Rafael Pesch
Junior Consultant
Cloud ERP
Rafael Pesch
Diana Walther
Marketing Specialist
CRM kostenlos nutzen – So gelingt der Einstieg mit Bitrix24
Viele kleine Unternehmen kennen das: Kundendaten werden in Excel-Listen gepflegt, Notizen stehen in E-Mails oder Kalendern, und Informationen zu Angeboten oder Terminen verteilen sich über verschiedene Systeme. Solange die Zahl der Kunden überschaubar bleibt, mag das funktionieren. Doch irgendwann geht der Überblick verloren. Spätestens dann stellt sich die Frage: Wie lässt sich der gesamte Kundenprozess einfacher und zentraler abbilden – ohne gleich eine große Softwareeinführung zu starten?
Ein Customer-Relationship-Management-System, kurz CRM, ist dafür die Lösung. Es bündelt alle Informationen zu Kontakten, Aufträgen und Angeboten an einem Ort. Der Haken: Viele Unternehmen schrecken vor den Kosten oder dem vermeintlichen Aufwand zurück. Dabei gibt es längst Einstiegsmöglichkeiten, die weder technisches Vorwissen noch ein Budget erfordern – etwa mit der kostenlosen Cloud-Version von Bitrix24.
CRM einfach erklärt – mehr Überblick, weniger Chaos
Ein CRM-System ist im Grunde eine digitale Kundenakte. Es speichert alle wichtigen Informationen zu Unternehmen, Ansprechpartnern, Angeboten, Rechnungen und der bisherigen Kommunikation. So wissen Mitarbeitende jederzeit, wann der letzte Kontakt stattgefunden hat, was besprochen wurde und welche Schritte als Nächstes anstehen.
Während große Unternehmen CRM-Systeme schon lange im Einsatz haben, entdecken immer mehr kleine Betriebe den Nutzen für sich. Denn gerade dort, wo Vertrieb, Service und Geschäftsführung oft noch in Personalunion agieren, hilft ein CRM dabei, Routineaufgaben zu vereinfachen und Abläufe transparenter zu machen.
Ein CRM unterstützt den Vertrieb beim Nachfassen offener Angebote, das Marketing bei der Auswahl von Zielgruppen und die Geschäftsführung bei der Planung. Kurzum: Es sorgt dafür, dass Informationen nicht mehr verloren gehen und Entscheidungen auf einer gemeinsamen Datengrundlage getroffen werden.
Kostenlos starten mit Bitrix24 Cloud
Bitrix24 bietet eine kostenlose Cloud-Version, die bereits erstaunlich viel kann. Sie lässt sich in wenigen Minuten einrichten, läuft komplett im Browser und benötigt keine zusätzliche Installation. Auch die Nutzerzahl ist nicht begrenzt – das ist gerade für kleine Teams oder wachsende Start-ups ein echter Vorteil.
Im Funktionsumfang der kostenlosen Variante enthalten sind eine zentrale Kontaktverwaltung, Aufgaben- und Projektmanagement, Kalender, ein interner Chat sowie ein Newsfeed für teamübergreifende Kommunikation. Außerdem lässt sich auf einfache Weise ein Kontaktformular in die eigene Website einbinden, sodass Anfragen automatisch im CRM landen.
Mit 5 GB Speicherplatz bietet Bitrix24 Free genug Raum für den Einstieg. Wer später mehr Daten verwalten oder zusätzliche Funktionen nutzen möchte, kann das System jederzeit erweitern – ohne Datenverlust oder Neuinstallation. Damit eignet sich Bitrix24 Cloud ideal, um die Vorteile eines CRM-Systems kennenzulernen, ohne gleich in ein großes Projekt zu investieren.
Was Bitrix24 Free wirklich kann
Die kostenlose Version deckt bereits viele Bereiche ab, die für ein funktionierendes Kundenmanagement wichtig sind.
Kontakte, Aufträge und Rechnungen können zentral erfasst und übersichtlich dargestellt werden. Über die Aufgabenverwaltung lassen sich interne To-dos direkt aus Kundenanfragen erstellen, Fristen setzen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Der integrierte Kalender zeigt Termine, Erinnerungen und Meetings auf einen Blick – auch synchronisiert mit Outlook oder Google.
Im Chat oder Aktivitätsfeed können Teams sich schnell austauschen, ohne auf externe Messenger oder E-Mails ausweichen zu müssen. So bleiben alle Informationen dort, wo sie hingehören: im System. Auch kleine Marketingaktionen oder wiederkehrende Aufgaben lassen sich bereits automatisieren.
Kurz gesagt: Bitrix24 Free bietet einen praxisnahen Funktionsumfang, der den Alltag kleiner Unternehmen spürbar erleichtert. Wer bisher mit Excel oder Outlook gearbeitet hat, wird schnell merken, wie viel Zeit sich durch strukturierte Abläufe und klare Zuständigkeiten sparen lässt.
Kostenlos ist gut – aber nicht grenzenlos
Natürlich stößt auch die kostenlose Version irgendwann an Grenzen. Der verfügbare Speicherplatz von 5 GB reicht für den Einstieg aus, wird bei steigender Dokumentenmenge aber schnell knapp. Auch bei der Automatisierung ist die Free-Version eingeschränkt: Wiederkehrende Aufgaben oder komplexe Workflows lassen sich nur in den höheren Tarifen anlegen.
Funktionen wie E-Mail-Marketing, Telefonintegration, detaillierte Zugriffsrechte oder fortgeschrittene Analysen stehen ebenfalls erst in den kostenpflichtigen Versionen zur Verfügung. Wer also regelmäßige Kampagnen plant, verschiedene Vertriebsteams verwalten oder Berichte automatisiert erstellen möchte, sollte über ein Upgrade nachdenken.
Wichtig ist: Das System bleibt dasselbe. Alle Daten, Strukturen und Prozesse bleiben beim Wechsel erhalten. Bitrix24 wächst mit – technisch und organisatorisch.
Wann sich ein Upgrade lohnt
Ein Upgrade lohnt sich immer dann, wenn aus einzelnen Aufgaben strukturierte Prozesse werden. Das ist meist der Fall, sobald mehrere Mitarbeitende gleichzeitig mit Kundenanfragen, Projekten oder Angeboten arbeiten.
Die kostenpflichtigen Versionen von Bitrix24 bieten erweiterte Automatisierung, unbegrenzte Pipelines, E-Mail- und Telefonintegration, umfangreiche Marketingfunktionen und detaillierte Rechteverwaltung. Auch der Speicherplatz steigt deutlich an. Damit lassen sich Kundenprozesse, interne Abläufe und Kampagnen professionell steuern – und das ohne aufwändige Systemwechsel.
Wer also merkt, dass der Arbeitsalltag zunehmend von Excel-Listen, doppelten Informationen oder fehlenden Erinnerungen geprägt ist, wird den Schritt zu einer erweiterten CRM-Lösung schnell zu schätzen wissen.
Fazit: Kostenlos starten – professionell wachsen
Bitrix24 Free ist kein Lockangebot, sondern ein vollwertiger Einstieg in die Welt des digitalen Kundenmanagements. Die kostenlose Cloud-Version bietet alles, was kleine Unternehmen brauchen, um ihre Kontakte, Aufgaben und Abläufe zentral zu organisieren.
Sie ist einfach einzurichten, intuitiv zu bedienen und bietet einen realistischen Einblick in die Vorteile eines CRM-Systems – ganz ohne Risiko oder langfristige Verpflichtung.
Und wenn Prozesse wachsen, wächst Bitrix24 einfach mit.
Wer also bisher gezögert hat, den Schritt zu einem CRM zu gehen, findet mit Bitrix24 Cloud den idealen Anfang. Gern unterstützen wir Sie dabei, herauszufinden, welche Version zu Ihren Anforderungen passt. Einen ersten Überblick gibt unser Blogbeitrag Bitrix24 im Vergleich: Welcher Tarif passt zu Ihrem Unternehmen?
Virenschutz im Unternehmen: Reicht Microsoft Defender wirklich aus?
Warum Microsoft Defender in vielen Unternehmen ausreicht – und worauf es heute beim Virenschutz wirklich ankommt.
Lange Zeit galt: Auf jeden Firmen-PC gehört ein Antivirus-Programm. Punkt. Bekannte Namen wie Norton, McAfee, Avira, Bitdefender oder Kaspersky standen zur Auswahl. Die Lösung war oft: kaufen, installieren, updaten – und hoffen, dass es funktioniert.
Doch in der Praxis war das oft mit Aufwand verbunden:
- Regelmäßige Updates und Verlängerung der Lizenzen
- Zusätzliche Tools zur Verwaltung
- Spürbare Systembelastung
- Unübersichtliche Zusatzfunktionen, die selten genutzt wurden
Mit der Zeit wurde klar: Ein Antivirus-Programm ist zwar wichtig – aber die Anforderungen haben sich geändert.
Inhaltsverzeichnis
Was ein Virenschutz heute leisten sollte
Die Bedrohungen haben sich verändert. Es geht längst nicht mehr nur um klassische Computerviren. Heute sind es raffinierte Ransomware-Angriffe, Phishing-Mails, manipulierte Webseiten oder verseuchte Dateianhänge, die Unternehmen zusetzen. Ein guter Virenschutz muss daher mehr leisten als nur einen simplen Scan.
Gefragt sind Lösungen, die Bedrohungen in Echtzeit erkennen, automatisch auf dem neuesten Stand bleiben und sich nahtlos in bestehende Systeme einfügen. Auch die zentrale Verwaltung und Auswertung ist für viele Unternehmen ein Muss, vor allem wenn mehrere Geräte im Einsatz sind. Und nicht zuletzt: Die Lösung sollte einfach und ressourcenschonend im Hintergrund arbeiten.
Reicht Microsoft Defender dafür aus?
Viele Unternehmen stellen sich genau diese Frage. Und die Antwort lautet in den meisten Fällen: Ja. Microsoft Defender, der in Windows-Systemen standardmäßig enthalten ist, hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Was früher als Notlösung belächelt wurde, ist heute ein leistungsfähiger Echtzeitschutz.
Ein wesentlicher Vorteil liegt dabei in der nahtlosen Integration in das Microsoft-Ökosystem. Defender ist kein zusätzliches Programm, das erst eingebunden werden muss, sondern Bestandteil des Betriebssystems. In Verbindung mit anderen Microsoft-Diensten ergibt sich ein durchgängiger, koordinierter Schutz – ohne Medienbrüche oder Kompatibilitätsprobleme.
Diese 360-Grad-Absicherung bringt mehrere Vorteile:
- Gemeinsame Sicherheitsbasis für OneDrive, Outlook, SharePoint & Co.
- Keine separaten Updates oder Patch-Management notwendig
- Nahtlose Benutzer- und Rechteverwaltung
- Schutz von Datei, Kommunikation und Cloud-Arbeitsplatz aus einer Hand
Drittanbieter wie Norton, Bitdefender oder McAfee bieten zwar leistungsstarke Einzellösungen, können diese Systemintegration jedoch nicht in gleichem Umfang leisten.
Der Defender analysiert verdächtige Dateien mithilfe cloudbasierter Intelligenz, blockiert gefährliche Downloads oder Webseiten und aktualisiert sich im Hintergrund automatisch. Weil er tief ins System integriert ist, arbeitet er stabil und verursacht kaum spürbare Systemlast.
Unabhängige Tests zeigen regelmäßig, dass Microsoft Defender in Sachen Schutzleistung mit vielen etablierten Anbietern mithalten kann und das bei deutlich geringerem Verwaltungsaufwand und ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Wann zusätzliche Software trotzdem sinnvoll sein kann
Trotzdem gibt es Szenarien, in denen eine erweiterte Sicherheitslösung sinnvoll oder sogar notwendig ist. Das gilt zum Beispiel für Unternehmen, die besonderen regulatorischen Anforderungen unterliegen, etwa im Gesundheitswesen oder in kritischen Infrastrukturen. Auch wer mit sehr heterogenen Systemlandschaften arbeitet oder spezielle Anforderungen wie USB-Kontrolle, Netzwerk-Sandboxing oder zentrale SIEM-Anbindung hat, kann von spezialisierten Tools profitieren.
In solchen Fällen können Drittanbieter-Lösungen mit erweitertem Funktionsumfang eine Ergänzung sein. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen mit Windows-Infrastruktur jedoch ist der integrierte Schutz in Form des Microsoft Defender eine sinnvolle, stabile und vor allem kosteneffiziente Lösung.
Fazit: Virenschutz? Ja. Zusätzliche Software? Nur wenn wirklich notwendig.
Virenschutz bleibt ein Muss. Aber in einer Zeit, in der das Betriebssystem selbst einen ausgereiften Schutz mitliefert, muss man nicht automatisch zu einer Drittanbieter-Lösung greifen. Wer mit Windows arbeitet, hat mit dem Microsoft Defender bereits ein leistungsstarkes Werkzeug an Bord, das keine separaten Lizenzen erfordert, keine zusätzliche Systemlast erzeugt und sich problemlos in den Alltag integrieren lässt.
Für viele Unternehmen bedeutet das: weniger Aufwand, geringere Kosten und ein klarer Fokus auf das Wesentliche.
Denn gute IT-Sicherheit zeichnet sich nicht durch die Menge an Tools aus, sondern durch deren Qualität und passende Integration.
Tipp: Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr aktueller Schutz ausreicht oder optimal eingerichtet ist? Wir beraten Sie gern unverbindlich – neutral, verständlich und mit Blick auf Ihre individuelle IT-Umgebung.
Brauchen wir wirklich eine Firmen-E-Mail-Adresse?
Was eine professionelle Mailadresse mit Vertrauen, eRechnung und Sicherheit zu tun hat – und wie Sie ganz einfach den Umstieg schaffen.
„firma2020@web.de“ – darf man das noch?
Natürlich, es funktioniert. Viele kleine Unternehmen und Selbstständige nutzen nach wie vor E-Mail-Adressen von Web.de, GMX oder Gmail für ihre Kommunikation. Die Gründe sind nachvollziehbar: kostenlos, schnell eingerichtet, überall verfügbar.
Aber: Was praktisch begann, wird schnell unübersichtlich – und wirkt nach außen oft unprofessionell.
Spätestens wenn Sie regelmäßig mit Geschäftskunden, Behörden oder Steuerberatern zu tun haben, stellt sich die Frage: Wie seriös wirkt eine Freemail-Adresse wirklich?
Und mit der Einführung der verpflichtenden eRechnung wird es endgültig ernst – denn hier geht’s nicht mehr nur um den Eindruck, sondern auch um technische und rechtliche Anforderungen.
Warum eine professionelle E-Mail-Adresse mehr ist als nur „schick“
Vertrauen beginnt bei der Absenderadresse
Wenn Sie eine E-Mail von info@fliesen-schmidt.de erhalten, wissen Sie sofort: Das ist ein Unternehmen mit Struktur, eigener Domain und einem seriösen Auftritt.
Eine Adresse wie fliesenliebe2021@gmx.de? Eher schwierig.
Gerade neue Kunden und Geschäftspartner achten auf so etwas – oft unbewusst. Die E-Mail-Adresse ist das digitale Firmenschild. Und wer hier professionell auftritt, wird automatisch ernster genommen.
Klare Trennung: privat bleibt privat – geschäftlich bleibt geschäftlich
Wenn Sie Ihre private Gmail-Adresse für alles nutzen, haben Sie vermutlich ein buntes Chaos im Posteingang: Werbung, Kundenanfragen, Rechnungen, Newsletter – alles durcheinander.
Mit einer eigenen geschäftlichen Adresse schaffen Sie Ordnung – und können bei Bedarf auch Kolleginnen und Kollegen gezielt einbinden.
Sie könnten zum Beispiel verschiedene Postfächer oder Weiterleitungen einrichten:
- rechnung@meinefirma.de für Eingangsrechnungen
- kontakt@meinefirma.de für allgemeine Anfragen
- max.mustermann@meinefirma.de für persönliche Kommunikation
So bleibt alles übersichtlich – auch wenn Ihr Unternehmen wächst.
eRechnungen und Empfangsadresse: Warum das technisch relevant ist
Die meisten Unternehmen haben es mittlerweile auf dem Schirm: Die eRechnung wird Pflicht. Seit Anfang 2025 müssen viele Rechnungen elektronisch im strukturierten Format übermittelt werden – sei es als XRechnung oder ZUGFeRD.
Was früher als Zukunftsthema galt, ist jetzt konkrete Realität im Geschäftsalltag. Besonders betroffen: Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand arbeiten oder regelmäßig Geschäftskunden beliefern.
Und genau hier zeigt sich ein wichtiger Punkt: Damit eRechnungen zuverlässig empfangen, verarbeitet und archiviert werden können, braucht es eine dedizierte und technisch saubere Empfangsadresse – idealerweise im Format rechnung@ihrunternehmen.de.
Kostenlose Freemail-Adressen wie Gmail, GMX oder Web.de sind dafür nicht geeignet:
- Sie bieten keine verlässliche Zustellung von XML-Daten
- Es fehlen wichtige Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen
- Sie lassen sich nicht professionell in Buchhaltungs- oder Archivsysteme einbinden
Wenn Sie also gerade Ihre Prozesse an die eRechnungspflicht anpassen, sollten Sie das Thema E-Mail-Adresse direkt mitdenken. Mit einer professionellen Firmenadresse schaffen Sie die technische Grundlage – für automatische Regeln, sichere Abläufe und GoBD-konforme Archivierung.
Außerdem erwarten viele ERP- oder Buchhaltungssysteme, dass eRechnungen automatisiert verarbeitet werden können. Das funktioniert nur mit einer passenden technischen Grundlage – etwa Microsoft 365.
Ist das teuer? Was kostet eine Firmen-E-Mail-Adresse wirklich?
Diese Frage hören wir häufig – und die ehrliche Antwort lautet: Nein, es ist nicht teuer.
Wenn Sie heute beispielsweise auf Microsoft 365 Business Premium setzen, erhalten Sie für rund 20 € im Monat pro Nutzer:
- eine eigene E-Mail-Adresse mit Ihrer Wunschdomain (z. B. info@mein-unternehmen.de)
- ein sicheres Postfach mit professionellem Spam- und Virenschutz
- Zugriff auf Outlook, Word, Excel, Teams, OneDrive u. v. m.
- und zusätzlich: Microsoft Defender – ein umfassender Schutz gegen Phishing, Malware und andere Bedrohungen
Dazu kommen einmalig ein paar Euro für die Registrierung Ihrer Wunsch-Domain. (Dabei unterstützen wir Sie gern 😉)
Im Vergleich zu den Risiken durch Datenverlust, unseriösem Auftritt oder verloren gegangenen Mails ist das ein sehr überschaubarer Aufwand.
Wie funktioniert die Umstellung? Muss ich IT-Profi sein?
Nein – müssen Sie nicht. Wenn Sie möchten, übernehmen wir alles für Sie.
Aber zur Orientierung, hier die wichtigsten Schritte:
- Domain sichern
Zum Beispiel www.mein-unternehmen.de – Ihre künftige Online-Visitenkarte - Microsoft 365 Business Premium bei uns buchen
Ihr digitales Büro mit Mail, Kalender, Office, Cloudspeicher und vielem mehr - E-Mail-Adressen anlegen & Geräte einrichten
Wir kümmern uns um alles Technische – von DNS-Einträgen über Postfächer bis zur App auf Ihrem Smartphone - eRechnung-Empfang einrichten
Wir erstellen eine dedizierte Empfangsadresse (z. B. rechnung@…) und binden diese bei Bedarf direkt in Ihr Buchhaltungssystem ein
Das alles lässt sich in der Regel innerhalb weniger Stunden umsetzen – ohne großen Aufwand für Sie.
Fazit: Kleine Änderung, große Wirkung
Eine professionelle E-Mail-Adresse ist weit mehr als ein kosmetisches Detail – sie ist:
- ein Baustein Ihrer Außendarstellung
- eine technische Voraussetzung für eRechnungen
- ein wichtiger Sicherheitsfaktor im digitalen Alltag
- und auf lange Sicht kostengünstiger als gedacht
Sie investieren in Ihre Professionalität – und machen Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
Bereit für den nächsten Schritt? Wir sind gern für Sie da.
Ob Sie einfach eine passende E-Mail-Adresse benötigen oder Ihr gesamtes Unternehmen digital modernisieren möchten – wir beraten Sie ehrlich, verständlich und ohne Fachchinesisch.
👉 [Jetzt kostenlos beraten lassen]
Oder rufen Sie uns direkt an.
PROFIMIET GmbH – Hochkomplexe Prozesse mit Haufe X360 steuern
Tausende von Veranstaltungen – und für jede einzelne muss man ein spezielles Sortiment aus Geschirr, Bestecken, Kaffeemaschinen und mehr zur Verfügung stellen. Wie steuert man einen solchen Prozess? PROFIMIET setzt auf Haufe X360 – passgenau von uns modelliert für diese sehr spezielle Aufgabe.
Die Vorteile für PROFIMIET im Überblick
- Aktuell: umfassender Blick auf den Warenbestand über fünf verschiedene Lager hinweg
- Schnell: Scanner-Erfassung des Wareneingangs per XMDE-App
- Umfassend: Schnittstellen zu externen Lösungen wie FentuFSM (Lkw-Tourenplanung), Bomito (Rechnungslauf), Hubspot (CRM) und Shopware (Webshop)
- Vorausschauend: Langfrist-Planung der Artikelverfügbarkeit mit Blick auf zukünftige Veranstaltungen
- Genau: Preisbildung mit Teilsummen inklusive Basispreis und Zuschlägen pro Tag, Spül- und Sicherheitsaufwand etc.
Mit neuem „Verleihmodul“ zum perfekten Cloud-ERP
Die Ausgangslage
Fußball-Weltmeisterschaften, große Messen, Filmpremieren – tausende Großveranstaltungen dieser Art profitieren jedes Jahr von PROFIMIET: Als Non-Food-Caterer beliefert das Unternehmen seine Kunden mit Geschirr, Küchentechnik, Mobiliar und vielem mehr. Einher geht das Ganze mit einem Rundum-Service, denn die Spezialisten sorgen dafür, dass nach der Veranstaltung alles blitzschnell abgeräumt und gespült wird. Allerdings führte dieser Ansatz auch zu einer ungewöhnlichen Warenwirtschaft: PROFIMIET versendet quasi Waren, die währenddessen schon wieder neu verplant werden! Für die Steuerung dieser Prozesse nutzten die Spezialisten viele Jahre lang ein selbst entwickeltes ERP-System „Allerdings war die Lösung nicht zukunftssicher genug“, erklärt Gründer und Geschäftsführer Konstantin Brovot. „Letztlich hing alles von nur einem Entwickler ab. Was wäre passiert, wenn er nicht mehr zur Verfügung steht? Diese Unsicherheit wollten wir auflösen.“
Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?
Das Unternehmen suchte nach einer cloudbasierten ERP-Lösung und entschied sich (nach Webrecherche) für Haufe X360. Als Implementierungspartner kamen wir mit an Bord, wobei es wichtig war, das komplexe Gesamtsystem aus fünf Warenlagern, punktgenauen Lieferplanungen, Webshop und vielem mehr genau zu analysieren – und darauf aufbauend eine passgenaue Lösung zu entwickeln.
Wie erfolgte die Modellierung des Cloud-ERP-Systems durch unsere Expert:innen?
Die Komplexität dieser Aufgabe lässt sich nur in Ansätzen beschreiben – es gibt nicht nur Großveranstaltungen im Dienstleistungsportfolio von PROFIMIET. Dazu kommen die Non-Food-Betreuung von Großküchen, ein spezieller Spülservice für Kunststoffprodukte, Interimslösungen bei Renovierungen und vieles mehr. Im ersten Schritt haben wir uns alles vor Ort angeschaut – und entwickelten eine Cloud-ERP-Lösung, in deren Zentrum ein neues „Verleihmodul“ steht: Hier wird der gesamte Workflow rund um Auftrag, Lieferung und Abrechnung gesteuert und dazugehörige Massendaten verwaltet.
Was zeichnete die Umstellung aus?
Insgesamt modulierten wir die gesamte Lösung passgenau entlang der Mietaufgabe. Deshalb ist es jetzt zum Beispiel möglich, den Produktpreis aus diversen Teilsummen und Zuschlägen (etwa bei Verlust) zu bilden. Darüber hinaus werden sieben andere Software-Lösungen an Haufe X360 angebunden – darunter FentuFSM (Lkw-Tourenplanung), Bomito (Rechnungslauf), HubSpot (CRM) und Shopware (Webshop). Dieser Prozess läuft noch.
Wie profitiert das Unternehmen vom neuen Cloud-ERP?
Auftragssteuerung: Nehmen wir einmal an, dass ein Kunde für eine Großveranstaltung jeweils 300 Teller, Bestecke und Gläser bestellt – Mitarbeitende erfassen dazu alle Positionen und prüfen mit wenigen Klicks die Verfügbarkeit in jenem Zeitraum. Hierbei kumuliert das System den „Bestand der Zukunft“ sehr präzise, weil bestehende Aufträge und Zeitpuffer in die Bestandsabfrage mit einberechnet werden. Anschließend erzeugt Haufe X360 ein Angebot inklusive diverser Teilsummen wie dem Basispreis, bestimmter Tageszuschläge, Kosten fürs Spülen und Ähnlichem mehr.
Warenwirtschaft und Co.: Aktuell entwickelt PROFIMIET die Lösung noch weiter. Anschließend kommt zum Beispiel FentuFSM für die Lkw-Tourenplanung zum Einsatz. Hiermit dokumentieren die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten, was wiederum direkt in alle Rechnungsprozesse mit einfließt. Ähnlich wichtig ist der Einsatz der App „XMDE“ von jucom. Sie ermöglicht den Einsatz von Barcode- oder RFID-Scannern zur Erfassung des Wareneingangs. Insgesamt hat das Unternehmen einen ganzheitlichen Blick auf den kumulierten Warenbestand von fünf Lagern, wobei alle auf dasselbe System zugreifen.
Buchhaltung: Die Rechnungsprozesse bei PROFIMIET hängen in besonderer Weise von der ganzheitlichen ERP-Vernetzung ab. So kann man zum Beispiel die Rechnung in vielen Fällen erst anstoßen, wenn die Waren-Rückläufer einer Veranstaltung gezählt und etwaige Verluste ermittelt wurden – was Mitarbeitende in der Buchhaltung im Cloud-ERP sehen.
Das sagt unser Kunde
„Unser Erfolgsgeheimnis ist, dass wir variabel jede Non-Food-Aufgabe umsetzen können und uns perfekt an die Veranstaltungen anpassen. Dabei sind die logistischen Prozesse sehr stabil, alles wird präzise kalkuliert. Und genau dabei unterstützt uns Haufe X360 in idealer Weise. Ich bin mit der Arbeit von ptc premium technologies sehr zufrieden.“
Konstantin Brovot, Geschäftsführer von PROFIMIET
STFG Filamente GmbH – Perfektioniert Prozesse mit Haufe X360
Mit dem Einstieg in die Produktion von Kunststoffgranulat richtete sich die STFG neu aus, was das alte ERP-System aber überforderte. Deshalb kommt jetzt Haufe X360 zum Einsatz – implementiert von unserem Team –, um die qualitätsgesicherten Prozesse des Unternehmens zu perfektionieren.
Die Vorteile für die STFG Filamente GmbH im Überblick
- Präzise ERP-Implementierung – Budget und Zeitplan wurden exakt eingehalten
- Aktueller Blick auf die Entwicklung des Warenbestands für sehr frühzeitige Nachbestellungen
- ERP-Steuerung der internen Genehmigungsprozesse – als Ersatz für einen viel langsameren Papier-Workflow
- Rückverfolgbarkeit der Lieferkette auf Basis von Chargen
- Direkte Vernetzung von Warenbestand und Buchhaltung
Die gesamte Wertschöpfung per Cloud-ERP perfektionieren
Die Ausgangslage
Maßgeschneiderte Erzeugnisse, eine hoch automatisierte Produktion und dabei stets qualitätsbewusst – mit diesen Kriterien punktet die STFG bei der Herstellung von glasfaserverstärktem Polyamidgranulat. Dieser Verbundwerkstoff kommt in unserer Welt in vielen Bereichen zum Einsatz. „Einerseits bringen wir dabei sehr viel Erfahrung mit, denn die STFG ist seit mehr als 70 Jahren in der Verarbeitung von PA 6 aktiv“, erklärt Projektleiter Sebastian Harnisch. „Andererseits verfügen wir über hoch automatisierte Prozesse. Deshalb können wir schnell auf Kundenwünsche reagieren und arbeiten durchgehend kosteneffizient.“
Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?
Interessanterweise ist das Unternehmen erst seit 2020 speziell im Bereich der Granulat-Produktion tätig – die Investition in eine komplett neue Anlage gab den Startschuss. Die Neuausrichtung sorgte für Probleme mit dem vorhandenen ERP-System: „Wir hatten Elemente und Einstellungen über Jahre hinweg individualisiert und perfektioniert. Deshalb passte das Ganze nicht so gut zur neuen Produktion“, betont Sebastian Harnisch. In der Folge suchten die Verantwortlichen nach einer Alternative und entschieden sich nach Recherchen für Haufe X360. Anschließend übernahmen unsere Cloud-ERP-Spezialisten die Implementierung, wobei es ein vordringliches Ziel war, Haufe X360 „im Standard“ zu verwenden.
Wie erfolgte die Modellierung des Cloud-ERP durch unsere Expert:innen?
Zur Projektvorbereitung startete die STFG mit der Dokumentation ihrer Anforderungen, wobei ein Lastenheft mit konkreten Festlegungen erstellt wurde – auf Basis der Funktionen von Haufe X360. Die zweite Phase war geprägt von Tempo und Stringenz: Wir setzten bewusst auf Video-Meetings, um alle Rahmenbedingungen schnell zu erfassen. Nach wenigen Wochen stand eine Testversion zur Verfügung. Sie dient immer als zentrale Informationsquelle für unsere Arbeit. User testen gründlich alle Prozesse und teilen uns Änderungswünsche mit, die wir direkt ausführen. Somit verwandelt sich die ursprüngliche Testversion Stück für Stück in eine präzise Lösung für die Aufgaben des Unternehmens.
Was zeichnete die Umstellung aus?
Der Go-Live von Haufe X360 erfolgte zum Jahresstart 2025, wobei das alte ERP-System nicht abgeschaltet wurde – unter anderem aus regulatorischen Gründen, damit der Kunststoffproduzent gesetzlichen Berichtspflichten rückwirkend nachkommen kann. Im Übrigen nutzte die STFG die ersten Wochen nach dem Start, um das neue System zu komplettieren: Beispielsweise der aktuelle Warenbestand, offene Rechnungsposten oder Elemente des Anlagevermögens wurden in dieser Zeit eingepflegt.
Wie profitiert das Unternehmen vom neuen Cloud-ERP?
Warenwirtschaft: Vor allem die ganzheitliche Steuerung von Warenwirtschaft, Produktion und Vertrieb punktet im Alltag. Dabei ist es eine große Hilfe, dass der Vertrieb den tagesaktuellen Warenbestand im System sieht – und immer weiß, wieviel davon bereits für bestehende Aufträge verplant ist. Ab einem Mindestbestand von Rohstoffen stoßen die Verantwortlichen aus dem System heraus eine neue Bestellung bei Zulieferunternehmen an – und das mit zeitlichem Vorlauf, denn viele Vorprodukte stammen aus Übersee mit längeren Lieferzeiten.
Komplette Vernetzung: Alle Angebote und Bestellbestätigungen sowie Produktionsaufträge lassen sich mit wenigen Klicks aus dem System heraus erstellen, was benötigte Folgeprozesse automatisiert auslöst – so startet zum Beispiel der Fertigungsleiter direkt mit seiner Produktionsplanung, wenn der Job in seinem System vorliegt. Darüber hinaus ist die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette wichtig – und das in zwei Richtungen: Informiert ein Zulieferer zum Beispiel über Qualitätsmängel, können Verantwortliche bei STFG den Einsatz dieser Rohstoffe in ihrer Produktionskette nachvollziehen. Umgekehrt ist es bei auftretenden Qualitätsmängeln ebenso möglich, Zulieferer in den vorgelagerten Lieferketten zu identifizieren.
„Insgesamt sind wir sehr zufrieden. Wir haben alle Ziele unseres Lastenhefts erreicht“, betont Werksleiter Ingolf Boer, der darüber hinaus den Einsatz in Management, Buchhaltung, Controlling und Vertrieb hervorhebt: „Hier nutzen wir das ERP-System bei diversen Aufgaben – etwa bei der Überwachung der Kosten. Außerdem sind die Werkzeuge zum Design eigener Dashboards hilfreich und unterstützen tägliche Arbeitsprozesse. Das ermöglicht uns ein effizienteres digitales Arbeiten. Wir lernen täglich dazu und finden immer wieder neue Elemente für eine Optimierung unserer Abläufe.“
Das sagt unser Kunde
„Für uns war es wichtig, intensiv zu testen, um die Funktionsweise von Haufe X360 genauer zu verstehen. Außerdem haben wir so sichergestellt, dass Anforderungen erfüllt werden. Dabei unterstützte das Team von ptc premium technologies maßgeblich. Fragestellungen wurden schnell beantwortet. Die Erarbeitung bzw. Implementierung von Anpassungsvorschlägen erfolgte kurzfristig, sodass erneute Tests zeitnah möglich waren. Am Ende gab uns dieses Vorgehen ein Gefühl der Sicherheit und führte zu einer stressfreien Aktivierung des neuen Cloud-ERP.“
Sebastian Harnisch, Projektleiter bei der STFG Filamente GmbH
IT-Systemadministrator/ Fachinformatiker für Systemintegration (m/w/d/x)
Wir, die ptc premium technologies GmbH aus Chemnitz, sind seit über 20 Jahren mehr als nur ein IT-Systemhaus – wir sind leidenschaftliche Problemlöser, die mit Herzblut und Expertise unsere Unternehmenskunden betreuen.
Wir lieben, was wir tun, und das merken unsere Kunden: Es geht uns nicht nur um Technik, sondern um innovative, maßgeschneiderte IT-Lösungen. Wenn Du Deine Erfahrung in einem Umfeld einbringen möchtest, das mehr als Standard bietet, dann bist Du bei uns genau richtig – ob in Vollzeit (36 Stunden) oder Teilzeit.
Dein Aufgabenbereich
- Beratung und Support: Du berätst unsere anspruchsvollen Kunden und findest gemeinsam mit ihnen optimale, zukunftssichere IT-Lösungen.
- Systemintegration und -wartung: Mit Deiner Expertise planst, installierst und betreust Du unsere komplexen Serverlandschaften und Clients.
- Netzwerkmanagement: Du baust Netzwerke auf und entwickelst sie weiter – egal ob onPremise oder in der Cloud.
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit: In enger Zusammenarbeit mit unseren Entwicklern, Consultants und dem Vertrieb realisierst Du spannende Projekte und teilst Deine Ideen.
- Technologische Innovation: Du hast Spaß daran, neue Technologien zu entdecken und aktiv an der Weiterentwicklung unserer IT-Sicherheit und Infrastruktur mitzuwirken.
Dein Profil
- Fachliche Qualifikation: Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der IT-Administration.
- Technische Expertise: Du kennst Dich bestens mit Windows Server (2019/2022/2025) und Windows Clients aus, sowie mit Microsoft 365 und Managed Netzwerken (Router, Firewalls, Switches).
- Analytisches Denken: Komplexe IT-Strukturen zu durchdringen und passgenaue Lösungen zu entwickeln, ist für Dich tägliche Routine.
- Kommunikationsstärke: Du vermittelst technische Sachverhalte klar und präzise – und das auf Augenhöhe.
- Teamorientierung und Selbstreflexion: Du arbeitest eigenständig, schätzt den fachlichen Austausch und bist immer bereit, dazuzulernen.
Was wir Dir bieten
- Ein authentisches, familiäres Umfeld: Wir sind ein engagiertes Team, das mit Leidenschaft an der Sache arbeitet – und das merkt man.
- Moderne Arbeitsmittel: Top technische Ausstattung und ein Fahrzeugpool für Außeneinsätze unterstützen Dich in Deinem Job.
- Persönliche & fachliche Entwicklung: Bei uns findest Du Raum für Weiterbildung und Spezialisierung in zukunftsweisenden IT-Bereichen.
- Attraktive Vergütung: Neben einem fairen Grundgehalt honorieren wir Deine Leistungen mit zusätzlichen Benefits wie Gutscheinen und Fahrkarten.
Bist Du bereit, Deine Expertise bei uns einzubringen und neue Maßstäbe in der IT zu setzen?
Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung und darauf, gemeinsam mit Dir innovative IT-Lösungen für unsere Kunden zu gestalten.
Bitte sende uns deine Bewerbungsunterlagen an jobs@prem-tec.de.
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Schnell-Check: Ist Ihr Rechner bereit für Windows 11?
Viele PC-Nutzer fragen sich: Läuft Windows 11 auf meinem Computer? Diese kurze Anleitung hilft Ihnen, ohne viel Fachwissen zu prüfen, ob Ihr Gerät bereit ist. Wenn Sie irgendwo nicht weiterkommen, unterstützen wir Sie gern.
1. Überprüfen Sie, ob Windows Updates verfügbar sind
- Warum? Ein aktuelles Windows 10 zeigt oft selbst an, ob Windows 11 bereitsteht.
- So geht’s:
- Klicken Sie unten links auf Start und dann auf Einstellungen.
- Wählen Sie Update und Sicherheit (oder Windows Update) und klicken Sie auf Nach Updates suchen.
- Wenn Windows 11 als Option erscheint, ist Ihr Gerät ziemlich sicher kompatibel.
2. Nutzen Sie das offizielle PC Health Check Tool
- Warum? Dieses Tool von Microsoft sagt Ihnen ganz klar, ob Ihr PC Windows 11-ready ist.
- So geht’s:
- Laden Sie das PC Health Check Tool (kostenlos) von der offiziellen Microsoft-Website herunter.
- Starten Sie das Tool und klicken Sie auf Jetzt prüfen.
- Erscheint eine grüne Häkchen-Meldung, ist alles gut. Wenn nicht, zeigt das Tool an, was fehlt.
3. Prüfen Sie den Arbeitsspeicher (RAM)
- Warum? Mindestens 4 GB sind Pflicht, besser sind 8 GB oder mehr.
- So geht’s:
- Klicken Sie auf Start und dann auf Einstellungen.
- Wählen Sie System → Info (oder Über). Dort sehen Sie Ihre RAM-Größe.
- Liegen Sie unter 4 GB, ist ein RAM-Upgrade nötig, damit Windows 11 reibungslos läuft.
4. Achten Sie auf Prozessor und Sicherheitschip (TPM 2.0)
- Warum? Windows 11 braucht eine moderne CPU (Intel ab 8. Generation oder ähnliche AMD-Modelle) und meistens TPM 2.0.
- So geht’s:
- Schauen Sie in den Ergebnissen des PC Health Check Tools – es zeigt an, wenn TPM fehlt.
- Ist TPM ausgeschaltet, kann man es oft im BIOS/UEFI-Menü einschalten. Fragen Sie bei Unsicherheit gern Ihren IT-Partner.
5. Noch Fragen oder Unsicherheiten?
- Warum? Nicht alle Geräte sind gleich. Manchmal fehlen nur Kleinigkeiten für die Windows-11-Freigabe.
- So geht’s:
- Melden Sie sich bei uns – wir beraten Sie unverbindlich.
- Wenn nötig, finden wir gemeinsam eine Lösung, sei es ein Upgrade oder ein neuer Rechner.
Fazit
Wenn Windows 11 von selbst eine Installation anbietet oder das PC Health Check Tool grünes Licht gibt, sind Sie in der Regel startklar. Fehlt etwas (z. B. zu wenig Arbeitsspeicher oder deaktiviertes TPM), können Sie das oft nachrüsten oder einschalten. Möchten Sie auf Nummer sicher gehen, sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gern dabei, Ihren Rechner fit für Windows 11 zu machen.
Windows 10: Supportende naht – das müssen Sie jetzt wissen
Windows 10 war lange Zeit ein zuverlässiger Begleiter in Büros und Unternehmen. Doch nun rückt das offizielle Supportende näher: Am 14. Oktober 2025 stellt Microsoft endgültig die Sicherheitsupdates und den technischen Support für Windows 10 ein. Höchste Zeit also, um sich rechtzeitig Gedanken über den Wechsel auf Windows 11 zu machen.
Warum ist das Supportende relevant für Ihr Unternehmen?
Ohne regelmäßige Sicherheitsupdates ist Ihr Unternehmen deutlich anfälliger für Viren, Schadsoftware und Hackerangriffe. Stellen Sie sich das vor wie eine Haustür, deren Schloss nicht mehr regelmäßig geprüft wird – irgendwann schützt sie nicht mehr zuverlässig vor ungebetenen Gästen. Genau deshalb sollten Sie rechtzeitig handeln und den Übergang zu Windows 11 planen.
Welche Vorteile bringt Windows 11?
Der Umstieg lohnt sich nicht nur aus Sicherheitsgründen. Windows 11 bietet zahlreiche Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag einfacher und effizienter gestalten:
- Höhere Sicherheit: Regelmäßige Updates schützen Ihre IT besser gegen Bedrohungen.
- Bessere Performance: Optimierte Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit erhöhen die Produktivität.
- Moderne Benutzeroberfläche: Ein frisches und intuitives Design sorgt für eine angenehmere Nutzung.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Neue Funktionen wie Teams-Integration erleichtern die digitale Zusammenarbeit.
Was ist bei einem Umstieg zu beachten?
Ein Wechsel von Windows 10 auf Windows 11 bedeutet oft mehr als nur ein Update. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt berücksichtigen:
- Hardwareanforderungen prüfen: Nicht jede bestehende Hardware erfüllt automatisch die Voraussetzungen für Windows 11. Wichtig ist zum Beispiel das Vorhandensein eines TPM-2.0-Chips und eines kompatiblen Prozessors. Nutzen Sie ganz einfach unseren Schnell-Check, wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Hardware für Windows 11 bereit ist.
- Software-Kompatibilität sicherstellen: Ihre vorhandenen Programme und Apps sollten rechtzeitig geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.
- Datenmigration planen: Um Datenverlust vorzubeugen, ist eine sorgfältige Planung und Durchführung der Datenübertragung unverzichtbar.
In 3 Schritten zum reibungslosen Umstieg
Um den Umstieg für Sie möglichst stressfrei zu gestalten, empfehlen wir folgendes Vorgehen:
- Bestandsaufnahme durchführen
Prüfen Sie Ihre Hardware- und Software-Ausstattung auf Windows-11-Kompatibilität. Unsere kostenfreie Checkliste hilft Ihnen dabei, nichts zu übersehen. - Individuelle Beratung nutzen
Buchen Sie bei uns einen kostenfreien Beratungstermin. Wir helfen Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen und unterstützen Sie bei Fragen zu Hardware-Upgrades oder notwendigen Anpassungen. - Schrittweise umstellen
Setzen Sie den Umstieg geplant um, z.B. Abteilung für Abteilung, um Ausfallzeiten minimal zu halten und die Arbeitsfähigkeit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Jetzt aktiv werden und entspannt bleiben
Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto reibungsloser gelingt der Umstieg. Nutzen Sie unsere kostenfreie Checkliste und vereinbaren Sie gleich einen unverbindlichen Beratungstermin.
Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Ihr Unternehmen optimal aufgestellt ist.