Excel ist ein Tabellenkalkulations­­­­programm – KEINE DATENBANK!­

Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.

EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.

Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine “dunkle Seite” der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.

Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.

Excel Problem #1: 🔎

Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.

Excel Problem #2: 🔗

Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.

Excel Problem #3: 🏝️

Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.

Excel Problem #4: ⌨️

Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die “0” ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.

Excel Problem #5: 🧐

Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?

Excel Problem #6: 🗓️

Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.

Excel Problem #7: 😵‍💫

Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?

Excel Problem #8: 🔒

Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.

Unser Fazit

Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.

Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.

Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.

Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.

Warum sich ein ERP-System auch für KMU lohnt

Um die Nutzung eines ERP-Systems scheinen sich nach wie vor zahlreiche Vorbehalte zu ranken: sie wären zu komplex, zu teuer und zu umfangreich für kleine und mittelständische Unternehmen. Dies war vielleicht früher der Fall, jedoch hat sich in den letzten Jahren das Blatt gewendet. Die Digitalisierung schreitet unaufhaltbar voran und Geschäftsprozesse werden auch in kleinen Unternehmen immer komplexer. Somit hat sich auch die Relevanz von ERP-Systemen für KMU geändert. Neue Herausforderungen, aber vor allem auch Chancen zeichnen das zukünftige Bild des Mittelstands. Für Unternehmen heißt das im Konkreten: dranbleiben, rechtzeitig reagieren und von den Veränderungen profitieren.

Die Bedeutung von ERP-Systemen für KMU

Wenn Sie immer noch mit Excel, Word & Co Ihre Kundendaten verwalten oder Ihre Systeme schon einige Jahre alt sind, ist es Zeit für einen Wechsel. Denn diese Programme haben nur begrenzte Funktionen, die Ihnen eine bereichsübergreifende Arbeit nicht möglich machen. Daten müssen bei dieser Arbeitsweise womöglich mehrfach gepflegt werden und wird dies nicht überall konsequent gemacht, erhalten Sie schnell alte und falsche Datensätze. Zudem werden bei dieser Art der Arbeit meist mehrere Programme zur Abbildung aller Daten verwendet. Medienbrüche zwischen Mails, Telefonaten und Fax-Nachrichten können zusätzlich zu Verwirrungen und Verzögerungen führen.

Die Lösung: Ein ERP-System

Ein ERP-System kann die Lösung für diese Probleme sein. Durch die zentrale Verwaltung in einer Datenbank können Sie Prozesse ebenfalls zentral steuern und abteilungsübergreifend arbeiten. Redundanzen können somit vermieden werden, wodurch die Effizienz steigt und firmeninterne Prozesse besser gesteuert und kontrolliert werden können. Da alle Aktionen im System in Echtzeit erfolgen, sind Sie immer auf dem aktuellen Stand. Durch Funktionen wie Automatisierung sparen Sie Zeit und arbeiten deutlich effektiver. Einheitliche Abläufe sorgen für mehr Transparenz und eine erhöhte Zuverlässigkeit. Über Dashboards können Ihre Daten visuell ansprechend aufbereitet werden, sodass Sie einen besseren Einblick ins Tagesgeschäft erhalten, als auch qualitativ hochwertige Prognosen bekommen. So können Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens stets mitverfolgen.

Vorteile von Cloud-basierten ERP-Systemen für KMU

Besonders in der Cloud gehostete ERP-Systeme sind für KMU zu empfehlen, da sie kostengünstig, flexibel und an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassbar sind. Durch automatische Updates ersparen Sie sich die aufwendige Wartung und bleiben immer auf dem aktuellen Stand. Da die meisten Anbieter auf einem monatlichen Abrechnungsmodell basieren, entfallen die hohen Investitionskosten, der Leistungsumfang ist skalierbar und alles ist schnell verfügbar. Zudem kann durch die webbasierte Anwendung standortunabhängig gearbeitet werden und die Betriebskosten sind gering. Zudem liegen Ihre Daten in den Rechenzentren sicher mit 99,5% Verfügbarkeit ab. Zertifizierungen und Verschlüsselungen, sowie regelmäßige Backups und auch physische Schutzbarrieren sichern alles ab.

In einem ERP-System lassen sich typischerweise folgende Bereiche abbilden:

premium technologies bietet das ERP Haufe X360 an. Weitere Informationen zu X360 finden Sie hier. Für Fragen und Produktdemos können Sie einen Beratungstermin buchen!

Chat-ptc: Wir beantworten häufig gestellte Fragen besser als die KI

Künstliche Intelligenz ist gerade in aller Munde. Sie umschreibt die Fähigkeit einer Maschine / eines Systems, menschliche Fähigkeiten wie Sprache, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren.

Auch wir haben die KI genauer unter die Lupe genommen. Für unseren ChatGPT-Test fragten wir daher das System, welche zehn häufigsten Fragen von Kunden an IT-Systemhäuser gestellt werden und haben diese standesgemäß auch gleich beantworten lassen.

Die Antworten der artifiziellen Intelligenz waren zwar nicht schlecht, aber im Praxistest waren wir damit nicht so ganz zufrieden. Deshalb steht nun unsere neue Social Media-Reihe “Chat-ptc” in den Startlöchern, mit der wir unsere häufigsten Kundenfragen beantworten werden.

Frage #1: Wie sollte man sein (Firmen-)Netzwerk optimieren?

  1. Netzwerkarchitektur überprüfen: Der konzeptionelle Rahmen für  Kommunikationssysteme und Computer ist wichtig, um eine effiziente Netzwerkleistung zu gewährleisten.
  2. Netzwerkgeräte aktualisieren: Sind veraltete Geräte in der Netzwerkstruktur? Der Austausch durch leistungsfähigere Geräte kann Leistung und Funktionsumfang erhöhen.
  3. Netzwerkmonitoring einrichten: Durch Einrichten von Netzwerkmonitoring-Tools ist sichergestellt, dass Probleme schnell identifiziert und behoben werden, bevor sie zu größeren Problemen führen.
  4. Netzwerk-Sicherheitsprüfung durchführen: Potenzielle Sicherheitsprobleme im  Netzwerk identifizieren! Dadurch können Sicherheitslücken geschlossen und unautorisierte Zugriffe verhindert werden.
  5. Netzwerksegmentierung: Durch die Segmentierung des Netzwerks, also die Aufteilung in kleinere, separate Subnetzwerke, kann die Netzwerkleistung und die Sicherheit verbessert werden.

Frage #2: Wie können Unternehmen von Cloud-Lösungen profitieren?

Cloud-Lösungen decken die verschiedensten Anwendungsbereiche in Ihrem Unternehmen ab. Es reicht von Kollaborations- und Kommunikationsanwendungen wie Microsoft 365, über Software für Lohn und Buchhaltung wie Lexware und lexoffice, Kundenbeziehungsmanagement-Systeme (CRM) wie cobra und Microsoft Dynamics 365, Dokumentenmanagement via Amagno bis hin zum allumfassenden Ressourcenmanagement-System Haufe x360.

Die Cloud-Lösungen bieten dabei viele Vorteile, wie zum Beispiel Skalierbarkeit, Aktualität, Flexibilität und Kosteneffizienz. Vorurteile, wie die Cloud wäre nicht sicher und unvereinbar mit den europäischen Datenschutzstandards, haben wir bereits in unserem Blogbeitrag entkräftet. Hier fassen wir noch einmal übersichtlich alle weiteren Vorteile der Cloud zusammen ➡️ https://www.prem-tec.de/8-vorurteile-gegen-die-cloud/

Frage #3: Wie kann man Daten und das Netzwerk vor Cyberangriffen schützen?

Als “Soforthilfemaßnahmen” empfehlen wir:

  • 1. Starke Passwörter und vor allem unterschiedliche Passwörter für verschiedene Konten und Dienste verwenden.
  • 2. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verwenden.
  • 4. Regelmäßige Aktualisierung der Antivirus-/Antimalware-Programme auf allen Geräten.
  • 5. Regelmäßige Aktualisierung aller Betriebssysteme, Anwendungen und Programme, um Sicherheitslücken zu schließen.
  • 6. Zugangsberechtigungssystem zu sensiblen Daten und Systemen anwenden.
  • 7. Regelmäßige Backups Ihrer Daten, um im Falle eines Cyberangriffs auf eine sichere Kopie zurückgreifen zu können.
  • 8. Nutzung sicherer Netzwerkprotokolle wie SSL / TLS, um die Verbindung zwischen Servern und Clients zu verschlüsseln.

Ein wichtiger Baustein im System: Ihre Mitarbeiter! Neben Arbeits- und Datenschutzvorkehrungen ist es insbesondere wichtig, Ihr Team hinsichtlich Technik und Software zu sensibilisieren.

Frage #4: Wie viel kostet die Implementierung und Wartung von IT-Systemen?

Die Kosten für die Implementierung und Wartung von IT-Systemen variieren je nach Anwendungsfall und Bedarf. Sie sind abhängig von der eingesetzten Software und dem Umfang sowie Individualität Ihrer Anforderungen.

Wenn Sie bereits konkretere Vorstellungen haben, können Sie sich einen groben Überblick zu Soft- und Hardware in unserem Shop verschaffen ➡️ https://shop.prem-tec.de

Hier finden Sie viele Standardlösungen für die häufigsten Anwendungsfälle. Oftmals ist im dichten Anbieter-“Dschungel” jedoch ein Guide gefragt, der Ihnen den Weg für Ihre Wunschlösung ebnet. Wir unterstützen Sie dabei gern auf der Suche nach dem richtigen Pfad: https://bit.ly/terminbuchung-premtec

Für die kontinuierliche Überwachung Ihrer IT-Systeme inkl. Support bieten wir darüber hinaus flexible Wartungspakete an, die Ihren Anforderungen gerecht werden

Frage #5: Wie erfolgt der IT-Support bzw. die Wartung der Systeme?

Zur Wartung und regelmäßigen Kontrolle sowie Instandhaltung Ihrer gesamten IT-Infrastruktur einschließlich Hard- und Software bieten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten:

In der Regel können wir durch Remote-Support innerhalb kürzester Zeit eine direkte Fehlerbehebung durchführen. Via Fernwartungstool schaltet sich dabei ein IT-Experte von premium technologies auf Ihre Systeme, erstellt eine Diagnose und führt die entsprechend notwendigen Schritte durch, damit Sie wie gewohnt weiterarbeiten können.

Manchmal ist doch ein physischer Eingriff in die Systeme notwendig. Beim Vor-Ort-Support kommt ein IT-Experte von premium technologies an Ihren Standort, um Wartungs- oder Reparaturarbeiten und ggf. einen Hardwaretausch durchzuführen.

Vorbeugen ist besser als reagieren: Mit einem Wartungsvertrag behalten wir die Systeme unserer Kunden regelmäßig im Blick. Egal ob Sicherheitsupdates, die Überprüfung der Backups oder ein kontinuierlicher Funktionscheck aller Dienste – viele Fehler lassen sich meistens bereits im Vorfeld vermeiden und dadurch Ausfälle verhindern.

Frage #6: Kann ptc bei der Auswahl von Software und Hardware helfen?

Sie starten neu als Start-up durch und benötigen digitale Unterstützung bei der Organisation Ihrer Geschäftsprozesse? Oder haben Sie bereits ein festes Ziel mit genauen IT-Anforderungen und suchen nun die passende Softwarelösung?

Es gibt viele Gründe, warum die Neuanschaffung entsprechender IT-Systeme und/oder Anwendungen notwendig ist. Alle münden im klassischen Fall in einer zeitintensiven und aufwändigen Recherche.

Als erfahrener IT-Dienstleister wissen wir nur zu gut um die Herausforderungen und Hürden, die mittelständische Unternehmen bewältigen müssen. Mit unserer langjährigen Expertise bieten wir für jede Anforderung das richtige Paket, von der einfachen Cloud-Version bis zu leistungsstarken Anwendungen für das Projektmanagement und kollaborative Arbeiten, für die Buchhaltung oder Personalabrechnung bis hin zur allumfassenden ERP-Unternehmenssoftware.

Frage #7: Wie lange dauert es, bis meine IT-Systeme vollständig implementiert sind?

Die Implementierung von IT-Systemen, also die Realisierung oder Umsetzung eines im Projekt erarbeiteten Konzepts, hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab.

⏰ Die genaue Dauer wird zum Beispiel durch die Komplexität des Projekts, der vorhandenen Infrastruktur und den individuellen Anforderungen bestimmt. Aber keine Sorge, wir nehmen uns die Zeit, um Ihre Bedürfnisse genau zu verstehen und eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

🚀 Unser Ziel ist es, Sie so schnell wie möglich in die Welt der optimierten IT-Systeme zu bringen!

💬 Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten oder Fragen haben, zögern Sie nicht, uns eine Nachricht zu senden. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung: https://bit.ly/beratung-premtec

Frage #8: Wie sollten Mitarbeiter geschult werden, um IT-Systeme und -Prozesse im Unternehmen besser zu verstehen?

Um Mitarbeiter im Unternehmen besser für den Umgang mit IT-Systemen und -Prozessen zu schulen, gibt es einige bewährte Methoden.

Neben grundlegenden IT-Schulungen für ein gemeinsames Verständnis von Technologie und IT-Grundlagen wie z. B. Betriebssysteme, Dateiverwaltung, Internetnutzung, Sicherheit und Datenschutz sind insbesondere auch fachspezifische Schulungen je nach verwendeter, unternehmensspezifischer Software notwendig, z. B. zu Kundendatenbanken, Projektmanagement-Tools, Collaboration-Plattformen oder spezialisierte Softwareanwendungen.

Oftmals vergessen und doch mindestens genauso wichtig: Schulungen zur IT-Sicherheit. Denn neben potenziellen Effizienzeinbußen stellt der fehlerhafte Gebrauch von Soft- und Hardware ein besonderes Sicherheitsrisiko für die gesamte Firma dar. In unserer Schulung zur IT-Sensibilisierung gehen wir auf die wichtigsten Themen ein, vermitteln einen sicheren und korrekten Umgang mit Technik sowie Software und gehen auf Ihre Fragen und Probleme ein.

Weitere Infos und Anmeldung: https://www.prem-tec.de/events/it-sensibilisierung-der-richtige-umgang-mit-software-und-technik-2023-08-15/

Frage #9: Wann benötigt man ein Upgrade für die IT-Systeme?

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Unternehmen ein Upgrade für seine IT-Systeme benötigt. Häufige Situationen, in denen ein Upgrade sinnvoll sein kann, sind:

  1. Technologischer Fortschritt: Wenn Ihre aktuellen Systeme veraltet sind und nicht mehr mit den neuesten Standards und Funktionen mithalten können, könnte ein Upgrade erforderlich sein, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
     
  2. Leistungsoptimierung: Wenn Ihre Hard- und Software langsam oder ineffizient arbeitet und Ihre Geschäftsabläufe beeinträchtigt, könnte ein Upgrade die Leistung zu verbessern.
     
  3. Skalierbarkeit und Flexibilität: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert, müssen Ihre IT-Systeme möglicherweise erweitert und an neue Anforderungen angepasst werden.
     
  4. Sicherheitsverbesserungen: Veraltete Software-Versionen sind anfällig für Sicherheitslücken oder Bedrohungen. IT-Systeme sollten stets auf einer aktuellen Software-Version laufen.

Gern führen wir eine umfassende Evaluation lhrer IT-Systeme durch und geben

Empfehlungen ab, ob ein Upgrade notwendig ist oder nicht. Außerdem: Mit geeigneter Cloud-Software gehören aufwändige Softwareaktualisierungen der Vergangenheit an, da sich diese in der Regel automatisch updaten.

Frage #10: Wie kann ich als Unternehmen meine IT-Systeme überwachen und proaktiv potenzielle Probleme erkennen?

Als Unternehmen können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, um Ihre IT-Systeme zu überwachen und potenzielle Probleme proaktiv zu erkennen. Hier sind einige bewährte Ansätze:

  • Implementierung von Überwachungstools: Nutzen Sie spezialisierte Softwaretools zur Überwachung Ihrer IT-Systeme. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, den Zustand Ihrer Systeme, Netzwerke, Server, Anwendungen und anderer IT-Ressourcen in Echtzeit zu überwachen.
  • Überwachung der Systemleistung: Achten Sie auf die Leistung Ihrer IT-Systeme, einschließlich der CPU-Auslastung, des Arbeitsspeichers, der Festplattenkapazität und der Netzwerkauslastung.
  • Log- und Ereignisüberwachung: Überwachen Sie Netzwerkverkehr sowie System- und Anwendungsprotokolle Ihrer IT-Systeme, um potenzielle Fehler oder ungewöhnliche Ereignisse zu identifizieren.
  • Aktualisierung und Patch-Management: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme und Software regelmäßig aktualisiert werden. Dies umfasst das Einspielen von Sicherheitspatches und Software-Updates. Regelmäßige Updates helfen, bekannte Schwachstellen zu beheben und das Risiko von Sicherheitslücken zu verringern.

Durch die Implementierung dieser Überwachungs- und Proaktivitätsmaßnahmen können Sie die Verfügbarkeit, Leistung und Sicherheit Ihrer IT-Systeme verbessern und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Gern helfen wir Ihnen dabei – Hier geht´s zur Buchung eines Beratungstermins: https://bit.ly/beratung-premtec

Top Wachstumspartner – Haufe X360 Summit

Wir haben es geschafft, auf dem diesjährigen Haufe X360 Summit haben wir den Award als Top Wachstumspartner gewonnen! Hinzu kommt die Auszeichnung als Silber Partner, auf die wir ebenso stolz sind. Unser Team hat sich in den letzten Monaten intensiv mit Haufe X360 auseinandergesetzt und jede Funktion auf Herz und Nieren geprüft, um unseren Kunden den bestmöglichen Start in die Nutzung zu gewährleisten.

Natürlich freuen wir uns wahnsinnig über diese Auszeichnung und möchten diese Gelegenheit auch nutzen, um unseren Kunden DANKE zu sagen, denn nur durch die Zusammenarbeit mit Ihnen konnten wir so weit kommen!

Wenn Sie noch nichts von Haufe X360 gehört haben oder nicht genau wissen, was alles hinter der Einführung eines ERP-Systems steht, haben wir für Sie einige Informationen in diesem Beitrag zusammengetragen.

Was ist Haufe X360?

Haufe X360 ist ein Enterprise Ressource Planning System. Mit den steigenden Anforderungen der Digitalisierung ergeben sich auch für kleine und mittelständische Unternehmen neue Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Haufe X360 ist speziell auf die Anforderungen von KMU zugeschnitten. Es hilft Unternehmen dabei, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern und Potenziale auszuschöpfen.

premium technologies ist Haufe X360 Silver Partner und die Schnittstelle zwischen dem System und Ihnen als Kunden. Wir kümmern uns um den gesamten Implementierungsprozess, von der Vorqualifikation bis hin zum Support. Unsere qualifizierten Mitarbeiter treffen für Sie die richtigen Einstellungen, damit Sie das System passgenau nutzen können. Individuelle Module können hinzugefügt werden, um die Funktionalität für Sie zu erhöhen.

Wie verläuft ein ERP-Projekt?

Sehen Sie Verbesserungspotential in Ihrem Unternehmen, werde Ihre Prozesse zu komplex oder verwenden Sie viele Insellösungen? Dann sollten Sie über die Einführung eines ERP-Systems nachdenken. Ist der Entschluss dazu getroffen, folgt die Erstellung eines Lastenhefts. In diesem müssen die aktuellen Prozesse und die IT-Landschaft abgebildet werden. Zudem sollten die Ziele festgelegt und ein Zeitplan definiert werden. Auch die Verantwortlichkeiten darüber, wer welche Aufgaben im Projekt übernimmt, sollten von vornherein geklärt sein.

Danach geht es auf die Suche nach dem richtigen Anbieter. Im Austausch mit den Anbietern sollte das Lastenheft vorgelegt werden, ebenso wie ein Zeitplan. Workshops und Produktdemonstrationen verschaffen Ihnen einen Überblick über die Funktionen und Abläufe im System. In der engeren Anbieterauswahl sollte geklärt werden, welche Ihrer Anforderungen durch das ERP-System erfüllt werden können und zu welchem Preis das Projekt umgesetzt werden kann. Natürlich ist die Preisgestaltung sehr wichtig, wir empfehlen Ihnen jedoch auch darauf zu achten, dass das System Ihren Anforderungen gerecht wird. Ist dies nicht der Fall, riskieren Sie am Ende mehr zu zahlen, weil ein anderes ERP-System besser gepasst hätte.

Ist die endgültige Entscheidung getroffen, kommt es zum Vertragsabschluss und Projektstart. In der Regel erhalten Sie vom Anbieter ein Pflichtenheft und klären ab, welche Anforderungen umgesetzt werden sollen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich Lasten- und Pflichtenheft entsprechen.
Daraufhin erfolgt die Konfiguration und Bereitstellung des Systems. Als Kunde müssen Sie die zu migrierenden Daten übergeben und klären, welche Berechtigungen für die jeweiligen Nutzer vergeben werden sollen.

Auch größere Anpassungen werden nun stattfinden und idealerweise werden Sie und Ihre Mitarbeiter schon geschult. In diesem Prozess entstehen meist weitere Fragen und Anpassungswünsche. Idealerweise wurde für diese Fälle ein Zeitpuffer eingeplant.
Die Implementation endet mit einem finalen Funktionstest vor der Inbetriebnahme. Nun können Sie mit Ihrem ERP-System durchstarten. In der Regel gibt es zunächst noch regelmäßige Termine mit Ihrem Anbieter, um Fragen zu klären.

Warum Haufe X360?

Haufe X360 ist ein ERP mit System, in dem sich durch die Skalierbarkeit Funktionen einfach dazu buchen lassen, sodass Sie nur zahlen, was Sie auch nutzen möchten. Durch die monatliche Kündbarkeit bleiben Sie flexibel. Da es sich um ein cloudbasiertes System handelt, können Sie jederzeit und von überall aus auf Ihre Daten zugreifen, sodass Sie mobil und immer auf dem neusten Stand bleiben.

Benutzen Sie bereits Lexware-Produkte, können die Daten daraus einfach ins X360 migriert werden. Dank des einfachen Onboarding-Prozesses und dem Partnersupport wird Ihnen schnell geholfen und ein reibungsloser Ablauf sichergestellt. Ihre Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Tägliche automatische Backups zu 99,5% Verfügbarkeit bringen Sicherheit für Sie, ebenso wie die SSL-Verschlüsselung zur Datenübertragung in die Cloud.

Sie möchten mehr zum Thema ERP-System erfahren? Dann schauen Sie auf unserem Youtube Kanal vorbei. Wir haben Ihnen viele hilfreiche Informationen zu diesem Themengebiet bereitgestellt.
Die ERP-Experten | premium technologies – YouTube

prem-tec digiTALK online: “Faktencheck ERP/Haufe X360”

Ihre Personalressourcen sind zunehmend ausgelastet, die Administration blockiert Ihr Tagesgeschäft und Sie haben das Gefühl, dass Ihre Prozesse auch effektiver gestaltet sein könnten?

Das muss nicht sein! Ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning) führt ALLE relevanten Daten und Prozesse zur Steuerung eines Unternehmens zusammen. So werden Ihre Geschäftsprozesse optimiert und vor allem knappe Personalressourcen durch Steigerung der Effizienz entlastet – Sie können sich wieder auf das Wesentliche fokussieren und investieren Ihre Zeit produktiv in Ihr Kerngeschäft.

Dabei ist ein ERP-System nicht nur für große Unternehmen relevant – insbesondere mittelständische Unternehmen profitieren von den mittlerweile geringen Einstiegshürden sowie dem standardisierten Funktionsumfang. Außerdem sind auch Förderungen möglich.

Sie sind sich unsicher, ob ein ERP-System für Ihr Unternehmen das Richtige ist?

Nach unserem kostenfreien Online-digiTALK am 3. November 2022, 15:00 bis 15:45 Uhr wissen Sie mehr – also gleich anmelden!

Haufe X360 Geräte

ERP-Faktencheckreihe

Die Bedeutung von ERP

Unsere neue Reihe setzt sich mit den Bedenken und teilweise Vorurteilen zu einer ERP-Einführung auseinander. Sehr gern nehmen wir auch Ihre Themen auf – schreiben Sie uns! Unser Team freut sich auf Ihre Fragen.

Was ist ERP?

Enterprise Ressource Planning oder kurz ERP ist der innovativ-klingende Anglizismus für ein Softwaresystem, welches ALLE relevanten Daten und Prozesse zur Steuerung eines Unternehmens zusammenführt. Dabei kann man sich das Ganze wie einen Kuchen vorstellen, bei dem z. B. Einkauf, Vertrieb, Kundenmanagement im CRM, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Logistik etc. die Komponenten für das Gesamtergebnis – eine leckere Torte – sind.

Effizienz durch Integration

Im Laufe des Wachstums sammeln sich verschiedene „Software-Zutaten“ in einem Unternehmen an. Schnittstellen, Zugriffe auf verschiedene Systeme und Rechteverwaltungen werden dann meist sehr aufwendig. Mit einem ERP-System müssen die Informationen und Daten nicht aus verschiedenen Programmen oder vielleicht sogar Excellisten zusammengesucht und kombiniert werden, sondern alle sind übersichtlich in einer fertigen Torte zu finden.

Zugriff von überall

Wenn das ERP-System dann auch noch cloudbasiert ist, hat man von überall Zugriff auf die Daten. Bei Haufe X360 wird die Datensicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch ein deutsches Hochsicherheitsrechenzentrum mit umfassenden Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten und Cyber-Angriffe in Frankfurt am Main gewährleistet. Dieses ist nach ISO-27001 und TÜV-zertifiziert und nutzt dieselbe Verschlüsselungsform, die auch für Banken verwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard). So haben Entscheider sämtliche Daten, wie beispielsweise die Warenbewegungen, die sich ständig verändern, live im Blick und können schnell agieren. Niemand muss sich bei wichtigen Aufgaben auf das Bauchgefühl verlassen, sondern kann datenbasiert die richtige Entscheidung treffen.

Optimierung von Prozessen

Informationen und Prozesse werden verständlich und user-zugeschnitten dargestellt. Die Produktion kann so effizient wie möglich gestaltet werden, weil die Laufzeiten von Maschinen, die benötigten Komponenten, die Arbeitszeiten von Angestellten und die jeweiligen Kosten alle im System zusammenfließen. Durch die Lagerfluktuation können zusätzlich Prognosen erstellt oder automatisch Bestellungen ausgelöst werden und im gleichen Maß werden Belege an die Kundschaft versandt und deren Verträge selbstständig vom System abgerechnet.

Erweiterte Transparenz

Die Transparenz kann auf externe Kunden und Partner erweitert werden – z. B. Supporttickets, Verträge, Warenbestände, Lieferketten. Das funktioniert für alle Beteiligten mit einer schnelleren Bearbeitungsdauer und höheren Zufriedenheit – spart also neben Zeit und Geld auch Nerven.

Einsatz moderner Technologien

Ein ERP-System ist aber nicht nur auf die Erfassung und Vermittlung von Daten beschränkt. Mittels moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz und der Vernetzung über die gesamte Supply Chain erleichtert es Arbeitsschritte, die effizient oder eigenständig von dem System übernommen werden können.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Fazit: Ein ERP-System hilft gerade auch mittelständischen Unternehmen dabei, die eigenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Wobei je nach Branche und Größe ein Unternehmen natürlich spezifische Anforderungen hat und das ERP-System an diese angepasst werden kann.

Kosten und Anpassung

Wie bei einem Kuchen gibt es ein Grundrezept, aber je nach Präferenz können einige Zutaten oder die Dekoration ersetzt, ergänzt oder weggelassen werden. Braucht man z. B. keine Glasur oder Füllung – dann werden diese auch nicht gekauft. Diese flexible Anpassung an die eigenen Bedürfnisse spiegelt sich auch in den Kosten wider, denn entgegen der geläufigen Meinung muss ein ERP-System nicht teuer sein.

Kostenlose Beratung

Wer mehr über ERP-Systeme wissen möchte oder vielleicht noch gar nicht genau weiß, was für sein Unternehmen sinnvoll ist, ist herzlich zu einer kostenfreien Beratung willkommen.