Um die Nutzung eines ERP-Systems scheinen sich nach wie vor zahlreiche Vorbehalte zu ranken: sie wären zu komplex, zu teuer und zu umfangreich für kleine und mittelständische Unternehmen. Dies war vielleicht früher der Fall, jedoch hat sich in den letzten Jahren das Blatt gewendet. Die Digitalisierung schreitet unaufhaltbar voran und Geschäftsprozesse werden auch in kleinen Unternehmen immer komplexer. Somit hat sich auch die Relevanz von ERP-Systemen für KMU geändert. Neue Herausforderungen, aber vor allem auch Chancen zeichnen das zukünftige Bild des Mittelstands. Für Unternehmen heißt das im Konkreten: dranbleiben, rechtzeitig reagieren und von den Veränderungen profitieren.
Die Bedeutung von ERP-Systemen für KMU
Wenn Sie immer noch mit Excel, Word & Co Ihre Kundendaten verwalten oder Ihre Systeme schon einige Jahre alt sind, ist es Zeit für einen Wechsel. Denn diese Programme haben nur begrenzte Funktionen, die Ihnen eine bereichsübergreifende Arbeit nicht möglich machen. Daten müssen bei dieser Arbeitsweise womöglich mehrfach gepflegt werden und wird dies nicht überall konsequent gemacht, erhalten Sie schnell alte und falsche Datensätze. Zudem werden bei dieser Art der Arbeit meist mehrere Programme zur Abbildung aller Daten verwendet. Medienbrüche zwischen Mails, Telefonaten und Fax-Nachrichten können zusätzlich zu Verwirrungen und Verzögerungen führen.
Die Lösung: Ein ERP-System
Ein ERP-System kann die Lösung für diese Probleme sein. Durch die zentrale Verwaltung in einer Datenbank können Sie Prozesse ebenfalls zentral steuern und abteilungsübergreifend arbeiten. Redundanzen können somit vermieden werden, wodurch die Effizienz steigt und firmeninterne Prozesse besser gesteuert und kontrolliert werden können. Da alle Aktionen im System in Echtzeit erfolgen, sind Sie immer auf dem aktuellen Stand. Durch Funktionen wie Automatisierung sparen Sie Zeit und arbeiten deutlich effektiver. Einheitliche Abläufe sorgen für mehr Transparenz und eine erhöhte Zuverlässigkeit. Über Dashboards können Ihre Daten visuell ansprechend aufbereitet werden, sodass Sie einen besseren Einblick ins Tagesgeschäft erhalten, als auch qualitativ hochwertige Prognosen bekommen. So können Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens stets mitverfolgen.
Vorteile von Cloud-basierten ERP-Systemen für KMU
Besonders in der Cloud gehostete ERP-Systeme sind für KMU zu empfehlen, da sie kostengünstig, flexibel und an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassbar sind. Durch automatische Updates ersparen Sie sich die aufwendige Wartung und bleiben immer auf dem aktuellen Stand. Da die meisten Anbieter auf einem monatlichen Abrechnungsmodell basieren, entfallen die hohen Investitionskosten, der Leistungsumfang ist skalierbar und alles ist schnell verfügbar. Zudem kann durch die webbasierte Anwendung standortunabhängig gearbeitet werden und die Betriebskosten sind gering. Zudem liegen Ihre Daten in den Rechenzentren sicher mit 99,5% Verfügbarkeit ab. Zertifizierungen und Verschlüsselungen, sowie regelmäßige Backups und auch physische Schutzbarrieren sichern alles ab.
In einem ERP-System lassen sich typischerweise folgende Bereiche abbilden:
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