Traditionell sind Lexware-Lösungen als On-Premise-Software konzipiert, die auf lokalen Rechnern oder Servern installiert werden und somit an den Arbeitsplatz gebunden sind. Dies kann die Flexibilität im Arbeitsalltag einschränken, insbesondere wenn Sie unterwegs auf wichtige Unternehmensdaten zugreifen möchten.
Was ist Lexware mobile?
Lexware mobile erweitert Ihre bestehende Lexware-Software um die Möglichkeit, über das Internet auf zentrale Daten wie Kundeninformationen, Artikel und Belege zuzugreifen. So können Sie per Smartphone, Tablet oder Laptop jederzeit und überall auf Ihre Daten zugreifen.
Vorteile von Lexware mobile
Ortsunabhängiger Datenzugriff: Auch außerhalb des Büros haben Sie stets Zugriff auf aktuelle Kunden-, Artikel- und Belegdaten. Dies ermöglicht es Ihnen, beispielsweise während eines Kundengesprächs sofort Auskunft über Preise und Verfügbarkeiten zu geben.
Effiziente Kommunikation: Aktualisieren Sie Kontaktdaten direkt beim Kundenbesuch und synchronisieren Sie diese mit Ihrer Warenwirtschaft. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Schnelle Reaktionszeiten: Beantworten Sie Kundenanfragen sofort, ohne zurück ins Büro zu müssen. Das erhöht die Kundenzufriedenheit und stärkt Ihre Geschäftsbeziehungen.
Kosten von Lexware mobile
Die Nutzung von Lexware mobile ist in vielen Lexware-Programmen bereits enthalten und verursacht keine zusätzlichen Kosten. Es fallen lediglich die Lizenzgebühren der gewählten Lexware-Software an.
Fazit
Mit Lexware mobile erweitern Sie Ihre On-Premise-Software um mobile Funktionen und machen Ihr Unternehmen flexibler und effizienter. Sie haben Ihre Daten stets griffbereit und können schneller auf Kundenwünsche reagieren. Die Integration in Ihre bestehende Lexware-Software ist nahtlos und ohne zusätzliche Kosten verbunden.
Wie Sie Lexware mobile aktivieren, erfahren Sie hier.
Die Wahl des passenden Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie die Effizienz und Sicherheit der Geschäftsprozesse maßgeblich beeinflusst. d.velop bietet mit seinen Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Lösungen verschiedene Betriebsformen an, die jeweils spezifische Vor- und Nachteile mit sich bringen. In diesem Beitrag werden die Unterschiede dieser Varianten beleuchtet, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.
Cloud-Betrieb
Beim Cloud-Betrieb wird das DMS als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereitgestellt. Dies ermöglicht den Nutzern den Zugriff auf ihre Dokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit, sofern eine Internetverbindung besteht. Ein wesentlicher Vorteil dieser Betriebsform sind die geringen Anfangsinvestitionen, da keine eigene Hardware angeschafft werden muss und die Abrechnung in der Regel über monatliche Nutzungsgebühren erfolgt. Zudem profitieren Unternehmen von automatischen Updates und Erweiterungen, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Allerdings kann die Abhängigkeit vom Anbieter sowie mögliche Compliance-Herausforderungen, insbesondere bei sensiblen Daten, als nachteilig empfunden werden.
On-Premises-Betrieb
Der On-Premises-Betrieb zeichnet sich dadurch aus, dass das DMS auf unternehmenseigenen Servern installiert und betrieben wird. Dies bietet maximale Kontrolle über Daten und Infrastruktur sowie eine hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensbedürfnisse. Besonders in stark regulierten Branchen kann dies von Vorteil sein. Allerdings sind die initialen Kosten höher, da Investitionen in Hardware und Software erforderlich sind. Zudem obliegt die Verantwortung für Wartung, Updates und Sicherheitsmaßnahmen dem Unternehmen selbst, was zusätzliche Ressourcen bindet.
Hybrid-Betrieb
Der Hybrid-Betrieb kombiniert Elemente des Cloud- und On-Premises-Betriebs. Unternehmen können dabei bestimmte Anwendungen und Daten lokal verwalten, während andere in der Cloud betrieben werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Migration in die Cloud und bietet Flexibilität, um sowohl von lokalen als auch von Cloud-basierten Lösungen zu profitieren. Allerdings erfordert diese Betriebsform ein höheres Maß an Integration und Management, was die Komplexität erhöhen kann.
d.velop Produktfunktionen im Vergleich
Kriterien für die Wahl der richtigen Betriebsform
Bei der Entscheidung für die geeignete Betriebsform sollten Unternehmen verschiedene Faktoren berücksichtigen. Dazu zählen das Datenvolumen und die Speicheranforderungen, spezifische Branchen- und Compliance-Vorgaben, die vorhandenen IT-Ressourcen und -Kompetenzen sowie das verfügbare Budget. Zudem ist es wichtig, die langfristige Skalierbarkeit und zukünftige Unternehmensziele in die Überlegungen einzubeziehen.
Fazit
Die Wahl zwischen Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Betrieb hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens ab. Jede Betriebsform bietet spezifische Vorteile und Herausforderungen. Eine sorgfältige Analyse Ihrer Bedürfnisse sowie eine fundierte Beratung können dabei helfen, die optimale Lösung zu finden.
Sie sind unsicher, welche Betriebsform am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Unsere Experten stehen Ihnen gerne für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung.
Die Ausgangssituation war mehr als herausfordernd: Die MODUL MT Verzahntechnik GmbH – ein 60 Mitarbeiter starker Maschinenbauer aus Chemnitz – stand nach dem Herauslösen aus eine weltweit agierenden Firmengruppe vor einem kompletten digitalen Neuanfang. Die bestehende IT-Infrastruktur gehörte dem Mutterkonzern und musste komplett ersetzt werden. Von der E-Mail-Kommunikation über den Server bis zur Produktionssteuerung im neuen ERP war ein Neuaufbau erforderlich – und das bei laufendem Betrieb.
Eine Mammutaufgabe mit klarem Zeitplan
Bereits die erste Bestandsaufnahme Anfang Februar 2024 mit dem IT-Verantwortlichen zeigte die Dimension des Projekts: Die komplette Netzwerkinfrastruktur musste erneuert werden. Gleichzeitig warteten 70 Microsoft 365-Konten mit einem Gesamtvolumen von mehreren hundert Gigabyte darauf, in eine neu, eigenständige Microsoft 365 Umgebung überführt zu werden. Die Anforderungen an die IT-Sicherheit waren dabei kompromisslos hoch: Modernste Standards nach BSI und ISO sollten implementiert werden.
Unsere Lösung: Durchdacht bis ins kleinste Detail
Wir entwickelten ein Konzept, das Sicherheit und Effizienz perfekt vereint. Das technische Fundament bildet eine komplett neue Netzwerkarchitektur: Ein zentraler Hauptverteiler im Serverraum, verbunden mit mehreren Etagenverteilern über zukunftssichere Glasfaserleitungen. Die installierten PoE-fähigen Switche unterstützen dabei nicht nur das Datennetzwerk, sondern auch die moderne IP-Telefonie.
Gemäß den Vorgaben des BSI und der ISO wurde ein komplexes Sicherheitskonzept implementiert: Jede Abteilung – vom Vertrieb bis zur Konstruktion – erhielt ihr eigenes, streng gesichertes Netzwerksegment. Auch Komponenten wie die Drucker wurden in separate Netze organisiert. Kommt es bei diesem Setup zu einem kritischen Sicherheitsvorfall, kann das betroffene Segment einfach isoliert werden, während die Arbeit bei den restlichen ohne Ausfälle weitergehen kann.
Die Migration der Microsoft 365 Umgebung setzten wir dank professioneller Migrationswerkzeuge innerhalb von zwei Wochen um. Für die maximale Flexibilität der Mitarbeiter richteten wir zudem einen sicheren Remote-Zugriff via VPN ein, mehrfach abgesichert durch moderne Multi-Faktor-Authentifizierung. Das neue Active Directory mit seinem durchdachten Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt zudem für automatisierten, aber streng kontrollierten Zugriff auf alle benötigten Ressourcen. Ein positiver Nebeneffekt: das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch das Konzept verschlankt und kann zeitsparend umgesetzt werden.
Darüber hinaus richteten wir ein neues digitales Zeiterfassungssystem von REINER SCT ein: Über ein zentrales Terminal in der Firma können die Mitarbeiter bequem ihre Arbeitszeiten erfassen. Per App oder im Browser kann das Team zudem Arbeitszeiten, Urlaube und Krankmeldungen mobil erfassen. Die Daten fließen außerdem automatisch ins Lohnabrechnungsprogramm. Seit Juni 2024 wird auch die Zutrittskontrolle im Firmengelände mittels Chips über REINER SCT abgebildet.
Das Ergebnis: Digitaler Neustart in Rekordzeit
Die entscheidende Umstellung realisierten wir in einer konzentrierten Aktion über ein verlängertes Wochenende. Nach umfassender Vorbereitung und Datensicherung wurden alle Arbeitsplätze in die neue Infrastruktur überführt. Am nächsten Werktag konnten die Mitarbeiter nahtlos weiterarbeiten – in einer komplett modernisierten digitalen Umgebung. Das implementierte Backup-System auf Basis modernster Synology NAS-Technologie garantiert dabei die Sicherheit aller Unternehmensdaten.
Der Mehrwert für unseren Kunden
Heute verfügt die MODUL MT Verzahntechnik GmbH über eine State-of-the-Art IT-Infrastruktur, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Mitarbeiter profitieren von schnellen, sicheren Zugriffszeiten – egal ob im Büro oder im Homeoffice. Die HR-Abteilung freut sich zudem über die automatisierten Prozesse bei der Zeiterfassung und Personalverwaltung. Und die Geschäftsführung? Die weiß ihre sensiblen Unternehmensdaten dank modernster Sicherheitsstandards bestens geschützt und verfügt über die perfekte Basis für weiteres Wachstum.
Mit dieser zukunftssicheren IT-Lösung ist die MODUL MT Verzahntechnik GmbH bestens gerüstet für die Herausforderungen der digitalen Transformation – und kann sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Das sagt unser Kunde
„Ich denke, nein ich bin mir sicher, dass unser Projekt, bei allen Beteiligten, für ein paar mehr graue Haare gesorgt hat. Zumal auch eine quasi Über-Nacht Einführung des Haufe X360 ERP zum Umfang gehörte. Die Herauslösung aus den Konzernstrukturen, die Planung, Umstrukturierung und der Neuaufbau des IT-Systems und das alles in knapp 2 Monaten.
Von Beginn an, war die Arbeit mit dem gesamten ptc-Team äußerst zielführend und von Lösungen geprägt. Probleme wurden durch Lösungen und nicht durch neue Probleme ersetzt. Die, durch den Umbau, resultierenden Ausfallzeiten konnten äußerst minimal gehalten werden, denn, durch eine Verlagerung auf die Nacht- bzw. Wochenendstunden nutzten die flexiblen Arbeitszeiten des ptc-Teams aus.
Die Realisierung glich einer Operation am offenen Herzen, welches nach dem Eingriff von allein wieder zu schlagen anfing. An dieser Stelle ist es mir ein Bedürfnis noch einmal: Danke für Euren Einsatz! zu sagen. PS: Ein positiver Nebeneffekt des durchdachten Netzwerkaufbaues sind deutlich kürzere Zugriffzeiten auf die Daten.“
premium technologies ist ein innovatives Systemhaus mit Sitz in Chemnitz. Seit über 20 Jahren sind wir ein zuverlässiger Partner für Unternehmen, Praxen und Kliniken in den Bereichen IT und Digitalisierung: von der Planung über die Umsetzung bis zur Wartung. Neben zukunftssicherer IT-Infrastruktur bieten wir Softwarelösungen von Turbomed von CGM an. Mit unserer Technikbegeisterung und Innovationsfreude helfen wir unseren Kunden, ihre digitalen Prozesse optimal an ihre Bedürfnisse anzupassen.
Um unser dynamisches Team zu verstärken, suchen wir ab sofort einen engagierten Anwendungsbetreuer (m/w/d) mit Schwerpunkt Turbomed. Diese Position ist besonders geeignet für Bewerber mit Erfahrung im medizinischen Umfeld, die ihre Kenntnisse in einem stabilen, kundenorientierten Tätigkeitsbereich weiterentwickeln möchten. Quereinsteiger, Wiedereinsteiger und Umsteiger sind bei entsprechender fachlicher Eignung herzlich willkommen.
Deine Aufgaben
Beratung und Betreuung von Interessenten und Kunden bei technischen Fragen rund um die Software Turbomed.
Entwicklung von Lösungen für anwenderspezifische Problemstellungen im medizinischen Umfeld.
Unterstützung bei der Implementierung und Wartung von Turbomed.
Überwachung von Updates und Programm-Neuerungen sowie Weitergabe relevanter Informationen an unsere Kunden.
Enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden und unseren Entwicklern, um individuelle Anforderungen zu realisieren.
Verwaltung der Softwarelizenzen unserer Kunden.
Was wir erwarten
Sehr gute Deutschkenntnisse und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten.
Vorzugsweise Erfahrung im medizinischen Umfeld, idealerweise in Arztpraxen oder Kliniken, um den Umgang mit Praxissoftware und die Bedürfnisse unserer Kunden bestens zu verstehen.
Selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise.
Organisationsstärke und strukturiertes Arbeiten.
Motivation und Freude an der Arbeit im Team.
Offenheit gegenüber neuen Techniktrends und Systemen.
Was wir bieten
Ein strukturiertes und kollegiales Arbeitsumfeld, das Raum für fokussiertes Arbeiten bietet.
Geregelte und planbare Arbeitszeiten, die eine verlässliche Work-Life-Balance unterstützen.
Moderne technische Ausstattung an deinem Arbeitsplatz (z. B. ein Laptop, Hardware nach Bedarf).
Gründliche und ganzheitliche Einarbeitung in unsere Prozesse und Systeme.
Möglichkeit zur persönlichen Weiterbildung und Spezialisierung.
Flexible Gestaltung deiner Arbeitszeit, um Familie und Beruf zu vereinbaren.
Nach der Einarbeitung anteilige Homeoffice-Regelung möglich.
Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest und Teil eines zukunftsorientierten Teams werden möchtest, sende uns deine Bewerbungsunterlagen an jobs@prem-tec.de.
Am 14. Oktober 2025 endet der offizielle Support für mehrere Microsoft-Produkte, darunter Windows 10 Home und Pro (Home, Pro, Pro Education, Pro for Workstations) sowie die Office-Versionen 2016 und 2019. Nach diesem Datum stellt Microsoft keine Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr für diese Software bereit. Die weitere Nutzung erhöht somit das Risiko von Sicherheitslücken und Systeminstabilitäten.
Was bedeutet das für Sie?
Ohne regelmäßige Updates können neue Sicherheitslücken nicht geschlossen werden, was Ihr System anfälliger für Cyberangriffe macht. Zudem erhalten Sie keinen technischen Support mehr, falls Probleme auftreten.
Unsere Empfehlungen:
Hardware-Überprüfung: Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Geräte die Systemanforderungen für Windows 11 und Microsoft 365 erfüllen. Gegebenenfalls ist eine Aktualisierung der Hardware notwendig.
Upgrade auf Windows 11: Wenn Ihre Hardware kompatibel ist, empfehlen wir ein Upgrade auf Windows 11. Dieses Betriebssystem bietet aktuelle Sicherheitsfunktionen und wird weiterhin von Microsoft unterstützt.
Wechsel zu Microsoft 365: Für Office-Nutzer ist der Umstieg auf Microsoft 365 sinnvoll. Diese Abonnementlösung stellt sicher, dass Sie stets die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates erhalten.
Planung der Migration: Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung des Umstiegs, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren.
Willkommen in unserem FAQ-Bereich zur eRechnung und revisionssicheren Archivierung.
Wir erhalten oft Fragen zur eRechnungspflicht und möchten Ihnen hier klare Antworten bieten, damit Sie sich besser orientieren können.
Keine Sorge, auch wenn die Umstellung komplex wirkt: Mit Tools wie Lexware, Lexware office (lexoffice) und d.velop sind Sie bestens auf die Anforderungen vorbereitet.
Die eRechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter schnellere Prozesse, weniger Fehler und Umweltschonung. Wichtig ist dabei, dass eRechnungen den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere in Bezug auf die revisionssichere Archivierung, entsprechen müssen. Abhängig von der Branche oder der Geschäftsbeziehung (z. B. mit öffentlichen Auftraggebern) gelten bestimmte Fristen und Regelungen für die Umstellung. Es empfiehlt sich daher, sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut zu machen, um die Prozesse rechtssicher zu gestalten.
Sollten Sie ihr nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!
Was ist der Unterschied zwischen Lexware und Lexware office (lexoffice)? Können beide Programme eRechnungen verarbeiten?
Lexware und Lexware office (lexoffice) sind beides Programme-Variante aus dem Haufe-Konzern. Während Lexware auf dem Computer installiert wird, steht Lexware office (lexoffice) ausschließlich in der Cloud – also über den Browser – zur Verfügung.
Ob Ihr Lexware oder Lexware office (lexoffice) die eRechnungen unterstützt, entnehmen Sie bitte dieser Tabelle.
Ich habe mehrere Unternehmen. Brauche ich dafür mehrere Lizenzen für Lexware oder Lexware office (lexoffice)?
Um eRechnungen für mehrere Unternehmen in Lexware verarbeiten zu können, richten Sie einfach mehrere Mandanten ein. Bei Lexware office (lexoffice) benötigen Sie für jedes Unternehmen einen eigenen Login mit einer gesonderten E-Mail-Adresse.
Benötige ich einen Steuerberater, wenn ich Lexware office (lexoffice) nutze?
Anders als Lexware, ist Lexware office (lexoffice) speziell auf die Bedürfnisse von Einsteigern ausgelegt. Sie können daher viel im Programm selbst erledigen. Wenn Sie sich unsicher fühlen, empfehlen wir jedoch immer einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Lexware office (lexoffice) bietet dazu auch einen Service zur Vermittlung von Steuerberatern an.
Was passiert, wenn mir die eRechnung egal ist?
Aktuell sind noch keine Bußgelder bekannt. Das Finanzamt wird voraussichtlich im Zusammenhang mit der GoBD Strafen verhängen oder die Buchführung verwerfen, da die Vorgaben nicht erfüllt werden.
Sind Rechnungen aus dem Ausland auch betroffen?
Die eRechnung gilt ausschließlich in Deutschland. Ausländische Dienstleister und Lieferanten unterliegen den Regularien im Heimatland und sind damit nicht verpflichtet, eRechnungen zu empfangen oder zu versenden.
Müssen Privatkunden auch E-Rechnungen erhalten?
Nein! eRechnungen gelten ausschließlich für Geschäftskunden. Privatkunden sind davon nicht betroffen.
Wenn ich ab 2025 alle Rechnungen als E-Rechnung ausstelle, müssen meine Rechnungsempfänger diese annehmen, auch wenn sie kleiner als 250 Euro sind?
Für Beträge unter 250 Euro sind eRechnungen nicht verpflichtend, es sei denn, beide Parteien haben dies explizit vereinbart.
Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten?
Welche Institutionen fallen unter spezielle Regeln (z.B. Schulen, Kirchen, gemeinnützige Organisationen)?
Hier muss zwischen öffentlichen und privaten Institutionen unterschieden werden.
Öffentliche Institutionen müssen sich mit den Landesbehörden abstimmen. Im Lexware-Kontext gibt es aber kaum Sonderfälle. Ggf. kommen auch Vereinslösungen infrage. Das betrachten wir gern mit Ihnen in einem individuellen Gespräch. Sie können sich dafür gern einen Termin mit uns buchen.
Welche Art von Rechnungen sind von der Archivierungspflicht betroffen?
Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung.
Was ist ZUGFeRD und benötige ich ein spezielles Modul dafür?
ZUGFeRD ist ein spezieller Versandweg für eRechnungen. Diese Möglichkeit ist in Lexware bereits vorhanden und muss lediglich im Kunden aktiviert werden.
Wie viel Speicherplatz benötigt eine Rechnung?
Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.
Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamten Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von d.velop. Hier steht Ihnen aufgrund der umfangreichen Funktionen wesentlich mehr Speicherkapazität zur Verfügung.
Müssen Online-Shops, die sich an B2B-Kunden wenden, ebenfalls für die eRechnung vorbereitet werden, wenn der Betrag 250,00 Euro übersteigt?
Ja. Auch Online-Shops müssen für die eRechnung fit gemacht werden, da es hier keine Sonderregelungen gibt.
Bin ich verpflichtet, allen eine E-Mail-Adresse für die E-Rechnung mitzuteilen?
Sie sind nicht verpflichtet, aber es wird empfohlen, um den Abrechnungsprozess nicht unnötig zu verzögern.
In unserem Unternehmen gibt es einen komplexen Freigabe-Prozess für Rechnungen. Wie wird das mit der eRechnung abgebildet?
Für komplexe Rechnungsprozesse, bei denen mehrere Nutzer involviert sind, empfehlen wir das Dokumentenmanagementsystem von d.velop. Darin lassen sich beispielsweise automatisierte Rechnungsfreigaben oder auch die Weitergabe in andere Unternehmensbereiche abbilden.
Wenn ich ab 2025 alle Rechnungen als E-Rechnung ausstelle, müssen meine Rechnungsempfänger diese annehmen, auch wenn sie kleiner als 250 Euro sind?
Für komplexe Rechnungsprozesse, bei denen mehrere Nutzer involviert sind, empfehlen wir das Dokumentenmanagementsystem von d.velop. Darin lassen sich beispielsweise automatisierte Rechnungsfreigaben oder auch die Weitergabe in andere Unternehmensbereiche abbilden.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sind, um rechtlichen Anforderungen wie den GoBD, HGB und DSGVO zu entsprechen. Dies stellt sicher, dass alle Dokumente bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten lückenlos nachweisbar sind. Moderne Archivierungslösungen bieten Schutz vor unbefugtem Zugriff, gewährleisten die langfristige Verfügbarkeit und integrieren sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen, was die Effizienz im Unternehmen deutlich erhöht.
Sollten Sie ihr nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!
Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten?
Wie sieht es aus mit bar bezahlten Belegen und kleineren Beträgen wie Taxifahrten??
Auch Barbelege müssen digitalisiert und revisionssicher archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Viele Programme bieten eine Scan- und Importfunktion dafür.
Was passiert, wenn ich die Archivierungspflichten nicht einhalte?
Hier gibt es noch keinen offiziellen Bußgeldkatalog. Aufgrund der engen Verflechtung der unterschiedlichen Gesetze kann davon ausgegangen werden, dass immer eine Begründung gefunden wird, um die Buchhaltung zu verwerfen. Hinzu kommt der Faktor Vorsatz und Fahrlässigkeit, der unter Umständen mit hineinspielt.
In 99 % der Fälle ist das Verwerfen der Buchhaltung durch das Finanzamt immer teurer als eine ordentliche Buchhaltungslösung.
Muss ich auch Belege aus der Vergangenheit in ein neues Archivierungssystem importieren?
Nein, es ist keine Pflicht. Wir würden es aber allen Kunden empfehlen, zumindest die Geschäftsjahre, die noch nicht vom Finanzamt bestätigt sind, zu importieren.
Welche Art von Rechnungen sind von der Archivierungspflicht betroffen?
Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung. Zusätzlich wird empfohlen auch Lieferscheine und Bestellungen aufzubewahren – GoBD oder Abgabenordnung geben da schon seit Jahren die Vorgaben.
Muss ich die E-Mail, in der die Rechnung gesendet wurde, ebenfalls abspeichern?
Ja. Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten haben, müssen Sie diese ebenfalls revisionssicher archivieren.
Ist mein E-Mail-Provider ausreichend für die Archivierung von Rechnungen?
Nein. Sie sind verpflichtet, sowohl die E-Mail mit der Rechnung im Anhang, als auch die Rechnung selbst zu archivieren. Die Archivierung der E-Mail reicht dabei nicht aus.
Bin ich verpflichtet, allen eine E-Mail-Adresse für die E-Rechnung mitzuteilen?
Wie viel Speicherplatz benötigt eine Rechnung?
Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.
Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamten Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von d.velop. Hier steht Ihnen aufgrund der umfangreichen Funktionen wesentlich mehr Speicherkapazität zur Verfügung.
Wie wird die Archivierungspflicht bei mehreren Firmen gehandhabt – ist eine Archivierung ausreichend, oder müssen sie getrennt erfolgen?
Hier besteht das Trennungsgebot. Eine Software sollte daher mandantenfähig sein. Dafür bieten wir die Lösung von d.velop an, die auch komplexe Prozesse für mehrere Firmen meistert.
Wenn ich mein Buchhaltungsprogramm wechsle, gilt dann die Archivierungspflicht weiterhin?
Ja. Die Archivierungspflicht muss auch bei Systemwechsel sichergestellt werden. Protokollierungen werden dann sehr relevant. Hierzu beraten wir Sie gern individuell. Dazu können Sie ganz bequem einen Termin buchen.
Kann ich Lexware office zur Archivierung nutzen?
Jain. Während in Lexware office erstellte Belege gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden, gilt das nicht für importierte Rechnungen. Wird zum Beispiel ein E-Mail-Postfach angebunden, um Rechnungen direkt ins Programm zu laden, erstellt Lexware office lediglich eine Kopie. Das ist nicht GoBD-konform. Demzufolge benötigen Sie dafür eine zusätzliche Archivierungslösung.
Stellen Sie sich vor, Sie starten Ihren Tag im Büro, arbeiten konzentriert an Ihrem Desktop-PC mit mehreren Bildschirmen und einer bequemen Tastatur. Am Nachmittag wechseln Sie ins Homeoffice, um flexibler auf private Termine reagieren zu können. Dort wartet jedoch bereits der erste Frustmoment: Ihr Dienst-Laptop hat nicht die gleichen Einstellungen wie der Desktop-PC, einige wichtige Dateien fehlen sogar und das Anstecken der notwendigen Peripheriegeräte wird zur nervenaufreibenden Kabelsuche. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Herausforderung des modernen Arbeitsplatzes
Viele von uns kennen diese Situation nur zu gut: Wir möchten flexibel arbeiten – mal im Büro, mal zu Hause oder unterwegs. Aber oft führt der Wechsel zwischen verschiedenen Geräten wie Desktop-PCs und Laptops zu einem Durcheinander: verschiedene Datenstände, Kabelsalat und unnötiger Zeitverlust. Sicher, Daten können mit OneDrive synchronisiert werden, aber auch das braucht Zeit – und wehe, die Internetverbindung ist langsam. Schon wird das Homeoffice zur Geduldsprobe.
Die Lösung: Flexibles Arbeiten mit einer Dockingstation
Die Lösung klingt einfach: ein mobiles Gerät wie ein Laptop oder Tablet, das an die lokale Hardware angeschlossen wird. Doch wie bewältigt man das Problem der begrenzten Anschlussmöglichkeiten und des Kabelchaos?
Der Schlüssel dazu ist die Dockingstation.
Was ist eine Dockingstation? Eine Dockingstation ist ein kleines, praktisches Gerät, an das Sie mehrere Geräte gleichzeitig anschließen können: Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker, Netzwerke – alles über eine einzige Verbindung. Diese Dockingstation bleibt im Büro oder Homeoffice, und Sie verbinden sie einfach mit Ihrem Laptop oder Tablet. Einmal angedockt, haben Sie sofort Zugriff auf Ihre gesamte Arbeitsumgebung.
Vorteile von Dockingstationen für den flexiblen Arbeitsplatz
Dockingstationen bieten viele Vorteile, die das Arbeiten an verschiedenen Orten erleichtern:
Einheitliche Arbeitsumgebung: Mit nur einem Gerät – Ihrem Laptop oder Tablet – haben Sie überall die gleichen Einstellungen und Daten. Das spart Zeit und vermeidet Ärger mit Synchronisationsprozessen.
Anschlussmöglichkeiten für mehrere Geräte: Über eine einzige Verbindung können Sie hochauflösende Monitore, Tastaturen, Mäuse, Headsets und andere Geräte anschließen. Das bedeutet weniger Kabelsalat und mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
Bessere Ergonomie und höhere Produktivität: Mehrere Monitore erleichtern die Übersicht und das schnelle Wechseln zwischen Anwendungen, was den Arbeitsfluss deutlich verbessert.
Einfaches Setup: Einmal eingerichtet, müssen Sie nur noch Ihren Laptop oder Ihr Tablet andocken, und alles ist sofort einsatzbereit – keine zeitraubenden Konfigurationen mehr.
Zukunftssicherheit: Je nach Modell können Dockingstationen verschiedene Gerätetypen und -generationen unterstützen, was sie zu einer nachhaltigen Investition macht.
Docking-Lösungen von Microsoft, Lenovo und Terra im Vergleich
Mittlerweile bieten zahlreiche Hersteller Docking-Lösungen für die eigenen Produkte an. Viel haben zusätzlich auch universelle Docks für markenfremde Geräte im Portfolio. In den vergangenen Jahren haben wir vor allem mit den Produkten von Microsoft, Lenovo und terra sehr gute Erfahrungen gemacht. Damit Sie im Produkt-Dschungel den Überblick behalten, finden Sie folgend unsere Empfehlungen für unterschiedliche Anwendungsszenarien.
Microsoft
Wer bereits im Microsoft-Ökosystem unterwegs ist, sollte einen Blick auf das Surface Dock 2 werfen. Es ist speziell für die Surface-Reihe entwickelt und erlaubt den Anschluss von bis zu zwei 4K-Monitoren*. Netter Nebeneffekt: Der Laptop oder das Tablet wird gleichzeitig geladen, sodass kein zusätzliches Ladekabel notwendig ist. Auch Internet über LAN, Drucker oder professionelles Headset können angeschlossen werden.
Die Microsoft-Hardware eignet sich besonders für Nutzer, die keine besonderen Anforderungen an die Grafik oder Prozessor haben. Für Konstruktionsprogramme und Bildbearbeitung sollte man eher auf die Lösungen von Lenovo setzen.
*Psssst: Es gibt auch Möglichkeiten, mehr als zwei Bildschirme anzuschließen. Dazu sprechen Sie aber besser mit unseren Profis aus Admin-Abteilung 🤓
Lenovo
Wer Geräte mit einer höheren Leistungsanforderung benötigt, greift besser zu den Laptops von Lenovo. Die Bandbreite reicht von kleinen, schlanken Geräten mit Touch-Display bis hin zu leistungsstarken „Arbeitstieren“. Für beide Enden der Leistungsskala gibt es ein Dock, welches speziell für ThinkPads konzipiert wurde. Aber auch Nutzer anderer Marken gehen nicht leer aus, denn im Portfolio befindet sich auch eine Docking-Lösung für Fremdgeräte.
Allerdings sollte beachtet werden, dass der Support über die Garantie hinaus recht preisintensiv sein kann. Daher sollten Nutzer, die auf umfassenden Service Wert legen, diesen Punkt in ihre Entscheidung einbeziehen.
terra (Wortmann)
Wer eine ähnliche Leistung wie bei Lenovo sucht, dabei aber besonderen Wert auf einen ausgezeichneten Support legt, ist bei terra gut aufgehoben. Die Hardware aus der deutschen PC-Schmiede Wortmann eignet sich besonders für preisbewusste KMUs. Auch hier wird neben einem Universal-Dock eine Dockingstation speziell für die eigenen Geräte angeboten. Besonders hervorzuheben sind die attraktiven Support-Pakete, die weit über den Standard hinausgehen und maßgeschneiderte Lösungen für jedes Unternehmen bieten.
Die Docks von Microsoft, Lenovo und terra im Vergleich
Kriterium
Microsoft
Lenovo
terra (Wortmann)
Spezialisierung
Speziell für Surface-Geräte entwickelt. Geeignet für Nutzer ohne besondere Anforderungen an Grafik oder Prozessor.
Geräte für höhere Leistungsanforderungen, geeignet für intensive Anwendungen wie Konstruktionsprogramme und Bildbearbeitung.
Geräte mit ähnlicher Leistung wie Lenovo, ideal für preisbewusste KMUs, die Wert auf exzellenten Support legen.
Docking-Optionen
Surface Dock 2, ermöglicht den Anschluss von bis zu zwei 4K-Monitoren und weiteren Peripheriegeräten.
Docking-Lösungen für ThinkPads und Fremdgeräte, passend für eine breite Palette von Geräten und Anforderungen.
Bietet sowohl Universal-Docks als auch spezielle Dockingstationen für eigene Geräte.
Monitor-Anschluss
Bis zu zwei 4K-Monitore; es gibt Möglichkeiten, mehr anzuschließen (Beratung durch IT-Profis empfohlen).
Unterstützt mehrere Bildschirme je nach Docking-Lösung und Gerätemodell.
Unterstützt mehrere Monitore, abhängig von Dockingstation und Gerätemodell.
Support und Service
–
Support über die Garantie hinaus kann teuer sein; umfassender Service muss in die Entscheidung einbezogen werden.
Hervorragender Support mit maßgeschneiderten Lösungen, attraktive Support-Pakete über den Standard hinaus.
Zielgruppe
Nutzer im Microsoft-Ökosystem, die keinen hohen Bedarf an Grafik- oder Prozessorleistung haben.
Nutzer mit höheren Leistungsanforderungen, z. B. für Konstruktion und Bildbearbeitung.
Preisbewusste kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die Wert auf guten Support legen.
Bemerkungen
Ermöglicht gleichzeitig das Laden des Geräts, kein zusätzliches Ladekabel nötig.
Umfassendes Portfolio von leichten Laptops bis zu leistungsstarken Workstations.
Deutsche Marke, bekannt für ihre maßgeschneiderten Lösungen und hohe Servicequalität.
Kompatibilität
Surface Dock 2 ist kompatibel mit einer Vielzahl von Surface-Geräten (Surface Pro, Surface Laptop, Surface Book usw.) und unterstützt unterschiedliche Auflösungen und Bildwiederholraten. Nicht kompatibel mit Geräten anderer Marken.
Lenovo Docks sind mit einer breiten Palette von Lenovo ThinkPads sowie mit Fremdgeräten kompatibel.
Terra Docking-Lösungen sind sowohl für Terra-eigene Geräte als auch für Universalgeräte geeignet.
Portauswahl
7 Ports inklusive zwei USB-C vorne (15W), zwei USB-C hinten, zwei USB-A, 1-Gigabit Ethernet und Audioanschluss.
Verschiedene Konfigurationen mit USB-C, USB-A, Ethernet und mehr, je nach Modell.
Mehrere USB-Anschlüsse, Ethernet, Display-Anschlüsse, je nach Modell und Anforderungen.
Management-Funktionen
Unterstützt zentrale IT-Verwaltung wie Firmware-Updates und Sicherheitskontrollen über Windows Management Instrumentation (WMI) und Surface Enterprise Management Mode (SEMM).
Verwaltungsfunktionen variieren je nach Dock und Einsatzbereich, weniger spezifische IT-Management-Funktionen.
Einfache Verwaltung durch standardmäßige Funktionen und Management-Tools für kleinere Unternehmen.
Stromversorgung
199W externer Stromversorgung, unterstützt schnelles Aufladen und Wake-on-LAN-Funktionalität.
Stromversorgung variiert je nach Modell, unterstützt häufig Aufladung und Netzwerkfunktionen.
Ausreichende Stromversorgung für die meisten Geräte, abhängig vom gewählten Dock.
Fazit: Effizienter und flexibler Arbeiten mit der richtigen Dockingstation
Zugegeben, wir reden hier von einem konkreten Szenario: mehrere stationäre Arbeitsplätze, ein mobiles Gerät (Laptop oder Tablet) und die Arbeit in der Cloud. Unserer Erfahrung nach ist dieses Setup aber besonders für Nutzer, die regelmäßig im Homeoffice sind, interessant.
Die Dockingstation ist eine gute Möglichkeit, den Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten bequem und effizient abzubilden. Kabelsalat, Datensynchronisation und abweichende Einstellungen entfallen, da nur noch ein einziges Gerät im Einsatz ist.
Die Wahl der Dockingstation hängt dabei stark von den individuellen Anforderungen an die restliche Hardware ab. Microsoft bietet nahtlose Integration für Surface-Nutzer, Lenovo punktet mit leistungsstarken Optionen für anspruchsvolle Anwender, und terra überzeugt mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis und starkem Support.
Wir finden jedenfalls, dass Dockingstationen nicht nur ein nettes Gadget, sondern ein echter Gamechanger für die hybride Arbeitswelt sind.
Gern konfigurieren wir auch Ihre Arbeitsplätze entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen. Sprechen Sie uns einfach an.
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Notwendig
Immer aktiv
Die technische Speicherung oder der Zugang ist unbedingt erforderlich für den rechtmäßigen Zweck, die Nutzung eines bestimmten Dienstes zu ermöglichen, der vom Teilnehmer oder Nutzer ausdrücklich gewünscht wird, oder für den alleinigen Zweck, die Übertragung einer Nachricht über ein elektronisches Kommunikationsnetz durchzuführen.
Vorlieben
Die technische Speicherung oder der Zugriff ist für den rechtmäßigen Zweck der Speicherung von Präferenzen erforderlich, die nicht vom Abonnenten oder Benutzer angefordert wurden.
Statistiken
Die technische Speicherung oder der Zugriff, der ausschließlich zu statistischen Zwecken erfolgt.Die technische Speicherung oder der Zugriff, der ausschließlich zu anonymen statistischen Zwecken verwendet wird. Ohne eine Vorladung, die freiwillige Zustimmung deines Internetdienstanbieters oder zusätzliche Aufzeichnungen von Dritten können die zu diesem Zweck gespeicherten oder abgerufenen Informationen allein in der Regel nicht dazu verwendet werden, dich zu identifizieren.
Marketing
Die technische Speicherung oder der Zugriff ist erforderlich, um Nutzerprofile zu erstellen, um Werbung zu versenden oder um den Nutzer auf einer Website oder über mehrere Websites hinweg zu ähnlichen Marketingzwecken zu verfolgen.
