Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren

„Revisionssicher“ ist kein Marketingbegriff, sondern eine feste Anforderung aus der GoBD (den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Ein Dokument gilt als revisionssicher archiviert, wenn es sich im Nachhinein nicht mehr unbemerkt verändern lässt, über die gesamte Aufbewahrungsfrist vollständig im Originalzustand erhalten bleibt und sich für einen sachverständigen Dritten — etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung — jederzeit nachvollziehen lässt. Betroffen sind Rechnungen, Verträge, Geschäftsbriefe und alle sonstigen Buchungsbelege, egal ob sie auf Papier eingehen, als PDF per E-Mail ankommen oder als eRechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format verschickt werden.

Genau daran scheitern die naheliegenden Lösungen. Ein Ordner auf dem Server oder ein Cloud-Laufwerk speichert Dateien zwar zuverlässig, protokolliert aber keine Änderungen. Wird eine Datei überschrieben oder gelöscht, gibt es dafür keinen Nachweis. Für das Finanzamt zählt das im Zweifel nicht als ordnungsgemäße Aufbewahrung.

Dafür gibt es spezialisierte Archivierungslösungen. Sie protokollieren jeden Zugriff und jede Änderung, verhindern nachträgliche Manipulation und sorgen dafür, dass Dokumente über die komplette Aufbewahrungsfrist unverändert abrufbar bleiben.

Wer die vollständige rechtliche Einordnung zur GoBD sucht — Aufbewahrungsfristen, Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung, Zuständigkeiten —, findet das im Beitrag Gesetzliche Anforderungen an die IT – GoBD.

Warum ist revisionssichere Archivierung wichtig?

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über festgelegte Zeiträume aufzubewahren. Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass diese Unterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel dienen können.

Warum sind Word-, Excel- oder „normale“ PDF-Dateien ungeeignet?

Word- und Excel-Dateien können nachträglich geändert werden, ohne dass diese Änderungen nachvollziehbar sind. Zudem bieten sie keine integrierten Funktionen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit oder zur Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Auch PDFs lassen sich mit den entsprechenden Programmen einfach „ohne Spuren“ verändern. Daher erfüllen sie nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

Welche Lösung erfüllt die Anforderungen der GoBD?

Spezialisierte Lösungen zum Dokumentenmanagement (ecoDMS) oder zur einfachen E-Mail- und Belegarchivierung (Lexware archivierung) bieten Funktionen, die eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Sie stellen sicher, dass Dokumente unveränderbar gespeichert werden, Zugriffe und Änderungen protokolliert sind und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

	Lexware archivierung	ecoDMS
Zielgruppe	Kleine bis mittelständische Unternehmen, insbesondere Nutzer von Lexware-Produkten	KMU, 1 bis ca. 50 Arbeitsplätze
Funktionalität	Fokus auf revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten	Vollständiges DMS: Dokumentenerfassung, Volltextsuche mit OCR, Workflows optional über WORKZ Add-on
Integration	Nahtlose Integration in Lexware-Softwareprodukte* *kann aber auch unabhängig von Lexware genutzt werden.	Plugins für Office und E-Mail-Programme
Skalierbarkeit	Geeignet für kleinere Datenmengen; Erweiterungspotenzial begrenzt	Kein Datenlimit (eigene Infrastruktur), Lizenz pro Arbeitsplatz erweiterbar
Benutzerfreundlichkeit	Einfache Bedienung, speziell für Lexware-Nutzer konzipiert	Drag & Drop, google-ähnliche Suche, einfache Einarbeitung
Cloud-Fähigkeit	Primär lokale Installation; Cloud-Optionen begrenzt	Client-Server-System, lokal installierbar; Cloud-Hosting über externe Partner möglich; mobiler Zugriff per Webclient
Sicherheit & Compliance	Erfüllt GoBD-Anforderungen für revisionssichere Archivierung	Geprüft nach IDW PS 880; GoBD- und DSGVO-konform
Preisgestaltung	Pro Monat/2 User ab 19,90 €/Monat [Im Shop bestellen]	einmalig ab 125 €/Arbeitsplatz, keine laufenden Kosten
Inkludierter Speicherplatz	5 GB	Kein Datenlimit

Mehr zu den Einsatzszenarien von ecoDMS lesen Sie im Beitrag Dokumentenmanagement im Mittelstand: Für wen ist ecoDMS die richtige Wahl.

Wie passt die elektronische Rechnungsstellung (eRechnung) in dieses Thema?

Elektronische Rechnungen, kurz eRechnungen, sind digitale Rechnungen, die in standardisierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden. Sie ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und reduzieren Fehler sowie manuellen Aufwand. Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland auf Bundesebene verpflichtet, solche Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Verpflichtung zum Empfang von eRechnungen nun auch für einen Großteil der Unternehmen. Damit rückt auch die revisionssichere Archivierung in den Fokus vieler Akteure, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Einen ausführlichen Beitrag dazu finden Sie hier: Von der Papierrechnung zur revisionssicheren eRechnung

Zusammenfassung

Zusammenfassend ist die revisionssichere Archivierung ein unverzichtbarer Bestandteil des modernen Dokumentenmanagements. Sie stellt sicher, dass digitale Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und bei Bedarf in ihrem Originalzustand verfügbar sind. Spezialisierte Lösungen wie ecoDMS unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen effizient umzusetzen.

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