Kategorie: ERP

ERP-Wechsel zu weclapp – Ablauf, Dauer, typische Kosten

ERP-Wechsel zu weclapp – Ablauf, Dauer, typische Kosten

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Viele Unternehmen schieben den ERP-Wechsel vor sich her, obwohl das alte System längst an seine Grenzen stößt. Die Sorge ist meistens dieselbe: Gehen beim Umstieg Daten verloren? Steht der Betrieb tagelang still, während Kunden weiter bestellen wollen? Und was kostet das Ganze am Ende wirklich?

Die gute Nachricht: Ein ERP-Wechsel ist ein planbarer Prozess, kein Sprung ins Ungewisse. Entscheidend ist, dass er in klaren Phasen abläuft, mit ausreichend Zeit für Tests, bevor irgendetwas live geht.

So läuft ein ERP-Wechsel zu weclapp ab

Phase 1: Analyse (ca. 1–2 Wochen)

Am Anfang steht keine Migration, sondern ein genauer Blick auf das, was bereits da ist. Welche Daten müssen mitziehen: etwa Artikel, Kunden, offene Aufträge oder Belege? Welche Prozesse laufen aktuell noch in Excel-Tabellen oder Einzellösungen und sollen künftig direkt in weclapp abgebildet werden? Diese Phase entscheidet, wie glatt der Rest läuft. Deshalb nehmen wir uns dafür bewusst Zeit.

Phase 2: Datenmigration (ca. 2–4 Wochen, abhängig vom Datenvolumen)

Jetzt wandern Artikelstämme, Kundendaten, Lagerbestände und Preislisten strukturiert aus dem alten System in weclapp. Die Dauer hängt fast ausschließlich von der Datenmenge und ihrer Qualität ab: Je sauberer die Ausgangsdaten, desto schneller geht die Migration. Dieser Schritt bereitet den meisten Unternehmen die größten Sorgen, und genau deshalb lohnt sich hier ein erfahrener Partner, der weiß, worauf es ankommt..

Phase 3: Testbetrieb (ca. 1–3 Wochen)

Bevor irgendetwas live geht, läuft weclapp parallel zum bisherigen System. Ihr Team arbeitet mit echten Daten in einer Testumgebung und spielt die gewohnten Abläufe durch. Fehler fallen so auf, bevor sie im Tagesgeschäft Schaden anrichten.

Phase 4: Go-Live (1 Tag bis wenige Tage)

Der eigentliche Umstieg ist meist der unspektakulärste Teil, wenn die vorherigen Phasen sauber gelaufen sind. Das alte System wird abgelöst, und weclapp übernimmt den laufenden Betrieb. Kleinere Anpassungen sind in den ersten Tagen normal. Wir begleiten sie direkt, statt sie erst im Nachhinein zu entdecken.

Auch die Sorge vor tagelangen Ausfallzeiten lässt sich entkräften: Die eigentliche Umschaltung dauert in der Regel nur Stunden, nicht Tage, weil der Testbetrieb in Phase 3 Prozesse, Berechtigungen und Schnittstellen bereits einmal durchgespielt hat. Muss am Go-Live-Tag noch etwas nachjustiert werden, betrifft das meist Details: der gesamte Betrieb bleibt davon unberührt.

Insgesamt dauert ein realistischer ERP-Wechsel damit rund 4 bis 12 Wochen, abhängig von Datenmenge, Prozesskomplexität und der Anzahl beteiligter Abteilungen. Kleinere Betriebe mit überschaubarem Datenbestand sind oft schneller durch, größere mit mehreren Standorten oder komplexer Lagerlogistik brauchen entsprechend mehr Zeit.

Warum wir wissen, wovon wir sprechen

Wir haben unseren eigenen Betrieb selbst auf weclapp migriert. Wir kennen die Umstellung also nicht nur aus Kundenprojekten, sondern aus eigener Erfahrung.

Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Für PBO haben wir rund 20.000 Artikel in weclapp migriert, eine Datenmenge, bei der sich Fehler in der Vorbereitung vervielfacht hätten. Das zeigt, dass eine strukturierte Migration auch bei großen Artikelbeständen zuverlässig funktioniert, wenn Analyse und Testphase ernst genommen werden.

Genau das ist der Unterschied zwischen einer Migration, die nebenbei mitläuft, und einer, die als eigenes Projekt behandelt wird. Bei 20.000 Artikeln reicht es nicht, Daten einfach zu exportieren und wieder einzuspielen. Attribute, Kategorien, Lagerorte und Preislogiken müssen sauber zugeordnet werden, sonst übernimmt das neue System lediglich die Unordnung des alten mit einer neuen Oberfläche.

Was kostet ein ERP-Wechsel zu weclapp?

Hier lohnt sich eine ehrliche Trennung zwischen zwei Kostenblöcken, die oft in einen Topf geworfen werden.

Die weclapp-Lizenz ist öffentlich einsehbar und lässt sich klar beziffern. Das Einstiegspaket ERP Starter kostet 39 € pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt. Wer CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung braucht, zahlt für ERP Dienstleistung 86 € bei jährlicher Zahlweise beziehungsweise 95 € bei monatlicher Zahlweise pro Nutzer und Monat. Für volle Warenwirtschaft inklusive Lagerverwaltung und Produktion liegt ERP Handel bei 163 € jährlich beziehungsweise 179 € monatlich pro Nutzer und Monat. Ab zehn Lizenzen erstellt weclapp ein individuelles Angebot mit Preisvorteilen.

Die Migration selbst lässt sich dagegen nicht pauschalisieren. Gemeint sind damit Analyse, Datenübernahme, Testbetrieb und die Schulung Ihres Teams. Die Kosten hängen zu stark davon ab, wie viele Daten migriert werden, wie komplex Ihre bisherigen Prozesse sind und wie viele Mitarbeitende eingearbeitet werden müssen. Ein Betrieb mit sauberen Excel-Listen und 500 Artikeln braucht einen anderen Aufwand als einer mit gewachsenen Datenbanken und mehreren tausend Positionen.

Genau deshalb erstellen wir für die Migration ein individuelles Angebot, abgestimmt auf Ihre tatsächliche Ausgangslage. Pauschalpreise, die im Zweifel doch nicht passen, gibt es bei uns bewusst nicht.

Kein Grund für Bauchschmerzen

Ein ERP-Wechsel bleibt ein Projekt, kein Selbstläufer. Aber mit einer sauberen Analysephase, einer strukturierten Datenmigration und einem echten Testbetrieb vor dem Go-Live lässt sich das Risiko auf ein überschaubares Maß reduzieren. Datenverlust und tagelange Ausfallzeiten sind kein Naturgesetz eines ERP-Wechsels, sondern das Ergebnis, wenn genau diese Phasen übersprungen werden.

Sie überlegen, von Ihrem aktuellen System auf weclapp zu wechseln? Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie Ihr Wechsel konkret aussehen würde, mit realistischem Zeitplan und einem individuellen Angebot statt Pauschalversprechen.

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weclapp vs. klassisches ERP: Cloud oder On-Premise?

weclapp vs. klassisches ERP: Cloud oder On-Premise?

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Cloud oder klassisch installiert? Diese Frage stellt sich jedes Unternehmen, das über ein neues ERP-System nachdenkt. Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Welches passt, hängt von IT-Ressourcen, Standortstruktur und Anspruch an Flexibilität ab. Dieser Vergleich stellt beide Ansätze sachlich gegenüber, am Beispiel des Cloud-ERP weclapp.

Klassisches ERP: Software im eigenen Haus

Bei einem klassischen, on-premise betriebenen ERP läuft die Software auf eigener Hardware im Unternehmen – ob SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central als On-Premise-Variante, Sage oder Lexware warenwirtschaft. Die Daten liegen physisch im eigenen Haus, der Zugriff funktioniert auch ganz ohne Internetverbindung.

Das bringt Kontrolle: Wer will, entscheidet selbst, wann Updates eingespielt werden, und die Infrastruktur bleibt vollständig in eigener Hand. Der Preis dafür ist Verantwortung. Server, Backups, Sicherheitsupdates und Wartung liegen bei der eigenen IT oder einem IT-Partner – inklusive der Frage, was passiert, wenn jemand von unterwegs oder aus dem Homeoffice arbeiten möchte. Das ist meist zusätzlich einzurichten, etwa über eine VPN-Verbindung.

Cloud-ERP am Beispiel weclapp

weclapp läuft vollständig im Browser, ohne lokale Installation. Das bedeutet: Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung, ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet zu haben, etwa ein Angebot und einen Kundendatensatz nebeneinander, ist im Browser genauso möglich wie am klassischen Desktop-Programm.

Die Daten liegen bei weclapp in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum in Frankfurt am Main, unter anderem ISO-27001-zertifiziert und dem deutschen Datenschutzrecht (BDSG) unterworfen. Updates spielt der Anbieter automatisch ein. Und das völlig ohne eigenes Zutun und ohne Wartungsfenster, das die eigene IT einplanen muss.

Skalierbarkeit ist dabei der große Unterschied zum klassischen Modell: Nutzerzahlen lassen sich flexibel anpassen, Module bei Bedarf dazubuchen oder wieder abbestellen. Ein Unternehmen, das wächst oder saisonal schwankt, muss dafür keine neue Hardware anschaffen.

Ein Vergleich: Cloud-ERP vs. klassisches ERP

Klassisches ERP
(On-Premise)		Cloud-ERP
(weclapp)
HostingEigene Server im UnternehmenZertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt a. M. (ISO 27001)
ImplementierungsdauerAbhängig von Hardware-Beschaffung und Server-Einrichtung, meist längerer VorlaufKein Hardware-Setup nötig, Dauer hängt vor allem von der Datenmigration ab
KostenmodellMeist Lizenzkauf plus Wartungsvertrag, höhere AnfangsinvestitionMonatliches Abo pro Nutzer, planbare laufende Kosten
SkalierbarkeitZusätzliche Nutzer oder Module oft mit neuer Hardware/Lizenz verbundenNutzerzahlen und Module flexibel anpassbar
Update-AufwandMuss von eigener IT oder Partner eingeplant und eingespielt werdenAutomatisch durch den Anbieter, ohne Wartungsfenster
Mobiler ZugriffMeist zusätzliche Einrichtung nötig (z. B. VPN)Standardmäßig über Browser von jedem Gerät

Für wen passt welches Modell?

Ein paar Fragen helfen bei der Einordnung, unabhängig vom konkreten Anbieter:

Arbeiten Menschen bei Ihnen an mehreren Standorten oder im Homeoffice?

Dann spielt ein Cloud-ERP mit Zugriff über den Browser, ohne zusätzliche VPN-Einrichtung, seine Stärke aus.

Haben Sie eine eigene IT-Abteilung, die Server, Backups und Updates zuverlässig betreut?

Wenn ja, ist ein klassisches System gut stemmbar. Wenn diese Ressourcen fehlen, übernimmt bei einem Cloud-ERP der Anbieter genau diese Aufgaben.

Wächst Ihr Unternehmen schnell oder schwankt die Nutzerzahl saisonal?

Cloud-Systeme lassen sich ohne neue Hardware anpassen, ein klassisches System braucht dafür meist zusätzliche Lizenzen oder Server-Kapazität.

Ist eine hohe Einmalinvestition für Sie leichter zu stemmen als laufende monatliche Kosten?

Dann kann ein klassisches System mit Lizenzkauf finanziell attraktiver sein. Wer lieber planbare, laufende Kosten ohne große Anfangsinvestition hat, ist mit einem Cloud-Abo besser bedient.

Ist die Cloud sicher genug für sensible Unternehmensdaten?

Diese Sorge kommt in Beratungsgesprächen häufig auf. Zu Recht, denn Unternehmensdaten sind sensibel. Wichtig dabei: Ein selbst betriebenes System ist nicht automatisch sicherer. Die Sicherheit hängt vollständig davon ab, wie konsequent die eigene IT Updates einspielt und Backups pflegt. Wird das vernachlässigt, entstehen genau die Lücken, die Angreifer ausnutzen.

Bei einem zertifizierten Cloud-Anbieter wie weclapp übernimmt das ein spezialisiertes Team im laufenden Betrieb. Die Daten liegen in Deutschland, unterliegen dem deutschen Datenschutzrecht und werden nach ISO 27001 zertifiziert verwaltet. Das ersetzt keine eigene Sorgfalt bei Zugriffsrechten und Passwörtern, nimmt aber die Verantwortung für Infrastruktur und Patch-Management ab.

Häufige Fragen

Ist weclapp eine gute Alternative zu klassischen ERP-Systemen?

Für Unternehmen, die Wert auf mobilen Zugriff, planbare Kosten und wenig eigenen Wartungsaufwand legen, ja. Wer aus Prinzip keine Daten außerhalb des eigenen Hauses speichern möchte oder ohnehin durchgehend stabile Internetverbindungen an allen Standorten braucht, ist mit einem On-Premise-System unter Umständen besser bedient.

Was kostet weclapp im Vergleich zu einem klassischen ERP?

weclapp wird als monatliches Abo pro Nutzer abgerechnet, je nach Paket ab rund 39 Euro. Klassische Systeme verlangen meist eine höhere Einmalinvestition für Lizenzen, dazu kommt häufig ein separater Wartungsvertrag.

Lassen sich Daten aus einem On-Premise-System zu weclapp migrieren?

Ja. Je nach Ausgangssystem funktioniert das über strukturierte Datenimporte oder API-Anbindung. Der Aufwand hängt vor allem von der Datenmenge und -qualität im Altsystem ab.

Fazit

Weder Cloud-ERP noch klassisches On-Premise-System ist grundsätzlich die bessere Wahl. Wer viel Kontrolle über die eigene Infrastruktur behalten will und stabile IT-Ressourcen im Haus hat, kommt mit einem klassischen System gut zurecht. Wer Wert auf mobilen Zugriff, planbare Kosten ohne große Vorabinvestition und wenig eigenen Wartungsaufwand legt, findet in einem Cloud-ERP wie weclapp die passendere Lösung.

Sie stehen selbst vor dieser Entscheidung? Lassen Sie uns gemeinsam schauen, welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt.

ERP für die Fertigung: Diese Funktionen brauchen Sie wirklich

ERP für die Fertigung: Diese Funktionen brauchen Sie wirklich

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Jeden Morgen dasselbe Ritual: erst einloggen, dann in die Remoteverbindung, dann ins eigentliche System. Das alles bevor überhaupt der erste Auftrag angelegt werden kann. Und wehe, die Verbindung hakt gerade dann, wenn ein Kunde am Telefon auf eine Zusage wartet.

Kommt Ihnen bekannt vor?

Dann geht es Ihnen wie vielen Fertigungsbetrieben, die mit einem gewachsenen, aber technisch stehengebliebenen System arbeiten. Die Produktion läuft, aber die Software drumherum bremst mehr, als dass sie hilft.

Was ist PPS-Software – und was hat das mit ERP zu tun?

PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Ein PPS-System ist im Kern ein ERP, das speziell auf Fertigungsprozesse zugeschnitten ist: Es verbindet Einkauf, Disposition, Lager, Vertrieb und Buchhaltung so miteinander, dass die Produktion reibungslos läuft, statt an Schnittstellen zwischen Abteilungen hängenzubleiben.

In der Praxis heißt das: Arbeitspläne bündeln die einzelnen Produktionsschritte inklusive Zeitvorgaben und benötigter Ressourcen. Stücklisten bilden ab, aus welchen Komponenten ein Produkt besteht – auch bei komplexen, mehrstufigen Baugruppen. Und Produktionsaufträge halten fest, was wann in welcher Menge gefertigt werden soll, inklusive Verfügbarkeitsprüfung und Controlling zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten.

Warum Fertigungsunternehmen ein anderes ERP braucht als Handel oder Dienstleistung

Handelsunternehmen kaufen Ware und verkaufen sie weiter. Fertigungsbetriebe verwandeln Rohstoffe in etwas Neues. Genau das macht die Anforderungen komplexer. Es reicht nicht, Lagerbestände zu zählen. Es muss klar sein, welches Rohmaterial für welchen Produktionsauftrag reserviert ist, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge nötig sind und wie viel davon bereits erledigt wurde.

Ein System, das nur für den Wiederverkauf fertiger Ware gebaut wurde, kennt weder Stücklisten noch Arbeitspläne. Genau da scheitern viele Standard-ERPs an der Realität der Fertigung.

Die häufigsten Probleme in der Praxis

Problem #1: Der Materialbedarf wird von Hand geschätzt. Ohne automatische Disposition weiß niemand genau, wie viel Rohmaterial für die nächsten Aufträge wirklich gebraucht wird – bis entweder zu viel oder zu wenig auf Lager liegt.

Problem #2: Stücklisten leben in Excel statt im System. Komplexe Produkte mit mehreren Komponenten werden in Tabellen gepflegt, die niemand außer der einen Person versteht, die sie erstellt hat.

Problem #3: Zugriff aufs System ist eine eigene Hürde. Veraltete Systeme erfordern oft eine Remoteverbindung, bevor überhaupt gearbeitet werden kann – ein Extra-Schritt, jeden Tag, für jeden Vorgang.

Problem #4: E-Rechnung ist mit dem Altsystem schlicht nicht möglich. Was inzwischen für viele Unternehmen Pflicht ist, lässt sich mit technisch veralteter Software gar nicht erst abbilden.

Was ein ERP für Fertigung können muss

Ein System für Fertigungsbetriebe muss vor allem fünf Dinge zuverlässig können: automatische Disposition, die den Materialbedarf selbst ermittelt statt ihn zu erraten, Stücklisten- und Arbeitsplanverwaltung direkt im System, Produktionsaufträge mit Verfügbarkeitsprüfung und Kostencontrolling, eine Lagerverwaltung, die Material auch für einzelne Aufträge reservieren kann, und eine moderne Cloud-Anbindung ohne Remote-Umweg.

Die passende Lösung heißt bei weclapp ERP Handel: ein Paket, das Warenwirtschaft und Produktionsplanung gemeinsam abdeckt, von der Disposition bis zur kompletten Fertigungssteuerung. Enthalten sind:

  • automatische Materialbedarfsermittlung mit direkter Umwandlung von Bestellvorschlägen in Bestellungen,
  • Lagerverwaltung mit beliebig vielen Lagern und Lagerplätzen inklusive Reservierung für einzelne Produktionsaufträge,
  • Stücklisten (auch rekursiv, für komplexe Baugruppen),
  • Arbeitspläne mit Zeitvorgaben und Ressourcenzuordnung,
  • sowie Produktionsaufträge mit Controlling zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten.

Dazu kommt die Buchhaltung mit DATEV-Export.

Wie das in der Praxis aussieht: PBO Pulverbeschichtung Osterloh

PBO aus Vockerode beschichtet seit 1997 Metallteile für Maschinenbauer und Metallverarbeiter aus der Region – elektrostatisch aufgetragen, bei hoher Temperatur eingebrannt. Was nicht ganz so reibungslos lief wie die Produktion: die IT dahinter. Das alte ERP-System bekam keine Updates mehr, keinen Support-Horizont. Wer auf die Daten zugreifen wollte, musste sich erst in eine Remoteverbindung einloggen. Jeden Tag, für jeden Vorgang.

Gleichzeitig rückte die E-Rechnungspflicht näher, die das Altsystem gar nicht abbilden konnte. Der Wechsel war beschlossen. Nur brachte PBO über 20.000 Artikel mit, gewachsen über Jahre. So ein historisch gewachsener Artikelstamm hat seine eigenen Eigenheiten. Genau die machten den Export aus dem alten System zur eigentlichen Herausforderung.

Wir haben daher weclapp eingeführt: eine Cloud-Lösung, die direkt über den Browser läuft, ganz ohne Remotedesktop. Für die Lagerarbeit kam die weclapp-Lagerapp auf der vorhandenen Hardware dazu, parallel wurde Microsoft 365 implementiert. Die größte Arbeit steckte in der Datenmigration: Über 20.000 Artikel mussten aus dem Altsystem extrahiert, bereinigt und strukturiert überführt werden – kein Copy-Paste, sondern ein eigenes Arbeitspaket. Das Projekt startete im Dezember 2025, die Einrichtung war bis Februar 2026 abgeschlossen. Seitdem arbeitet PBO produktiv mit weclapp und kann E-Rechnungen direkt aus dem System versenden.

Fazit

Ein ERP für Fertigung muss die Produktion abbilden, wie sie wirklich läuft: mit Stücklisten, Arbeitsplänen und einer Disposition, die mitdenkt statt nur zu verwalten. Wer sich jeden Morgen erst durch eine Remoteverbindung kämpfen muss, bevor die eigentliche Arbeit beginnt, hat den ersten Grund für einen Wechsel bereits selbst erlebt.

PS.: Auch bei über 20.000 Artikeln ist ein sauberer Umstieg möglich. PBO ist der Beweis. Fragen Sie uns, wie das bei Ihnen aussehen könnte.

Beratung anfragen

ERP für den Handel: Diese Funktionen brauchen Sie wirklich

ERP für den Handel: Diese Funktionen brauchen Sie wirklich

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Stellen Sie sich einen Bäckereibetrieb vor, der plötzlich zwei Läden gleichzeitig führt: den in der Fußgängerzone und einen zweiten, unsichtbaren, im eigenen Onlineshop. Kunden bestellen Brot und Brötchen online und holen sie in der Filiale ab. In der Weihnachtssaison kommt der Versand dazu – Stollen, deutschlandweit, per DHL. Bezahlt wird per PayPal. Und jede Bestellung muss am Ende in derselben Warenwirtschaft landen wie der Verkauf an der Ladentheke.

Klingt nach Spezialfall? Ist es nicht. Es ist der ganz normale Alltag für Handelsunternehmen, die online und stationär gleichzeitig verkaufen. Und genau hier zeigt sich, ob ein ERP für Handel wirklich funktioniert oder nur auf dem Papier gut aussieht.

Warum Handel ein anderes ERP braucht als Dienstleistung oder Fertigung

Bei Dienstleistern zählt vor allem Zeit. [Hier geht’s zu unserem ERP-Beitrag für Dienstleister] Bei Handelsunternehmen zählt die Ware – und zwar über mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig hinweg synchron. Ein Artikel, der im Laden verkauft wird, muss im Onlineshop sofort als nicht mehr verfügbar gelten. Ein Artikel, der über einen Marktplatz verkauft wird, genauso. Ohne zentrale Warenwirtschaft verkaufen Sie früher oder später etwas doppelt, das es nur einmal gibt.

Dazu kommen Themen, die reine Dienstleister nie beschäftigen: Disposition und Einkauf, Lagerbestände in Echtzeit, Seriennummern oder Chargen, wenn es um Rückverfolgbarkeit geht, und die Anbindung an Shop-Systeme, Marktplätze, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter. Ein ERP, das primär für Projektarbeit gebaut wurde, hilft hier wenig.

Die häufigsten Probleme in der Praxis

Problem #1: Der Lagerbestand stimmt nie ganz. Ladenverkauf, Onlineshop und Marktplatz laufen in getrennten Systemen. Zwischen den Abgleichen liegen Stunden, manchmal Tage – genug Zeit, um etwas zu verkaufen, das gar nicht mehr da ist.

Problem #2: Bestellungen aus verschiedenen Kanälen landen nicht an einem Ort. Eine Bestellung aus dem Onlineshop, eine vom Marktplatz, eine aus der Filiale: Drei Quellen, die von Hand zusammengeführt werden müssen, bevor überhaupt Ware rausgehen kann.

Problem #3: Versand- und Zahlungsschnittstellen sind Insellösungen. DHL-Label hier, PayPal-Abgleich da, keine Verbindung zur Warenwirtschaft. Jede Bestellung bedeutet doppelte Arbeit – einmal im Shop, einmal im ERP.

Problem #4: Click & Collect wird zum manuellen Sonderfall. Online bestellen, in der Filiale abholen, klingt einfach – ist es aber nur, wenn das System weiß, dass eine online reservierte Ware nicht gleichzeitig im Laden verkauft werden darf.

Problem #5: Die Buchhaltung bekommt die Bestellübersicht von Hand. Ohne Anbindung an die Finanzbuchhaltung muss die Bestellliste aus dem Shopsystem manuell ans Steuerbüro gehen, damit dort die Kontobewegungen abgeglichen werden können. Ein Job, der sich jeden Monat wiederholt – und der eigentlich niemand mehr von Hand machen sollte.

Was ein ERP für Handel können muss

Ein System für Handelsunternehmen muss vor allem sechs Dinge zuverlässig können: eine zentrale Warenwirtschaft, die alle Verkaufskanäle in Echtzeit synchron hält, Disposition und Einkauf, damit Nachbestellungen nicht dem Zufall überlassen bleiben, Lagerverwaltung inklusive Serien- und Chargennummern, direkte Anbindung an Shop-Systeme und Marktplätze statt manueller Doppelpflege, Schnittstellen zu Versand- und Zahlungsanbietern – und eine Anbindung an die Buchhaltung, die den Abgleich mit dem Steuerbüro nicht mehr zur Handarbeit macht.

weclapp bietet dafür das Paket ERP Handel, ausgerichtet auf Produktion, E-Commerce und mehr. Enthalten ist alles aus dem Paket ERP Dienstleistung, dazu ein vollständiges Warenwirtschaftssystem, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung inklusive mobiler Lager-App, Serien- und Chargennummern, Produktion sowie die direkte Anbindung an Shopsysteme wie Shopware, WooCommerce und Shopify und an Marktplätze wie Amazon, eBay und kaufland.de. Über den DATEV-Rechnungsdaten- und Buchungsdatenservice aus dem Bereich Finanzen & Buchhaltung wandert außerdem jede Bestellung automatisch zur Steuerkanzlei – ganz ohne manuell exportierte Bestellübersicht. Das Paket kostet 179 Euro pro Monat und Nutzer bei monatlicher Zahlweise, 163 Euro bei jährlicher Abrechnung.

Damit lässt sich genau das abbilden, was Handelsunternehmen im echten Leben brauchen: Der Onlineshop synchronisiert sich automatisch mit der Warenwirtschaft, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter sind angebunden statt als separates Tool danebenzustehen, Click & Collect – online bestellen, in der Filiale abholen – lässt sich sauber abbilden, weil das System jederzeit weiß, welche Ware wo reserviert ist, und die Kontobewegungen landen automatisch beim Steuerbüro statt in einer Extra-Excel-Liste.

Häufig kommen Handelsunternehmen dabei aus einer ganz typischen Konstellation: eine Warenwirtschaft für den Lagerbestand, ein separates CRM für die Kundenverwaltung, dazwischen keine echte Verbindung. Klassische Insellösungen also – jedes System für sich gut, aber niemand redet miteinander. weclapp ERP Handel bringt Warenwirtschaft und CRM (aus dem Baustein ERP Dienstleistung) in ein einziges System zusammen, sodass Lagerbestand, Kundendaten und Bestellungen an einem Ort liegen.

Fazit

Ein ERP für Handel muss vor allem eines: die Ware im Griff behalten, egal über wie viele Kanäle sie verkauft wird. Wer noch von Hand zwischen Laden, Onlineshop und Marktplatz abgleicht, verliert nicht nur Zeit, sondern früher oder später auch Umsatz – durch Bestellungen, die gar nicht mehr bedient werden können.

PS.: Sie planen gerade selbst den Sprung vom Ladengeschäft in den Online-Verkauf? Wir haben genau dafür schon einige Projekte begleitet. Fragen Sie uns einfach.

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ERP für Dienstleister: Diese Funktionen brauchen Sie wirklich

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Wir müssen reden! Genauer gesagt: über Freitagnachmittage, an denen die halbe Belegschaft noch schnell ihre Wochenstunden ins Projekt bucht, bevor das Wochenende eingeläutet wird. Also schnell ein Blick in die Excel-Tabelle, dann ins Kalendertool und die E-Mails. Denn natürlich wurden die Zeiten der letzten zwei Tage nirgendwo notiert. Am Ende stimmt die Stundenzahl trotzdem nicht ganz. Kommt Ihnen bekannt vor?

Keine Sorge, Sie sind nicht allein! Und Sie sind auch nicht nachlässig. Das Problem sind oft die Werkzeuge: eine Software für Angebote, eine für die Zeiterfassung, eine für Rechnungen, dazu Excel als Kitt zwischen allem.

Genau hier setzt ein ERP für Dienstleister an.

Warum Dienstleister ein anderes ERP brauchen als Handel oder Fertigung

Die meisten ERP-Systeme kommen ursprünglich aus der Warenwirtschaft: Lagerbestände, Stücklisten, Lieferketten. Für ein Beratungsunternehmen, eine Agentur oder einen IT-Dienstleister ist das die falsche Baustelle. Denn hier gibt es oft gar kein Lager, das man zählen könnte. Es gibt Kontingente, Projekte und unzählige Abstimmungen. Genau das muss ein ERP für Dienstleister abbilden können.

Statt Lagerbeständen zählen hier Projektstunden. Statt Stücklisten zählen Leistungsnachweise. Statt Lieferterminen zählen Abgabefristen. Ein System, das ursprünglich fürs Regalzählen gebaut wurde, bringt dafür meist nur notdürftig drangeflickte Zusatzmodule mit. Und das merkt man.

Die häufigsten Probleme in der Praxis

Problem #1: Stunden werden nicht erfasst oder falsch zugeordnet. Ohne feste Struktur landen Arbeitsstunden in Kalendern, Notizen oder gar nicht im System. Ergebnis: Rechnungen fallen zu niedrig aus, oder die Abrechnung dauert Tage.

Problem #2: Angebote und Aufträge laufen getrennt von der Projektarbeit. Das Angebot liegt im CRM, das Projekt läuft in einem ganz anderen Tool. Niemand sieht auf einen Blick, ob ein Projekt noch im Budget liegt – bis es zu spät ist.

Problem #3: Rechnungsstellung ist manuelle Fleißarbeit. Leistungsnachweise werden von Hand aus drei Quellen zusammengesucht, bevor überhaupt eine Rechnung geschrieben werden kann. Klingt nach Excel-Problem Nummer eins? Ist es auch.

Problem #4: Die Buchhaltung bekommt die Daten zu spät oder unvollständig. Ohne Anbindung an Fibu oder Steuerkanzlei müssen Belege und Buchungen händisch nachgereicht werden. Monat für Monat wandern so immer noch physische Ordner durch die Republik.

Was ein ERP für Dienstleister können muss

Ein System, das zu Beratungs-, Agentur- oder IT-Dienstleistungsunternehmen passt, muss vor allem fünf Dinge zuverlässig abbilden:

  1. Projektmanagement mit echtem Leistungsnachweis,
  2. eine Zeiterfassung, die nicht als Fremdkörper danebensteht,
  3. eine durchgängige Kette von Angebot über Auftrag bis zur Rechnung,
  4. ein CRM, das Kontakte und Chancen ohne Systemwechsel verfügbar macht,
  5. und eine Anbindung an Buchhaltung und Steuerkanzlei, die ohne manuellen Export auskommt.

weclapp bietet dafür ein eigenes Paket: ERP Dienstleistung, ausgerichtet auf Consulting, Agenturen und IT-Beratung. Enthalten sind CRM mit Kunden- und Kontaktmanagement, Aufgaben, Kalender und Kampagnen, die durchgängige Kette von Chance über Angebot bis zur Auftragsabwicklung, Projektmanagement inklusive Leistungsnachweis, Zeiterfassung (auch personalbezogen), API-Zugriff für eigene Anbindungen sowie Finanzbuchhaltung und Banking. Das Paket kostet 95 Euro pro Monat und Nutzer bei monatlicher Zahlweise, 86 Euro monatlich bei jährlicher Abrechnung.

Wie das in der Praxis aussieht

Auch wir bei prem-tec sind Dienstleister. Mittlerweile nutzen wir selbst weclapp nachdem wir den Wechsel von einem anderen System vollzogen haben. Dort waren unsere Prozesse sukzessiv gewachsen: Auftragsbearbeitung, CRM, Lager mit Seriennummern, Vertragswesen, Helpdesk, Buchhaltung, dazu die Weitergabe an das Steuerbüro. Ein System, das das alles schlank genug abdeckt, war schwer zu finden.

Statt aus dem Bauch heraus zu entscheiden, hat das Team mehrere Systeme parallel getestet – Buchhaltung, Vertrieb und Support arbeiteten jeweils eine Zeit lang direkt mit den Kandidaten. Am Ende fiel die Wahl auf weclapp, mit den Modulen ERP Handel, Helpdesk und Verträge. Die Migration lief über eine API-Schnittstelle: Die Daten wurden nicht manuell exportiert und neu eingepflegt, sondern direkt zwischen den Systemen übertragen. Artikel, Kunden, Lieferanten, Verträge, Tickets und Aktivitäten kamen so vollständig und sauber an, ohne die Nacharbeit, die klassische CSV-Importe sonst mit sich bringen.

Heute läuft das System ohne Zusatz-Customizing. Die M365-Anbindung bringt E-Mails, Dokumente und Kalender direkt ins ERP, die automatische Eingangsbelegerkennung erfasst Rechnungen und Lieferscheine ohne manuelle Erfassung. [Hier geht’s zum ausführlichen Projektbericht]

Häufige Fragen

Welche ERP-Software ist für IT-Dienstleister geeignet?

IT-Dienstleister brauchen selten ein Lager, aber immer eine saubere Projektabrechnung, Zeiterfassung, Helpdesk/Ticketing und eine Anbindung an Microsoft 365. Genau das deckt das weclapp-Paket „ERP Dienstleistung“ ab. Wie das im Alltag aussieht, zeigt unser eigenes Beispiel weiter oben, denn auch prem-tec ist als IT-Systemhaus selbst ein Dienstleister.

Welche ERP-Programme sind am bekanntesten?

Bekannte Namen sind SAP, Microsoft Dynamics 365, Sage, Odoo und weclapp. Bekannt heißt aber nicht automatisch passend: SAP und Dynamics sind auf große Konzernstrukturen ausgelegt und für kleine Beratungs- oder Agenturteams meist überdimensioniert. Genau in dieser Lücke – zwischen Excel-Chaos und Enterprise-Software – positionieren sich Systeme wie weclapp.

Ist ERP-Software als Dienstleistung erhältlich?

Ja. Das nennt sich Software as a Service (SaaS): Statt eine Lizenz zu kaufen, mieten Sie die Software im monatlichen Abo, ohne eigene Server und ohne hohe Anfangsinvestition. weclapp funktioniert genau nach diesem Modell. Sie zahlen pro Nutzer und Monat, das Paket lässt sich jederzeit anpassen.

Welche ERP-Anbieter sind die besten?

Eine pauschal „beste“ Lösung gibt es nicht. Die Antwort hängt von Unternehmensgröße, Branche und Prozessen ab. Für Dienstleister lohnt sich der Blick auf drei Kriterien statt auf Ranglisten: Liegt der Fokus auf Projekten und Zeit statt auf Warenwirtschaft? Wie transparent ist das Preismodell? Und lässt sich das System mit dem Unternehmen mitwachsen, ohne bei jedem Schritt neu verhandeln zu müssen?

Fazit

Ein ERP für Dienstleister muss nicht alles können. Wirklich nicht! Es muss genau drei Dinge können, um die sich im Beratungs- und Agenturalltag alles dreht: Zeit erfassen, Projekte steuern, sauber abrechnen. Wer sich dabei ertappt, wie er am Freitagnachmittag Stundenzettel aus drei verschiedenen Quellen zusammenklaubt, hat den wichtigsten Grund für ein neues System schon selbst gefunden.

PS.: Und falls Sie jetzt schon wissen wollen, ob weclapp auch zu Ihrem Team passt: wir haben den Wechsel selbst hinter uns. Fragen Sie uns doch einfach.

Beratung anfragen

Wenn das Chaos zur Routine wird: Wie Sie Ihren Digitalisierungs­­­einstieg richtig anpacken

Wenn das Chaos zur Routine wird: Wie Sie Ihren Digitalisierungs­­­einstieg richtig anpacken

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Sie kennen das Gefühl wahrscheinlich. Montagmorgen, 8:15 Uhr. Jemand aus dem Team fragt nach dem Status eines Auftrags. Zwei Kollegen suchen in drei verschiedenen Ordnern. Einer öffnet Excel, einer Outlook, einer ruft den Kunden kurzerhand selbst an. Zehn Minuten später hat man eine Antwort …

… und das war eigentlich noch ein guter Tag.

Wenn das Ihre Realität ist: keine Sorge, Sie sind damit nicht allein. Und noch wichtiger: Es lässt sich etwas dagegen tun. Nicht mit einem Millionenprojekt, nicht mit monatelanger Agentur-Odyssee, sondern mit einem klaren Kopf, dem richtigen Startpunkt und ein bisschen Bereitschaft zur Veränderung.

Das eigentliche Problem sitzt nicht im Markt

Gerade in mittelständischen Unternehmen hört man viel über die „großen“ Themen: Fachkräftemangel, schwierige Wirtschaftslage, politischer Gegenwind. All das ist real und belastet. Aber wenn man ehrlich hinschaut, woran Unternehmen im Alltag wirklich kranken, sieht das meist anders aus.

Da sind Abläufe, die niemand wirklich kennt außer dem einen Kollegen, der seit 15 Jahren dabei ist. Da sind Daten, die gleichzeitig in Outlook, Excel, einer alten Fakturasoftware und auf Post-its existieren. Da sind Mitarbeiter, die täglich dieselben Informationen mehrfach eintippen, weil die Systeme nicht miteinander reden. Und da ist das ständige Reagieren: auf Fehler, auf fehlende Informationen, auf Dinge, die eigentlich längst geregelt sein sollten.

Die Folge? Zeitverluste, die sich schnell in vierstelligen Stundenzahlen pro Jahr summieren. Wissen, das verloren geht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Und ein latentes Risiko, das bei jedem kleinen Ausfall spürbar wird.

Das Gute daran: Diese Probleme lassen sich lösen. Und zwar ohne sechsstellige IT-Budgets oder jahrelange Implementierungsprojekte.

Daten und Tun – die zwei Grundlagen jeder Digitalisierung

Wer mit Digitalisierung anfängt, bekommt oft einen Buzzword-Sturm um die Ohren: KI, ERP, Industrie 4.0, Cloud, CRM, Automatisierung. Das alles hat seine Berechtigung. Aber bevor man darüber nachdenkt, welches System man einführen möchte, lohnt sich ein Blick auf das Fundament.

Jede erfolgreiche Digitalisierung steht auf zwei Säulen: Daten und Tun.

Daten meint: die Stammdaten Ihres Unternehmens. Ihre Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Leistungen, Abläufe. Das klingt nach Selbstverständlichkeit, ist es aber in der Praxis oft nicht. Kundenadressen liegen im Fakturaprogramm und im Visitenkartenständer. Gesprächsnotizen existieren im Kopf des Außendienstlers. Verträge schlummern irgendwo in einem Ordner, vielleicht digital, vielleicht analog, vielleicht beides. Und gepflegt werden diese Daten? Im Prinzip nie.

Saubere, zentral verfügbare Daten sind keine nette Ergänzung. Sie sind die Voraussetzung für alles, was danach kommen soll. Prozesse können nur automatisiert werden, wenn das System weiß, wann, was, für wen und wohin. Ohne diese Basis bleibt jede Software ein teures Werkzeug, das keiner richtig nutzt.

Die zweite Säule ist das Tun. Denn das ist das eigentliche Hindernis, das viele Unternehmen seit Jahren bremst. Man weiß irgendwie, dass sich etwas ändern müsste. Aber dann kommt das Tagesgeschäft und das Thema verschiebt sich wieder. Die Lösung: irgendwann muss der erste Schritt gemacht werden: strukturiert, aber ohne Perfektion als Voraussetzung.

Der Weg: sieben Phasen, die wirklich funktionieren

Aus mehr als 25 Jahren Erfahrung mit Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branche lässt sich eines sagen: Es gibt keine Einheitslösung. Aber es gibt eine Reihenfolge, die immer funktioniert.

Phase 1: Skepsis zulassen

Der Startpunkt ist die ehrliche Bestandsaufnahme. Was läuft nicht rund? Wo verlieren wir Zeit? Was nervt die Mitarbeiter täglich? Dieser Schritt klingt banal, wird aber oft übersprungen. Wer hier gründlich ist, spart sich später viel Geld.

Phase 2: Analyse und Zieldefinition

Mit externer Unterstützung werden die gesammelten Themen strukturiert. Welche Systeme sind schon da? Wo sind Schwachstellen? Was soll am Ende besser sein und was muss dafür passieren?

Phase 3: Lösung finden

Kein System kann alles. Deshalb geht es hier darum, Prioritäten zu setzen: Was ist ein Must-Have, was wäre schön, aber verzichtbar? Und genauso wichtig: Kann das System von den Mitarbeitenden wirklich bedient werden? Das beste Tool nützt nichts, wenn es niemand benutzt.

Phase 4: Wirtschaftlich rechnen

Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sie ist eine Nutzenfrage. Wer die aktuellen Systemkosten, die eingesparte Zeit und die neuen Möglichkeiten gegenüberstellt, kommt in vielen Fällen zu einem klaren Ergebnis:

Nicht investieren ist das eigentlich teure.

Phase 5: Umsetzen und schulen

Die Umsetzung selbst ist in der Regel kein Hexenwerk. Was Projekte scheitern lässt, ist meistens nicht die Technik, sondern fehlende Kommunikation, mangelnde Einbindung der Mitarbeitenden und übersprungende Schulungen. Wer alle mitnimmt, hat gewonnen.

Phase 6: Go-Live und danach

Der Start ins neue System ist ein Moment, kein Endpunkt. Die ersten Wochen brauchen Begleitung, Geduld und klare Ansagen der Führungsebene. Danach beginnt das Ausschöpfen der Möglichkeiten: neue Vertriebskanäle, flexiblere Arbeitszeiten, aktive Kundenakquise auf Basis echter Daten.

Phase 7: Regelmäßig überprüfen

Unternehmen verändern sich. Märkte verändern sich. Wer einmal im Jahr einen halben Tag investiert, um zu fragen „Was hat sich verändert, was müssen wir anpassen?“, bleibt langfristig auf Kurs.

Was heute schon möglich ist

Und dann ist da noch der Ausblick und der ist ehrlich gesagt spannend. KI-gestützte Zusammenfassungen von Meetings, automatische Datenerfassung aus Bestellungen unterschiedlichster Formate, intelligente Stammdatenpflege, die Adressen und Kontaktdaten selbstständig aktuell hält: Das alles ist keine Zukunftsmusik mehr. Es ist heute nutzbar.

Der Haken: Wer noch mit verteilten Insellösungen und ungepflegten Daten arbeitet, kann von diesen Möglichkeiten nicht profitieren. KI braucht Kontext und den liefern saubere, strukturierte, zentral verfügbare Daten. Das Fundament von heute ist also gleichzeitig der Schlüssel zu dem, was morgen möglich ist.

Die Frage ist nicht ob, sondern wie

Viele Unternehmer wissen längst, dass sie etwas ändern müssen. Die Frage ist selten das Ob, manchmal das Wann, aber meistens das Wie. Wo anfangen? Was kostet das wirklich? Welche Lösung passt zu uns?

Im Rahmen unserer ptc-Hausbesuche beleuchten wir Ihre konkreten Baustellen vor Ort.

Was sind Ihre größten Hebel? Welche Systeme könnten sinnvoll zusammenspielen? Und was wäre ein realistischer erster Schritt?

Excel ist ein Tabellenkalkulations­­­­programm – KEINE DATENBANK!­

Excel ist ein Tabellenkalkulations­­­­programm – KEINE DATENBANK!­

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Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.

EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.

Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine „dunkle Seite“ der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.

Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.

Excel Problem #1: 🔎

Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.

Excel Problem #2: 🔗

Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.

Excel Problem #3: 🏝️

Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.

Excel Problem #4: ⌨️

Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die „0“ ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.

Excel Problem #5: 🧐

Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?

Excel Problem #6: 🗓️

Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.

Excel Problem #7: 😵‍💫

Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?

Excel Problem #8: 🔒

Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.

Unser Fazit

Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.

Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.

Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.

Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.

Warum sich ein ERP-System auch für KMU lohnt

Warum sich ein ERP-System auch für KMU lohnt

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Um die Nutzung eines ERP-Systems scheinen sich nach wie vor zahlreiche Vorbehalte zu ranken: sie wären zu komplex, zu teuer und zu umfangreich für kleine und mittelständische Unternehmen. Dies war vielleicht früher der Fall, jedoch hat sich in den letzten Jahren das Blatt gewendet. Die Digitalisierung schreitet unaufhaltbar voran und Geschäftsprozesse werden auch in kleinen Unternehmen immer komplexer. Somit hat sich auch die Relevanz von ERP-Systemen für KMU geändert. Neue Herausforderungen, aber vor allem auch Chancen zeichnen das zukünftige Bild des Mittelstands. Für Unternehmen heißt das im Konkreten: dranbleiben, rechtzeitig reagieren und von den Veränderungen profitieren.

Die Bedeutung von ERP-Systemen für KMU

Wenn Sie immer noch mit Excel, Word & Co Ihre Kundendaten verwalten oder Ihre Systeme schon einige Jahre alt sind, ist es Zeit für einen Wechsel. Denn diese Programme haben nur begrenzte Funktionen, die Ihnen eine bereichsübergreifende Arbeit nicht möglich machen. Daten müssen bei dieser Arbeitsweise womöglich mehrfach gepflegt werden und wird dies nicht überall konsequent gemacht, erhalten Sie schnell alte und falsche Datensätze. Zudem werden bei dieser Art der Arbeit meist mehrere Programme zur Abbildung aller Daten verwendet. Medienbrüche zwischen Mails, Telefonaten und Fax-Nachrichten können zusätzlich zu Verwirrungen und Verzögerungen führen.

Die Lösung: Ein ERP-System

Ein ERP-System kann die Lösung für diese Probleme sein. Durch die zentrale Verwaltung in einer Datenbank können Sie Prozesse ebenfalls zentral steuern und abteilungsübergreifend arbeiten. Redundanzen können somit vermieden werden, wodurch die Effizienz steigt und firmeninterne Prozesse besser gesteuert und kontrolliert werden können. Da alle Aktionen im System in Echtzeit erfolgen, sind Sie immer auf dem aktuellen Stand. Durch Funktionen wie Automatisierung sparen Sie Zeit und arbeiten deutlich effektiver. Einheitliche Abläufe sorgen für mehr Transparenz und eine erhöhte Zuverlässigkeit. Über Dashboards können Ihre Daten visuell ansprechend aufbereitet werden, sodass Sie einen besseren Einblick ins Tagesgeschäft erhalten, als auch qualitativ hochwertige Prognosen bekommen. So können Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens stets mitverfolgen.

Vorteile von Cloud-basierten ERP-Systemen für KMU

Besonders in der Cloud gehostete ERP-Systeme sind für KMU zu empfehlen, da sie kostengünstig, flexibel und an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassbar sind. Durch automatische Updates ersparen Sie sich die aufwendige Wartung und bleiben immer auf dem aktuellen Stand. Da die meisten Anbieter auf einem monatlichen Abrechnungsmodell basieren, entfallen die hohen Investitionskosten, der Leistungsumfang ist skalierbar und alles ist schnell verfügbar. Zudem kann durch die webbasierte Anwendung standortunabhängig gearbeitet werden und die Betriebskosten sind gering. Zudem liegen Ihre Daten in den Rechenzentren sicher mit 99,5% Verfügbarkeit ab. Zertifizierungen und Verschlüsselungen, sowie regelmäßige Backups und auch physische Schutzbarrieren sichern alles ab.

In einem ERP-System lassen sich typischerweise folgende Bereiche abbilden:

Warum sich ein ERP-System auch für KMU lohnt

premium technologies bietet das ERP Haufe X360 an. Weitere Informationen zu X360 finden Sie hier. Für Fragen und Produktdemos können Sie einen Beratungstermin buchen!

Beratung buchen
Chat-ptc: Wir beantworten häufig gestellte Fragen besser als die KI

Chat-ptc: Wir beantworten häufig gestellte Fragen besser als die KI

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Künstliche Intelligenz ist gerade in aller Munde. Sie umschreibt die Fähigkeit einer Maschine / eines Systems, menschliche Fähigkeiten wie Sprache, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren.

Auch wir haben die KI genauer unter die Lupe genommen. Für unseren ChatGPT-Test fragten wir daher das System, welche zehn häufigsten Fragen von Kunden an IT-Systemhäuser gestellt werden und haben diese standesgemäß auch gleich beantworten lassen.

Die Antworten der artifiziellen Intelligenz waren zwar nicht schlecht, aber im Praxistest waren wir damit nicht so ganz zufrieden. Deshalb steht nun unsere neue Social Media-Reihe „Chat-ptc“ in den Startlöchern, mit der wir unsere häufigsten Kundenfragen beantworten werden.

Frage #1: Wie sollte man sein (Firmen-)Netzwerk optimieren?

  1. Netzwerkarchitektur überprüfen: Der konzeptionelle Rahmen für  Kommunikationssysteme und Computer ist wichtig, um eine effiziente Netzwerkleistung zu gewährleisten.
  2. Netzwerkgeräte aktualisieren: Sind veraltete Geräte in der Netzwerkstruktur? Der Austausch durch leistungsfähigere Geräte kann Leistung und Funktionsumfang erhöhen.
  3. Netzwerkmonitoring einrichten: Durch Einrichten von Netzwerkmonitoring-Tools ist sichergestellt, dass Probleme schnell identifiziert und behoben werden, bevor sie zu größeren Problemen führen.
  4. Netzwerk-Sicherheitsprüfung durchführen: Potenzielle Sicherheitsprobleme im  Netzwerk identifizieren! Dadurch können Sicherheitslücken geschlossen und unautorisierte Zugriffe verhindert werden.
  5. Netzwerksegmentierung: Durch die Segmentierung des Netzwerks, also die Aufteilung in kleinere, separate Subnetzwerke, kann die Netzwerkleistung und die Sicherheit verbessert werden.

Frage #2: Wie können Unternehmen von Cloud-Lösungen profitieren?

Cloud-Lösungen decken die verschiedensten Anwendungsbereiche in Ihrem Unternehmen ab. Es reicht von Kollaborations- und Kommunikationsanwendungen wie Microsoft 365, über Software für Lohn und Buchhaltung wie Lexware und lexoffice, Kundenbeziehungsmanagement-Systeme (CRM) wie cobra und Microsoft Dynamics 365, Dokumentenmanagement via Amagno bis hin zum allumfassenden Ressourcenmanagement-System Haufe x360.

Die Cloud-Lösungen bieten dabei viele Vorteile, wie zum Beispiel Skalierbarkeit, Aktualität, Flexibilität und Kosteneffizienz. Vorurteile, wie die Cloud wäre nicht sicher und unvereinbar mit den europäischen Datenschutzstandards, haben wir bereits in unserem Blogbeitrag entkräftet. Hier fassen wir noch einmal übersichtlich alle weiteren Vorteile der Cloud zusammen ➡️ https://www.prem-tec.de/8-vorurteile-gegen-die-cloud/

Frage #3: Wie kann man Daten und das Netzwerk vor Cyberangriffen schützen?

Als „Soforthilfemaßnahmen“ empfehlen wir:

  • 1. Starke Passwörter und vor allem unterschiedliche Passwörter für verschiedene Konten und Dienste verwenden.
  • 2. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verwenden.
  • 4. Regelmäßige Aktualisierung der Antivirus-/Antimalware-Programme auf allen Geräten.
  • 5. Regelmäßige Aktualisierung aller Betriebssysteme, Anwendungen und Programme, um Sicherheitslücken zu schließen.
  • 6. Zugangsberechtigungssystem zu sensiblen Daten und Systemen anwenden.
  • 7. Regelmäßige Backups Ihrer Daten, um im Falle eines Cyberangriffs auf eine sichere Kopie zurückgreifen zu können.
  • 8. Nutzung sicherer Netzwerkprotokolle wie SSL / TLS, um die Verbindung zwischen Servern und Clients zu verschlüsseln.

Ein wichtiger Baustein im System: Ihre Mitarbeiter! Neben Arbeits- und Datenschutzvorkehrungen ist es insbesondere wichtig, Ihr Team hinsichtlich Technik und Software zu sensibilisieren.

Frage #4: Wie viel kostet die Implementierung und Wartung von IT-Systemen?

Die Kosten für die Implementierung und Wartung von IT-Systemen variieren je nach Anwendungsfall und Bedarf. Sie sind abhängig von der eingesetzten Software und dem Umfang sowie Individualität Ihrer Anforderungen.

Wenn Sie bereits konkretere Vorstellungen haben, können Sie sich einen groben Überblick zu Soft- und Hardware in unserem Shop verschaffen ➡️ https://shop.prem-tec.de

Hier finden Sie viele Standardlösungen für die häufigsten Anwendungsfälle. Oftmals ist im dichten Anbieter-„Dschungel“ jedoch ein Guide gefragt, der Ihnen den Weg für Ihre Wunschlösung ebnet. Wir unterstützen Sie dabei gern auf der Suche nach dem richtigen Pfad: https://bit.ly/terminbuchung-premtec

Für die kontinuierliche Überwachung Ihrer IT-Systeme inkl. Support bieten wir darüber hinaus flexible Wartungspakete an, die Ihren Anforderungen gerecht werden

Frage #5: Wie erfolgt der IT-Support bzw. die Wartung der Systeme?

Zur Wartung und regelmäßigen Kontrolle sowie Instandhaltung Ihrer gesamten IT-Infrastruktur einschließlich Hard- und Software bieten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten:

In der Regel können wir durch Remote-Support innerhalb kürzester Zeit eine direkte Fehlerbehebung durchführen. Via Fernwartungstool schaltet sich dabei ein IT-Experte von premium technologies auf Ihre Systeme, erstellt eine Diagnose und führt die entsprechend notwendigen Schritte durch, damit Sie wie gewohnt weiterarbeiten können.

Manchmal ist doch ein physischer Eingriff in die Systeme notwendig. Beim Vor-Ort-Support kommt ein IT-Experte von premium technologies an Ihren Standort, um Wartungs- oder Reparaturarbeiten und ggf. einen Hardwaretausch durchzuführen.

Vorbeugen ist besser als reagieren: Mit einem Wartungsvertrag behalten wir die Systeme unserer Kunden regelmäßig im Blick. Egal ob Sicherheitsupdates, die Überprüfung der Backups oder ein kontinuierlicher Funktionscheck aller Dienste – viele Fehler lassen sich meistens bereits im Vorfeld vermeiden und dadurch Ausfälle verhindern.

Frage #6: Kann ptc bei der Auswahl von Software und Hardware helfen?

Sie starten neu als Start-up durch und benötigen digitale Unterstützung bei der Organisation Ihrer Geschäftsprozesse? Oder haben Sie bereits ein festes Ziel mit genauen IT-Anforderungen und suchen nun die passende Softwarelösung?

Es gibt viele Gründe, warum die Neuanschaffung entsprechender IT-Systeme und/oder Anwendungen notwendig ist. Alle münden im klassischen Fall in einer zeitintensiven und aufwändigen Recherche.

Als erfahrener IT-Dienstleister wissen wir nur zu gut um die Herausforderungen und Hürden, die mittelständische Unternehmen bewältigen müssen. Mit unserer langjährigen Expertise bieten wir für jede Anforderung das richtige Paket, von der einfachen Cloud-Version bis zu leistungsstarken Anwendungen für das Projektmanagement und kollaborative Arbeiten, für die Buchhaltung oder Personalabrechnung bis hin zur allumfassenden ERP-Unternehmenssoftware.

Frage #7: Wie lange dauert es, bis meine IT-Systeme vollständig implementiert sind?

Die Implementierung von IT-Systemen, also die Realisierung oder Umsetzung eines im Projekt erarbeiteten Konzepts, hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab.

⏰ Die genaue Dauer wird zum Beispiel durch die Komplexität des Projekts, der vorhandenen Infrastruktur und den individuellen Anforderungen bestimmt. Aber keine Sorge, wir nehmen uns die Zeit, um Ihre Bedürfnisse genau zu verstehen und eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

🚀 Unser Ziel ist es, Sie so schnell wie möglich in die Welt der optimierten IT-Systeme zu bringen!

💬 Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten oder Fragen haben, zögern Sie nicht, uns eine Nachricht zu senden. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung: https://bit.ly/beratung-premtec

Frage #8: Wie sollten Mitarbeiter geschult werden, um IT-Systeme und -Prozesse im Unternehmen besser zu verstehen?

Um Mitarbeiter im Unternehmen besser für den Umgang mit IT-Systemen und -Prozessen zu schulen, gibt es einige bewährte Methoden.

Neben grundlegenden IT-Schulungen für ein gemeinsames Verständnis von Technologie und IT-Grundlagen wie z. B. Betriebssysteme, Dateiverwaltung, Internetnutzung, Sicherheit und Datenschutz sind insbesondere auch fachspezifische Schulungen je nach verwendeter, unternehmensspezifischer Software notwendig, z. B. zu Kundendatenbanken, Projektmanagement-Tools, Collaboration-Plattformen oder spezialisierte Softwareanwendungen.

Oftmals vergessen und doch mindestens genauso wichtig: Schulungen zur IT-Sicherheit. Denn neben potenziellen Effizienzeinbußen stellt der fehlerhafte Gebrauch von Soft- und Hardware ein besonderes Sicherheitsrisiko für die gesamte Firma dar. In unserer Schulung zur IT-Sensibilisierung gehen wir auf die wichtigsten Themen ein, vermitteln einen sicheren und korrekten Umgang mit Technik sowie Software und gehen auf Ihre Fragen und Probleme ein.

Weitere Infos und Anmeldung: https://www.prem-tec.de/events/it-sensibilisierung-der-richtige-umgang-mit-software-und-technik-2023-08-15/

Frage #9: Wann benötigt man ein Upgrade für die IT-Systeme?

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Unternehmen ein Upgrade für seine IT-Systeme benötigt. Häufige Situationen, in denen ein Upgrade sinnvoll sein kann, sind:

  1. Technologischer Fortschritt: Wenn Ihre aktuellen Systeme veraltet sind und nicht mehr mit den neuesten Standards und Funktionen mithalten können, könnte ein Upgrade erforderlich sein, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
     
  2. Leistungsoptimierung: Wenn Ihre Hard- und Software langsam oder ineffizient arbeitet und Ihre Geschäftsabläufe beeinträchtigt, könnte ein Upgrade die Leistung zu verbessern.
     
  3. Skalierbarkeit und Flexibilität: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert, müssen Ihre IT-Systeme möglicherweise erweitert und an neue Anforderungen angepasst werden.
     
  4. Sicherheitsverbesserungen: Veraltete Software-Versionen sind anfällig für Sicherheitslücken oder Bedrohungen. IT-Systeme sollten stets auf einer aktuellen Software-Version laufen.

Gern führen wir eine umfassende Evaluation lhrer IT-Systeme durch und geben

Empfehlungen ab, ob ein Upgrade notwendig ist oder nicht. Außerdem: Mit geeigneter Cloud-Software gehören aufwändige Softwareaktualisierungen der Vergangenheit an, da sich diese in der Regel automatisch updaten.

Frage #10: Wie kann ich als Unternehmen meine IT-Systeme überwachen und proaktiv potenzielle Probleme erkennen?

Als Unternehmen können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, um Ihre IT-Systeme zu überwachen und potenzielle Probleme proaktiv zu erkennen. Hier sind einige bewährte Ansätze:

  • Implementierung von Überwachungstools: Nutzen Sie spezialisierte Softwaretools zur Überwachung Ihrer IT-Systeme. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, den Zustand Ihrer Systeme, Netzwerke, Server, Anwendungen und anderer IT-Ressourcen in Echtzeit zu überwachen.
  • Überwachung der Systemleistung: Achten Sie auf die Leistung Ihrer IT-Systeme, einschließlich der CPU-Auslastung, des Arbeitsspeichers, der Festplattenkapazität und der Netzwerkauslastung.
  • Log- und Ereignisüberwachung: Überwachen Sie Netzwerkverkehr sowie System- und Anwendungsprotokolle Ihrer IT-Systeme, um potenzielle Fehler oder ungewöhnliche Ereignisse zu identifizieren.
  • Aktualisierung und Patch-Management: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme und Software regelmäßig aktualisiert werden. Dies umfasst das Einspielen von Sicherheitspatches und Software-Updates. Regelmäßige Updates helfen, bekannte Schwachstellen zu beheben und das Risiko von Sicherheitslücken zu verringern.

Durch die Implementierung dieser Überwachungs- und Proaktivitätsmaßnahmen können Sie die Verfügbarkeit, Leistung und Sicherheit Ihrer IT-Systeme verbessern und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Gern helfen wir Ihnen dabei – Hier geht´s zur Buchung eines Beratungstermins: https://bit.ly/beratung-premtec