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Der Jahresabschluss mit Lexware

(Quelle: Lexware)

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen sind am Ende jedes Geschäftsjahres zur Abgabe eines Jahresabschlusses verpflichtet. Den Jahresabschluss vorzubereiten und zu erstellen, ist jedes Jahr aufs Neue eine komplexe Aufgabe. Um Sie dabei zu unterstützen, teilen wir mit Ihnen leicht verständliches Lexware-Wissen und hilfreiche Experten-Tipps. Erfahren Sie, wie Sie den Jahresabschluss zeitsparend vorbereiten und welche Fristen und Vorschriften Sie beachten müssen. Profitieren Sie von den besten Steuertipps sowohl zur EÜR als auch zur Bilanz.

Jahresabschluss optimal vorbereiten und erstellen

Bei der Vorbereitung sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen. Dadurch sparen Sie bereits von Anfang an Zeit und Geld. Je besser Sie vorbereitet sind, umso einfacher wird die Jahresabschlussanalyse, mit Hilfe derer Sie die aktuelle Lage Ihres Unternehmens umfangreich abbilden können. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese effizient vorbereiten und Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren.

Bevor es an die Vorbereitung des Jahresabschlusses geht, stehen Unternehmer vor der grundsätzlichen Frage, ob sie Buchführung und Jahresabschluss selbst erstellen oder dafür einen Steuerberater einschalten. Die meisten Firmen entschließen sich spätestens beim Thema Jahresabschluss für einen fachkundigen Experten. Dabei ist es mit der richtigen Vorbereitung und einer passenden Buchhaltungssoftware kein Hexenwerk, auch diesen Teil der Buchführung selbst in die Hand zu nehmen.
Mit den Vorbereitungen sollten Sie jedoch möglichst früh anfangen. Denn die Zusammenstellung der nötigen Dokumente dauert seine Zeit.

Dazu gehören u. a.:

  • Gesellschaftsvertrag
  • Handelsregisterauszug
  • Leasingverträge
  • Miet- und Pachtverträge
  • Rechnungskopien
  • Spendenquittungen

Die wichtigsten Vorarbeiten, um den Jahresabschluss zu erstellen:

  • Anlagevermögen erfassen
  • Vorräte erfassen
  • Verträge erfassen
  • Fahrtenbuch prüfen (falls vorhanden)
  • Buchungsbelege erfassen und sortieren
  • Abschreibungen ermitteln und verbuchen
  • Rechnungsabgrenzung durchführen
  • Forderungen erfassen und prüfen
  • Rückstellungen bilden
  • Fehlende Belege ersetzen

Tipp: Jahresergebnis steuerlich optimieren

Je höher Ihr Gewinn ausfällt, umso mehr Geld überweisen Sie an das Finanzamt. Bevor Sie den eigentlichen Jahresabschluss erstellen, sollten Sie daher überlegen, wie Sie Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren können. Das bedeutet: Sie „rechnen“ Ihren Gewinn möglichst klein.

Drei Beispiele:

  1. Ziehen Sie anstehende Investitionen vor: Wenn Sie ohnehin demnächst einen neuen Schreibtisch oder ein Hochregal brauchen, tätigen Sie die Investition noch vor Jahresende. Damit drücken Sie den Gewinn und reduzieren die Abgaben. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein (weil z. B. die Ware nicht sofort geliefert werden kann oder Sie einen Kredit brauchen).
  2. Verschieben Sie Einnahmen ins nächste Jahr: Nehmen Sie Kontakt zu Kunden auf, die Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben – und bitten Sie diese, später zu bezahlen. Der Grund: Wenn Sie Einnahmen in das nächste Jahr verschieben, mindert das ebenfalls den Gewinn, den Sie im Jahresabschluss ausweisen.
  3. Begleichen Sie Rechnungen noch in diesem Jahr: Bezahlen Sie alle Rechnungen vor Jahresfrist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihre Lieferanten oder Dienstleister, Ihnen kurzfristig eine Rechnung zu stellen. Ein weiteres Instrument: Vereinbaren Sie Teilzahlungen (z. B. wenn sich die Ausstattung des neuen Büros von Dezember bis Februar hinzieht). Sollte dafür ein Vertrag angepasst werden müssen, planen Sie auch hier genug Zeit ein, um vor Jahresabschluss zu einem Ergebnis zu gelangen.

Tipps für bilanzierende Unternehmen

Beim Jahresabschluss empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise, da die Bilanzierung etwas komplizierter ist. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und klären Sie mit ihm, wie Sie beispielsweise Geschäftsvorfälle buchen sollen, damit er bei den finalen Jahresabschlussarbeiten keine Rückfragen mehr hat.

Bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) gleichso auf, dass diese problemlos den einzelnen Buchungen zugeordnet werden können. Dazu gehört auch eine plausible Kontierung der Belege.

Es ist in jedem Fall ratsam, den Jahresabschluss mit einer Buchhaltungssoftware anzufertigen, da es damit schneller und einfacher geht. Lassen Sie optimalerweise ein bis zwei Mitarbeiter in der Anwendung der Software schulen.

Tipps für alle, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen

Wenn Sie Ihren Gewinn via EÜR ermitteln, empfiehlt sich ebenfalls der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung ohnehin digital ans Finanzamt senden. Wer also schon während des Jahres seine Belege in einer Software erfasst, spart sich am Jahresende das Aufsummieren und die Übertragung in die elektronische Form.

Wenn Sie den Jahresabschluss ohne Software erstellen, sollten Sie ein Ablage- und Aufzeichnungssystem nutzen, das Ihnen bei der finalen Gewinnermittlung möglichst wenig Nacharbeiten beschert. Am besten besorgen Sie sich das EÜR-Formular und legen in einem Ordner für jede Zeile des Formulars eine extra Rubrik an. Legen Sie alle Belege über das Jahr hinweg in der richtigen Rubrik ab. Am Jahresende müssen Sie dann nur die Belege aufaddieren und in der jeweiligen Zeile des Formulars EÜR eintragen.

Die besten Steuerspartipps zum Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmen eine lästige Pflicht. Wir geben Ihnen in diesem Abschnitt jede MengeTipps, wie Sie als Bilanzierer oder EÜR-ler Geld sparen und zeigen Ihnen gleichzeitig, auf welche Fallstricke Sie achten müssen.

Als Unternehmer erzielen Sie Gewinneinkünfte und müssen infolgedessen Ihre Steuererklärungen samt Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln – dazu erfahren Sie mehr in unserem Beitrag über die E-Bilanz.
Auch wenn Sie eine Fristverlängerung beantragt haben, kann es gute Gründe dafür geben, zumindest die Umsatzsteuerjahreserklärung bis spätestens 31. Juli des Folgejahres ans Finanzamt zu übermitteln.

Selbst wenn der Jahresabschluss nicht sofort am 1. Januar 2022 beim Finanzamt liegen muss, sollten Sie frühzeitig mit der Aufstellung beginnen bzw. den Gewinn für 2021 ermitteln. Das hat folgende steuerliche Vorteile:

  1. Sie können beim Finanzamt bei gesunkenen Gewinnen 2021 und bei einem zu erwartenden gleichbleibenden Gewinn 2022 für 2022 die Herabsetzung von Einkommen- und Körperschaftsteuervorauszahlungen ab dem 10. März bzw. ab dem 10. Juni 2022 beantragen.
  2. Sie sind sofort nach dem Abschluss des Jahres 2022 im Bilde, ob Sie Steuernachzahlungen für 2022 leisten und dafür Rücklagen bilden müssen oder ob Steuererstattungen winken, die für betriebliche Investitionen eingeplant werden können.
Haben Sie 2021 erstmals eine Bilanz aufgestellt, weil Sie die Buchführungsgrenzen zuvor überschritten haben? Dann müssen Sie durch diesen Wechsel in aller Regel noch einen Übergangsgewinn innerhalb des Jahresabschlusses versteuern. Dieser ergibt sich wegen der systembedingten Unterschiede zwischen der EÜR und der Bilanzierung. Sie können beim Finanzamt allerdings einen Antrag stellen, dass dieser Übergangsgewinn verteilt auf 3 Jahre versteuert wird. Sie bekommen also eine zinslose Steuerstundung und sparen sich durch niedrigere Steuersätze meist noch einen Teil der Steuerzahlungen.
Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und haben in den Vorjahren eine Leasing-Sonderzahlung beim Kauf eines Firmenwagens geleistet, durften Sie diese im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe im Jahresabschluss vom Gewinn abziehen. Achten Sie unbedingt darauf, dass die betriebliche Nutzung niemals unter 10 % rutscht –das ist wichtig, wenn Sie den Firmenwagen versteuern. Andernfalls kann das Finanzamt rückwirkend für einen Teil der Leasing-Sonderzahlung den Betriebsausgabenabzug kippen. Dieser Sonderfall kann einer Kurzinfo der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen entnommen werden.

Sie benötigen Hilfe mit Lexware oder haben allgemeine IT-Fragen? Kommen Sie einfach auf uns zu! Wir unterstützen Sie gern!

Kennen Sie schon Lexware myCenter?

myCenter kurz erklärt

Lexware myCenter ist eine intuitive Web-Anwendung mit direktem Zugriff auf die Datenbank von Lexware reisenkosten und fehlzeiten. Mitarbeiter haben dort die Möglichkeit, eigene Daten und Belege zu erfassen: von Arbeitszeiten über Abwesenheiten bis hin zur Erfassung von Reisen inkl. aller Belege.

Dabei kann jederzeit auf die Lexware reisekosten/fehlzeiten Daten zugegriffen werden. (Urlaubskonto, Statusabfrage Reisen)

Ab der Version 2024 gibt es zudem eine Mitarbeiteransicht für Daten aus Lexware lohn+gehalt. Dazu zählen Entgeltnachweise, Lohnsteuerjahresbescheinigungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung.

myCenter Vorteile und Funktionen

  • Mitarbeiter können schon während einer Dienstreise die besuchten Orte, Zeiten und Belege erfassen.
  • Ebenso können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Pausen gemäß der EuGH Rechtssprechung bequem in der Firma oder im Homeoffice ohne separates Zeiterfassungssystem selbst eingeben.
  • Mitarbeiter können für sich selbst oder einen Kollegen Krankmeldungen übermitteln. Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann dabei gleich mit übertragen werden.
  • Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Anträge für Dienstreisen, Abwesenheiten sowie die erfassten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu genehmigen.
  • Die Sicherheit ihrer Daten wird im Internet über HTTPS gewährleistet.
  • Keine Datenspeicherung in der Cloud. Alle Reisen, Fehlzeiten und Arbeitszeiten werden direkt in der Datenbank auf dem Rechner gespeichert.
  • Neue Funktionen und Programmverbesserungen in myCenter werden ohne ein zusätzliches Update zur Verfügung gestellt.
  • Arbeitszeiten können dank einer angepassten Ansicht einfach am mobilen Endgerät erfasst werden.

Alle pro- und premium-Lizenzen von Lexware beinhalten bereits 3 Freilizenzen für myCenter. Nutzen Sie diese gern, um sich von den Vorteilen selbst zu überzeugen.

Rechnungsstellung in Word oder Excel? Besser nicht!

Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.

Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.

GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Einen genauen Überblick über die Inhalte der GoBD erhalten Sie in unserem Beitrag “Gesetzliche Anforderungen an die IT“.

Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.

“Wie kann das sein?”, werden wir oft gefragt. “PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.”

Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.

Unsere Empfehlung

Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.

Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.

Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.

Sie haben Fragen zu den GoBD oder benötigen Unterstützung bei der systemseitigen Aufsetzen Ihrer Prozesse? Wir stehen Ihnen gern zur Verfügung!

E-Rechnung könnte für B2B-Geschäfte ab 2025 verpflichtend werden

Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.

Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.

Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.

Doch warum das Ganze?

Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.

Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.

Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.

Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.

Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.

Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.

Pflegeversicherung (PUEG): Entlastung von Arbeitnehmer mit Kindern ab 1. Juli 2023

Mit dem Pflegeunterstützungsgesetz- und Entlastungsgesetz (PUEG) wird der Pflegeversicherungsbeitrag erhöht. Eltern mit Kindern sollen stärker entlastet werden. Die Änderungen stehen Ihnen nach Installation des Updates Juli 2023 (Freigabe Anfang Juli) in Lexware Iohn+gehalt zur Verfügung.

Hintergrund

Um die finanzielle Stabilität der Pflegeversicherung zu sichern und geplante Leistungsanpassungen zu ermöglichen, ist eine Anhebung des Beitragssatzes zum 01.07.2023 vorgesehen. Der Pflegebeitrag liegt aktuell bei 3,05 Prozent des Bruttolohns, für Menschen ohne Kinder bei 3,4 Prozent. Zum 1. Juli soll er erhöht werden. Dabei muss nach einem Urteil des Bundesverfassungsgerichts mehr berücksichtigt werden, ob und wie viele Kinder der Beitragszahler hat. Der Beitrag für Kinderlose soll auf 4 Prozent steigen und für Beitragszahler mit einem Kind auf 3,4 Prozent. Der darin enthaltene Arbeitgeberanteil soll von 1,525 Prozent auf 1,7 Prozent erhöht werden. In Sachsen steigt der AG-Anteil auf 1,2 %. Arbeitnehmer mit Kindern, die jünger als 25 Jahre sind, erhalten eine nach Anzahl der Kinder gestaffelte Ermäßigung.

Übersicht der Beiträge zur Pflegeversicherung

Quelle: Lexware

Weitere Infos dazu erhalten Sie auch im Video

Quelle: Lexware


Ihre Ansprechpartner

Die ptc Gründerpakete

Gründer, StartUp, Entrepreneur – verschiedene Worte, die das Gleiche bedeuten: ein Neuanfang, eine Chance auf Großes. Wer diesen Schritt geht braucht neben Entschlossenheit und Mut auch ein gewisses Maß an Organisation. Es gibt vieles zu klären und zu beachten und meistens trägt eine Person allein jegliche Last – ein nicht unbeachtlicher Teil dieser Last beschäftigt sich nur mit Verwaltungsaufgaben, nicht dem eigentlichen Kerngeschäft.

Da premium technologies selbst als Studentenidee entstanden und über die Jahre hinweg stetig gewachsen ist, weiß unser Geschäftsführer Peter Weißflog nur zu gut um die Herausforderungen und Hürden, die Gründer bewältigen müssen. Aus diesem Grund hat sich premium technologies auch dazu entschlossen, spezielle Angebote für Gründer zu erstellen.

Mit unseren Gründerpaketen möchten wir unsere Essentials anbieten und nehmen Gründern damit die leidige Recherche nach den passenden Programmen ab. Von einer einfachen Cloud-Version bis zu leistungsstarken Anwendungen findet sich für jede Anforderung das richtige Paket. Die angebotenen Programme haben wir selbst jahrelang auf Herz und Nieren geprüft und täglich im Einsatz. Wir sind von den Funktionen absolut überzeugt und können sie wärmstens empfehlen. Zudem möchten wir Sie mit einem Rabatt von 10% auf die Pakete unterstützen.


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Das Powerpaket für Gründer: mit der Pro Version von Lexware’s Financial Office und Microsoft M365 Business Premium stehen alle Tools für effiziente Arbeit bereit.

Microsoft 365 Business Premium:
• Apps und Dienste für Desktop, Web und Mobilgeräte
• Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Exchange, Access (PC), Publisher (PC), Intune, Azure Information on Protection
• Erweiterte Sicherheit, Zugriffs- und Datenkontrolle und Schutz vor Cyberbedrohungen

Lexware Financial Office Pro:
• Buchhalterische Funktionen wie Einfache und Doppelte Buchführung, EÜR und automatisierte Buchungsvorlagen
• Personalabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen, Fehlzeitenverwaltung
• Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung, inkl. Kassenbuch
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