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Neues ERP-System bei Chemnitzer Erdwärmespezialist GeoCollect

Vor dem Hintergrund knapper werdender Rohstoffe und steigender Energiekosten sind viele Menschen auf der Suche nach alternativen Energiequellen. Eine Lösung dafür ist die Erdwärme: Sie ist immer verfügbar, eignet sich zum Kühlen und Heizen, ist unerschöpflich und absolut schadstofffrei.

Die GeoCollect GmbH (GeoCollect) mit Sitz in Chemnitz hat sich auf das Thema Erdwärme spezialisiert und bietet ein innovatives Absorber-System zur Nutzung von Erdwärme als Energiequelle für Wärmepumpen an. Das System wird dabei nur 1,5 Meter unter der Erdoberfläche installiert und besteht je nach Energiebedarf aus mehreren Strängen.

Um der steigenden Nachfrage mit optimierten (digitalen) Prozessen zu begegnen, entschied sich das Chemnitzer Unternehmen dafür, von seinem alten Warenwirtschaftssystem auf das Cloud-ERP-System von Haufe X360 umzusteigen. Dabei wurde es kompetent von den Digitalisierungsspezialisten der ptc premium technologies GmbH (premium technologies) aus Chemnitz unterstützt.

Bei Haufe X360 handelt es sich um eine 360° Unternehmenssoftware, die sämtliche Prozesse vernetzt im Unternehmen abbilden kann und das alles ortsunabhängig in der Cloud. Dabei ist die Lösung speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten, um kleine und mittlere Unternehmen zukunftssicher auszurüsten.

Nach erfolgter Projektierung und Konzeptionierung wurden zunächst die Stammdaten in Haufe X360 importiert. Eine besondere Anforderung von GeoCollect war dabei die Arbeit mit Bundles im Warenwirtschaftsmodul. Durch die Montage mehrerer Stränge im Erdreich war dies eine sinnvolle Ergänzung zum breiten Funktionsumfang, um die Abläufe bei der Kalkulation optimal aufzustellen. Die Mitarbeiter sind damit in der Lage, das „Standard-Bundle“ für einen Strang zur Kalkulation hinzuzufügen und dieses dann durch das Tauschen einzelner Elemente auf die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Um die Kalkulation zuverlässig umsetzen zu können, musste durch die Spezialisten von premium technologies zunächst die Einzelkalkulation außer Kraft gesetzt werden. Andernfalls hätte die Änderung des Bundles auch eine Preisänderung mit sich gezogen. Bei der Angebotslegung lässt sich nun auch bestimmen, ob die Einzelkomponenten samt Preis ausgegeben oder verborgen werden sollen.

Neben dem Haufe X360-Warenwirtschaftsmodul hat GeoCollect auch das Modul Buchhaltung und Finanzwesen im Einsatz. So können ebenfalls Einkauf und Verkauf, Zahlungen, Steuern und die gesamte Buchhaltung homogen in einem System abgebildet werden.

Über die Funktion “Artikel zu Bundle hinzufügen” können im Angebot/Kundenauftrag Artikel im Bundle ausgetauscht werden.

Aktuell sind drei Mitarbeiter an das System angeschlossen, die hauptsächlich am Desktop mit der Plattform arbeiten.

„Wir sind mit Haufe X360 und der Arbeit von premium technologies sehr zufrieden! Die Implementierung hat größtenteils reibungslos funktioniert und wir hatten mit dem Team von premium technologies konstante Ansprechpartner an unserer Seite, die uns über den gesamten Prozess hinweg begleitet und beraten haben. So konnten wir im Herbst 2021 direkt auf das Live-System umsteigen. In der Einarbeitungsphase erhielten wir zudem viele wertvolle Tipps zur effizienten Arbeit mit unserem neuen ERP. Mittlerweile unterstützt uns Haufe X360 im Tagesgeschäft und hat viele Abläufe für uns vereinfacht,“

resümiert Michael Follmar, Innendienst-Mitarbeiter bei GeoCollect.

Dandy Seiler, Anwendungsentwickler bei premium technologies, war für die Umsetzung der Bundle-Anpassungen verantwortlich. Er geht mit vielen Learnings aus dem Projekt heraus. „Natürlich mussten wir uns erst mal in die konkrete Konstellation bei GeoCollect hineindenken. Nach Rücksprachen mit Haufe konnten wir die Kalkulation der Bundles dann aber entsprechend der Kundenwünsche anpassen. Wir gehen davon aus, dass die Bundles für andere Anwender interessant sein könnten und arbeiten daran, die Option weiterhin aktuell und mit den neusten Updates kompatibel zu halten.“ Michael Follmar von GeoCollect GmbH resümiert nach ca. sechs Monaten: “Trotz kleinerer Verständigungsprobleme am Anfang konnte durch die tatkräftige Unterstützung von Dandy Seiler und seinen Kollegen das System auf unsere Anforderungen und Wünsche gut angepasst werden. Eine schnelle Bearbeitungszeit und professionelle Lösungsfindung können wir den Partnern von premium technologies gern bestätigen.“

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360° IT-Erneuerung für Anwaltskanzlei

premium technologies hebt Altenburger Anwälte auf nächste Digitalisierungsstufe

Unter dem Motto „Weil Beratung Vertrauenssache ist“ betreut die Kanzlei Büring • Reger • Dietrich – Kanzlei BRBD – als mittelständische Sozietät von Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern Mandanten mit Standorten in Altenburg, Erfurt, Stuttgart und Frankfurt am Main. 

Das Team von Fachanwälten ist auf Handels- und Gesellschaftsrecht, Steuerrecht, Bau- und Architektenrecht, Mietrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, Verwaltungsrecht und Verkehrsrecht spezialisiert und deckt darüber hinaus ein breites Spektrum der anwaltlichen Beratung und Vertretung mit Tätigkeitsschwerpunkten u. a. im Vergaberecht, Erbrecht, IT-Recht, Bank- und Kapitalmarktrecht, Marken- und Urheberrecht sowie Wettbewerbsrecht und Medizinrecht ab.

Am Standort Altenburg zeichnete sich 2019 ab, dass aufgrund von Leasing-Endpunkten der Server, einer veralteten Verwaltungssoftware der Telefonanlage sowie ausgelasteter Switche, die IT-Infrastruktur grundlegend erneuert werden musste. Auf der Suche nach einem verlässlichen Partner für die Umsetzung der anstehenden Erneuerung wurden die Anwälte schlussendlich bei premium technologies – dem Digitalisierungsspezialisten aus Chemnitz – fündig.

„Ursprünglich war das Projekt auf den Wechsel der Hardware, soweit zwingend notwendig, ausgerichtet. Das Team um Peter Weißflog hat nach einer fachmännischen Bedarfsanalyse und entsprechender Projektierung unsere IT viel nachhaltiger und zukunftsorientiert aufstellen können,“ berichtet Constanze Hofmann, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht bei Büring.

Die Chemnitzer IT-Spezialisten kümmerten sich daraufhin um den Austausch und die Neukonfiguration sämtlicher Hard- und Software-Komponenten: von den neuen virtuellen Terminalservern, über die Thinclients bis hin zur neuen Telefonsoftware von 3CX, die mittels App auf dem Smartphone neben der klassischen Telefonie via Tischgerät auch eine mobile Kommunikation über das System der Kanzlei BRBD ermöglicht. Migriert wurde auch der lokale Exchange Server in den MS 365 Exchange Online. Der Auf- und Ausbau mobiler Arbeitsplätze ermöglicht es den Rechtsanwälten der Kanzlei BRBD, u. a. jederzeit Zugriff auf E-Mails, digitale Akten inkl. aller Dokumente zu haben. Mit der neuen IT-Infrastruktur konnte die Kanzlei BRBD fit für die rasant fortschreitende Entwicklung im Bereich der Digitalisierung – digitale Akte, besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA), online Gerichtsverhandlungen etc. – gemacht und die Voraussetzungen mobilen Arbeitens, Homeoffice, Videokonferenzen etc. geschaffen werden.

Um die neue IT und vor allem auch die sensiblen Mandantendaten umfassend zu schützen und zu sichern, statteten die IT-Spezialisten die Netzwerkinfrastruktur mit einer modernen Firewall aus. Zusätzlich wurde ein mehrstufiges Backupsystem implementiert, welches Ausfallzeiten minimiert und Datenverluste verhindert.

„Die zukunftsorientierte mit Blick auf eine gewisse Lebensdauer angestrebte Systemerneuerung in der Kanzlei BRBD am Standort in Altenburg war eine komplexe Herausforderung – wir haben praktisch alles bis auf die Kabel in der Wand ausgetauscht. Eine besondere Aufgabe bestand in der zeitlichen Koordination der einzelnen Schritte. Da die finale Systemumstellung an einem Freitag nach 12 Uhr erfolgen musste, war es nötig die Datenmigration der einzelnen Programme und Anwendungen bereits vorher vollständig abzuschließen. Hier bedurfte es einer engen Zusammenarbeit mit den Softwareanbietern,“ blickt Tobias Reimann, IT-Systemadministrator bei premium technologies, auf das Projekt zurück.

„Die Erneuerung und der Ausbau der IT-Infrastruktur der Kanzlei BRBD hat dank einer frühzeitigen und kompetenten sowohl fachlichen als auch zeitlichen Planung durch premium technologies reibungslos funktioniert. Die 30 Mitarbeiter der Kanzlei BRBD konnten nach dem Wochenende am Montagmorgen, nahezu problemlos ihre Tätigkeiten aufnehmen. Mit dem Team um Peter Weißflog haben wir einen verlässlichen IT-Partner auf Augenhöhe gefunden, der uns auch bei den regelmäßigen Systemwartungen, Softwareupdates, Erweiterung von Arbeitsplätzen, Behebung von Softwarefehlern und Hardware-Reparaturen sowie neuen Projekten, wie Konferenzraumausstattung, Ausbau der Digitalisierung, Implementierung neuer Softwarelösungen, Einrichtung von Homeofficearbeitsplätzen etc. beratend und in der Realisierung kompetent, lösungsorientiert, zügig und professionell zur Seite steht,“

resümiert Constanze Hofmann.

Seit Projektende hat sich zwischen den beiden Unternehmen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickelt. Während die ITler den Anwälten bei technischen Fragen und Problemen im Rahmen ihrer Arbeit zur Seite stehen, kann sich premium technologies auf das fundierte Know-how der Altenburger Kanzlei BRBD u. a. hinsichtlich IT-Recht verlassen.


Mit nur wenigen Klicks zum Stollen-Genuss

Traditionsbäcker Weißbach aus Stollberg erhält Boost durch 360°-Digitalisierung

Traditionelles Handwerk und neueste Technologien sind kein Gegensatz. Vielmehr optimieren die digitalen Lösungen das Tagesgeschäft und schaffen somit mehr Zeit für die Leidenschaft an der Handwerkskunst.

Seit 1954 bietet die Bäckerei Weißbach unter dem Motto „Täglich frische, brotvolle Kunst aus   Stollberg“ eine breite Palette an Backwaren in mittlerweile sieben Fachgeschäften an. Ergänzt wird das stationäre Angebot saisonal durch einen mobilen Holzbackofen mit Marktstand und Marktverkäufer auf Wochenmärkten.

Ein Online-Shop bietet zudem die Möglichkeit, den weit über die Landesgrenzen bekannten Stollen für die Vorweihnachtszeit nach Hause zu ordern.

Jan Irmscher (l.) und Frank Wurdinger übernahmen den Traditionsbetrieb 2015 und setzen seitdem auf traditionelle Handwerkskunst gepaart mit digitalen Lösungen. Quelle: Bäckerei Weißbach

Als Frank Wurdinger und Jan Irmscher 2015 den Betrieb übernahmen, ging auch die vorhandene IT-Struktur auf die neuen Geschäftsführer über. Die in die Jahre gekommene Hard- und Software arbeitete nicht mehr zufriedenstellend, sodass sich das Führungsduo schließlich an die Digitalisierungsspezialisten von premium technologies wendete.

Der gemeinsam entwickelte Digitalisierungsfahrplan sollte die Mitarbeiter entlasten und das Backoffice fit für Homeoffice machen. Dazu war nicht nur ein neuer Server mit VPN nötig, sondern auch die Installation einer Software-Telefonanlage, die mittels App auf  dem Handy die Telefonie über die Bürofestnetzanschlussnummer möglich macht. Dank Microsoft 365 können eine Vielzahl an Dokumenten nun ganz bequem mobil eingesehen und bearbeitet werden. Zudem installierte das Team von premium technologies im Backoffice neue Arbeitsplätze, die dank Dockingstationen im Handumdrehen in mobile Arbeitsplätze umgewandelt werden können. Alle Maßnahmen wurden dabei im laufenden Betrieb umgesetzt.

Der ursprüngliche Onlineshop generierte zwar gute Umsätze, jedoch war es aufwändig Artikel anzulegen und die Bestellungen händisch in das Rechnungsprogramm zu übertragen. Kurzfristig entschieden sich die Akteure dazu, die für später geplante Anbindung des Shops an die Lexware Warenwirtschaft noch für das Weihnachtsgeschäft umzusetzen. Im Oktober war die Einrichtung abgeschlossen, sodass nun die Rechnungen aus dem Onlineshop automatisch an Lexware übergeben werden.

„Durch die Umstellung unseres Servers, die Einrichtung der Telefon-Software und die Optimierungen im Shop sind wir deutlich effizienter geworden. Das Backoffice ist jederzeit erreichbar und wir können Bestellungen nun wesentlich schneller bearbeiten. Ein echter Mehrwert für das Weihnachtsgeschäft. Schließlich wollen wir, dass alle Kunden rechtzeitig ihren Stollen auf dem Tisch haben, auch wenn sie nicht zu uns ins Geschäft kommen können,“ schildert Jan Irmscher.

Der Butterstollen Premium wird nicht nur in den Geschäften angeboten, sondern kann von Fans auch online erworben werden. Quelle: Bäckerei Weißbach

„Da das Weihnachtsgeschäft der Bäckerei Weißbach quasi nach den Sommerferien beginnt, war es wichtig sämtliche Maßnahmen im laufenden Betrieb umzusetzen. Ich denke das ist uns gut gelungen,“ resümiert Peter Weißflog, Geschäftsführer der ptc premium technologies GmbH.

Für die kommenden Monate ist zudem die Verzahnung der Telefon-Software mit dem Kundenmanagementsystem geplant, damit Telefongespräche und zugehörige Notizen direkt in den Kundendaten vermerkt werden können. Zudem sollen perspektivisch die Artikeldaten mit dem Warenwirtschaftssystem abgeglichen werden. Das macht eine zusätzlich manuelle Stammdatenpflege im Shop-Backend überflüssig. „Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. premium technologies begegnete uns stets auf Augenhöhe, nahm unsere Herausforderungen an und beriet uns kompetent zu den optimalen Lösungen für unseren Betrieb. Außerdem erhielten wir viele wertvolle Impulse und Tipps, was technisch möglich ist. Damit sind wir in Zukunft IT-seitig bestens aufgestellt und bereit für neue Projekte,“ fasst Jan Irmscher das Projekt zusammen.

Logo Altenburger Tourismus GmbH

Altenburger Tourismus GmbH: Dank Lexware financial office mehr Zeit für Kunden

Die Altenburger Tourismus GmbH entwickelt und bietet seit 1994 einzigartige Führungen und Erlebnistouren, kulinarische Spezialitäten und individuelle Geschenke rund um das Altenburger Land an.

Dank unseres Lexware financial office können wir die Bereiche Warenwirtschaft, Buchhaltung und Rechnungen in nur einem System abbilden. Dadurch konnten wir unsere Aufwände reduzieren und gleichzeitig Abläufe optimieren und haben jetzt mehr Zeit für unsere Kunden. Als Geschäftsführende Gesellschafterin kann ich jederzeit die wichtigsten Kennzahlen mit nur wenigen Klicks abrufen“, fasst Christine Büring zusammen.

Logo MedizinTechnik Teuchert

Teuchert! Medizintechnik setzt auf Lexware warenwirtschaft und IT-Support von premium technologies

Seit zehn Jahren beliefern wir Kardiologen, Internisten, Allgemein-/Hausärzte sowie Chirurgen und Orthopäden in Sachsen und Ostthüringen mit der entsprechenden Medizintechnik.

Wir nutzen dafür die warenwirtschaft von Lexware. So haben wir sämtliche Daten unserer Kunden, Lieferanten, Artikel und das Belegwesen übersichtlich in einem System gebündelt. Dank der Funktionen zur Lagerverwaltung und die zahlreichen betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten haben wir alles im Blick und können schnell auf geänderte Kundenanforderungen reagieren.

Neben Lexware werden wir von premium technologies auch hinsichtlich unserer Microsoft 365-Anwendungen betreut. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. Das Team versteht unsere Bedürfnisse und geht individuell darauf ein.

Sybille Brandt, Teuchert! Medizintechnik

R.A.N.D.-Muzik Schallplatte

Schallplatten-Hersteller R.A.N.D.-Muzik aus Leipzig setzt auf Lexware-Expertise von Chemnitzer IT-Systemhaus

Mit dem Siegeszug der CD und später auch der mp3-Datei sagten viele den Schallplatten ihren knisternden Untergang voraus. Doch bereits seit einigen Jahren erlebt der kultige Tonträger ein Revival. DJs, Musikmacher und Vinylliebhaber schwören auf den unverkennbaren Sound. Vinyl-Produzenten verzeichnen daher einen deutlichen Anstieg der Absatzzahlen. Mittlerweile sind Wartezeiten in der Produktion von sechs Monaten an der Tagesordnung.

Die Leipziger R.A.N.D. Muzik GbR gehört zu den letzten deutschen Schallplattenherstellern. Durch Mut, Geduld und Erfindergeist entwickelte sich in den vergangenen 20 Jahren ein etabliertes Presswerk, welches Musikliebhaber:innen rund um den Globus mit Platten versorgt.

R.A.N.D.-Muzik Schallplatte
Quelle: R.A.N.D. MUZIK GbR

Vom Audiosignal bis zum lupenreinen Hörgenuss ist es ein weiter Weg, der nicht nur spezielle Maschinen, sondern vor allem auch Präzision voraussetzt. Dabei ist der komplette Produktionsprozess in Leipzig unter einem Dach vereint: vom Audio Mastering, über Schneidemaschine, Galvanik und Presswerk bis hin zur Cover-Herstellung. Nach dem Motto: „Erlaubt ist, was gefällt (und gut klingt)“ bieten die Leipziger eine große Palette unterschiedlicher Produktvarianten an.

Um Interessenten eine erste Preisindikation für deren individuelle Auflage der nächsten LP zu liefern, setzte R.A.N.D. Muzik lange Zeit einen Konfigurator auf der Firmenwebseite ein. Dieser war jedoch fehleranfällig, da nicht die tagaktuellen Preislisten abgebildet werden konnten und die generierten Anfragen anschließend von den Mitarbeitern manuell in ein Angebot überführt werden mussten.

Gemeinsam mit den Digitalisierungsspezialisten von premium technologies aus Chemnitz wurde daher ein Anforderungskatalog für ein Formular-Handling erstellt. Dieses sollte sowohl bei den Kunden als auch bei den Vertriebsmitarbeitern für mehr Transparenz und Effizienz beim Angebotsprozess sorgen.

Das Ergebnis des Projekts ist ein hochgradig angepasstes PDF-Formular. Die jetzt aus Lexware generierte aktuelle Preisliste – die unter anderem momentane Rohstoffpreise, Maschinenbetriebskosten und Fremdleistungen berücksichtigt – wird mithilfe eines speziellen Programms automatisch um ein interaktives Formular ergänzt. Es fragt die individuellen Kundenwünsche (Anzahl der Testpressungen, Auflage, Größe, Hülle, Cover etc.) ab und gibt gleichzeitig eine erste Preisindikation aus.

Der Interessent übersendet das Formular an R.A.N.D. Muzik, wo es direkt zur Angebotserstellung in Lexware eingelesen werden kann. Durch die Einführung des Formulars wurde der Aufwand zur Angebotserstellung wesentlich reduziert.

Dandy Seiler, Anwendungsentwickler bei premium technologies, fasst die Herausforderungen des Projekts zusammen: „Viele unterschätzen den Entwicklungsaufwand, der hinter einer solchen Anpassung steckt. Die Preisbildung bei R.A.N.D. Muzik ist sehr komplex und das PDF-Format selbst hat seine Tücken. Die Entwicklungsumgebung von Lexware konnte dafür nicht die vollständige Basis zur Lösung liefern. Wir haben uns daher in den PDF-Standard eingelesen und sehr viel manuell programmieren müssen.“

Gunnar Heuschkel, Gesellschafter von R.A.N.D. Muzik, zeigt sich mit dem Projektergebnis und der Zusammenarbeit sehr zufrieden.

„premium technologies hat unsere Herausforderung aufgenommen und eine optimale Lösung für unseren Angebotsprozess geschaffen. Die Kollegen im Vertrieb sind jetzt deutlich flexibler. Da das Formular die Schwankungen in den Rohstoffpreisen in Echtzeit integriert, benötigen wir jetzt deutlich weniger Zeit für die Erstellung der individuellen Angebote.“

Im Zuge der Zusammenarbeit führte premium technologies bei den Leipziger Schallplatten-Herstellern zudem mehrere Lexware-Schulungen durch. „Wir haben dabei sehr viele wertvolle Tipps zur Arbeit mit unseren Anwendungen bekommen. Damit arbeiten wir in vielen Bereichen jetzt effizienter“, resümiert Gunnar Heuschkel.

Logo Möko Klebstoff GmbH

Umfassende IT-Betreuung mit Bürosoftware, Cloud Backup und Office bei der Möko Klebstoff GmbH

Mit Lexware erledigen wir alle Aufgaben der Buchhaltung einschließlich des Jahresabschlusses, Lohn+Gehalt, Warenwirtschaft sowie Anlagenverwaltung, Reisekostenabrechnung und Fehlzeitenerfassung. Es ist eine bedienerfreundliche Komplettlösung, die viele Prozesse verzahnt. Dadurch arbeiten wir wesentlich effizienter. Wir nutzen darüber hinaus die Anwendung LeximpEx als Zusatz zu Lexware. Hiermit können für Produktionsbetriebe zusätzliche Auswertungen programmiert werden.

Zudem nutzen wir das Cloud Backup von Terra für unsere Datensicherung. Damit haben wir unsere manuelle Backup-Strategie modernisiert, denn die Auslagerung unserer Sicherungen verläuft jetzt automatisiert und gesichert. Das gibt uns mehr Zeit, uns auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren.

Premium technologies betreut uns zudem hinsichtlich unserer Microsoft Office Lizenzen. Bei Fragen steht uns der professionelle Support zur Seite und beseitigt alle IT-Herausforderungen proaktiv.

Wir sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden und haben in prem-tec einen verlässlichen IT-Partner gefunden!

Brigitte Pawlowski, Buchhaltung/Controlling, Möko Klebstoff GmbH

Komplettbetreuung mit Lexware, cobra und Microsoft 365 bei der Gas Service Freiberg GmbH

Unsere Kompetenzen liegen in der Prüfung, Reparatur, Instandsetzung und Nachrüstung von Gasmesstechnik. In unserer unternehmenseigenen Werkstatt reparieren und warten wir neben den klassischen Balgengaszählern auch Drehkolbengaszähler, Turbinenradzähler und Quantometer.

Dank der Lexware warenwirtschaft premium haben wir unsere Prozesse hinsichtlich der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen deutlich optimieren können. Hinzu kommt die ausgezeichnete Lagerverwaltung mit der wir unsere Bestände immer im Blick haben.

In Kombination mit unserem Kundenmanagementsystem cobra CRM pro sind wir so in der Lage, Interessenten und Kunden optimal von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Wartungsvertrag zu betreuen.

Zudem kümmert sich premium technologies um unsere Microsoft 365-Anwendungen: von E-Mail, über Teams bis hin zum SharePoint. Das Team reagiert schnell und auf Augenhöhe und IT-Herausforderungen werden umgehend bearbeitet und behoben. WIr sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit!

Thomas Böhme, Geschäftsführer, Gas Service Freiberg GmbH

Mehr Flexibilität in der IT-Infrastruktur und optimierte IT-Performance für Mitarbeiter bei der DEUTUNA Finanzplanung GmbH

premium technologies realisiert Server-Umstellung und Cloud-Integration

Mit sieben Standorten und über 60 Mitarbeitern hat sich die DEUTUNA Finanzplanung GmbH (DEUTUNA Finanzplanung) seit ihrer Gründung 2008 zu einem der führenden deutschen Finanzdienstleister entwickelt.

Im Privatkundenbereich bietet die DEUTUNA Finanzplanung eine ganzheitliche Beratung zu sämtlichen Aspekten der Finanzplanung: von A wie Altersvorsorge bis Z wie Zusatzversicherung. Darüber hinaus werden auch Firmenkunden hinsichtlich Unternehmensfinanzierung oder betrieblicher Vorsorgesysteme allumfassend betreut.

Bereits seit einigen Jahren setzen die Finanzspezialisten auf eine Cloud Infrastruktur der Wortmann AG. Nachdem die Firma des bisherigen Systemhauses jedoch aufgelöst wurde, musste sich Jenö Rau, Prokurist bei der DEUTUNA Finanzplanung, nach einem neuen Partner umsehen. „Wir als Nutzer können nicht direkt einen Vertrag mit Wortmann abschließen. Das muss immer über einen Dienstleister geschehen. Und wenn wir schon einmal unsere IT-Infrastruktur anpacken, wollten wir gleich noch einige andere Themen glattziehen.“ Nach Telefonaten mit mehreren Systemhäusern im Umkreis stand fest, dass die IT-Spezialisten von premium technologies aus Chemnitz die Serverumstellung vornehmen würden.

Konkrete Anforderungen professionell umgesetzt

Jenö Rau hatte für die Cloud-Server-Umstellung konkrete Anforderungen: Neben dem Umzug der Cloud, sollte auch die Flexibilität der IT-Infrastruktur und IT-Performance für die Mitarbeiter optimiert werden. Auch der Zeitpunkt der Umstellung stand bereits von Beginn an fest.

Nach diversen Vorabsprachen mit dem Team von premium technologies – welche aufgrund der Pandemielage alle virtuell stattfanden – entschied Jenö Rau, von dem bei der Wortmann AG gemieteten Server auf eigene Hardware umzusteigen und diese im Wortmann Rechenzentrum zu installieren. Dadurch erhöhte sich die Flexibilität für die DEUTUNA Finanzplanung, die jetzt ihre Server-Struktur ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden kann.

Auf diesem neuen Server wurden durch die IT-Spezialisten zwei virtuelle Terminalserver, ein Datenbankserver und ein Domaincontroller von Grund auf neu eingerichtet, um der gewachsenen Unternehmensstruktur Rechnung zu tragen. Durch die neue Infrastruktur arbeiten die angestellten Mitarbeiter der DEUTUNA Finanzplanung nun auf einem anderen Terminalserver als die selbstständigen Partner des Finanzdienstleisters. Für alle Akteure erhöhte sich so die IT-Performance deutlich.

Hinzu kam, dass die Microsoft 365-Dienste der DEUTUNA Finanzplanung, die bisher auf den Servern der Telekom betrieben wurden, aus Datenschutzgründen und bezüglich der generellen internationalen Kollaboration nicht mehr in dieser Form verfügbar waren. Seit 2020 betreibt Microsoft stattdessen eigene Rechenzentren in Berlin und Frankfurt auf die jetzt die IT-Landschaft migriert werden sollte. Das Team von premium technologies meisterte daher auch die Aufgabe, sämtliche Konten der über 60 Mitarbeiter sowie deren E-Mails in die neue Cloud zu integrieren, sodass alle Mitarbeiter nach der Umstellung nahtlos an ihre bisherige Arbeit anknüpfen konnten. „Zum Projektbeginn erarbeiteten wir daher ein Szenario für den Umzug in die Microsoft-Cloud in Berlin, über die jetzt nach hohen europäischen Datenschutzstandards alle Daten verfügbar sind“, erklärt Marcel Wendekamm, Systemadministrator bei premium technologies.

„Das Projekt war aufgrund er besonderen Konstellation von Server-Umstellung und der Cloud-Integration schon anspruchsvoll. Hinter dem Umzug der Postfächer steckte allerhand Arbeit, damit die Mitarbeiter unseres Kunden nahtlos wie gewohnt weiterarbeiten konnten und alle Mailverläufe zur Verfügung standen. Aber mit einer ordentlichen Portion Kreativität und etwas um die Ecke denken, haben wir eine gute Lösung gefunden,“ berichtet Marcel Wendekamm. „Hinzu kam auch noch, dass die komplette Umstellung über die Pfingsten erfolgte, um am Dienstag nach den Feiertagen gewohnt weiterzuarbeiten.“

Durch die Verbindung der lokalen Domain mit der 365-Cloud über Azure Connect kommen die Mitarbeiter der DEUTUNA Finanzplanung jetzt auch in den Genuss des sogenannten Single-Sign-On: die nahtlose einmalige Anmeldung für alle Anwendungen.

„Wir sind mit dem Projektverlauf und der professionellen Arbeitsweise von premium technologies sehr zufrieden. Unsere Vorstellungen wurden hundertprozentig umgesetzt und die Umstellung lief reibungslos, sodass direkt nach Pfingsten alle Systeme startklar waren. Auch die Performance unserer IT hat sich deutlich verbessert. Besonders schätzen wir die gute Erreichbarkeit und die Menschlichkeit an den premium technologies Spezialisten. Das Team arbeitet auf Augenhöhe und wir wurden in sämtliche Projektschritte mit einbezogen.“

fasst Jenö Rau nach Abschluss des Projekts zusammen.

Nach Projektabschluss steht nun die Einführung der Microsoft Groupware ins Haus. Jenö Rau ist zuversichtlich, dass Teams, Planner und Co die Teamarbeit nochmals auf ein neues Level heben wird. Auch hier werden die Digitalisierungsspezialisten von premium technologies mit ihrem Know-how beratend zur Seite stehen.

Transparenz im Kunden- und Auftragsmanagement sowie optimierte Prozesse bei der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH

Die Mannschaft der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH (Volkswagen Bildungsinstitut) in Zwickau, ist von der Kooperation mit dem Chemnitzer IT­-Systemhaus premium technologies begeistert: „Das Team ist fachlich absolut überzeugend und versteht unsere Sprache und Probleme, arbeitet äußerst zuverlässig und reagiert sehr schnell” fasst Dr. Holger Naduschewski, Geschäftsführer des Volkswagen Bildungsinstituts, die mehrjährige Zusammenarbeit zusammen.

Aber der Reihe nach: Seit 1990 ist das Volkswagen Bildungsinstitut das sächsische Kompetenzzentrum für Aus- und Weiterbildung sowie Personalentwicklung und Organisationsberatung speziell für die Automobil- und Zulieferindustrie.

Die über 130 Mitarbeiter:innen bieten hochwertige Produkte und Dienstleistungen auf höchstem Niveau. Dabei verknüpfen sie kreatives, systemorientiertes Vorgehen mit klugem Pragmatismus und Know-how Impulsen in TOP-Qualität.

Komplexe Herausforderungen

Die individuellen Anforderungen und komplexen Aufgabenstellungen der Kunden bedeute(te)n für alle Mitarbeiter:innen des Instituts täglich neue Herausforderungen – sowohl auf fachlichem Gebiet, als auch beim Service.

Kundenadressen, Angebote und Bestellungen wurden bis 2016 bereichsspezifisch erfasst und bearbeitet. Das gesamte Management der Kursteilnehmer:innen und Auszubildenden war dezentral organisiert, das Teilnehmermanagement und-controlling entsprechend aufwendig.

Steigende Marktanforderungen sowie das damit verbundene Unternehmenswachstum erforderten eine Optimierung der Prozesslandschaft. Den rund 1.000 Auszubildenden und ca. 7.000 Teilnehmer:innen jährlich war das bisherige Datenmanagement nicht mehr gewachsen, das Handling zu kostenintensiv, zudem redundant und häufig intransparent.

Mit Hilfe einer Bildungssoftware sollten die bestehenden Prozesse verschlankt und optimiert werden. Im Rahmen einer unternehmensseitigen Recherche und dem anschließenden Auswahlprozess eines geeigneten Systems wurde schnell klar, dass eine Bildungssoftware für das Management von Aus- und Weiterbildungsaufgaben nicht ausreichte, um die umfangreichen Kundendaten mit ihren Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Zertifikaten effizient zu managen. Das Projektteam des Volkswagen Bildungsinstituts entschied sich nach einem fundierten Auswahlprozess, der auch eine Risikoanalyse einschloss, schließlich für das CRM-System „cobra CRM PRO“ (Customer Relationship Management= Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege).

Zukunftsorientierte Lösung

Die innovativen CRM-Lösungen made in Germany überzeugten das Projektteam durch die abteilungsübergreifende Bereitstellung aller relevanten Daten und Informationen für die Kundenbetreuung bis zum Kampagnen- und Leadmanagement durch Marketing und Vertrieb.

Ein übersichtliches Rechtesystem ermöglicht den Zugriff der jeweiligen Bearbeiter:innen auf die einzelnen Kundenakten und die damit verbundene Optimierung der Geschäftsprozesse. Ein eigenes Hosting-Angebot bietet maximale Flexibilität. Umfangreiche Analysefunktionen, visuell dargestellt in Form von Dashboards mit zeitlicher Komponente und Drill-Downs, zeigt Potenziale und Schwachstellen auf. Das Konstanzer Softwarehauses cobra computer’s brainware GmbH (cobra) gilt seit über 30 Jahren als einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Auch die Referenzen sprachen mit über 18.000 Kunden, zu denen auch einige große Zulieferer des VW-Konzerns gehören, für diese Softwarelösung.

Innovatives IT-Systemhaus

Mit der Umsetzung des Projekts beauftragte das Volkswagen Bildungsinstitut den mehrfach ausgezeichneten cobra-Partner premium technologies. Der Digitalisierungsspezialist aus Chemnitz löst seit über 20 Jahren IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen. Die große Technikbegeisterung und Innovationsfreude des Teams um Peter Weißflog, Geschäftsführer der premium technologies, garantierte dem Bildungsdienstleister ein zukunftsorientiertes, über den Tellerrand schauen bei der Konzeption des neuen Systems. “Wir haben uns in die Aufgabe und die Prozesse beim Volkswagen Bildungsinstitut intensiv eingearbeitet und gemeinsam mit dem Kunden eine nachhaltige Lösung geschaffen, die kontinuierlich und flexibel an neue Themen angepasst wird“, beschreibt Peter Weißflog das Projekt.

Projektvorgehen

Nach der gemeinsamen Analyse, Definition und Modellierung der abteilungsübergreifenden und in Zukunft zu zentralisierenden Prozesse wie Adressverwaltung, Angebotserstellung. Controlling, Veranstaltungsplanung, Verwaltung und Druckaufträge folgten die Vorbereitungsarbeiten. Alle Daten und Listen mussten zusammengeführt und bereinigt werden. Die sehr große Menge mit allein über 12.000 Adressdaten, aber auch die Anforderungen an Datensicherheit, Rechtemanagement und Informationsfluss über mehrere Bearbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen, forderten eine sehr strukturierte Vorgehensweise und lückenlose Dokumentation. Dazu gab es exakte Vorstellungen und konkrete Vorgaben aus jeder Abteilung, die die Applizierung und Implementierung von cobra CRM PRO durch premium technologies begleiteten.

Kundenmanagement Software - Einsatzbereiche von cobra

Diese unterschiedlichen Abteilungsanforderungen an Funktion und Aussehen der Informationen erforderten die Kreativität und das Entwickler-Know-how von premium technologies, um die Software technisch in den Funktionalitäten und Modulen zu erweitern.

Das Angebotswesen und die Drucksteuerung, das Management von Honorardozenten, ein Bestellsystem im 4-Augen-Prinzip und eine Kommissionslager-Verwaltung zählten zu den Erweiterungen ab 2017. Das Volkswagen Bildungsinstitut schätzt die schnelle Erreichbarkeit mit Top-Service-Leveln und die Zuverlässigkeit des Teams von premium technologies hoch ein. „Wir haben in unseren Management-Prozessen einen Riesensprung gemacht und können jetzt dank zentralisierter Daten, die immer verfügbar sind, sehr schnell agieren. Es wird kein Papier mehr durchs Haus getragen und wir erfüllen proaktiv alle gesetzlichen Vorgaben und die Richtlinien des VW­-Mutterkonzerns“, beschreibt Christian Beer, Leiter Personal und Organisation, den Nutzen für alle Kollegen:innen des Instituts.