Die seit über 20 Jahren geltende betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Hard- und Software wird an den schnellen technischen Wandel angepasst. Um der angestrebten Digitalisierung mittelbar eine zusätzliche steuerliche Förderung zu bieten, gilt für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, die neue Nutzungsdauer für betroffene Wirtschaftsgüter von lediglich einem Jahr.
Für welche Hard- und Software gilt die neue Regelung?
Hardware
Als „Computerhardware“ gelten praktisch sämtliche Wirtschaftsgüter einer PC-Anlage und deren Peripherie. Konkret genannt und definiert werden:
Computer,
Desktop-Computer,
Notebook-Computer (wie z.B. Tablet, Slate oder mobiler Thin-Client),
Desktop-Thin-Client,
Workstation,
mobile Workstation,
Small-Scale-Server,
Dockingstation,
externes Netzteil,
Peripherie-Geräte (wie z.B. Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset),
Ausgabegeräte (wie z.B. Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Monitor oder Display), sowie
Drucker (Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker).
Software
Unter Software wird jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung gefasst. Dazu gezählt werden auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, alle Standardanwendungen, doch auch individuell abgestimmte Anwendungen (z. B. ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme etc.).
Vor dem Hintergrund, dass der Support für Office 2010 im Oktober 2020 ausgelaufen ist und auch das Supportende für Windows Server 2012 absehbar ist (läuft bis 2023) können Firmen zum Beispiel Investitionen in schnelle, sichere Hard– und Software für Büro und Home Office sofort abschreiben.
Sie haben Fragen dazu oder haben bereits konkrete Vorstellungen und möchten diese kurz mit uns abstimmen? Dann melden Sie sich gern bei uns!
PS.: Sie haben Altgeräte, die Sie aufgrund neuer Investitionen nicht mehr benötigen? Dann legen wir Ihnen die Computertruhe ans Herz. Der Verein möbelt ausrangierte Hardware wieder auf und spendet sie an Bedürftige.
In Ihrem Unternehmen gibt es Überlegungen Geschäftsprozesse zu digitalisieren und ein Kundenmanagementsystem (CRM) einzuführen? Aber Ihnen fehlt noch die Vorstellung, wie solch ein Einführungsprozess aussehen könnte?
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen kurz, welche Schritte auf Sie zukommen und wie wir gemeinsam mit unseren Kunden die optimale Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln.
1. Wo stehen Sie? Wohin wollen Sie?
Im Rahmen eines ersten Gesprächs erklären Sie uns die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen. Wo sehen Sie Herausforderungen und welche Vorstellungen haben Sie für die Zukunft? Welche Prozesse gibt es bereits bei Ihnen und welche Datenquellen stehen zur Verfügung?
Wir strukturieren diese Informationen und besprechen mit Ihnen, welche Produkte, Systemkomponenten und Dienstleistungen für Sie in Frage kommen.
2. Der Blick nach vorne
Auf Basis der im Schritt 1 besprochenen Inhalte bereiten wir eine Präsentation vor, bei der wir Ihnen Lösungen vorstellen, die Ihre Anforderungen erfüllen können.
Wir zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was möglich wäre, und wie die vorhandenen Prozesse am besten abgebildet werden sowie welche Funktionen Sie dazu nutzen können.
3. Die Investition
Nachdem Sie gesehen haben, was durchführbar ist, möchten Sie natürlich auch wissen, was Sie investieren müssen.
Wir erstellen Ihnen nun ein Angebot, welches die benötigten Lizenzen und eine erste Schätzung der Dienstleistungen beinhaltet.
4. Die Details
Damit sich eine Investition lohnt, muss sie nachhaltig Nutzen bringen. Entscheiden Sie sich, das Projekt anzugehen, führen wir mit Ihnen einen Kickoff-Workshop durch, um die Wünsche aus Schritt 1 zu betrachten und Anforderungen für die Systemkonfiguration zu formulieren. Dabei ist für uns interessant, welche Prozesse digitalisiert werden sollen, welche Abteilungen mit dem CRM-System arbeiten werden und welche Funktionen zum Beispiel für Reporting und Marketing nötig sind.
Diese Punkte werden dann mit Ihnen gemeinsam priorisiert, damit sie Stück für Stück durch unser Team umgesetzt werden können.
Der Workshop dauert je nach Projektumfang ca. 1–7 Tage. Als Ergebnis erhalten Sie einen konkreten Fahrplan für Ihr Projekt. Wir konkretisieren zudem das Angebot nochmals.
5. Die Umsetzung
Wurden alle wichtigen Punkte im Workshop fixiert, starten wir mit der Implementierung. Anhand der zuvor festgelegten Prioritäten führen wir gemeinsam das gewünschte System in Ihrem Unternehmen ein. Dabei überführen wir Ihre alten Datenstrukturen, Importieren vorhandene Adressdaten und richten alle benötigten Systemkomponenten für Sie ein. Alle Schritte werden dabei mit Ihnen abgesprochen.
Zum Ende des Projekts erhalten Sie ein fertiges, maßgeschneidertes Kundenmanagementsystem, mit dem Sie nahtlos weiterarbeiten können. Ihre Mitarbeiter werden durch unser kompetentes Team begleitend geschult, sodass alle sofort vom neuen CRM profitieren können.
Und auch nach Projektabschluss stehen wir Ihnen bei Fragen und Problemen jederzeit zur Seite.
Auch die VW Bildungsinstitut GmbH hat mit einem CRM ihr Kunden- und Auftragsmanagement optimiert. Lesen Sie hier mehr zum Projekt.
Sie haben Fragen zur Einführung eines CRMs oder möchten sich gern selbst ein Bild machen? Dann sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen gern, dass Digitalisierung kein Hexenwerk ist.
Sei es bei der Erstellung eines Angebotes, beim Abschluss eines Vertrages oder einem simplen Besuch einer Internetseite. In unserer digitalen Welt werden immer schneller und immer mehr Daten erhoben, wobei sich Betroffene dessen oft gar nicht bewusst sind.
Um hier eine größere Transparenz zu schaffen, beziehungsweise die Datenschutzrechte von Betroffenen zu stärken, trat 2018 die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft, in der unter anderem auch die Informationsrechte von Betroffenen geregelt sind und bestimmt wird, wer für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist.
Unternehmen und deren verantwortliche Stellen sollten sich hierbei den Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ganz besonders gut ansehen, weil Informationsrechte für Betroffene gleichbedeutend mit Informationspflichten für Unternehmen sind.
Aber genau diese Informationspflichten für Unternehmen werfen viele Fragen auf:
Jedes Unternehmen ist laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet, potentiell betroffenen Personen Auskunft zu erteilen:
Jeder Betroffene sollte zu jeder Zeit wissen, ob und wenn ja, welche Daten von ihm erhoben und gespeichert werden. Auch der Zweck der Verarbeitung sollte dem Betroffenen bekannt sein.
Alle Unternehmen sollten somit für verschiedene Personenkreise jeweils ein spezielles Dokument erstellen, das den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung gerecht wird und welches bei einem Erstkontakt oder auf Nachfrage sofort an potentiell betroffene Personen ausgehändigt werden kann.
Mögliche Empfänger könnten unter anderem sein:
Kunden und Interessenten
Lieferanten
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Bewerberinnen und Bewerber
Besucherinnen und Besucher deren personenbezogene
Daten, z. B. zur Kontaktverfolgung während
einer Pandemie, festgehalten werden
…
Für die Erstellung dieser Dokumente sollte man sich Zeit nehmen. Zum einen, weil eine transparente Herangehensweise Vertrauen in der Zusammenarbeit schafft, zum anderen aber auch, weil bei Nichteinhaltung der Vorgaben schnell empfindliche Bußgelder drohen.
Welche Informationen müssen übermittelt werden?
Ein Dokument zur Erfüllung der Informationspflichten laut DSGVO sollte folgende Themenschwerpunkte berücksichtigen und ausformuliert für jeden Betroffenen transparent und verständlich darstellen:
Definition des potentiell betroffenen Personenkreises
Benennung des verantwortlichen Unternehmens
Benennung der zu Grunde liegenden Rechtsnormen
Optional der aktuelle Versionsstand (Empfehlung)
Eine einfache und verständliche Einleitung
Benennung des Verantwortlichen
Kontaktdaten (Firmendaten)
Vertreter der verantwortlichen Stelle
(Geschäftsführer/in, Vorstand, …)
Benennung des Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden
Art, Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Allgemeine Grundlagen zur Verarbeitung
Beschreibung der personenbezogenen Daten oder Daten-Kategorien
Beschreibung möglicher Datenquellen (z. B. wenn die Daten nicht direkt erhoben werden)
Wer Empfänger der pers. Daten sein kann?
Werden personenbezogene Daten ins nicht
europäische Ausland übermittelt?
Wie lange werden die Daten gespeichert, bzw. auf welcher Rechtsgrundlage müssen die Daten vorgehalten werden?
Benennung der Datenschutzrechte für Betroffene
Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (inkl. Kontaktdaten der Behörde)
Müssen pers. Daten bereitgestellt werden?
Werden Tools zur automatischen Entscheidungsfindung eingesetzt?
Wann sollten die Daten weitergegeben werden?
Die Frist, in der potentiell Betroffene über die Erhebung und Verarbeitung von pers. Daten informiert werden müssen, beträgt maximal einen Monat.
Falls ein direkter Kontakt zum Betroffenen besteht, z. B. beim Abschluss eines Vertrages, sollte die Übermittlung der Datenschutzinformationen am besten direkt erfolgen, z. B. durch eine Erweiterung des Vertrages, bzw. der Auftragsbestätigung. Falls dies nicht möglich ist, wäre eine fristgerechte Übermittlung per E-Mail zu empfehlen. So wäre auch die Nachweispflicht der Übermittlung zu 100% gegeben.
Übermittlung der Informationen
Um den Informationspflichten nachzukommen, empfehlen wir u. a. folgende Strategien anzuwenden:
Erweiterung der Angebots-, Bestell-, Bestätigungs- und Vertragsunterlagen
Erweiterung der E-Mail Signatur
Herausgabe von Unterlagen für Bewerber/innen
Erweiterung der Arbeitsverträge
Direkter Aushang der Datenschutzinformationen im Verkaufsraum, in der Praxis, im Sportstudio, im Hotel, in der Gaststätte, …
Als Handreichung am Empfang (z. B. als Info-Flyer)
Auf der Internetseite, u. v. m.
Wir helfen sehr gerne!
Falls auch Sie Dokumente zur Erfüllung der DSGVO erstellen möchten, unterstützen wir Sie sehr gerne. Profitieren Sie von unserem Know-how und von vielen Checklisten und Mustervorlagen, die wir gemeinsam mit Ihnen schnell und einfach an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können!
Kennen Sie das? Für nur eine Rechnung gibt es in der FiBu-Abteilung fünf Stempel, acht Ordner, vier Freigabeberechtigte und am Ende auch unzählige Fragezeichen sowie mehrere laufende Regalmeter.
Zugegeben, diese Darstellung mag etwas überspitzt sein.
Nichtsdestotrotz sieht der Alltag bei vielen Geschäftsführern, Finanzbuchhaltern und Steuerberatern so ähnlich aus.
Hinzu kommen lange Lauf- oder Versandwege zwischen den einzelnen Abteilungen oder Niederlassungen und die damit verbundene Wartezeit… vom Faktor Home Office mal ganz zu schweigen.
Doch es gibt zum Glück Abhilfe. Dank der Digitalisierung existieren mittlerweile clevere Tools zur Dokumentenverwaltung, die sämtliche dokumentenbezogene Prozesse im Unternehmensalltag effizienter und intuitiver gestalten.
Als leidenschaftliche Nerds und überzeugte Early Adopters digitaler Lösungen möchten wir mit Ihnen unsere eigenen Erfahrungen teilen und aufzeigen, bei welchen Prozessen wir mittlerweile papierlos unterwegs sind.
Ein kleiner Spoiler vorweg: Bei uns gibt es eigentlich kein Papier mehr…. naja vielleicht noch die Geburtstagskarten für das Team und die ein oder andere Postkarten aus dem Urlaub. Aber sehen Sie selbst.
Die Lösung? Ein Dokumentenmanagementsystem!
Ganz einfach gesprochen, unterstützt uns ein Dokumentenmanagement System (DMS) bei der Verwaltung unserer Dokumente.
Man kann es sich als einen riesigen digitalen Aktenschrank mit unzähligen Fächern, Klebezetteln, Registern und Notizen vorstellen. Eingescannte und digitale Dokumente lassen sich damit im Handumdrehen finden, bearbeiten, speichern und zurückverfolgen.
Mit einem DMS können wir auch komplexe Geschäftsprozesse automatisieren und digital abbilden. Dabei werden Medienbrüche vermieden (analog, Scan, digital), Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht. Ganz nebenbei schonen wir auch die Umwelt und unsere Mitarbeiter werden durch das System entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.
„Suchen war gestern“: Zeit sparen und Kosten reduzieren
Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kann richtig Geld kosten. In Abhängigkeit der einzelnen Schritte und der Anzahl der involvierten Mitarbeiter kostet eine einzige Rechnung schnell mal einen hohen zweistelligen Betrag.
Muss dann noch nach die letzte Version eines bestimmten Dokuments gesucht oder die Rechnung mit dem Angebot abgeglichen werden, wird es schnell unübersichtlich.
Mit unserem DMS lassen sich Informationen durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufen und der Arbeitsschritt kann zügig und ohne lästiges Blättern abgeschlossen werden.
Dadurch, dass jeder Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit alle relevanten Dokumente und deren aktuellen Arbeitsstand aufrufen kann, entfallen Rückfragen und lange Durchlaufzeiten.
Transparente Prozesse
Da jeder Mitarbeiter ständig Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente hat, konnten wir fehleranfällige Doppelablagen weitestgehend abschaffen. Die Zugriffe und einzelnen Bearbeitungsschritte können vom Entwickler, über die Buchhaltung bis hin zur Geschäftsführung lückenlos nachvollzogen werden. Wenn nötig, sind diese auch jederzeit rekonstruierbar.
Zusätzlich hilft uns die automatische Versionierung dabei, jederzeit nachzuvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Das eliminiert weitere Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten.
Auch zeitintensive Geschäftsprozesse lassen sich mit dem DMS intuitiv abbilden. Wir versenden Dokumente direkt aus dem System und müssen beim Verfassen der Mail nicht mehr umständlich nach der richtigen Dateianlage suchen. Ein- und Ausgangsrechnungen kann das Team nahtlos zur Prüfung und Freigabe übergeben ohne dass Ordner mit ausgedruckten PDF-Dokumenten durch die Firma wandern müssen. Die einzelnen Mitarbeiter können sogar ihre eigenen digitalen Stempel und Unterschriften zur Bearbeitung verwenden.
Durch die Vergabe von Nutzerrollen – verbunden mit unterschiedlichen Zugriffsrechten – werden sensible Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Aufbewahrungspflicht steuerkonform abbilden
Für unterschiedliche Geschäftsunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die wir, wie jedes andere Unternehmen auch, einhalten müssen. Abgesehen von der reinen Papierflut, die es dafür zu bewältigen gilt, muss die Ablage zudem revisionssicher sein, um die Manipulation und Löschung von Dateien zu verhindern. Gemeinsam mit unserem Partner AMAGNO geben wir Ihnen in einem Spezialbeitrag einen tieferen Einblick in die Dokumentenarchivierung.
Sie haben Fragen zum Thema Dokumentenmanagement oder möchten einen genaueren Blick auf die Lösung werfen? Dann nehmen Sie doch an einem unserer nächsten Demo-Termine teil.
Sie haben keine Zeit? Dann fordern Sie gern eine kostenfreie Testversion an und testen sie einfach in Ihrem eigenen Tempo.
premium technologies bietet eine schlanke und effiziente Schnittstelle, um digitale Unterschriften mit AMAGNO abzubilden. Die manuellen Arbeitsschritte werden damit auf ein Minimum reduziert. Mehr Infos dazu erhalten Sie in diesem Beitrag.
Wann war doch gleich der Geburtstag von Frau Schneider?
Und wer soll in diesem Jahr eigentlich eine Weihnachtskarte bekommen?
Ja, sicherlich, Weihnachten ist noch lange hin. Aber wir sind uns sicher, dass eben diese Fragen nur allzu häufig im Alltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen gestellt werden.
Die Kundendaten – das Kapital einer jeden Firma – werden häufig dezentral, in riesigen Exceltabellen und Outlook-Adressbüchern erfasst und verwaltet: ein fehleranfälliges System, das ganz nebenbei die meisten Unternehmen viel Zeit und Nerven kostet. Nachhaltiger, geschäftlicher Erfolg, der das Wachstum der nächsten Jahre vorgibt, kann damit nur schwer erreicht werden.
Die Antworten auf die oben gestellten Fragen, ließen sich einfach in einem System für Kundenbeziehungsmanagement (eng.: Customer Relationship Management) finden. Doch nach wie vor sind viele KMU der Meinung, dass nur große Unternehmen eine einheitliche digitale Lösung zur Verwaltung der Kunden-, Lieferanten- und Interessentendaten benötigen.
Wir möchten daher etwas Licht ins Dunkel bringen und aufzeigen, dass auch kleine Organisationen von der Software-Lösung profitieren können.
Ein CRM ist eine Software-Lösung, mit der man auf dem eigenen Server, in der Cloud oder als Miet- und Leasing-Version Kundendaten professionell, transparent und in Echtzeit managen kann. Im System können alle wichtigen Infos in einer digitalen Kundenakte, inkl. Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Angeboten, Rechnungen und Schriftverkehr erfasst werden. Zusätzlich ermöglichen Segmentierungskriterien die Einteilung der Kontakte anhand verschiedenster Parameter, um Vertriebschancen zu identifizieren oder weitere Maßnahmen effizient zu planen.
Ein CRM trägt durch die Optimierung der Kommunikation und der angeschlossenen Kundenprozesse nachhaltig zu einer besseren Kundenbindung bei. Darüber hinaus kann durch die Automatisierung Zeit eingespart und die Effizienz von Vertrieb und Marketing gesteigert werden. Durch das abteilungsübergreifende und kollaborative Arbeiten, erhalten alle Nutzer im Unternehmen eine bessere Kenntnis über die Kunden und Geschäftskontakte.
Wie profitieren die unterschiedlichen Mitarbeiter im Unternehmen von einem CRM?
Geschäftsführung
Die Geschäftsleitung hat viel um die Ohren: Kundentermine, Freigaben, Vertrieb, Personalarbeit, strategische Entscheidungen und Managementaufgaben. Die Liste der täglichen To-Dos ist lang und könnte sicher um weitere Punkte ergänzt werden.
Ein systematischer Überblick zu Umsatzzahlen, Kosten, Aufträgen und Meilensteinen an einem Ort ist daher ein guter Ausgangspunkt für die Situationsanalyse sowie Zielplanung, Strategieplanung, Maßnahmenplanung und das anschließende Controlling.
Ein Kundenmanagement-System, das unternehmensweit im Einsatz ist und auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben, vereint eine lückenlose Kommunikationshistorie und die nächsten Schritte unter einem Dach. Sowohl der Vertrieb als auch das Projektmanagement können Eintragungen aus ihrer Perspektive vornehmen. So ergibt sich für die Leitungsebene ein vollständiges Bild ohne zeitraubende Gespräche mit den einzelnen Abteilungen führen zu müssen.
Vertrieb
Der letzte Kontakt liegt schon einige Wochen zurück. Ein CRM bietet eine präzise Übersicht über die besprochenen Themen, eventuelle Fragen und den nächsten Termin für die Wiedervorlage. Und werden die Stammkunden gut betreut?
Sowohl Innen- als auch Außendienst profitieren von den Funktionen eines einheitlichen Systems. Und ist ein Kollege mal außer Haus, kann der Kunde trotzdem über den aktuellen Stand des laufenden Projekts informiert werden. Der Mitarbeiter im Außentermin kann wiederum mit seinem Smartphone von überall auf das CRM zugreifen und hat somit alle Kontaktdaten und Gesprächsnotizen im Blick.
Auch das Nachfassen von Anfragen und Angeboten wird dank automatischer Wiedervorlagen und Workflows optimal gestaltet.
Neben Aussagen zu Vertriebszielen lassen sich mit einer CRM-Lösung auch Verkaufschancen identifizieren.
Marketing
Zurück also zu unserer Anfangsfrage: „Wer bekommt denn nun die Weihnachtskarte?„
Die Mitarbeiter im Marketing können mit einer CRM-Lösung auf die wichtigsten Kontakte und Zielgruppen zugreifen und auf Basis von Umsatzzahlen, Kundenhistorie und weiteren Kriterien mit nur wenigen Klicks auswählen, wer in diesem Jahr Post bekommt. Auch Briefkopf und Anrede sind einfach erstellt… Jetzt fehlt nur noch ein pfiffiger Spruch. 🙂
Ebenso wie die Planung von Mailingaktionen kann im CRM auch der Versand eines Newsletters organisiert, geplant und umgesetzt werden… einschließlich der nötigen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.
Und wenn gerade mal nicht das Jahresendgeschäft ins Haus steht, kann das Team aus Marketing und Vertrieb auch die geeigneten Teilnehmer für ein (virtuelles) Get-Together identifizieren und einladen.
Service & Support
Auch die Service- und Support-Mitarbeiter profitieren von einem unternehmensweiten Kundenmanagementsystem.
Klingelt das Telefon, sorgt eine Schnittstelle dafür, dass bereits vor Abheben der jeweilige Kunde auf dem Display angezeigt wird. So lassen sich leicht die Kommunikationshistorie, laufende Verträge und Projekte überblicken. Auch die Anbindung eines Ticketsystems ist durchaus möglich.
Implementierung
Die Einführung eines CRMs zum Beispiel von COBRA ist so individuell wie die Abläufe im Unternehmen. Mit einer Vielzahl an Modulen kann das System auf die unterschiedlichen Prozesse angepasst werden.
Wird ein Newsletter-System benötigt? Soll das Eventmanagement über das CRM abgebildet werden? Bedarf es eines Ticketsystems?
Gemeinsam mit Ihnen klären wir diese Fragen und passen die Software-Lösung ganz auf Ihre Abläufe im Unternehmen an.
Systemadministratoren, Softwareentwickler, Vertrieb und Verwaltung – alle arbeiten unter dem Oberbegriff IT Dienstleister Chemnitz bei premium technologies. Unser Team kennt sich in allen Belangen rund um Technik und IT aus. Das Ziel unserer IT Dienstleistungen ist es, die Geschäftsprozesse unserer Kunden durch den Einsatz von modernen Informationstechnologien zu unterstützen und zu optimieren.
Die Leidenschaft für Technik und das stetige Streben nach Verbesserung treibt uns alle gemeinsam an. Mit richtungsweisenden Produkten und Lösungen stellen wir uns gern den technischen Herausforderungen, die Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung zu bewältigen haben. Dabei handelt es sich meist um längere Prozesse, welche wir mit Ausdauer, Ehrgeiz und jeder Menge Teamgeist anpacken.
Und wo unser Team ist, da ist auch jede Menge Spaß! Sei es eine gesprächige Kaffeepause, ein Plausch in der Mittagsrunde oder ein gemeinsamer Spieleabend: die Witze bleiben nie aus. Genau das ist es auch, was wir an unserem Unternehmen so schätzen. Das lockere Miteinander und die familiäre Atmosphäre schaffen Raum für neue Ideen und jede Menge Kreativität. So finden wir ständig neue Lösungsansätze für unsere Kunden und wagen somit den Blick über den Tellerrand.
Daher ist es uns auch wichtig, keine Standardlösungen anzuwenden, sondern ganz individuell die Bedürfnisse unserer Kunden zu hinterfragen und eine maßgeschneiderte Lösung für das jeweilige Unternehmen zu finden. Mit Enthusiasmus und einer Mengen Fachwissen stehen wir nicht nur dem Auftraggeber direkt bei, sondern holen jeden einzelnen Mitarbeiter ins Boot, sodass alle von den verbesserten Geschäftsprozessen profitieren können. Denn uns ist es wichtig, die vorhandene Technologie auch zu nutzen.
IT Infrastruktur
Die IT Infrastruktur ist einer unserer Leistungsbereiche. Wir stellen individuelle und flexible Systeme für unsere Kunden zusammen, welche Hardware, Sicherheit und Vernetzung beinhalten. Durch eine ideal angepasste IT Infrastruktur kann das Unternehmen leistungsfähiger, zuverlässiger und sicherer agieren. Die digitale Transformation ist kein Fremdwort mehr, sondern hält immer mehr Einzug in den Berufsalltag. Wir als IT Dientleister nutzen selbst täglich modernste Tools für unsere Arbeitsprozesse, und diese empfehlen wir auch unseren Kunden. Funktionalität, Ergonomie und Ästhetik spielen dabei eine sehr wichtige Rolle. Denn so kann die Wirtschaftlichkeit und Arbeitsatmosphäre des Unternehmens verbessert werden.
Wir setzen auf die leistungsfähige Technik unserer Partner TERRA, MICROSOFT Surface und LANCOM. Ihre individuellen Anforderungen werden durch eine umfassende Beratung unserer IT-Experten aufgenommen, sodass wir eine maßgeschneiderte Hardware-Lösung für Sie bereitstellen können. Installation und Anwendungssupport für die gesamte Lebensdauer der Geräte werden ebenfalls von uns angeboten. So können Sie die Vorzüge des Rundum-Services nutzen und sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.
ERP Software
Die richtige Business Software und ein gut funktionierendes ERP System kann Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter machen. Digitale Workflows erhöhen nicht nur die Agilität Ihres Unternehmens, sondern erleichtern auch die tägliche Arbeit. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden auch die geeignete ERP Software an, damit zu jedem Zeitpunkt ein genauer Überblick über alle Zahlen, Daten und Fakten gewährleistet werden kann – denn nur so kann ein Unternehmen erfolgreich gesteuert werden.
Wir begleiten als ganzheitlich denkender IT Dienstleister die komplette Einführung der Software in die Prozesse. Bei der Schulung der Anwender in den Fachabteilungen stehen wir Ihnen zur Seite. Wir gewährleisten einen technischen und fachlichen Anwendungssupport auf Dauer. Sie profitieren von unseren reichen Erfahrungen als IT Systemhaus aus langjährigen Kundenbeziehungen mit vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Chemnitz und Umgebung.
Kommunikation
In Zeiten von Online Konferenzen, Teamarbeit und dem Teilen von Arbeitsergebnissen ist eine effektive und digitale Kommunikations- und Kooperationslösung unerlässlich. Daher setzen wir auf die Lösungen von MICROSOFT Teams, Planner und Sharepoint, welche die unternehmensinterne Zusammenarbeit stark vereinfachen.
Die intelligenten Lösungen von MICROSOFT Exchange und 3CX für Telefonanlagen ermöglichen eine geordnete und übersichtliche Verwaltung der gesamten Kommunikation. Auch wir als IT Dienstleister nutzen diese Technologien jeden Tag und möchten sie nicht mehr missen.
Je nach Ihrem Kommunikationsbedarf können wir Sie für die verschiedenen Angebote beraten. Wichtig für uns ist dabei, dass Sie die Lösung auch sinnvoll im Unternehmen nutzen können. Zudem helfen wir Ihnen bei der Einführung neuer Kommunikationstools durch Schulungen und Trainings.
Ihr IT Dienstleister Chemnitz für ein Rundum-Sorglos-Paket
Premium technologies steht Ihnen in Chemnitz und Umgebung für die allumfassende Ausstattung mit der richtigen IT Infrastruktur, ERP Software und Kommunikationslösung zur Seite. Von Beratung über Installation bis zum Support sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Zu dem wichtigen Thema Datenschutz arbeiten wir eng mit unserem Partner dasax zusammen, um Ihnen Datensicherheit zu gewährleisten.
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Kevin ist Praktikant bei uns in der Technik und Entwicklung. Er möchte uns von seinem Alltag an der Fachoberschule für Technik berichten, besonders auch vor dem Hintergrund der besonderen Herausforderungen diesen Jahres. Ebenso wie unsere Auszubildende Lisa stieß auch Kevin auf Widerstand bei der Nutzung seines Tablets im Unterricht. Erfahren Sie jetzt, wie digitalisiert das Fachabitur ist.
Als ich an die Fachoberschule für Technik kam, dachte ich mir, diese Schule ist bestimmt hochmodern. Leider ist dem nicht so. Alte grüne Kreidetafeln, alte Beamer, Polylux und Lehrer, die kaum einen PC verwenden. Die Lehrer scheinen überrascht zu sein, dass es überhaupt Technik gibt. Und dass ein Schüler sich damit auskennt, scheint für sie unvorstellbar. Ich habe ein Microsoft Surface für den Unterricht, welches das Schleppen komplett aufhebt und mit dem ich schneller und leichter schreiben kann. In manchen Fächern werde ich allerdings dazu aufgefordert, es wieder einzupacken und stattdessen mit Stift und Papier zu arbeiten.
Wertschätzen kann ich den Informatikunterricht, wo ich lerne richtig zu programmieren, anstatt nur irgendein Bildbearbeitungsprogramm zu nutzen. Aber wenn man programmieren kann, was nun wirklich nicht leicht ist, wie kann es dann sein, dass die Corona Lage so schlecht bewältigt wird? Denn anstatt für jeden Schüler einen Laptop zu leihen und Live Unterricht zu machen, wird stattdessen alles auf einer Website, welche Moodle genannt wird, gemacht. Jedoch werden wir Schüler dort mit Arbeitsblättern voll gebombt. Und noch schlimmer ist, dass selbst die Lehrer sagen, sie werden dort mehr als genug Dateien reinstellen und dass wir zu Hause länger an den Aufgaben sitzen würden, als wenn wir in der Schule wären. Heißt anstatt von 07.00 Uhr – 14.15 Uhr in der Schule zu sitzen, hängen wir bis 18:00 Uhr oder länger nur an Schulaufgaben, ohne dass wir wissen was benotet wird und was nicht.
Dass es anders geht sehe ich an premium technologies. Mit Teams wären unsere Probleme viel schneller geklärt: einfach im Chat darüber schreiben, Präsentationen halten und Ergebnisse teilen ist sinnvoller, als die Schüler etwas abschreiben zu lassen. Denn genau so etwas macht den Anschein, als wöllten die Lehrer nur ihre Ruhe vor uns Schülern.
Schließlich bin ich in der in der IT-Branche tätig, weil mich Technik fasziniert und ich mit Computern arbeiten möchte. Als ich kleiner war hat mein Vater viel an verschiedener Technik gebastelt: Fernseher, Computer und Vieles mehr. Daran hat sich bis heute nichts geändert, nur mein Verständnis dafür. Am Anfang verstand ich nicht was er tat, jedoch spürte ich, die Technik löst etwas in mir aus. Dann habe ich zusammen mit meinem Dad meinen ersten Computer zusammengebaut und ich merkte genau in dem Moment als der PC fertig war, dass das genau mein Thema ist.
Die Technik bringt uns weiter und wir müssen uns wirklich alle darauf einlassen.
Viele sind davon nicht überzeugt, weil sie es ja selbst nicht so kennen. Ich wünsche mir, dass Schulen, Lehrer und Unternehmen sich auf dieses interessante Gebiet einlassen. Die Erleichterung für das tägliche Leben ist nicht abzustreiten und die Kommunikation kann auf eine neue Ebene gebracht werden, besonders in Schulen. Es gibt ein Video in dem gezeigt wird, wie sich alles weiterentwickelt hat. Autos, welche nach 100 Jahren hochmodern sind, sogar schon fast allein fahren; Häuser, welche besser gebaut werden; sogar wie die Kleidung sich verändert. Nur das Schulsystem ist das gleiche geblieben. Das sieht man auch daran, dass selbst meine Großeltern schon die gleichen Themen in der Schule behandelt haben. Mit Technik, Weiterentwicklung oder Digitalisierung im Schulwesen ist also noch nicht so wirklich eine Entwicklung zu sehen, was schade ist.
Lasst die Entwicklung zu, um der Schüler Willen!! Lehrer und Schüler können durch die Digitalisierung, die Weiterentwicklung und den Fortschritt besser und mehr lernen!
Zur fortschreitenden Digitalisierung des Büros gehört auch die digitale Personalakte. Die Verwaltung der Personaldaten in digitaler Form erspart den Kampf durch einen Schrank voller Ordner und bringt alle Informationen gebündelt an einen Ort.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, was es mit der digitalen Personalakte auf sich hat, welche Dokumente dazu gehören und was verboten ist. Zudem möchten wir auch das wichtige Thema Datenschutz kurz beleuchten.
Digitale Personalakte: Bedeutung und allgemeine Informationen
Die digitale Personalakte umfasst die gleichen Inhalte wie eine Akte in Papierform. Jedoch handelt es sich bei der digitalen Form um eine Software, welche elektronische Dokumente verwalten kann. Somit kann auf die Aufbewahrung in Papierform verzichtet werden.
Grundsätzlich ist die Führung einer Personalakte keine Pflicht für den Arbeitgeber. Sie kann jedoch von Vorteil sein, denn somit stehen alle notwendigen Informationen und Unterlagen zu einem Mitarbeiter in gesammelter Form bereit. In die Personalakte gehören alle Informationen, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen. Es bietet sich an, die Akte von Beschäftigungsbeginn an zu führen, da somit der komplette Werdegang des Mitarbeiters von Anfang an dokumentiert werden kann. Zu beachten ist, dass nur Dokumente in die digitale Personalakte aufgenommen werden dürfen, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis stehen.
Der Mitarbeiter darf seine Akte jederzeit einsehen. Sind falsche Daten enthalten, so müssen diese korrigiert werden. Auch Dokumente, welche nicht mehr für die Beurteilung des Mitarbeiters relevant sind, müssen aus de Akte entfernt werden. Kommen neue Informationen hinzu, so können die physischen Dokumente gescannt und in die Software übernommen werden.
Ziele und Vorteile einer digitalen Personalakte
Die Speicherung der mitarbeiterrelevanten Daten in digitaler Form hat deutliche Vorteile gegenüber der Aufbewahrung in Papierform. Die gezielte Suche nach Daten kann anhand von Stichworten einfach und schnell erfolgen. Zudem ist auch eine Ergänzung durch weitere Funktionen, wie beispielsweise die Urlaubsverwaltung möglich, sodass die Software auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, gewisse Dokumente für das Finanzamt und die Sozialversicherung über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Durch die saubere Verwaltung in einer digitalen Personalakte kann dies automatisch mit erledigt werden.
Insgesamt kann durch die Verwendung einer digitalen Personalakte eine Optimierung der administrativen Prozesse erfolgen. Die intelligente Anwendung und einfache Handhabung ermöglicht eine Beschleunigung der Abläufe für die Mitarbeiter im Human Resources Bereich. So kann effektiv Zeit gespart werden und die Effizienz wird gesteigert. Somit werden nicht nur Personalkosten gesenkt, sondern Sie können auch Druck- und Lagerungskosten einsparen. Das Papierarchiv kann somit größtenteils abgeschafft werden. Insgesamt kann die gewonnene Zeit in das Unternehmen reinvestiert werden, sodass anderen Personalthemen mehr Beachtung geschenkt werden kann. Zudem sind Schnittstellen, zum Beispiel mit der Buchhaltung, möglich, welche die Integration der digitalen Personalakte in das IT-System Ihres Unternehmens deutlich erleichtern.
Inhalte und No-Go’s
Wie bereits erwähnt dürfen in die digitale Personalakte ausschließlich Dokumente aufgenommen werden, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hier haben wir einige Beispiele für Sie aufgelistet:
Je nach Ihrem Unternehmen und Ihrem Bedarf können die Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte variieren. Eine Aktualisierung kann auch das Entfernen von einigen Dokumenten mit sich bringen, wenn diese nicht mehr relevant für die Beurteilung des Mitarbeiters sind.
Es gibt natürlich auch Dokumente und Informationen, die nicht für die Aufbewahrung in der digitalen Personalakte gestattet sind. Dazu gehören grundsätzlich alle Dokumente, welche das Persönlichkeitsrecht gefährden. Das betrifft alle Informationen zum Gesundheitszustand des Mitarbeiters, wie Unterlagen vom Betriebsarzt und psychologische Gutachten, aber auch die politische Ausrichtung, private Vorlieben und Beiträge aus sozialen Medien. Dies sind nur einige Beispiele, daher sollte Vorsicht geboten werden, welche Dokumente in die Akte aufgenommen werden.
Das sagt der Datenschutz
Natürlich gilt es beim Umgang mit Personalakten, egal ob in digitaler oder Papierform, den Datenschutz zu beachten. Digitale Personalakten erhalten dabei mindestens den gleichen Schutz wie papiergebundene. So müssen die digitalen Personalakten verschlüsselt sein und einer Mehr-Faktor-Authentifizierung unterliegen. Auch Datenschutz-Prinzipien wie die Datenminimierung und Speicherbegrenzung sind auf die Personaldatenverarbeitung anzuwenden. Zugriff auf die digitale Personalakte hat nur der Mitarbeiter selbst, der Personalverantwortliche und der Vorgesetzte mit dem berechtigten Zweck der Personalverwaltung.
Die digitale Personalakte muss mit Passwörtern oder Berechtigungen geschützt sein. Wichtig ist es auch, die Einwilligung der digitalen Führung einzuholen und sich an die Betriebsvereinbarung zu halten. Für eine ausführliche Beratung zum Thema Datenschutz und digitale Personalakte können Sie sich an unseren Partner dasax wenden.
Als IT-Firma in Chemnitz ist es unser Anspruch, unseren Kunden erstklassigen Service und maßgeschneiderte Lösungen zu bieten. Doch was genau ist ein Systemhaus? Wir erklären es Ihnen gerne!
Ein Systemhaus ist Ihr zuverlässiger IT-Partner
Systemhäuser wie wir bringen Hard- und Software perfekt aufeinander abgestimmt zu Ihnen. Statt einzelner Produkte erhalten Sie betriebsfertige IT-Komplettlösungen aus einer Hand. Ob Rechner, Monitore oder spezielle Unternehmens-Software – wir richten alles individuell für Sie ein und passen es Ihren Anforderungen an.
Profitieren Sie von langjähriger Erfahrung
Unser chemnitzer Expertenteam berät Sie umfassend bei der IT-Planung und findet die besten Lösungen für Ihr Unternehmen. Dank jahrelanger Branchenkenntnis optimieren wir effizient Ihre Prozesse durch intelligente Digitalisierung. Von der Analyse bis zur Umsetzung einer Strategie stehen wir Ihnen zur Seite.
Rundum-Sorglos-Paket für Ihre IT-Infrastruktur
Als IT-Unternehmen in Chemnitz übernehmen wir das komplette IT-Management für Sie. Angefangen bei der Installation neuer Systeme bis hin zum laufenden Support und Wartungsarbeiten – Wir kümmern uns zuverlässig um Ihre gesamte IT-Betreuung. So können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Kompetenz und Leidenschaft – unsere Stärken
Was uns als premium technologies auszeichnet? Hochqualifizierte Mitarbeiter, die mit Begeisterung bei der Sache sind. Wir begegnen neuen Technologien stets mit größter Neugier und Motivation. Unser Anspruch ist es, immer die innovativsten und sichersten Lösungen für unsere Kunden zu finden.
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