Wir müssen reden! Genauer gesagt: über Freitagnachmittage, an denen die halbe Belegschaft noch schnell ihre Wochenstunden ins Projekt bucht, bevor das Wochenende eingeläutet wird. Also schnell ein Blick in die Excel-Tabelle, dann ins Kalendertool und die E-Mails. Denn natürlich wurden die Zeiten der letzten zwei Tage nirgendwo notiert. Am Ende stimmt die Stundenzahl trotzdem nicht ganz. Kommt Ihnen bekannt vor?
Keine Sorge, Sie sind nicht allein! Und Sie sind auch nicht nachlässig. Das Problem sind oft die Werkzeuge: eine Software für Angebote, eine für die Zeiterfassung, eine für Rechnungen, dazu Excel als Kitt zwischen allem.
Genau hier setzt ein ERP für Dienstleister an.
Warum Dienstleister ein anderes ERP brauchen als Handel oder Fertigung
Die meisten ERP-Systeme kommen ursprünglich aus der Warenwirtschaft: Lagerbestände, Stücklisten, Lieferketten. Für ein Beratungsunternehmen, eine Agentur oder einen IT-Dienstleister ist das die falsche Baustelle. Denn hier gibt es oft gar kein Lager, das man zählen könnte. Es gibt Kontingente, Projekte und unzählige Abstimmungen. Genau das muss ein ERP für Dienstleister abbilden können.
Statt Lagerbeständen zählen hier Projektstunden. Statt Stücklisten zählen Leistungsnachweise. Statt Lieferterminen zählen Abgabefristen. Ein System, das ursprünglich fürs Regalzählen gebaut wurde, bringt dafür meist nur notdürftig drangeflickte Zusatzmodule mit. Und das merkt man.
Die häufigsten Probleme in der Praxis
Problem #1: Stunden werden nicht erfasst oder falsch zugeordnet. Ohne feste Struktur landen Arbeitsstunden in Kalendern, Notizen oder gar nicht im System. Ergebnis: Rechnungen fallen zu niedrig aus, oder die Abrechnung dauert Tage.
Problem #2: Angebote und Aufträge laufen getrennt von der Projektarbeit. Das Angebot liegt im CRM, das Projekt läuft in einem ganz anderen Tool. Niemand sieht auf einen Blick, ob ein Projekt noch im Budget liegt – bis es zu spät ist.
Problem #3: Rechnungsstellung ist manuelle Fleißarbeit. Leistungsnachweise werden von Hand aus drei Quellen zusammengesucht, bevor überhaupt eine Rechnung geschrieben werden kann. Klingt nach Excel-Problem Nummer eins? Ist es auch.
Problem #4: Die Buchhaltung bekommt die Daten zu spät oder unvollständig. Ohne Anbindung an Fibu oder Steuerkanzlei müssen Belege und Buchungen händisch nachgereicht werden. Monat für Monat wandern so immer noch physische Ordner durch die Republik.
Was ein ERP für Dienstleister können muss
Ein System, das zu Beratungs-, Agentur- oder IT-Dienstleistungsunternehmen passt, muss vor allem fünf Dinge zuverlässig abbilden:
- Projektmanagement mit echtem Leistungsnachweis,
- eine Zeiterfassung, die nicht als Fremdkörper danebensteht,
- eine durchgängige Kette von Angebot über Auftrag bis zur Rechnung,
- ein CRM, das Kontakte und Chancen ohne Systemwechsel verfügbar macht,
- und eine Anbindung an Buchhaltung und Steuerkanzlei, die ohne manuellen Export auskommt.
weclapp bietet dafür ein eigenes Paket: ERP Dienstleistung, ausgerichtet auf Consulting, Agenturen und IT-Beratung. Enthalten sind CRM mit Kunden- und Kontaktmanagement, Aufgaben, Kalender und Kampagnen, die durchgängige Kette von Chance über Angebot bis zur Auftragsabwicklung, Projektmanagement inklusive Leistungsnachweis, Zeiterfassung (auch personalbezogen), API-Zugriff für eigene Anbindungen sowie Finanzbuchhaltung und Banking. Das Paket kostet 95 Euro pro Monat und Nutzer bei monatlicher Zahlweise, 86 Euro monatlich bei jährlicher Abrechnung.
Wie das in der Praxis aussieht
Auch wir bei prem-tec sind Dienstleister. Mittlerweile nutzen wir selbst weclapp nachdem wir den Wechsel von einem anderen System vollzogen haben. Dort waren unsere Prozesse sukzessiv gewachsen: Auftragsbearbeitung, CRM, Lager mit Seriennummern, Vertragswesen, Helpdesk, Buchhaltung, dazu die Weitergabe an das Steuerbüro. Ein System, das das alles schlank genug abdeckt, war schwer zu finden.
Statt aus dem Bauch heraus zu entscheiden, hat das Team mehrere Systeme parallel getestet – Buchhaltung, Vertrieb und Support arbeiteten jeweils eine Zeit lang direkt mit den Kandidaten. Am Ende fiel die Wahl auf weclapp, mit den Modulen ERP Handel, Helpdesk und Verträge. Die Migration lief über eine API-Schnittstelle: Die Daten wurden nicht manuell exportiert und neu eingepflegt, sondern direkt zwischen den Systemen übertragen. Artikel, Kunden, Lieferanten, Verträge, Tickets und Aktivitäten kamen so vollständig und sauber an, ohne die Nacharbeit, die klassische CSV-Importe sonst mit sich bringen.
Heute läuft das System ohne Zusatz-Customizing. Die M365-Anbindung bringt E-Mails, Dokumente und Kalender direkt ins ERP, die automatische Eingangsbelegerkennung erfasst Rechnungen und Lieferscheine ohne manuelle Erfassung. [Hier geht’s zum ausführlichen Projektbericht]
Häufige Fragen
Welche ERP-Software ist für IT-Dienstleister geeignet?
IT-Dienstleister brauchen selten ein Lager, aber immer eine saubere Projektabrechnung, Zeiterfassung, Helpdesk/Ticketing und eine Anbindung an Microsoft 365. Genau das deckt das weclapp-Paket „ERP Dienstleistung“ ab. Wie das im Alltag aussieht, zeigt unser eigenes Beispiel weiter oben, denn auch prem-tec ist als IT-Systemhaus selbst ein Dienstleister.
Welche ERP-Programme sind am bekanntesten?
Bekannte Namen sind SAP, Microsoft Dynamics 365, Sage, Odoo und weclapp. Bekannt heißt aber nicht automatisch passend: SAP und Dynamics sind auf große Konzernstrukturen ausgelegt und für kleine Beratungs- oder Agenturteams meist überdimensioniert. Genau in dieser Lücke – zwischen Excel-Chaos und Enterprise-Software – positionieren sich Systeme wie weclapp.
Ist ERP-Software als Dienstleistung erhältlich?
Ja. Das nennt sich Software as a Service (SaaS): Statt eine Lizenz zu kaufen, mieten Sie die Software im monatlichen Abo, ohne eigene Server und ohne hohe Anfangsinvestition. weclapp funktioniert genau nach diesem Modell. Sie zahlen pro Nutzer und Monat, das Paket lässt sich jederzeit anpassen.
Welche ERP-Anbieter sind die besten?
Eine pauschal „beste“ Lösung gibt es nicht. Die Antwort hängt von Unternehmensgröße, Branche und Prozessen ab. Für Dienstleister lohnt sich der Blick auf drei Kriterien statt auf Ranglisten: Liegt der Fokus auf Projekten und Zeit statt auf Warenwirtschaft? Wie transparent ist das Preismodell? Und lässt sich das System mit dem Unternehmen mitwachsen, ohne bei jedem Schritt neu verhandeln zu müssen?
Fazit
Ein ERP für Dienstleister muss nicht alles können. Wirklich nicht! Es muss genau drei Dinge können, um die sich im Beratungs- und Agenturalltag alles dreht: Zeit erfassen, Projekte steuern, sauber abrechnen. Wer sich dabei ertappt, wie er am Freitagnachmittag Stundenzettel aus drei verschiedenen Quellen zusammenklaubt, hat den wichtigsten Grund für ein neues System schon selbst gefunden.
PS.: Und falls Sie jetzt schon wissen wollen, ob weclapp auch zu Ihrem Team passt: wir haben den Wechsel selbst hinter uns. Fragen Sie uns doch einfach.
