Tausende von Veranstaltungen – und für jede einzelne muss man ein spezielles Sortiment aus Geschirr, Bestecken, Kaffeemaschinen und mehr zur Verfügung stellen. Wie steuert man einen solchen Prozess? PROFIMIET setzt auf Haufe X360 – passgenau von uns modelliert für diese sehr spezielle Aufgabe.
Die Vorteile für PROFIMIET im Überblick
- Aktuell: umfassender Blick auf den Warenbestand über fünf verschiedene Lager hinweg
- Schnell: Scanner-Erfassung des Wareneingangs per XMDE-App
- Umfassend: Schnittstellen zu externen Lösungen wie FentuFSM (Lkw-Tourenplanung), Bomito (Rechnungslauf), Hubspot (CRM) und Shopware (Webshop)
- Vorausschauend: Langfrist-Planung der Artikelverfügbarkeit mit Blick auf zukünftige Veranstaltungen
- Genau: Preisbildung mit Teilsummen inklusive Basispreis und Zuschlägen pro Tag, Spül- und Sicherheitsaufwand etc.
Mit neuem „Verleihmodul“ zum perfekten ERP-System
Die Ausgangslage
Fußball-Weltmeisterschaften, große Messen, Filmpremieren – tausende Großveranstaltungen dieser Art profitieren jedes Jahr von PROFIMIET: Als Non-Food-Caterer beliefert das Unternehmen seine Kunden mit Geschirr, Küchentechnik, Mobiliar und vielem mehr. Einher geht das Ganze mit einem Rundum-Service, denn die Spezialisten sorgen dafür, dass nach der Veranstaltung alles blitzschnell abgeräumt und gespült wird. Allerdings führte dieser Ansatz auch zu einer ungewöhnlichen Warenwirtschaft: PROFIMIET versendet quasi Waren, die währenddessen schon wieder neu verplant werden! Für die Steuerung dieser Prozesse nutzten die Spezialisten viele Jahre lang ein selbst entwickeltes ERP-System „Allerdings war die Lösung nicht zukunftssicher genug“, erklärt Gründer und Geschäftsführer Konstantin Brovot. „Letztlich hing alles von nur einem Entwickler ab. Was wäre passiert, wenn er nicht mehr zur Verfügung steht? Diese Unsicherheit wollten wir auflösen.“
Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?
Das Unternehmen suchte nach einer cloudbasierten ERP-Lösung und entschied sich (nach Webrecherche) für Haufe X360. Als Implementierungspartner kamen wir mit an Bord, wobei es wichtig war, das komplexe Gesamtsystem aus fünf Warenlagern, punktgenauen Lieferplanungen, Webshop und vielem mehr genau zu analysieren – und darauf aufbauend eine passgenaue Lösung zu entwickeln.
Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems durch unsere Expert:innen?
Die Komplexität dieser Aufgabe lässt sich nur in Ansätzen beschreiben – es gibt nicht nur Großveranstaltungen im Dienstleistungsportfolio von PROFIMIET. Dazu kommen die Non-Food-Betreuung von Großküchen, ein spezieller Spülservice für Kunststoffprodukte, Interimslösungen bei Renovierungen und vieles mehr. Im ersten Schritt haben wir uns alles vor Ort angeschaut – und entwickelten eine ERP-Lösung, in deren Zentrum ein neues „Verleihmodul“ steht: Hier wird der gesamte Workflow rund um Auftrag, Lieferung und Abrechnung gesteuert und dazugehörige Massendaten verwaltet.
Was zeichnete die Umstellung aus?
Insgesamt modulierten wir die gesamte Lösung passgenau entlang der Mietaufgabe. Deshalb ist es jetzt zum Beispiel möglich, den Produktpreis aus diversen Teilsummen und Zuschlägen (etwa bei Verlust) zu bilden. Darüber hinaus werden sieben andere Software-Lösungen an Haufe X360 angebunden – darunter FentuFSM (Lkw-Tourenplanung), Bomito (Rechnungslauf), HubSpot (CRM) und Shopware (Webshop). Dieser Prozess läuft noch.
Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?
Auftragssteuerung: Nehmen wir einmal an, dass ein Kunde für eine Großveranstaltung jeweils 300 Teller, Bestecke und Gläser bestellt – Mitarbeitende erfassen dazu alle Positionen und prüfen mit wenigen Klicks die Verfügbarkeit in jenem Zeitraum. Hierbei kumuliert das System den „Bestand der Zukunft“ sehr präzise, weil bestehende Aufträge und Zeitpuffer in die Bestandsabfrage mit einberechnet werden. Anschließend erzeugt Haufe X360 ein Angebot inklusive diverser Teilsummen wie dem Basispreis, bestimmter Tageszuschläge, Kosten fürs Spülen und Ähnlichem mehr.
Warenwirtschaft und Co.: Aktuell entwickelt PROFIMIET die Lösung noch weiter. Anschließend kommt zum Beispiel FentuFSM für die Lkw-Tourenplanung zum Einsatz. Hiermit dokumentieren die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten, was wiederum direkt in alle Rechnungsprozesse mit einfließt. Ähnlich wichtig ist der Einsatz der App „XMDE“ von jucom. Sie ermöglicht den Einsatz von Barcode- oder RFID-Scannern zur Erfassung des Wareneingangs. Insgesamt hat das Unternehmen einen ganzheitlichen Blick auf den kumulierten Warenbestand von fünf Lagern, wobei alle auf dasselbe System zugreifen.
Buchhaltung: Die Rechnungsprozesse bei PROFIMIET hängen in besonderer Weise von der ganzheitlichen ERP-Vernetzung ab. So kann man zum Beispiel die Rechnung in vielen Fällen erst anstoßen, wenn die Waren-Rückläufer einer Veranstaltung gezählt und etwaige Verluste ermittelt wurden – was Mitarbeitende in der Buchhaltung im ERP-System sehen.
Das sagt unser Kunde
„Unser Erfolgsgeheimnis ist, dass wir variabel jede Non-Food-Aufgabe umsetzen können und uns perfekt an die Veranstaltungen anpassen. Dabei sind die logistischen Prozesse sehr stabil, alles wird präzise kalkuliert. Und genau dabei unterstützt uns Haufe X360 in idealer Weise. Ich bin mit der Arbeit von ptc premium technologies sehr zufrieden.“
Konstantin Brovot, Geschäftsführer von PROFIMIET
