Der 10. eines Monats ist für viele Unternehmen ein fester Termin. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss ans Finanzamt raus. Genau an diesem Morgen bleibt der Bildschirm in der Buchhaltung schwarz. Die Festplatte hat sich verabschiedet. Bis zur Frist bleiben noch vier Stunden, und niemand weiß genau, wann das letzte Backup entstanden ist.
Solche Momente passieren nicht nur zum Monatsersten. Offene Rechnungen, die Lohnabrechnung zum 25., ein ELSTER-Termin, ein Mahnlauf, der raus muss: Bei Lexware hängen ständig Fristen an den Daten auf dem Rechner. Ein Systemausfall wird damit nicht nur zum IT-Problem, sondern sofort zum betriebswirtschaftlichen.
Kein Backup ohne Ihr Zutun
Lexware läuft als Desktop-Software direkt auf dem eigenen Rechner oder Server im Haus, nicht in der Cloud. Eine Sicherung entsteht deshalb nicht von selbst im Hintergrund. Seit einem Update im Jahr 2018 bringen alle aktuellen Lexware-Programme zwar eine eingebaute Funktion für zeitgesteuerte, automatische Sicherungen mit. Aber automatisch heißt hier nicht von Werk aus aktiv: Diese Funktion muss einmal eingerichtet werden, sonst bleibt sie ungenutzt.
Lexware bietet zusätzlich den kostenpflichtigen Dienst „Lexware datensicherung online“ an. Dabei wird eine verschlüsselte Kopie der Daten in ein zertifiziertes Rechenzentrum übertragen. Wichtig zu wissen: Die eingebaute automatische Sicherung kann diese Online-Ablage nicht selbst auslösen. Wer den Online-Dienst nutzen will, muss ihn separat aktivieren und die Sicherung darüber laufen lassen.
So sichern Sie Ihre Daten Schritt für Schritt
Die zeitgesteuerte Sicherung lässt sich über den Menüpunkt „Datei – Datensicherung – Regelmäßige Sicherung…“ einrichten. Bei einer Server-/Client-Installation funktioniert das von jedem Client aus, die Sicherung selbst läuft aber immer über den Server.
- Regionaleinstellungen prüfen
Am Server müssen unter „Systemsteuerung – Region – Verwaltung“ die deutschen Regionaleinstellungen für das Systemkonto hinterlegt sein. Ohne diese Einstellung startet die automatische Sicherung nicht zuverlässig. - Assistent öffnen
Über „Datei – Datensicherung – Regelmäßige Sicherung…“ den siebenstufigen Einrichtungsassistenten starten. - Rhythmus und Uhrzeit festlegen
Sicherungsintervall wählen und die Uhrzeit hinterlegen. Zeiten zwischen 8 und 17 Uhr lösen eine Warnung aus, weil dann in der Regel noch gearbeitet wird. - Ablageort bestimmen
Speicherort auswählen, etwa ein Netzlaufwerk. Bei einem Netzwerkpfad müssen Benutzername und Passwort im Format „Rechnername\Benutzername“ hinterlegt und der Zugriff getestet werden. - Umfang und Benachrichtigung einstellen
Festlegen, welche Bereiche mitgesichert werden, und die Art der Erfolgsmeldung wählen. - Einrichtung bestätigen
Mit „OK“ abschließen. Die Sicherung läuft ab jetzt über die Aufgabenplanung des Servers.
Wichtig: Der Server muss zum Sicherungszeitpunkt eingeschaltet sein, und das Programm darf auf keinem Client geöffnet sein. Es entstehen ausschließlich Gesamtsicherungen aller Mandanten, keine Einzelsicherungen. Den Sicherungsverlauf sehen Sie jederzeit unter „Datei – Datensicherung – Sicherungsverlauf…“.
Die 3-2-1-Regel als Fahrplan
Für die Praxis hat sich eine einfache Faustregel bewährt: die 3-2-1-Regel. Drei Kopien der Daten. Auf zwei unterschiedlichen Speichermedien. Eine davon außerhalb des Firmengebäudes.
Für Lexware-Anwender heißt das: Das Original liegt auf dem Server. Eine zweite Kopie läuft über die eben eingerichtete automatische Sicherung auf ein Netzlaufwerk oder eine externe Festplatte im Haus. Eine dritte Kopie landet extern, etwa über die Lexware-Online-Sicherung oder eine Festplatte, die abends mit nach Hause geht.
Ein Punkt wird gern übersehen: Ein Backup ist erst dann eines, wenn die Rücksicherung schon einmal getestet wurde. Eine Sicherungsdatei, die sich im Ernstfall nicht einspielen lässt, ist am Ende der Kette wertlos.
Wenn es doch passiert: Ruhe bewahren, richtig handeln
Ist der Ernstfall eingetreten, zählt vor allem eines: nichts überstürzen. Der betroffene Rechner oder Server sollte zunächst nicht weiter benutzt werden, damit keine Daten überschrieben werden. Danach wird das letzte verfügbare Backup identifiziert und geprüft, wie aktuell es tatsächlich ist.
Bei der Rücksicherung muss das Zielprogramm in derselben oder einer neueren Version vorliegen wie beim Erstellen der Sicherung. Die DateinaIst der Ernstfall eingetreten, zählt vor allem eines: nichts überstürzen. Der betroffene Rechner oder Server sollte zunächst nicht weiter benutzt werden, damit keine Daten überschrieben werden. Danach wird das letzte verfügbare Backup identifiziert und geprüft, wie aktuell es tatsächlich ist.
Bei der Rücksicherung muss das Zielprogramm in derselben oder einer neueren Version vorliegen wie beim Erstellen der Sicherung. Welche Datenbank im Hintergrund läuft, lässt sich über „?“ – „Info…“ – „Details“ in der Liste der Programmmodule nachsehen. Das ist relevant, weil sich die genauen Schritte zur Rücksicherung je nach Version leicht unterscheiden können. Ein Griff zur falschen Anleitung kostet hier wertvolle Zeit, im schlimmsten Fall weitere Daten.
Der Wartungsvertrag als Absicherung
Genau an diesem Punkt zahlt sich ein Wartungsvertrag aus. Wir kennen Ihr System und wissen, welche Lexware-Version bei Ihnen läuft. Im Ernstfall sparen Sie sich damit die Suche nach der richtigen Anleitung und das Risiko, sich beim Ausprobieren selbst im Weg zu stehen.
Noch besser ist es, gar nicht erst in diese Lage zu kommen. Wir richten die automatische Sicherung von Anfang an so ein, dass sie im Hintergrund läuft: passender Rhythmus, externer Speicherort nach der 3-2-1-Regel, regelmäßiger Rücksicherungstest.
Kleiner Tipp zum Schluss: Tragen Sie sich einen festen Termin ein, an dem Sie einmal im Quartal testweise eine Rücksicherung durchführen. Nicht auf dem Echtsystem, versteht sich. Der Aufwand liegt bei zehn Minuten. Der Unterschied im Ernstfall bei Stunden, manchmal Tagen.
