Rechnungsstellung in Word oder Excel? Besser nicht!

Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.

Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.

GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Einen genauen Überblick über die Inhalte der GoBD erhalten Sie in unserem Beitrag “Gesetzliche Anforderungen an die IT“.

Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.

“Wie kann das sein?”, werden wir oft gefragt. “PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.”

Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.

Unsere Empfehlung

Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.

Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.

Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.

Sie haben Fragen zu den GoBD oder benötigen Unterstützung bei der systemseitigen Aufsetzen Ihrer Prozesse? Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung!

E-Rechnung könnte für B2B-Geschäfte ab 2025 verpflichtend werden

Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.

Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.

Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.

Doch warum das Ganze?

Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.

Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.

Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.

Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.

Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.

Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.

Pflegeversicherung (PUEG): Entlastung von Arbeitnehmer mit Kindern ab 1. Juli 2023

Mit dem Pflegeunterstützungsgesetz- und Entlastungsgesetz (PUEG) wird der Pflegeversicherungsbeitrag erhöht. Eltern mit Kindern sollen stärker entlastet werden. Die Änderungen stehen Ihnen nach Installation des Updates Juli 2023 (Freigabe Anfang Juli) in Lexware Iohn+gehalt zur Verfügung.

Hintergrund

Um die finanzielle Stabilität der Pflegeversicherung zu sichern und geplante Leistungsanpassungen zu ermöglichen, ist eine Anhebung des Beitragssatzes zum 01.07.2023 vorgesehen. Der Pflegebeitrag liegt aktuell bei 3,05 Prozent des Bruttolohns, für Menschen ohne Kinder bei 3,4 Prozent. Zum 1. Juli soll er erhöht werden. Dabei muss nach einem Urteil des Bundesverfassungsgerichts mehr berücksichtigt werden, ob und wie viele Kinder der Beitragszahler hat. Der Beitrag für Kinderlose soll auf 4 Prozent steigen und für Beitragszahler mit einem Kind auf 3,4 Prozent. Der darin enthaltene Arbeitgeberanteil soll von 1,525 Prozent auf 1,7 Prozent erhöht werden. In Sachsen steigt der AG-Anteil auf 1,2 %. Arbeitnehmer mit Kindern, die jünger als 25 Jahre sind, erhalten eine nach Anzahl der Kinder gestaffelte Ermäßigung.

Übersicht der Beiträge zur Pflegeversicherung

Quelle: Lexware

Weitere Infos dazu erhalten Sie auch im Video

Quelle: Lexware


Ihre Ansprechpartner

Die ptc Gründerpakete

Gründer, StartUp, Entrepreneur – verschiedene Worte, die das Gleiche bedeuten: ein Neuanfang, eine Chance auf Großes. Wer diesen Schritt geht braucht neben Entschlossenheit und Mut auch ein gewisses Maß an Organisation. Es gibt vieles zu klären und zu beachten und meistens trägt eine Person allein jegliche Last – ein nicht unbeachtlicher Teil dieser Last beschäftigt sich nur mit Verwaltungsaufgaben, nicht dem eigentlichen Kerngeschäft.

Da premium technologies selbst als Studentenidee entstanden und über die Jahre hinweg stetig gewachsen ist, weiß unser Geschäftsführer Peter Weißflog nur zu gut um die Herausforderungen und Hürden, die Gründer bewältigen müssen. Aus diesem Grund hat sich premium technologies auch dazu entschlossen, spezielle Angebote für Gründer zu erstellen.

Mit unseren Gründerpaketen möchten wir unsere Essentials anbieten und nehmen Gründern damit die leidige Recherche nach den passenden Programmen ab. Von einer einfachen Cloud-Version bis zu leistungsstarken Anwendungen findet sich für jede Anforderung das richtige Paket. Die angebotenen Programme haben wir selbst jahrelang auf Herz und Nieren geprüft und täglich im Einsatz. Wir sind von den Funktionen absolut überzeugt und können sie wärmstens empfehlen. Zudem möchten wir Sie mit einem Rabatt von 10% auf die Pakete unterstützen.


Gründerpaket Easy Start

Ortsunabhängige und Flexible Basics: Mit dem Paket Easy Start nutzen Sie praktische Cloud-Produkte, auf die sie von jedem Gerät von überall aus zugreifen können.

Microsoft 365 Business Basic:
• Apps und Dienste fürs Web und Mobilgeräte
• Chatten, Telefonieren, Besprechungen halten
• Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive und SharePoint

lexoffice M:
• Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen erstellen
• Mobile App inkl. Belegscanner &Belegprüfung
• Steuerberater Zugang
• Kunden & Lieferanten verwalten
• Multibanking mit automatischem Zahlungsabgleich für Belege und Überweisungen


Gründerpaket Pro Start

Das perfekte Starter-Paket: mit installierbaren Microsoft 365 Anwendungen, dem kaufmännischen Alleskönner Financial Office und einem leistungsstarken Notebook.

Microsoft 365 Business Standard:
• Apps und Dienste für Desktop, Web und Mobilgeräte
• Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Exchange, Access (PC), Publisher (PC)
• Alles für Webinare, Teilnehmermanagement, Berichtstools und Kundenbuchungen

Lexware Financial Office Standard:
• Buchhalterische Funktionen wie Einfache und Doppelte Buchführung, EÜR und automatisierte Buchungsvorlagen
• Personalabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen und ELSTER-Modul
• Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung

TERRA MOBILE 1516T Intel i5
• Intel® Core™ i5-1135G7 Prozessor (8M Cache, bis zu 4.20 GHz)
• Windows 11
• Displaygröße 39.6 cm ( 15.6″ )
• 1920 x 1080 Bildschirmauflösung
• Display-Typ Non Glare
• 8 GB RAM-Speicher
• Intel® Iris® XE Graphics
• 500 GB Gesamtspeicherkapazität


Gründerpaket Premium Start

Das Powerpaket für Gründer: mit der Pro Version von Lexware’s Financial Office und Microsoft M365 Business Premium stehen alle Tools für effiziente Arbeit bereit.

Microsoft 365 Business Premium:
• Apps und Dienste für Desktop, Web und Mobilgeräte
• Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Exchange, Access (PC), Publisher (PC), Intune, Azure Information on Protection
• Erweiterte Sicherheit, Zugriffs- und Datenkontrolle und Schutz vor Cyberbedrohungen

Lexware Financial Office Pro:
• Buchhalterische Funktionen wie Einfache und Doppelte Buchführung, EÜR und automatisierte Buchungsvorlagen
• Personalabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen, Fehlzeitenverwaltung
• Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung, inkl. Kassenbuch
• Komplette Anlagenverwaltung


Wenn außerhalb dieser Pakete noch Bedarf nach Unterstützung besteht, möchten wir natürlich weiterhelfen. Daher bieten wir Zusatzleistungen an, welche zu den Paketen gebucht werden können. Dafür greifen wir auf die Ressourcen unserer Experten zurück, von Technik und Entwicklung über Vertrieb bis hin zum Datenschutz.

Amagno Dokumentenmanagementsystem
Datenschutzkonforme Mini-Website
Consultingleistungen:
• Businessplan Erstellung
• Vertrieb/Marketing
• Digitalisierung
• Datenschutz

Wenn Sie in diesen Angeboten noch nicht die passende Lösung gefunden haben, kommen Sie gern auf uns zu! Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, das Ihren Bedürfnissen entspricht.

➤ Hier geht’s zu den ptc Gründerpaketen

lexoffice: 50 % Rabatt

lexoffice50rabatt

50 % Rabatt auf lexoffice Produkte

Buchhaltung, Banking und Gehalt – ohne Abo und monatlich kündbar

6 Monate lang 50 % Rabatt!

Lexoffice ermöglicht das Management der Kunden vom Angebot bis zu den Rechnungen. Banking und Finanzen sind durch die praktische Cloudlösung abgedeckt und von überall aus verfügbar. Mitarbeiterdokumente und Personalkosten können im Handumdrehen verwaltet werden.

Safety first: Ihre lexoffice Daten werden in einem Hochsicherheitsrechenzentrum mit umfassenden Schutzvorkehrungen gespeichert und stehen Ihnen in einer Cloud zur Verfügung.

Lexoffice ist besonders für Gründer, Freelancer und Selbstständige geeignet. Somit wird der Zeitaufwand für Rechnungen, Buchhaltung und Überweisungen minimiert und Ihre Geschäftsprozesse können digitalisiert werden. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von den Erfahrungen und ständigen Weiterentwicklungen. 

Je nach der gewünschten Anzahl der Nutzer und den optionalen Funktionen können Sie die Pakete S bis XL buchen. Folgen Sie dem Link und finden Sie das passende Paket im Produktvergleich. 

Bei ptc premium technologies haben Sie jetzt die Möglichkeit, lexoffice 6 Monate lang zum halben Preis zu nutzen. Einfach auf den Link klicken, Paket auswählen und sparen! 

prem-tec digiTALK “Faktencheck lexoffice” am 11.08.2022 | 15:00 – 15:45 Uhr

Faktencheck verpasst? ➡️ Jetzt Präsentation anfordern!

Wir stellen die Software für die Buchhaltung für Gründern, Startups, Freelancern, Handwerkern bis zu mittelständischen Unternehmern auf den Prüfstein und checken mit Ihnen gemeinsam Nutzen und Funktionen:

➡️ Warum ist lexoffice mehrfacher Testsieger 2022?
➡️ Was kann die Cloud-Lösung in Buchhaltung, Banking und Gehalt?
➡️ Wie sieht es mit der Sicherheit der Daten aus?
➡️ Was kostet lexoffice und sind Hosting, Datensicherung, Updates und Support wirklich kostenfrei?
➡️ Wie funktionieren Rechnungen, Angebote, Lieferscheine auf dem Handy?

Das sind nur einige Fragen, die wir in einem 45-Minuten Faktencheck online beantworten.

Anmeldung zur Online-Veranstaltung: https://www.prem-tec.de/events/prem-tec-digitalk-faktencheck-lexoffice

lexoffice phishing mail

Phishing-Mails im Namen von lexof­fice: Gefälschte Rech­nungs-E-Mails

In den letzten zwei Wochen kam es vermehrt zu gefälschten E-Mails im Namen von lexof­fice.

Dabei ging es den Betrü­gern darum, mit als Rechnung getarnten Spam-Mails die lexoffice-Logindaten abzugreifen. Um sich davor zu schützen, empfiehlt es sich, die Anmeldung in zwei Schritten zu akti­vieren.

Beispiele für Phishing-Mails:

Sie haben eine verdächtige Mail erhalten und sind sich unsicher? Bitte klicken Sie auf keine Links oder geben Ihre Logindaten ein. Bei Fragen dazu stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. [Zum Kontaktformular]

Quelle: lexoffice

Spam-Mails im Namen von Lexware im Umlauf

In den vergangenen Tagen gab es vermehrt Berichte, dass aktuell Spam-Mails im Namen von Lexware versendet werden.

Diese enthalten eine Aufforderung zur Aktualisierung der Lexware-Software.

Nur bei genauerem Hinsehen fallen Fehler auf. Vor allem der Hyperlink sollte stutzig machen, da dieser eben nicht auf Lexware verweist, sondern den Download einer Zip-Datei auslöst.

Bitte öffnen Sie den Link nicht. Sollten Sie unsicher sein, können Sie sich jederzeit gern an uns wenden.