eSignature – Das 1×1 der digitalen Unterschriften

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was ist eine eSignature?
• Was ist eine elektronische Signatur?
• Was ist eine digitale Signatur?
• Wie sicher sind e-Signaturen?
• Welche Vorteile haben e-Signaturen?
• Welche Anwendungsfälle gibt es?

Was ist eine eSignature?

Unter einer elektronischen Signatur (engl.: eSignature) versteht man technische und rechtliche Mechanismen, die beim Unterzeichnen digitaler Dokumente eine sichere Authentifizierung sowie einen Zustimmungsnachweis ermöglichen. Die digitale Unterschrift erfüllt damit den gleichen Zweck wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument.

Sie wird primär im E-Government (öffentliche Verwaltung) und der E-Justice (Justiz) verwendet. Durch nutzerfreundliche Tools findet sie aber zunehmend auch im Unternehmensalltag Anwendung.

Schon gewusst? Obwohl elektronische Signatur und digitale Signatur oft in einem Atemzug und als Synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied.

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist in erster Linie ein rechtlicher Begriff. Unterschieden wird hier zwischen:

• einfacher elektronischer Signatur (SES),
• fortgeschrittener elektronischer Signatur (AdES) sowie
• qualifizierter elektronischer Signatur (QES).

Die einfache elektronische Signatur ist die unsicherste Variante: hierbei handelt es sich beispielsweise um die Signatur unter einer E-Mail. Sowohl bei der fortgeschrittenen als auch bei der qualifizierten Signatur wird anhand eines Authentifizierungs- bzw. Identifizierungsverfahrens die Identität der unterzeichnenden Person überprüft. Die qualifizierte elektronische Signatur verfügt dabei über die höchsten Standards und den größtmöglichen Geltungsbereich.

Generell gilt aber: Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit stehen in einem Spannungsverhältnis. Je höher die Sicherheit, desto mehr leidet die Nutzerfreundlichkeit, da für den Unterzeichner mehrere Identifizierungsstufen nötig werden.

 Digitale Signatur

Bei der digitalen Signatur handelt es sich um ein spezielles Verfahren, bei dem der Unterzeichner und das Dokument durch eine besondere Verschlüsselung unwiderruflich miteinander verbunden werden. Diese Einheit kann jederzeit nachträglich und von egal wem mittels des öffentlichen Schlüssels nachvollzogen und überprüft werden.

Nachträgliches Bearbeiten der unterzeichneten Dokumente ist mit der digitalen Signatur jedoch nicht möglich und würde den Vertrag als ungültig anzeigen.

Sind e-Signaturen sicher?

e-Signaturen sind ebenso rechtsverbindlich wie normale Unterschriften. In der EU ist die Anerkennung über die eIDAS-Verordnung  über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste geregelt, an der auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik mitgewirkt hat. Die Verordnung wurde in Deutschland als Grundlage für das Vertrauensdienstegesetz genutzt. Dieses besagt, dass in Deutschland eine qualifizierte elektronische Signatur einer handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist.

Damit digitale Signaturen rechtsverbindlich sind, müssen e-Signatur-Anbieter strenge Auflagen erfüllen und bestimmte Zertifizierungen erlangen. Zertifizierte Anbieter können im Namen ihrer Partner rechtsverbindliche und gesetzlich anerkannte Unterschriften erstellen. Diese vertrauenswürdigen Dritten werden regelmäßig auditiert, um sicherzustellen, dass ihre Lösungen den europäischen Vorschriften entsprechen.

Es ist kein Geheimnis, dass händische Unterschriften durchaus gefälscht werden können. Vor diesem Hintergrund kann man zurecht behaupten, dass digitale Signaturen aufgrund der oft mehrstufigen Authentifizierungsverfahren um ein vielfaches sicherer sind.

Vorteile einer eSignature

• Aufwand reduzieren: Dokumente lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, unterschreiben und versenden
• Rechtsverbindlichkeit herstellen: Vertraulichkeit und Rückverfolgbarkeit der Daten durch eIDAS zertifizierte und rechtssichere Software
• Prozesse optimieren: Automatische Erinnerungen bei ausstehenden Unterschriften
• Integration in CRM und DMS-Lösungen durch Schnittstellenanbindung

Mögliche Anwendungsfälle für digitale Unterschriften

• Personalwesen: Neue Mitarbeiter willkommen heißen
• Vertrieb: Geschäfte abschließen
• Beschaffung: Alle Verträge genehmigen
• IT-Abteilung: Anwendungen aller Teams sichern
• Rechtsabteilung: Verträge schützen
• Verwaltung- und Finanzabteilung: Genehmigungsprozesse optimieren