Willkommen in unserem FAQ-Bereich zur eRechnung und revisionssicheren Archivierung.
Wir erhalten oft Fragen zur eRechnungspflicht und möchten Ihnen hier klare Antworten bieten, damit Sie sich besser orientieren können.
Keine Sorge, auch wenn die Umstellung komplex wirkt: Mit Tools wie Lexware, Lexware office (lexoffice) und d.velop sind Sie bestens auf die Anforderungen vorbereitet.
Die eRechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter schnellere Prozesse, weniger Fehler und Umweltschonung. Wichtig ist dabei, dass eRechnungen den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere in Bezug auf die revisionssichere Archivierung, entsprechen müssen. Abhängig von der Branche oder der Geschäftsbeziehung (z. B. mit öffentlichen Auftraggebern) gelten bestimmte Fristen und Regelungen für die Umstellung. Es empfiehlt sich daher, sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut zu machen, um die Prozesse rechtssicher zu gestalten.
Sollten Sie ihr nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!
Was ist der Unterschied zwischen Lexware und Lexware office (lexoffice)? Können beide Programme eRechnungen verarbeiten?
Lexware und Lexware office (lexoffice) sind beides Programme-Variante aus dem Haufe-Konzern. Während Lexware auf dem Computer installiert wird, steht Lexware office (lexoffice) ausschließlich in der Cloud – also über den Browser – zur Verfügung.
Ob Ihr Lexware oder Lexware office (lexoffice) die eRechnungen unterstützt, entnehmen Sie bitte dieser Tabelle.
Ich habe mehrere Unternehmen. Brauche ich dafür mehrere Lizenzen für Lexware oder Lexware office (lexoffice)?
Um eRechnungen für mehrere Unternehmen in Lexware verarbeiten zu können, richten Sie einfach mehrere Mandanten ein. Bei Lexware office (lexoffice) benötigen Sie für jedes Unternehmen einen eigenen Login mit einer gesonderten E-Mail-Adresse.
Benötige ich einen Steuerberater, wenn ich Lexware office (lexoffice) nutze?
Anders als Lexware, ist Lexware office (lexoffice) speziell auf die Bedürfnisse von Einsteigern ausgelegt. Sie können daher viel im Programm selbst erledigen. Wenn Sie sich unsicher fühlen, empfehlen wir jedoch immer einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Lexware office (lexoffice) bietet dazu auch einen Service zur Vermittlung von Steuerberatern an.
Was passiert, wenn mir die eRechnung egal ist?
Aktuell sind noch keine Bußgelder bekannt. Das Finanzamt wird voraussichtlich im Zusammenhang mit der GoBD Strafen verhängen oder die Buchführung verwerfen, da die Vorgaben nicht erfüllt werden.
Sind Rechnungen aus dem Ausland auch betroffen?
Die eRechnung gilt ausschließlich in Deutschland. Ausländische Dienstleister und Lieferanten unterliegen den Regularien im Heimatland und sind damit nicht verpflichtet, eRechnungen zu empfangen oder zu versenden.
Müssen Privatkunden auch E-Rechnungen erhalten?
Nein! eRechnungen gelten ausschließlich für Geschäftskunden. Privatkunden sind davon nicht betroffen.
Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten?
Ja, ein Dokumentenmanagementsystem ist eine sehr gute Variante eRechungen revisionssicher zu archivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Blogbeitrag Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren.
Welche Institutionen fallen unter spezielle Regeln (z.B. Schulen, Kirchen, gemeinnützige Organisationen)?
Hier muss zwischen öffentlichen und privaten Institutionen unterschieden werden.
Öffentliche Institutionen müssen sich mit den Landesbehörden abstimmen. Im Lexware-Kontext gibt es aber kaum Sonderfälle. Ggf. kommen auch Vereinslösungen infrage. Das betrachten wir gern mit Ihnen in einem individuellen Gespräch. Sie können sich dafür gern einen Termin mit uns buchen.
Welche Art von Rechnungen sind von der Archivierungspflicht betroffen?
Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung.
Was ist ZUGFeRD und benötige ich ein spezielles Modul dafür?
ZUGFeRD ist ein spezieller Versandweg für eRechnungen. Diese Möglichkeit ist in Lexware bereits vorhanden und muss lediglich im Kunden aktiviert werden.
Wie viel Speicherplatz benötigt eine Rechnung?
Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.
Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamten Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von d.velop. Hier steht Ihnen aufgrund der umfangreichen Funktionen wesentlich mehr Speicherkapazität zur Verfügung.
Müssen Online-Shops, die sich an B2B-Kunden wenden, ebenfalls für die eRechnung vorbereitet werden, wenn der Betrag 250,00 Euro übersteigt?
Ja. Auch Online-Shops müssen für die eRechnung fit gemacht werden, da es hier keine Sonderregelungen gibt.
Bin ich verpflichtet, allen eine E-Mail-Adresse für die E-Rechnung mitzuteilen?
Sie sind nicht verpflichtet, aber es wird empfohlen, um den Abrechnungsprozess nicht unnötig zu verzögern.
In unserem Unternehmen gibt es einen komplexen Freigabe-Prozess für Rechnungen. Wie wird das mit der eRechnung abgebildet?
Für komplexe Rechnungsprozesse, bei denen mehrere Nutzer involviert sind, empfehlen wir das Dokumentenmanagementsystem von d.velop.
Darin lassen sich beispielsweise automatisierte Rechnungsfreigaben oder auch die Weitergabe in andere Unternehmensbereiche abbilden.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sind, um rechtlichen Anforderungen wie den GoBD, HGB und DSGVO zu entsprechen. Dies stellt sicher, dass alle Dokumente bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten lückenlos nachweisbar sind. Moderne Archivierungslösungen bieten Schutz vor unbefugtem Zugriff, gewährleisten die langfristige Verfügbarkeit und integrieren sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen, was die Effizienz im Unternehmen deutlich erhöht.
Sollten Sie ihr nicht fündig werden, erreichen Sie uns jederzeit unter info@prem-tec.de. Wir beantworten gern Ihre Fragen!
Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten?
Ja, ein Dokumentenmanagementsystem ist eine sehr gute Variante eRechungen revisionssicher zu archivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Blogbeitrag Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren.
Was passiert, wenn ich die Archivierungspflichten nicht einhalte?
Hier gibt es noch keinen offiziellen Bußgeldkatalog. Aufgrund der engen Verflechtung der unterschiedlichen Gesetze kann davon ausgegangen werden, dass immer eine Begründung gefunden wird, um die Buchhaltung zu verwerfen. Hinzu kommt der Faktor Vorsatz und Fahrlässigkeit, der unter Umständen mit hineinspielt.
In 99 % der Fälle ist das Verwerfen der Buchhaltung durch das Finanzamt immer teurer als eine ordentliche Buchhaltungslösung.
Muss ich auch Belege aus der Vergangenheit in ein neues Archivierungssystem importieren?
Nein, es ist keine Pflicht. Wir würden es aber allen Kunden empfehlen, zumindest die Geschäftsjahre, die noch nicht vom Finanzamt bestätigt sind, zu importieren.
Welche Art von Rechnungen sind von der Archivierungspflicht betroffen?
Entsprechend der GoBD sind alle Rechnungen archivierungspflichtig – egal ob PDF, Papier oder eRechnung. Zusätzlich wird empfohlen auch Lieferscheine und Bestellungen aufzubewahren – GoBD oder Abgabenordnung geben da schon seit Jahren die Vorgaben.
Muss ich die E-Mail, in der die Rechnung gesendet wurde, ebenfalls abspeichern?
Ja. Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten haben, müssen Sie diese ebenfalls revisionssicher archivieren.
Ist mein E-Mail-Provider ausreichend für die Archivierung von Rechnungen?
Nein. Sie sind verpflichtet, sowohl die E-Mail mit der Rechnung im Anhang, als auch die Rechnung selbst zu archivieren. Die Archivierung der E-Mail reicht dabei nicht aus.
Bin ich verpflichtet, allen eine E-Mail-Adresse für die E-Rechnung mitzuteilen?
Wie viel Speicherplatz benötigt eine Rechnung?
Das lässt sich pauschal schwer sagen. Unsere Rechnungsdateien haben eine ungefähre Größe von 80 bis 100 kB. Bei einem Speichervolumen von 5 GB (z. B. mit der Lexware archivierung) können Sie also bis zu 50.000 Rechnungen archivieren.
Möchten Sie weitere Dokumente archivieren oder Ihr gesamten Dokumentenmanagement automatisieren, empfehlen wir eher die Lösung von d.velop. Hier steht Ihnen aufgrund der umfangreichen Funktionen wesentlich mehr Speicherkapazität zur Verfügung.
Wie wird die Archivierungspflicht bei mehreren Firmen gehandhabt – ist eine Archivierung ausreichend, oder müssen sie getrennt erfolgen?
Hier besteht das Trennungsgebot. Eine Software sollte daher mandantenfähig sein. Dafür bieten wir die Lösung von d.velop an, die auch komplexe Prozesse für mehrere Firmen meistert.
Wenn ich mein Buchhaltungsprogramm wechsle, gilt dann die Archivierungspflicht weiterhin?
Ja. Die Archivierungspflicht muss auch bei Systemwechsel sichergestellt werden. Protokollierungen werden dann sehr relevant. Hierzu beraten wir Sie gern individuell. Dazu können Sie ganz bequem einen Termin buchen.
