Nutzungsdauer von Computern und Software von ursprünglich 3 Jahren auf 1 Jahr verkürzt

Die seit über 20 Jahren geltende betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Hard- und Software wird an den schnellen technischen Wandel angepasst. Um der angestrebten Digitalisierung mittelbar eine zusätzliche steuerliche Förderung zu bieten, gilt für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, die neue Nutzungsdauer für betroffene Wirtschaftsgüter von lediglich einem Jahr.

Für welche Hard- und Software gilt die neue Regelung?

Hardware

Als “Computerhardware” gelten praktisch sämtliche Wirtschaftsgüter einer PC-Anlage und deren Peripherie. Konkret genannt und definiert werden:

  • Computer,
  • Desktop-Computer,
  • Notebook-Computer (wie z.B. Tablet, Slate oder mobiler Thin-Client),
  • Desktop-Thin-Client,
  • Workstation,
  • mobile Workstation,
  • Small-Scale-Server,
  • Dockingstation,
  • externes Netzteil,
  • Peripherie-Geräte (wie z.B. Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset),
  • externe Speicher (Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, USB-Stick, Streamer),
  • Ausgabegeräte (wie z.B. Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Monitor oder Display), sowie
  • Drucker (Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker).

Software

Unter Software wird jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung gefasst. Dazu gezählt werden auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, alle Standardanwendungen, doch auch individuell abgestimmte Anwendungen (z. B. ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme etc.).

Quelle: BMF: Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und  -verarbeitung

Was bedeutet das?

Vor dem Hintergrund, dass der Support für Office 2010 im Oktober 2020 ausgelaufen ist und auch das Supportende für Windows Server 2012 absehbar ist (läuft bis 2023) können Firmen zum Beispiel Investitionen in schnelle, sichere Hard– und Software für Büro und Home Office sofort abschreiben.

Sie haben Fragen dazu oder haben bereits konkrete Vorstellungen und möchten diese kurz mit uns abstimmen? Dann melden Sie sich gern bei uns!

PS.: Sie haben Altgeräte, die Sie aufgrund neuer Investitionen nicht mehr benötigen? Dann legen wir Ihnen die Computertruhe ans Herz. Der Verein möbelt ausrangierte Hardware wieder auf und spendet sie an Bedürftige.

5 Schritte zur Digitalisierung – Die Einführung eines CRM-Systems

In Ihrem Unternehmen gibt es Überlegungen Geschäftsprozesse zu digitalisieren und ein Kundenmanagementsystem (CRM) einzuführen? Aber Ihnen fehlt noch die Vorstellung, wie solch ein Einführungsprozess aussehen könnte?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen kurz, welche Schritte auf Sie zukommen und wie wir gemeinsam mit unseren Kunden die optimale Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln.

Infografik Einführung CRM premium technologies

1. Wo stehen Sie? Wohin wollen Sie?

Im Rahmen eines ersten Gesprächs erklären Sie uns die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen. Wo sehen Sie Herausforderungen und welche Vorstellungen haben Sie für die Zukunft? Welche Prozesse gibt es bereits bei Ihnen und welche Datenquellen stehen zur Verfügung?

Wir strukturieren diese Informationen und besprechen mit Ihnen, welche Produkte, Systemkomponenten und Dienstleistungen für Sie in Frage kommen.

2. Der Blick nach vorne

Auf Basis der im Schritt 1 besprochenen Inhalte bereiten wir eine Präsentation vor, bei der wir Ihnen Lösungen vorstellen, die Ihre Anforderungen erfüllen können.

Wir zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was möglich wäre, und wie die vorhandenen Prozesse am besten abgebildet werden sowie welche Funktionen Sie dazu nutzen können.

3. Die Investition

Nachdem Sie gesehen haben, was durchführbar ist, möchten Sie natürlich auch wissen, was Sie investieren müssen.

Wir erstellen Ihnen nun ein Angebot, welches die benötigten Lizenzen und eine erste Schätzung der Dienstleistungen beinhaltet.

4. Die Details

Damit sich eine Investition lohnt, muss sie nachhaltig Nutzen bringen. Entscheiden Sie sich, das Projekt anzugehen, führen wir mit Ihnen einen Kickoff-Workshop durch, um die Wünsche aus Schritt 1 zu betrachten und Anforderungen für die Systemkonfiguration zu formulieren. Dabei ist für uns interessant, welche Prozesse digitalisiert werden sollen, welche Abteilungen mit dem CRM-System arbeiten werden und welche Funktionen zum Beispiel für Reporting und Marketing nötig sind.

Diese Punkte werden dann mit Ihnen gemeinsam priorisiert, damit sie Stück für Stück durch unser Team umgesetzt werden können.

Der Workshop dauert je nach Projektumfang ca. 1–7 Tage. Als Ergebnis erhalten Sie einen konkreten Fahrplan für Ihr Projekt. Wir konkretisieren zudem das Angebot nochmals.

5. Die Umsetzung

Wurden alle wichtigen Punkte im Workshop fixiert, starten wir mit der Implementierung. Anhand der zuvor festgelegten Prioritäten führen wir gemeinsam das gewünschte System in Ihrem Unternehmen ein. Dabei überführen wir Ihre alten Datenstrukturen, Importieren vorhandene Adressdaten und richten alle benötigten Systemkomponenten für Sie ein. Alle Schritte werden dabei mit Ihnen abgesprochen.

Zum Ende des Projekts erhalten Sie ein fertiges, maßgeschneidertes Kundenmanagementsystem, mit dem Sie nahtlos weiterarbeiten können. Ihre Mitarbeiter werden durch unser kompetentes Team begleitend geschult, sodass alle sofort vom neuen CRM profitieren können.

Und auch nach Projektabschluss stehen wir Ihnen bei Fragen und Problemen jederzeit zur Seite.

Auch die VW Bildungsinstitut GmbH hat mit einem CRM ihr Kunden- und Auftragsmanagement optimiert. Lesen Sie hier mehr zum Projekt.

Sie haben Fragen zur Einführung eines CRMs oder möchten sich gern selbst ein Bild machen? Dann sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen gern, dass Digitalisierung kein Hexenwerk ist.

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Transparenz im Kunden- und Auftragsmanagement sowie optimierte Prozesse bei der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH

Die Mannschaft der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH (Volkswagen Bildungsinstitut) in Zwickau, ist von der Kooperation mit dem Chemnitzer IT­-Systemhaus premium technologies begeistert: „Das Team ist fachlich absolut überzeugend und versteht unsere Sprache und Probleme, arbeitet äußerst zuverlässig und reagiert sehr schnell” fasst Dr. Holger Naduschewski, Geschäftsführer des Volkswagen Bildungsinstituts, die mehrjährige Zusammenarbeit zusammen.

Aber der Reihe nach: Seit 1990 ist das Volkswagen Bildungsinstitut das sächsische Kompetenzzentrum für Aus- und Weiterbildung sowie Personalentwicklung und Organisationsberatung speziell für die Automobil- und Zulieferindustrie.

Die über 130 Mitarbeiter:innen bieten hochwertige Produkte und Dienstleistungen auf höchstem Niveau. Dabei verknüpfen sie kreatives, systemorientiertes Vorgehen mit klugem Pragmatismus und Know-how Impulsen in TOP-Qualität.

Komplexe Herausforderungen

Die individuellen Anforderungen und komplexen Aufgabenstellungen der Kunden bedeute(te)n für alle Mitarbeiter:innen des Instituts täglich neue Herausforderungen – sowohl auf fachlichem Gebiet, als auch beim Service.

Kundenadressen, Angebote und Bestellungen wurden bis 2016 bereichsspezifisch erfasst und bearbeitet. Das gesamte Management der Kursteilnehmer:innen und Auszubildenden war dezentral organisiert, das Teilnehmermanagement und-controlling entsprechend aufwendig.

Steigende Marktanforderungen sowie das damit verbundene Unternehmenswachstum erforderten eine Optimierung der Prozesslandschaft. Den rund 1.000 Auszubildenden und ca. 7.000 Teilnehmer:innen jährlich war das bisherige Datenmanagement nicht mehr gewachsen, das Handling zu kostenintensiv, zudem redundant und häufig intransparent.

Mit Hilfe einer Bildungssoftware sollten die bestehenden Prozesse verschlankt und optimiert werden. Im Rahmen einer unternehmensseitigen Recherche und dem anschließenden Auswahlprozess eines geeigneten Systems wurde schnell klar, dass eine Bildungssoftware für das Management von Aus- und Weiterbildungsaufgaben nicht ausreichte, um die umfangreichen Kundendaten mit ihren Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Zertifikaten effizient zu managen. Das Projektteam des Volkswagen Bildungsinstituts entschied sich nach einem fundierten Auswahlprozess, der auch eine Risikoanalyse einschloss, schließlich für das CRM-System „cobra CRM PRO“ (Customer Relationship Management= Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege).

Zukunftsorientierte Lösung

Die innovativen CRM-Lösungen made in Germany überzeugten das Projektteam durch die abteilungsübergreifende Bereitstellung aller relevanten Daten und Informationen für die Kundenbetreuung bis zum Kampagnen- und Leadmanagement durch Marketing und Vertrieb.

Ein übersichtliches Rechtesystem ermöglicht den Zugriff der jeweiligen Bearbeiter:innen auf die einzelnen Kundenakten und die damit verbundene Optimierung der Geschäftsprozesse. Ein eigenes Hosting-Angebot bietet maximale Flexibilität. Umfangreiche Analysefunktionen, visuell dargestellt in Form von Dashboards mit zeitlicher Komponente und Drill-Downs, zeigt Potenziale und Schwachstellen auf. Das Konstanzer Softwarehauses cobra computer’s brainware GmbH (cobra) gilt seit über 30 Jahren als einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Auch die Referenzen sprachen mit über 18.000 Kunden, zu denen auch einige große Zulieferer des VW-Konzerns gehören, für diese Softwarelösung.

Innovatives IT-Systemhaus

Mit der Umsetzung des Projekts beauftragte das Volkswagen Bildungsinstitut den mehrfach ausgezeichneten cobra-Partner premium technologies. Der Digitalisierungsspezialist aus Chemnitz löst seit über 20 Jahren IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen. Die große Technikbegeisterung und Innovationsfreude des Teams um Peter Weißflog, Geschäftsführer der premium technologies, garantierte dem Bildungsdienstleister ein zukunftsorientiertes, über den Tellerrand schauen bei der Konzeption des neuen Systems. “Wir haben uns in die Aufgabe und die Prozesse beim Volkswagen Bildungsinstitut intensiv eingearbeitet und gemeinsam mit dem Kunden eine nachhaltige Lösung geschaffen, die kontinuierlich und flexibel an neue Themen angepasst wird“, beschreibt Peter Weißflog das Projekt.

Projektvorgehen

Nach der gemeinsamen Analyse, Definition und Modellierung der abteilungsübergreifenden und in Zukunft zu zentralisierenden Prozesse wie Adressverwaltung, Angebotserstellung. Controlling, Veranstaltungsplanung, Verwaltung und Druckaufträge folgten die Vorbereitungsarbeiten. Alle Daten und Listen mussten zusammengeführt und bereinigt werden. Die sehr große Menge mit allein über 12.000 Adressdaten, aber auch die Anforderungen an Datensicherheit, Rechtemanagement und Informationsfluss über mehrere Bearbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen, forderten eine sehr strukturierte Vorgehensweise und lückenlose Dokumentation. Dazu gab es exakte Vorstellungen und konkrete Vorgaben aus jeder Abteilung, die die Applizierung und Implementierung von cobra CRM PRO durch premium technologies begleiteten.

Kundenmanagement Software - Einsatzbereiche von cobra

Diese unterschiedlichen Abteilungsanforderungen an Funktion und Aussehen der Informationen erforderten die Kreativität und das Entwickler-Know-how von premium technologies, um die Software technisch in den Funktionalitäten und Modulen zu erweitern.

Das Angebotswesen und die Drucksteuerung, das Management von Honorardozenten, ein Bestellsystem im 4-Augen-Prinzip und eine Kommissionslager-Verwaltung zählten zu den Erweiterungen ab 2017. Das Volkswagen Bildungsinstitut schätzt die schnelle Erreichbarkeit mit Top-Service-Leveln und die Zuverlässigkeit des Teams von premium technologies hoch ein. „Wir haben in unseren Management-Prozessen einen Riesensprung gemacht und können jetzt dank zentralisierter Daten, die immer verfügbar sind, sehr schnell agieren. Es wird kein Papier mehr durchs Haus getragen und wir erfüllen proaktiv alle gesetzlichen Vorgaben und die Richtlinien des VW­-Mutterkonzerns“, beschreibt Christian Beer, Leiter Personal und Organisation, den Nutzen für alle Kollegen:innen des Instituts.

Spam-Mails im Namen von Lexware im Umlauf

In den vergangenen Tagen gab es vermehrt Berichte, dass aktuell Spam-Mails im Namen von Lexware versendet werden.

Diese enthalten eine Aufforderung zur Aktualisierung der Lexware-Software.

Nur bei genauerem Hinsehen fallen Fehler auf. Vor allem der Hyperlink sollte stutzig machen, da dieser eben nicht auf Lexware verweist, sondern den Download einer Zip-Datei auslöst.

Bitte öffnen Sie den Link nicht. Sollten Sie unsicher sein, können Sie sich jederzeit gern an uns wenden.

Informationspflichten für Unternehmen

Sei es bei der Erstellung eines Angebotes, beim Abschluss eines Vertrages oder einem simplen Besuch einer Internetseite. In unserer digitalen Welt werden immer schneller und immer mehr Daten erhoben, wobei sich Betroffene dessen oft gar nicht bewusst sind.

Um hier eine größere Transparenz zu schaffen, beziehungsweise die Datenschutzrechte von Betroffenen zu stärken, trat 2018 die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft, in der unter anderem auch die Informationsrechte von Betroffenen geregelt sind und bestimmt wird, wer für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist.

Unternehmen und deren verantwortliche Stellen sollten sich hierbei den Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ganz besonders gut ansehen, weil Informationsrechte für Betroffene gleichbedeutend mit Informationspflichten für Unternehmen sind.

Aber genau diese Informationspflichten für Unternehmen werfen viele Fragen auf:

Wer muss informiert werden?

Jedes Unternehmen ist laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet, potentiell betroffenen Personen Auskunft zu erteilen:

Jeder Betroffene sollte zu jeder Zeit wissen,
ob und wenn ja, welche Daten von ihm erhoben
und gespeichert werden. Auch der Zweck der
Verarbeitung sollte dem Betroffenen bekannt sein.

Alle Unternehmen sollten somit für verschiedene Personenkreise jeweils ein spezielles Dokument erstellen, das den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung gerecht wird und welches bei einem Erstkontakt oder auf Nachfrage sofort an potentiell betroffene Personen ausgehändigt werden kann.

Mögliche Empfänger könnten unter anderem sein:

  • Kunden und Interessenten
  • Lieferanten
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Bewerberinnen und Bewerber
  • Besucherinnen und Besucher deren personenbezogene
  • Daten, z. B. zur Kontaktverfolgung während
  • einer Pandemie, festgehalten werden

Für die Erstellung dieser Dokumente sollte man sich Zeit nehmen. Zum einen, weil eine transparente Herangehensweise Vertrauen in der Zusammenarbeit schafft, zum anderen aber auch, weil bei Nichteinhaltung der Vorgaben schnell empfindliche Bußgelder drohen.

Welche Informationen müssen übermittelt werden?

Ein Dokument zur Erfüllung der Informationspflichten laut DSGVO sollte folgende Themenschwerpunkte berücksichtigen und ausformuliert für jeden Betroffenen transparent und verständlich darstellen:

  • Definition des potentiell betroffenen Personenkreises
  • Benennung des verantwortlichen Unternehmens
  • Benennung der zu Grunde liegenden Rechtsnormen
  • Optional der aktuelle Versionsstand (Empfehlung)
  • Eine einfache und verständliche Einleitung
  • Benennung des Verantwortlichen
    • Kontaktdaten (Firmendaten)
    • Vertreter der verantwortlichen Stelle
    • (Geschäftsführer/in, Vorstand, …)
    • Benennung des Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden
  • Art, Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
  • Allgemeine Grundlagen zur Verarbeitung
  • Beschreibung der personenbezogenen Daten oder Daten-Kategorien
  • Beschreibung möglicher Datenquellen (z. B. wenn die Daten nicht direkt erhoben werden)
  • Wer Empfänger der pers. Daten sein kann?
  • Werden personenbezogene Daten ins nicht
  • europäische Ausland übermittelt?
  • Wie lange werden die Daten gespeichert, bzw. auf welcher Rechtsgrundlage müssen die Daten vorgehalten werden?
  • Benennung der Datenschutzrechte für Betroffene
  • Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (inkl. Kontaktdaten der Behörde)
  • Müssen pers. Daten bereitgestellt werden?
  • Werden Tools zur automatischen Entscheidungsfindung eingesetzt?

Wann sollten die Daten weitergegeben werden?

Die Frist, in der potentiell Betroffene über die Erhebung und Verarbeitung von pers. Daten informiert werden müssen, beträgt maximal einen Monat.

Falls ein direkter Kontakt zum Betroffenen besteht, z. B. beim Abschluss eines Vertrages, sollte die Übermittlung der Datenschutzinformationen am besten direkt erfolgen, z. B. durch eine Erweiterung des Vertrages, bzw. der Auftragsbestätigung. Falls dies nicht möglich ist, wäre eine fristgerechte Übermittlung per E-Mail zu empfehlen. So wäre auch die Nachweispflicht der Übermittlung zu 100% gegeben.

Übermittlung der Informationen

Um den Informationspflichten nachzukommen, empfehlen wir u. a. folgende Strategien anzuwenden:

  • Erweiterung der Angebots-, Bestell-, Bestätigungs- und Vertragsunterlagen
  • Erweiterung der E-Mail Signatur
  • Herausgabe von Unterlagen für Bewerber/innen
  • Erweiterung der Arbeitsverträge
  • Direkter Aushang der Datenschutzinformationen im Verkaufsraum, in der Praxis, im Sportstudio, im Hotel, in der Gaststätte, …
  • Als Handreichung am Empfang (z. B. als Info-Flyer)
  • Auf der Internetseite, u. v. m.

Wir helfen sehr gerne!

Falls auch Sie Dokumente zur Erfüllung der DSGVO erstellen möchten, unterstützen wir Sie sehr gerne. Profitieren Sie von unserem Know-how und von vielen Checklisten und Mustervorlagen, die wir gemeinsam mit Ihnen schnell und einfach an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können!


Ihre Ansprechpartnerin (Dasax GmbH)

So haben wir mit einem Dokumentenmanagementsystem dem Papierdschungel ein Ende gesetzt

Kennen Sie das? Für nur eine Rechnung gibt es in der FiBu-Abteilung fünf Stempel, acht Ordner, vier Freigabeberechtigte und am Ende auch unzählige Fragezeichen sowie mehrere laufende Regalmeter.

Zugegeben, diese Darstellung mag etwas überspitzt sein.

Nichtsdestotrotz sieht der Alltag bei vielen Geschäftsführern, Finanzbuchhaltern und Steuerberatern so ähnlich aus.

Hinzu kommen lange Lauf- oder Versandwege zwischen den einzelnen Abteilungen oder Niederlassungen und die damit verbundene Wartezeit… vom Faktor Home Office mal ganz zu schweigen.

Doch es gibt zum Glück Abhilfe. Dank der Digitalisierung existieren mittlerweile clevere Tools zur Dokumentenverwaltung, die sämtliche dokumentenbezogene Prozesse im Unternehmensalltag effizienter und intuitiver gestalten.

Als leidenschaftliche Nerds und überzeugte Early Adopters digitaler Lösungen möchten wir mit Ihnen unsere eigenen Erfahrungen teilen und aufzeigen, bei welchen Prozessen wir mittlerweile papierlos unterwegs sind.

Ein kleiner Spoiler vorweg: Bei uns gibt es eigentlich kein Papier mehr…. naja vielleicht noch die Geburtstagskarten für das Team und die ein oder andere Postkarten aus dem Urlaub. Aber sehen Sie selbst.

Die Lösung? Ein Dokumentenmanagementsystem!

Dokumentenmanagementsystem von amagno – Anewender

Ganz einfach gesprochen, unterstützt uns ein Dokumentenmanagement System (DMS) bei der Verwaltung unserer Dokumente.

Man kann es sich als einen riesigen digitalen Aktenschrank mit unzähligen Fächern, Klebezetteln, Registern und Notizen vorstellen. Eingescannte und digitale Dokumente lassen sich damit im Handumdrehen finden, bearbeiten, speichern und zurückverfolgen.

Mit einem DMS können wir auch komplexe Geschäftsprozesse automatisieren und digital abbilden. Dabei werden Medienbrüche vermieden (analog, Scan, digital), Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht. Ganz nebenbei schonen wir auch die Umwelt und unsere Mitarbeiter werden durch das System entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.

“Suchen war gestern”: Zeit sparen und Kosten reduzieren

Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kann richtig Geld kosten. In Abhängigkeit der einzelnen Schritte und der Anzahl der involvierten Mitarbeiter kostet eine einzige Rechnung schnell mal einen hohen zweistelligen Betrag.

Muss dann noch nach die letzte Version eines bestimmten Dokuments gesucht oder die Rechnung mit dem Angebot abgeglichen werden, wird es schnell unübersichtlich.

Mit unserem DMS lassen sich Informationen durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufen und der Arbeitsschritt kann zügig und ohne lästiges Blättern abgeschlossen werden.

Dadurch, dass jeder Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit alle relevanten Dokumente und deren aktuellen Arbeitsstand aufrufen kann, entfallen Rückfragen und lange Durchlaufzeiten.

Transparente Prozesse

Da jeder Mitarbeiter ständig Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente hat, konnten wir fehleranfällige Doppelablagen weitestgehend abschaffen. Die Zugriffe und einzelnen Bearbeitungsschritte können vom Entwickler, über die Buchhaltung bis hin zur Geschäftsführung lückenlos nachvollzogen werden. Wenn nötig, sind diese auch jederzeit rekonstruierbar.

Zusätzlich hilft uns die automatische Versionierung dabei, jederzeit nachzuvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Das eliminiert weitere Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten.

Auch zeitintensive Geschäftsprozesse lassen sich mit dem DMS intuitiv abbilden. Wir versenden Dokumente direkt aus dem System und müssen beim Verfassen der Mail nicht mehr umständlich nach der richtigen Dateianlage suchen. Ein- und Ausgangsrechnungen kann das Team nahtlos zur Prüfung und Freigabe übergeben ohne dass Ordner mit ausgedruckten PDF-Dokumenten durch die Firma wandern müssen. Die einzelnen Mitarbeiter können sogar ihre eigenen digitalen Stempel und Unterschriften zur Bearbeitung verwenden.

Dokumentenmanagementsystem von amagno – Screenshot

Durch die Vergabe von Nutzerrollen – verbunden mit unterschiedlichen Zugriffsrechten – werden sensible Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Aufbewahrungspflicht steuerkonform abbilden

Für unterschiedliche Geschäftsunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die wir, wie jedes andere Unternehmen auch, einhalten müssen. Abgesehen von der reinen Papierflut, die es dafür zu bewältigen gilt, muss die Ablage zudem revisionssicher sein, um die Manipulation und Löschung von Dateien zu verhindern. Gemeinsam mit unserem Partner AMAGNO geben wir Ihnen in einem Spezialbeitrag einen tieferen Einblick in die Dokumentenarchivierung.

Sie haben Fragen zum Thema Dokumentenmanagement oder möchten einen genaueren Blick auf die Lösung werfen? Dann nehmen Sie doch an einem unserer nächsten Demo-Termine teil.

Sie haben keine Zeit? Dann fordern Sie gern eine kostenfreie Testversion an und testen sie einfach in Ihrem eigenen Tempo.

Von Excel-Tabellen und vergessenen Geburtstagen – Wie ein CRM-System geschäftliche Erfolge maximiert

Hat Herr Mayer schon das Angebot bekommen?

Wann war doch gleich der Geburtstag von Frau Schneider?

 Und wer soll in diesem Jahr eigentlich eine Weihnachtskarte bekommen?

Ja, sicherlich, Weihnachten ist noch lange hin. Aber wir sind uns sicher, dass eben diese Fragen nur allzu häufig im Alltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen gestellt werden.

Die Kundendaten – das Kapital einer jeden Firma – werden häufig dezentral, in riesigen Exceltabellen und Outlook-Adressbüchern  erfasst und verwaltet: ein fehleranfälliges System, das ganz nebenbei die meisten Unternehmen viel Zeit und Nerven kostet. Nachhaltiger, geschäftlicher Erfolg, der das Wachstum der nächsten Jahre vorgibt, kann damit nur schwer erreicht werden.

Die Antworten auf die oben gestellten Fragen, ließen sich einfach in einem System für Kundenbeziehungsmanagement (eng.: Customer Relationship Management) finden. Doch nach wie vor sind viele KMU der Meinung, dass nur große Unternehmen eine einheitliche digitale Lösung zur Verwaltung der Kunden-, Lieferanten- und Interessentendaten benötigen.

Wir möchten daher etwas Licht ins Dunkel bringen und aufzeigen, dass auch kleine Organisationen von der Software-Lösung profitieren können.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM ist eine Software-Lösung, mit der man auf dem eigenen Server, in der Cloud oder als Miet- und Leasing-Version Kundendaten professionell, transparent und in Echtzeit managen kann. Im System können alle wichtigen Infos in einer digitalen Kundenakte, inkl. Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Angeboten, Rechnungen und Schriftverkehr erfasst werden. Zusätzlich ermöglichen Segmentierungskriterien die Einteilung der Kontakte anhand verschiedenster Parameter, um Vertriebschancen zu identifizieren oder weitere Maßnahmen effizient zu planen.

Ein CRM trägt durch die Optimierung der Kommunikation und der angeschlossenen Kundenprozesse nachhaltig zu einer besseren Kundenbindung bei. Darüber hinaus kann durch die Automatisierung Zeit eingespart und die Effizienz von Vertrieb und Marketing gesteigert werden. Durch das abteilungsübergreifende und kollaborative Arbeiten, erhalten alle Nutzer im Unternehmen eine bessere Kenntnis über die Kunden und Geschäftskontakte.

Kundenmanagement Software (CRM) - Einsatzbereiche von cobra

Wie profitieren die unterschiedlichen Mitarbeiter im Unternehmen von einem CRM?

Geschäftsführung

Die Geschäftsleitung hat viel um die Ohren: Kundentermine, Freigaben, Vertrieb, Personalarbeit, strategische Entscheidungen und Managementaufgaben. Die Liste der täglichen To-Dos ist lang und könnte sicher um weitere Punkte ergänzt werden.

Ein systematischer Überblick zu Umsatzzahlen, Kosten, Aufträgen und Meilensteinen an einem Ort ist daher ein guter Ausgangspunkt für die Situationsanalyse sowie Zielplanung, Strategieplanung, Maßnahmenplanung und das anschließende Controlling.

Ein Kundenmanagement-System, das unternehmensweit im Einsatz ist und auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben, vereint eine lückenlose Kommunikationshistorie und die nächsten Schritte unter einem Dach. Sowohl der Vertrieb als auch das Projektmanagement können Eintragungen aus ihrer Perspektive vornehmen. So ergibt sich für die Leitungsebene ein vollständiges Bild ohne zeitraubende Gespräche mit den einzelnen Abteilungen führen zu müssen.

Vertrieb

Der letzte Kontakt liegt schon einige Wochen zurück. Ein CRM bietet eine präzise Übersicht über die besprochenen Themen, eventuelle Fragen und den nächsten Termin für die Wiedervorlage. Und werden die Stammkunden gut betreut?

Sowohl Innen- als auch Außendienst profitieren von den Funktionen eines einheitlichen Systems. Und ist ein Kollege mal außer Haus, kann der Kunde trotzdem über den aktuellen Stand des laufenden Projekts informiert werden. Der Mitarbeiter im Außentermin kann wiederum mit seinem Smartphone von überall auf das CRM zugreifen und hat somit alle Kontaktdaten und Gesprächsnotizen im Blick.

Auch das Nachfassen von Anfragen und Angeboten wird dank automatischer Wiedervorlagen und Workflows optimal gestaltet.

Neben Aussagen zu Vertriebszielen lassen sich mit einer CRM-Lösung auch Verkaufschancen identifizieren.

Marketing

Zurück also zu unserer Anfangsfrage: “Wer bekommt denn nun die Weihnachtskarte?

Die Mitarbeiter im Marketing können mit einer CRM-Lösung auf die wichtigsten Kontakte und Zielgruppen zugreifen und auf Basis von Umsatzzahlen, Kundenhistorie und weiteren Kriterien mit nur wenigen Klicks auswählen, wer in diesem Jahr Post bekommt. Auch Briefkopf und Anrede sind einfach erstellt… Jetzt fehlt nur noch ein pfiffiger Spruch. 🙂

Ebenso wie die Planung von Mailingaktionen kann im CRM auch der Versand eines Newsletters organisiert, geplant und umgesetzt werden… einschließlich der nötigen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Und wenn gerade mal nicht das Jahresendgeschäft ins Haus steht, kann das Team aus Marketing und Vertrieb auch die geeigneten Teilnehmer für ein (virtuelles) Get-Together identifizieren und einladen.

Service & Support

Auch die Service- und Support-Mitarbeiter profitieren von einem unternehmensweiten Kundenmanagementsystem.

Klingelt das Telefon, sorgt eine Schnittstelle dafür, dass bereits vor Abheben der jeweilige Kunde auf dem Display angezeigt wird. So lassen sich leicht die Kommunikationshistorie, laufende Verträge und Projekte überblicken. Auch die Anbindung eines Ticketsystems ist durchaus möglich. 

Implementierung

Die Einführung eines CRMs zum Beispiel von COBRA ist so individuell wie die Abläufe im Unternehmen. Mit einer Vielzahl an Modulen kann das System auf die unterschiedlichen Prozesse angepasst werden.

Wird ein Newsletter-System benötigt? Soll das Eventmanagement über das CRM abgebildet werden? Bedarf es eines Ticketsystems?

Gemeinsam mit Ihnen klären wir diese Fragen und passen die Software-Lösung ganz auf Ihre Abläufe im Unternehmen an.

Achtung: Schad-SMS im Umlauf

Aktuell gehen wieder Schad-SMS rum. Daher von uns ein kleines Statement:

“Seit dem 15.03.2021 erhalten viele Nutzer per SMS Informationen zu einer Paketzustellung. Darin wird der Nutzer aufgefordert, einen Link anzuklicken, um die Sendungsverfolgung einzusehen, bzw. auch um wichtige Informationen einzutragen.
Dieser Link führt auf eine gefälschte Webseite und versucht dann einen Download auszulösen. Dieser ist vor allem für Android Smartphones schadhaft.
Neben dem Zugang zu den Kontakten des Smartphones zum weiter versenden der SMS, verschafft sich das Programm unter Umständen Zugriff auf das gesamte System.

Bitte ignorieren Sie diese SMS und löschen Sie sie.

Generell empfehlen wir, auf Links in SMS, eMail oder auch anderen Messengers nicht direkt zu klicken. Haben Sie z.B. wirklich eine Bestellung oder Paket auf das Sie warten, gehen Sie immer den Weg über den Versender, um das Paket zu verfolgen.
Sollten Sie über eine Webseite aufgefordert werden, einen Download durchzuführen, lehnen Sie das immer ab, wenn Sie nicht exakt Wissen, dass Sie gerade etwas herunterladen möchten.”

Consultant für Digitalisierung (m/w/d/x)

Wir sind Nerds aus Überzeugung. Mit unendlicher Technikbegeisterung und Innovationsfreude lösen wir bereits seit 20 Jahren l die IT-Herausforderungen unserer Kunden.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen wird die Digitalisierung zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Dies umfasst die internen Abläufe ebenso wie Kommunikation oder IT-Sicherheit.

Als Consultant für Digitalisierung bist du die Schnittstelle zwischen unseren Kunden und den einzelnen Abteilungen bei premium technologies. Du nimmst die Situation in den Unternehmen auf, erarbeitest mit den Kollegen aus Technik und Entwicklung Lösungen und Prozesse, um anschließend die passenden IT-gestützten Systeme auszuwählen und zu integrieren.

Wir suchen für diese abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit neue Talente, die sich den Herausforderungen unserer Kunden mit viel Neugier, Ehrgeiz und Kreativität stellen.

Welche Aufgaben warten auf Dich?

  • Pflege von Kundendaten, Ansprache von Interessenten
  • Kommunikation mit Kunden über verschiedene Medien (vor-Ort, Teams, …)
  • Erarbeitung von Konzepten und Prozessen
  • Umsetzung in den Unternehmen, Einführung von IT-Systemen (CRM, ERP, DMS)
  • Koordination der Abteilungen Technik und Entwicklung bei Projekten
  • Belegerstellung und Dokumentation der Arbeiten
  • Zusammenarbeit mit unseren Fachabteilungen

Was solltest Du mitbringen?

  • Eine Ausbildung im Bereich Vertrieb, IT oder Betriebswirtschaft
  • Alternativ/Zusätzlich mindestens 3 Jahre Erfahrung in einem entsprechenden Berufsfeld
  • Spaß und Neugier an Technik, Betriebswirtschaft und Kommunikation
  • Kenntnisse im Bereich ERP, CRM, DMS
  • Allgemeine Kenntnisse in Business Software
  • Sicheres Auftreten gegenüber Kunden und Lieferanten
  • Motivation, Neues zu lernen und zu testen
  • Eigenverantwortliches Arbeiten

Was bekommst Du von uns?

  • Ein familiäres, kollegiales, abwechslungsreiches und spannendes Arbeitsumfeld
  • Knifflige Aufgabenstellungen mit teilweise logischen Lösungen
  • Modernste technische Ausstattung (z. B. Surface Geräte)
  • Grundlegende Einarbeitung in unsere Produkte und Leistungen
  • Eine NERF inkl. Sicherheitsausrüstung für die aktive Pausengestaltung 🙂
  • Die Möglichkeit der persönlichen Weiterbildung und Spezialisierung

Interessiert?
Dann sende Deine Bewerbungsunterlagen einfach an: jobs@prem-tec.de

premium technologies
Hainstraße 105
09130 Chemnitz

20 Jahre premium technologies – 20 Jahre Technologie nutzen

Das premtec-Team feiert 20-jähriges Firmenjubiläum

Das Jahr 2021 ist für premium technologies ein besonderes. Im Januar konnten wir die “virtuellen” Korken knallen lassen, denn wir feierten unser 20. Firmenjubiläum.

Auch die IHK Chemnitz griff unseren Geburtstag auf und berichtete in der ersten Ausgabe von Wirtschaft Südwestsachsen des Jahres darüber. Klicken Sie doch gern mal rein.

Das finden wir natürlich klasse. Wir haben uns daher gedacht, wir begeben uns auf eine kleine Zeitreise und blicken einmal zurück auf die vergangenen 20 Jahre. Gemessen an der Halbwertszeit von Silicium mögen zwei Dekaden vielleicht nicht besonders lang erscheinen. Aber in unserer Branche ist es eine halbe Ewigkeit.

Das legendäre Nokia 3310 mit “Text on 9 keys” (T9) Tastatur

In der IT hat sich viel geändert. Während wir vor 20 Jahren noch mühselig SMS auf viel zu kleinen Tasten in ein Nokia 3310 tippten und der Download einer einzigen Datei zu einer echten Geduldsprobe werden konnte, sorgen vernetzte Office-Lösungen heute für komfortables Arbeiten an nahezu jedem Ort.

Inhaltsverzeichnis

20 Jahre Begeisterung

Ich habe bereits seit 1996 als Nebenjob das ein oder andere Unternehmen auf Stundenbasis betreut. Mit dem Umzug nach Chemnitz und dem Beginn des Studiums war damit aber dann Schluss.

Da die ersten Semester noch recht entspannt waren, ergab sich die Frage, was man mit der vielen Freizeit anfängt? So saß ich im Jahr 2000 zusammen mit drei Freunden in der damals nagelneuen Orangerie der TU Chemnitz am Kaffeeautomaten und warf die Frage in die Runde, was wir tun möchten. Kellnern? – Keine Lust! Pizza fahren? – Neee!

Am Ende meinte ich dann einfach, lasst uns doch einfach ein Unternehmen gründen – so als völlig logische Alternative zum Kellnern. Zusätzlich gab es den charmanten Vorteil, dass wir damit die Möglichkeit hatten, unsere eigene Technik günstiger zu bekommen. Gesagt, getan! Wir haben dann ohne groß nachzudenken ein Unternehmen gegründet. Als Startkapital habe ich damals noch von meinen Eltern 2.000 DM erhalten.

Die ersten Jahre waren eher geprägt von “Try and Error” und vielen Versuchen.

Zwei Jahre später hatten wir die ersten ernsthaften Kunden an Bord. 2006/2007 war dann vor allem durch die Betreuung von Lexware-Kunden die Zeit knapp geworden. Bis dahin hatte ich mein Studium noch einfach durch den Besuch der Prüfungen nebenher laufen lassen können. Doch dann kam die Anwesenheitspflicht. Trotz mehrfacher Versuche habe ich es nicht geschafft alle Kurse zu absolvieren.

Mein damaliger Vorschlag an die Uni: Ich schreibe einfach ein paar Projektarbeiten mehr.
Gegenvorschlag der Uni: Machen Sie Ihr Unternehmen zu, studieren Sie die 1–2 Jahre zu Ende und dann können Sie ja wieder einsteigen.
Resultat: Exmatrikulation.

Rückblickend nicht die schlechteste Entscheidung. Ich wurde zumindest in den letzten 14 Jahren noch nie gefragt, welchen Abschluss ich habe. 🙂

Bis 2011 wuchsen wir – aber nicht so, wie ich es wollte. Erst mit dem Weggang des letzten GbR Gesellschafters konnte ich dann die Projekte und Ideen umsetzen, die ich wirklich wollte. So haben wir seitdem jedes Jahr Einstellungen vornehmen können und sind zeitweise mit 25 Prozent pro Jahr gewachsen.

20 Jahre Technik

20 Jahre Technik: Das sind fünf Windows Versionen, der Aufstieg von Smartphones und Tablets sowie die rasante Entwicklung von PC-Prozessoren.

2001 brachte Microsoft Windows XP auf den Markt. Es sollte stabiler laufen und mit seinem zweispaltigen Startmenü bei der Benutzerfreundlichkeit punkten. Der voreingestellte Bildschirmhintergrund “Grüne Idylle” ruft wohl bei so manchen von uns einen nostalgischen Seufzer hervor, wenn wir uns auf die von einem blauen Himmel überspannte, grüne Wiese zurück beamen.

Standard-Hintergrundbild “Grüne Idylle” von Windows XP | Bild: Screenshot Microsoft

Lange bevor die innovativen Köpfe aus Cupertino das iPad auf dem Markt brachten, gab es bereits Tablet-PCs, die mit Stift und Touch-Bedienung einen wahnsinnigen Sprung für Technikfans und ITler gleichermaßen bedeuteten.

Wir sind nach wie vor stolze Besitzer eines ACER Travelmate C300 aus dem Jahr 2004  Mit einem 1,6 GHz Prozessor – 0,5 Gigabyte RAM und 60 Gigabyte Gesamtspeicher ein echtes Arbeitstier! Der Tablet-Opa kann auch nach wie vor in unserem “Museum” bestaunt werden.  🙂

20 Jahre Telefonie

Auch in puncto Telefonie erscheint der Blick zurück wie der Besuch in einem Antiquariat.

Im Jahr 2001 kam mit den ersten ADSL-Anschlüssen das Breitbandinternet nach Chemnitz.  Endlich konnte das Töchterchen telefonieren, während Papa gleichzeitig im Internet surfte.

Auch für die mobile Telefonie waren die Entwicklungen der letzten 20 Jahre essentiell. Mit dem ersten UMTS-Netz (3G) der Welt, welches Anfang der 2000er an den Start ging, waren nun wesentlich höhere Datenraten möglich. Etwa um die gleiche Zeit erblickte auch das erste Ur-Smartphone das Licht der Welt.

Mein Nokia Communicator 9110 aus dem Jahre 2001 kommt dem, was wir heute als Smartphone bezeichnen, auch schon relativ nahe. Kurznachrichten, Internet, E-Mails, Fax, Webseiten und ein eigenes Betriebssystem erfüllten schon viele der Kriterien. Lediglich das Format erinnerte wohl eher noch an einen genormten Tafelschwamm, als an ein smartes Telefon im Hosentaschenformat.

Der Vorreiter der Smartphones: Nokia Communicator 9110

 2010 wurde zudem Voice-over-IP (VoIP) eingeführt. Dadurch war es nun möglich, den Telefondienst über Rechnernetze zu realisieren, so dass diese die herkömmliche Telefontechnik samt ISDN und aller Komponenten ersetzen kann. Premium technologies besitzt bereits seit 2014 eine digitale Telefonanlage.  Bis 2018 wurden nahezu alle Telefonanschlüsse auf die Technologie umgestellt.

20 Jahre Internet

Mit der Einführung von ADSL stiegen die Datenraten auf bis zu 8 Mbit/s im Download. Das Herunterladen von “1”, dem Beatles-Album, das Anfang 2001 auf Platz 1 der deutschen Charts stand, hätte somit sage und schreibe 37 Minuten gedauert. Mit einer entsprechenden Glasfaserleitung würde man dafür heute nur noch 2 Sekunden brauchen.

ADSL: vom Kupferkabel zum LAN-Port

Mit der Einführung von ADSL stiegen die Datenraten auf bis zu 8 Mbit/s im Download. Das Herunterladen von “1”, dem Beatles-Album, das Anfang 2001 auf Platz 1 der deutschen Charts stand, hätte somit sage und schreibe 37 Minuten gedauert. Mit einer entsprechenden Glasfaserleitung würde man dafür heute nur noch 2 Sekunden brauchen.

Da damals gerade einmal 35 Prozent der deutschen Haushalte und Unternehmen überhaupt einen Internetanschluss hatten, hielten sich die Downloadzahlen wohl noch in Grenzen 😉

Doch mittlerweile verfügen 90 Prozent der Haushalte und Unternehmen über einen Internetzugang… Tendenz steigend.

20 Jahre Teamgeist

Bei Gründung gehörten 4 Gesellschafter zum Team der GbR. Bis 2004 verließen zwei davon das Unternehmen und der Dritte ging 2011 seine eigenen Wege.

2007 stellten wir unseren ersten Mitarbeiter ein. Bis 2014 waren wir zu 4. Seitdem sind wir auf ein Team von 14 Leuten gewachsen. Obwohl das erste Team-Mitglied uns aufgrund der Entfernung zum Wohnort 2016 verließ, haben wir doch ein echtes „Urgestein“ in unseren Reihen. Es ist bereits seit 2009 im Unternehmen und wird von allen liebevoll als „prem-tec-Inventar“ bezeichnet. ?

Da ich selbst niemals Angestellter in einem Unternehmen war, keinen Berufsabschluss habe und auch in den ersten Jahren niemanden (an der Seite hatte), der mir gezeigt hätte, wie man ein Unternehmen leitet, musste ich mir quasi einen eigenen Führungsstil ausdenken.

Da ich mich selbst aufgrund der fehlenden Erfahrung aber nie als “Chef” gesehen habe, war dieser Führungsstil von Anfang an nie ein “Führungs“, sondern einfach nur ein “Stil“. 😀

Sprich, ich habe von Anfang an darauf gesetzt, dass das Team eigenverantwortlich arbeitet. Sie waren für mich mehr Kollegen und gute Bekannte als Angestellte. Natürlich hatte ich das große Glück, dass gerade die ersten Einstellungen, die ich vorgenommen habe, Personen waren, die damit sehr gut umgehen konnten und das als Chance gesehen haben, sich etwas eigenes aufzubauen, anstatt das Fehlen einer Kontrolle auszunutzen.

Daraus ist mittlerweile ein Kern-Team erwachsen, welches vollkommen eigenständig arbeiten kann und alle größeren Entscheidung gemeinschaftlich trifft. Da alle ähnliche Vorstellungen, Ideen und Ansichten haben, ist neben der eigentlichen Arbeit immer Zeit für Späße und lockere Unterhaltungen.

Taktikbesprechung für das nahende NERF Gefecht