt verschiedensten rechtlichen Bedingungen – unabhängig davon, ob es sich um ein Startup oder ein traditionsreiches Familienunternehmen in sechster Generation handelt.

Aktuell gehören hier neben BGB und HGB die Vorgaben der GoBD und DSGVO zu den hauptsächlichen Richtlinien.

Beide Texte thematisieren die Nutzung digitaler Medien in Unternehmen.

In diesem Beitrag geben wir einen groben inhaltlichen Überblick über die Schwerpunkte der GoBD. Wenn Sie mehr über die DSGVO erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Beitrag.

Unabhängig davon, was Sie geschäftlich machen, sollten Sie auf jeden Fall bei Fragen einen Rechtsanwalt oder Datenschützer hinzuziehen.

GoBD – Was ist das überhaupt?

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Hierzu die wichtigsten Grundlagen:

• Verantwortlich ist hier immer der Steuerschuldner – also Sie! Der Steuerberater kann das nicht übernehmen.
• Achten Sie bei allen Systemen, die Belege produzieren, auf entsprechende GoBD-Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Zugriff.
• Alle Belege und buchungsrelevanten Dokumente, welche digital ins Unternehmen kommen, müssen auch digital, also GoBD-konform aufbewahrt werden. (Stichwort Revisionssicherheit bei digitalen Dokumenten und NEIN! PDF ist nicht revisionssicher! 😉)
• Alle Unterlagen müssen mindestens für 10 Jahre nach Steuerbescheid verfügbar sein. Es wird hier ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Verlust nicht mehr anerkannt werden muss.
• Für alle Systeme muss eine entsprechende Dokumentation und Verfahrensbeschreibung vorhanden sein.

Wer sich tiefer einlesen will, kann das auf rund 44 Seiten gern auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen tun. 😅

Worauf zielt die GoBD ab?

• Die GoBD ist vor allem eine Richtlinie der Finanzprüfer.
• Seit 2015 werden Buchprüfungen unter Anwendung der GoBD durchgeführt – Tendenz stark steigend.
• Es können dabei ALLE digitalen Aufzeichnungen und Programme geprüft werden. Die Themen Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation stehen dabei im Vordergrund.

Was kann passieren, wenn der Prüfer hier Fehler findet?

• Es können einzelne Belege (Eingangsrechnungen) verworfen werden. -> Umsatzsteuerrückzahlung
• Es kann zu Zuschätzungen zum Umsatz kommen. -> Nachzahlungen
• Im schlimmsten Fall kann die komplette Buchführung verworfen werden.
• Bei grober Verletzung können auch Strafen verhängt werden.

Hinweis: Aktuell werden alle Betriebsprüfer auf genau diese Themen geschult. Gerade die jüngere Generation bei den Finanzbehörden ist im Bereich IT unheimlich fit.

Sie haben Fragen zu GoBD-konformer Bürosoftware? Sprechen Sie uns gern an!