Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.
Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.
Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.
Doch warum das Ganze?
Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.
Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.
Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.
Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.
Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.
Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.
Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?
Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt“, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.
Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.
Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋
Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.
Was ist Microsoft Loop?
Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.
Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine „Loop-Komponente“ verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.
Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.
Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.
Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop
Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.
Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level
Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.
Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten
Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.
Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.
Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.
Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick
Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.
„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.
Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt
Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.
Unser Fazit
Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.
Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.
Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.
Microsoft Teams ist eine unglaublich praktische Anwendung im Unternehmensalltag. Neben der Chatfunktion und den integrierten Office-Anwendungen wird besonders seit der Pandemie die Besprechungsfunktion genutzt. Meetings jeglicher Art können ortsunabhängig gehalten und die Zusammenarbeit verbessert werden. Doch können auch Personen außerhalb meiner Organisation an Besprechungen teilnehmen, die von mir gehostet werde? JA! Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag alles über externe Teilnehmer an Teams-Besprechungen!
Die 3 Arten externer Teilnehmer
Grundsätzlich gibt es drei Arten von externen Teilnehmern: Gäste, Personen von vertrauenswürdigen Organisationen und anonyme Teilnehmer. Gäste zählen als Personen, die in meiner Organisation mit einem Gastkonto angemeldet werden. Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen nutzen in ihrer Organisation ebenfalls Teams mit einem Microsoft 365 Konto. Anonyme Teilnehmer sind Personen, deren Identität nicht überprüft wurde. Basierend auf dieser Dreiteilung unterscheiden sich verifizierte externe Teilnehmer (Gäste und Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen) und nicht verifizierte externe Teilnehmer (anonyme Teilnehmer).
Verfügt ein Teilnehmer nicht über ein M365 Konto, so wird er als Gast eingestuft. Verfügt ein Teilnehmer jedoch über ein solches Konto, kann er über das Feature für externen Zugriff einfach an Besprechungen teilnehmen. Je nach der Art der Besprechung kann so entschieden werden, ob die Teilnehmer überprüft werden müssen oder auch anonym zugelassen werden.
Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen ohne M365
Damit Personen aus Nicht-M365-Organisationen als verifiziert gelten, müssen diese vorher in einem Verzeichnis als Gast angelegt werden und der Gastzugriff muss demnach aktiviert sein. Nur nach Anmeldung in diesem Gastkonto können sie an der Besprechung teilnehmen, andernfalls zählen Sie als anonym.
Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen mit M365
Um mit Teilnehmern mit M365 Konto eine Besprechung zu halten, müssen diese entweder über den Gastzugriff verwaltet werden oder das Feature für den externen Zugriff im Teams nutzen. Dieser Zugriff regelt, welchen Organisationen vertraut werden soll und welchen Benutzern es erlaubt ist, mit mir eine Besprechung zu hosten. Die anderen Organisationen müssen ihre Zugriffsverwaltung ebenfalls entsprechend konfigurieren. Fehlen die entsprechenden Zugriffsberechtigungen, so zählen die Teilnehmer als anonym, es sei denn sie sind als Gäste angemeldet. Ist in den Einstellungen die Teilnahme anonymer Personen deaktiviert, so können diese gar nicht an der Besprechung teilnehmen.
Anonyme Teilnehmer
Sind Personen nicht nach den obenstehenden Kriterien überprüft, zählen Sie als anonyme Teilnehmer. Standardmäßig ist die Einstellung getroffen, dass anonyme Personen an Besprechungen teilnehmen dürfen. Erfordern Ihre Compliance Richtlinien jedoch eine Überprüfung der Teilnehmer, so kann der anonyme Zugriff auch deaktiviert werden.
Einwahlbenutzer
Eine Möglichkeit zur Teilnahme an Besprechungen ist die Einwahl über die Konferenznummer. Wählt sich ein Teilnehmer über diesen Weg in die Besprechung ein, so muss er zunächst im Wartebereich warten. Dieser Wartebereich wird genutzt, um die Teilnehmer vor der Besprechung zu überprüfen. Die Wartenden können vom Organisator oder Referenten zugelassen werden. Auch hierbei gibt es wieder verschiedene Optionen für die drei Teilnehmerarten, welche vor oder während der Besprechung konfiguriert werden können. Alternativ kann an dieser Stelle auch mit Besprechungsvorlagen oder Vertraulichkeitsbezeichnungen gearbeitet werden.
Sie sehen, es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Besprechungen mit externen Teilnehmern durchzuführen. Je nach Ihren Anforderungen können die jeweiligen Einstellungen für Ihr Unternehmen getroffen werden.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Hilfe beim Konfigurieren benötigen, kontaktieren Sie unsere Experten!
Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.
EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.
Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine „dunkle Seite“ der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.
Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.
Excel Problem #1: 🔎
Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.
Excel Problem #2: 🔗
Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.
Excel Problem #3: 🏝️
Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.
Excel Problem #4: ⌨️
Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die „0“ ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.
Excel Problem #5: 🧐
Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?
Excel Problem #6: 🗓️
Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.
Excel Problem #7: 😵💫
Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?
Excel Problem #8: 🔒
Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.
Unser Fazit
Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.
Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.
Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.
Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.
Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.
Bei dem Thema IT-Sicherheit denken Sie wahrscheinlich als erstes an Hacker und Viren, die sich Zugang zu Ihren Daten erschleichen und Chaos anrichten. Manchmal kommt das Unheil doch auch durch die Hintertür, dort wo Sie es nicht erwarten – zum Beispiel, wenn Sie einen Newsletter anbieten.
Viele Unternehmen bieten für ihre Kunden und Interessenten Newsletter an, um wichtige Informationen zu versenden und auf aktuelle Angebote aufmerksam zu machen. Die Kriterien für die Auswahl eines Newsletter-Service-Providers legt jedes Unternehmen individuell fest. Die geläufigsten Provider sind deutsch oder aus den USA. Natürlich gibt es unter den Anbietern Unterschiede und grundsätzlich sollte das Thema Datenschutz für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Und genau an diesem Punkt besteht eine Angriffsfläche.
Dieses Jahr waren einige Unternehmen von vermeintlichen Abmahnungen eines Rechtsanwalts betroffen, welcher Unterlassungsansprüche und Schadensersatzansprüche für seinen Mandanten geltend machen wollte. Es handelte sich vorrangig um die Nutzer des Newsletter-Services Mailchimp und klaviyo, beides Anbieter aus den USA. Der Mandant hat sich bei Newslettern mit diesen Providern angemeldet und einen Auskunftsantrag gestellt. Nachdem die Auskunft erfolgte und die Aussage vorlag, dass personenbezogene Daten in die USA übermittelt wurden, erfolgte die Abmahnung. Argumentiert wurde mit dem Vorwurf der Rechtswidrigkeit der Datenverarbeitung und den allgemeinen Ausführungen zu den Zulässigkeitsvoraussetzungen einer Drittlandsübermittlung. Aus rechtlicher Sicht ist jedoch diese Pauschalisierung der angebrachten Argumente nicht vertretbar und die Vorwürfe sind in dieser Form nicht zutreffend.
Die Abmahnungen haben einen drohenden Unterton, bestärkt durch hohe Summen an Bußgeldern und Schmerzensgeld, der Androhung einer Klage, wenn die Summen nicht außergerichtlich gezahlt werden, und der Androhung einer Meldung bei der Aufsichtsbehörde in Bezug auf eine Gewerbeuntersagung. Dieses gesamte Konzept schüchtert ein und verleitet sicher den ein oder anderen dazu, die geforderten Beträge zu zahlen – vorrangig deshalb, weil das Thema Datenschutz ein undurchdringlicher Dschungel an Regeln und Gesetzen zu sein scheint.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht zum Datenschutzexperten werden, um sich vor solchen vermeintlichen Abmahnungen zu schützen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Sie umgehend zum Thema Datenschutz im Newsletterversand beraten und Ihre bisherigen Systeme auf Einhaltung der Verordnung prüfen. Ein Sicherheits-Scan für Ihre Website prüft die IT-Sicherheit auf Herz und Nieren, sodass Sie von allen Seiten bestens abgesichert sind.
Auch wenn das Thema Datenschutz unbeliebt und leidig ist: zögern Sie nicht, sich professionell beraten zu lassen. Damit können Sie sich auf der sicheren Seite wissen und geben Betrugsversuchen keine Chance!
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Wir alle kennen diese Situation: mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Dokument, es müssen Änderungen eingefügt werden oder jemand soll Probelesen. Gesagt, getan – alle machen sich hochmotiviert an die Arbeit und dann kommt die Meldung, die uns einen Schauer über den Rücken laufen lässt: Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt. Dahin ist die Motivation und das leidige Versenden von „Kannst du bitte mal die Word Datei schließen?“ beginnt.
Nun kommt die gute Nachricht: Diese Zeiten sind vorbei! Microsoft 365 bietet die perfekte Lösung für dieses Problem, den SharePoint. Microsofts SharePoint ist ein mobiles, cloudbasiertes Intranet, das von überall aus zu jeder Zeit erreichbar ist. Als zentraler Speicherort für Dateien bietet es die perfekte Basis für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Dateien im SharePoint, wie etwa Word Dokumente oder PowerPoint-Präsentation, sind mit der Funktion „Automatisches Speichern“ ausgestattet. So läuft man nie Gefahr, Änderungen und Fortschritte zu verlieren.
Doch nun zu dem Feature, das bei der Zusammenarbeit besonders hilfreich ist: Mehrere Nutzer können in Echtzeit an einer Datei arbeiten. Es gibt keine Fehlermeldungen mehr, weil die Datei bereits von einem Kollegen geöffnet ist. Dies erleichtert die gemeinsame Bearbeitung immens und spart nicht nur Zeit und ständige Abstimmungen, sondern auch Nerven. Im Menüband gibt es eine Anzeige, welche Kollegen gerade ebenfalls in der Datei arbeiten, und über einen Versionsverlauf können alle Änderungen eingesehen werden. So kommt nie wieder die Frage auf, welche Version eines Dokuments gerade die Aktuelle ist, wer etwas geändert hat oder bei wem eine Datei gespeichert ist. Auch das ständige Hin und Her per Mail entfällt, da alle Mitarbeiter zentral auf die Dateien zugreifen können.
Es kann jedoch sein, dass es in Ihrem Unternehmen auch Dateien gibt, die nicht von jedem Mitarbeiter geöffnet, beziehungsweise geändert werden dürfen. Auch das ist im SharePoint kein Problem. Über die Zugriffsverwaltung kann eingestellt werden, welche Nutzer für welche Ordner oder Dateien Berechtigungen besitzen. So können Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.
Wir bei premium technologies nutzen den SharePoint täglich und sind begeistert von der einfachen und bequemen Handhabe. Sie sind noch nicht überzeugt oder möchten mehr über das Thema Microsoft M365 erfahren? Buchen Sie eine Beratung bei einem unserer Spezialisten – wir finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen!
Optimale Anpassung an wandelnde Geschäftsumgebungen
Die sich wandelnden Bedingungen innerhalb einer Wirtschaft stellen Unternehmen regelmäßig vor vielfältige Herausforderungen. Seien es die besonderen Umstände der Pandemie oder auch eine wirtschaftliche Rezession, jedes Unternehmen muss sich der aktuellen Situation anpassen. Im Zuge dessen soll der Fokus natürlich weiterhin auf dem Kerngeschäft liegen und nicht auf den organisatorischen Herausforderungen. Zudem sehen sich Unternehmen unter dem Druck, Kosten zu senken und neue Geschäftsnutzen zu generieren. Das sich wandelnde Arbeitsumfeld erfordert neue Denkweisen und Funktionalitäten, um dem hybriden Arbeitsstil den Weg zu ebnen. Online- Besprechungen, Videotelefonie und automatisierte Prozesse gehören für viele Unternehmen schon fest zum Arbeitsalltag.
Microsoft 365: Die Lösung für flexible Arbeitsmodelle
Um mithalten zu können, müssen vorhandene Systeme mit neuen Lösungen erweitert werden, ohne die Gesamtbetriebskosten ins Unermessliche hochzutreiben und ohne die IT- Infrastruktur unnötig komplex und groß zu machen. Da die Microsoft Office Produkte wie Word, Excel und PowerPoint sich schon lange als alltägliche Tools für Unternehmen etabliert haben, macht es durchaus Sinn auch weitere Anwendungen von Microsoft in den Unternehmensalltag zu integrieren. Microsoft 365 bietet die perfekte Basis, um den Geschäftsnutzen zu maximieren und effizient in einer hybriden Arbeitswelt zu handeln.
Vielseitige Funktionen und Vorteile von Microsoft 365
Microsoft 365 ist eine Komplettlösung aus Office Anwendungen, Clouddiensten und erweiterter Sicherheit. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Unternehmensgröße stehen verschiedene Pläne zur Auswahl. Von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu großen Kooperationen bietet Microsoft 365 DSGVO- konforme Clouddienste aus Deutschland.
Sicherheit, Effizienz und einfaches Management
Die Vorteile der Funktionalität von M365 lässt sich grob in drei Bereiche gliedern: Sicherheit, Management und Produktivität. Werden teure Bestandslösungen durch M365 abgelöst, werden schnell Zeitersparnisse durch die integrierte Arbeitsumgebung verzeichnet. Ein geringer Arbeitsaufwand durch automatisierte Prozesse und eine einfache Systemverwaltung setzt Potential frei, um sich mit komplexeren Themen zu beschäftigen. Microsoft 365 hat Sicherheit priorisiert: ein integrierter Schutz vor Cyberbedrohungen, Sicherheit für die Anwender, Geräte, Systeme und Netzwerke gehören fest zum Portfolio – egal wo und wie man auf die Unternehmensressourcen zugreift.
Auch der Aufwand für das Management kann durch M365 gering gehalten werden. Nutzer können einfach verwaltet werden, ein Account ermöglicht den Zugriff auf alle Anwendungen und komplizierte Abläufe werden abgelöst.
Förderung der Zusammenarbeit und Mitarbeiterengagement
Doch die Vorteile von M365 erstrecken sich auch auf die operative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Vielfältige Anwendungen erschaffen neue Wege der Kollaboration, die Ihre Mitarbeiter stärkt und für Engagement sorgt.
Doch die Vorteile von M365 erstrecken sich auch auf die operative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Vielfältige Anwendungen erschaffen neue Wege der Kollaboration, die Ihre Mitarbeiter stärkt und für Engagement sorgt.
Was steck drin?
Grundsätzlich kann zwischen Microsoft 365 Plänen für KMU und große Unternehmen unterschieden werden. In der folgenden Tabelle können Sie die Optionen sehen.
Die Basis für alle Pläne ist gleich und besteht aus folgenden Bestandteilen:
Clouddienste aus Deutschland
DSGVO-konform
Sichere Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren
Mindestens 1 TB Cloudspeicher pro Nutzer
Office Basics: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Welche weiteren Anwendungen für KMU enthalten sind und wofür diese am besten verwendet werden, sehen Sie in der nachfolgenden Abbildung:
Zudem enthalten alle Pläne:
Rund-um-die-Uhr- Support per Telefon und Web
99,9 % Verfügbarkeit
Automatisierte Synchronisation durch OneDrive/ SharePoint
Teilen und Senden von Zugriffs- oder Gastlinks mit externen Kontakten
Sicheres Teilen von Dokumenten und Mails
Für die Enterprise Versionen gelten die folgenden Inhalte:
Microsoft 354 Apps: PowerPoint, Excel, Word, OneNote, Publisher (PC), Access (PC)
E-Mail und Kalender: Outlook, Exchange, Bookings
Besprechungen und Anrufe: Teams
Soziales Netzwerk und Intranet: SharePoint, Yammer, Viva Connections, Viva Exchange
Dateien und Inhalte: OneDrive, Stream, Sway, Lists, Forms, Visio
Arbeitsmanagement: Planner, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents, To Do
Sicherheitsverwaltung: Sicherheitsbewertung und Security&Compliance Center
Sprechen Sie uns gerne an, um das passende Paket für Ihr Unternehmen zu finden. Wir beraten und schulen Sie auch gern zu den einzelnen Anwendungen.
Aus unserer Sicht sind sie wie Superman, Batman und The Flash: unsere Softwareentwickler weisen einige Parallelen zu unseren liebsten Superhelden auf. Sie machen das scheinbar Unmögliche möglich und lassen uns verblüfft zweifeln, wie man aus einem Haufen Buchstabensalat eine funktionierende Anwendung zaubert. Und weil ihre Arbeit für den Endnutzer oftmals verborgen bleibt, möchten wir ein wenig Licht ins Dunkle bringen und zeigen, was eigentlich hinter dem mysteriösen Begriff des Softwareentwicklers steckt, welche Aufgaben dazu gehören und warum ihre Arbeit so wichtig ist.
Um in das Thema zu starten, haben wir unseren Entwickler Norman Fischer genauer unter die Lupe genommen. Seit Oktober 2022 gehört er zur ptc Familie und ist für das Projekt der Signbridge zuständig. Doch beginnen wir am Anfang: Norman hat in der 11. Klasse sein Interesse am Programmieren entdeckt. Angefangen mit HTML, CSS und PHP hat er sich privat durch alle möglichen Buchstabenkombinationen probiert und seinen Spaß daran gefunden – bis er schließlich das Studium der Angewandten Informatik mit der Vertiefung Softwareentwicklung in Mittweida begann. Neben seiner Arbeit bei uns studiert Norman fleißig im Master Informatik weiter.
Norman, welche Programmiersprachen stehen bei dir auf der Tagesordnung und was können wir uns überhaupt darunter vorstellen?
Ein PC kann im Grunde mit uns nur in Nullen und Einsen kommunizieren – das ist allerdings wenig intuitiv. Aus diesem Grund gibt es Programmiersprachen. Sie helfen uns Menschen dabei, in einer zwar technischen, aber doch für uns noch verständlichen Form mit dem System zu kommunizieren. Jede Sprache hat dabei ihre eigene Syntax – also die formale Definition, wie sie geschrieben werden darf. In Python beispielsweise wird die Struktur des Codes durch Einrückungen vorgenommen, in anderen Sprachen wie C#, PHP oder Java wird dies durch geschweifte Klammern erreicht.
Für Außenstehende sieht das oft wie Kauderwelsch aus, aber es steckt ein – oft leider sehr komplexes – System dahinter, welches die Arbeit für uns mit dem System erheblich erleichtern kann. Ich beherrsche die Programmiersprachen PHP, JavaScript, Java, Python, C, C++, C#, Ruby und Go. All diese Sprachen lassen sich für nahezu jeden Zweck einsetzen, aber natürlich gibt es da auch Spezialisierungen. Mit PHP und JavaScript kann man sehr einfach Webseiten erstellen (mit ordentlich HTML und CSS natürlich), während Java und die C-Sprachen eher für Anwendungsentwicklung, also die traditionellen Anwendungen auf dem PC, gedacht sind.
Aber sie können auch interdisziplinär eingesetzt werden. So besitzt C# mit dem ASP.NET-Framework beispielsweise eine sehr einfache Möglichkeit, Websites zu programmieren.
Was genau ist deine Aufgabe bei premium technologies?
Ich bin als Projektmanager für Signbridge, also den Bereich eSign zuständig. Signbridge wurde von uns selbst entwickelt und dient als Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagementsystem Amagno und der Lösung für digitale Signaturen Yousign. Ich stelle sicher, dass die Website einwandfrei funktioniert, dass die API im Hintergrund problemlos läuft und alle Systeme reibungslos angebunden sind. Auch die Weiterentwicklung der Weboberfläche und API gehören zu meinem Aufgabenbereich. Darunter fällt zum Beispiel der Einbau neuer Features und Informationen, die Behebung von Bugs und noch vieles mehr. Und da Signbridge die Arbeit für unsere Kunden erleichtern und verbessern soll, gehe ich natürlich auch auf Kundenwünsche ein, sodass sie am Ende ein angepasstes Produkt erhalten.
Wie läuft die Verwirklichung der Kundenwünsche ab?
Meistens kommen die Kunden mit dem Wunsch, eine neue Funktion einzubauen, auf uns zu. Zunächst schätze ich den zeitlichen Rahmen ab. Zu bedenken sind die Arbeit am Code selbst, das Bearbeiten oder Hinzufügen von Klassen und Änderungen an der Website. Auch die Arbeitszeit an API und Datenbank muss ich einkalkulieren, ebenso wie das Testen meiner Arbeit. Dann gebe ich dem Kunden eine Rückmeldung über die Zeitrahmen. Anschließend folgt die eigentliche Arbeit: das Programmieren. Ist der Code fertig, lokal getestet und funktioniert einwandfrei, werden die Änderungen am Produktivsystem vorgenommen. Wenn der Kunde zufrieden ist, erstelle, bearbeite oder ergänze ich die Dokumentation dazu, sodass meine Arbeit auch in der Zukunft und für andere nachvollziehbar ist.
Oftmals kommen Kunden ja mit Problemen im Programm auf dich zu, die schnellstmöglich gelöst werden müssen. Gibt es Möglichkeiten, um den Prozess der Problembehebung zu beschleunigen?
Ja, auf jeden Fall! Mir hilft es sehr weiter, wenn ich alle relevanten Informationen vorliegen habe, sodass ich mich gleich an die Arbeit machen kann. Dazu gehören die Folgenden:
Seit wann tritt das Problem auf?
An welcher Stelle tritt das Problem auf?
Habe ich in der Anwendung irgendetwas anders gemacht als sonst?
Was habe ich schon versucht, um das Problem zu lösen?
Habe ich Informationen, die hilfreich sein könnten (z.B. Fehlermeldungen)?
Inwiefern ist deine Arbeit im Rahmen der Digitalisierung für KMU relevant?
Meine Arbeit an der Signbridge hilft erheblich dabei, Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren. Die Verbindung zwischen Yousign und Amagno ermöglicht es, Unterschriften digital und vor allem rechtssicher zu machen. Amagno als Dokumentenmanagementsystem kämpft gegen den lang etablierten Papierdschungel im Büro. Alle relevanten Akten können digital abgelegt, verwaltet und bearbeitet werden. Ist es eine Unterschrift nötig, kann diese durch Signbridge von Yousign direkt in die Amagno-Dokumente übermittelt werden. So können sich Unternehmen die Ausdrucke und das Hin- und Herschicken per Post sparen. Diese Prozesse können somit nicht nur vereinfacht, sondern auch beschleunigt werden. Und Geld spart man obendrein. Durch die extra erstellten Zertifikate ist auch die rechtliche Sicherheit gegeben, sodass alle Unterschriften gültig sind. Außerdem kann man genau sehen, an welcher Stelle im Unterzeichnungsprozess sich das Dokument befindet. So ist ein Überblick in Echtzeit gegeben, welcher wiederum lästiges Nachfragen per Mail überflüssig macht.
Und zu guter Letzt: was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß und welche Tipps würdest du Anfängern geben?
Darauf kann ich klar antworten: das Programmieren an sich! Ich probiere wahnsinnig gerne Neues aus, besonders im Bereich der Webentwicklung mit C#. In der Entwicklung ist unser Prozess oftmals von Trial-and-Error geprägt, sodass man durch ausgiebiges Experimentieren zu einer Lösung kommt. Dabei kann man sich programmier-technisch richtig schön austoben! Genau das würde ich auch Anfängern mit an die Hand geben: macht so viel es geht selbst! Erst belesen und das dann direkt praktisch umsetzen und so lange probieren, bis es klappt. Und damit meine ich nicht nur die Aufgaben, die ihr in der Uni oder auf der Arbeit bekommt: setzt eure eigenen Projekte um! Sei es eine Website über eure Hobbies oder Scripts, die euch das Leben –oder zumindest den Alltag- erleichtern. Einfach ausprobieren!
Norman, wir danken dir für das Interview und den kleinen Einblick in das Thema Softwareentwicklung!
Mit dem Pflegeunterstützungsgesetz- und Entlastungsgesetz (PUEG) wird der Pflegeversicherungsbeitrag erhöht. Eltern mit Kindern sollen stärker entlastet werden. Die Änderungen stehen Ihnen nach Installation des Updates Juli 2023 (Freigabe Anfang Juli) in Lexware Iohn+gehalt zur Verfügung.
Hintergrund
Um die finanzielle Stabilität der Pflegeversicherung zu sichern und geplante Leistungsanpassungen zu ermöglichen, ist eine Anhebung des Beitragssatzes zum 01.07.2023 vorgesehen. Der Pflegebeitrag liegt aktuell bei 3,05 Prozent des Bruttolohns, für Menschen ohne Kinder bei 3,4 Prozent. Zum 1. Juli soll er erhöht werden. Dabei muss nach einem Urteil des Bundesverfassungsgerichts mehr berücksichtigt werden, ob und wie viele Kinder der Beitragszahler hat. Der Beitrag für Kinderlose soll auf 4 Prozent steigen und für Beitragszahler mit einem Kind auf 3,4 Prozent. Der darin enthaltene Arbeitgeberanteil soll von 1,525 Prozent auf 1,7 Prozent erhöht werden. In Sachsen steigt der AG-Anteil auf 1,2 %. Arbeitnehmer mit Kindern, die jünger als 25 Jahre sind, erhalten eine nach Anzahl der Kinder gestaffelte Ermäßigung.
Übersicht der Beiträge zur Pflegeversicherung
Quelle: Lexware
Weitere Infos dazu erhalten Sie auch im Video
Quelle: Lexware
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