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Madlen Vogt

Von der Papierrechnung zur revisionssicheren eRechnung

Von der Papierrechnung zur revisionssicheren eRechnung

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So meistern Sie den Wandel mit Lexware

Die Digitalisierung bietet viele Vorteile, aber auch Herausforderungen. Besonders bei der Rechnungsstellung und der Archivierung stellt sich oft die Frage, wie man gesetzliche Anforderungen erfüllen kann. Denn ab 2025 müssen Rechnungen zwischen Unternehmen in einem bestimmten elektronischen Format vorliegen, um als „echte“ eRechnung zu gelten.

Doch keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Wandel zur eRechnung problemlos meistern – wir zeigen Ihnen wie.

Was ist eine eRechnung?

Eine elektronische Rechnung oder eRechnung ist KEIN bloßes PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung, sondern MUSS in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen ermöglicht dieses Format die automatische und elektronische Verarbeitung. Ab 2025 sind zugelassene Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes EN16931-konformes Format Pflicht für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Nur so lassen sich die Rechnungsdaten digital verarbeiten und Prozesse automatisieren.

Vorteile der eRechnung

  • Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler.
  • Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Portokosten.
  • Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
  • Umweltschutz: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt.

Wie funktioniert die eRechnung in Lexware?

  1. Erstellung: Sie erstellen Ihre Rechnungen wie gewohnt in Lexware und wählen die Option „eRechnung“.
  2. Versand: Über den Auftragsassistenten können Sie die Rechnung im gewünschten elektronischen Format versenden.
  3. Archivierung: Die Rechnung wird automatisch archiviert und ist jederzeit zugänglich.

Die neuen Fristen im Überblick:

  • Bis 31.12.2024 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss zustimmen
  • Ab 01.01.2025 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss die Rechnung annehmen
  • Ab 01.01.2027 sind Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz zur eRechnung verpflichtet
  • Ab 01.01.2028 gilt die eRechnungspflicht für alle Unternehmen

Die Lexware-Lösungen zur eRechnung im Überblick

Lexware-Produkteannehmenverbuchenerstellenversenden
Lexware buchhaltung
(basis, plus, pro, premium)		✓✓
Lexware kassenbuch✓✓
Lexware faktura+ auftrag
(basis, plus)		✓*✓✓
Lexware warenwirtschaft
(pro, premium)		✓*✓✓
Lexware handwerk
(plus, premium)		✓*✓✓
Lexware business
(plus, pro)		✓✓✓✓
Lexware financial office
(basis, plus, pro, premium)		✓✓✓✓
Lexware financial office handwerk premium✓✓✓✓
Lexware Office✓✓✓✓
*ab Installation des Januar-Updates

Revisionssichere Archivierung mit Lexware

Zusätzlich zur eRechnung selbst gelten neue Aufbewahrungspflichten für Rechnungsbelege. So müssen elektronische Rechnungen über zehn Jahre im Originalformat unveränderbar vorgehalten werden. Eine simple Ablage in Desktop-Ordnern ist rechtlich nicht mehr zulässig.

Die Lösung von Lexware bietet eine revisionssichere, digitale Archivierung gemäß den GoBD-Vorschriften. Dank Aktivitätsprotokoll und Versionierung bleiben die Daten jederzeit verfügbar, nachvollziehbar und unveränderbar. Die Archivierung lässt sich nahtlos in den Rechnungsworkflow integrieren. Eine mobile App ermöglicht überdies den Zugriff auf Belege von unterwegs.

Die Vorteile der revisionssicheren Archivierung mit Lexware

  • Automatische Belegarchivierung: Ihre Rechnungen werden automatisch archiviert und synchronisiert.
  • Aktivitätenprotokoll: Alle Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar.
  • Hohe Datensicherheit: Ihre Daten werden in deutschen Hochsicherheitszentren gespeichert.
  • Volltextsuche und OCR: Schnelle und effiziente Suche nach archivierten Dokumenten.
  • Mobiler Datenzugriff: Zugriff auf Ihre Daten von überall aus per App.

Intelligentes Dokumentenmanagement mit ecoDMS

Besonders komfortabel lässt sich die Belegablage und -archivierung mit der Software ecoDMS durchführen. Dank automatischer Texterkennung (OCR) und Plugins für Office- und E-Mail-Programme werden eingehende Rechnungen direkt archiviert und revisionssicher in der digitalen Aktenstruktur abgelegt. Wer Freigabeprozesse im Team automatisieren möchte, kann das optionale WORKZ Add-on nutzen.

Informieren Sie sich auf unseren kostenlosen Informationsveranstaltungen!

Klingt alles nach viel Aufwand? So schlimm ist es gar nicht! Wir zeigen Ihnen den Weg zur revisionssicheren Belegablage und eRechnung in unseren kostenfreien Infoveranstaltungen. Unsere Experten geben Tipps zur GoBD-konformen Umsetzung und beantworten all Ihre Fragen rund um die eRechnung.

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Rechnungsstellung in Word oder Excel? Besser nicht!

Rechnungsstellung in Word oder Excel? Besser nicht!

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Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.

Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.

GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Einen genauen Überblick über die Inhalte der GoBD erhalten Sie in unserem Beitrag „Gesetzliche Anforderungen an die IT„.

Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.

„Wie kann das sein?“, werden wir oft gefragt. „PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.“

Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.

Unsere Empfehlung

Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.

Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.

Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.

Sie haben Fragen zu den GoBD oder benötigen Unterstützung bei der systemseitigen Aufsetzen Ihrer Prozesse? Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung!

Wichtige Datenschutzinformationen für Ihr Unternehmen

Wichtige Datenschutzinformationen für Ihr Unternehmen

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Technische und organisatorische Maßnahmen

Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert im Artikel 32 von allen Verantwortlichen den Einsatz von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), mit denen ein Schutzniveau gewährleistet wird, das dem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessenen ist.

Diese TOM sollen zur Gewährleistung der Sicherheit insbesondere die Risiken berücksichtigen, die sich, bezogen auf beteiligte IT-Systeme, Dienste und Fachprozesse, aus einer potenziellen Verletzung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten ergeben könnten.

Da die DSGVO aber technikneutral formuliert wurde, finden sich darin leider keine konkreten Maßnahmen, mit der ein Verantwortlicher Schritt für Schritt alle Vorgaben abarbeiten könnte. Stattdessen überlässt es die DSGVO jedem selbst die richtigen Maßnahmen auszuwählen und diese umzusetzen.

Nur was sind technische und organisatorische Maßnahmen im Detail, wie sollten diese eingesetzt werden und wie kann man prüfen, ob die Sicherheit der Verarbeitung nach Artikel 32 DSGVO gewährleistet und ein angemessenes Schutzniveau erreicht ist?

Um Sie genau bei diesen Fragen zu unterstützen, habe wir mit unserer Datenschutzzeitung eine Best Practice Checkliste zusammengetragen, mit der auch Sie Ihr Schutzniveau prüfen und verbessern können. Neben den Themen Archivierung und Awareness der Mitarbeiter:innen – die wir bereits in unserem Beitrag kurz beschreiben – erhalten Sie einen umfassenden ersten Einblick zum Thema technische und organisatorische Maßnahmen.

Archivierung

Archivdaten werden zwar für die tägliche Arbeit nicht mehr benötigt, müssen aber mitunter aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen eine bestimmte Zeit lang weiterhin aufbewahrt werden. Eine Absicherung der enthaltenen personenbezogenen Daten ist daher auch dann zu gewährleisten. Hier bietet zum Beispiel ein Dokumentenmanagement eine elegante Lösung Prozesse im Unternehmen zu optimieren und gleichzeitig die Archivierung rechtskonform zu gestalten.

Awareness der Mitarbeiter:innen

Beschäftige stehen mittlerweile verstärkt im Fokus von Cyberattacken. Zum Beispiel sollen sie mittels raffiniertem Social Engineering dazu verleitet werden, sicherheitskritische Aktionen auszuführen. Mitarbeiter:innen müssen daher gerade in Sicherheitsfragen stetig geschult und sensibilisiert werden, um solche Angriffe schon im Vorfeld zu vereiteln.

Lesen Sie hier die aktuelle Ausgabe unserer Datenschutzzeitung mit Best Practice Checklisten auf Basis des Artikel 32 DSGVO.

Datenschutzzeitung Oktober 2021Herunterladen

Sollten Sie darüber hinaus weitere Informationen benötigen oder eine ausführliche Beratung zum Thema Datenschutz im Allgemeinen wünschen, stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung.