Diana Walther

Jeden Morgen dasselbe Ritual: erst einloggen, dann in die Remoteverbindung, dann ins eigentliche System. Das alles bevor überhaupt der erste Auftrag angelegt werden kann. Und wehe, die Verbindung hakt gerade dann, wenn ein Kunde am Telefon auf eine Zusage wartet.

Kommt Ihnen bekannt vor?

Dann geht es Ihnen wie vielen Fertigungsbetrieben, die mit einem gewachsenen, aber technisch stehengebliebenen System arbeiten. Die Produktion läuft, aber die Software drumherum bremst mehr, als dass sie hilft.

Was ist PPS-Software – und was hat das mit ERP zu tun?

PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Ein PPS-System ist im Kern ein ERP, das speziell auf Fertigungsprozesse zugeschnitten ist: Es verbindet Einkauf, Disposition, Lager, Vertrieb und Buchhaltung so miteinander, dass die Produktion reibungslos läuft, statt an Schnittstellen zwischen Abteilungen hängenzubleiben.

In der Praxis heißt das: Arbeitspläne bündeln die einzelnen Produktionsschritte inklusive Zeitvorgaben und benötigter Ressourcen. Stücklisten bilden ab, aus welchen Komponenten ein Produkt besteht – auch bei komplexen, mehrstufigen Baugruppen. Und Produktionsaufträge halten fest, was wann in welcher Menge gefertigt werden soll, inklusive Verfügbarkeitsprüfung und Controlling zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten.

Warum Fertigungsunternehmen ein anderes ERP braucht als Handel oder Dienstleistung

Handelsunternehmen kaufen Ware und verkaufen sie weiter. Fertigungsbetriebe verwandeln Rohstoffe in etwas Neues. Genau das macht die Anforderungen komplexer. Es reicht nicht, Lagerbestände zu zählen. Es muss klar sein, welches Rohmaterial für welchen Produktionsauftrag reserviert ist, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge nötig sind und wie viel davon bereits erledigt wurde.

Ein System, das nur für den Wiederverkauf fertiger Ware gebaut wurde, kennt weder Stücklisten noch Arbeitspläne. Genau da scheitern viele Standard-ERPs an der Realität der Fertigung.

Die häufigsten Probleme in der Praxis

Problem #1: Der Materialbedarf wird von Hand geschätzt. Ohne automatische Disposition weiß niemand genau, wie viel Rohmaterial für die nächsten Aufträge wirklich gebraucht wird – bis entweder zu viel oder zu wenig auf Lager liegt.

Problem #2: Stücklisten leben in Excel statt im System. Komplexe Produkte mit mehreren Komponenten werden in Tabellen gepflegt, die niemand außer der einen Person versteht, die sie erstellt hat.

Problem #3: Zugriff aufs System ist eine eigene Hürde. Veraltete Systeme erfordern oft eine Remoteverbindung, bevor überhaupt gearbeitet werden kann – ein Extra-Schritt, jeden Tag, für jeden Vorgang.

Problem #4: E-Rechnung ist mit dem Altsystem schlicht nicht möglich. Was inzwischen für viele Unternehmen Pflicht ist, lässt sich mit technisch veralteter Software gar nicht erst abbilden.

Was ein ERP für Fertigung können muss

Ein System für Fertigungsbetriebe muss vor allem fünf Dinge zuverlässig können: automatische Disposition, die den Materialbedarf selbst ermittelt statt ihn zu erraten, Stücklisten- und Arbeitsplanverwaltung direkt im System, Produktionsaufträge mit Verfügbarkeitsprüfung und Kostencontrolling, eine Lagerverwaltung, die Material auch für einzelne Aufträge reservieren kann, und eine moderne Cloud-Anbindung ohne Remote-Umweg.

Die passende Lösung heißt bei weclapp ERP Handel: ein Paket, das Warenwirtschaft und Produktionsplanung gemeinsam abdeckt, von der Disposition bis zur kompletten Fertigungssteuerung. Enthalten sind:

• automatische Materialbedarfsermittlung mit direkter Umwandlung von Bestellvorschlägen in Bestellungen,
• Lagerverwaltung mit beliebig vielen Lagern und Lagerplätzen inklusive Reservierung für einzelne Produktionsaufträge,
• Stücklisten (auch rekursiv, für komplexe Baugruppen),
• Arbeitspläne mit Zeitvorgaben und Ressourcenzuordnung,
• sowie Produktionsaufträge mit Controlling zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten.

Dazu kommt die Buchhaltung mit DATEV-Export.

Wie das in der Praxis aussieht: PBO Pulverbeschichtung Osterloh

PBO aus Vockerode beschichtet seit 1997 Metallteile für Maschinenbauer und Metallverarbeiter aus der Region – elektrostatisch aufgetragen, bei hoher Temperatur eingebrannt. Was nicht ganz so reibungslos lief wie die Produktion: die IT dahinter. Das alte ERP-System bekam keine Updates mehr, keinen Support-Horizont. Wer auf die Daten zugreifen wollte, musste sich erst in eine Remoteverbindung einloggen. Jeden Tag, für jeden Vorgang.

Gleichzeitig rückte die E-Rechnungspflicht näher, die das Altsystem gar nicht abbilden konnte. Der Wechsel war beschlossen. Nur brachte PBO über 20.000 Artikel mit, gewachsen über Jahre. So ein historisch gewachsener Artikelstamm hat seine eigenen Eigenheiten. Genau die machten den Export aus dem alten System zur eigentlichen Herausforderung.

Wir haben daher weclapp eingeführt: eine Cloud-Lösung, die direkt über den Browser läuft, ganz ohne Remotedesktop. Für die Lagerarbeit kam die weclapp-Lagerapp auf der vorhandenen Hardware dazu, parallel wurde Microsoft 365 implementiert. Die größte Arbeit steckte in der Datenmigration: Über 20.000 Artikel mussten aus dem Altsystem extrahiert, bereinigt und strukturiert überführt werden – kein Copy-Paste, sondern ein eigenes Arbeitspaket. Das Projekt startete im Dezember 2025, die Einrichtung war bis Februar 2026 abgeschlossen. Seitdem arbeitet PBO produktiv mit weclapp und kann E-Rechnungen direkt aus dem System versenden.

Fazit

Ein ERP für Fertigung muss die Produktion abbilden, wie sie wirklich läuft: mit Stücklisten, Arbeitsplänen und einer Disposition, die mitdenkt statt nur zu verwalten. Wer sich jeden Morgen erst durch eine Remoteverbindung kämpfen muss, bevor die eigentliche Arbeit beginnt, hat den ersten Grund für einen Wechsel bereits selbst erlebt.

PS.: Auch bei über 20.000 Artikeln ist ein sauberer Umstieg möglich. PBO ist der Beweis. Fragen Sie uns, wie das bei Ihnen aussehen könnte.

Beratung anfragen

Stellen Sie sich einen Bäckereibetrieb vor, der plötzlich zwei Läden gleichzeitig führt: den in der Fußgängerzone und einen zweiten, unsichtbaren, im eigenen Onlineshop. Kunden bestellen Brot und Brötchen online und holen sie in der Filiale ab. In der Weihnachtssaison kommt der Versand dazu – Stollen, deutschlandweit, per DHL. Bezahlt wird per PayPal. Und jede Bestellung muss am Ende in derselben Warenwirtschaft landen wie der Verkauf an der Ladentheke.

Klingt nach Spezialfall? Ist es nicht. Es ist der ganz normale Alltag für Handelsunternehmen, die online und stationär gleichzeitig verkaufen. Und genau hier zeigt sich, ob ein ERP für Handel wirklich funktioniert oder nur auf dem Papier gut aussieht.

Warum Handel ein anderes ERP braucht als Dienstleistung oder Fertigung

Bei Dienstleistern zählt vor allem Zeit. [Hier geht’s zu unserem ERP-Beitrag für Dienstleister] Bei Handelsunternehmen zählt die Ware – und zwar über mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig hinweg synchron. Ein Artikel, der im Laden verkauft wird, muss im Onlineshop sofort als nicht mehr verfügbar gelten. Ein Artikel, der über einen Marktplatz verkauft wird, genauso. Ohne zentrale Warenwirtschaft verkaufen Sie früher oder später etwas doppelt, das es nur einmal gibt.

Dazu kommen Themen, die reine Dienstleister nie beschäftigen: Disposition und Einkauf, Lagerbestände in Echtzeit, Seriennummern oder Chargen, wenn es um Rückverfolgbarkeit geht, und die Anbindung an Shop-Systeme, Marktplätze, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter. Ein ERP, das primär für Projektarbeit gebaut wurde, hilft hier wenig.

Die häufigsten Probleme in der Praxis

Problem #1: Der Lagerbestand stimmt nie ganz. Ladenverkauf, Onlineshop und Marktplatz laufen in getrennten Systemen. Zwischen den Abgleichen liegen Stunden, manchmal Tage – genug Zeit, um etwas zu verkaufen, das gar nicht mehr da ist.

Problem #2: Bestellungen aus verschiedenen Kanälen landen nicht an einem Ort. Eine Bestellung aus dem Onlineshop, eine vom Marktplatz, eine aus der Filiale: Drei Quellen, die von Hand zusammengeführt werden müssen, bevor überhaupt Ware rausgehen kann.

Problem #3: Versand- und Zahlungsschnittstellen sind Insellösungen. DHL-Label hier, PayPal-Abgleich da, keine Verbindung zur Warenwirtschaft. Jede Bestellung bedeutet doppelte Arbeit – einmal im Shop, einmal im ERP.

Problem #4: Click & Collect wird zum manuellen Sonderfall. Online bestellen, in der Filiale abholen, klingt einfach – ist es aber nur, wenn das System weiß, dass eine online reservierte Ware nicht gleichzeitig im Laden verkauft werden darf.

Problem #5: Die Buchhaltung bekommt die Bestellübersicht von Hand. Ohne Anbindung an die Finanzbuchhaltung muss die Bestellliste aus dem Shopsystem manuell ans Steuerbüro gehen, damit dort die Kontobewegungen abgeglichen werden können. Ein Job, der sich jeden Monat wiederholt – und der eigentlich niemand mehr von Hand machen sollte.

Was ein ERP für Handel können muss

Ein System für Handelsunternehmen muss vor allem sechs Dinge zuverlässig können: eine zentrale Warenwirtschaft, die alle Verkaufskanäle in Echtzeit synchron hält, Disposition und Einkauf, damit Nachbestellungen nicht dem Zufall überlassen bleiben, Lagerverwaltung inklusive Serien- und Chargennummern, direkte Anbindung an Shop-Systeme und Marktplätze statt manueller Doppelpflege, Schnittstellen zu Versand- und Zahlungsanbietern – und eine Anbindung an die Buchhaltung, die den Abgleich mit dem Steuerbüro nicht mehr zur Handarbeit macht.

weclapp bietet dafür das Paket ERP Handel, ausgerichtet auf Produktion, E-Commerce und mehr. Enthalten ist alles aus dem Paket ERP Dienstleistung, dazu ein vollständiges Warenwirtschaftssystem, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung inklusive mobiler Lager-App, Serien- und Chargennummern, Produktion sowie die direkte Anbindung an Shopsysteme wie Shopware, WooCommerce und Shopify und an Marktplätze wie Amazon, eBay und kaufland.de. Über den DATEV-Rechnungsdaten- und Buchungsdatenservice aus dem Bereich Finanzen & Buchhaltung wandert außerdem jede Bestellung automatisch zur Steuerkanzlei – ganz ohne manuell exportierte Bestellübersicht. Das Paket kostet 179 Euro pro Monat und Nutzer bei monatlicher Zahlweise, 163 Euro bei jährlicher Abrechnung.

Damit lässt sich genau das abbilden, was Handelsunternehmen im echten Leben brauchen: Der Onlineshop synchronisiert sich automatisch mit der Warenwirtschaft, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter sind angebunden statt als separates Tool danebenzustehen, Click & Collect – online bestellen, in der Filiale abholen – lässt sich sauber abbilden, weil das System jederzeit weiß, welche Ware wo reserviert ist, und die Kontobewegungen landen automatisch beim Steuerbüro statt in einer Extra-Excel-Liste.

Häufig kommen Handelsunternehmen dabei aus einer ganz typischen Konstellation: eine Warenwirtschaft für den Lagerbestand, ein separates CRM für die Kundenverwaltung, dazwischen keine echte Verbindung. Klassische Insellösungen also – jedes System für sich gut, aber niemand redet miteinander. weclapp ERP Handel bringt Warenwirtschaft und CRM (aus dem Baustein ERP Dienstleistung) in ein einziges System zusammen, sodass Lagerbestand, Kundendaten und Bestellungen an einem Ort liegen.

Fazit

Ein ERP für Handel muss vor allem eines: die Ware im Griff behalten, egal über wie viele Kanäle sie verkauft wird. Wer noch von Hand zwischen Laden, Onlineshop und Marktplatz abgleicht, verliert nicht nur Zeit, sondern früher oder später auch Umsatz – durch Bestellungen, die gar nicht mehr bedient werden können.

PS.: Sie planen gerade selbst den Sprung vom Ladengeschäft in den Online-Verkauf? Wir haben genau dafür schon einige Projekte begleitet. Fragen Sie uns einfach.

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