Unterschriften wirtschaftlich und rechtskonform gestalten: Unsere Schnittstelle zwischen YOUSIGN und AMAGNO machts möglich

Obwohl das Unterschreiben von Dokumenten nur eine kleine Formalität ist,  wird gerade dieser letzte Schritt zu einem aufwändigen Kraftakt. Auch heute noch werden mancherorts digitale Dokumente ausgedruckt, von Hand unterschrieben und anschließend wieder eingescannt und per E-Mail verschickt. Dabei sind die eingescannten Dokumente dann oftmals nur noch schwer lesbar.

Der Status Quo: Sperrig und unsicher

Dieser sperrige Prozess ist unwirtschaftlich und innerhalb kürzester Zeit sieht man den Arbeitsplatz vor lauter Blättern nicht mehr.

Vielleicht klopfen Sie sich jetzt auch stolz auf die Schulter, weil Sie eben keinen Papierdschungel in ihrem Büro haben, sondern am Ende Ihrer PDF-Dateien einfach das Bild Ihrer Unterschrift einfügen. Hiermit sparen Sie sich zwar das Drucken und Scannen. Die E-Mails müssen trotzdem verschickt und Dokumente weitergeleitet werden, damit am Ende die richtige Unterschrift auch auf dem Dokument landet.

Doch können Sie sich wirklich sicher sein, dass die eingefügte Unterschrift wirklich von der unterschriftsberechtigten Person stammt und nicht von jemand anderem eingefügt wurde? Die Antwort ist so einfach wie ernüchternd: Nein! Damit sind solche Unterschriften, obwohl diese Methode vielerorts praktiziert wird, nicht rechtsverbindlich.

Schlank, nachhaltig und effizient – Unsere neue YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle

Die effizientere und nachhaltigere Lösung ist YOUSIGN, genauer genommen: Unsere YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle.

Mit der eSignature-Lösung von YOUSIGN können Sie Dokumente einfach digital unterzeichnen lassen. Hierfür geben sie kurz die Daten der Person ein, die das Dokument signieren soll. Diese erhält eine Mail mit einem Link zum Dokument. Sollen die Unterlagen nach eingehender Sichtung unterschrieben werden, wird ein spezieller Code ans Smartphone geschickt. Dieser muss nur noch in das entsprechende Feld eingegeben werden und das Dokument ist signiert. Anschließend kann es heruntergeladen werden.

eSignature Smartphone Ansicht
Quelle: YouSign

Dank unserer YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle lässt sich der gesamte Vorgang direkt innerhalb des Dokumentenmanagementsystems AMAGNO starten. Dort können Sie jederzeit den Bearbeitungsstand der Unterlagen einsehen. Sobald der Status von “In Bearbeitung” auf “Unterschrieben” wechselt, werden die signierten Dokumente automatisch in AMAGNO eingepflegt.

Die manuellen Arbeitsschritte werden so auf ein Minimum reduziert. Sie können sich ihre eigenen Workflows zusammenbauen und im Fall der Fälle sind die Signaturen rechtsverbindlich, revisionssicher und nachvollziehbar. Durch die Schnittstelle beseitigen Sie nicht nur den Dokumentendschungel auf ihrem Schreibtisch, sondern auch das Dateien-Wirrwarr, welches durch manuelle Dateiverwaltung schnell entstehen kann.

Neben dem intuitiven und effizienten Prozess sowie der Rechtsverbindlichkeit die YOUSIGN-Signaturen ermöglichen, müssen Sie sich auch beim Datenschutz keine Sorgen machen: YOUSIGN kommt aus Europa und ist DSGVO-konform.

Gerne zeigen wir ihnen die Funktionalität von YOUSIGN und unserer Schnittstelle in einem unverbindlichen Demo-Termin – damit die Signatur das bleibt was sie ist: eine kleine Formalität am Ende – fernab des undurchdringbaren Dschungels.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Workflow Integration: Signaturen können dank Schnittstelle direkt über AMAGNO angefordert werden und signierte Dokumente werden direkt in AMAGNO eingepflegt
  • Schnelle, simple und sichere (rechtsverbindlich) Signaturen
  • Unmittelbare Rückmeldung bei z. B. Angeboten, da das Dokument nicht gedruckt, händisch unterschrieben eingescannt und zugeordnet werden muss.
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
  • eIDAS-konform und zeitgestempelte Belegdatei
  • DSGVO-konformer Schutz für Ihre Daten und die Ihrer Kunden
  • Sicheres Hosting innerhalb der EU
  • Geeignet für alle Branchen, Abteilungen, Teams und verschiedene Unternehmensgrößen
  • Nachhaltig für Unternehmen und Umwelt
  • Status der Unterschrift jederzeit abrufbar (“In Bearbeitung”, “Bestätigt” und “Abgelehnt”)
So funktioniert der Ablauf in Amagno DMS.

Buchen Sie direkt einen Präsentationstermin: www.prem-tec.de/consulting

Amagno Connect 2020

Wann waren Sie das letzte Mal auf einer größeren Veranstaltung? Das ist sicher schon eine Weile her, denn dieses Jahr hat uns die Pandemie einen Strich durch die Rechnung gemacht. Aber wie man so schön sagt, macht Not erfinderisch – und gibt womöglich den ein oder anderen Denkanstoß, um neue Wege zu finden. So kommen Menschen mehr und mehr online zusammen, um sich auszutauschen und zu diskutieren.

So auch diese Woche bei der Amagno Connect 2020: Das neue Eventformat für digitales Dokumentenmanagement brachte Kunden und Partner zusammen. Die Erfahrung und das Wissen der Teilnehmer wurden geteilt, sodass mehr Amagno-Nutzer davon profitieren können.  Dafür gab es drei virtuelle Bühnen, auf denen Keynotes und Fachvorträge, Kundenerfahrungen und Schnittstellen, sowie Intensiv-Workshops gehalten wurden. Je nach Interesse konnten einzelne Vorträge aus vielfältigen Themenwelten besucht werden. Auch wir waren dabei und haben gespannt den Berichten gelauscht.

Davon waren die Kunden begeistert

Besonders aus den Kundenerfahrungen hat sich herauskristallisiert, dass Amagno ein geschätztes Tool für den Arbeitsalltag geworden ist. Dicke Aktenordner und stundenlanges Suchen gehören bei den Amagno-Nutzern der Vergangenheit an. Die Platz-, Kosten- und Zeitersparnis haben sich als die größten Vorteile herausgestellt. Durch das digitale Dokumentenmanagement konnten viele Prozesse in den verschiedenen Unternehmen optimiert werden. Die Mitarbeiter konnten einen besseren Überblick über Abläufe und aktuelle Zahlen gewinnen und eine deutlich höhere Flexibilität verzeichnen. So konnten beispielsweise neue Mitarbeiter standortungebunden rekrutiert werden und die Umstellung auf die Arbeit im Home-Office konnte reibungslos ablaufen, da jeder Mitarbeiter uneingeschränkt Zugriff auf die digitalen Dokumente hatte. Die gute Kompatibilität und das teilautomatische Auslesen von Merkmalen konnte bis zu 50 % Effizienzsteigerung erreichen, wodurch Amagno zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Unternehmensalltags wurde.

Einblicke der Geschäftsführung

Auch der Geschäftsführer von Amagno, Jens Büscher, hat einen informativen Beitrag über den Werdegang des Unternehmens geteilt. Mit Bodenständigkeit und Weitsicht konnte Amagno seit seiner Gründung 2010 beständig wachsen. Mit einer Weiterempfehlungsquote von 83 % zeigt sich ganz klar, wie gut die Lösung bei den Kunden ankommt. Auch die Veränderungen der letzten Jahre, wie beispielsweise der Einsatz von Cloud Lösungen und die zunehmende Mobilisierung der Arbeit, hat das Unternehmen aktiv eingebunden und zu seinem Vorteil genutzt. Mit neuem Corporate Design und einer gut durchdachten Strategie ist Amagno auf dem Weg in eine innovative Zukunft.

Wir von premium technologies freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Amagno. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie Fragen zu den Lösungen und Einsatzmöglichkeiten haben!

Amagno DMS Aktion

Gemeinsam mit Amagno DMS können wir für alle Interessenten das Cloud System bis einschließlich Juni kostenfrei anbieten.
Wer sich jetzt noch im Zuge von Home Office kurzentschlossen weiter digitalisieren möchte, kann mit Amagno schnell und einfach einsteigen.
Das Angebot gilt ab sofort für alle neuen Cloud Lizenzen.

Informationen zum Amagno DMS finden Sie hier .

Beratung, Präsentation und Bestellung unter:

info@prem-tec.de
0371 83 65 22 22

Neue Partnerschaft im Bereich DMS

Im Februar 2020 haben wir eine neue Partnerschaft mir einem Anbieter für Dokumentenmanagement Systeme beschlossen.

Nachdem wir in eigenen Tests die Software kennen gelernt haben, sind wir von der Bedienung, Technik und Funktionalität sei beeindruckt. Durch die Möglichkeit sowohl ein lokale onPremise Installation als auch eine Cloud Anbindung mit Deutschem Speicherort anbieten zu können, sind wir nun in der Lage verschiedenste Anforderungen abzudecken.

Gerne präsentieren wir Ihnen das System persönlich oder per Remote-Sitzung und beraten Sie zum individuellen Einsatz in Ihrem Unternehmen.