Aufgrund der aktuell vermehrt auftretenden Nachrichten (E-Mail, SMS, etc.) mit Schadsoftware, Hacking oder Phishing-Versuchen – nicht nur in Ihrem Unternehmen, sondern auch bei großen Service Anbietern – möchten wir unsere Leser auf einige Punkte hinweisen.
Bitte lesen Sie sich die Hinweise aufmerksam durch und prüfen Sie – soweit möglich – inwiefern diese bereits in Ihrem Unternehmen umgesetzt sind.
Können Sie nicht alles selbst beantworten oder möchten Sie den Schutz durch die genannten Maßnahmen erhöhen, können Sie uns jederzeit kontaktieren.
Die Liste ist keinesfalls abschließend und es müssen auch nicht alle Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen. Wir empfehlen grundsätzlich für alle Unternehmen ein „kleines“ IT Sicherheitsaudit, um zumindest vorhandene Maßnahmen zu prüfen und wichtige fehlende Maßnahmen planen zu können.
Die Maßnahmen in unserer Checkliste teilen sich in 3 Bereiche ein. Zur Erhöhung der IT-Sicherheit, müssen auch alle 3 miteinander kombiniert werden.
Beispiel: Der technische Schutz im Unternehmen kann ausgezeichnet sein inkl. eines guten Berechtigungssystems. Wenn jedoch ein Mitarbeiter das Passwort, welches er im Unternehmen nutzt, auch für einen beliebigen Onlineshop einsetzt und dieser gehackt wird, sinkt der Schutz durch Technik und Organisation erheblich.
Mit diesem Blog-Beitrag bieten wir Ihnen eine einfach Checkliste, welche Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen im Unternehmen zukommen lassen können. Diese enthält eine Reihe von grundlegenden Hinweisen zur IT-Sicherheit.
Unter einer elektronischen Signatur (engl.: eSignature) versteht man technische und rechtliche Mechanismen, die beim Unterzeichnen digitaler Dokumente eine sichere Authentifizierung sowie einen Zustimmungsnachweis ermöglichen. Die digitale Unterschrift erfüllt damit den gleichen Zweck wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument.
Sie wird primär im E-Government (öffentliche Verwaltung) und der E-Justice (Justiz) verwendet. Durch nutzerfreundliche Tools findet sie aber zunehmend auch im Unternehmensalltag Anwendung.
Schon gewusst? Obwohl elektronische Signatur und digitale Signatur oft in einem Atemzug und als Synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied.
Elektronische Signatur
Die elektronische Signatur ist in erster Linie ein rechtlicher Begriff. Unterschieden wird hier zwischen:
einfacher elektronischer Signatur (SES),
fortgeschrittener elektronischer Signatur (AdES) sowie
qualifizierter elektronischer Signatur (QES).
Die einfache elektronische Signatur ist die unsicherste Variante: hierbei handelt es sich beispielsweise um die Signatur unter einer E-Mail. Sowohl bei der fortgeschrittenen als auch bei der qualifizierten Signatur wird anhand eines Authentifizierungs- bzw. Identifizierungsverfahrens die Identität der unterzeichnenden Person überprüft. Die qualifizierte elektronische Signatur verfügt dabei über die höchsten Standards und den größtmöglichen Geltungsbereich.
Generell gilt aber:Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit stehen in einem Spannungsverhältnis. Je höher die Sicherheit, desto mehr leidet die Nutzerfreundlichkeit, da für den Unterzeichner mehrere Identifizierungsstufen nötig werden.
Digitale Signatur
Bei der digitalen Signatur handelt es sich um ein spezielles Verfahren, bei dem der Unterzeichner und das Dokument durch eine besondere Verschlüsselung unwiderruflich miteinander verbunden werden. Diese Einheit kann jederzeit nachträglich und von egal wem mittels des öffentlichen Schlüssels nachvollzogen und überprüft werden.
Nachträgliches Bearbeiten der unterzeichneten Dokumente ist mit der digitalen Signatur jedoch nicht möglich und würde den Vertrag als ungültig anzeigen.
Sind e-Signaturen sicher?
e-Signaturen sind ebenso rechtsverbindlich wie normale Unterschriften. In der EU ist die Anerkennung über die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste geregelt, an der auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik mitgewirkt hat. Die Verordnung wurde in Deutschland als Grundlage für das Vertrauensdienstegesetz genutzt. Dieses besagt, dass in Deutschland eine qualifizierte elektronische Signatur einer handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist.
Damit digitale Signaturen rechtsverbindlich sind, müssen e-Signatur-Anbieter strenge Auflagen erfüllen und bestimmte Zertifizierungen erlangen. Zertifizierte Anbieter können im Namen ihrer Partner rechtsverbindliche und gesetzlich anerkannte Unterschriften erstellen. Diese vertrauenswürdigen Dritten werden regelmäßig auditiert, um sicherzustellen, dass ihre Lösungen den europäischen Vorschriften entsprechen.
Es ist kein Geheimnis, dass händische Unterschriften durchaus gefälscht werden können. Vor diesem Hintergrund kann man zurecht behaupten, dass digitale Signaturen aufgrund der oft mehrstufigen Authentifizierungsverfahren um ein vielfaches sicherer sind.
Vorteile einer eSignature
Aufwand reduzieren: Dokumente lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, unterschreiben und versenden
Rechtsverbindlichkeit herstellen: Vertraulichkeit und Rückverfolgbarkeit der Daten durch eIDAS zertifizierte und rechtssichere Software
Prozesse optimieren: Automatische Erinnerungen bei ausstehenden Unterschriften
Integration in CRM und DMS-Lösungen durch Schnittstellenanbindung
Mögliche Anwendungsfälle für digitale Unterschriften
Personalwesen: Neue Mitarbeiter willkommen heißen
Vertrieb: Geschäfte abschließen
Beschaffung: Alle Verträge genehmigen
IT-Abteilung: Anwendungen aller Teams sichern
Rechtsabteilung: Verträge schützen
Verwaltung- und Finanzabteilung: Genehmigungsprozesse optimieren
Premium technologies bietet Kunden die eSignature-Lösung von Yousign an (Infoflyer öffnen), einem der führenden europäischen Anbieter für elektronische Signaturen. Sie haben Fragen zum Thema? Dann sprechen Sie uns an.
Wir bietet eine schlanke und effiziente Schnittstelle, um digitale Unterschriften mit dem Dokumentenmanagementsystem AMAGNO zu verzahnen. Die manuellen Arbeitsschritte werden damit auf ein Minimum reduziert. Mehr Infos dazu erhalten Sie in diesem Beitrag.
Die seit über 20 Jahren geltende betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Hard- und Software wird an den schnellen technischen Wandel angepasst. Um der angestrebten Digitalisierung mittelbar eine zusätzliche steuerliche Förderung zu bieten, gilt für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, die neue Nutzungsdauer für betroffene Wirtschaftsgüter von lediglich einem Jahr.
Für welche Hard- und Software gilt die neue Regelung?
Hardware
Als “Computerhardware” gelten praktisch sämtliche Wirtschaftsgüter einer PC-Anlage und deren Peripherie. Konkret genannt und definiert werden:
Computer,
Desktop-Computer,
Notebook-Computer (wie z.B. Tablet, Slate oder mobiler Thin-Client),
Desktop-Thin-Client,
Workstation,
mobile Workstation,
Small-Scale-Server,
Dockingstation,
externes Netzteil,
Peripherie-Geräte (wie z.B. Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset),
Ausgabegeräte (wie z.B. Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Monitor oder Display), sowie
Drucker (Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker).
Software
Unter Software wird jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung gefasst. Dazu gezählt werden auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, alle Standardanwendungen, doch auch individuell abgestimmte Anwendungen (z. B. ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme etc.).
Vor dem Hintergrund, dass der Support für Office 2010 im Oktober 2020 ausgelaufen ist und auch das Supportende für Windows Server 2012 absehbar ist (läuft bis 2023) können Firmen zum Beispiel Investitionen in schnelle, sichere Hard– und Software für Büro und Home Office sofort abschreiben.
Sie haben Fragen dazu oder haben bereits konkrete Vorstellungen und möchten diese kurz mit uns abstimmen? Dann melden Sie sich gern bei uns!
PS.: Sie haben Altgeräte, die Sie aufgrund neuer Investitionen nicht mehr benötigen? Dann legen wir Ihnen die Computertruhe ans Herz. Der Verein möbelt ausrangierte Hardware wieder auf und spendet sie an Bedürftige.
In Ihrem Unternehmen gibt es Überlegungen Geschäftsprozesse zu digitalisieren und ein Kundenmanagementsystem (CRM) einzuführen? Aber Ihnen fehlt noch die Vorstellung, wie solch ein Einführungsprozess aussehen könnte?
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen kurz, welche Schritte auf Sie zukommen und wie wir gemeinsam mit unseren Kunden die optimale Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln.
1. Wo stehen Sie? Wohin wollen Sie?
Im Rahmen eines ersten Gesprächs erklären Sie uns die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen. Wo sehen Sie Herausforderungen und welche Vorstellungen haben Sie für die Zukunft? Welche Prozesse gibt es bereits bei Ihnen und welche Datenquellen stehen zur Verfügung?
Wir strukturieren diese Informationen und besprechen mit Ihnen, welche Produkte, Systemkomponenten und Dienstleistungen für Sie in Frage kommen.
2. Der Blick nach vorne
Auf Basis der im Schritt 1 besprochenen Inhalte bereiten wir eine Präsentation vor, bei der wir Ihnen Lösungen vorstellen, die Ihre Anforderungen erfüllen können.
Wir zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was möglich wäre, und wie die vorhandenen Prozesse am besten abgebildet werden sowie welche Funktionen Sie dazu nutzen können.
3. Die Investition
Nachdem Sie gesehen haben, was durchführbar ist, möchten Sie natürlich auch wissen, was Sie investieren müssen.
Wir erstellen Ihnen nun ein Angebot, welches die benötigten Lizenzen und eine erste Schätzung der Dienstleistungen beinhaltet.
4. Die Details
Damit sich eine Investition lohnt, muss sie nachhaltig Nutzen bringen. Entscheiden Sie sich, das Projekt anzugehen, führen wir mit Ihnen einen Kickoff-Workshop durch, um die Wünsche aus Schritt 1 zu betrachten und Anforderungen für die Systemkonfiguration zu formulieren. Dabei ist für uns interessant, welche Prozesse digitalisiert werden sollen, welche Abteilungen mit dem CRM-System arbeiten werden und welche Funktionen zum Beispiel für Reporting und Marketing nötig sind.
Diese Punkte werden dann mit Ihnen gemeinsam priorisiert, damit sie Stück für Stück durch unser Team umgesetzt werden können.
Der Workshop dauert je nach Projektumfang ca. 1–7 Tage. Als Ergebnis erhalten Sie einen konkreten Fahrplan für Ihr Projekt. Wir konkretisieren zudem das Angebot nochmals.
5. Die Umsetzung
Wurden alle wichtigen Punkte im Workshop fixiert, starten wir mit der Implementierung. Anhand der zuvor festgelegten Prioritäten führen wir gemeinsam das gewünschte System in Ihrem Unternehmen ein. Dabei überführen wir Ihre alten Datenstrukturen, Importieren vorhandene Adressdaten und richten alle benötigten Systemkomponenten für Sie ein. Alle Schritte werden dabei mit Ihnen abgesprochen.
Zum Ende des Projekts erhalten Sie ein fertiges, maßgeschneidertes Kundenmanagementsystem, mit dem Sie nahtlos weiterarbeiten können. Ihre Mitarbeiter werden durch unser kompetentes Team begleitend geschult, sodass alle sofort vom neuen CRM profitieren können.
Und auch nach Projektabschluss stehen wir Ihnen bei Fragen und Problemen jederzeit zur Seite.
Auch die VW Bildungsinstitut GmbH hat mit einem CRM ihr Kunden- und Auftragsmanagement optimiert. Lesen Sie hier mehr zum Projekt.
Sie haben Fragen zur Einführung eines CRMs oder möchten sich gern selbst ein Bild machen? Dann sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen gern, dass Digitalisierung kein Hexenwerk ist.
Die Mannschaft der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH (Volkswagen Bildungsinstitut) in Zwickau, ist von der Kooperation mit dem Chemnitzer IT-Systemhaus premium technologies begeistert: „Das Team ist fachlich absolut überzeugend und versteht unsere Sprache und Probleme, arbeitet äußerst zuverlässig und reagiert sehr schnell” fasst Dr. Holger Naduschewski, Geschäftsführer des Volkswagen Bildungsinstituts, die mehrjährige Zusammenarbeit zusammen.
Aber der Reihe nach: Seit 1990 ist das Volkswagen Bildungsinstitut das sächsische Kompetenzzentrum für Aus- und Weiterbildung sowie Personalentwicklung und Organisationsberatung speziell für die Automobil- und Zulieferindustrie.
Die über 130 Mitarbeiter:innen bieten hochwertige Produkte und Dienstleistungen auf höchstem Niveau. Dabei verknüpfen sie kreatives, systemorientiertes Vorgehen mit klugem Pragmatismus und Know-how Impulsen in TOP-Qualität.
Komplexe Herausforderungen
Die individuellen Anforderungen und komplexen Aufgabenstellungen der Kunden bedeute(te)n für alle Mitarbeiter:innen des Instituts täglich neue Herausforderungen – sowohl auf fachlichem Gebiet, als auch beim Service.
Kundenadressen, Angebote und Bestellungen wurden bis 2016 bereichsspezifisch erfasst und bearbeitet. Das gesamte Management der Kursteilnehmer:innen und Auszubildenden war dezentral organisiert, das Teilnehmermanagement und-controlling entsprechend aufwendig.
Steigende Marktanforderungen sowie das damit verbundene Unternehmenswachstum erforderten eine Optimierung der Prozesslandschaft. Den rund 1.000 Auszubildenden und ca. 7.000 Teilnehmer:innen jährlich war das bisherige Datenmanagement nicht mehr gewachsen, das Handling zu kostenintensiv, zudem redundant und häufig intransparent.
Mit Hilfe einer Bildungssoftware sollten die bestehenden Prozesse verschlankt und optimiert werden. Im Rahmen einer unternehmensseitigen Recherche und dem anschließenden Auswahlprozess eines geeigneten Systems wurde schnell klar, dass eine Bildungssoftware für das Management von Aus- und Weiterbildungsaufgaben nicht ausreichte, um die umfangreichen Kundendaten mit ihren Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Zertifikaten effizient zu managen. Das Projektteam des Volkswagen Bildungsinstituts entschied sich nach einem fundierten Auswahlprozess, der auch eine Risikoanalyse einschloss, schließlich für das CRM-System „cobra CRM PRO“ (Customer Relationship Management= Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege).
Zukunftsorientierte Lösung
Die innovativen CRM-Lösungen made in Germany überzeugten das Projektteam durch die abteilungsübergreifende Bereitstellung aller relevanten Daten und Informationen für die Kundenbetreuung bis zum Kampagnen- und Leadmanagement durch Marketing und Vertrieb.
Ein übersichtliches Rechtesystem ermöglicht den Zugriff der jeweiligen Bearbeiter:innen auf die einzelnen Kundenakten und die damit verbundene Optimierung der Geschäftsprozesse. Ein eigenes Hosting-Angebot bietet maximale Flexibilität. Umfangreiche Analysefunktionen, visuell dargestellt in Form von Dashboards mit zeitlicher Komponente und Drill-Downs, zeigt Potenziale und Schwachstellen auf. Das Konstanzer Softwarehauses cobra computer’s brainware GmbH (cobra) gilt seit über 30 Jahren als einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Auch die Referenzen sprachen mit über 18.000 Kunden, zu denen auch einige große Zulieferer des VW-Konzerns gehören, für diese Softwarelösung.
Innovatives IT-Systemhaus
Mit der Umsetzung des Projekts beauftragte das Volkswagen Bildungsinstitut den mehrfach ausgezeichneten cobra-Partner premium technologies. Der Digitalisierungsspezialist aus Chemnitz löst seit über 20 Jahren IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen. Die große Technikbegeisterung und Innovationsfreude des Teams um Peter Weißflog, Geschäftsführer der premium technologies, garantierte dem Bildungsdienstleister ein zukunftsorientiertes, über den Tellerrand schauen bei der Konzeption des neuen Systems. “Wir haben uns in die Aufgabe und die Prozesse beim Volkswagen Bildungsinstitut intensiv eingearbeitet und gemeinsam mit dem Kunden eine nachhaltige Lösung geschaffen, die kontinuierlich und flexibel an neue Themen angepasst wird“, beschreibt Peter Weißflog das Projekt.
Projektvorgehen
Nach der gemeinsamen Analyse, Definition und Modellierung der abteilungsübergreifenden und in Zukunft zu zentralisierenden Prozesse wie Adressverwaltung, Angebotserstellung. Controlling, Veranstaltungsplanung, Verwaltung und Druckaufträge folgten die Vorbereitungsarbeiten. Alle Daten und Listen mussten zusammengeführt und bereinigt werden. Die sehr große Menge mit allein über 12.000 Adressdaten, aber auch die Anforderungen an Datensicherheit, Rechtemanagement und Informationsfluss über mehrere Bearbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen, forderten eine sehr strukturierte Vorgehensweise und lückenlose Dokumentation. Dazu gab es exakte Vorstellungen und konkrete Vorgaben aus jeder Abteilung, die die Applizierung und Implementierung von cobra CRM PRO durch premium technologies begleiteten.
Diese unterschiedlichen Abteilungsanforderungen an Funktion und Aussehen der Informationen erforderten die Kreativität und das Entwickler-Know-how von premium technologies, um die Software technisch in den Funktionalitäten und Modulen zu erweitern.
Das Angebotswesen und die Drucksteuerung, das Management von Honorardozenten, ein Bestellsystem im 4-Augen-Prinzip und eine Kommissionslager-Verwaltung zählten zu den Erweiterungen ab 2017. Das Volkswagen Bildungsinstitut schätzt die schnelle Erreichbarkeit mit Top-Service-Leveln und die Zuverlässigkeit des Teams von premium technologies hoch ein. „Wir haben in unseren Management-Prozessen einen Riesensprung gemacht und können jetzt dank zentralisierter Daten, die immer verfügbar sind, sehr schnell agieren. Es wird kein Papier mehr durchs Haus getragen und wir erfüllen proaktiv alle gesetzlichen Vorgaben und die Richtlinien des VW-Mutterkonzerns“, beschreibt Christian Beer, Leiter Personal und Organisation, den Nutzen für alle Kollegen:innen des Instituts.
In den vergangenen Tagen gab es vermehrt Berichte, dass aktuell Spam-Mails im Namen von Lexware versendet werden.
Diese enthalten eine Aufforderung zur Aktualisierung der Lexware-Software.
Nur bei genauerem Hinsehen fallen Fehler auf. Vor allem der Hyperlink sollte stutzig machen, da dieser eben nicht auf Lexware verweist, sondern den Download einer Zip-Datei auslöst.
Bitte öffnen Sie den Link nicht. Sollten Sie unsicher sein, können Sie sich jederzeit gern an uns wenden.
Kennen Sie das? Für nur eine Rechnung gibt es in der FiBu-Abteilung fünf Stempel, acht Ordner, vier Freigabeberechtigte und am Ende auch unzählige Fragezeichen sowie mehrere laufende Regalmeter.
Zugegeben, diese Darstellung mag etwas überspitzt sein.
Nichtsdestotrotz sieht der Alltag bei vielen Geschäftsführern, Finanzbuchhaltern und Steuerberatern so ähnlich aus.
Hinzu kommen lange Lauf- oder Versandwege zwischen den einzelnen Abteilungen oder Niederlassungen und die damit verbundene Wartezeit… vom Faktor Home Office mal ganz zu schweigen.
Doch es gibt zum Glück Abhilfe. Dank der Digitalisierung existieren mittlerweile clevere Tools zur Dokumentenverwaltung, die sämtliche dokumentenbezogene Prozesse im Unternehmensalltag effizienter und intuitiver gestalten.
Als leidenschaftliche Nerds und überzeugte Early Adopters digitaler Lösungen möchten wir mit Ihnen unsere eigenen Erfahrungen teilen und aufzeigen, bei welchen Prozessen wir mittlerweile papierlos unterwegs sind.
Ein kleiner Spoiler vorweg: Bei uns gibt es eigentlich kein Papier mehr…. naja vielleicht noch die Geburtstagskarten für das Team und die ein oder andere Postkarten aus dem Urlaub. Aber sehen Sie selbst.
Die Lösung? Ein Dokumentenmanagementsystem!
Ganz einfach gesprochen, unterstützt uns ein Dokumentenmanagement System (DMS) bei der Verwaltung unserer Dokumente.
Man kann es sich als einen riesigen digitalen Aktenschrank mit unzähligen Fächern, Klebezetteln, Registern und Notizen vorstellen. Eingescannte und digitale Dokumente lassen sich damit im Handumdrehen finden, bearbeiten, speichern und zurückverfolgen.
Mit einem DMS können wir auch komplexe Geschäftsprozesse automatisieren und digital abbilden. Dabei werden Medienbrüche vermieden (analog, Scan, digital), Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht. Ganz nebenbei schonen wir auch die Umwelt und unsere Mitarbeiter werden durch das System entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.
“Suchen war gestern”: Zeit sparen und Kosten reduzieren
Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kann richtig Geld kosten. In Abhängigkeit der einzelnen Schritte und der Anzahl der involvierten Mitarbeiter kostet eine einzige Rechnung schnell mal einen hohen zweistelligen Betrag.
Muss dann noch nach die letzte Version eines bestimmten Dokuments gesucht oder die Rechnung mit dem Angebot abgeglichen werden, wird es schnell unübersichtlich.
Mit unserem DMS lassen sich Informationen durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufen und der Arbeitsschritt kann zügig und ohne lästiges Blättern abgeschlossen werden.
Dadurch, dass jeder Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit alle relevanten Dokumente und deren aktuellen Arbeitsstand aufrufen kann, entfallen Rückfragen und lange Durchlaufzeiten.
Transparente Prozesse
Da jeder Mitarbeiter ständig Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente hat, konnten wir fehleranfällige Doppelablagen weitestgehend abschaffen. Die Zugriffe und einzelnen Bearbeitungsschritte können vom Entwickler, über die Buchhaltung bis hin zur Geschäftsführung lückenlos nachvollzogen werden. Wenn nötig, sind diese auch jederzeit rekonstruierbar.
Zusätzlich hilft uns die automatische Versionierung dabei, jederzeit nachzuvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Das eliminiert weitere Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten.
Auch zeitintensive Geschäftsprozesse lassen sich mit dem DMS intuitiv abbilden. Wir versenden Dokumente direkt aus dem System und müssen beim Verfassen der Mail nicht mehr umständlich nach der richtigen Dateianlage suchen. Ein- und Ausgangsrechnungen kann das Team nahtlos zur Prüfung und Freigabe übergeben ohne dass Ordner mit ausgedruckten PDF-Dokumenten durch die Firma wandern müssen. Die einzelnen Mitarbeiter können sogar ihre eigenen digitalen Stempel und Unterschriften zur Bearbeitung verwenden.
Durch die Vergabe von Nutzerrollen – verbunden mit unterschiedlichen Zugriffsrechten – werden sensible Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Aufbewahrungspflicht steuerkonform abbilden
Für unterschiedliche Geschäftsunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die wir, wie jedes andere Unternehmen auch, einhalten müssen. Abgesehen von der reinen Papierflut, die es dafür zu bewältigen gilt, muss die Ablage zudem revisionssicher sein, um die Manipulation und Löschung von Dateien zu verhindern. Gemeinsam mit unserem Partner AMAGNO geben wir Ihnen in einem Spezialbeitrag einen tieferen Einblick in die Dokumentenarchivierung.
Sie haben Fragen zum Thema Dokumentenmanagement oder möchten einen genaueren Blick auf die Lösung werfen? Dann nehmen Sie doch an einem unserer nächsten Demo-Termine teil.
Sie haben keine Zeit? Dann fordern Sie gern eine kostenfreie Testversion an und testen sie einfach in Ihrem eigenen Tempo.
premium technologies bietet eine schlanke und effiziente Schnittstelle, um digitale Unterschriften mit AMAGNO abzubilden. Die manuellen Arbeitsschritte werden damit auf ein Minimum reduziert. Mehr Infos dazu erhalten Sie in diesem Beitrag.
Aktuell gehen wieder Schad-SMS rum. Daher von uns ein kleines Statement:
“Seit dem 15.03.2021 erhalten viele Nutzer per SMS Informationen zu einer Paketzustellung. Darin wird der Nutzer aufgefordert, einen Link anzuklicken, um die Sendungsverfolgung einzusehen, bzw. auch um wichtige Informationen einzutragen. Dieser Link führt auf eine gefälschte Webseite und versucht dann einen Download auszulösen. Dieser ist vor allem für Android Smartphones schadhaft. Neben dem Zugang zu den Kontakten des Smartphones zum weiter versenden der SMS, verschafft sich das Programm unter Umständen Zugriff auf das gesamte System.
Bitte ignorieren Sie diese SMS und löschen Sie sie.
Generell empfehlen wir, auf Links in SMS, eMail oder auch anderen Messengers nicht direkt zu klicken. Haben Sie z.B. wirklich eine Bestellung oder Paket auf das Sie warten, gehen Sie immer den Weg über den Versender, um das Paket zu verfolgen. Sollten Sie über eine Webseite aufgefordert werden, einen Download durchzuführen, lehnen Sie das immer ab, wenn Sie nicht exakt Wissen, dass Sie gerade etwas herunterladen möchten.”
Das premtec-Team feiert 20-jähriges Firmenjubiläum
Das Jahr 2021 ist für premium technologies ein besonderes. Im Januar konnten wir die “virtuellen” Korken knallen lassen, denn wir feierten unser 20. Firmenjubiläum.
Auch die IHK Chemnitz griff unseren Geburtstag auf und berichtete in der ersten Ausgabe von Wirtschaft Südwestsachsen des Jahres darüber. Klicken Sie doch gern mal rein.
Das finden wir natürlich klasse. Wir haben uns daher gedacht, wir begeben uns auf eine kleine Zeitreise und blicken einmal zurück auf die vergangenen 20 Jahre. Gemessen an der Halbwertszeit von Silicium mögen zwei Dekaden vielleicht nicht besonders lang erscheinen. Aber in unserer Branche ist es eine halbe Ewigkeit.
Das legendäre Nokia 3310 mit “Text on 9 keys” (T9) Tastatur
In der IT hat sich viel geändert. Während wir vor 20 Jahren noch mühselig SMS auf viel zu kleinen Tasten in ein Nokia 3310 tippten und der Download einer einzigen Datei zu einer echten Geduldsprobe werden konnte, sorgen vernetzte Office-Lösungen heute für komfortables Arbeiten an nahezu jedem Ort.
Ich habe bereits seit 1996 als Nebenjob das ein oder andere Unternehmen auf Stundenbasis betreut. Mit dem Umzug nach Chemnitz und dem Beginn des Studiums war damit aber dann Schluss.
Da die ersten Semester noch recht entspannt waren, ergab sich die Frage, was man mit der vielen Freizeit anfängt? So saß ich im Jahr 2000 zusammen mit drei Freunden in der damals nagelneuen Orangerie der TU Chemnitz am Kaffeeautomaten und warf die Frage in die Runde, was wir tun möchten. Kellnern? – Keine Lust! Pizza fahren? – Neee!
Am Ende meinte ich dann einfach, lasst uns doch einfach ein Unternehmen gründen – so als völlig logische Alternative zum Kellnern. Zusätzlich gab es den charmanten Vorteil, dass wir damit die Möglichkeit hatten, unsere eigene Technik günstiger zu bekommen. Gesagt, getan! Wir haben dann ohne groß nachzudenken ein Unternehmen gegründet. Als Startkapital habe ich damals noch von meinen Eltern 2.000 DM erhalten.
Die ersten Jahre waren eher geprägt von “Try and Error” und vielen Versuchen.
Zwei Jahre später hatten wir die ersten ernsthaften Kunden an Bord. 2006/2007 war dann vor allem durch die Betreuung von Lexware-Kunden die Zeit knapp geworden. Bis dahin hatte ich mein Studium noch einfach durch den Besuch der Prüfungen nebenher laufen lassen können. Doch dann kam die Anwesenheitspflicht. Trotz mehrfacher Versuche habe ich es nicht geschafft alle Kurse zu absolvieren.
Mein damaliger Vorschlag an die Uni: Ich schreibe einfach ein paar Projektarbeiten mehr. Gegenvorschlag der Uni: Machen Sie Ihr Unternehmen zu, studieren Sie die 1–2 Jahre zu Ende und dann können Sie ja wieder einsteigen. Resultat: Exmatrikulation.
Rückblickend nicht die schlechteste Entscheidung. Ich wurde zumindest in den letzten 14 Jahren noch nie gefragt, welchen Abschluss ich habe. 🙂
Bis 2011 wuchsen wir – aber nicht so, wie ich es wollte. Erst mit dem Weggang des letzten GbR Gesellschafters konnte ich dann die Projekte und Ideen umsetzen, die ich wirklich wollte. So haben wir seitdem jedes Jahr Einstellungen vornehmen können und sind zeitweise mit 25 Prozent pro Jahr gewachsen.
20 Jahre Technik
20 Jahre Technik: Das sind fünf Windows Versionen, der Aufstieg von Smartphones und Tablets sowie die rasante Entwicklung von PC-Prozessoren.
2001 brachte Microsoft Windows XP auf den Markt. Es sollte stabiler laufen und mit seinem zweispaltigen Startmenü bei der Benutzerfreundlichkeit punkten. Der voreingestellte Bildschirmhintergrund “Grüne Idylle” ruft wohl bei so manchen von uns einen nostalgischen Seufzer hervor, wenn wir uns auf die von einem blauen Himmel überspannte, grüne Wiese zurück beamen.
Standard-Hintergrundbild “Grüne Idylle” von Windows XP | Bild: Screenshot Microsoft
Lange bevor die innovativen Köpfe aus Cupertino das iPad auf dem Markt brachten, gab es bereits Tablet-PCs, die mit Stift und Touch-Bedienung einen wahnsinnigen Sprung für Technikfans und ITler gleichermaßen bedeuteten.
Wir sind nach wie vor stolze Besitzer eines ACER Travelmate C300 aus dem Jahr 2004 Mit einem 1,6 GHz Prozessor – 0,5 Gigabyte RAM und 60 Gigabyte Gesamtspeicher ein echtes Arbeitstier! Der Tablet-Opa kann auch nach wie vor in unserem “Museum” bestaunt werden. 🙂
20 Jahre Telefonie
Auch in puncto Telefonie erscheint der Blick zurück wie der Besuch in einem Antiquariat.
Im Jahr 2001 kam mit den ersten ADSL-Anschlüssen das Breitbandinternet nach Chemnitz. Endlich konnte das Töchterchen telefonieren, während Papa gleichzeitig im Internet surfte.
Auch für die mobile Telefonie waren die Entwicklungen der letzten 20 Jahre essentiell. Mit dem ersten UMTS-Netz (3G) der Welt, welches Anfang der 2000er an den Start ging, waren nun wesentlich höhere Datenraten möglich. Etwa um die gleiche Zeit erblickte auch das erste Ur-Smartphone das Licht der Welt.
Mein Nokia Communicator 9110 aus dem Jahre 2001 kommt dem, was wir heute als Smartphone bezeichnen, auch schon relativ nahe. Kurznachrichten, Internet, E-Mails, Fax, Webseiten und ein eigenes Betriebssystem erfüllten schon viele der Kriterien. Lediglich das Format erinnerte wohl eher noch an einen genormten Tafelschwamm, als an ein smartes Telefon im Hosentaschenformat.
Der Vorreiter der Smartphones: Nokia Communicator 9110
2010 wurde zudem Voice-over-IP (VoIP) eingeführt. Dadurch war es nun möglich, den Telefondienst über Rechnernetze zu realisieren, so dass diese die herkömmliche Telefontechnik samt ISDN und aller Komponenten ersetzen kann. Premium technologies besitzt bereits seit 2014 eine digitale Telefonanlage. Bis 2018 wurden nahezu alle Telefonanschlüsse auf die Technologie umgestellt.
20 Jahre Internet
Mit der Einführung von ADSL stiegen die Datenraten auf bis zu 8 Mbit/s im Download. Das Herunterladen von “1”, dem Beatles-Album, das Anfang 2001 auf Platz 1 der deutschen Charts stand, hätte somit sage und schreibe 37 Minuten gedauert. Mit einer entsprechenden Glasfaserleitung würde man dafür heute nur noch 2 Sekunden brauchen.
ADSL: vom Kupferkabel zum LAN-Port
Mit der Einführung von ADSL stiegen die Datenraten auf bis zu 8 Mbit/s im Download. Das Herunterladen von “1”, dem Beatles-Album, das Anfang 2001 auf Platz 1 der deutschen Charts stand, hätte somit sage und schreibe 37 Minuten gedauert. Mit einer entsprechenden Glasfaserleitung würde man dafür heute nur noch 2 Sekunden brauchen.
Da damals gerade einmal 35 Prozent der deutschen Haushalte und Unternehmen überhaupt einen Internetanschluss hatten, hielten sich die Downloadzahlen wohl noch in Grenzen 😉
Doch mittlerweile verfügen 90 Prozent der Haushalte und Unternehmen über einen Internetzugang… Tendenz steigend.
20 Jahre Teamgeist
Bei Gründung gehörten 4 Gesellschafter zum Team der GbR. Bis 2004 verließen zwei davon das Unternehmen und der Dritte ging 2011 seine eigenen Wege.
2007 stellten wir unseren ersten Mitarbeiter ein. Bis 2014 waren wir zu 4. Seitdem sind wir auf ein Team von 14 Leuten gewachsen. Obwohl das erste Team-Mitglied uns aufgrund der Entfernung zum Wohnort 2016 verließ, haben wir doch ein echtes „Urgestein“ in unseren Reihen. Es ist bereits seit 2009 im Unternehmen und wird von allen liebevoll als „prem-tec-Inventar“ bezeichnet. ?
Da ich selbst niemals Angestellter in einem Unternehmen war, keinen Berufsabschluss habe und auch in den ersten Jahren niemanden (an der Seite hatte), der mir gezeigt hätte, wie man ein Unternehmen leitet, musste ich mir quasi einen eigenen Führungsstil ausdenken.
Da ich mich selbst aufgrund der fehlenden Erfahrung aber nie als “Chef” gesehen habe, war dieser Führungsstil von Anfang an nie ein “Führungs“, sondern einfach nur ein “Stil“. 😀
Sprich, ich habe von Anfang an darauf gesetzt, dass das Team eigenverantwortlich arbeitet. Sie waren für mich mehr Kollegen und gute Bekannte als Angestellte. Natürlich hatte ich das große Glück, dass gerade die ersten Einstellungen, die ich vorgenommen habe, Personen waren, die damit sehr gut umgehen konnten und das als Chance gesehen haben, sich etwas eigenes aufzubauen, anstatt das Fehlen einer Kontrolle auszunutzen.
Daraus ist mittlerweile ein Kern-Team erwachsen, welches vollkommen eigenständig arbeiten kann und alle größeren Entscheidung gemeinschaftlich trifft. Da alle ähnliche Vorstellungen, Ideen und Ansichten haben, ist neben der eigentlichen Arbeit immer Zeit für Späße und lockere Unterhaltungen.
Taktikbesprechung für das nahende NERF Gefecht
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