Kalender Januar 2022

Y2K22-Bug stoppt Mailzustellung

Ein Jahreswechsel, der es in sich hat

Was haben Admins zum Jahrtausendwechsel 1999/2000 gebibbert: Welche Folgen würde der sogenannte Millennium-Bug haben und würde dieser wirklich zu kollektiven Systemabstürzen führen?

Daher wurden bereits im Vorfeld sorgfältige Analysen durchgeführt und weitreichende Maßnahmen eingeleitet, um die Auswirkungen einzudämmen.

Kalender Januar 2022

Doch was war eigentlich die Ursache für all die Aufregung?

In den 1960er und 1970er Jahren – die Kita-Zeiten unserer heutigen Rechner – war Speicherplatz knapp und teuer. Häufig wurden deshalb zur Speicherung und Verarbeitung von Jahreszahlen nur die letzten beiden Ziffern (1999 > 99) benutzt.

Das betraf Betriebssysteme, Anwenderprogramme und Datenbestände. Die ersten beiden Ziffern der Jahreszahl (hier „19“) wurden nicht berücksichtigt und man bedachte nicht, was bei einem Jahrhundert oder Jahrtausendwechsel passieren würde. Denn viele Programme wurden im Laufe der Jahre auf vorangegangene Versionen aufbauend erweitert, ohne dass dieser „bekannte Mangel“ korrigiert worden wäre.

Nachdem der Jahrtausendwechsel aufgrund der guten Vorbereitung halbwegs ruhig von statten ging, wähnte man sich in falscher Sicherheit. Zum Jahreswechsel 21/22 holte das Thema die Administratoren wieder ein. Denn die Versionsnummer für den integrierten Microsoft Exchange Spamfilter beginnt immer mit dem aktuellen Datum. Die Nummer wechselte also von 2.1xx.xxx.xxx zu 2.2xx.xxx.xxx. Einziges Problem: Die maximale Größe dieser Zahlen ist systemseitig auf 2.147.483.647 begrenzt. Folglich führte der Jahreswechsel zu einem Fehler, wodurch keine E-Mails mehr zugestellt werden konnten. Betroffen waren Exchange-Kunden, die ihren Mail-Server selbst hosten und dabei die Version 2016 oder 2019 nutzen.

Kunden von premium technologies sind aus aktueller Sicht nicht betroffen. Wir behalten die Sache im Auge und setzen uns mit Ihnen in Verbindung, falls Handlungsbedarf besteht.

Kritische Schwachstelle in log4j veröffentlicht

Vielleicht haben Sie es schon mitbekommen: In den letzten Tagen kursierte immer wieder das Wörtchen “Log4j” in den Medien – meistens in Kombination mit “gravierend”, “kritisch” oder “schwerwiegend”.

Was diese fünf Zeichen für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre IT bedeuten, möchten wir Ihnen kurz mit diesem Beitrag erklären.

Bei Fragen dazu stehen wir Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung,

INHALT
Log4j – Was ist das? Was bedeutet das für mein Unternehmen?
Was muss ich jetzt tun?
Unsicher? – Kostenlosen Beratungstermin buchen
Weitere Hinweise zur IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen

Log4j – Was ist das? Was bedeutet das für mein Unternehmen?

Log4j ist ein weltweit verbreiteter Software-Bestandteil, der mit der Programmiersprache Java erstellt wurde. Damit können Entwickler Fehlerzustände in Softwareprozessen in einer Bibliothek aufzeichnen, um sie besser nachzuvollziehen.

Durch die nun bekannt gewordene Sicherheitslücke in Log4j können Angreifer bösartigen Code auf verwundbaren Servern ausführen und großen Schaden anrichten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) schätzt die Bedrohung als “extrem kritisch” ein.

Szenarien wie der Missbrauch von sensiblen Unternehmens- und Kundendaten wären ebenso denkbar wie der Angriff auf andere im Netzwerk befindliche Server.

Die detaillierten Informationen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) finden Sie hier.

Was muss ich jetzt tun?

Für Sie gibt es aktuell keine konkreten To-Dos: zumindest nicht, was Produkte von premium technologies angeht. Nach aktuellem Stand sind zum Beispiel Haufe X360, Amagno, Lexware, Microsoft365 und Reiner SCT Zeiterfassung nicht betroffen.

Wir behalten die Lage permanent im Auge und melden uns bei Ihnen, sollte Handlungsbedarf bestehen.

Das BSI verweist an dieser Stelle auch nochmals auf die Nutzung von UTM Firewalls für Unternehmensnetzwerke zur vorbeugenden Maßnahme. Wenn Sie dazu Fragen haben, können Sie uns gern schreiben.

Unsicher? – Kostenlosen Beratungstermin buchen

Sie sind sich unsicher über Ihren Status Quo oder benötigen eine individuelle Prüfung?

Über unser Online-Formular können Sie gern eine kostenfreie IT Security Beratung buchen, in der wir gemeinsam über Ihre konkreten Herausforderungen sprechen.

Weitere Hinweise zur IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert im Artikel 32 von allen Verantwortlichen den Einsatz von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), mit denen ein Schutzniveau gewährleistet wird, das dem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessen ist.

Nur was sind technische und organisatorische Maßnahmen im Detail, wie sollten diese eingesetzt werden und wie kann man prüfen, ob die Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO gewährleistet und ein angemessenes Schutzniveau erreicht ist?

Um Sie genau bei diesen Fragen zu unterstützen, haben wir mit unserer Datenschutz-Zeitung eine Best Practice Checkliste zusammengetragen, mit der auch Sie Ihr Schutzniveau prüfen und verbessern können. 

Bäckerei Weißbach – Server, Telefonanlage und Microsoft 365

Traditionelles Handwerk und neueste Technologien sind kein Gegensatz. Vielmehr optimieren die digitalen Lösungen das Tagesgeschäft und schaffen somit mehr Zeit für die Leidenschaft an der Handwerkskunst.

Jan Irmscher (l.) und Frank Wurdinger übernahmen den Traditionsbetrieb 2015 und setzen seitdem auf traditionelle Handwerkskunst gepaart mit digitalen Lösungen. Quelle: Bäckerei Weißbach

Seit 1954 bietet die Bäckerei Weißbach unter dem Motto „Täglich frische, brotvolle Kunst aus Stollberg“ eine breite Palette an Backwaren in mittlerweile sieben Fachgeschäften an. Ergänzt wird das stationäre Angebot saisonal durch einen mobilen Holzbackofen mit Marktstand und Marktverkäufer auf Wochenmärkten.

Ein Online-Shop bietet zudem die Möglichkeit, den weit über die Landesgrenzen bekannten Stollen für die Vorweihnachtszeit nach Hause zu ordern.

Projektsteckbrief

  • In die Jahre gekommene Hard- und Software arbeitete nicht mehr zufriedenstellend
  • Digitale Lösungen sollen Mitarbeiter entlasten
  • Möglichkeit von Homeoffice für Backoffice
  • Neuer Server mit VPN
  • Software-Telefonanlage
  • Microsoft 365
  • Neue Arbeitsplätze mit Dockstation
  • Anbindung Onlineshop an Lexware Warenwirtschaft

Die Herausforderung

Als Frank Wurdinger und Jan Irmscher 2015 den Betrieb übernahmen, ging auch die vorhandene IT-Struktur auf die neuen Geschäftsführer über. Die in die Jahre gekommene Hard- und Software arbeitete nicht mehr zufriedenstellend, sodass sich das Führungsduo schließlich an premium technologies wendete.

Die Anforderungen

Der gemeinsam entwickelte Digitalisierungsfahrplan sollte die Mitarbeiter entlasten und das Backoffice fit für Homeoffice machen.

Unsere Lösung

Dazu war nicht nur ein neuer Server mit VPN nötig, sondern auch die Installation einer Software-Telefonanlage, die mittels App auf dem Handy die Telefonie über die Bürofestnetzanschlussnummer möglich macht. Dank Microsoft 365 können eine Vielzahl an Dokumenten nun ganz bequem mobil eingesehen und bearbeitet werden. Zudem installierten wir im Backoffice neue Arbeitsplätze, die dank Dockingstationen im Handumdrehen in mobile Arbeitsplätze umgewandelt werden können. Alle Maßnahmen wurden dabei im laufenden Betrieb umgesetzt.

Der Butterstollen Premium wird nicht nur in den Geschäften angeboten, sondern kann von Fans auch online erworben werden. Quelle: Bäckerei Weißbach

Der ursprüngliche Onlineshop generierte zwar gute Umsätze, jedoch war es aufwändig Artikel anzulegen und die Bestellungen händisch in das Rechnungsprogramm zu übertragen. Kurzfristig entschieden sich die Akteure dazu, die für später geplante Anbindung des Shops an die Lexware Warenwirtschaft noch für das Weihnachtsgeschäft umzusetzen. Im Oktober war die Einrichtung abgeschlossen, sodass die Rechnungen aus dem Onlineshop nun automatisch an Lexware übergeben werden.

Das Statement

Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. premium technologies begegnete uns stets auf Augenhöhe, nahm unsere Herausforderungen an und beriet uns kompetent zu den optimalen Lösungen für unseren Betrieb. Außerdem erhielten wir viele wertvolle Impulse und Tipps, was technisch möglich ist. Damit sind wir in Zukunft IT-seitig bestens aufgestellt und bereit für neue Projekte.

Durch die Umstellung unseres Servers, die Einrichtung der Telefon-Software und die Optimierungen im Shop sind wir deutlich effizienter geworden. Das Backoffice ist jederzeit erreichbar und wir können Bestellungen nun wesentlich schneller bearbeiten. Ein echter Mehrwert für das Weihnachtsgeschäft. Schließlich wollen wir, dass alle Kunden rechtzeitig ihren Stollen auf dem Tisch haben, auch wenn sie nicht zu uns ins Geschäft kommen können.

Jan Irmscher, Geschäftsführer

Wie geht’s weiter

Für die kommenden Monate ist zudem die Verzahnung der Telefon-Software mit dem Kundenmanagementsystem geplant, damit Telefongespräche und zugehörige Notizen direkt in den Kundendaten vermerkt werden können. Zudem sollen perspektivisch die Artikeldaten mit dem Warenwirtschaftssystem abgeglichen werden. Das macht eine zusätzlich manuelle Stammdatenpflege im Shop-Backend überflüssig.

Logo MedizinTechnik Teuchert

Teuchert! Medizintechnik – Lexware warenwirtschaft und IT-Support

Seit zehn Jahren beliefern wir Kardiologen, Internisten, Allgemein-/Hausärzte sowie Chirurgen und Orthopäden in Sachsen und Ostthüringen mit der entsprechenden Medizintechnik.

Wir nutzen dafür die warenwirtschaft von Lexware. So haben wir sämtliche Daten unserer Kunden, Lieferanten, Artikel und das Belegwesen übersichtlich in einem System gebündelt. Dank der Funktionen zur Lagerverwaltung und die zahlreichen betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten haben wir alles im Blick und können schnell auf geänderte Kundenanforderungen reagieren.

Neben Lexware werden wir von premium technologies auch hinsichtlich unserer Microsoft 365-Anwendungen betreut. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. Das Team versteht unsere Bedürfnisse und geht individuell darauf ein.

Sybille Brandt, Teuchert! Medizintechnik

eSignature Smartphone Ansicht

Unterschriften wirtschaftlich und rechtskonform gestalten: Unsere Schnittstelle zwischen YOUSIGN und AMAGNO machts möglich

Obwohl das Unterschreiben von Dokumenten nur eine kleine Formalität ist,  wird gerade dieser letzte Schritt zu einem aufwändigen Kraftakt. Auch heute noch werden mancherorts digitale Dokumente ausgedruckt, von Hand unterschrieben und anschließend wieder eingescannt und per E-Mail verschickt. Dabei sind die eingescannten Dokumente dann oftmals nur noch schwer lesbar.

Der Status Quo: Sperrig und unsicher

Dieser sperrige Prozess ist unwirtschaftlich und innerhalb kürzester Zeit sieht man den Arbeitsplatz vor lauter Blättern nicht mehr.

Vielleicht klopfen Sie sich jetzt auch stolz auf die Schulter, weil Sie eben keinen Papierdschungel in ihrem Büro haben, sondern am Ende Ihrer PDF-Dateien einfach das Bild Ihrer Unterschrift einfügen. Hiermit sparen Sie sich zwar das Drucken und Scannen. Die E-Mails müssen trotzdem verschickt und Dokumente weitergeleitet werden, damit am Ende die richtige Unterschrift auch auf dem Dokument landet.

Doch können Sie sich wirklich sicher sein, dass die eingefügte Unterschrift wirklich von der unterschriftsberechtigten Person stammt und nicht von jemand anderem eingefügt wurde? Die Antwort ist so einfach wie ernüchternd: Nein! Damit sind solche Unterschriften, obwohl diese Methode vielerorts praktiziert wird, nicht rechtsverbindlich.

Schlank, nachhaltig und effizient – Unsere neue YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle

Die effizientere und nachhaltigere Lösung ist YOUSIGN, genauer genommen: Unsere YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle.

Mit der eSignature-Lösung von YOUSIGN können Sie Dokumente einfach digital unterzeichnen lassen. Hierfür geben sie kurz die Daten der Person ein, die das Dokument signieren soll. Diese erhält eine Mail mit einem Link zum Dokument. Sollen die Unterlagen nach eingehender Sichtung unterschrieben werden, wird ein spezieller Code ans Smartphone geschickt. Dieser muss nur noch in das entsprechende Feld eingegeben werden und das Dokument ist signiert. Anschließend kann es heruntergeladen werden.

eSignature Smartphone Ansicht
Quelle: YouSign

Dank unserer YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle lässt sich der gesamte Vorgang direkt innerhalb des Dokumentenmanagementsystems AMAGNO starten. Dort können Sie jederzeit den Bearbeitungsstand der Unterlagen einsehen. Sobald der Status von “In Bearbeitung” auf “Unterschrieben” wechselt, werden die signierten Dokumente automatisch in AMAGNO eingepflegt.

Die manuellen Arbeitsschritte werden so auf ein Minimum reduziert. Sie können sich ihre eigenen Workflows zusammenbauen und im Fall der Fälle sind die Signaturen rechtsverbindlich, revisionssicher und nachvollziehbar. Durch die Schnittstelle beseitigen Sie nicht nur den Dokumentendschungel auf ihrem Schreibtisch, sondern auch das Dateien-Wirrwarr, welches durch manuelle Dateiverwaltung schnell entstehen kann.

Neben dem intuitiven und effizienten Prozess sowie der Rechtsverbindlichkeit die YOUSIGN-Signaturen ermöglichen, müssen Sie sich auch beim Datenschutz keine Sorgen machen: YOUSIGN kommt aus Europa und ist DSGVO-konform.

Gerne zeigen wir ihnen die Funktionalität von YOUSIGN und unserer Schnittstelle in einem unverbindlichen Demo-Termin – damit die Signatur das bleibt was sie ist: eine kleine Formalität am Ende – fernab des undurchdringbaren Dschungels.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Workflow Integration: Signaturen können dank Schnittstelle direkt über AMAGNO angefordert werden und signierte Dokumente werden direkt in AMAGNO eingepflegt
  • Schnelle, simple und sichere (rechtsverbindlich) Signaturen
  • Unmittelbare Rückmeldung bei z. B. Angeboten, da das Dokument nicht gedruckt, händisch unterschrieben eingescannt und zugeordnet werden muss.
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
  • eIDAS-konform und zeitgestempelte Belegdatei
  • DSGVO-konformer Schutz für Ihre Daten und die Ihrer Kunden
  • Sicheres Hosting innerhalb der EU
  • Geeignet für alle Branchen, Abteilungen, Teams und verschiedene Unternehmensgrößen
  • Nachhaltig für Unternehmen und Umwelt
  • Status der Unterschrift jederzeit abrufbar (“In Bearbeitung”, “Bestätigt” und “Abgelehnt”)
So funktioniert der Ablauf in Amagno DMS.

Buchen Sie direkt einen Präsentationstermin: www.prem-tec.de/consulting

R.A.N.D.-Muzik Schallplatte

R.A.N.D.-Muzik – Hochgradig angepasstes PDF-Formular mit Lexware

Mit dem Siegeszug der CD und später auch der mp3 sagten viele den Schallplatten ihren knisternden Untergang voraus. Doch bereits seit einigen Jahren erlebt der kultige Tonträger ein Revival. DJs, Musikmacher und Vinylliebhaber schwören auf den unverkennbaren Sound. Vinyl-Produzenten verzeichnen daher einen deutlichen Anstieg der Absatzzahlen. Mittlerweile sind Wartezeiten in der Produktion von sechs Monaten an der Tagesordnung.

R.A.N.D.-Muzik Schallplatte
Quelle: R.A.N.D. MUZIK GbR

Die Leipziger R.A.N.D. Muzik GbR gehört zu den letzten deutschen Schallplattenherstellern. Durch Mut, Geduld und Erfindergeist entwickelte sich in den vergangenen 20 Jahren ein etabliertes Presswerk, welches Musikliebhaber:innen rund um den Globus mit Platten versorgt.

Vom Audiosignal bis zum lupenreinen Hörgenuss ist es ein weiter Weg, der nicht nur spezielle Maschinen, sondern vor allem auch Präzision voraussetzt. Dabei ist der komplette Produktionsprozess in Leipzig unter einem Dach vereint: vom Audio Mastering, über Schneidemaschine, Galvanik und Presswerk bis hin zur Cover-Herstellung. Nach dem Motto: „Erlaubt ist, was gefällt (und gut klingt)“ bieten die Leipziger eine große Palette unterschiedlicher Produktvarianten an.

Projektsteckbrief

  • Fehleranfälliger Konfigurator für Preisindikation
  • Keine tagesaktuellen Preislisten möglich
  • Manueller Übertrag von Anfragen in Angebot
  • Transparentes und effizientes Formular-Handling
  • Hochgradig angepasstes PDF-Formular aus Lexware für aktuelle Preislisten unter Berücksichtigung momentane Rohstoffpreise, Maschinenbetriebskosten und Fremdleistungen

Die Herausforderung

Um Interessenten eine erste Preisindikation für deren individuelle Auflage der nächsten LP zu liefern, setzte R.A.N.D. Muzik lange Zeit einen Konfigurator auf der Firmenwebseite ein. Dieser war jedoch fehleranfällig, da nicht die tagesaktuellen Preislisten abgebildet werden konnten und die generierten Anfragen anschließend von den Mitarbeitern manuell in ein Angebot überführt werden mussten.

Die Anforderung

Gemeinsam wurde daher ein Anforderungskatalog für ein Formular-Handling erstellt. Dieses sollte sowohl bei den Kunden als auch bei den Vertriebsmitarbeitern für mehr Transparenz und Effizienz beim Angebotsprozess sorgen.

Unsere Lösung

Das Ergebnis unseres Projekts ist ein hochgradig angepasstes PDF-Formular. Die jetzt aus Lexware generierte aktuelle Preisliste – die unter anderem momentane Rohstoffpreise, Maschinenbetriebskosten und Fremdleistungen berücksichtigt – wird mithilfe eines speziellen Programms automatisch um ein interaktives Formular ergänzt. Es fragt die individuellen Kundenwünsche (Anzahl der Testpressungen, Auflage, Größe, Hülle, Cover etc.) ab und gibt gleichzeitig eine erste Preisindikation aus.

Der Interessent übersendet das Formular an R.A.N.D. Muzik, wo es direkt zur Angebotserstellung in Lexware eingelesen werden kann. Durch die Einführung des Formulars wurde der Aufwand zur Angebotserstellung wesentlich reduziert.

Im Zuge der Zusammenarbeit führten wir zudem mehrere Lexware-Schulungen durch. „Wir haben dabei sehr viele wertvolle Tipps zur Arbeit mit unseren Anwendungen bekommen. Damit arbeiten wir in vielen Bereichen jetzt effizienter“, resümiert Gunnar Heuschkel.

Das Statement

premium technologies hat unsere Herausforderung aufgenommen und eine optimale Lösung für unseren Angebotsprozess geschaffen. Die Kollegen im Vertrieb sind jetzt deutlich flexibler. Da das Formular die Schwankungen in den Rohstoffpreisen in Echtzeit integriert, benötigen wir jetzt deutlich weniger Zeit für die Erstellung der individuellen Angebote.

Gunnar Heuschkel, Gesellschafter von R.A.N.D. Muzik

Logo Möko Klebstoff GmbH

Möko Klebstoff GmbH – IT-Betreuung mit Bürosoftware, Cloud Backup und Office

Mit Lexware erledigen wir alle Aufgaben der Buchhaltung einschließlich des Jahresabschlusses, Lohn+Gehalt, Warenwirtschaft sowie Anlagenverwaltung, Reisekostenabrechnung und Fehlzeitenerfassung. Es ist eine bedienerfreundliche Komplettlösung, die viele Prozesse verzahnt. Dadurch arbeiten wir wesentlich effizienter. Wir nutzen darüber hinaus die Anwendung LeximpEx als Zusatz zu Lexware. Hiermit können für Produktionsbetriebe zusätzliche Auswertungen programmiert werden.

Zudem nutzen wir das Cloud Backup von Terra für unsere Datensicherung. Damit haben wir unsere manuelle Backup-Strategie modernisiert, denn die Auslagerung unserer Sicherungen verläuft jetzt automatisiert und gesichert. Das gibt uns mehr Zeit, uns auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren.

Premium technologies betreut uns zudem hinsichtlich unserer Microsoft Office Lizenzen. Bei Fragen steht uns der professionelle Support zur Seite und beseitigt alle IT-Herausforderungen proaktiv.

Wir sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden und haben in prem-tec einen verlässlichen IT-Partner gefunden!

Brigitte Pawlowski, Buchhaltung/Controlling, Möko Klebstoff GmbH

Gas Service Freiberg GmbH – Lexware, cobra und Microsoft 365

Unsere Kompetenzen liegen in der Prüfung, Reparatur, Instandsetzung und Nachrüstung von Gasmesstechnik. In unserer unternehmenseigenen Werkstatt reparieren und warten wir neben den klassischen Balgengaszählern auch Drehkolbengaszähler, Turbinenradzähler und Quantometer.

Dank der Lexware warenwirtschaft premium haben wir unsere Prozesse hinsichtlich der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen deutlich optimieren können. Hinzu kommt die ausgezeichnete Lagerverwaltung mit der wir unsere Bestände immer im Blick haben.

In Kombination mit unserem Kundenmanagementsystem cobra CRM pro sind wir so in der Lage, Interessenten und Kunden optimal von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Wartungsvertrag zu betreuen.

Zudem kümmert sich premium technologies um unsere Microsoft 365-Anwendungen: von E-Mail, über Teams bis hin zum SharePoint. Das Team reagiert schnell und auf Augenhöhe und IT-Herausforderungen werden umgehend bearbeitet und behoben. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit!

Thomas Böhme, Geschäftsführer, Gas Service Freiberg GmbH