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Diana Walther

Marketing Specialist
KI onboarding scaled

KI für KMU #1: Der Kollege, der nie schläft

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Erster Arbeitstag: Neues Gesicht im Team. Neue Software auf dem PC.

Die Einarbeitung läuft…. irgendwie. Ein Kollege erklärt, wie man in ERP eine Bestellung anlegt. Eine Führungskraft zeigt, wo die wichtigsten Dokumente liegen. Jemand anderes erklärt kurz die Teams-Struktur. Und drei Tage später fragt der neue Mitarbeiter nochmal. Weil er es aufgrund der Flut an Informationen vergessen hatte aufzuschreiben.

Kennzeichnet das nur kleine Unternehmen? Nein. Es ist der Normalzustand in den meisten KMU.

Das eigentliche Problem ist kein Wissensproblem

Das Wissen ist meist vorhanden. Es steckt in Köpfen, in Ordnern, in E-Mails, in Schulungsunterlagen, die irgendwo auf dem Server schlummern. Doch das Problem ist der Zugang.

Wer weiß schon, in welchem Ordner die Prozessbeschreibung für den Einkauf liegt? Oder wie genau die interne Regelung für die Anlage von Teams-Kanälen aussieht? Oder welcher Ansprechpartner bei einer bestimmten Frage zuständig ist?

Ergebnis: Dieselben Fragen landen immer wieder bei denselben Menschen. Die Führungskraft erklärt zum dritten Mal, wie man ein Ticket erstellt. Der erfahrene Kollege unterbricht seine Arbeit für Fragen, die eigentlich keine sein sollten.

Wie wir das bei uns gelöst haben

Wir haben Microsoft 365 Copilot im Einsatz und nutzen dort die Agenten-Funktion, um genau dieses Problem anzugehen.

Der Gedanke dahinter war simpel: Wir hatten im Zuge unserer weclapp-Einführung ohnehin Anleitungen, Prozessbeschreibungen und Schulungsmaterialien erstellt. Diese Dokumente lagen danach auf dem SharePoint. Von da an wurden sie konsequent als Wissensbasis für einen Copilot-Agenten verwendet. Kein separates Tool. Keine Extraentwicklung. Die Arbeit war damit quasi schon getan.

Unser Agent hat Zugriff auf:

  • Interne Richtlinien (z. B. zur Nutzung von M365-Anwendungen)
  • Onboarding-Materialien zur Teams-Struktur und Zusammenarbeit
  • Prozessbeschreibungen für weclapp: von der Lead-Erfassung bis zur Ticketbearbeitung
  • Hersteller-Whitepaper zu Software, die bei uns im Einsatz ist

Ein neuer Mitarbeiter kann jetzt direkt im Copilot-Chat fragen: „Wie lege ich einen neuen Artikel in weclapp an?“ und bekommt eine Antwort, die auf unserer eigenen Dokumentation basiert. Nicht auf einer generischen KI-Antwort aus dem Internet.

Was kann der Agent?

Er beantwortet Fragen zu Prozessen, Software und internen Abläufen. Schritt-für-Schritt, wenn nötig. Verständlich formuliert, nicht technisch überfrachtet. Und vor allem: auf Basis UNSERER Dokumenten und Verfahren.

Was er nicht kann: Entscheidungen treffen. Vertrauen aufbauen. Den ersten Tag angenehmer machen, weil jemand echtes Interesse zeigt.

Deshalb verweist der Agent bei Fragen, die er nicht beantworten kann, direkt auf die zuständige Führungskraft. Der erste menschliche Kontaktpunkt bleibt ein Mensch. Der Agent übernimmt den Rest: die Fragen, die sich täglich wiederholen und Zeit kosten, ohne dass sie müssten.

Was das in der Praxis bedeutet

Neue Mitarbeiter kommen bei uns schneller an. Nicht weil der Agent Empathie ersetzt, sondern weil sie faktische Orientierung bekommen, ohne jemanden (erneut) fragen zu müssen.

Bestehende Mitarbeiter schlagen Prozesswissen nach, ohne den Kollegen zu unterbrechen. Wer nach drei Monaten nicht mehr weiß, wie die interne Urlaubsregelung funktioniert, fragt einfach und bekommt eine Antwort in Sekunden.

Und das Onboarding neuer Systeme wird schlanker. Die Schulungsunterlagen, die ohnehin erstellt werden, leisten nach der Einführung weiter Arbeit. Sie sind nicht mehr nur PDF-Friedhöfe auf SharePoint.

Lässt sich das auf andere Unternehmen übertragen?

Definitiv. Voraussetzung ist Microsoft 365 mit Copilot sowie Dokumentationen oder Dateien, die strukturiert auf SharePoint liegt. Wer seine Prozesse noch nicht dokumentiert hat, muss das zuerst tun. Das ist keine schlechte Nachricht: Denn die Dokumentationsarbeit zahlt sich doppelt aus. Einmal für die Mitarbeiter. Einmal für den Agenten.

Wir zeigen gern, wie das Setup konkret aussieht und was es braucht, damit ein solcher Agent wirklich nützliche Antworten liefert statt Allgemeinplätze.

ecoDMS

Dokumentenmanagement im Mittelstand: Für wen ist ecoDMS die richtige Wahl ist

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Der Anruf, den niemand gerne bekommt

Der Steuerberater braucht die Eingangsrechnungen aus dem dritten Quartal. Oder das Finanzamt meldet sich und möchte einen Vertrag sehen, der vor zwei Jahren unterschrieben wurde. Oder ein Mitarbeiter im Homeoffice sucht nach einer E-Mail, die nur auf dem Büro-PC liegt.

Solche Situationen sind in kleinen und mittleren Unternehmen keine Ausnahme, sondern Alltag. Dokumente liegen verteilt auf lokalen Laufwerken, in verschiedenen Postfächern, auf USB-Sticks, manchmal noch als Papierausdruck in einem Ordner. Man findet sie irgendwann, aber selten sofort. Und genau das kostet Zeit, die eigentlich anderswo gebraucht wird.

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, löst genau dieses Problem. ecoDMS ist dabei eine der meistgenutzten Lösungen im deutschen Mittelstand, und warum das so ist, erklären wir in diesem Beitrag.

Was ein DMS überhaupt macht, und was nicht

Ein DMS ist keine bessere Dropbox. Es ist auch kein erweiterter Windows-Explorer. Der Unterschied liegt in dem, was nach dem Speichern passiert.

Ein Dokumentenmanagementsystem erfasst Dokumente, reichert sie automatisch mit Metadaten an (Datum, Dokumenttyp, Absender, Schlagworte) und legt sie so ab, dass sie sekundengenell wiedergefunden werden können, unabhängig davon, ob jemand weiß, wie die Datei damals benannt wurde. Eine Volltextsuche durchsucht dabei auch den Inhalt von PDF-Dokumenten oder eingescannten Briefen, sofern eine automatische Texterkennung (OCR) integriert ist. Bei ecoDMS ist das der Fall.

Dazu kommt das Thema Rechtssicherheit. In Deutschland gelten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen klare Regeln. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) und die DSGVO stecken den Rahmen. Dokumente müssen unveränderbar archiviert werden, Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben, und Fristen müssen eingehalten werden. Das alles lässt sich mit einem Netzlaufwerk nicht abbilden. Ein zertifiziertes DMS schon.

Die häufigsten Probleme, die Unternehmen zu uns bringen

Wer zum ersten Mal über ein DMS nachdenkt, tut das meistens nicht, weil er gerne neue Software einführt. Sondern weil irgendetwas nicht mehr funktioniert. Das sind die Situationen, die wir am häufigsten hören:

  • Dokumente sind nicht auffindbar: Jeder hat seine eigene Ablagelogik. Was der eine unter „Kunde_Müller_2023″ speichert, sucht der nächste unter „Auftragsbestätigung_März“. Im Ergebnis verbringt ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern schnell mehrere Stunden pro Woche allein mit der Suche nach vorhandenen Dokumenten.
  • Kein Zugriff aus dem Homeoffice: Wer nicht im Büro ist, kommt nicht an die Unterlagen. Entweder fehlt ein sauberes Zugriffskonzept, oder die Dokumente liegen schlicht nur lokal.
  • Keine Versionskontrolle: Welche Version eines Angebots wurde tatsächlich verschickt? Welche AGB hatte man im letzten Jahr? Ohne DMS ist das oft nicht mehr nachvollziehbar.
  • Compliance-Risiken: Fristen für Aufbewahrungspflichten werden versehentlich nicht eingehalten. Dokumente werden gelöscht, die noch hätten aufbewahrt werden müssen, oder umgekehrt.
  • Papierdokumente als Datengräber: Eingehende Post wird eingescannt, aber nicht durchsuchbar gemacht. Der Stapel wächst, die Auffindbarkeit bleibt auf dem Stand von 1995.

Wenn die bisherige Lösung an ihre Grenzen stößt

Viele Unternehmen starten mit dem, was gerade vorhanden ist: dem integrierten Archivierungsmodul ihrer Buchhaltungssoftware, einem freigegebenen Ordner auf dem Server oder einer Cloud-Ablage. Das funktioniert für einen bestimmten Zweck, zum Beispiel für Eingangsrechnungen aus der Buchhaltung, oft gut genug.

Sobald aber das gesamte Unternehmen davon profitieren soll, werden die Grenzen sichtbar. Solche integrierten Module decken in der Regel nur einen Ausschnitt des Dokumentenaufkommens ab. Verträge, HR-Dokumente, Korrespondenz, Projektunterlagen: All das fällt durch das Raster. Dazu kommt: Speicherkapazitäten sind oft begrenzt, Suchmöglichkeiten rudimentär, und ein unternehmensweites Rechte- und Zugriffskonzept fehlt ganz.

Der Punkt, an dem Unternehmen anfangen, ernsthaft über ein eigenständiges DMS nachzudenken, ist oft genau dieser: Die bestehende Lösung macht das, wofür sie gebaut wurde. Aber eben nicht mehr.

ecoDMS: Was die Software konkret leistet

ecoDMS ist ein lokal installierbares Dokumentenmanagementsystem, das speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Die wichtigsten Eigenschaften:

Preis und Lizenzmodell

Der Einstieg kostet einmalig ab 89 Euro pro Arbeitsplatz, ohne laufende Abogebühren. Updates sind im gewählten Updatezeitraum (24 oder 48 Monate) kostenlos enthalten. Wer keine Abo-Falle will und trotzdem eine professionelle Lösung braucht, findet hier ein Modell, das im Markt kaum Vergleichbares hat.

Bedienung

Dokumente werden per Drag & Drop ins System gezogen. Die Suche funktioniert wie bei Google: Suchbegriff eingeben, Ergebnis erscheint. OCR macht auch eingescannte Dokumente vollständig durchsuchbar. Es gibt Plugins für Office und E-Mail-Clients, sodass Dokumente direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus archiviert werden können.

Technische Flexibilität

ecoDMS läuft auf Windows, macOS und Linux. Der Zugriff ist per Desktop-Client oder über einen Webclient möglich, also auch mobil vom Tablet oder Smartphone. Die Frage „On-Premise oder Cloud?“ beantwortet jedes Unternehmen für sich selbst.

Rechtssicherheit

Die revisionssichere Archivierung mit ecoDMS wurde nach IDW PS 880 geprüft. GoBD-Konformität und DSGVO-konforme Datenhaltung sind eingebaut, keine Extras.

Für die 30-tägige kostenlose Testphase ist kein Kreditkarteneintrag notwendig. Der volle Funktionsumfang steht direkt zur Verfügung.

ecoDMS, amagno oder d.velop: Was passt zu wem?

Lexware archivierungecoDMSamagno
ZielgruppeBestehende Lexware-Nutzer mit buchhalterischem FokusKMU, 1 bis ca. 50 ArbeitsplätzeKMU mit Prozessfokus
HauptstärkeNahtlose Integration in Lexware-Produkte, automatische BelegarchivierungEinfacher Einstieg, günstiges LizenzmodellKollaboratives Arbeiten, teambasierte Workflows
LizenzmodellAbonnement, ab 23,63 Euro/Monat inkl. MwSt.Einmalig ab 125 Euro pro ArbeitsplatzAbonnement
Speicher5 GB im Basispaket, kostenpflichtige Erweiterung möglichKein Datenlimit (eigene Infrastruktur)Abhängig vom Tarif
BetriebsmodellCloudClient-Server-System, lokal installierbar; Cloud-Hosting über externe Partner möglichOn-Premise, Cloud oder Hybrid
DokumententypenPrimär buchungsrelevante Belege und E-MailsAlle Dokumente im UnternehmenAlle Dokumente im Unternehmen
Besonders geeignet, wenn…Lexware bereits im Einsatz ist und Belege aus der Buchhaltung automatisch archiviert werden sollenEin vollständiges, unternehmensweites DMS ohne laufende Abokosten gefragt istDokumente aktiv in Freigabe- und Teamprozesse eingebunden werden sollen

Fazit: Kein Hexenwerk, aber ein echter Unterschied

Dokumentenmanagement klingt nach einem internen IT-Thema. In der Praxis ist es eines der wenigen Dinge, die sich im Arbeitsalltag fast sofort bemerkbar machen, sobald man einmal erlebt hat, wie schnell ein Dokument gefunden, ein Beleg revisionssicher abgelegt oder eine E-Mail aus dem Archiv heraus weitergeleitet werden kann.

ecoDMS ist für die meisten KMU ein sinnvoller Einstieg: verständlich, bezahlbar, rechtssicher. Wer sich das erstmal in Ruhe anschauen möchte, hat dazu drei Möglichkeiten:

  • 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte, mit vollem Funktionsumfang: Testlizenz anfordern
  • Kostenfreie Info-Veranstaltungen: „Dokumentenmanagement mit ecoDMS“, kostenlos, online, 1 Stunde: Zur Anmeldung
  • Persönliche Beratung: Wer konkrete Fragen hat oder wissen will, ob ecoDMS zur eigenen Situation passt: Beratungstermin buchen

KI kmu

KI im Mittelstand: Vom Buzzword zur konkreten Anwendung

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KI hier. KI da. Kaum eine Messe, kaum ein Newsletter, kaum ein Gespräch unter Unternehmern, in dem das Thema nicht auftaucht.

Meistens klingt es dabei ungefähr so: Das Thema veraendert alles. Oder: Wer da nicht mitmacht, wird abgehaengt.

Und dann? Sitzt man wieder am Schreibtisch, hat einen vollen Kalender, 47 offene E-Mails und fragt sich: Was soll ich jetzt konkret damit anfangen?

Genau da setzt unsere Blogserie an.

Was diese Serie ist und was sie nicht ist

Wir sind kein KI-Forschungsinstitut. Wir sind ein IT-Systemhaus aus Chemnitz, das täglich mit kleinen und mittelständischen Unternehmen arbeitet. Diese haben echte Probleme und begrenzten Ressourcen.

Deswegen gibt es hier kein Technik-Blabla und keine Zukunftsszenarien, die in der mittelständischen Praxis nicht funktionieren.

Was Sie in dieser Serie bekommen: konkrete KI-Szenarien, die in Ihrer Unternehmensgröße funktionieren. Wann lohnt sich der Einsatz? Was brauche ich dafür? Und was bringt es wirklich?

Wir fangen bewusst klein an. Sie brauchen dafür keine neue Software, keine IT-Abteilung und kein großes Budget. Sie brauchen das, was wahrscheinlich schon auf Ihren Rechnern läuft: Microsoft 365.

Wie funktioniert KI eigentlich?

Bevor wir über konkrete Anwendungsfälle sprechen, lohnt ein kurzer Blick unter die Haube. Keine Sorge! Wir halten es wirklich kurz.

Was wir heute als KI kennen, sind sogenannte Large Language Models, kurz LLM. Stellen Sie sich vor, jemand hätte Unmengen an Text gelesen: Bücher, Artikel, Dokumentationen, Webseiten. Nicht um sich alles zu merken, sondern um Muster zu erkennen. Wie hängen Wörter zusammen? Wie wird eine Frage beantwortet? Wie ist ein Bericht aufgebaut?

Wenn Sie jetzt eine Aufgabe eingeben, berechnet das Modell, welche Antwort statistisch am wahrscheinlichsten passt, basierend auf allem, was es gelernt hat. Das Ergebnis klingt oft erschreckend menschlich. Aber KI denkt nicht, denn sie schlussfolgert nicht wie ein Mensch. Sie ist lediglich gut darin, aus riesigen Datenmengen das statistisch Passendste herauszuziehen und zu formulieren.

Das ist auch schon alles.

Warum das für KMU relevant ist

Früher war KI etwas für Konzerne mit Datenwissenschaftlern im Keller. Das hat sich geändert. Die Technologie steckt inzwischen in normalen Büroanwendungen — und landet damit direkt in Ihrem Arbeitsalltag.

Texte zusammenfassen. E-Mails formulieren. Protokolle erstellen. Daten in Excel auswerten. Das sind keine Zukunftsszenarien. Und mit etwas mehr Aufwand lassen sich darüber hinaus wesentlich konkretere Aufgaben umsetzen, auf die wir in den nächsten Beiträgen eingehen.

Warum wir mit Microsoft Copilot starten

Es gibt inzwischen unendlich viele KI-Werkzeuge: ChatGPT, Claude, Gemini und viele weitere. Die Frage ist nicht, welches davon am besten ist. Die Frage ist: Was funktioniert in Ihrer Praxis am besten?

Wenn Sie Microsoft 365 nutzen — also Outlook, Word, Excel, Teams — dann ist Microsoft Copilot bereits tief in diese Anwendungen integriert. Kein separater Login, keine neue Oberfläche, kein Umgewöhnen. Copilot sitzt direkt dort, wo Sie arbeiten. In Outlook neben Ihrer E-Mail. In Word neben Ihrem Dokument. In Teams neben Ihrer Besprechung.

Damit haben Sie weder zusätzlichen Einrichtungsaufwand, noch extra Zugangsdaten.

Ein Punkt, der in der Praxis oft unterschätzt wird: Wenn Sie Unternehmensdaten in ein externes KI-Tool eingeben, verlassen diese Daten Ihr Unternehmen. Was damit passiert, hängt von den jeweiligen Nutzungsbedingungen ab. Microsoft Copilot ist in Ihren bestehenden M365-Tenant eingebunden. Ihre Daten bleiben in Ihrer M365-Umgebung. Das ist rechtlich ein deutlicher Unterschied.

Was ist mit ChatGPT, Claude & Co.?

Ja, die gibt es. Und ja, die sind in vielen Bereichen leistungsfähig — in bestimmten Aufgaben sogar mächtiger als Copilot.

Aber: Wer diese Tools mit den eigenen Unternehmensdaten, den eigenen Systemen und dem eigenen Workflow verbinden will, braucht technische Integration. Das ist machbar, aber es ist ein Projekt. Mit Aufwand, Kosten und Betreuungsbedarf.

Für den Einstieg gilt deshalb: Fangen Sie dort an, wo die Hürde am niedrigsten ist. Für die meisten unserer Kunden ist das das Microsoft-Ökosystem. Wenn Ihr Bedarf wächst und spezifischere Anforderungen entstehen, schauen wir gemeinsam weiter.

Wichtig: Das ist keine Wertung gegen andere LLMs. Es geht um den pragmatischen Einstieg. Wenn Ihr Bedarf wächst und spezifischere Anforderungen entstehen, schauen wir gemeinsam weiter.

Was Sie in den nächsten Beiträgen erwartet

Wir gehen konkrete Szenarien durch. Kein Theoretisieren — echte Aufgaben aus dem Büroalltag.

Dabei zeigen wir nicht nur, was KI kann, sondern auch, wo die Grenzen sind. Was funktioniert gut? Was liefert schlechte Ergebnisse, wenn man nicht aufpasst? Wo spart man wirklich Zeit?

Geplant sind unter anderem:

  • Bestellungen direkt aus E-Mails ins ERP-System übertragen,
  • Mitarbeitern das Unternehmenswissen zugänglich machen,
  • Besprechungen automatisch zusammenfassen lassen.

Unsere Serie wird sich sukzessiv weiterentwickeln. Denn wir zeigen Ihnen hier nicht nur, welche Anwendungsszenarien wir bei uns selbst nutzen, sondern auch, wie andere Mittelständler die Potenziale in Ihren Unternehmen ausschöpfen.

Und wenn Sie ein konkretes Szenario haben, das Sie beschäftigt: Schreiben Sie uns einfach.

Fazit

KI ist kein Buzzword mehr. Sie ist Werkzeug. Wie jedes Werkzeug nützlich, wenn man weiß, wofür man es einsetzt. Mit einem Hammer werden Sie kein Spiegelei braten — aber zum Bilderaufhängen ist er ziemlich praktisch.

Im nächsten Beitrag schauen wir uns den ersten konkreten Anwendungsfall an: Wie gelangen Bestellungen per E-Mail automatisch ins ERP-System?

Anwendungsszenarien beleuchtet

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KI für KMU #1: Der Kollege, der nie schläft

Neue Mitarbeiter, immer dieselben Fragen, zu wenig Zeit. Wie ein Copilot-Agent das löst – und warum die halbe Arbeit schon getan ist.
IT Sprechstunde

Wenn das Chaos zur Routine wird: Wie Sie Ihren Digitalisierungs­­­einstieg richtig anpacken

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Sie kennen das Gefühl wahrscheinlich. Montagmorgen, 8:15 Uhr. Jemand aus dem Team fragt nach dem Status eines Auftrags. Zwei Kollegen suchen in drei verschiedenen Ordnern. Einer öffnet Excel, einer Outlook, einer ruft den Kunden kurzerhand selbst an. Zehn Minuten später hat man eine Antwort …

… und das war eigentlich noch ein guter Tag.

Wenn das Ihre Realität ist: keine Sorge, Sie sind damit nicht allein. Und noch wichtiger: Es lässt sich etwas dagegen tun. Nicht mit einem Millionenprojekt, nicht mit monatelanger Agentur-Odyssee, sondern mit einem klaren Kopf, dem richtigen Startpunkt und ein bisschen Bereitschaft zur Veränderung.

Das eigentliche Problem sitzt nicht im Markt

Gerade in mittelständischen Unternehmen hört man viel über die „großen“ Themen: Fachkräftemangel, schwierige Wirtschaftslage, politischer Gegenwind. All das ist real und belastet. Aber wenn man ehrlich hinschaut, woran Unternehmen im Alltag wirklich kranken, sieht das meist anders aus.

Da sind Abläufe, die niemand wirklich kennt außer dem einen Kollegen, der seit 15 Jahren dabei ist. Da sind Daten, die gleichzeitig in Outlook, Excel, einer alten Fakturasoftware und auf Post-its existieren. Da sind Mitarbeiter, die täglich dieselben Informationen mehrfach eintippen, weil die Systeme nicht miteinander reden. Und da ist das ständige Reagieren: auf Fehler, auf fehlende Informationen, auf Dinge, die eigentlich längst geregelt sein sollten.

Die Folge? Zeitverluste, die sich schnell in vierstelligen Stundenzahlen pro Jahr summieren. Wissen, das verloren geht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Und ein latentes Risiko, das bei jedem kleinen Ausfall spürbar wird.

Das Gute daran: Diese Probleme lassen sich lösen. Und zwar ohne sechsstellige IT-Budgets oder jahrelange Implementierungsprojekte.

Daten und Tun – die zwei Grundlagen jeder Digitalisierung

Wer mit Digitalisierung anfängt, bekommt oft einen Buzzword-Sturm um die Ohren: KI, ERP, Industrie 4.0, Cloud, CRM, Automatisierung. Das alles hat seine Berechtigung. Aber bevor man darüber nachdenkt, welches System man einführen möchte, lohnt sich ein Blick auf das Fundament.

Jede erfolgreiche Digitalisierung steht auf zwei Säulen: Daten und Tun.

Daten meint: die Stammdaten Ihres Unternehmens. Ihre Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Leistungen, Abläufe. Das klingt nach Selbstverständlichkeit, ist es aber in der Praxis oft nicht. Kundenadressen liegen im Fakturaprogramm und im Visitenkartenständer. Gesprächsnotizen existieren im Kopf des Außendienstlers. Verträge schlummern irgendwo in einem Ordner, vielleicht digital, vielleicht analog, vielleicht beides. Und gepflegt werden diese Daten? Im Prinzip nie.

Saubere, zentral verfügbare Daten sind keine nette Ergänzung. Sie sind die Voraussetzung für alles, was danach kommen soll. Prozesse können nur automatisiert werden, wenn das System weiß, wann, was, für wen und wohin. Ohne diese Basis bleibt jede Software ein teures Werkzeug, das keiner richtig nutzt.

Die zweite Säule ist das Tun. Denn das ist das eigentliche Hindernis, das viele Unternehmen seit Jahren bremst. Man weiß irgendwie, dass sich etwas ändern müsste. Aber dann kommt das Tagesgeschäft und das Thema verschiebt sich wieder. Die Lösung: irgendwann muss der erste Schritt gemacht werden: strukturiert, aber ohne Perfektion als Voraussetzung.

Der Weg: sieben Phasen, die wirklich funktionieren

Aus mehr als 25 Jahren Erfahrung mit Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branche lässt sich eines sagen: Es gibt keine Einheitslösung. Aber es gibt eine Reihenfolge, die immer funktioniert.

Phase 1: Skepsis zulassen

Der Startpunkt ist die ehrliche Bestandsaufnahme. Was läuft nicht rund? Wo verlieren wir Zeit? Was nervt die Mitarbeiter täglich? Dieser Schritt klingt banal, wird aber oft übersprungen. Wer hier gründlich ist, spart sich später viel Geld.

Phase 2: Analyse und Zieldefinition

Mit externer Unterstützung werden die gesammelten Themen strukturiert. Welche Systeme sind schon da? Wo sind Schwachstellen? Was soll am Ende besser sein und was muss dafür passieren?

Phase 3: Lösung finden

Kein System kann alles. Deshalb geht es hier darum, Prioritäten zu setzen: Was ist ein Must-Have, was wäre schön, aber verzichtbar? Und genauso wichtig: Kann das System von den Mitarbeitenden wirklich bedient werden? Das beste Tool nützt nichts, wenn es niemand benutzt.

Phase 4: Wirtschaftlich rechnen

Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sie ist eine Nutzenfrage. Wer die aktuellen Systemkosten, die eingesparte Zeit und die neuen Möglichkeiten gegenüberstellt, kommt in vielen Fällen zu einem klaren Ergebnis:

Nicht investieren ist das eigentlich teure.

Phase 5: Umsetzen und schulen

Die Umsetzung selbst ist in der Regel kein Hexenwerk. Was Projekte scheitern lässt, ist meistens nicht die Technik, sondern fehlende Kommunikation, mangelnde Einbindung der Mitarbeitenden und übersprungende Schulungen. Wer alle mitnimmt, hat gewonnen.

Phase 6: Go-Live und danach

Der Start ins neue System ist ein Moment, kein Endpunkt. Die ersten Wochen brauchen Begleitung, Geduld und klare Ansagen der Führungsebene. Danach beginnt das Ausschöpfen der Möglichkeiten: neue Vertriebskanäle, flexiblere Arbeitszeiten, aktive Kundenakquise auf Basis echter Daten.

Phase 7: Regelmäßig überprüfen

Unternehmen verändern sich. Märkte verändern sich. Wer einmal im Jahr einen halben Tag investiert, um zu fragen „Was hat sich verändert, was müssen wir anpassen?“, bleibt langfristig auf Kurs.

Was heute schon möglich ist

Und dann ist da noch der Ausblick und der ist ehrlich gesagt spannend. KI-gestützte Zusammenfassungen von Meetings, automatische Datenerfassung aus Bestellungen unterschiedlichster Formate, intelligente Stammdatenpflege, die Adressen und Kontaktdaten selbstständig aktuell hält: Das alles ist keine Zukunftsmusik mehr. Es ist heute nutzbar.

Der Haken: Wer noch mit verteilten Insellösungen und ungepflegten Daten arbeitet, kann von diesen Möglichkeiten nicht profitieren. KI braucht Kontext und den liefern saubere, strukturierte, zentral verfügbare Daten. Das Fundament von heute ist also gleichzeitig der Schlüssel zu dem, was morgen möglich ist.

Die Frage ist nicht ob, sondern wie

Viele Unternehmer wissen längst, dass sie etwas ändern müssen. Die Frage ist selten das Ob, manchmal das Wann, aber meistens das Wie. Wo anfangen? Was kostet das wirklich? Welche Lösung passt zu uns?

Im Rahmen unserer ptc-Hausbesuche beleuchten wir Ihre konkreten Baustellen vor Ort.

Was sind Ihre größten Hebel? Welche Systeme könnten sinnvoll zusammenspielen? Und was wäre ein realistischer erster Schritt?

TeleDenta SuccessStory Banner

TeleDenta GmbH – Moderne IT und zuverlässiger Support

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Die TeleDenta GmbH aus Chemnitz vertreibt kieferorthopädische und zahnmedizinische Produkte in ganz Europa und darüber hinaus. Seit Jahren arbeitet das Unternehmen erfolgreich mit der ptc premium technologies GmbH zusammen – für IT-Infrastruktur und Software-Support aus einer Hand.

Vorteile im Überblick

  • Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einem festen IT-Partner
  • Moderne, sichere IT-Infrastruktur als Wachstumsgrundlage
  • Ganzheitlicher Support für alle Systeme aus einer Hand
  • Minimale Ausfallzeiten dank präziser Systemkenntnis
  • Mehr Sicherheit durch aktuelles Backup- und Passwortkonzept

Die Ausgangslage

Nach vielen Jahren zuverlässigen Betriebs zeigte die IT-Landschaft bei TeleDenta erste Alterungserscheinungen: Ein physischer Server, der über acht Jahre seinen Dienst getan hatte, Arbeitsplatzrechner ohne Windows 11-Unterstützung und ein Sicherheitskonzept, das mit den heutigen Anforderungen nicht mehr Schritt hielt.

Gleichzeitig lief der Betrieb bestens: Die Lexware Warenwirtschaft Premium bildete die Geschäftsprozesse ab, der Shopware-Onlineshop unter www.teledenta.com versorgte Kunden, Microsoft 365 unterstützte die tägliche Zusammenarbeit, und die d.velop documents-Plattform organisierte alle Dokumente. Diese bewährten Abläufe durfte die Modernisierung keinesfalls stören.

Die Lösung

Auf Basis der langjährigen Partnerschaft entwickelte das ptc-Team eine Modernisierungsstrategie, die perfekt zum Alltag von TeleDenta passte:

  • Neue Server-Infrastruktur
    Ein Wortmann Terra Server mit Virtualisierung sorgt jetzt für flexible, ausfallsichere Dienste.
  • Zentrales Backup
    Ein Synology NAS bildet das Herzstück eines komplett überarbeiteten Sicherungskonzepts.
  • Moderne Arbeitsplätze
    Neue, Windows 11-fähige Clients ersetzen die alte Hardware.
  • Erhöhte Sicherheit
    Aktualisierte Passwortrichtlinien und ein zeitgemäßes Backup-Konzept schützen die Unternehmensdaten.

Der entscheidende Vorteil: Weil beide Seiten sich kennen und vertrauen, ließ sich die Umstellung so planen, dass Ausfallzeiten minimal blieben. Nach dem Go-Live gab es nur wenige Rückfragen zu individuellen Einstellungen – der beste Beweis für eine gelungene Umsetzung.

Das Ergebnis

TeleDenta arbeitet heute auf einer modernen, sicheren IT-Basis – betreut vom vertrauten Partner, der nicht nur die Technik, sondern auch das Unternehmen kennt. Die virtualisierte Struktur schafft Raum für weiteres Wachstum, die Daten sind besser geschützt, und die Systeme laufen stabil.

Besonders wertvoll: Ob Warenwirtschaft, Onlineshop, Microsoft 365 oder Dokumentenmanagement – für alle Fragen gibt es einen Ansprechpartner, der das gesamte Umfeld versteht und schnell helfen kann.

Stimmen aus dem Unternehmen

„Wir arbeiten seit vielen Jahren vertrauensvoll zusammen – vom Server über die Arbeitsplätze bis zu Lexware, Shopware und Microsoft 365. Die Modernisierung war für uns ein wichtiger Schritt, um wieder auf dem neuesten Stand zu sein. Sie hat gezeigt, wie wertvoll diese gewachsene Partnerschaft ist. Wir wissen unsere Systeme in guten Händen und können uns auf schnelle Hilfe verlassen, wenn wir sie brauchen.“

Dr. Issam El Naib, Geschäftsführer, TeleDenta GmbH

ptc weclapp Banner2

prem-tec – Mehr Transparenz und schnellere Prozesse mit weclapp

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Die ptc premium technologies GmbH begleitet Unternehmen bei ihrer Digitalisierung und optimiert IT-Prozesse. Als der bisherige Vertriebspartner wechselte und die technischen Grenzen des bestehenden ERP-Systems immer deutlicher wurden, stand eine Entscheidung an: Welches System bietet die nötige Performance, einfachere Prozesse und bessere Automatisierung für die Zukunft?

Vorteile im Überblick

  • Spürbar höhere Performance in allen Geschäftsbereichen – vom Laden der Daten bis zur Auswertung
  • Transparenter Überblick über Daten, Prozesse und Auslastung auf einen Blick
  • Schnellere und genauere Auswertungen als verlässliche Basis für Entscheidungen
  • Vereinfachte Kernprozesse bei Verträgen, Tickets, Projekten und Angeboten
  • Nahtlose Integration durch APIs, Schnittstellen und M365-Anbindung – ohne Medienbrüche
  • Zukunftsfähige Plattform für Erweiterungen wie Plugins oder Shop-Anbindungen

Ausgangslage / Herausforderung

Das bisherige ERP-System Haufe X360 zeigte zunehmend deutliche Schwächen: Die Performance ließ nach, selbst einfache Abfragen dauerten zu lange. Datenstrukturen wurden über die Jahre unübersichtlich und schwer nachvollziehbar. Wichtige Features wie die Buchhaltung funktionierten nicht stabil – ein unhaltbarer Zustand für ein wachsendes Unternehmen.

Dazu kamen fehlende oder nur eingeschränkt funktionierende Schnittstellen zu anderen Systemen. Das erschwerte die Zusammenarbeit zwischen den Tools und führte zu manuellen Workarounds, die Zeit kosteten und Fehlerquellen schufen. Betroffen waren zentrale Bereiche wie Buchhaltung, Verträge und Projekte – also das Rückgrat der täglichen Arbeit.

Als der Vertriebspartner wechselte und damit auch die Kostenstruktur unter Druck geriet, wurde klar: Ein Wechsel ist unvermeidbar. Die Anforderung war eindeutig – ein System, das effiziente Workflows ermöglicht, ohne steigende Kosten und ohne technische Kompromisse eingehen zu müssen.

Lösung / Umsetzung

Die Entscheidungsfindung – gemeinsam und fundiert

Die Wahl des richtigen Systems sollte keine Bauchentscheidung sein. Deshalb testete das Team mehrere ERP-Lösungen ausführlich im praktischen Einsatz. Verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen – von der Buchhaltung über den Vertrieb bis zum Support – arbeiteten parallel mit den Systemen, prüften Funktionen und dokumentierten ihre Erfahrungen.

Diese intensive Testphase zahlte sich aus: Die Anforderungen waren klar definiert, die Unterschiede zwischen den Systemen wurden greifbar. Am Ende fiel die Entscheidung im Team auf weclapp. Ausschlaggebend waren drei Faktoren, die in der Praxis überzeugt hatten: Performance, Funktionsumfang und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Eingeführt wurden die Module ERP Handel, Helpdesk und Verträge – genau die Bereiche, die im Alltag den größten Einfluss auf die Produktivität haben.

Der Migrationsprozess – strukturiert und datengetrieben

Die Migration der bestehenden Daten erfolgte über eine API-basierte Schnittstelle. Das bedeutet: Statt Daten manuell zu exportieren, aufzubereiten und neu einzupflegen, kommunizierten die beiden Systeme direkt miteinander über eine standardisierte Programmierschnittstelle. Das alte System stellte die Daten strukturiert bereit, das neue System übernahm sie automatisiert.

Dieser technische Ansatz brachte entscheidende Vorteile: Die Datenqualität blieb durchgängig hoch, weil die Informationen nicht durch mehrere Exportformate oder manuelle Bearbeitungsschritte liefen. Die Übernahme verlief schnell und in sich konsistent. Artikel, Kunden, Lieferanten, Verträge, Tickets und Aktivitäten – all diese Datensätze wurden sauber und vollständig übernommen. Zeitaufwändige manuelle Nacharbeiten, wie sie bei klassischen CSV-Importen üblich sind, entfielen weitgehend.

Klare Funktionen ohne unnötige Anpassungen

Aktuell läuft das System ohne zusätzliches Customizing. Die Standardfunktionen von weclapp decken die Anforderungen vollständig ab – ein weiterer Vorteil, der Kosten spart und die Wartung vereinfacht. Wichtige Schnittstellen wie die Anbindung an Onlineshops sind bereits im Standard enthalten und müssen nicht erst aufwändig entwickelt werden.

Für die Zukunft sieht ptc vor allem in zwei Bereichen weiteres Potenzial: Künstliche Intelligenz und Automatisierung. Die Plattform ist technisch so aufgebaut, dass sich KI-gestützte Funktionen – etwa für intelligente Datenauswertungen oder automatisierte Prozessvorschläge – nahtlos integrieren lassen. Das System wächst mit den Anforderungen und bleibt dabei flexibel für neue Technologien.

Das Ergebnis

Heute hat ptc einen transparenten Überblick über alle Geschäftsbereiche. Die Datenbasis für strategische und operative Entscheidungen ist deutlich besser. Prozesse laufen schneller und fehlerärmer, weil das System die Informationen sofort verfügbar macht und Zusammenhänge klar darstellt. Die Performance hat in allen Bereichen spürbar zugelegt – von der Vertragsanlage über Leads und Angebote bis zu Aufträgen, Projekten, Tickets und Einkauf.

Besonders wertvoll sind drei Aspekte: Die nahtlose M365-Anbindung sorgt dafür, dass E-Mails, Dokumente und Kalendereinträge direkt im ERP verfügbar sind. Die automatische Eingangsbelegerkennung erfasst Rechnungen und Lieferscheine ohne manuelle Erfassung. Und die Vielzahl verfügbarer Schnittstellen macht es einfach, weitere Tools anzubinden, ohne aufwändige Sonderentwicklungen.

Was früher manuell und zeitaufwändig war, läuft jetzt automatisiert im Hintergrund. Das schafft Freiraum für das, was wirklich zählt: die Arbeit mit den Kunden und die Weiterentwicklung der eigenen Dienstleistungen.

Stimmen aus dem Projekt

„Der Wechsel auf weclapp war die richtige Entscheidung. Wir haben schnell spürbare Verbesserungen gesehen – nicht nur bei der Performance, sondern vor allem bei der Transparenz über alle Bereiche hinweg. Die API-basierte Migration hat uns eine sehr gute Datenqualität beschert, ohne dass wir Wochen mit manuellen Korrekturen verbringen mussten. Und das System ist so aufgebaut, dass wir flexibel erweitern können, wenn neue Anforderungen kommen. Genau das brauchen wir für die Zukunft.“

Peter Weißflog, Geschäftsführer, ptc premium technologies GmbH

srcc

Smart Rail Connectivity Campus – Veranstaltungs­management digitalisiert mit Bitrix24

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Der Smart Rail Connectivity Campus (SRCC) in Annaberg-Buchholz ist eine Forschungs- und Entwicklungseinrichtung für den digitalen Schienenverkehr sowie nachhaltige Mobilität. In Zusammenarbeit leisten die TU Chemnitz, die Stadt Annaberg-Buchholz und viele weitere Netzwerkpartner Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsarbeiten zur digitalisierten, vernetzten, automatisierten und nachhaltigen, d. h. ökonomisch, ökologisch sowie sozial effektiven und effizienten, Mobilität. Das Gesamtvorhaben ist nicht nur ein Bündnis im Rahmen des Förderprogramms „WIR! – Wandel durch Innovation in der Region“, sondern auch ein Standort des Deutschen Zentrums Mobilität der Zukunft (DZM)

Um einen dauerhaften Innovationsknotenpunkt im Erzgebirge zu etablieren, veranstaltet der SRCC gemeinsam mit Partnern aus Wirtschaft, Forschung und Politik aller zwei Jahre die Digital Rail Convention (DRC). Für die Organisation der Digital Rail Convention 2025 suchte das SRCC-Team eine Lösung, um Ticketverkauf, Teilnehmermanagement und Check-in effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Die Wahl fiel auf Bitrix24 – und das mit gutem Grund.

Vorteile im Überblick

  • Automatisierter Ticketverkauf mit QR-Code und CRM-Anbindung
  • Teilnehmerlisten direkt aus dem System exportierbar
  • Reibungsloser Check-in-Prozess mit Echtzeit-Übersicht
  • Entlastung des SRCC-Teams durch digitale Workflows und Trigger
  • Outlook-Anbindung für zentrale Kommunikation
  • DSGVO-konforme Umsetzung

Ausgangslage / Herausforderung

Der SRCC organisierte bisher seine Veranstaltungen über eine Kombination aus einer WIX-Webseite und Microsoft Dynamics Sales Pro. Dort mussten die Eventfunktionen jedoch kostenpflichtig hinzugebucht werden, was das Budget stark belastete. Gleichzeitig war die manuelle Verwaltung der Teilnehmerdaten über Formulare und Excel-Listen zeitaufwendig . Besonders bei Veranstaltungen mit bis zu 300 Teilnehmenden, wie der Digital Rail Convention, stieß das SRCC-Team an seine Grenzen.

Die Herausforderung bestand darin, ein System zu finden, das alle Prozesse integriert, einfach zu bedienen ist und sich flexibel an die komplexen Anforderungen des SRCC anpassen lässt.

Lösung / Umsetzung

Die Entscheidung fiel auf Bitrix24 Professional. Das System wurde gemeinsam mit dem SRCC-Team konfiguriert und in mehreren Schulungsphasen eingeführt. Dabei wurden folgende Module und Funktionen genutzt:

CRM & Ticketshop

Der Ticketverkauf erfolgt über eine eigene Domain, die direkt in Bitrix hinterlegt wurde. Der Onlineshop ist vollständig mit dem CRM verbunden: Alle Buchungen erzeugen automatisch einen Deal im CRM, aus den Checkout-Daten werden Kontakte und Unternehmen angelegt. Nach dem Online-Check-In erhalten die Teilnehmer einen QR-Code, welcher beim On-Boarding am Event-Tag eingescannt wird. Zusätzlich erhalten sie ihr Ticket mit Tagesablauf. Die Buchung und die Teilnehmerregistrierung sind getrennt möglich: ein wichtiger Punkt, da oft Assistenzen oder Einkaufspersonal für andere Personen buchen.

Automatisierung der Prozesse

Im CRM wurden zwei zentrale Pipelines eingerichtet:

  • Ticketbuchung: Diese Pipeline bildet den gesamten Bestellprozess ab – von der Buchung bis zur Rechnung. Die Phasen reichen von „Bestelleingang“ über „Angebot versendet“ bis „Rechnung offen“ oder „Storno“. In den Phasen steuern Automatisierungsregeln und Trigger den weiteren Verlauf, z. B. den Versand von Angeboten oder die Übergabe an die Buchhaltung.
  • Check-in: Sobald ein Auftrag abgeschlossen und bezahlt ist, wird der Kunde automatisch per E-Mail aufgefordert, das Check-in-Formular auszufüllen. Dieses Formular ist ebenfalls mit dem CRM verknüpft. Die eingereichten Daten landen direkt in der Check-in-Pipeline, wo sie weiterverarbeitet werden – etwa für die Erstellung von Teilnehmerlisten oder Namensschildern.

Mailanbindung mit Outlook

Für die Kommunikation mit Teilnehmenden, Partnern und internen Ansprechpartnern wurde zusätzlich die Outlook-Anbindung in Bitrix24 implementiert. So können E-Mails direkt aus dem CRM versendet und empfangen werden; inklusive automatisierter Versandregeln für Angebote, Rechnungen und den Online-Check-in.

Customizing & Workarounds

Da einige Anforderungen nicht direkt im System abbildbar waren, wurden Workarounds entwickelt, etwa für die Verwaltung von Gratistickets, Kontingenten und Sonderkonditionen. Auch die Angebots- und Rechnungslogik wurde angepasst, um den oft SAP-basierten Einkaufsprozessen der Kundenunternehmen gerecht zu werden.

Schulungen & Eigenleistung

Aufgrund eines festen Budgets übernahm das SRCC-Team viele Konfigurationsschritte selbst. Die Mitarbeiter wurden in mehreren Etappen geschult: zunächst mit Testdaten, später mit Echtdaten. So konnte der gewünschte Workflow praxisnah vermittelt und direkt getestet werden.

Ergebnis / Mehrwert

Die Einführung von Bitrix24 hat den gesamten Veranstaltungsprozess deutlich vereinfacht. Die Teilnehmerverwaltung läuft nun digital und strukturiert in einem System. Die automatisierte Generierung von Teilnehmerlisten und QR-Codes sorgt für reibungslose Abläufe am Veranstaltungstag. Ebenso erfolgt die Erstellung von Namensschildern direkt aus dem System.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, die Teilnehmerdaten nach Phasen zu filtern und direkt in Excel zu exportieren. So können die SRCC-Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Stand einsehen und gezielt weiterarbeiten ohne Medienbrüche oder manuelle Listenpflege.

Das sagt unser Kunde

„Bitrix24 hat uns geholfen, den gesamten Veranstaltungsprozess effizienter zu gestalten – von der Buchung über den Check-in bis zur Auswertung. Besonders die QR-Code-Funktion und die Automatisierung der Angebots- und Rechnungserstellung haben unser Team stark entlastet. Vorteilhaft ist außerdem, dass im System vieles eigenständig an unsere individuellen Bedürfnisse und Anforderungen angepasst werden kann. “

Julia Döring, Wissenschaftliche Mitarbeiterin, SRCC e. V.

crm deal

Bitrix24 im Vergleich: Welcher Tarif passt zu Ihrem Unternehmen?

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Wer mit Bitrix24 Free erste Erfahrungen gesammelt hat, stellt irgendwann dieselbe Frage: Was kommt als Nächstes – und lohnt sich der Schritt zu einer bezahlten Version wirklich? Die kurze Antwort: Ja, sobald Ihr Unternehmen über erste Grundprozesse hinauswächst. Die etwas längere Antwort liefert dieser Beitrag.

Bitrix24 bietet vier kostenpflichtige Tarife: Basic, Standard, Professional und Enterprise. Jeder davon ist auf eine bestimmte Unternehmensphase zugeschnitten. Im Folgenden erklären wir, welche Features die einzelnen Tarife mitbringen, welche Anwendungsfälle sie abdecken – und welcher Tarif zu welchem Unternehmen passt.

Auf einen Blick: Die vier Tarife im Vergleich

Die folgende Tabelle gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Unterschiede:

Basic Standard Professional Enterprise

Content
Unbegrenzt
Unbegrenzt
Unbegrenzt
Unbegrenzt

Speicher
24 GB
100 GB
1.024 GB
3 TB

CRM-Pipelines
5
10
20
Unbegrenzt

Aufgaben (max.)

100.000

200.000
Unbegrenzt
Unbegrenzt

Leads & Angebote

Projektmanagement

CRM-Automatisierung

Zeiterfassung 2.0

Basic: Der professionelle Einstieg

Für wen ist Basic geeignet?

Basic ist der ideale Tarif für kleine Unternehmen oder Selbstständige, die über die kostenlose Version hinauswachsen wollen, aber noch keine komplexen Prozesse benötigen. Wer mit Free gestartet ist und merkt, dass der Speicher knapp wird oder der Support fehlt, findet hier den logischen nächsten Schritt.

Was Basic kann, was Free nicht kann

  • 24 GB Onlinespeicher statt 5 GB
  • Telefonie-Integration im CRM
  • E-Mail-Integration: 1 Inbox pro Nutzer, 10.000 E-Mails pro Monat
  • Eigenes Logo und individuelles Design im Account
  • Website-Builder mit Online-Formularen, Rückruf-Widget und Signatur-Entfernung
  • Rechnungsstellung und erste CRM-Integrationen
  • Chat-Support und technische Beratung durch Bitrix24
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte für CRM und Drive

Typisches Anwendungsszenario

Ein kleines Dienstleistungsunternehmen mit fünf Mitarbeitenden möchte eingehende Anfragen strukturiert erfassen, Angebote schreiben und telefonisch mit Kunden kommunizieren.

Standard: Für wachsende Teams mit Projektanspruch

Für wen ist Standard geeignet?

Standard richtet sich an Unternehmen, die nicht nur Kontakte verwalten, sondern aktiv Projekte steuern und Kundenprozesse strukturieren wollen. Sobald mehrere Mitarbeitende gleichzeitig an Aufgaben, Projekten und Kundenanfragen arbeiten, zeigt Standard seine Stärken.

Die wichtigsten Zusatzfunktionen gegenüber Basic

  • Leads, Angebote und vollständige CRM-Konvertierung (Lead → Kontakt → Auftrag → Rechnung)
  • Vollständiges Projektmanagement: offene, geschlossene und geheime Projekte mit Gantt-Diagramm
  • Bis zu 10 Pipelines im CRM
  • Online-Dokumente: gemeinsames Bearbeiten mit bis zu 5 gleichzeitigen Nutzern
  • E-Mail-Marketing-Grundfunktionen: bis zu 50.000 Massenmails pro Monat
  • Segmentbasiertes Marketing und benutzerdefinierte Segmentierung im CRM
  • Beobachter und Mitwirkende in Aufgaben, Aufgabenbewertung und Effektivitäts-KPIs
  • 100 GB Speicherplatz
  • Backup-Wiederherstellung auf Anfrage

Typisches Anwendungsszenario

Ein Handelsunternehmen mit 15 Mitarbeitenden möchte den gesamten Vertriebsprozess abbilden: von der ersten Anfrage (Lead) über das Angebot bis zur Rechnung. Gleichzeitig sollen Marketing-Kampagnen per E-Mail koordiniert und Projekte mit dem Innendienst transparent gesteuert werden.

Professional: Für Unternehmen mit strukturierten Prozessen

Für wen ist Professional geeignet?

Professional ist der Tarif für Unternehmen, die nicht mehr nur Daten verwalten, sondern Abläufe automatisieren, Teams steuern und Prozesse messbar machen wollen. Hier wird Bitrix24 zur zentralen Unternehmensplattform.

Was Professional zusätzlich bietet

  • Vollständige CRM-Automatisierung: Regeln, Trigger und Smartprozesse
  • Scrum-Framework: Sprint Planning, Backlog, Team Velocity, Burn-Down-Chart
  • Zeiterfassung 2.0 mit Online-Stempeluhr, Dienstplänen und Arbeitsberichten
  • Bis zu 20 Pipelines im CRM
  • Benutzerdefinierte Felder in Projekten und Aufgaben
  • Erweiterte Zugriffsrechte für Aufgaben und Projekte
  • Flow-Performance-Analyse und BI-Builder
  • KI-gestützte Verkaufsfeatures: wiederholte Verkäufe, automatische Feldausfüllung
  • BitrixSign mit CRM-Integration und Automatisierung
  • Eigene Account-URL mit eigener Domain
  • Workflows: Urlaubsanträge, Dienstreisen, Abrechnung und benutzerdefinierte Prozesse
  • 1.024 GB Speicherplatz

Typisches Anwendungsszenario

Ein IT-Dienstleister mit 30 Mitarbeitenden nutzt Professional, um Kundenaufträge automatisiert durch definierte Phasen zu steuern, Arbeitszeiten rechtssicher zu erfassen und agile Softwareprojekte mit Scrum zu managen. Gleichzeitig werden Urlaubsanträge und Dienstreisegenehmigungen über Workflows digital abgewickelt.

Enterprise: Maximale Kontrolle für größere Unternehmen

Für wen ist Enterprise geeignet?

Enterprise ist der Tarif für Unternehmen mit hohem Nutzungsvolumen, komplexen Berechtigungsstrukturen und dem Anspruch auf maximale Skalierbarkeit. Auch IT-Sicherheitsanforderungen wie Single Sign-On (SSO) und vorrangiger Support spielen hier eine Rolle.

Was Enterprise exklusiv bietet:

  • SSO-Integration (Single Sign-On) für zentrale Benutzerverwaltung
  • Vorrangiger Kundensupport
  • Unbegrenzte CRM-Pipelines
  • 25 Account-Administratoren
  • Bis zu 250.000 E-Mails pro Monat
  • 3 TB Onlinespeicher
  • Galerie der automatisierten Lösungen
  • Limits der Smartprozesse: bis zu 1.000 (vs. 150 bei Professional)
  • Plätze in automatisierten Lösungen: bis zu 150 (vs. 20 bei Professional)

Typisches Anwendungsszenario

Ein mittelständisches Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden, mehreren Standorten und eigener IT-Abteilung benötigt eine nahtlose Einbindung von Bitrix24 in die bestehende Benutzer- und Rechteverwaltung. SSO, maximale Dateimengen und ein priorisierter Support sind hier nicht nice-to-have, sondern Voraussetzung.

Schnell-Check: Welcher Tarif passt zu mir?

Keine Zeit für lange Vergleiche? Dieser Überblick hilft bei der Entscheidung:

Das beschreibt mich … Dann empfehlen wir …
Ich brauche ein ordentliches CRM, Telefonie und erste Automatisierungen.
Basic ist Ihr Einstieg.
Mein Team arbeitet aktiv an Projekten, ich brauche Leads und Angebote.
Standard ist die richtige Wahl.
Ich möchte Prozesse automatisieren, Scrum nutzen und Zeit erfassen.
Professional bringt Sie dahin.
Wir sind ein größeres Team und brauchen maximale Kontrolle und SSO.
Enterprise ist Ihr Tarif.

Wichtig: Alle Daten, Kontakte und Prozesse bleiben beim Wechsel zwischen den Tarifen vollständig erhalten. Es gibt keinen Neustart – Bitrix24 wächst einfach mit.

Was beim Wechsel zu beachten ist

Wer von Free auf einen bezahlten Tarif wechselt oder innerhalb der Tarife aufsteigt, sollte ein paar Dinge im Hinterkopf haben:

  • Datenmigration ist kein Thema: Alle bestehenden Inhalte bleiben beim Tarifwechsel erhalten.
  • Neue Features aktivieren sich sofort: Nach dem Upgrade stehen sämtliche Funktionen des neuen Tarifs direkt zur Verfügung.
  • Nutzerrechte prüfen: Besonders bei Professional und Enterprise lohnt es sich, Zugriffsrechte neu zu strukturieren, sobald erweiterte Optionen verfügbar sind.
  • Einführungsaufwand einplanen: Insbesondere Automatisierungen, Workflows und Scrum-Prozesse profitieren von einer strukturierten Einführung: am besten mit Unterstützung eines erfahrenen Partners.

Fazit: Kein universell richtiger Tarif, aber immer den passenden

Bitrix24 bietet für jede Unternehmensphase den richtigen Tarif. Basic schafft die professionelle Grundlage. Standard bringt Projekte und Marketingprozesse ins System. Professional automatisiert und strukturiert. Enterprise skaliert ohne Kompromisse.

Die gute Nachricht: Der Einstieg muss nicht perfekt sein. Wer klein anfängt und die Plattform kennenlernt, findet den richtigen Moment für ein Upgrade ganz von selbst – weil das System dann einfach mehr kann als man gerade braucht.

Wenn Sie sich unsicher sind, welcher Tarif zu Ihren Anforderungen passt, sprechen wir das gern gemeinsam durch. Wir helfen Ihnen, den richtigen Einstieg zu finden – und begleiten Sie beim Aufbau Ihrer individuellen Bitrix24-Umgebung.

Sie starten gerade erst mit Bitrix24? Lesen Sie auch unseren Beitrag: CRM kostenlos nutzen – So gelingt der Einstieg mit Bitrix24.

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Rafael Pesch

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Rafael Pesch

Junior Consultant

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