Outlook, Word, Excel und Teams gehört mittlerweile zur Standard-Software im Office-Alltag. Und obwohl viele Nutzer täglich damit arbeiten, wird das Potenzial der vielfältigen Anwendungen häufig nicht vollständig ausgeschöpft.
Farbige Ordner in OneDrive?
Eine integrierte Schrittaufzeichnung zum Verfassen einfacher Anleitungen?
Plakative Beiträge in Teams, die garantiert gesehen werden?
Mehr Durchblick in Outlook dank bedingter Formatierung?
Alle buchführungspflichtigen Unternehmen sind am Ende jedes Geschäftsjahres zur Abgabe eines Jahresabschlusses verpflichtet. Den Jahresabschluss vorzubereiten und zu erstellen, ist jedes Jahr aufs Neue eine komplexe Aufgabe. Um Sie dabei zu unterstützen, teilen wir mit Ihnen leicht verständliches Lexware-Wissen und hilfreiche Experten-Tipps. Erfahren Sie, wie Sie den Jahresabschluss zeitsparend vorbereiten und welche Fristen und Vorschriften Sie beachten müssen. Profitieren Sie von den besten Steuertipps sowohl zur EÜR als auch zur Bilanz.
Jahresabschluss optimal vorbereiten und erstellen
Bei der Vorbereitung sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen. Dadurch sparen Sie bereits von Anfang an Zeit und Geld. Je besser Sie vorbereitet sind, umso einfacher wird die Jahresabschlussanalyse, mit Hilfe derer Sie die aktuelle Lage Ihres Unternehmens umfangreich abbilden können. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese effizient vorbereiten und Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren.
Bevor es an die Vorbereitung des Jahresabschlusses geht, stehen Unternehmer vor der grundsätzlichen Frage, ob sie Buchführung und Jahresabschluss selbst erstellen oder dafür einen Steuerberater einschalten. Die meisten Firmen entschließen sich spätestens beim Thema Jahresabschluss für einen fachkundigen Experten. Dabei ist es mit der richtigen Vorbereitung und einer passenden Buchhaltungssoftware kein Hexenwerk, auch diesen Teil der Buchführung selbst in die Hand zu nehmen.
Mit den Vorbereitungen sollten Sie jedoch möglichst früh anfangen. Denn die Zusammenstellung der nötigen Dokumente dauert seine Zeit.
Dazu gehören u. a.:
Gesellschaftsvertrag
Handelsregisterauszug
Leasingverträge
Miet- und Pachtverträge
Rechnungskopien
Spendenquittungen
Die wichtigsten Vorarbeiten, um den Jahresabschluss zu erstellen:
Anlagevermögen erfassen
Vorräte erfassen
Verträge erfassen
Fahrtenbuch prüfen (falls vorhanden)
Buchungsbelege erfassen und sortieren
Abschreibungen ermitteln und verbuchen
Rechnungsabgrenzung durchführen
Forderungen erfassen und prüfen
Rückstellungen bilden
Fehlende Belege ersetzen
Tipp: Jahresergebnis steuerlich optimieren
Je höher Ihr Gewinn ausfällt, umso mehr Geld überweisen Sie an das Finanzamt. Bevor Sie den eigentlichen Jahresabschluss erstellen, sollten Sie daher überlegen, wie Sie Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren können. Das bedeutet: Sie „rechnen“ Ihren Gewinn möglichst klein.
Drei Beispiele:
Ziehen Sie anstehende Investitionen vor: Wenn Sie ohnehin demnächst einen neuen Schreibtisch oder ein Hochregal brauchen, tätigen Sie die Investition noch vor Jahresende. Damit drücken Sie den Gewinn und reduzieren die Abgaben. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein (weil z. B. die Ware nicht sofort geliefert werden kann oder Sie einen Kredit brauchen).
Verschieben Sie Einnahmen ins nächste Jahr: Nehmen Sie Kontakt zu Kunden auf, die Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben – und bitten Sie diese, später zu bezahlen. Der Grund: Wenn Sie Einnahmen in das nächste Jahr verschieben, mindert das ebenfalls den Gewinn, den Sie im Jahresabschluss ausweisen.
Begleichen Sie Rechnungen noch in diesem Jahr: Bezahlen Sie alle Rechnungen vor Jahresfrist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihre Lieferanten oder Dienstleister, Ihnen kurzfristig eine Rechnung zu stellen. Ein weiteres Instrument: Vereinbaren Sie Teilzahlungen (z. B. wenn sich die Ausstattung des neuen Büros von Dezember bis Februar hinzieht). Sollte dafür ein Vertrag angepasst werden müssen, planen Sie auch hier genug Zeit ein, um vor Jahresabschluss zu einem Ergebnis zu gelangen.
Tipps für bilanzierende Unternehmen
Beim Jahresabschluss empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise, da die Bilanzierung etwas komplizierter ist. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und klären Sie mit ihm, wie Sie beispielsweise Geschäftsvorfälle buchen sollen, damit er bei den finalen Jahresabschlussarbeiten keine Rückfragen mehr hat.
Bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) gleichso auf, dass diese problemlos den einzelnen Buchungen zugeordnet werden können. Dazu gehört auch eine plausible Kontierung der Belege.
Es ist in jedem Fall ratsam, den Jahresabschluss mit einer Buchhaltungssoftware anzufertigen, da es damit schneller und einfacher geht. Lassen Sie optimalerweise ein bis zwei Mitarbeiter in der Anwendung der Software schulen.
Tipps für alle, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen
Wenn Sie Ihren Gewinn via EÜR ermitteln, empfiehlt sich ebenfalls der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung ohnehin digital ans Finanzamt senden. Wer also schon während des Jahres seine Belege in einer Software erfasst, spart sich am Jahresende das Aufsummieren und die Übertragung in die elektronische Form.
Wenn Sie den Jahresabschluss ohne Software erstellen, sollten Sie ein Ablage- und Aufzeichnungssystem nutzen, das Ihnen bei der finalen Gewinnermittlung möglichst wenig Nacharbeiten beschert. Am besten besorgen Sie sich das EÜR-Formular und legen in einem Ordner für jede Zeile des Formulars eine extra Rubrik an. Legen Sie alle Belege über das Jahr hinweg in der richtigen Rubrik ab. Am Jahresende müssen Sie dann nur die Belege aufaddieren und in der jeweiligen Zeile des Formulars EÜR eintragen.
Die besten Steuerspartipps zum Jahresabschluss
Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmen eine lästige Pflicht. Wir geben Ihnen in diesem Abschnitt jede MengeTipps, wie Sie als Bilanzierer oder EÜR-ler Geld sparen und zeigen Ihnen gleichzeitig, auf welche Fallstricke Sie achten müssen.
Als Unternehmer erzielen Sie Gewinneinkünfte und müssen infolgedessen Ihre Steuererklärungen samt Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln – dazu erfahren Sie mehr in unserem Beitrag über die E-Bilanz.
Papier ist tabu beim Jahresabschluss
Als Unternehmer erzielen Sie Gewinneinkünfte und müssen infolgedessen Ihre Steuererklärungen samt Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln – dazu erfahren Sie mehr in unserem Beitrag über die E-Bilanz.
Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung vorziehen
Auch wenn Sie eine Fristverlängerung beantragt haben, kann es gute Gründe dafür geben, zumindest die Umsatzsteuerjahreserklärung bis spätestens 31. Juli des Folgejahres ans Finanzamt zu übermitteln.
Steuerlich sinnvoll: Frühzeitige Erstellung des Jahresabschlusses
Selbst wenn der Jahresabschluss nicht sofort am 1. Januar 2022 beim Finanzamt liegen muss, sollten Sie frühzeitig mit der Aufstellung beginnen bzw. den Gewinn für 2021 ermitteln. Das hat folgende steuerliche Vorteile:
Sie können beim Finanzamt bei gesunkenen Gewinnen 2021 und bei einem zu erwartenden gleichbleibenden Gewinn 2022 für 2022 die Herabsetzung von Einkommen- und Körperschaftsteuervorauszahlungen ab dem 10. März bzw. ab dem 10. Juni 2022 beantragen.
Sie sind sofort nach dem Abschluss des Jahres 2022 im Bilde, ob Sie Steuernachzahlungen für 2022 leisten und dafür Rücklagen bilden müssen oder ob Steuererstattungen winken, die für betriebliche Investitionen eingeplant werden können.
Erstmailger Wechsel zur Bilanzierung
Haben Sie 2021 erstmals eine Bilanz aufgestellt, weil Sie die Buchführungsgrenzen zuvor überschritten haben? Dann müssen Sie durch diesen Wechsel in aller Regel noch einen Übergangsgewinn innerhalb des Jahresabschlusses versteuern. Dieser ergibt sich wegen der systembedingten Unterschiede zwischen der EÜR und der Bilanzierung. Sie können beim Finanzamt allerdings einen Antrag stellen, dass dieser Übergangsgewinn verteilt auf 3 Jahre versteuert wird. Sie bekommen also eine zinslose Steuerstundung und sparen sich durch niedrigere Steuersätze meist noch einen Teil der Steuerzahlungen.
Steuerrisiko Leasing-Sonderzahlung
Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und haben in den Vorjahren eine Leasing-Sonderzahlung beim Kauf eines Firmenwagens geleistet, durften Sie diese im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe im Jahresabschluss vom Gewinn abziehen. Achten Sie unbedingt darauf, dass die betriebliche Nutzung niemals unter 10 % rutscht –das ist wichtig, wenn Sie den Firmenwagen versteuern. Andernfalls kann das Finanzamt rückwirkend für einen Teil der Leasing-Sonderzahlung den Betriebsausgabenabzug kippen. Dieser Sonderfall kann einer Kurzinfo der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen entnommen werden.
Sie benötigen Hilfe mit Lexware oder haben allgemeine IT-Fragen? Kommen Sie einfach auf uns zu! Wir unterstützen Sie gern!
Lexware myCenter ist eine intuitive Web-Anwendung mit direktem Zugriff auf die Datenbank von Lexware reisenkosten und fehlzeiten. Mitarbeiter haben dort die Möglichkeit, eigene Daten und Belege zu erfassen: von Arbeitszeiten über Abwesenheiten bis hin zur Erfassung von Reisen inkl. aller Belege.
Dabei kann jederzeit auf die Lexware reisekosten/fehlzeiten Daten zugegriffen werden. (Urlaubskonto, Statusabfrage Reisen)
Ab der Version 2024 gibt es zudem eine Mitarbeiteransicht für Daten aus Lexware lohn+gehalt. Dazu zählen Entgeltnachweise, Lohnsteuerjahresbescheinigungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung.
myCenter Vorteile und Funktionen
Mitarbeiter können schon während einer Dienstreise die besuchten Orte, Zeiten und Belege erfassen.
Ebenso können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Pausen gemäß der EuGH Rechtssprechung bequem in der Firma oder im Homeoffice ohne separates Zeiterfassungssystem selbst eingeben.
Mitarbeiter können für sich selbst oder einen Kollegen Krankmeldungen übermitteln. Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann dabei gleich mit übertragen werden.
Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Anträge für Dienstreisen, Abwesenheiten sowie die erfassten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu genehmigen.
Die Sicherheit ihrer Daten wird im Internet über HTTPS gewährleistet.
Keine Datenspeicherung in der Cloud. Alle Reisen, Fehlzeiten und Arbeitszeiten werden direkt in der Datenbank auf dem Rechner gespeichert.
Neue Funktionen und Programmverbesserungen in myCenter werden ohne ein zusätzliches Update zur Verfügung gestellt.
Arbeitszeiten können dank einer angepassten Ansicht einfach am mobilen Endgerät erfasst werden.
Alle pro- und premium-Lizenzen von Lexware beinhalten bereits 3 Freilizenzen für myCenter. Nutzen Sie diese gern, um sich von den Vorteilen selbst zu überzeugen.
Wer den Sprung in die Selbstständigkeit wagt oder bereits ein kleines Team um sich geschart hat, steht schnell vor der Frage der besten Kommunikationslösung. Auch wenn Messenger-Dienste oder das Microsoft Teams bereits viele Abstimmungsaufgaben meistern, so gehört für viele Unternehmen die Erreichbarkeit per Telefon noch zur Basisausstattung.
3CX, eines der führenden Kommunikationssysteme, bietet nun eine Konfiguration für Kleinunternehmen an, bei dem bis zu 10 Benutzer dauerhaft kostenlos* telefonieren können.
Ausgestattet ist es mit den wichtigsten Grundfunktionen:
Telefonsystem der nächsten Generation für kleine Teams:
Bringen Sie Ihren eigenen unterstützten SIP-Trunk für externe Anrufe mit
Ermöglichen Sie Ihrem Team die Arbeit von zu Hause aus dank Mobil und Desktop-Apps
Team-Messaging, Live-Chat und Business WhatsApp
Videokonferenzen ohne Zeitlimit
Einstellungen zu Feiertagen und Geschäftszeiten
3CX-Links – kostenlose Direktanrufe zu Nebenstellen
Eine Signalisierungsgruppe und eine Willkommensnachricht
Kostenfreie Anrufe von der Webseite
Bis zu 3 Tischtelefone
Mit 3CX erhalten Sie ein Produkt, das keine IT-Kenntnisse und nur minimalen Zeitaufwand für die Einrichtung erfordert. Der Zugriff erfolgt über eine intuitive Web-Oberfläche sowie über Apps und Tischtelefon. Sie müssen dabei keinen eigenen SIP-Trunk konfigurieren. Hosting-Kosten und Systemverwaltung entfallen.
Und wenn Ihr Unternehmen wächst, kann 3CX mitwachsen. Attraktive Konditionen machen es zu einer skalierbaren Option für alle, die viel vorhaben!
*Für 3CX wird ein Telefonanbieter benötigt. Dafür fallen Kosten an.
Heute sind die Augen der Technik-Welt auf New York City gerichtet, denn Microsoft hat die Presse für ein Event eingeladen. Die Gerüchteküche brodelt, welche Produkte Microsoft launchen werden. Da meist im September oder Oktober neue Technik der Surface Reihe vorgestellt wird, liegt die Vermutung nahe, dass es auch heute Enthüllungen aus der Surface Familie geben wird.
Unsere premium technologies Mitarbeiter sind begeisterte Surface Nutzer. Vom handlichen Surface Go bis zum Pro oder auch den Surface Laptop werden alle Geräte gern genutzt. Sei es im Meeting, Home Office oder über die Dockingstation im Büro, unsere treuen Begleiter wollen wir nicht missen!
Deswegen raten wir Ihnen: Level up! Bis zum 30.09.2023 haben wir eine tolle Rabattaktion für Sie, bei der Sie Ihr Team aufs nächste Level bringen können. Mit den leistungsstarken Surface Pro 9 und Surface Laptop 5 Geräten können Sie Ihr Potential entfalten. Bis zu 15% können Sie beim Kauf sparen – sprechen Sie uns an!
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Leistungsstark wie ein Laptop, flexibel wie ein Tablet
Prokurist, Gesellschafter, Abteilungsleiter, Model für unser ptc- Banner: Marcel Wendekamm nimmt bei premium technologies viele Rollen ein und ist unser Nr. 1 Ansprechpartner, wenn es um Admin Fragen geht. In diesem Beitrag teilt Marcel seinen Werdegang mit uns und gewährt uns einen kleinen Einblick in seinen Alltag als Systemadministrator.
Seit 2013 ist Marcel Admin für premium technologies und betreut vielerlei Kundenprojekte, sowie interne Aufgaben. Doch begonnen hat sein Interesse für Technik schon viel eher: mit 6 Jahren war Marcel bereits komplett in den Bann der Nintendo Konsole gezogen und ist seitdem passionierter Gamer. Wie seine Reise durch die Welt der Technik weiterging, erfahren Sie im Interview!
Marcel, wie bist du auf den Beruf des Systemadministrators gekommen?
Richtig interessant wurden Computer für mich in meiner ersten Ausbildung zum Steuerfachangestellten, als ich das erste Mal richtig damit arbeiten musste. Während der Ausbildung habe ich auch schnell gemerkt, dass mich das Thema Steuern nicht so brennend interessiert hat wie der PC. Da ich so begeistert von der Technik war, wollte ich gern in die IT-Richtung umschwenken, allerdings war die Ausbildungslage 2004 eine andere: es gab nicht genügend Ausbildungsplätze und mein Traum vom Leben als Admin musste erstmal warten. Zwei Jahre später habe ich dann in der IT der F&U Einsiedel ausgeholfen und mich um das Computerkabinett gekümmert und die Lehrer unterstützt. 2010 hat es dann endlich geklappt und ich konnte meine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration beginnen. Nach drei Jahren habe ich erfolgreich meinen Abschluss als Zweitbester in Sachsen gemacht. Noch im gleichen Jahr, 2013, ist unser Geschäftsführer Peter Weißflog auf mich aufmerksam geworden – der Rest ist Geschichte!
Du hast dieses Jahr dein 10- jähriges Jubiläum, wie blickst du auf ein Jahrzehnt premium technologies zurück?
Ich blicke sehr positiv auf die vergangenen Jahre zurück. Mit meiner Arbeit bin ich mehr als zufrieden und habe mich persönlich erfolgreich weiterentwickelt. Neben den vielen Kompetenzen, die ich erlangt habe, wurde ich zum Gesellschafter und bin seit einigen Monaten nun auch Prokurist. Ich habe die Firma von 4 auf 16 Mitarbeiter wachsen sehen und bin froh, Teil dieses Entwicklungsprozesses zu sein. Es waren wirklich 10 sehr erfolgreiche Jahre für mich.
Welche Aufgaben stehen auf deiner Tagesordnung?
Als Admin habe ich einen vollen Terminplan, deswegen ist es unerlässlich, Prioritäten zu setzen. Also beginne ich meinen Tag immer direkt mit der wichtigsten Aufgabe: Kaffee trinken! 😀 So habe ich eine solide Basis für den Tag und kann mich direkt in meine Mails stürzen. Als Abteilungsleiter muss ich die anderen Admins und Auszubildenden koordinieren. Wir stimmen uns zu Kundenproblemen ab und stehen in engem Austausch, besonders auch was die Wissensvermittlung für unseren Nachwuchs angeht. Auch Verwaltungsaufgaben, wie z.B. Urlaubsanträge zu bearbeiten, gehören zu meinem Alltag, ebenso wie Aufgaben rund um mein Dasein als Prokurist.
Einen großen Teil meiner Arbeit macht das Bearbeiten von Tickets aus, bei dem ich mich um die Anliegen und Probleme unserer Kunden kümmere. Oftmals geschieht das über Telefonate und Fernwartungen, nur noch selten über Außentermine direkt beim Kunden. Seit der Pandemie ist die Bereitschaft für Fernwartungen deutlich gestiegen, was uns natürlich wahnsinnig viel Zeit spart. Neben dem Beheben von IT-Problemen kümmere ich mich auch um die Erstellung von Angeboten, bereite größere Projekte vor und stimme z.B. Schulungsanfragen ab. Um unseren Kunden immer die besten Technologien anbieten zu können, stehe ich auch in engem Austausch mit unseren Lieferanten. So können wir tolle Rabatte und Aktionen in unserem Online Shop weitergeben.
Selbstverständlich bin ich auch der firmeninterne technische Kummerkasten und helfe bei IT-Problemen weiter – denn die machen auch vor unseren Mitarbeitern nicht halt!
Wir bedienen uns jetzt mal einem Klischee und fragen: Funktioniert aus- und wieder einschalten wirklich immer? 😀
So abgedroschen das inzwischen auch klingt, aber ja – in 90 % der Fälle hilft ein Neustart. Das kann man ganz gut mit dem Schlafengehen vergleichen: wenn man abends müde und kaputt ist, gehen viele Dinge nicht mehr so einfach von der Hand und man wird schusselig. Nach einer guten Nacht Schlaf läuft dann wieder alles normal. So ist es auch mit der Technik, eine kleine Aus-Zeit kann Wunder wirken.
Marcels Tipp für Technikprobleme:
Sie bekommen eine Fehlermeldung angezeigt? Dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Meldung gründlich durchzulesen. Oftmals steht die Lösung schon mit bereit oder man findet heraus, wo der Fehler liegt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Und wie bereits erwähnt: ein Neustart hilft in 90% der Fälle!
In der Technik-Welt gibt es ständig Neuerungen, wie bleibst du auf dem aktuellen Stand?
Besonders in meinem Fachbereich darf man nicht aufhören sich weiterzubilden. Das passiert hauptsächlich privat, da im Arbeitsalltag einfach die Zeit dafür fehlt. Natürlich kennt man nach all den Jahren die gängigen Websites, um die neusten Infos zu bekommen. Was mich zurzeit besonders fasziniert ist das Thema KI: sei es die Erstellung von Bildern, Texten oder auch Musik, das sind wahnsinnig spannende Entwicklungen.
Zu guter Letzt möchten wir noch wissen: was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß?
Das knüpft gut an die vorherige Frage an, denn ich finde es total spannend die technischen Neuerungen zu verfolgen und zu sehen, wohin die Reise geht. Mir macht aber auch die Fehleranalyse an sich sehr viel Spaß. Durch analytisches und logisches Denken wird man zum IT-Detektiv und muss herausfinden, woher genau ein Fehler kommt. Im Vordergrund steht natürlich aber das Beheben des Problems, damit der Kunde weiterarbeiten kann.
Marcel, wir danken dir für das Interview und den Einblick in deinen Berufsalltag!
Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.
Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.
GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen
Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.
Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.
„Wie kann das sein?“, werden wir oft gefragt. „PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.“
Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.
Unsere Empfehlung
Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.
Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.
Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.
Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.
Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.
Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.
Doch warum das Ganze?
Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.
Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.
Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.
Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.
Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.
Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.
Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?
Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt“, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.
Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.
Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋
Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.
Was ist Microsoft Loop?
Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.
Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine „Loop-Komponente“ verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.
Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.
Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.
Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop
Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.
Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level
Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.
Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten
Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.
Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.
Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.
Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick
Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.
„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.
Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt
Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.
Unser Fazit
Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.
Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.
Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.
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