Screen Microsoft Loop

Microsoft Loop – Unsere Erfahrungen mit der neuen Kollaborationssoftware

Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.

Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?

Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt”, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.

Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.

Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋

Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.

Screen Microsoft Loop

Was ist Microsoft Loop?

Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.

Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine “Loop-Komponente” verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.

Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.

Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.

Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop

Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.

Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level

Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.

Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten

Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.

Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.

Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.

Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick

Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.

„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.

Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt

Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.

Unser Fazit

Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.

Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.

Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.  

Excel ist ein Tabellenkalkulations­­­­programm – KEINE DATENBANK!­

Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.

EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.

Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine “dunkle Seite” der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.

Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.

Excel Problem #1: 🔎

Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.

Excel Problem #2: 🔗

Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.

Excel Problem #3: 🏝️

Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.

Excel Problem #4: ⌨️

Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die “0” ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.

Excel Problem #5: 🧐

Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?

Excel Problem #6: 🗓️

Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.

Excel Problem #7: 😵‍💫

Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?

Excel Problem #8: 🔒

Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.

Unser Fazit

Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.

Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.

Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.

Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.

SharePoint: Gemeinsamer Zugriff auf Daten

Wir alle kennen diese Situation: mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Dokument, es müssen Änderungen eingefügt werden oder jemand soll Probelesen. Gesagt, getan – alle machen sich hochmotiviert an die Arbeit und dann kommt die Meldung, die uns einen Schauer über den Rücken laufen lässt: Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt. Dahin ist die Motivation und das leidige Versenden von „Kannst du bitte mal die Word Datei schließen?“ beginnt.

Nun kommt die gute Nachricht: Diese Zeiten sind vorbei! Microsoft 365 bietet die perfekte Lösung für dieses Problem, den SharePoint. Microsofts SharePoint ist ein mobiles, cloudbasiertes Intranet, das von überall aus zu jeder Zeit erreichbar ist. Als zentraler Speicherort für Dateien bietet es die perfekte Basis für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Dateien im SharePoint, wie etwa Word Dokumente oder PowerPoint-Präsentation, sind mit der Funktion „Automatisches Speichern“ ausgestattet. So läuft man nie Gefahr, Änderungen und Fortschritte zu verlieren.

Doch nun zu dem Feature, das bei der Zusammenarbeit besonders hilfreich ist: Mehrere Nutzer können in Echtzeit an einer Datei arbeiten. Es gibt keine Fehlermeldungen mehr, weil die Datei bereits von einem Kollegen geöffnet ist. Dies erleichtert die gemeinsame Bearbeitung immens und spart nicht nur Zeit und ständige Abstimmungen, sondern auch Nerven. Im Menüband gibt es eine Anzeige, welche Kollegen gerade ebenfalls in der Datei arbeiten, und über einen Versionsverlauf können alle Änderungen eingesehen werden. So kommt nie wieder die Frage auf, welche Version eines Dokuments gerade die Aktuelle ist, wer etwas geändert hat oder bei wem eine Datei gespeichert ist. Auch das ständige Hin und Her per Mail entfällt, da alle Mitarbeiter zentral auf die Dateien zugreifen können.

Es kann jedoch sein, dass es in Ihrem Unternehmen auch Dateien gibt, die nicht von jedem Mitarbeiter geöffnet, beziehungsweise geändert werden dürfen. Auch das ist im SharePoint kein Problem. Über die Zugriffsverwaltung kann eingestellt werden, welche Nutzer für welche Ordner oder Dateien Berechtigungen besitzen. So können Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.

Wir bei premium technologies nutzen den SharePoint täglich und sind begeistert von der einfachen und bequemen Handhabe. Sie sind noch nicht überzeugt oder möchten mehr über das Thema Microsoft M365 erfahren? Buchen Sie eine Beratung bei einem unserer Spezialisten – wir finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen!


Ihre Ansprechpartner

Mit weniger Aufwand mehr erreichen – Microsoft 365

Flexibilität im Arbeitsalltag mit Microsoft 365

Ein erfolgreiches Unternehmen ist dazu in der Lage, sich den ständig wandelnden Gegebenheiten und Anforderungen der Zeit zu stellen. Wichtig dafür ist nicht nur das Mindset, sondern auch die verwendeten Tools. In diesem Beitrag möchten wir als Partner von Microsoft die Produkte rund um Microsoft 365 genauer beleuchten und Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von M365 profitieren kann.

Remote Work und die Rolle von Microsoft 365

In den letzten Jahren hat sich der Arbeitsalltag für viele verändert und sowohl Unternehmen als auch Angestellte mussten sich an die Fernarbeit gewöhnen. Remote Work hat sich somit weiterverbreitet und heute wünschen sich viele Arbeitnehmer mehr Flexibilität in Bezug auf ihren Arbeitsort.

Flexibilität und Widerstandsfähigkeit in unsicheren Zeiten

Auch die wirtschaftliche Ungewissheit muss im Unternehmen bedacht werden. Externe und schwer vorhersehbare Faktoren können über das Stehen und Fallen eines Unternehmens entscheiden. Aus diesem Grund ist ein gewisses Maß an Flexibilität unerlässlich. Dies sollte sich ebenfalls in den genutzten Anwendungen widerspiegeln.

Microsoft 365: Die dynamische, cloudbasierte Lösung

In Anbetracht dieser wesentlichen Faktoren bedarf es einer dynamischen, cloudbasierten Lösung. Microsoft ist bestens gerüstet, um Sie für diesen Weg zu wappnen. Das umfassende, integrierte Portfolio an Cloud-Lösungen beruht auf einem Fundament von Sicherheit und Datenschutz. Es hilft Unternehmen aus allen Branchen, die Widerstandsfähigkeit zu erhöhen und das Geschäftsergebnis zu verbessern. Viele Unternehmen arbeiten seit Jahrzehnten täglich mit Microsoft Produkten. Diese Vertrautheit und die Benutzerfreundlichkeit der Produkte sind nur ein Grund mehr, um sich für M365 zu entscheiden.

Moderne Arbeitsformen mit Microsoft 365

Microsoft 365 führt Sie auf den Weg zu modernen Arbeitsformen. Branchenführende Apps in Kombination mit intelligenten Clouddiensten und erstklassiger Sicherheit bieten eine solide Basis an Business Tools für Ihr Unternehmen.

Datenschutz und Microsoft 365

Da das Thema Datenschutz grundlegend von großer Bedeutung ist, möchten wir Ihnen einige Informationen dazu zur Verfügung stellen:

  • Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten: Microsoft nutzt Ihre Daten nur für die vereinbarten Dienste. Sobald das Kundenverhältnis beendet ist, werden auch die Daten entfernt. Zudem hält sich Microsoft selbstverständlich an die Datenschutzgesetze wie die DSGVO.
  • Sie entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden: Microsoft kann Daten an mehr Orten auf der Welt aufbewahren als jeder andere Cloud-Anbieter.
  • Microsoft sichert Ihre Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung: die Protokolle umfassen mindestens zwei Verschlüsselungsschichten.
  • Microsoft verteidigt Ihre Daten: staatlichen Stellen wird kein ungehinderter Zugang zu Ihren Daten gewährt. Datenanfragen staatlicher Stellen werden von Microsoft vor Gericht angefochten.

Ihre Daten werden ausschließlich für die Erbringung von Diensten, für die Problembehandlung, sowie Wartung und Verbesserung genutzt. Unzulässige Verwendungsweisen wie das Erstellen von Benutzerprofilen, Werbung und Marktforschung werden nicht toleriert.

Wie Microsoft Ihrem Unternehmen weiterhelfen kann

  • Größere Produktivität von überall aus
    • Schaffung optimaler Arbeitsbedingungen mit Cloudtechnologie zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team.
      • Relevante Dateien, Notizen und laufende Chats in einem freigegebenen Bereich speichern
      • Zusammen bessere Inhalte erstellen
      • Dank Versionsverlauf und vertrauenswürdiger Cloudstandorte vertrauensvoll und sicher zusammenarbeiten
      • Mit der Leistungsfähigkeit von KI die eigene Arbeit weiter verbessern
    • Integrierte Tools zur Arbeitserleichterung, damit Sie auf jedem Gerät Ihr Bestes geben können.
      • Mit einer Plattform für alle Geschäftspartner Verbindungen aufbauen und zusammenarbeiten
      • Mit integrierten Office 365-Apps Dateien in Echtzeit freigeben und bearbeiten
      • Als App für Windows, macOS, iOS und Android herunterladen – oder in einem Browser arbeiten
      • Ein reibungsloses, vertrautes Benutzererlebnis für PC, Handy, Internet und Besprechungsräume
    • Bessere Verbindungen für ein Gefühl von größerer Nähe zu den Kollegen im Unternehmen.
      • Gefühl der Verbundenheit, selbst wenn man getrennt ist
      • Größere Kontrolle darüber, wie Inhalte und Besprechungsteilnehmer angezeigt werden
      • Durch Mitteilungen und Mitwirkung der Geschäftsführung im gesamten Unternehmen auf dem Laufenden bleiben
  • Sicherung des eigenen Geschäfts mit vertrauenswürdiger Technologie
    • Sorgen Sie dafür, dass nur die richtigen Benutzer über Zugriff verfügen, ohne dass dies zulasten der Produktivität geht
    • Schützen Sie Ihre Daten durch bewährte Sicherheitsverfahren und unkomplizierte Richtlinien, die versehentliche Datenlecks verhindern
    • Kommen Sie Bedrohungen zuvor durch Erkenntnisse und empfohlene Präventivmaßnahmen
  • Eine kostengünstigere Lösung für die sichere Zusammenarbeit
    • Vereinfachen und optimieren Sie Ihren IT-Bestand mit Tools, die die Benutzer bereits kennen und schätzen.
    • Verringern Sie Ihre Angriffsfläche mit branchenführenden Sicherheitslösungen, die von vornherein integriert und auf bessere Zusammenarbeit ausgelegt sind. Senken Sie die Kosten durch Konsolidierung auf eine vollständige und sichere Kooperationslösung, anstatt für heterogene Einzellösungen zu bezahlen.

Werden Microsoft 365 und Surface Produkte zusammen genutzt, kann durch die flexiblen Spitzengeräte die Produktivität gesteigert und die aktive Zusammenarbeit gefördert werden. Eine einheitliche Verwaltung und die automatische Bereitstellung führt zur Senkung von Kosten und Komplexität. Wie schon erwähnt, schreibt Microsoft Sicherheit groß. Das Zero-Trust Sicherheitsmodell beginnt mit den von Haus aus sicheren Surface Produkten und erstreckt sich bis in die Cloud.

Damit auch Sie für die Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt gewappnet sind, möchten wir Ihnen ein Beratungsgespräch anbieten, um die passenden Microsoft 365 Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wir planen mit Ihnen einen modernen Arbeitsplatz, ermitteln Ihre Prioritäten und leisten den nötigen Support für die Implementation und dauerhafte Betreuung Ihrer IT-Landschaft.

Microsoft 365: Wir zeigen das gesamte Ökosystem

Word, Excel, Outlook und PowerPoint sind im Office-Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Microsoft-Programme sind die wohl bekanntesten Anwendungen des weltweit größten Softwareherstellers.

Doch haben Sie schon mal etwas von Sway, Visio, Power Platform und Delve gehört? Diese sind ebenfalls Bestandteil der Microsoft 365-Pläne und bieten eine Lösung für die verschiedensten Anwendungsbereiche, um Prozesse zu optimieren und operativ zu unterstützen.

Das Microsoft Ökosystem ist unheimlich umfangreich und vielseitig. Die Menge an Programmen kann aber auch schnell überfordern und deshalb schauen wir uns 40 Apps von Microsoft an. Viele von diesen Anwendungen sind Teil der Microsoft 365 Pläne.

Wir zeigen Ihnen die aus unserer Sicht wichtigsten Anwendungen:

NameLogoNutzenKategorie
ListsÜber Microsoft Lists können verschiedenste Informationen einfach und effizient verwaltet, organisiert und in Listen nachverfolgt werden.Produktivität
OneNoteMit OneNote können schnell Notizen festgehalten werden. Hierbei können die Notizen nicht nur organisiert, sondern auch einfach geteilt werden.Produktivität
DelveMicrosoft Delve ist ein Verzeichnis in dem Informationen und Expertise von Angestellten festgehalten und gefunden werden könnenProduktivität
To-DoBei To-Do sind zentral alle persönlichen Aufgaben zu finden. Hierbei werden neben den eigens gestellten Aufgaben auch zugewiesene Aufgaben aus Projekten aufgelistet.Produktivität
Viva LearningMit Viva Learning können Lerninhalte direkt in Microsoft Teams integriert werden.Produktivität
Viva InsightsViva Insights liefert datenbasierte, maßgeschneiderte Empfehlungen um die Produktivität und Planung, aber auch das eigene Wohlbefinden zu verbessern.Produktivität
Viva TopicsDurch die Kombination von künstlicher Intelligenz und der Experten in ihrem Unternehmen werden Informationen in Themenbereiche organisiert und leicht auffindbar.Produktivität
Viva ConnectionsMit Viva Connections können wichtige Neuigkeiten, Konversationen und Posts unter Angestellten verbreitet werden. So kann die ganze Firma verbunden werden und miteinander interagierenProduktivität
TeamsTeams ist das Kommunikationstool schlechthin und ermöglicht, dem Namen entsprechend, die Organisation von Arbeitsteams und Informationen, das Chatten und natürlich Videoanrufe und Konferenzen.Planung & Kommunikation
ProjectMit Project können Projekte geplant und organisiert werden. Es können Verantwortlichkeiten und Aufgaben verteilt, Zeitaufwände festgehalten und Deadlines gesetzt werden.Planung & Kommunikation
PlannerMit Planner kann man kooperativ Aufgaben verteilen und kann gemeinsam Listen von Arbeitsaufgaben abarbeiten. Wie andere Tools kann auch Planner direkt in Temas integriert werden.Planung & Kommunikation
FormsMit Microsoft Forms können einfach Umfragen erstellt werden die beispielweise für die Evaluation von Schulungen oder zum Einholen von Kundenfeedback verwendet werden können.Planung & Kommunikation
BookingsMit Microsoft Bookings kann die Terminbuchung automatisiert und ausgelagert werden, damit man sich die ständige E-Mail-Korrespondenz zum Finden von Terminen sparen kann.Planung & Kommunikation
OutlookOutlook ist das weitverbreitete Mailprogramm von Microsoft.Planung & Kommunikation
KaizalaMicrosofts Kaizala ist ein Instantmessenger mit dem nicht nur intern gechattet werden kann, sondern beispielweise auch mit Kunden und Lieferanten. Hierbei ist es unter anderem auch möglich schnell Rechnungen zu versenden.Planung & Kommunikation
SkypeSkype ist ein relativ bekanntes Programm, um Videoanrufe abzuwickeln. Skype wird dabei eher im Privatbereich verwendet und ist im Unternehmensbereich nicht sehr weit verbreitet.Planung & Kommunikation
YammerMit Yammer werden unterschiedliche Unternehmensbereiche miteinander verbunden, Communities entstehen und im Sinne eines sozialen Netzwerks können Personen über ihre eigene Home-Seite/Newsfeed auf dem Laufenden bleiben.Planung & Kommunikation
WordWord ist das weitverbreitete und bekannte Programm zur Bearbeitung und Erstellung von Textdokumenten.Präsentation & Content Erstellung
PowerPointMit Microsofts PowerPoint können einfach Präsentationen für jeden Zweck erstellt werden.Präsentation & Content Erstellung
SwaySway ist ähnlich wie PowerPoint ein Tool zur Erstellung von Präsentationen bzw. für die Vermittlung von Informationen.Präsentation & Content Erstellung
PublisherMicrosoft Publisher ist eine Desktopanwendung, mit welcher alles von Printmedien über Websites bis hin zu Produktpräsentationen erstellt werden können. Präsentation & Content Erstellung
StreamStream ist Microsofts Plattform für Videos. Hier können Sie nicht nur wichtige Firmenvideos teilen, sondern auch direkt Livestreams starten.Präsentation & Content Erstellung
WhiteboardWhiteboard ist die digitale Antwort auf die klassische Tafel in der Schule oder das Whiteboard im Konferenzraum. Hiermit können mehrere Leute, standortunabhängig, zur gleichen Zeit auf einem Whiteboard arbeiten.Präsentation & Content Erstellung
VisioJedes Unternehmen wird durch verschiedene Prozesse und Abläufe gekennzeichnet. Bevor man die Prozesse optimieren kann, müssen diese natürlich erst festgehalten werden. Über Flowcharts ist genau das in Microsofts Visio möglich.Präsentation & Content Erstellung
OneDriveOneDrive ist der Cloudspeicher von Microsoft. Hier können leicht Dateien hochgeladen, geteilt und über mehrere Geräte synchronisiert werden.Dateimanagement & Infrastruktur
SharePointMit SharePoint können Firmen ihr eigenes Intranet haben. Hier können wichtige Informationen und Daten organisiert und verwaltet werden. Der Zugriff kann hierbei über verschiedenste Geräte erfolgen.Dateimanagement & Infrastruktur
ExchangeExchange ist Microsofts E-Mail-Server-Software über welche Mails, Termine und Kontakte für die Firma verwaltet werden.Dateimanagement & Infrastruktur
AccessMicrosoft Access ist eine Desktopanwendung mit welcher, auch ohne tiefgehende Programmierkenntnisse, Datenbankanwendungen programmiert werden können.Dateimanagement & Infrastruktur
AzureMicrosoft Azure hat viele Verwendungszwecke. Allgemein ist es aber eine Cloud-Computing-Plattform, welche hauptsächlich für Entwickler interessant ist.Dateimanagement & Infrastruktur
Windows / Windows 365Windows ist das Betriebssystem von Microsoft. Neben den dem regulär installiertem System gibt es mit Windows 365 auch die Möglichkeit nicht nur einzelne Dateien, sondern ihren gesamten Arbeitsplatz in der Cloud zu haben.Dateimanagement & Infrastruktur
Compliance CenterMicrosofts Compliance Center hilft dabei den Überblick über die Compliance zu behalten, die Verwaltung zu erleichtern und gibt Empfehlungen für Verbesserungen.Administration & Sicherheit
DefenderEs gibt verschiedene Ausführungen des Defenders bzw. hängt der Leistungsumfang von der gebuchten Leistung ab. Allgemein handelt es sich hierbei um Microsofts Virenschutz.Administration & Sicherheit
IntuneUnter anderem wird Microsoft Intune dafür verwendet, um relevante Informationen auf Anwendungsebene zu verwalten. Hierrunter fällt beispielweise die App-Konfiguration, das selektive Löschen oder Berichte über die App Verwendung innerhalb ihrer OrganisationAdministration & Sicherheit
Configuration Manager Der Configuration Manager ist ein administratives Tool, welches den Fokus auf die Geräteverwaltung legt.Administration & Sicherheit
Family safetyMicrosofts Family Safety wird im privaten Bereich verwendet und unterstützt Eltern dabei den eigenen Kindern einen kontrollierten und sicheren Medienkonsum zu ermöglichen.Administration & Sicherheit
Power AppsMit Power Apps können, auch ohne tiefgehende Programmierkenntnisse, Apps entwickelt werden, die den Arbeitsalltag erleichtern.Power Plattform
Power AutomateMit Power Automate können gewisse Prozesse in Unternehmen, wie beispielweise der Prozess zur Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten, leicht automatisiert werden.Power Plattform
Power Virtual AgentsPower Virtual Agents erlaubt es Chatbots herzustellen die zum Beispiel ihren Kundensupport maßgeblich entlasten können.Power Plattform
Power BIPower BI ist wie Power Apps, Automate und Virtual Agents Teil der Power Plattform und wird dazu verwendet, um Firmeninformationen zu visualisieren, damit wichtige Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können.Power Plattform
Dynamics 365Dynamics 365 ist ein Enterprise Resource Planning System mit welchem ein Großteil der Firmenprozesse abgebildet werden können.Sonstige
EdgeMicrosoft Edge ist der aktuelle Browser von Microsoft, der den klassischen Internet Explorer abgelöst hat.Sonstige
ExcelExcel ist ein weit verbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm.Sonstige

Haufe X360 Geräte

ERP-Faktencheckreihe

Die Bedeutung von ERP

Unsere neue Reihe setzt sich mit den Bedenken und teilweise Vorurteilen zu einer ERP-Einführung auseinander. Sehr gern nehmen wir auch Ihre Themen auf – schreiben Sie uns! Unser Team freut sich auf Ihre Fragen.

Was ist ERP?

Enterprise Ressource Planning oder kurz ERP ist der innovativ-klingende Anglizismus für ein Softwaresystem, welches ALLE relevanten Daten und Prozesse zur Steuerung eines Unternehmens zusammenführt. Dabei kann man sich das Ganze wie einen Kuchen vorstellen, bei dem z. B. Einkauf, Vertrieb, Kundenmanagement im CRM, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Logistik etc. die Komponenten für das Gesamtergebnis – eine leckere Torte – sind.

Effizienz durch Integration

Im Laufe des Wachstums sammeln sich verschiedene „Software-Zutaten“ in einem Unternehmen an. Schnittstellen, Zugriffe auf verschiedene Systeme und Rechteverwaltungen werden dann meist sehr aufwendig. Mit einem ERP-System müssen die Informationen und Daten nicht aus verschiedenen Programmen oder vielleicht sogar Excellisten zusammengesucht und kombiniert werden, sondern alle sind übersichtlich in einer fertigen Torte zu finden.

Zugriff von überall

Wenn das ERP-System dann auch noch cloudbasiert ist, hat man von überall Zugriff auf die Daten. Bei Haufe X360 wird die Datensicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch ein deutsches Hochsicherheitsrechenzentrum mit umfassenden Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten und Cyber-Angriffe in Frankfurt am Main gewährleistet. Dieses ist nach ISO-27001 und TÜV-zertifiziert und nutzt dieselbe Verschlüsselungsform, die auch für Banken verwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard). So haben Entscheider sämtliche Daten, wie beispielsweise die Warenbewegungen, die sich ständig verändern, live im Blick und können schnell agieren. Niemand muss sich bei wichtigen Aufgaben auf das Bauchgefühl verlassen, sondern kann datenbasiert die richtige Entscheidung treffen.

Optimierung von Prozessen

Informationen und Prozesse werden verständlich und user-zugeschnitten dargestellt. Die Produktion kann so effizient wie möglich gestaltet werden, weil die Laufzeiten von Maschinen, die benötigten Komponenten, die Arbeitszeiten von Angestellten und die jeweiligen Kosten alle im System zusammenfließen. Durch die Lagerfluktuation können zusätzlich Prognosen erstellt oder automatisch Bestellungen ausgelöst werden und im gleichen Maß werden Belege an die Kundschaft versandt und deren Verträge selbstständig vom System abgerechnet.

Erweiterte Transparenz

Die Transparenz kann auf externe Kunden und Partner erweitert werden – z. B. Supporttickets, Verträge, Warenbestände, Lieferketten. Das funktioniert für alle Beteiligten mit einer schnelleren Bearbeitungsdauer und höheren Zufriedenheit – spart also neben Zeit und Geld auch Nerven.

Einsatz moderner Technologien

Ein ERP-System ist aber nicht nur auf die Erfassung und Vermittlung von Daten beschränkt. Mittels moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz und der Vernetzung über die gesamte Supply Chain erleichtert es Arbeitsschritte, die effizient oder eigenständig von dem System übernommen werden können.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Fazit: Ein ERP-System hilft gerade auch mittelständischen Unternehmen dabei, die eigenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Wobei je nach Branche und Größe ein Unternehmen natürlich spezifische Anforderungen hat und das ERP-System an diese angepasst werden kann.

Kosten und Anpassung

Wie bei einem Kuchen gibt es ein Grundrezept, aber je nach Präferenz können einige Zutaten oder die Dekoration ersetzt, ergänzt oder weggelassen werden. Braucht man z. B. keine Glasur oder Füllung – dann werden diese auch nicht gekauft. Diese flexible Anpassung an die eigenen Bedürfnisse spiegelt sich auch in den Kosten wider, denn entgegen der geläufigen Meinung muss ein ERP-System nicht teuer sein.

Kostenlose Beratung

Wer mehr über ERP-Systeme wissen möchte oder vielleicht noch gar nicht genau weiß, was für sein Unternehmen sinnvoll ist, ist herzlich zu einer kostenfreien Beratung willkommen.

Microsoft Teams Besprechung

Wie sicher ist Microsoft Teams?

Die vergangenen zwei Jahre haben in Sachen Kommunikation einen rasanten Wandel herbeigeführt. Video-Konferenzen, Collaboration-Tools und Webinare sind an der Tagesordnung. Der analoge Austausch hat sich zwangsläufig ins Internet verlagert.

Einer der Gewinner der Stunde ist sicherlich Microsoft mit seinem Tool “Teams“: eine interaktive Plattform zum gemeinsamen Chatten, Telefonieren und Arbeiten. Vom Startup bis zum Großkonzern arbeiten täglich Millionen Menschen in Teams… im Büro, im Homeoffice oder mobil von unterwegs.

Die Chat- und Video-Telefoniefunktion gehen zu den beliebtesten Features bei Teams.

Während einige lediglich die Chat und (Video-)Telefoniefunktion regelmäßig nutzen, greifen andere auf die vernetzte Systemlandschaft zurück: Sharepoint-Dateien abrufen, Projektarbeit mit Hilfe von Planner, Kanälen und Whiteboards… alles kein Problem.

Doch wie schaut es eigentlich in puncto Sicherheit bei Teams aus? Im heutigen Blog-Beitrag beleuchten wir das Thema mal genauer und zeigen Ihnen, welche Maßnahmen Nutzer ggf. auch selbst treffen können, um ihre Arbeit sicher zu gestalten.

Sicherheit in Teams logisch gedacht

Bevor wir in die (Un-)Tiefen der IT-Sicherheit absteigen, möchten wir zunächst kurz innehalten und einige Eckpunkte von Teams klären.

Wir alle kennen wahrscheinlich Spam-Mailings mit dubiosen Absendern, schlecht formulierten, fehlerhaften Mailtexten und offensichtlich schädlichen Links. Nahezu jeder kann sich von überall auf der Welt eine E-Mail-Adresse erstellen, um damit boshafte Absichten zu verfolgen.

Ganz anders sieht das bei Teams aus. Einfach mal einen Account anlegen, mit der Absicht anderen schaden zu wollen, ist wesentlich schwieriger. Denn Grundvoraussetzung ist ein Office-Account, wo unter Umständen auch persönliche Daten hinterlegt sind. So richtig anonym ist das nicht mehr, denn der Urheber verdächtiger Nachrichten kann so immer nachverfolgt werden.

Microsoft Teams Screenshot
Im Chat ist der Absender einer Nachricht immer klar erkennbar. Gauner haben es da schwer.

Des Weiteren würde Microsoft großangelegten kriminellen Absichten wohl schnell auf die Schliche kommen und weitere Aktivitäten unterbinden.

Das heißt im Umkehrschluss, jemand der die Absicht hat Schaden anzurichten, würde sich wohl ein einfacheres Einfallstor suchen als Teams.

Schutz von innen – mit Admin-Center und Datenverschlüsselung

Im Business-Umfeld kommt Teams mit einem umfangreichen Admin-Center daher, wo zahlreiche Einstellung dazu dienen, das eigene Unternehmen und dessen Mitarbeiter vor Cyberangriffen zu schützen.

So gibt es zum einen die Möglichkeit, den Handlungsspielraum von Gästen einzuschränken.

Darf überhaupt jemand von außerhalb der Organisation Kontakt per Chat aufnehmen?

Dürfen Dateien gesendet werden?

Und auf welchen Dienstgeräten ist Teams installiert?

Darüber hinaus verfügt Teams über eine Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats und Anrufe. Auch Dateien werden bei der Speicherung und Übertragung verschlüsselt.

Ein weiteres Missverständnis bei der Arbeit mit Teams ist der Datenversand. Denn die Dateien werden nicht, wie oft angenommen, direkt 1:1 gesendet, sondern landen quasi im “Zwischenspeicher” auf Sharepoint. Da auch hier komplexe Sicherheitsmechanismen greifen, kann Schadsoftware im Zweifel frühzeitig erkannt, isoliert und beseitigt werden. Zudem haben Administratoren die Möglichkeit, bereits im Vorfeld Einschränkungen für die Datenablage auf Sharepoint vorzunehmen.

Ab und zu kommt im Zusammenhang mit Sicherheitsbedenken dann das Argument, dass Dateien ja direkt in Teams geöffnet werden können. Das ist aber nur halb-richtig. Während Nutzer Office-Dateien wie Word, Excel und PowerPoint ohne weiteres anzeigen und bearbeiten können, blockiert Teams ausführbare Dateien wie etwa *.exe. Hier müsste dann wieder der Weg über Sharepoint oder Download gegangen werden, wo wiederum die IT-Sicherheitsmaßnahmen von Windows greifen.

Vorsicht ist besser als Nachsicht – Mitarbeiter sensibilisieren

Unsere Ausführungen mögen nun so klingen, als wären Cyberangriffe und Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Teams ausgeschlossen. Dem ist natürlich nicht so. Denn in gewisser Weise bleibt das Thema immer auch eine Art Katz-und-Maus-Spiel. Unternehmen sollten daher alle Mitarbeiter regelmäßig für Bedrohungen sensibilisieren. Erscheinen Absender, Nachrichten oder Dateien suspekt, ist es immer ratsam, einen Experten zu konsultieren.

Sollten Sie Bedenken oder weitere Fragen zu dem Thema haben, stehen wir gern für einen Austausch zur Verfügung.

DSGVO Leiterplatte

Gesetzliche Anforderungen an die IT – DSGVO

Die IT in Unternehmen unterliegt verschiedensten rechtlichen Bedingungen – unabhängig davon, ob es sich um ein Startup oder ein traditionsreiches Familienunternehmen in sechster Generation handelt.

Aktuell gehören hier neben BGB und HGB die Vorgaben der GoBD und DSGVO zu den hauptsächlichen Richtlinien.

Beide Texte thematisieren die Nutzung digitaler Medien in Unternehmen.

In diesem Beitrag geben wir einen groben inhaltlichen Überblick über die Schwerpunkte der DSGVO. Wenn Sie stattdessen mehr über die GoBD erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Beitrag.

Unabhängig davon, was Sie geschäftlich machen, sollten Sie auf jeden Fall bei Fragen einen Rechtsanwalt oder Datenschützer hinzuziehen.

DSGVO Leiterplatte

DSGVO – Was ist das überhaupt?

Die DSGVO – oder Datenschutz-Grundverordnung – ist eine Verordnung der Europäischen Union, die den Umgang und die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Seit dem 25. Mai 2018 bildet sie den gemeinsamen Datenschutzrahmen der EU. [Zum Volltext]

Wichtige Eckpunkte der DSGVO

Die DSGVO stellt den Rahmen, in dem Sie als Unternehmen, Daten von Personen erfassen und speichern dürfen. Konkret bedeutet das:

  • Verarbeiten und Speichern von personenbezogenen Daten nur mit vorheriger Erlaubnis
  • Herausgabe der gespeicherten Daten auf Nachfrage
  • Löschung der Daten, sobald rechtlich möglich
     

Die DSGVO betrifft alle Systeme (IT oder nicht), in denen entsprechende Daten enthalten sein können. Daher ist es gerade bei den IT-Systemen wichtig, auf entsprechende Zertifikate zu achten. Dies umfasst auch die Datensicherheit – also sichere Zugänge und Backups!

Darüber hinaus umfasst die DSGVO vor allem auch alle Partner, Lieferanten und Dienste, die Ihr Unternehmen nutzt. Hier muss dann entsprechend eine Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden. Das beginnt bereits auf der Webseite, z. B. bei Kontaktformularen oder der Newsletter-Anmeldung.

Worauf zielt die DSGVO ab – Was kann passieren?

Die DSGVO ist zunächst einmal ausschließlich auf Personendaten angelegt. Unternehmensdaten bleiben außen vor. Es geht im Grunde um den sicheren und vertrauenswürdigen Umgang mit Daten, vor allem wenn diese persönlich sind. Gerade in der Außendarstellung (z.B. Webseite) sollte hier aufgrund der Veröffentlichung sehr auf die Einhaltung der Richtlinien geachtet werden.

Im Grunde kann im Bereich der DSGVO immer etwas passieren. Es kann jeder eine Beschwerde beim Landesamt einlegen, welche dieses dann auch prüfen muss.

Strafen werden je nach Schwere des Verstoßes und Art der Daten verteilt (aktuell bis zu 4 % vom Umsatz).

Gerade bei den öffentlich erreichbaren Themen, wie Webseite, Auftragsformulare, Auftragsverarbeitungsverträgen o. ä., lohnt es sich durchaus, diese durch einen Datenschutzexperten prüfen zu lassen.

Buchhaltung GoBD

Gesetzliche Anforderungen an die IT – GoBD

Die IT in Unternehmen unterliegt verschiedensten rechtlichen Bedingungen – unabhängig davon, ob es sich um ein Startup oder ein traditionsreiches Familienunternehmen in sechster Generation handelt.

Aktuell gehören hier neben BGB und HGB die Vorgaben der GoBD und DSGVO zu den hauptsächlichen Richtlinien.

Beide Texte thematisieren die Nutzung digitaler Medien in Unternehmen.

In diesem Beitrag geben wir einen groben inhaltlichen Überblick über die Schwerpunkte der GoBD. Wenn Sie mehr über die DSGVO erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Beitrag.

Unabhängig davon, was Sie geschäftlich machen, sollten Sie auf jeden Fall bei Fragen einen Rechtsanwalt oder Datenschützer hinzuziehen.

Buchhaltung GoBD

GoBD – Was ist das überhaupt?

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Hierzu die wichtigsten Grundlagen:

  • Verantwortlich ist hier immer der Steuerschuldner – also Sie! Der Steuerberater kann das nicht übernehmen.
  • Achten Sie bei allen Systemen, die Belege produzieren, auf entsprechende GoBD-Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Zugriff.
  • Alle Belege und buchungsrelevanten Dokumente, welche digital ins Unternehmen kommen, müssen auch digital, also GoBD-konform aufbewahrt werden. (Stichwort Revisionssicherheit bei digitalen Dokumenten und NEIN! PDF ist nicht revisionssicher! 😉)
  • Alle Unterlagen müssen mindestens für 10 Jahre nach Steuerbescheid verfügbar sein. Es wird hier ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Verlust nicht mehr anerkannt werden muss.
  • Für alle Systeme muss eine entsprechende Dokumentation und Verfahrensbeschreibung vorhanden sein.

Wer sich tiefer einlesen will, kann das auf rund 44 Seiten gern auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen tun. 😅

Worauf zielt die GoBD ab?

  • Die GoBD ist vor allem eine Richtlinie der Finanzprüfer.
  • Seit 2015 werden Buchprüfungen unter Anwendung der GoBD durchgeführt – Tendenz stark steigend.
  • Es können dabei ALLE digitalen Aufzeichnungen und Programme geprüft werden. Die Themen Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation stehen dabei im Vordergrund.

Was kann passieren, wenn der Prüfer hier Fehler findet?

  • Es können einzelne Belege (Eingangsrechnungen) verworfen werden. -> Umsatzsteuerrückzahlung
  • Es kann zu Zuschätzungen zum Umsatz kommen. -> Nachzahlungen
  • Im schlimmsten Fall kann die komplette Buchführung verworfen werden.
  • Bei grober Verletzung können auch Strafen verhängt werden.

Hinweis: Aktuell werden alle Betriebsprüfer auf genau diese Themen geschult. Gerade die jüngere Generation bei den Finanzbehörden ist im Bereich IT unheimlich fit.

Sie haben Fragen zu GoBD-konformer Bürosoftware? Sprechen Sie uns gern an!