Heute sind die Augen der Technik-Welt auf New York City gerichtet, denn Microsoft hat die Presse für ein Event eingeladen. Die Gerüchteküche brodelt, welche Produkte Microsoft launchen werden. Da meist im September oder Oktober neue Technik der Surface Reihe vorgestellt wird, liegt die Vermutung nahe, dass es auch heute Enthüllungen aus der Surface Familie geben wird.
Unsere premium technologies Mitarbeiter sind begeisterte Surface Nutzer. Vom handlichen Surface Go bis zum Pro oder auch den Surface Laptop werden alle Geräte gern genutzt. Sei es im Meeting, Home Office oder über die Dockingstation im Büro, unsere treuen Begleiter wollen wir nicht missen!
Deswegen raten wir Ihnen: Level up! Bis zum 30.09.2023 haben wir eine tolle Rabattaktion für Sie, bei der Sie Ihr Team aufs nächste Level bringen können. Mit den leistungsstarken Surface Pro 9 und Surface Laptop 5 Geräten können Sie Ihr Potential entfalten. Bis zu 15% können Sie beim Kauf sparen – sprechen Sie uns an!
Surface Pro 9
Leistungsstark wie ein Laptop, flexibel wie ein Tablet
Prokurist, Gesellschafter, Abteilungsleiter, Model für unser ptc- Banner: Marcel Wendekamm nimmt bei premium technologies viele Rollen ein und ist unser Nr. 1 Ansprechpartner, wenn es um Admin Fragen geht. In diesem Beitrag teilt Marcel seinen Werdegang mit uns und gewährt uns einen kleinen Einblick in seinen Alltag als Systemadministrator.
Seit 2013 ist Marcel Admin für premium technologies und betreut vielerlei Kundenprojekte, sowie interne Aufgaben. Doch begonnen hat sein Interesse für Technik schon viel eher: mit 6 Jahren war Marcel bereits komplett in den Bann der Nintendo Konsole gezogen und ist seitdem passionierter Gamer. Wie seine Reise durch die Welt der Technik weiterging, erfahren Sie im Interview!
Marcel, wie bist du auf den Beruf des Systemadministrators gekommen?
Richtig interessant wurden Computer für mich in meiner ersten Ausbildung zum Steuerfachangestellten, als ich das erste Mal richtig damit arbeiten musste. Während der Ausbildung habe ich auch schnell gemerkt, dass mich das Thema Steuern nicht so brennend interessiert hat wie der PC. Da ich so begeistert von der Technik war, wollte ich gern in die IT-Richtung umschwenken, allerdings war die Ausbildungslage 2004 eine andere: es gab nicht genügend Ausbildungsplätze und mein Traum vom Leben als Admin musste erstmal warten. Zwei Jahre später habe ich dann in der IT der F&U Einsiedel ausgeholfen und mich um das Computerkabinett gekümmert und die Lehrer unterstützt. 2010 hat es dann endlich geklappt und ich konnte meine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration beginnen. Nach drei Jahren habe ich erfolgreich meinen Abschluss als Zweitbester in Sachsen gemacht. Noch im gleichen Jahr, 2013, ist unser Geschäftsführer Peter Weißflog auf mich aufmerksam geworden – der Rest ist Geschichte!
Du hast dieses Jahr dein 10- jähriges Jubiläum, wie blickst du auf ein Jahrzehnt premium technologies zurück?
Ich blicke sehr positiv auf die vergangenen Jahre zurück. Mit meiner Arbeit bin ich mehr als zufrieden und habe mich persönlich erfolgreich weiterentwickelt. Neben den vielen Kompetenzen, die ich erlangt habe, wurde ich zum Gesellschafter und bin seit einigen Monaten nun auch Prokurist. Ich habe die Firma von 4 auf 16 Mitarbeiter wachsen sehen und bin froh, Teil dieses Entwicklungsprozesses zu sein. Es waren wirklich 10 sehr erfolgreiche Jahre für mich.
Welche Aufgaben stehen auf deiner Tagesordnung?
Als Admin habe ich einen vollen Terminplan, deswegen ist es unerlässlich, Prioritäten zu setzen. Also beginne ich meinen Tag immer direkt mit der wichtigsten Aufgabe: Kaffee trinken! 😀 So habe ich eine solide Basis für den Tag und kann mich direkt in meine Mails stürzen. Als Abteilungsleiter muss ich die anderen Admins und Auszubildenden koordinieren. Wir stimmen uns zu Kundenproblemen ab und stehen in engem Austausch, besonders auch was die Wissensvermittlung für unseren Nachwuchs angeht. Auch Verwaltungsaufgaben, wie z.B. Urlaubsanträge zu bearbeiten, gehören zu meinem Alltag, ebenso wie Aufgaben rund um mein Dasein als Prokurist.
Einen großen Teil meiner Arbeit macht das Bearbeiten von Tickets aus, bei dem ich mich um die Anliegen und Probleme unserer Kunden kümmere. Oftmals geschieht das über Telefonate und Fernwartungen, nur noch selten über Außentermine direkt beim Kunden. Seit der Pandemie ist die Bereitschaft für Fernwartungen deutlich gestiegen, was uns natürlich wahnsinnig viel Zeit spart. Neben dem Beheben von IT-Problemen kümmere ich mich auch um die Erstellung von Angeboten, bereite größere Projekte vor und stimme z.B. Schulungsanfragen ab. Um unseren Kunden immer die besten Technologien anbieten zu können, stehe ich auch in engem Austausch mit unseren Lieferanten. So können wir tolle Rabatte und Aktionen in unserem Online Shop weitergeben.
Selbstverständlich bin ich auch der firmeninterne technische Kummerkasten und helfe bei IT-Problemen weiter – denn die machen auch vor unseren Mitarbeitern nicht halt!
Wir bedienen uns jetzt mal einem Klischee und fragen: Funktioniert aus- und wieder einschalten wirklich immer? 😀
So abgedroschen das inzwischen auch klingt, aber ja – in 90% der Fälle hilft ein Neustart. Das kann man ganz gut mit dem Schlafengehen vergleichen: wenn man abends müde und kaputt ist, gehen viele Dinge nicht mehr so einfach von der Hand und man wird schusselig. Nach einer guten Nacht Schlaf läuft dann wieder alles normal. So ist es auch mit der Technik, eine kleine Aus-Zeit kann Wunder wirken.
Marcels Tipp für Technikprobleme:
Sie bekommen eine Fehlermeldung angezeigt? Dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Meldung gründlich durchzulesen. Oftmals steht die Lösung schon mit bereit oder man findet heraus, wo der Fehler liegt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Und wie bereits erwähnt: ein Neustart hilft in 90% der Fälle!
In der Technik-Welt gibt es ständig Neuerungen, wie bleibst du auf dem aktuellen Stand?
Besonders in meinem Fachbereich darf man nicht aufhören sich weiterzubilden. Das passiert hauptsächlich privat, da im Arbeitsalltag einfach die Zeit dafür fehlt. Natürlich kennt man nach all den Jahren die gängigen Websites, um die neusten Infos zu bekommen. Was mich zurzeit besonders fasziniert ist das Thema KI: sei es die Erstellung von Bildern, Texten oder auch Musik, das sind wahnsinnig spannende Entwicklungen.
Zu guter Letzt möchten wir noch wissen: was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß?
Das knüpft gut an die vorherige Frage an, denn ich finde es total spannend die technischen Neuerungen zu verfolgen und zu sehen, wohin die Reise geht. Mir macht aber auch die Fehleranalyse an sich sehr viel Spaß. Durch analytisches und logisches Denken wird man zum IT-Detektiv und muss herausfinden, woher genau ein Fehler kommt. Im Vordergrund steht natürlich aber das Beheben des Problems, damit der Kunde weiterarbeiten kann.
Marcel, wir danken dir für das Interview und den Einblick in deinen Berufsalltag!
Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.
Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.
GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen
Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.
Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.
“Wie kann das sein?”, werden wir oft gefragt. “PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.”
Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.
Unsere Empfehlung
Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.
Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.
Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.
Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.
Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.
Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.
Doch warum das Ganze?
Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.
Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.
Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.
Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.
Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.
Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.
Doch kennen Sie schon Loop?
Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Diese soll schrittweise zur vernetzten Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit ausgebaut werden. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Notion oder Trello werden.
Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.
Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋
Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.
Was ist Microsoft Loop?
Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt“, sondern global und ohne Grenzen. Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die wiederum in Seiten eingeteilt werden. Hier findet die eigentliche Arbeit statt. Neben Überschriften, Texten, Listen und Aufzählungen lassen sich auch Aufgabenlisten, Tabellen, Abstimmungstabellen und Statusverfolgungen einfügen.
Jedes dieser Inhaltselemente kann mit nur einem Klick in eine sogenannte Loop-Komponente „verwandelt“ werden, die dann app-übergreifend mit anderen geteilt werden kann. Die Empfänger können diese Komponente genau dort bearbeiten, wo sie diese empfangen und sehen gleichzeitig live die Arbeitsstände der anderen Team-Mitglieder. Das funktioniert zum Beispiel schon in Outlook oder Teams.
Der Clou: Aufgabenlisten sind beispielsweise mit Tasks verbunden, sodass Aufgaben aus Loop auch in anderen Aufgabenlisten angezeigt werden. To-dos und Deadlines bleiben so transparent und nachverfolgbar. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.
Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.
Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop
Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.
Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level
Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.
Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten
Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.
Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.
Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.
Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick
Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.
„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.
Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt
Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.
Unser Fazit
Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.
Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.
Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.
Microsoft Teams ist eine unglaublich praktische Anwendung im Unternehmensalltag. Neben der Chatfunktion und den integrierten Office-Anwendungen wird besonders seit der Pandemie die Besprechungsfunktion genutzt. Meetings jeglicher Art können ortsunabhängig gehalten und die Zusammenarbeit verbessert werden. Doch können auch Personen außerhalb meiner Organisation an Besprechungen teilnehmen, die von mir gehostet werde? JA! Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag alles über externe Teilnehmer an Teams-Besprechungen!
Die 3 Arten externer Teilnehmer Grundsätzlich gibt es drei Arten von externen Teilnehmern: Gäste, Personen von vertrauenswürdigen Organisationen und anonyme Teilnehmer. Gäste zählen als Personen, die in meiner Organisation mit einem Gastkonto angemeldet werden. Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen nutzen in ihrer Organisation ebenfalls Teams mit einem Microsoft 365 Konto. Anonyme Teilnehmer sind Personen, deren Identität nicht überprüft wurde. Basierend auf dieser Dreiteilung unterscheiden sich verifizierte externe Teilnehmer (Gäste und Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen) und nicht verifizierte externe Teilnehmer (anonyme Teilnehmer).
Verfügt ein Teilnehmer nicht über ein M365 Konto, so wird er als Gast eingestuft. Verfügt ein Teilnehmer jedoch über ein solches Konto, kann er über das Feature für externen Zugriff einfach an Besprechungen teilnehmen. Je nach der Art der Besprechung kann so entschieden werden, ob die Teilnehmer überprüft werden müssen oder auch anonym zugelassen werden.
Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen ohne M365 Damit Personen aus Nicht-M365-Organisationen als verifiziert gelten, müssen diese vorher in einem Verzeichnis als Gast angelegt werden und der Gastzugriff muss demnach aktiviert sein. Nur nach Anmeldung in diesem Gastkonto können sie an der Besprechung teilnehmen, andernfalls zählen Sie als anonym.
Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen mit M365 Um mit Teilnehmern mit M365 Konto eine Besprechung zu halten, müssen diese entweder über den Gastzugriff verwaltet werden oder das Feature für den externen Zugriff im Teams nutzen. Dieser Zugriff regelt, welchen Organisationen vertraut werden soll und welchen Benutzern es erlaubt ist, mit mir eine Besprechung zu hosten. Die anderen Organisationen müssen ihre Zugriffsverwaltung ebenfalls entsprechend konfigurieren. Fehlen die entsprechenden Zugriffsberechtigungen, so zählen die Teilnehmer als anonym, es sei denn sie sind als Gäste angemeldet. Ist in den Einstellungen die Teilnahme anonymer Personen deaktiviert, so können diese gar nicht an der Besprechung teilnehmen.
Anonyme Teilnehmer Sind Personen nicht nach den obenstehenden Kriterien überprüft, zählen Sie als anonyme Teilnehmer. Standardmäßig ist die Einstellung getroffen, dass anonyme Personen an Besprechungen teilnehmen dürfen. Erfordern Ihre Compliance Richtlinien jedoch eine Überprüfung der Teilnehmer, so kann der anonyme Zugriff auch deaktiviert werden.
Einwahlbenutzer Eine Möglichkeit zur Teilnahme an Besprechungen ist die Einwahl über die Konferenznummer. Wählt sich ein Teilnehmer über diesen Weg in die Besprechung ein, so muss er zunächst im Wartebereich warten. Dieser Wartebereich wird genutzt, um die Teilnehmer vor der Besprechung zu überprüfen. Die Wartenden können vom Organisator oder Referenten zugelassen werden. Auch hierbei gibt es wieder verschiedene Optionen für die drei Teilnehmerarten, welche vor oder während der Besprechung konfiguriert werden können. Alternativ kann an dieser Stelle auch mit Besprechungsvorlagen oder Vertraulichkeitsbezeichnungen gearbeitet werden.
Sie sehen, es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Besprechungen mit externen Teilnehmern durchzuführen. Je nach Ihren Anforderungen können die jeweiligen Einstellungen für Ihr Unternehmen getroffen werden. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Hilfe beim Konfigurieren benötigen, kontaktieren Sie unsere Experten!
Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.
EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.
Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine “dunkle Seite” der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.
Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.
Excel Problem #1: 🔎
Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.
Excel Problem #2: 🔗
Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.
Excel Problem #3: 🏝️
Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.
Excel Problem #4: ⌨️
Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die “0” ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.
Excel Problem #5: 🧐
Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?
Excel Problem #6: 🗓️
Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.
Excel Problem #7: 😵💫
Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?
Excel Problem #8: 🔒
Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.
Unser Fazit
Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.
Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.
Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.
Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.
Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.
Bei dem Thema IT-Sicherheit denken Sie wahrscheinlich als erstes an Hacker und Viren, die sich Zugang zu Ihren Daten erschleichen und Chaos anrichten. Manchmal kommt das Unheil doch auch durch die Hintertür, dort wo Sie es nicht erwarten – zum Beispiel, wenn Sie einen Newsletter anbieten.
Viele Unternehmen bieten für ihre Kunden und Interessenten Newsletter an, um wichtige Informationen zu versenden und auf aktuelle Angebote aufmerksam zu machen. Die Kriterien für die Auswahl eines Newsletter-Service-Providers legt jedes Unternehmen individuell fest. Die geläufigsten Provider sind deutsch oder aus den USA. Natürlich gibt es unter den Anbietern Unterschiede und grundsätzlich sollte das Thema Datenschutz für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Und genau an diesem Punkt besteht eine Angriffsfläche.
Dieses Jahr waren einige Unternehmen von vermeintlichen Abmahnungen eines Rechtsanwalts betroffen, welcher Unterlassungsansprüche und Schadensersatzansprüche für seinen Mandanten geltend machen wollte. Es handelte sich vorrangig um die Nutzer des Newsletter-Services Mailchimp und klaviyo, beides Anbieter aus den USA. Der Mandant hat sich bei Newslettern mit diesen Providern angemeldet und einen Auskunftsantrag gestellt. Nachdem die Auskunft erfolgte und die Aussage vorlag, dass personenbezogene Daten in die USA übermittelt wurden, erfolgte die Abmahnung. Argumentiert wurde mit dem Vorwurf der Rechtswidrigkeit der Datenverarbeitung und den allgemeinen Ausführungen zu den Zulässigkeitsvoraussetzungen einer Drittlandsübermittlung. Aus rechtlicher Sicht ist jedoch diese Pauschalisierung der angebrachten Argumente nicht vertretbar und die Vorwürfe sind in dieser Form nicht zutreffend.
Die Abmahnungen haben einen drohenden Unterton, bestärkt durch hohe Summen an Bußgeldern und Schmerzensgeld, der Androhung einer Klage, wenn die Summen nicht außergerichtlich gezahlt werden, und der Androhung einer Meldung bei der Aufsichtsbehörde in Bezug auf eine Gewerbeuntersagung.
Dieses gesamte Konzept schüchtert ein und verleitet sicher den ein oder anderen dazu, die geforderten Beträge zu zahlen – vorrangig deshalb, weil das Thema Datenschutz ein undurchdringlicher Dschungel an Regeln und Gesetzen zu sein scheint.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht zum Datenschutzexperten werden, um sich vor solchen vermeintlichen Abmahnungen zu schützen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Sie umgehend zum Thema Datenschutz im Newsletterversand beraten und Ihre bisherigen Systeme auf Einhaltung der Verordnung prüfen. Ein Sicherheits-Scan für Ihre Website prüft die IT-Sicherheit auf Herz und Nieren, sodass Sie von allen Seiten bestens abgesichert sind.
Auch wenn das Thema Datenschutz unbeliebt und leidig ist: zögern Sie nicht, sich professionell beraten zu lassen. Damit können Sie sich auf der sicheren Seite wissen und geben Betrugsversuchen keine Chance!
Jetzt Termin mit unserer Datenschutzbeauftragten buchen!
Ihre Ansprechpartnerin (Dasax GmbH)
Verpassen Sie auch nicht unsere Veranstaltungen zum Thema Datenschutz: von den Grundlagen über den Beschäftigtendatenschutz bis hin zu den Betroffenenrechten und Informationspflichten als Unternehmer.
Wir alle kennen diese Situation: mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Dokument, es müssen Änderungen eingefügt werden oder jemand soll Probelesen. Gesagt, getan – alle machen sich hochmotiviert an die Arbeit und dann kommt die Meldung, die uns einen Schauer über den Rücken laufen lässt: das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt. Dahin ist die Motivation und das leidige Versenden von „Kannst du bitte mal die Word Datei schließen?“ beginnt.
Nun kommt die gute Nachricht: diese Zeiten sind vorbei! Microsoft 365 bietet die perfekte Lösung für dieses Problem, den SharePoint. Microsofts SharePoint ist ein mobiles, cloudbasiertes Intranet, das von überall aus zu jeder Zeit erreichbar ist. Als zentraler Speicherort für Dateien bietet es die perfekte Basis für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Dateien im SharePoint, wie etwa Word Dokumente oder PowerPoint Präsentation, sind mit der Funktion „Automatisches Speichern“ ausgestattet. So läuft man nie Gefahr, Änderungen und Fortschritte zu verlieren.
Doch nun zu dem Feature, das bei der Zusammenarbeit besonders hilfreich ist: mehrere Nutzer können in Echtzeit an einer Datei arbeiten. Es gibt keine Fehlermeldungen mehr, weil die Datei bereits von einem Kollegen geöffnet ist. Dies erleichtert die gemeinsame Bearbeitung immens und spart nicht nur Zeit und ständige Abstimmungen, sondern auch Nerven. Im Menüband gibt es eine Anzeige, welche Kollegen gerade ebenfalls in der Datei arbeiten, und über einen Versionsverlauf können alle Änderungen eingesehen werden. So kommt nie wieder die Frage auf, welche Version eines Dokuments gerade die Aktuelle ist, wer etwas geändert hat oder bei wem eine Datei gespeichert ist. Auch das ständige Hin und Her per Mail entfällt, da alle Mitarbeiter zentral auf die Dateien zugreifen können.
Nun kann es jedoch sein, dass es in Ihrem Unternehmen auch Dateien gibt, die nicht von jedem Mitarbeiter geöffnet, beziehungsweise geändert werden dürfen. Auch das ist im SharePoint kein Problem. Über die Zugriffsverwaltung kann eingestellt werden, welche Nutzer für welche Ordner oder Dateien Berechtigungen besitzen. So können Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.
Wir bei premium technologies nutzen den SharePoint täglich und sind begeistert von der einfachen und bequemen Handhabe. Sie sind noch nicht überzeugt oder möchten mehr über das Thema Microsoft M365 erfahren? Buchen Sie eine Beratung bei einem unserer Spezialisten – wir finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen!
Die sich wandelnden Bedingungen innerhalb einer Wirtschaft stellen Unternehmen regelmäßig vor vielfältige Herausforderungen. Seien es die besonderen Umstände der Pandemie oder auch eine wirtschaftliche Rezession, jedes Unternehmen muss sich der aktuellen Situation anpassen. Im Zuge dessen soll der Fokus natürlich weiterhin auf dem Kerngeschäft liegen und nicht auf den organisatorischen Herausforderungen. Zudem sehen sich Unternehmen unter dem Druck, Kosten zu senken und neue Geschäftsnutzen zu generieren. Das sich wandelnde Arbeitsumfeld erfordert neue Denkweisen und Funktionalitäten, um dem hybriden Arbeitsstil den Weg zu ebnen. Online- Besprechungen, Videotelefonie und automatisierte Prozesse gehören für viele Unternehmen schon fest zum Arbeitsalltag.
Um mithalten zu können, müssen vorhandene Systeme mit neuen Lösungen erweitert werden, ohne die Gesamtbetriebskosten ins Unermessliche hochzutreiben und ohne die IT- Infrastruktur unnötig komplex und groß zu machen. Da die Microsoft Office Produkte wie Word, Excel und PowerPoint sich schon lange als alltägliche Tools für Unternehmen etabliert haben, macht es durchaus Sinn auch weitere Anwendungen von Microsoft in den Unternehmensalltag zu integrieren. Microsoft 365 bietet die perfekte Basis, um den Geschäftsnutzen zu maximieren und effizient in einer hybriden Arbeitswelt zu handeln.
Microsoft 365 ist eine Komplettlösung aus Office Anwendungen, Clouddiensten und erweiterter Sicherheit. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Unternehmensgröße stehen verschiedene Pläne zur Auswahl. Von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu großen Kooperationen bietet Microsoft 365 DSGVO- konforme Clouddienste aus Deutschland.
Die Vorteile der Funktionalität von M365 lässt sich grob in drei Bereiche gliedern: Sicherheit, Management und Produktivität. Werden teure Bestandslösungen durch M365 abgelöst, werden schnell Zeitersparnisse durch die integrierte Arbeitsumgebung verzeichnet. Ein geringer Arbeitsaufwand durch automatisierte Prozesse und eine einfache Systemverwaltung setzt Potential frei, um sich mit komplexeren Themen zu beschäftigen. Microsoft 365 hat Sicherheit priorisiert: ein integrierter Schutz vor Cyberbedrohungen, Sicherheit für die Anwender, Geräte, Systeme und Netzwerke gehören fest zum Portfolio – egal wo und wie man auf die Unternehmensressourcen zugreift.
Auch der Aufwand für das Management kann durch M365 gering gehalten werden. Nutzer können einfach verwaltet werden, ein Account ermöglicht den Zugriff auf alle Anwendungen und komplizierte Abläufe werden abgelöst.
Doch die Vorteile von M365 erstrecken sich auch auf die operative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Vielfältige Anwendungen erschaffen neue Wege der Kollaboration, die Ihre Mitarbeiter stärkt und für Engagement sorgt.
Was steck drin?
Grundsätzlich kann zwischen Microsoft 365 Plänen für KMU und große Unternehmen unterschieden werden. In der folgenden Tabelle können Sie die Optionen sehen.
Die Basis für alle Pläne ist gleich und besteht aus folgenden Bestandteilen:
Clouddienste aus Deutschland
DSGVO-konform
Sichere Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren
Mindestens 1 TB Cloudspeicher pro Nutzer
Office Basics: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Welche weiteren Anwendungen für KMU enthalten sind und wofür diese am besten verwendet werden, sehen Sie in der nachfolgenden Abbildung:
Zudem enthalten alle Pläne:
Rund-um-die-Uhr- Support per Telefon und Web
99,9% Verfügbarkeit
Automatisierte Synchronisation durch OneDrive/ SharePoint
Teilen und Senden von Zugriffs- oder Gastlinks mit externen Kontakten
Sicheres Teilen von Dokumenten und Mails
Für die Enterprise Versionen gelten die folgenden Inhalte:
Microsoft 354 Apps: PowerPoint, Excel, Word, OneNote, Publisher (PC), Access (PC)
E-Mail und Kalender: Outlook, Exchange, Bookings
Besprechungen und Anrufe: Teams
Soziales Netzwerk und Intranet: SharePoint, Yammer, Viva Connections, Viva Exchange
Dateien und Inhalte: OneDrive, Stream, Sway, Lists, Forms, Visio
Arbeitsmanagement: Planner, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents, To Do
Sicherheitsverwaltung: Sicherheitsbewertung und Security&Compliance Center
Sprechen Sie uns gerne an, um das passende Paket für Ihr Unternehmen zu finden. Wir beraten und schulen Sie auch gern zu den einzelnen Anwendungen.
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