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Virenschutz im Unternehmen: Reicht Microsoft Defender wirklich aus?

Warum Microsoft Defender in vielen Unternehmen ausreicht – und worauf es heute beim Virenschutz wirklich ankommt.

 

Lange Zeit galt: Auf jeden Firmen-PC gehört ein Antivirus-Programm. Punkt. Bekannte Namen wie Norton, McAfee, Avira, Bitdefender oder Kaspersky standen zur Auswahl. Die Lösung war oft: kaufen, installieren, updaten – und hoffen, dass es funktioniert.

Doch in der Praxis war das oft mit Aufwand verbunden:

  • Regelmäßige Updates und Verlängerung der Lizenzen
  • Zusätzliche Tools zur Verwaltung
  • Spürbare Systembelastung
  • Unübersichtliche Zusatzfunktionen, die selten genutzt wurden

Mit der Zeit wurde klar: Ein Antivirus-Programm ist zwar wichtig – aber die Anforderungen haben sich geändert.

Inhaltsverzeichnis

Was ein Virenschutz heute leisten sollte

Die Bedrohungen haben sich verändert. Es geht längst nicht mehr nur um klassische Computerviren. Heute sind es raffinierte Ransomware-Angriffe, Phishing-Mails, manipulierte Webseiten oder verseuchte Dateianhänge, die Unternehmen zusetzen. Ein guter Virenschutz muss daher mehr leisten als nur einen simplen Scan.

Gefragt sind Lösungen, die Bedrohungen in Echtzeit erkennen, automatisch auf dem neuesten Stand bleiben und sich nahtlos in bestehende Systeme einfügen. Auch die zentrale Verwaltung und Auswertung ist für viele Unternehmen ein Muss, vor allem wenn mehrere Geräte im Einsatz sind. Und nicht zuletzt: Die Lösung sollte einfach und ressourcenschonend im Hintergrund arbeiten.

Reicht Microsoft Defender dafür aus?

Viele Unternehmen stellen sich genau diese Frage. Und die Antwort lautet in den meisten Fällen: Ja. Microsoft Defender, der in Windows-Systemen standardmäßig enthalten ist, hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Was früher als Notlösung belächelt wurde, ist heute ein leistungsfähiger Echtzeitschutz.

Ein wesentlicher Vorteil liegt dabei in der nahtlosen Integration in das Microsoft-Ökosystem. Defender ist kein zusätzliches Programm, das erst eingebunden werden muss, sondern Bestandteil des Betriebssystems. In Verbindung mit anderen Microsoft-Diensten ergibt sich ein durchgängiger, koordinierter Schutz – ohne Medienbrüche oder Kompatibilitätsprobleme.

Diese 360-Grad-Absicherung bringt mehrere Vorteile:

  • Gemeinsame Sicherheitsbasis für OneDrive, Outlook, SharePoint & Co.
  • Keine separaten Updates oder Patch-Management notwendig
  • Nahtlose Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Schutz von Datei, Kommunikation und Cloud-Arbeitsplatz aus einer Hand

Drittanbieter wie Norton, Bitdefender oder McAfee bieten zwar leistungsstarke Einzellösungen, können diese Systemintegration jedoch nicht in gleichem Umfang leisten.

Der Defender analysiert verdächtige Dateien mithilfe cloudbasierter Intelligenz, blockiert gefährliche Downloads oder Webseiten und aktualisiert sich im Hintergrund automatisch. Weil er tief ins System integriert ist, arbeitet er stabil und verursacht kaum spürbare Systemlast.

Unabhängige Tests zeigen regelmäßig, dass Microsoft Defender in Sachen Schutzleistung mit vielen etablierten Anbietern mithalten kann und das bei deutlich geringerem Verwaltungsaufwand und ohne zusätzliche Lizenzkosten.

Wann zusätzliche Software trotzdem sinnvoll sein kann

Trotzdem gibt es Szenarien, in denen eine erweiterte Sicherheitslösung sinnvoll oder sogar notwendig ist. Das gilt zum Beispiel für Unternehmen, die besonderen regulatorischen Anforderungen unterliegen, etwa im Gesundheitswesen oder in kritischen Infrastrukturen. Auch wer mit sehr heterogenen Systemlandschaften arbeitet oder spezielle Anforderungen wie USB-Kontrolle, Netzwerk-Sandboxing oder zentrale SIEM-Anbindung hat, kann von spezialisierten Tools profitieren.

In solchen Fällen können Drittanbieter-Lösungen mit erweitertem Funktionsumfang eine Ergänzung sein. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen mit Windows-Infrastruktur jedoch ist der integrierte Schutz in Form des Microsoft Defender eine sinnvolle, stabile und vor allem kosteneffiziente Lösung.

Fazit: Virenschutz? Ja. Zusätzliche Software? Nur wenn wirklich notwendig.

Virenschutz bleibt ein Muss. Aber in einer Zeit, in der das Betriebssystem selbst einen ausgereiften Schutz mitliefert, muss man nicht automatisch zu einer Drittanbieter-Lösung greifen. Wer mit Windows arbeitet, hat mit dem Microsoft Defender bereits ein leistungsstarkes Werkzeug an Bord, das keine separaten Lizenzen erfordert, keine zusätzliche Systemlast erzeugt und sich problemlos in den Alltag integrieren lässt.

Für viele Unternehmen bedeutet das: weniger Aufwand, geringere Kosten und ein klarer Fokus auf das Wesentliche.

Denn gute IT-Sicherheit zeichnet sich nicht durch die Menge an Tools aus, sondern durch deren Qualität und passende Integration.

Tipp: Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr aktueller Schutz ausreicht oder optimal eingerichtet ist? Wir beraten Sie gern unverbindlich – neutral, verständlich und mit Blick auf Ihre individuelle IT-Umgebung.

Firmenmailadresse

Brauchen wir wirklich eine Firmen-E-Mail-Adresse?

Was eine professionelle Mailadresse mit Vertrauen, eRechnung und Sicherheit zu tun hat – und wie Sie ganz einfach den Umstieg schaffen.

„firma2020@web.de“ – darf man das noch?

Natürlich, es funktioniert. Viele kleine Unternehmen und Selbstständige nutzen nach wie vor E-Mail-Adressen von Web.de, GMX oder Gmail für ihre Kommunikation. Die Gründe sind nachvollziehbar: kostenlos, schnell eingerichtet, überall verfügbar.

Aber: Was praktisch begann, wird schnell unübersichtlich – und wirkt nach außen oft unprofessionell.

Spätestens wenn Sie regelmäßig mit Geschäftskunden, Behörden oder Steuerberatern zu tun haben, stellt sich die Frage: Wie seriös wirkt eine Freemail-Adresse wirklich?

Und mit der Einführung der verpflichtenden eRechnung wird es endgültig ernst – denn hier geht’s nicht mehr nur um den Eindruck, sondern auch um technische und rechtliche Anforderungen.

Warum eine professionelle E-Mail-Adresse mehr ist als nur „schick“

Vertrauen beginnt bei der Absenderadresse

Wenn Sie eine E-Mail von info@fliesen-schmidt.de erhalten, wissen Sie sofort: Das ist ein Unternehmen mit Struktur, eigener Domain und einem seriösen Auftritt.
Eine Adresse wie fliesenliebe2021@gmx.de? Eher schwierig.

Gerade neue Kunden und Geschäftspartner achten auf so etwas – oft unbewusst. Die E-Mail-Adresse ist das digitale Firmenschild. Und wer hier professionell auftritt, wird automatisch ernster genommen.

Klare Trennung: privat bleibt privat – geschäftlich bleibt geschäftlich

Wenn Sie Ihre private Gmail-Adresse für alles nutzen, haben Sie vermutlich ein buntes Chaos im Posteingang: Werbung, Kundenanfragen, Rechnungen, Newsletter – alles durcheinander.
Mit einer eigenen geschäftlichen Adresse schaffen Sie Ordnung – und können bei Bedarf auch Kolleginnen und Kollegen gezielt einbinden.

Sie könnten zum Beispiel verschiedene Postfächer oder Weiterleitungen einrichten:

  • rechnung@meinefirma.de für Eingangsrechnungen
  • kontakt@meinefirma.de für allgemeine Anfragen
  • max.mustermann@meinefirma.de für persönliche Kommunikation

So bleibt alles übersichtlich – auch wenn Ihr Unternehmen wächst.

eRechnungen und Empfangsadresse: Warum das technisch relevant ist

Die meisten Unternehmen haben es mittlerweile auf dem Schirm: Die eRechnung wird Pflicht. Seit Anfang 2025 müssen viele Rechnungen elektronisch im strukturierten Format übermittelt werden – sei es als XRechnung oder ZUGFeRD.

Was früher als Zukunftsthema galt, ist jetzt konkrete Realität im Geschäftsalltag. Besonders betroffen: Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand arbeiten oder regelmäßig Geschäftskunden beliefern.

Und genau hier zeigt sich ein wichtiger Punkt: Damit eRechnungen zuverlässig empfangen, verarbeitet und archiviert werden können, braucht es eine dedizierte und technisch saubere Empfangsadresse – idealerweise im Format rechnung@ihrunternehmen.de.

Kostenlose Freemail-Adressen wie Gmail, GMX oder Web.de sind dafür nicht geeignet:

  • Sie bieten keine verlässliche Zustellung von XML-Daten
  • Es fehlen wichtige Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen
  • Sie lassen sich nicht professionell in Buchhaltungs- oder Archivsysteme einbinden

Wenn Sie also gerade Ihre Prozesse an die eRechnungspflicht anpassen, sollten Sie das Thema E-Mail-Adresse direkt mitdenken. Mit einer professionellen Firmenadresse schaffen Sie die technische Grundlage – für automatische Regeln, sichere Abläufe und GoBD-konforme Archivierung.

Außerdem erwarten viele ERP- oder Buchhaltungssysteme, dass eRechnungen automatisiert verarbeitet werden können. Das funktioniert nur mit einer passenden technischen Grundlage – etwa Microsoft 365.

Ist das teuer? Was kostet eine Firmen-E-Mail-Adresse wirklich?

Diese Frage hören wir häufig – und die ehrliche Antwort lautet: Nein, es ist nicht teuer.

Wenn Sie heute beispielsweise auf Microsoft 365 Business Premium setzen, erhalten Sie für rund 20 € im Monat pro Nutzer:

  • eine eigene E-Mail-Adresse mit Ihrer Wunschdomain (z. B. info@mein-unternehmen.de)
  • ein sicheres Postfach mit professionellem Spam- und Virenschutz
  • Zugriff auf Outlook, Word, Excel, Teams, OneDrive u. v. m.
  • und zusätzlich: Microsoft Defender – ein umfassender Schutz gegen Phishing, Malware und andere Bedrohungen

Dazu kommen einmalig ein paar Euro für die Registrierung Ihrer Wunsch-Domain. (Dabei unterstützen wir Sie gern 😉)

Im Vergleich zu den Risiken durch Datenverlust, unseriösem Auftritt oder verloren gegangenen Mails ist das ein sehr überschaubarer Aufwand.

Wie funktioniert die Umstellung? Muss ich IT-Profi sein?

Nein – müssen Sie nicht. Wenn Sie möchten, übernehmen wir alles für Sie.

Aber zur Orientierung, hier die wichtigsten Schritte:

    1. Domain sichern
      Zum Beispiel www.mein-unternehmen.de – Ihre künftige Online-Visitenkarte
    2. Microsoft 365 Business Premium bei uns buchen
      Ihr digitales Büro mit Mail, Kalender, Office, Cloudspeicher und vielem mehr
    3. E-Mail-Adressen anlegen & Geräte einrichten
      Wir kümmern uns um alles Technische – von DNS-Einträgen über Postfächer bis zur App auf Ihrem Smartphone
    4. eRechnung-Empfang einrichten
      Wir erstellen eine dedizierte Empfangsadresse (z. B. rechnung@…) und binden diese bei Bedarf direkt in Ihr Buchhaltungssystem ein

    Das alles lässt sich in der Regel innerhalb weniger Stunden umsetzen – ohne großen Aufwand für Sie.

    Fazit: Kleine Änderung, große Wirkung

    Eine professionelle E-Mail-Adresse ist weit mehr als ein kosmetisches Detail – sie ist:

    • ein Baustein Ihrer Außendarstellung
    • eine technische Voraussetzung für eRechnungen
    • ein wichtiger Sicherheitsfaktor im digitalen Alltag
    • und auf lange Sicht kostengünstiger als gedacht

    Sie investieren in Ihre Professionalität – und machen Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.

    Bereit für den nächsten Schritt? Wir sind gern für Sie da.

    Ob Sie einfach eine passende E-Mail-Adresse benötigen oder Ihr gesamtes Unternehmen digital modernisieren möchten – wir beraten Sie ehrlich, verständlich und ohne Fachchinesisch.

    👉 [Jetzt kostenlos beraten lassen]
    Oder rufen Sie uns direkt an.

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    Schnell-Check: Ist Ihr Rechner bereit für Windows 11?

    Viele PC-Nutzer fragen sich: Läuft Windows 11 auf meinem Computer? Diese kurze Anleitung hilft Ihnen, ohne viel Fachwissen zu prüfen, ob Ihr Gerät bereit ist. Wenn Sie irgendwo nicht weiterkommen, unterstützen wir Sie gern.


    1. Überprüfen Sie, ob Windows Updates verfügbar sind

    • Warum? Ein aktuelles Windows 10 zeigt oft selbst an, ob Windows 11 bereitsteht.
    • So geht’s:
      1. Klicken Sie unten links auf Start und dann auf Einstellungen.
      2. Wählen Sie Update und Sicherheit (oder Windows Update) und klicken Sie auf Nach Updates suchen.
      3. Wenn Windows 11 als Option erscheint, ist Ihr Gerät ziemlich sicher kompatibel.

    2. Nutzen Sie das offizielle PC Health Check Tool

    • Warum? Dieses Tool von Microsoft sagt Ihnen ganz klar, ob Ihr PC Windows 11-ready ist.
    • So geht’s:
      1. Laden Sie das PC Health Check Tool (kostenlos) von der offiziellen Microsoft-Website herunter.
      2. Starten Sie das Tool und klicken Sie auf Jetzt prüfen.
      3. Erscheint eine grüne Häkchen-Meldung, ist alles gut. Wenn nicht, zeigt das Tool an, was fehlt.

    3. Prüfen Sie den Arbeitsspeicher (RAM)

    • Warum? Mindestens 4 GB sind Pflicht, besser sind 8 GB oder mehr.
    • So geht’s:
      1. Klicken Sie auf Start und dann auf Einstellungen.
      2. Wählen Sie SystemInfo (oder Über). Dort sehen Sie Ihre RAM-Größe.
      3. Liegen Sie unter 4 GB, ist ein RAM-Upgrade nötig, damit Windows 11 reibungslos läuft.

    4. Achten Sie auf Prozessor und Sicherheitschip (TPM 2.0)

    • Warum? Windows 11 braucht eine moderne CPU (Intel ab 8. Generation oder ähnliche AMD-Modelle) und meistens TPM 2.0.
    • So geht’s:
      1. Schauen Sie in den Ergebnissen des PC Health Check Tools – es zeigt an, wenn TPM fehlt.
      2. Ist TPM ausgeschaltet, kann man es oft im BIOS/UEFI-Menü einschalten. Fragen Sie bei Unsicherheit gern Ihren IT-Partner.

    5. Noch Fragen oder Unsicherheiten?

    • Warum? Nicht alle Geräte sind gleich. Manchmal fehlen nur Kleinigkeiten für die Windows-11-Freigabe.
    • So geht’s:
      1. Melden Sie sich bei uns – wir beraten Sie unverbindlich.
      2. Wenn nötig, finden wir gemeinsam eine Lösung, sei es ein Upgrade oder ein neuer Rechner.

    Fazit

    Wenn Windows 11 von selbst eine Installation anbietet oder das PC Health Check Tool grünes Licht gibt, sind Sie in der Regel startklar. Fehlt etwas (z. B. zu wenig Arbeitsspeicher oder deaktiviertes TPM), können Sie das oft nachrüsten oder einschalten. Möchten Sie auf Nummer sicher gehen, sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gern dabei, Ihren Rechner fit für Windows 11 zu machen.

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    Windows 10: Supportende naht – das müssen Sie jetzt wissen

    Windows 10 war lange Zeit ein zuverlässiger Begleiter in Büros und Unternehmen. Doch nun rückt das offizielle Supportende näher: Am 14. Oktober 2025 stellt Microsoft endgültig die Sicherheitsupdates und den technischen Support für Windows 10 ein. Höchste Zeit also, um sich rechtzeitig Gedanken über den Wechsel auf Windows 11 zu machen.

    Warum ist das Supportende relevant für Ihr Unternehmen?

    Ohne regelmäßige Sicherheitsupdates ist Ihr Unternehmen deutlich anfälliger für Viren, Schadsoftware und Hackerangriffe. Stellen Sie sich das vor wie eine Haustür, deren Schloss nicht mehr regelmäßig geprüft wird – irgendwann schützt sie nicht mehr zuverlässig vor ungebetenen Gästen. Genau deshalb sollten Sie rechtzeitig handeln und den Übergang zu Windows 11 planen.

    Welche Vorteile bringt Windows 11?

    Der Umstieg lohnt sich nicht nur aus Sicherheitsgründen. Windows 11 bietet zahlreiche Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag einfacher und effizienter gestalten:

    • Höhere Sicherheit: Regelmäßige Updates schützen Ihre IT besser gegen Bedrohungen.
    • Bessere Performance: Optimierte Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit erhöhen die Produktivität.
    • Moderne Benutzeroberfläche: Ein frisches und intuitives Design sorgt für eine angenehmere Nutzung.
    • Verbesserte Zusammenarbeit: Neue Funktionen wie Teams-Integration erleichtern die digitale Zusammenarbeit.

    Was ist bei einem Umstieg zu beachten?

    Ein Wechsel von Windows 10 auf Windows 11 bedeutet oft mehr als nur ein Update. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt berücksichtigen:

    • Hardwareanforderungen prüfen: Nicht jede bestehende Hardware erfüllt automatisch die Voraussetzungen für Windows 11. Wichtig ist zum Beispiel das Vorhandensein eines TPM-2.0-Chips und eines kompatiblen Prozessors. Nutzen Sie ganz einfach unseren Schnell-Check, wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Hardware für Windows 11 bereit ist.
    • Software-Kompatibilität sicherstellen: Ihre vorhandenen Programme und Apps sollten rechtzeitig geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.
    • Datenmigration planen: Um Datenverlust vorzubeugen, ist eine sorgfältige Planung und Durchführung der Datenübertragung unverzichtbar.

    In 3 Schritten zum reibungslosen Umstieg

    Um den Umstieg für Sie möglichst stressfrei zu gestalten, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

    1. Bestandsaufnahme durchführen
      Prüfen Sie Ihre Hardware- und Software-Ausstattung auf Windows-11-Kompatibilität. Unsere kostenfreie Checkliste hilft Ihnen dabei, nichts zu übersehen.
    2. Individuelle Beratung nutzen
      Buchen Sie bei uns einen kostenfreien Beratungstermin. Wir helfen Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen und unterstützen Sie bei Fragen zu Hardware-Upgrades oder notwendigen Anpassungen.
    3. Schrittweise umstellen
      Setzen Sie den Umstieg geplant um, z.B. Abteilung für Abteilung, um Ausfallzeiten minimal zu halten und die Arbeitsfähigkeit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

    Jetzt aktiv werden und entspannt bleiben

    Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto reibungsloser gelingt der Umstieg. Nutzen Sie unsere kostenfreie Checkliste und vereinbaren Sie gleich einen unverbindlichen Beratungstermin.

    Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Ihr Unternehmen optimal aufgestellt ist.

    Microsoft Teams Besprechung

    Anleitung: Teilnahme an einer Microsoft Teams Besprechung

    Sie haben von uns eine Einladung zur Teilnahme an einer Besprechung oder einem Onlineseminar per Microsoft Teams erhalten. Wir geben Ihnen hier einen kleinen Überblick, wie Sie schnell und einfach teilnehmen können.

    1. In der E-Mail finden Sie unter anderem einen Link zur Teilnahme an der Besprechung:
    Teams Einladung
    1. Mit Klick auf „Jetzt an der Besprechung teilnehmen“ öffnet sich Ihr Standardbrowser.Nun wählen Sie, wie Sie teilnehmen wollen.
      • Wenn Sie Microsoft Teams bereits auf dem Rechner installiert haben und auch ein aktives Konto besitzen, erhalten Sie direkt eine Meldung, Teams zu starten.
      • Alternativ können Sie die Microsoft Teams App herunterladen und installieren, indem Sie auf den linken Button klicken.
      • Möchten Sie nichts installieren, klicken Sie auf den rechten Button. Hier wird die Teams Besprechung direkt im Browser gestartet. Sie benötigen dafür auch kein Microsoft Konto!
    2. Wenn Sie kein Konto haben und die Besprechung im Browser starten, kommen Sie zunächst auf den Anmeldebildschirm.

    Teams Browserscreen1
    1. Hier können Sie Ihren Namen eintragen. Ebenso können Sie hier festlegen, ob Sie Ihre Kamera und das Mikrofon einschalten möchten.
    2. Klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“
    3. Sie gelangen in den Wartebereich.

    Teams Browserscreen1
    1. Der Referent wird Sie mit Beginn der Veranstaltung vom Warteraum in die Besprechung holen.

    Tipp: Wenn Sie sich innerhalb der Besprechung befinden, sehen Sie im oberen rechten Bereich eine Menüleiste mit der Sie mehrere Funktionen steuern können.

    Teams Browserscreen3

    Öffnen Sie den Chat, um mit den anderen Teilnehmern Nachrichten auszutauschen.

    Erhalten Sie eine Übersicht der Teilnehmer.

    Heben Sie Ihre Hand, um zu signalisieren, dass Sie etwas beitragen möchten oder eine Frage haben.

    Reagieren Sie auf das Gesagte mit unterschiedlichen Symbolen.

    Ändern Sie die Ansicht.

    Nehmen Sie weitere Einstellungen vor. (Audio- & Videoeinstellungen)

    Aktivieren Sie Ihre Kamera, damit alle Teilnehmer Sie sehen können.

    Aktivieren Sie Ihr Mikrofon, damit alle Teilnehmer Sie hören können.

    Teilen Sie Ihren Bildschirm, wenn Sie etwas auf Ihrem Screen den anderen Teilnehmern zeigen möchten.

    Verlassen Sie die Besprechung.

    Lexware mobile

    Lexware mobile: Ihre On-Premise-Software wird mobil

    Traditionell sind Lexware-Lösungen als On-Premise-Software konzipiert, die auf lokalen Rechnern oder Servern installiert werden und somit an den Arbeitsplatz gebunden sind. Dies kann die Flexibilität im Arbeitsalltag einschränken, insbesondere wenn Sie unterwegs auf wichtige Unternehmensdaten zugreifen möchten.

    Was ist Lexware mobile?

    Lexware mobile erweitert Ihre bestehende Lexware-Software um die Möglichkeit, über das Internet auf zentrale Daten wie Kundeninformationen, Artikel und Belege zuzugreifen. So können Sie per Smartphone, Tablet oder Laptop jederzeit und überall auf Ihre Daten zugreifen.

    Vorteile von Lexware mobile

    • Ortsunabhängiger Datenzugriff: Auch außerhalb des Büros haben Sie stets Zugriff auf aktuelle Kunden-, Artikel- und Belegdaten. Dies ermöglicht es Ihnen, beispielsweise während eines Kundengesprächs sofort Auskunft über Preise und Verfügbarkeiten zu geben.
    • Effiziente Kommunikation: Aktualisieren Sie Kontaktdaten direkt beim Kundenbesuch und synchronisieren Sie diese mit Ihrer Warenwirtschaft. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
    • Schnelle Reaktionszeiten: Beantworten Sie Kundenanfragen sofort, ohne zurück ins Büro zu müssen. Das erhöht die Kundenzufriedenheit und stärkt Ihre Geschäftsbeziehungen.

    Kosten von Lexware mobile

    Die Nutzung von Lexware mobile ist in vielen Lexware-Programmen bereits enthalten und verursacht keine zusätzlichen Kosten. Es fallen lediglich die Lizenzgebühren der gewählten Lexware-Software an.

    Fazit

    Mit Lexware mobile erweitern Sie Ihre On-Premise-Software um mobile Funktionen und machen Ihr Unternehmen flexibler und effizienter. Sie haben Ihre Daten stets griffbereit und können schneller auf Kundenwünsche reagieren. Die Integration in Ihre bestehende Lexware-Software ist nahtlos und ohne zusätzliche Kosten verbunden.

    Wie Sie Lexware mobile aktivieren, erfahren Sie hier.

    1 Dashboard DE

    Welches d.velop DMS passt zu Ihnen: Cloud, Hybrid oder On-Premise?

    Die Wahl des passenden Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie die Effizienz und Sicherheit der Geschäftsprozesse maßgeblich beeinflusst. d.velop bietet mit seinen Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Lösungen verschiedene Betriebsformen an, die jeweils spezifische Vor- und Nachteile mit sich bringen. In diesem Beitrag werden die Unterschiede dieser Varianten beleuchtet, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

    Cloud-Betrieb

    Beim Cloud-Betrieb wird das DMS als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereitgestellt. Dies ermöglicht den Nutzern den Zugriff auf ihre Dokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit, sofern eine Internetverbindung besteht. Ein wesentlicher Vorteil dieser Betriebsform sind die geringen Anfangsinvestitionen, da keine eigene Hardware angeschafft werden muss und die Abrechnung in der Regel über monatliche Nutzungsgebühren erfolgt. Zudem profitieren Unternehmen von automatischen Updates und Erweiterungen, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Allerdings kann die Abhängigkeit vom Anbieter sowie mögliche Compliance-Herausforderungen, insbesondere bei sensiblen Daten, als nachteilig empfunden werden.

    On-Premises-Betrieb

    Der On-Premises-Betrieb zeichnet sich dadurch aus, dass das DMS auf unternehmenseigenen Servern installiert und betrieben wird. Dies bietet maximale Kontrolle über Daten und Infrastruktur sowie eine hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensbedürfnisse. Besonders in stark regulierten Branchen kann dies von Vorteil sein. Allerdings sind die initialen Kosten höher, da Investitionen in Hardware und Software erforderlich sind. Zudem obliegt die Verantwortung für Wartung, Updates und Sicherheitsmaßnahmen dem Unternehmen selbst, was zusätzliche Ressourcen bindet.

    Hybrid-Betrieb

    Der Hybrid-Betrieb kombiniert Elemente des Cloud- und On-Premises-Betriebs. Unternehmen können dabei bestimmte Anwendungen und Daten lokal verwalten, während andere in der Cloud betrieben werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Migration in die Cloud und bietet Flexibilität, um sowohl von lokalen als auch von Cloud-basierten Lösungen zu profitieren. Allerdings erfordert diese Betriebsform ein höheres Maß an Integration und Management, was die Komplexität erhöhen kann.

    d.velop Produktfunktionen im Vergleich

    Kriterien für die Wahl der richtigen Betriebsform

    Bei der Entscheidung für die geeignete Betriebsform sollten Unternehmen verschiedene Faktoren berücksichtigen. Dazu zählen das Datenvolumen und die Speicheranforderungen, spezifische Branchen- und Compliance-Vorgaben, die vorhandenen IT-Ressourcen und -Kompetenzen sowie das verfügbare Budget. Zudem ist es wichtig, die langfristige Skalierbarkeit und zukünftige Unternehmensziele in die Überlegungen einzubeziehen.

    Fazit

    Die Wahl zwischen Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Betrieb hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens ab. Jede Betriebsform bietet spezifische Vorteile und Herausforderungen. Eine sorgfältige Analyse Ihrer Bedürfnisse sowie eine fundierte Beratung können dabei helfen, die optimale Lösung zu finden.


    Sie sind unsicher, welche Betriebsform am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Unsere Experten stehen Ihnen gerne für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung.


    Kontaktieren Sie uns noch heute und entdecken Sie, wie d.velop documents Ihre Geschäftsprozesse optimieren kann. Oder nehmen Sie an einer unserer kostenfreien Info-Veranstaltungen teil.

    Windows EOL

    Wichtige Information: Support-Ende für Windows 10 und Office 2016/2019 im Oktober 2025

    Am 14. Oktober 2025 endet der offizielle Support für mehrere Microsoft-Produkte, darunter Windows 10 Home und Pro (Home, Pro, Pro Education, Pro for Workstations) sowie die Office-Versionen 2016 und 2019. Nach diesem Datum stellt Microsoft keine Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr für diese Software bereit. Die weitere Nutzung erhöht somit das Risiko von Sicherheitslücken und Systeminstabilitäten.

    Was bedeutet das für Sie?

    Ohne regelmäßige Updates können neue Sicherheitslücken nicht geschlossen werden, was Ihr System anfälliger für Cyberangriffe macht. Zudem erhalten Sie keinen technischen Support mehr, falls Probleme auftreten.

    Unsere Empfehlungen:

    1. Hardware-Überprüfung: Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Geräte die Systemanforderungen für Windows 11 und Microsoft 365 erfüllen. Gegebenenfalls ist eine Aktualisierung der Hardware notwendig.
    2. Upgrade auf Windows 11: Wenn Ihre Hardware kompatibel ist, empfehlen wir ein Upgrade auf Windows 11. Dieses Betriebssystem bietet aktuelle Sicherheitsfunktionen und wird weiterhin von Microsoft unterstützt.
    3. Wechsel zu Microsoft 365: Für Office-Nutzer ist der Umstieg auf Microsoft 365 sinnvoll. Diese Abonnementlösung stellt sicher, dass Sie stets die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates erhalten.
    4. Planung der Migration: Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung des Umstiegs, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren.

    Als IT-Systemhaus stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite und unterstützen Sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und Planung.

    eRechnung

    FAQ: eRechnungen und revisionssichere Archivierung

    Willkommen in unserem FAQ-Bereich zur eRechnung und revisionssicheren Archivierung.

    Wir erhalten oft Fragen zur eRechnungspflicht und möchten Ihnen hier klare Antworten bieten, damit Sie sich besser orientieren können.

    Keine Sorge, auch wenn die Umstellung komplex wirkt: Mit Tools wie Lexware, Lexware office (lexoffice) und d.velop sind Sie bestens auf die Anforderungen vorbereitet.

    Die eRechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter schnellere Prozesse, weniger Fehler und Umweltschonung. Wichtig ist dabei, dass eRechnungen den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere in Bezug auf die revisionssichere Archivierung, entsprechen müssen. Abhängig von der Branche oder der Geschäftsbeziehung (z. B. mit öffentlichen Auftraggebern) gelten bestimmte Fristen und Regelungen für die Umstellung. Es empfiehlt sich daher, sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut zu machen, um die Prozesse rechtssicher zu gestalten. 

    Sollten Sie ihr nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!

    Was ist der Unterschied zwischen Lexware und Lexware office (lexoffice)? Können beide Programme eRechnungen verarbeiten?

    Lexware und Lexware office (lexoffice) sind beides Programme-Variante aus dem Haufe-Konzern. Während Lexware auf dem Computer installiert wird, steht Lexware office (lexoffice) ausschließlich in der Cloud – also über den Browser – zur Verfügung.

    Ob Ihr Lexware oder Lexware office (lexoffice) die eRechnungen unterstützt, entnehmen Sie bitte dieser Tabelle.

    Um eRechnungen für mehrere Unternehmen in Lexware verarbeiten zu können, richten Sie einfach mehrere Mandanten ein. Bei Lexware office (lexoffice) benötigen Sie für jedes Unternehmen einen eigenen Login mit einer gesonderten E-Mail-Adresse.

    Anders als Lexware, ist Lexware office (lexoffice) speziell auf die Bedürfnisse von Einsteigern ausgelegt. Sie können daher viel im Programm selbst erledigen. Wenn Sie sich unsicher fühlen, empfehlen wir jedoch immer einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Lexware office (lexoffice) bietet dazu auch einen Service zur Vermittlung von Steuerberatern an.

    Aktuell sind noch keine Bußgelder bekannt. Das Finanzamt wird voraussichtlich im Zusammenhang mit der GoBD Strafen verhängen oder die Buchführung verwerfen, da die Vorgaben nicht erfüllt werden.

    Die eRechnung gilt ausschließlich in Deutschland. Ausländische Dienstleister und Lieferanten unterliegen den Regularien im Heimatland und sind damit nicht verpflichtet, eRechnungen zu empfangen oder zu versenden.

    Nein! eRechnungen gelten ausschließlich für Geschäftskunden. Privatkunden sind davon nicht betroffen.

    Für Beträge unter 250 Euro sind eRechnungen nicht verpflichtend, es sei denn, beide Parteien haben dies explizit vereinbart.

    Ja, ein Dokumentenmanagementsystem ist eine sehr gute Variante eRechungen revisionssicher zu archivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Blogbeitrag Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren.

    Hier muss zwischen öffentlichen und privaten Institutionen unterschieden werden. 

    Öffentliche Institutionen müssen sich mit den Landesbehörden abstimmen. Im Lexware-Kontext gibt es aber kaum Sonderfälle. Ggf. kommen auch Vereinslösungen infrage. Das betrachten wir gern mit Ihnen in einem individuellen Gespräch. Sie können sich dafür gern einen Termin mit uns buchen.

    Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung.

    ZUGFeRD ist ein spezieller Versandweg für eRechnungen. Diese Möglichkeit ist in Lexware bereits vorhanden und muss lediglich im Kunden aktiviert werden.

    Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.

    Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamten Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von d.velop. Hier steht Ihnen aufgrund der umfangreichen Funktionen wesentlich mehr Speicherkapazität zur Verfügung.

    Ja. Auch Online-Shops müssen für die eRechnung fit gemacht werden, da es hier keine Sonderregelungen gibt.

    Sie sind nicht verpflichtet, aber es wird empfohlen, um den Abrechnungsprozess nicht unnötig zu verzögern.

    Für komplexe Rechnungsprozesse, bei denen mehrere Nutzer involviert sind, empfehlen wir das Dokumentenmanagementsystem von d.velop. Darin lassen sich beispielsweise automatisierte Rechnungsfreigaben oder auch die Weitergabe in andere Unternehmensbereiche abbilden.

    Für komplexe Rechnungsprozesse, bei denen mehrere Nutzer involviert sind, empfehlen wir das Dokumentenmanagementsystem von d.velop. Darin lassen sich beispielsweise automatisierte Rechnungsfreigaben oder auch die Weitergabe in andere Unternehmensbereiche abbilden.

    Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sind, um rechtlichen Anforderungen wie den GoBD, HGB und DSGVO zu entsprechen. Dies stellt sicher, dass alle Dokumente bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten lückenlos nachweisbar sind. Moderne Archivierungslösungen bieten Schutz vor unbefugtem Zugriff, gewährleisten die langfristige Verfügbarkeit und integrieren sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen, was die Effizienz im Unternehmen deutlich erhöht.

    Sollten Sie ihr nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!

    Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten?

    Ja, ein Dokumentenmanagementsystem ist eine sehr gute Variante eRechungen revisionssicher zu archivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Blogbeitrag Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren.

    Auch Barbelege müssen digitalisiert und revisionssicher archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Viele Programme bieten eine Scan- und Importfunktion dafür.

    Hier gibt es noch keinen offiziellen Bußgeldkatalog. Aufgrund der engen Verflechtung der unterschiedlichen Gesetze kann davon ausgegangen werden, dass immer eine Begründung gefunden wird, um die Buchhaltung zu verwerfen. Hinzu kommt der Faktor Vorsatz und Fahrlässigkeit, der unter Umständen mit hineinspielt.

    In 99 % der Fälle ist das Verwerfen der Buchhaltung durch das Finanzamt immer teurer als eine ordentliche Buchhaltungslösung.

    Nein, es ist keine Pflicht. Wir würden es aber allen Kunden empfehlen, zumindest die Geschäftsjahre, die noch nicht vom Finanzamt bestätigt sind, zu importieren.

    Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung. Zusätzlich wird empfohlen auch Lieferscheine und Bestellungen aufzubewahren – GoBD oder Abgabenordnung geben da schon seit Jahren die Vorgaben.

    Ja. Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten haben, müssen Sie diese ebenfalls revisionssicher archivieren.

    Nein. Sie sind verpflichtet, sowohl die E-Mail mit der Rechnung im Anhang, als auch die Rechnung selbst zu archivieren. Die Archivierung der E-Mail reicht dabei nicht aus.

    Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.

    Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamten Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von d.velop. Hier steht Ihnen aufgrund der umfangreichen Funktionen wesentlich mehr Speicherkapazität zur Verfügung.

    Hier besteht das Trennungsgebot. Eine Software sollte daher mandantenfähig sein. Dafür bieten wir die Lösung von d.velop an, die auch komplexe Prozesse für mehrere Firmen meistert.

    Ja. Die Archivierungspflicht muss auch bei Systemwechsel sichergestellt werden. Protokollierungen werden dann sehr relevant. Hierzu beraten wir Sie gern individuell. Dazu können Sie ganz bequem einen Termin buchen.

    Jain. Während in Lexware office erstellte Belege gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden, gilt das nicht für importierte Rechnungen. Wird zum Beispiel ein E-Mail-Postfach angebunden, um Rechnungen direkt ins Programm zu laden, erstellt Lexware office lediglich eine Kopie. Das ist nicht GoBD-konform. Demzufolge benötigen Sie dafür eine zusätzliche Archivierungslösung.