Grenzenlose Möglichkeiten „über den Wolken“: premium technologies lässt Kunden mit Cloud-Systemen „fliegen“!

Die letzten drei Jahre haben in Sachen Kommunikation und IT-Infrastruktur einen rasanten Wandel herbeigeführt. Video-Konferenzen, Kollaborationstools und Webinare sind an der Tagesordnung. Der analoge Austausch hat sich zwangsläufig ins Internet und viele IT-Lösungen in die Cloud verlagert, d. h. konkret in räumlich entfernt stationierte, via Internet zugängliche IT-Ressourcen.
 
Doch für viele ist die Cloud immer noch Neuland. Wir möchten daher stellvertretend für die zahlreichen Cloudlösungen, die wir in mittelständischen Unternehmen integriert haben, in diesem Beitrag vier Cloud-Projekte vorstellen.
 
Die Nutzung von Cloud-Lösungen bietet Unternehmen viele Vorteile, darunter z. B. Agilität und Zugänglichkeit, da Cloud-Lösungen jederzeit und auf allen Datenträgern verfügbar sind. Einsparung von Investitionen für Dienste, die in der Cloud zur Verfügung gestellt werden, sind nicht von der Hand zu weisen. Die Cloud bringt die Förderung von mobilem Arbeiten und Datensicherung zur Vermeidung von Datenverlusten mit sich. Grenzenlose Skalierbarkeit, Innovationsfähigkeit und Kosteneffizienz kommen dazu. Private Cloud-Lösungen bieten individuelle Ausgestaltung sowie exklusive Performance, Bandbreite und eine sichere Zusammenarbeit und den stetigen Datenaustausch für Teams.
 
Das bewegte auch unsere Kunden sich mit dem Thema der Cloud intensiver zu beschäftigen und schließlich zur Entscheidung pro Cloud mit ganz unterschiedlichen Anwendungen.

P3N MARKETING GMBH wollte in die Cloud mit „Hängematte“ im eigenen Unternehmen, sodass selbst bei Cloudausfall weiterhin das Arbeiten möglich ist und suchte dafür einen Partner, der nicht nur Fach-IT redet, sondern das Cloud-Business wirklich beherrscht. Der alte Mailserver wurde durch einen Exchange Online-Mailserver ersetzt. Die MS365 Cloud-Services wie Microsoft Teams, OneDrive, Office Online und OneNote unterstützen operativ das standort- und geräteunabhängige, kollaborative Arbeiten an Projekten. Insbesondere Microsoft Teams ermöglicht die flexible und schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und mit den Kunden, egal ob via Text/Chat, Audio oder Video. Auch die Aufgaben- und ToDo-Planung der Mitarbeiter wird über Teams gesteuert und koordiniert. Die Durchführung von Kundenterminen, Webinaren oder Online-Konferenzen gestaltet sich unkompliziert. Mit Office Online wird das gemeinsame Arbeiten an Dateien und Dokumenten in Echtzeit barrierefrei möglich, d. h. Mitarbeiter sehen, wenn andere ebenfalls gerade an der Datei arbeiten und können deren Informationen mit aufgreifen. Die Fehlermeldung „Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt“ gehört damit der Vergangenheit an. OneDrive sorgt zudem für die Synchronisierung aller Daten, sodass den Mitarbeitern jederzeit und überall alle wichtigen Dokumente und Informationen zur Verfügung stehen. Mit OneNote fällt das Organisieren, Strukturieren und Planen aller Projekte sowie Notizen leicht. Sie können in Echtzeit ausgetauscht werden und Verantwortlichkeiten für ToDos sind schnell und eindeutig zugewiesen. Ein physischer Server im Unternehmen steuert, synchronisiert und sichert dabei weiterhin alle Cloudinhalte. https://www.prem-tec.de/p3n-wollte-in-die-cloud/
 
Nächster Halt: „Cloud“ hieß es auch für den Smart Rail Connectivity Campus (SRCC). Da die Mitarbeiter des SRCC an mehreren Standorten, u. a. in Chemnitz und Annaberg-Buchholz beschäftigt sind, wurde direkt auf eine Cloud-Software orientiert, um für das gesamte Team die gleichen, flüssigen Arbeitsbedingungen zu schaffen. Die Mitglieder-/Partnerverwaltung realisiert Microsoft Dynamics 365, welches dezentrale Insellösungen, Adressbücher und Excel-Tabellen ablöste. Mit dem Sales Kernmodul der Software sind die Mitarbeiter in der Lage, einheitlich Daten zu pflegen und im Sinne eines Kundenmanagementsystems (CRM) auch Gruppierungen, Auswertungen und Newsletter zu erstellen. Zusätzlich wurde im Projektverlauf der komplette SRCC auch in Bezug auf Datenverwaltung, E-Mail und Office-Anwendungen auf Microsoft 365 umgestellt. Dank SharePoint und Exchange Online werden nun alle Dokumente, Daten und die Mail-Kommunikation über die Cloud erledigt. Dadurch profitieren auch die über 150 Akteure, da Dokumente somit einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können. https://www.prem-tec.de/naechster-halt-cloud/
 
Um der steigenden Nachfrage mit optimierten (digitalen) Prozessen zu begegnen, entschied sich der Chemnitzer Erdwärmespezialist GeoCollect GmbH dafür, von seinem alten Warenwirtschaftssystem auf das Cloud-ERP-System von Haufe X360 umzusteigen. Bei dem System handelt es sich um eine 360° Unternehmenssoftware, die sämtliche Prozesse vernetzt im Unternehmen abbilden kann und das alles ortsunabhängig in der Cloud. Dabei ist die Lösung speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten, um kleine und mittlere Unternehmen zukunftssicher auszurüsten. Neben dem Haufe X360-Warenwirtschaftsmodul hat GeoCollect auch das Modul Buchhaltung und Finanzwesen im Einsatz. So können ebenfalls Einkauf und Verkauf, Zahlungen, Steuern und die gesamte Buchhaltung homogen in einem System abgebildet werden. https://www.prem-tec.de/erp-system-fuer-geocollect/
 
Mehr Flexibilität in der IT-Infrastruktur und optimierte IT-Performance bringt die Cloud für die Mitarbeiter bei der DEUTUNA Finanzplanung GmbH. Das Projekt war aufgrund der besonderen Konstellation von Server-Umstellung und Cloud-Integration anspruchsvoll. Hinter dem Umzug der Postfächer steckte allerhand Arbeit, damit die Mitarbeiter unseres Kunden nahtlos wie gewohnt weiterarbeiten konnten und alle Mailverläufe zur Verfügung standen. Hinzu kam auch noch, dass die komplette Umstellung während der Feiertage erfolgte, um danach wie gewohnt weiterarbeiten zu können. Durch die Verbindung der lokalen Domain mit der 365-Cloud über Azure Connect kommen die Mitarbeiter jetzt auch in den Genuss des sogenannten Single-Sign-On: die nahtlose einmalige Anmeldung für alle Anwendungen. https://www.prem-tec.de/deutuna-server-umstellung-und-cloud-integration/

8 Vorurteile gegen die Cloud

Die vergangenen zwei Jahre haben in Sachen Kommunikation und IT-Infrastruktur einen rasanten Wandel herbeigeführt. Video-Konferenzen, Kollaboration-Tools und Webinare sind an der Tagesordnung. Der analoge Austausch hat sich zwangsläufig ins Internet und viele IT-Lösungen in die Cloud verlagert , d. h. konkret in räumlich entfernt stationierte, via Internet zugängliche IT-Ressourcen.

Doch für viele ist die Cloud immer noch Neuland. Wir möchten daher mit unserer aktuellen Social Media-Reihe den häufigsten Vorurteilen den Wind aus den Segeln nehmen und zeigen, dass die Cloud eine sichere und zugleich kostengünstige Alternative zur Anschaffung lokaler IT-Ressourcen darstellt.

Cloud-Vorurteil #1: Die Cloud ist nicht sicher

Den Beginn unserer Reihe macht  – wie sollte es anders sein – das Vorurteil, dass die Daten in der Cloud nicht sicher sind sowie die Angst vor der angeblich erhöhten Wahrscheinlichkeit von Cyber-Angriffen.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, welche Investitionen Sie in die Datensicherheit tätigen? Große Unternehmen wie Microsoft und Co. haben vergleichsweise riesige Ressourcen, die insbesondere präventiv für die Verbesserung der Sicherheit eingesetzt werden. Ein Beispiel: Allein für den Microsoft Cloud-Dienst Azure sind rund 3.500 Cybersicherheits-Experten zuständig. Die Investitionen in die Sicherheit betragen dem Unternehmen nach mehr als eine Milliarde Dollar im Jahr.

Die Sicherheit der Cloud-Dienste, z. B. beim Schutz vor Hacker-Angriffen, Malware, etc., fällt durch kontinuierliche Updates deutlich höher aus als beim Betreiben der Dienste lokal im eigenen Unternehmen.

Cloud-Vorurteil #2: Keine Datenschutzkonformität

“Die Cloud kann nicht mit dem Datenschutz konform einher gehen” ist eine landläufige Meinung, die wir doch öfter zu hören bekommen. Deshalb möchten wir im heutigen, zweiten Teil unserer Social Media-Reihe “Vorurteile gegen die Cloud” insbesondere auf das Thema Datenschutz eingehen.

Klar, die Eckpunkte der DSGVO müssen natürlich auch für Cloudlösungen eingehalten werden. Die DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung – ist eine Verordnung der Europäischen Union, die den Umgang und die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Seit dem 25. Mai 2018 bildet sie den gemeinsamen Datenschutzrahmen der EU und insbesondere in Deutschland für das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die DSGVO betrifft alle Systeme (IT und viele weitere), in denen entsprechende personenbezogene Daten enthalten sein können. Daher ist es gerade bei den Cloud-Diensten wichtig, auf entsprechende Zertifikate zu achten und diese Systeme ggf. DSGVO-konform zu gestalten. Dies betrifft auch die Datensicherheit – also sichere Zugänge und Backups!

Darüber hinaus betrifft die DSGVO auch alle Partner, Lieferanten und Dienste, die Ihr Unternehmen nutzt. Hier muss dann entsprechend ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden.

Eine vollständige Übersicht zu den gesetzlichen Anforderungen finden Sie hier: https://www.prem-tec.de/dsgvo-gesetzliche-anforderungen-an-die-it/

Cloud-Vorurteil #3: Der Speicherort ist unbekannt

Doch das stimmt in den meisten Fällen gar nicht.

Ein Beispiel gefällig?

Bei dem Gedanken, ihre Daten in die Cloud von Microsoft zu legen, denken viele immer noch, diese nehmen eine weite Reise nach “Übersee” auf sich. Doch dem ist nicht so: Microsoft unterhält große Rechenzentren direkt in Deutschland.

Damit ermöglicht Microsoft seinen Microsoft 365-Kunden das Hosting ihrer Daten komplett in Deutschland. Die Rechenzentren sind eine sichere und leistungsstarke Option für deutsche Unternehmen, die gehalten sind, ihre Daten im Inland zu hosten.

Das Hosting erfolgt für Kunden vollkommen transparent. Sobald der Kunde Microsoft 365 abonniert, werden seine Daten automatisch in Deutschland gehostet. So schützt Microsoft die Datenbestände in Einklang mit deutschem und europäischem Recht.

Cloud-Vorurteil #4: Cloud-Ausfall und alles steht still

Sie haben Bedenken, Ihre Firma hängt am seidenen “Internet”-Faden und fürchten, der Geschäftsbetrieb mit Cloud-Lösungen fällt aus, wenn ein Bagger in die nahegelegene Glasfaser-Leitung hackt?

Keine Sorge, anders als bei der Lufthansa 😉 können Sie mit den Microsoft 365-Produkten lokal weiterarbeiten und die Synchronisierung zu späterer Zeit wieder aufnehmen. Wenn das Internet einmal ausfällt, bringt eine eigene “Hängematte” mit dem Backupserver in der Firma eine verfügbare Arbeitsfähigkeit. Alle MS 365-Verträge enthalten außerdem eine 99,9 % Verfügbarkeits-Klausel und “Rund-um-die-Uhr-Support” per Telefon und Web.

Wer trotz Sicherheitsvorkehrungen überhaupt nicht auf das Internet verzichten möchte, kann zusätzlich vorsorgen: Ein LTE-Modem überbrückt beispielsweise die Ausfallzeit und bringt Sie schnell wieder online.

Cloud-Vorurteil #5: Die Cloud ist nicht revisionssicher

Bevor wir näher auf das Cloud-Vorurteil #5 “Die Cloud ist nicht revisionssicher” eingehen, möchten wir kurz umreißen, was es damit überhaupt auf sich hat.

Revisionssicher bedeutet “vor einer Revision, also Abänderung, geschützt” – das heißt im Sinne der Compliance und Dateiablage, dass diese manipulationssicher archiviert werden müssen.

Generell gilt für eine revisionssichere Archivierung:

  • Dokumente müssen vollständig, unverändert und verlustfrei gespeichert werden.
  • Die Daten müssen jederzeit auffindbar und reproduzierbar sein.
  • Der Zugriff auf die Daten muss nachvollziehbar sein, um Manipulationen zu verhindern.

Die notwendigen Anforderungen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

All das ist mit Microsoft 365, SharePoint Online und OneDrive natürlich umsetzbar. Wie Sie sich dabei ausfallsicher und leistungsstark in der Cloud aufstellen, zeigen wir Ihnen gern auch persönlich: https://bit.ly/beratung-premtec

Cloud-Vorurteil #6: Die Cloud ist offen für Datenklau

Eine unbekannte Person übergibt ein “virtuelles” Geschenk, das der Beschenkte daraufhin öffnet. Es entpuppt sich als Trojanisches Pferd und gleichzeitig Türöffner für dessen Identität und Computersystem. So sieht eine Szene im wohl bekanntesten deutschsprachigen Hacker-Film “Who Am I – Kein System ist sicher” aus und spiegelt gelichzeitig unser Cloud-Vorurteil #6 gut wider.

Was dabei metaphorisch dargestellt wird, hat einen realen, ernsten Hintergrund. Mit der Anbindung von Computersystemen an das Internet existiert gleichzeitig auch ein Risiko, von Unbefugten ins Visier zu geraten.

Verlassen Sie sich also auf starke Partner, die Ihre Daten vor böswilligen Attacken beschützen. Beispiel gefällig?

Nicht nur Microsoft und Co. bieten in der Cloud Sicherheit der Extraklasse. Ihre Lexware- bzw. lexoffice-Daten werden in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Frankfurt am Main mit umfassenden Schutzvorkehrungen gegen Cyber-Angriffe gespeichert. Diese sind nach ISO-27001 und TÜV-zertifiziert und nutzen dieselbe Verschlüsselungsform, die auch für Banken verwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard). Auch Ihre Unternehmensdaten in Haufe x360 sind entsprechend zertifiziert gesichert und durch physische Barrieren, Zäune, Kühl­systeme, Brandschutz und 24-h-Über­wachung vor sämtlichen physischen als auch virtuellen An­griffen geschützt.

Ein wichtiger Baustein im System: Ihre Mitarbeiter! Neben Arbeits- und Datenschutzvorkehrungen ist es insbesondere wichtig, Ihr Team hinsichtlich Technik und Software zu sensibilisieren. Wir helfen Ihnen dabei:

Cloud-Vorurteil #7: Leasing ist teurer als Kaufen!

“Klar, das wird sicherlich auch für IT-Hard- und Software gelten!” – ist eine gängige Meinung im Mittelstand, die wir oft zu hören bekommen.

Wenn dann am Ende unserer Amortisationsrechnung oftmals die Vorteile der Leasing-Option für die Cloud überwiegen, schauen wir meist in überraschte Gesichter. Denn gerade in der schnelllebigen IT-Welt ist die Lebensdauer von Geräten und Programmen nicht nur physisch, sondern insbesondere auch durch die (Sicherheits-)Updatepolitik des Herstellers/Entwicklers limitiert.

Eine Software oder Ressource, die ausschließlich in der Cloud arbeitet, bietet zugleich viele Vorzüge:

➡️ Eine Installation ist nicht erforderlich.
➡️ Oftmals keine hohen, einmaligen Kosten bei der Anschaffung.
➡️ Die aktuellste Software-Version ist durch automatische Updates immer verfügbar.
➡️ Der Zugriff ist meist von überall und mit jedem Endgerät (auch Smartphone oder Tablet) möglich.

Unser großer On-Premise-/Cloud-Vergleich zeigt Ihnen noch einmal die wichtigsten Vorteile jeder Variante, damit Sie die für Sie optimale Lösung finden: https://www.prem-tec.de/on-premise-oder-cloud-vergleich/

Cloud-Vorurteil #8: Ewige Telefonschleifen, wenn Probleme entstehen

Das letzte Cloud-Vorurteil #8 unserer Social Media-Reihe, die ewigen Telefonschleifen, wenn Probleme auftreten, können wir ganz schnell entkräften.

Ohnehin sind Ausfälle bei Software-Verfügbarkeiten von > 99,5 % eher unwahrscheinlich. Wenn doch einmal Hilfe benötigt wird, stehen Ihnen unsere Partner zu Seite:

➡️ Microsoft bietet rund um die Uhr Support per Telefon und Web
➡️ Für Haufe x360 steht Ihnen ein persönlicher Mitarbeiter zur Verfügung
➡️ Lexware (inkl. lexoffice) unterstützt Sie via Mail, Telefon und Vor-Ort-Service

Und wenn doch mal nicht sofort ein Ansprechpartner zur Stelle ist, sind wir nur einen Anruf entfernt.

Also, worauf warten Sie noch? Wir finden die richtige Cloud-Lösung für Ihre individuellen Anforderungen: https://bit.ly/beratung-premtec

Haufe X360 Geräte

ERP-Faktencheckreihe

Unsere neue Reihe setzt sich mit den Bedenken und teilweise Vorurteilen zu einer ERP-Einführung auseinander. Sehr gern nehmen wir auch Ihre Themen auf – schreiben Sie uns! Unser Team freut sich auf Ihre Fragen.

Haufe X360 Geräte

Enterprise Ressource Planning oder kurz ERP ist der innovativ-klingende Anglizismus für ein Softwaresystem, welches ALLE relevanten Daten und Prozesse zur Steuerung eines Unternehmens zusammenführt. Dabei kann man sich das Ganze wie einen Kuchen vorstellen, bei dem z. B. Einkauf, Vertrieb, Kundenmanagement im CRM, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Logistik etc. die Komponenten für das Gesamtergebnis – eine leckere Torte – sind.

Im Laufe des Wachstums sammeln sich verschiedene „Software-Zutaten“ in einem Unternehmen an. Schnittstellen, Zugriffe auf verschiedene Systeme und Rechteverwaltungen werden dann meist sehr aufwendig. Mit einem ERP-System müssen die Informationen und Daten nicht aus verschiedenen Programmen oder vielleicht sogar Excellisten zusammengesucht und kombiniert werden, sondern alle sind übersichtlich in einer fertigen Torte zu finden.

Wenn das ERP-System dann auch noch cloudbasiert ist, hat man von überall Zugriff auf die Daten. Bei Haufe X360 wird die Datensicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch ein deutsches Hochsicherheitsrechenzentrum mit umfassenden Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten und Cyber-Angriffe in Frankfurt am Main gewährleistet. Dieses ist nach ISO-27001 und TÜV-zertifiziert und nutzt dieselbe Verschlüsselungsform, die auch für Banken verwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard). So haben Entscheider sämtliche Daten, wie beispielweise die Warenbewegungen, die sich ständig verändern, live im Blick und können schnell agieren. Niemand muss sich bei wichtigen Aufgaben auf das Bauchgefühl verlassen, sondern kann datenbasiert die richtige Entscheidung treffen.

Informationen und Prozesse werden verständlich und user-zugeschnitten dargestellt. Die Produktion kann so effizient wie möglich gestaltet werden, weil die Laufzeiten von Maschinen, die benötigten Komponenten, die Arbeitszeiten von Angestellten und die jeweiligen Kosten alle im System zusammenfließen. Durch die Lagerfluktuation können zusätzlich Prognosen erstellt oder automatisch Bestellungen ausgelöst werden und im gleichen Maß werden Belege an die Kundschaft versandt und deren Verträge selbstständig vom System abgerechnet.

Die Transparenz kann auf externe Kunden und Partner erweitert werden – z. B. Supporttickets, Verträge, Warenbestände, Lieferketten. Das funktioniert für alle Beteiligten mit einer schnelleren Bearbeitungsdauer und höheren Zufriedenheit – spart also neben Zeit und Geld auch Nerven.

Ein ERP-System ist aber nicht nur auf die Erfassung und Vermittlung von Daten beschränkt. Mittels moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz und der Vernetzung über die gesamte Supply Chain erleichtert es Arbeitsschritte, die effizient oder eigenständig von dem System übernommen werden können.

Fazit: Ein ERP-System hilft gerade auch mittelständischen Unternehmen dabei, die eigenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Wobei je nach Branche und Größe ein Unternehmen natürlich spezifische Anforderungen hat und das ERP-System an diese angepasst werden kann.

Wie bei einem Kuchen gibt es ein Grundrezept, aber je nach Präferenz können einige Zutaten oder die Dekoration ersetzt, ergänzt oder weggelassen werden. Braucht man z. B. keine Glasur oder Füllung – dann werden diese auch nicht gekauft.

Diese flexible Anpassung an die eigenen Bedürfnisse spiegelt sich auch in den Kosten wider, denn entgegen der geläufigen Meinung muss ein ERP-System nicht teuer sein.

Wer mehr über ERP-Systeme wissen möchte oder vielleicht noch gar nicht genau weiß, was für sein Unternehmen sinnvoll ist, ist herzlich zu einer kostenfreien Beratung willkommen.